Handreiking opzetten geriatrisch netwerk

Transcriptie

1 Handreiking opzetten geriatrisch netwerk Gebaseerd op ervaringen in gemeenten Tiel en Geldermalsen Juni 2013 Bianca Looise, Stichting OOGG John Hendriks, directeur IBP Consultancy, namens gemeenten Tiel en Geldermalsen Het project opzet Geriatrische netwerken in Gelders Rivierenland is mede tot stand gekomen met subsidie van provincie Gelderland en cofinanciering van de gemeenten Geldermalsen en Tiel.

2 Colofon Titel: Handreiking opzetten geriatrisch netwerk. Gebaseerd op ervaringen in gemeenten Tiel en Geldermalsen. Auteurs Bianca Looise, adviseur Stichting OOGG John Hendriks, directeur IBP Consultancy, namens gemeenten Geldermalsen en Tiel Dodewaard, juni 2013

3 Voorwoord Van 1 mei 2011 tot en met 31 mei 2013 hebben Bianca Looise van Stichting OOGG en John Hendriks namens de gemeenten Tiel en Geldermalsen, geriatrische netwerken opgezet in de genoemde gemeenten. Met subsidie van de provincie Gelderland en cofinanciering van de gemeenten Tiel en Geldermalsen is onderzocht hoe de vorming van geriatrische netwerken kan bijdragen aan de gewenste betere samenwerking tussen professionals en wat er voor nodig is om deze netwerken vervolgens te realiseren. De netwerken zijn in april 2013 daadwerkelijk gestart met een themabijeenkomst. Zij gaan nu zelfstandig verder met hun activiteiten. Onze ervaringen als projectleiders hebben we samengebracht in deze handreiking, waarmee we een hulpmiddel bieden voor andere gemeenten in Rivierenland die dergelijke netwerken willen starten. Wij wensen u veel plezier met de opzet van (geriatrische) netwerken! Bianca Looise, adviseur Stichting OOGG John Hendriks, directeur IBP Consultancy, namens de gemeenten Tiel en Geldermalsen Stichting OOGG Edisonring NA Dodewaard tel: b.looise@oogg.nl IBP Consultancy Beatrixstraat BT Overasselt (Gld) tel: ibp@planet.nl

4 Inleiding Een geriatrisch netwerk is een netwerk van professionals uit de sectoren zorg en welzijn die samen willen werken aan betere ondersteuning en zorg voor ouderen. Het netwerk ontstaat idealiter vanuit een motivatie van professionals om zaken te verbeteren die ze niet zonder anderen kunnen realiseren. Een netwerk blijft levend als er voor alle deelnemers voordelen zijn en deelnemers ook de behoefte hebben om zaken te delen. Een gemeente kan op verschillende manieren baat hebben bij een dergelijk netwerk. De samenwerking tussen professionals die (indirect) bij de gemeente in dienst zijn en met andere professionals kan verbeteren. Het netwerk is een goede informatiebron voor signalen uit de praktijk: wat leeft er onder ouderen. Het netwerk kan ook gebruikt worden als middel in de implementatie van vernieuwingen. Start van een netwerk Een netwerk start met initiatiefnemers die elkaar vinden in gemeenschappelijke ambities. Vanuit hun ideeën en (persoonlijk) netwerk kan het initiatief verder groeien. Als gemeente kun je de initiatiefnemers ondersteunen bij het verder vorm geven van het netwerk. Bij de ontwikkeling van een netwerk is er aandacht nodig voor verschillende aspecten van samenwerking: A. Sturing geven aan het ontwikkelproces B. De gemeenschappelijke ambitie C. Ieders belang bij het netwerk D. Organisatiemodel In bijlage I vindt u het stappenplan dat wij in Geldermalsen en Tiel gevolgd hebben. Op basis van onze ervaringen noemen we per aspect belangrijke aandachtspunten: A. Sturing geven aan het proces Het is belangrijk dat iemand de lijnen uitzet om te komen tot een gemeenschappelijke ambitie en een organisatiemodel. Anders is er een groot risico dat het initiatief ergens verzandt. Deze procesbegeleider moet geaccepteerd worden door alle beoogde partijen. Indien partijen elkaar nog niet goed kennen, is het fijn als de procesbegeleider onafhankelijk is. B. Gemeenschappelijke ambitie In een geriatrisch netwerk heb je te maken met professionals die eigen baas zijn en met professionals die voor instellingen werken. In de instellingen is het de kunst om zowel de professionals als de 4

