CBPL Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Drukpersstraat Brussel Formulier Gewone aangifte. Lees dit eerst.

Transcriptie

1 CBPL Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Drukpersstraat Brussel Formulier Gewone aangifte Lees dit eerst Noteer Het indienen van een aangifte of van een geheel van aangiften op hetzelfde tijdstip via dit papieren formulier kost: voor een nieuwe aangifte, krachtens art. 47 van het Koninklijk Besluit van 13/02/2001 ter uitvoering van de wet van 08/12/1992 inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij de verwerking van persoonsgegevens. Dezelfde aangifte via internet kost slechts 25, zie voor de wijziging van een reeds aangegeven verwerking, krachtens art. 49 van het bovenvermelde besluit. Toelichting Bij dit formulier hoort een toelichting, die strikt noodzakelijk is om het formulier correct te kunnen invullen. Vergeet vooral niet de verplichte velden en rubrieken in te vullen. Ze zijn gemarkeerd met een sterretje (*). De nummers tussen rechte haken, bvb [1001], verwijzen naar de uitleg in de toelichting. Inhoud Deel 0 Nieuwe aangifte of wijziging? Deel 1 Verantwoordelijke van de verwerking Deel 2 De Verwerking Deel 3 Contactpersoon en ondertekenaar Documentversie 1 van 27 oktober 2006 Pag 1 van 17

2 . Pag 2 van 17

3 Deel 0 Nieuwe aangifte of wijziging? Type Dit formulier betreft: * [1001] Een nieuwe aangifte van een verwerking (ga rechtstreeks naar deel 1) Een aangifte van wijziging van een reeds aangegeven verwerking (vul dan alle rubrieken van Deel 0 en ga dan naar Deel 1) VT-nummer [1002] Nummer van de te wijzigen verwerking: VT Gewijzigde rubrieken [1003] Rubrieken Deel 1 Verantwoordelijke voor de verwerking Deel 2 Vaste vestiging in België Vertegenwoordiger in België Benaming van de verwerking Doeleinde of samenhangende doeleinden Categorieën gegevens Categorieën gegevens + wettelijke basis Wettelijke basis Categorieën van ontvangers Categorieën gegevens en ontvangers Bewaartermijn Beveiligingsmaatregelen bij mededeling aan derden Kennisgeving aan de betrokkenen Uitoefening van rechten Maatregelen om uitoefening rechten te vergemakkelijken Veiligheidsmaatregelen Verzending gegevens naar het buitenland Pag 3 van 17

4 Deel 1 Verantwoordelijke voor de verwerking HM-Nummer [1101] Nummer door de Commissie toegekend aan de verantwoordelijke HM Aantal verantwoordelijken [1102] Aantal verantwoordelijken voor de verwerking Identificatie Naam * [1103] Eventuele vertaling van de naam Gangbare korte benaming van de verantwoordelijke Eventuele vertaling van de korte benaming Code land De tweelettercode van het land * [1104] ON Voor België: het Ondernemingsnummer Voor het buitenland: het BTW-nummer [1105] Pag 4 van 17

5 Adres [1106] Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Code Statuut De code die overeenstemt met het statuut van de verantwoordelijke * [1107] Ander statuut: Pag 5 van 17

6 Deel 2 De verwerking EU Aanvullende informatie indien de verantwoordelijke voor de verwerking gevestigd is buiten het grondgebied van de Europese Unie. De verantwoordelijke beschikt in België over: * [1201] Een vaste vestiging Een vertegenwoordiger [1202] Naam van de vaste vestiging of vertegenwoordiger * Eventueel vertaling van de naam Ondernemingsnummer van de vestiging of vertegenwoordiger Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Telefoon Fax Indien het een organisatie betreft, naam van de contactpersoon * [1203] Code statuut * Ander statuut: Pag 6 van 17