5 managers en directies enthousiast te krijgen. Immers, de managers bepalen of de medewerkers tijd (en geld) kunnen investeren in het netwerk. Professionals vinden het doorgaans interessant en leerzaam om onderling ervaringen te delen. Laat hen met elkaar de ideeën uitwerken rondom de doelen en gewenste activiteiten van het netwerk. Zorg vervolgens dat de managers en directies op de hoogte worden gebracht van deze ideevorming. Deze verantwoordelijkheid ligt uiteraard bij de professionals van de instellingen. Daarnaast is het handig een aparte groep van managers en directieleden te vormen. In deze groep kan nagegaan worden of er voldoende draagvlak is bij het management en of er bereidheid is om geld en tijd te investeren in de voorgestelde ideeën. C. Belangen Belangen komen niet vanzelf op tafel. Als procesbegeleider is het belangrijk om hier expliciet naar te vragen. Eventueel kan dit ook via vragenlijsten die geanonimiseerd worden teruggekoppeld. Als de belangen niet duidelijk zijn, is er een grote kans dat het netwerk uiteen gaat vallen. D. Organisatiemodel Als het gaat om het uitwerken van het organisatiemodel is het belangrijk ook vooral de managers te betrekken. Ten eerste zijn zij doorgaans deskundiger in organisatievraagstukken dan de professionals. Ten tweede hebben zij bevoegdheden om te besluiten over investeringen in geld en tijd. In een goed functionerend netwerk zijn onderstaande zaken uitgewerkt: - Regels voor besluitvorming binnen het netwerk - Voorwaarden voor lidmaatschap - Afspraken over coördinatie van het netwerk - Afspraken over onderlinge communicatie - Borging van de continuïteit: financieel of in termen van toegezegde manuren In bijlage II vindt u als voorbeeld de spelregels van het geriatrisch netwerk Tiel. Hierin zijn bovengenoemde zaken uitgewerkt. 5

6 Randvoorwaarden Beschikbaarheid van tijd Een netwerk levend houden kost tijd. Deelnemers moeten bereid zijn om er tijd in te investeren. Dat lukt alleen als deelnemers voldoende voordelen zien in deelname aan het netwerk. Het creëren van die meerwaarde kost ook tijd. Dit betekent dat er, zeker in de beginfase, tijd en geld nodig is om het netwerk een goede start te geven. Procesbegeleider In het geval van een geriatrisch netwerk is het fijn als de procesbegeleider iemand is die de werelden van zorg en welzijn kent. Zodoende kunnen communicatieproblemen snel gesignaleerd en opgelost worden en is er begrip van de belangen die er spelen. Hierdoor is er gemakkelijker een mogelijkheid om door te vragen op de belangen. 6

7 Bijlage I Stappenplan Stappen Inhoud Stap 1 Projectvoorbereiding Geriatrisch Netwerk Tiel/Geldermalsen Stap 2 Formeren Project- en Klankbordgroepen en Stuurgroep Stap 3 Inhoudelijke discussies met de diverse groepen over noodzaak, ambities en doelstellingen van een Geriatrisch Netwerk Stap 4 Interviews met een ouderenpanel Stap 5 Opzetten conceptuele structuur van een fysiek netwerk inclusief spelregels (organisatiemodel) Stap 6 Inhoudelijke en procedurele besluitvorming over het netwerk Stap 7 Start van het Geriatrisch Netwerk (startbijeenkomst) 7

8 Bijlage II Spelregels Geriatrisch Netwerk Tiel GNR Tiel Geriatrisch Netwerk Rivierenland Tiel Spelregels Spelregel 1 Algemeen 1. Het netwerk draagt de naam: Geriatrisch Netwerk Rivierenland Tiel verder aan te duiden als het netwerk. 2. Deze spelregels zijn van toepassing op eenieder die zich aansluit bij en/of deelneemt aan het netwerk en zijn opgesteld om de verantwoordelijkheden van de leden helder te beschrijven en de doelmatigheid van het netwerk te bevorderen. 3. De locatie van waaruit het netwerk opereert is, wordt door de agendacommissie vastgesteld. Spelregel 2 Ambitie en doel 1. De ambitie en het doel van het netwerk is het leveren van een samenhangend, efficiënt en kwalitatief goed passend aanbod van zorg- en welzijnsdiensten voor (kwetsbare) ouderen in de gemeente Tiel. 2. Het netwerk komt minimaal twee keer per kalenderjaar bij elkaar met als doel om de individuele activiteiten van de leden op elkaar af te stemmen, met elkaar te communiceren en knelpunten te signaleren, kennis inzake kwetsbare ouderen te delen en gezamenlijke lokale en regionale belangen te benoemen. 3. Het netwerk stelt jaarlijks een activiteitenplan op voor het volgende kalenderjaar. Spelregel 3 Organisatie van het netwerk 1. Het netwerk bestaat uit alle aangesloten leden. 2. De leden benoemen uit hun midden een zogenaamde agendacommissie. 3. De agendacommissie is, samen met een coördinator verantwoordelijk voor het organiseren en uitvoeren van de activiteiten van het netwerk. 8

9 4. De leden benoemen op voordracht van de agendacommissie en in overleg met het management van de grotere zorg- en welzijnsorganisaties een coördinator. 5. De coördinator is lid van de agendacommissie en neemt een aantal uitvoerende taken voor het netwerk op zich. 6. De uitvoerende taken van de coördinator bestaan vooral uit de organisatie van de netwerkbijeenkomsten, het gevraagd en ongevraagd informeren van de leden over allerlei van belang zijnde onderwerpen, het opvangen en doorgeleiden van vragen en signalen van leden en niet leden en het bijhouden van de ledenlijst. 7. Het netwerk wordt een vast agendapunt op de bijeenkomsten van Trazor. Spelregel 4 Lidmaatschap 1. Het lidmaatschap van het netwerk staat open voor een ieder die beroepsmatig betrokken is bij zorg- en welzijnsdiensten voor ouderen in de gemeente Tiel. 2. Leden van het netwerk kunnen deelnemen aan alle activiteiten van het netwerk en leveren door hun kennis en ervaring een bijdrage aan de doelstelling van het netwerk. 3. Van een lid wordt verwacht dat hij/zij een uiterste inspanning doet om te voldoen aan de afspraken zoals opgenomen in deze spelregels. 4. Belangstellenden voor deelname aan het netwerk kunnen zich opgeven bij de coördinator van het netwerk. De coördinator houdt een lidmaatschapslijst bij. 5. Organisaties hebben één contactpersoon. Binnen een organisatie kunnen meerdere personen lid zijn. Spelregel 5 Financiën 1. Het netwerk beoogt geen winst. 2. De leden betalen in beginsel geen jaarlijkse contributie voor deelneming aan het netwerk. 3. De kosten voor inzet van de coördinator worden gedragen door de organisatie die deze coördinator voor een periode van minimaal één jaar ter beschikking stelt voor het netwerk. 4. Eventuele overige kosten van het netwerk worden door de leden in gelijke mate of op individuele basis, op voordracht van de agendacommissie, gedragen. Spelregel 6 De agendacommissie 1. De onbezoldigde agendacommissie bestaat uit minimaal drie leden en een coördinator. 2. Een agendacommissielid wordt, op voordracht van de agendacommissie, door de leden benoemd voor een periode van minimaal één jaar. 3. De agendacommissie vergadert minimaal drie maal per jaar. 4. Van de agendacommissievergaderingen wordt een verslag opgemaakt dat door de coördinator aan de leden wordt toegezonden. 5. Voorgenomen besluiten van de agendacommissie worden minimaal twee weken voorafgaand aan de netwerkbijeenkomst aan de leden gecommuniceerd en ter besluitvorming voorgelegd. 6. De agendacommissie kan voor de uitvoering van haar taken, naast de coördinator, een of meerdere commissies instellen. 9

10 Spelregel 7 Activiteiten van het netwerk 1. De activiteiten van het netwerk worden, op voordracht van de agendacommissie en in overleg met de coördinator, vastgelegd in een jaarlijks activiteitenplan, wat in de laatste netwerkbijeenkomst van een kalenderjaar, ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de leden van het netwerk. 2. De leden van het netwerk stellen, op voordracht van de agendacommissie, binnen het activiteitenplan jaarlijks een thema vast. 3. Aan de hand van het door de leden gekozen jaarlijkse thema wordt onderling kennis gedeeld en uitgewisseld, wordt overleg gepland, eventuele projecten gestart en de netwerkbijeenkomsten ingericht. 4. Besluiten van de leden, al of niet op voordracht van de agendacommissie, worden tijdens netwerkbijeenkomsten bij meerderheid van stemmen genomen. Spelregel 8 Beëindiging van het netwerk 1. Het netwerk kan worden ontbonden door een daartoe strekkend besluit van de leden, al of niet op voordracht van de agendacommissie. 2. Een besluit tot ontbinding van het netwerk kan enkel geschieden in een vooraf geagendeerde netwerkbijeenkomst waarbij de voordracht tot ontbinding minimaal vier weken voor de bijeenkomst aan alle leden is verzonden. Spelregel 9 Slotbepalingen 1. In geval van geschillen of discussie aangaande het netwerk waarin deze spelregels niet voorzien beslissen de leden op voordracht van de agendacommissie. 2. Alle leden van het netwerk kunnen geschillen of anderszins opmerkingen kenbaar maken bij de coördinator of bij de agendacommissie. 3. Deze spelregels voor het Geriatrisch Netwerk Rivierenland Tiel zijn van kracht vanaf 1 januari Aldus opgemaakt en rechtsgeldig getekend te Tiel, d.d. De Agendacommissie