7 Benaming van de verwerking Geef een benaming voor uw verwerking * [1208] Doeleinde De codes van het doeleinde of van het geheel van samenhangende doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt * Code H [1209] Code 1 H1.01 Code 2 H1.02 H1.03 Code 3 H2.01 H3.01 Code 4 H4.01 H4.02 H5.01 Code Z: Categorieën gegevens Categorieën gegevens die worden verwerkt * [1210] Z: A1 D K A2 E L A3 F N A4 G O B H V C I W Pag 7 van 17

8 Categorieën gegevens + wettelijke basis [1211] Categorieën gegevens die worden verwerkt en waarvoor men verplicht over een wettelijke of reglementaire basis moet beschikken (zie volgende rubriek [1212]) Q M1 J1 R M2 J2 P S M3 J3 T M4 J4 U M5 J5 Wettelijke Basis [1212] Wettelijke of reglementaire basis voor verwerken van gegevens Wet, decreet of ordonnantie, KB of besluit: Van (dd/mm/jjjj) Titel Van Titel Van Titel Van Titel Categorieën Ontvangers [1213] Andere ontvangers, Z: Pag 8 van 17

9 Categorieën Gegevens naar Ontvangers Markeer wanneer een categorie ontvangers een categorie gegevens zal ontvangen [1214] Bewaartermijn Gegevens * [1223] [1224] Omschrijf indien andere, bijzondere bewaartermijnen kunnen gelden Motiveer indien u de optie Z Onbeperkte termijn hebt gekozen [1225] Pag 9 van 17

10 Beveiligen Gegevens [1215] Maatregelen om de mededeling van gegevens aan derden te beveiligen A Waarborgen contractueel overeengekomen met de ontvanger B Technische maatregelen (vb: crypteren, paswoorden, ) C Algemene waarschuwingen Z Andere: Kennisgeving betrokkenen * [1216] Hoe worden de betrokken personen in kennis gesteld van de registratie van hun gegevens in het bestand? Persoonsgegevens bij de betrokkene zelf verkregen A1 Bij gelegenheid van de gegevensverzameling A2 Daar de betrokkene reeds op de hoogte was, ben ik vrijgesteld van kennisgeving. Hoe was hij op de hoogte? [1217] Persoonsgegevens niet bij de betrokkene zelf verkregen B1 Bij gelegenheid van de registratie van de gegevens B2 Wanneer de mededeling van gegevens aan een derde wordt overwogen. B3 Bij de eerste mededeling van de gegevens aan een derde. B4 Daar de betrokkene reeds op de hoogte was, ben ik vrijgesteld van kennisgeving. Hoe was hij op de hoogte? B5 Daar de kennisgeving aan de betrokkene op het moment van de verzameling onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost (art. 9, 2, 2 lid, a) WVP en art KB, zal ik deze kennisgeving doen wanneer ik voor de eerste keer met de betrokkene in contact treed (art. 30 KB). Reden: Pag 10 van 17

11 [1218] Persoonsgegevens worden verwerkt zonder dat de betrokkene in kennis moet worden gesteld C1 Ik ben vrijgesteld van kennisgeving want de verwerking wordt in toepassing van art. 3, 5 WVP beheerd met het oog op de uitoefening van: (toepasselijk onderdeel van de bepaling) Uitoefenen Rechten Tot wie kunnen geregistreerde personen zich richten om hun rechten uit te oefenen? Naam en voornaam (of naam van de dienst) * [1219] [1220] Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Telefoon Fax Bijzondere maatregelen Rechten Zijn er bijzondere maatregelen getroffen om de uitoefening van rechten door de betrokkenen te vergemakkelijken? Zo ja, welke? [1221] Pag 11 van 17

12 Veiligheidsmaatregelen * [1226] Veiligheidsbeleid Veiligheidsbeleid Analyse en inschatting van de risico s Consulent inzake informatiebeveiliging Consulent inzake informatiebeveiliging Organisatie en menselijke aspecten van de beveiliging Organisatie van de beveiliging Classificatie van de informatie Informatie aan en opleiding van het personeel Disciplinaire opvolging ingeval van niet-naleving Vertrouwelijkheidsverklaring van het personeel Consequenties voor de onderaannemingscontracten Fysieke - en omgevingsbeveiliging Beveiliging van de fysieke toegang Preventie, detectie en remedie van fysieke gevaren (brand, ) Back-upsystemen Netwerkbeveiliging Beveiliging van de netwerken (indringing, vijandige codes, ) Logische beveiliging van de toegang Logische beveiliging van de toegang Lijst van de betrokken personeelsleden Authentificatiesysteem Logging, opsporing en analyse van de toegang Logging, opsporing en analyse van de toegang Toezicht, nazicht, onderhoud Toezicht, nazicht, onderhoud Beheer van veiligheidsincidenten en continuïteit Beheersysteem voor veiligheidsincidenten Herstelplan, rampenplan, noodplan Continuïteitsplan Documentatie Andere Complete en bijgewerkte documentatie Pag 12 van 17

13 Veiligheidsmaatregelen (vervolg) [1227] A Gevoelige, gerechtelijke en medische gegevens Naam en voornaam (of naam van de rechtspersoon, feitelijke vereniging, openbaar bestuur) * [1228] Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Telefoon Fax Pag 13 van 17

14 Veiligheidsmaatregelen (vervolg) [1229] B Gevoelige en medische gegevens Betreft de verwerking gevoelige of medische gegevens, zoals bedoeld in de artikelen 6 en 7 WVP, en verricht op grond van de schriftelijke toestemming van de betrokken persoon? Ja Nee Indien ja, waar kan de Commissie deze documenten inkijken? [1230] Naam en voornaam (of naam van de rechtspersoon, feitelijke vereniging, openbaar bestuur) * [1231] Straat *.Huisnr*Bus Postcode *.Gemeente * Land * Telefoon Fax Pag 14 van 17

15 Verzenden Gegevens Buitenland [1233] Code land + BN Indien gegevens naar het buitenland worden doorgezonden, zelfs occasioneel, geef de categorieën gegevens die worden doorgezonden en de landen van bestemming Code Gegevens Aantal landen in bijlage Pag 15 van 17

16 Verzenden gegevens Buitenland (vervolg) [1234] Indien, na controle van de lijst opgesteld door de Europese Commissie, blijkt dat het land geen passend beschermingsniveau bezit, vindt de doorzending van de persoonsgegevens toch plaats op basis van art. 22 WVP, omwille van de: A Ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene B Noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst met betrokkene C Noodzaak voor de uitvoering van op verzoek van betrokkene genomen precontractuele maatregelen D Noodzaak voor de sluiting of de uitvoering van een in het belang van de betrokkene gesloten of te sluiten overeenkomst met een derde E Noodzaak of wettelijke verplichting vanwege een zwaarwegend algemeen belang of voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht i rechte F Noodzaak ter vrijwaring van het vitaal belang van betrokkene G De doorgifte geschiedt vanuit een openbaar register, voor zover de bij de w voorziene voorwaarden vervuld zijn H Contractbepalingen opgesteld in toepassing van Beschikking C(2004)5271 de Europese Commissie van 27/12/2004 betreffende modelcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen I De ontvanger van de gegevens in de Verenigde Staten heeft zich formeel b Safe Harbor aangesloten Z Andere: Pag 16 van 17

17 Deel 3 Contactpersoon en ondertekenaar Contact Contactpersoon voor deze verwerking Naam (voor een organisatie: contactpersoon) * Telefoon * Fax * Naam van de persoon die dit formulier ondertekent * Functie van de persoon die dit formulier ondertekent * Indien de verantwoordelijke voor de verwerking is gevestigd buiten het grondgebied van de Europese Unie, gelieve voor de briefwisseling aan te duiden op wiens naam u deze wenst te ontvangen Op naam van de verantwoordelijke Op naam van de vaste vestiging / vertegenwoordiger Datum * Ondertekenaar Ondertekening Handtekening *: Pag 17 van 17