Handboek. Stedelijke Adviesgroep. Stadadviseert. Versie 1 Maart 2019

Transcriptie

1 Handboek Stedelijke Adviesgroep Stadadviseert Versie 1 Maart 2019

2 Algemene informatie Stadadviseert is een stedelijk adviesnetwerk voor stedelijke thema s dat een brede groep inwoners met verschillende achtergronden en kwaliteiten een stem geeft bij de beleidsvorming en uitvoering in de gemeente Groningen. Stadadviseert bestaat uit de Stedelijke Adviesgroep, de Expertisepoule en het Ontwikkelteam. De expertisepoule bestaat uit Groninger organisaties die actief zijn in het sociaal domein. Het Ontwikkelteam bestaat uit drie beleidsmedewerkers, de twee coördinatoren en vier leden van de Stedelijke Adviesgroep. De Stedelijke Adviesgroep bestaat uit 50 inwoners (de deelnemers) uit de gemeente Groningen, die in projectgroepen werken aan een gevraagd of ongevraagd advies. Dit advies gaat over onderwerpen op het gebied van het sociaal domein, zoals de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Jeugdwet en de Participatiewet. Waarom een handboek? Dit Handboek geeft de projectgroepen een kader waarbinnen gehandeld wordt. Naast achtergrondinformatie worden ook handige hulpmiddelen aangeboden. Het Handboek moet gezien worden als een levend document: er kan informatie aan worden toegevoegd of gewijzigd. Het moet ook gezien worden als een soort naslagwerk; niet alleen bedoeld voor de huidige deelnemers van de Stedelijke Adviesgroep, maar ook voor de toekomstige deelnemers. Het Handboek is bedoeld voor intern gebruik, d.w.z. voor de deelnemers van de Stedelijke Adviesgroep. Het Handboek is in beginsel alleen digitaal beschikbaar, maar kan op verzoek ook in papieren versie worden verstrekt. De digitale versie is toegankelijk voor alle deelnemers.

3 Hoe werkt een projectgroep? Een projectgroep is een tijdelijke groep die bestaat uit enkele deelnemers van de Stedelijke Adviesgroep. De projectgroep wordt aanleiding van een gevraagd of ongevraagd advies in het leven geroepen. Dit gebeurt op initiatief van de coördinator. Bijvoorbeeld Armoedebeleid, WIJ Groningen of ondersteuning chronisch zieken. Daarnaast kunnen er projectgroepen worden gevormd die zich met andere onderwerpen bezig houden dan die op het gebied van het sociaal domein. Te denken valt aan kennisontwikkeling van de deelnemers van de Stedelijke Adviesgroep en de ontwikkeling van de projectgroepen. Voorbeeld hiervan is hoe de Stedelijke Adviesgroep verder kan doorgroeien een onafhankelijk, proactief adviesorgaan voor de gemeente. Hierbij zijn de uitkomsten van het Evaluatierapport Dialogen over Stadadviseert van december 2017 gebruikt. Download het evaluatierapport via Wat doet een projectgroep? De projectgroep werkt in een kleine samenstelling aan kortdurende en afgebakende opdrachten. Elke opdracht heeft een duidelijk onderwerp, startpunt en vooraf afgesproken eindpunt, dat aansluit bij het beoogde doel en het gewenste resultaat. De projectgroep maakt daarbij gebruik van een projectplan. Download een voorbeeld van het projectplan via Rolverdeling deelnemers Binnen de projectgroep wordt bepaald wie de aandachtfunctionaris is. Hij fungeert als contactpersoon andere projectgroepen, beleidsambtenaren en deskundigen in de Expertisepoule. De projectgroep bepaalt zelf wie welke taken op zich neemt. Download de taakomschrijving aandachtfunctionaris via Informatie-uitwisseling Een projectgroep is verantwoordelijk voor het informeren van de andere projectgroepen en overige deelnemers die niet in een projectgroep zitten. elk overleg wordt een kort verslag met actiepunten opgesteld. Dit bevordert de onderlinge betrokkenheid en informatie-uitwisseling. De informatie wordt ook op het interne gedeelte van de website geplaatst, zodat nieuwe deelnemers zich een beeld kunnen vormen van wat al aan de orde is geweest.

4 Schema gevraagd advies Hoe verloopt een adviestraject? Voor het verloop van het (gevraagd of ongevraagd) adviestraject wordt gebruik gemaakt van een stroomschema, zoals hieronder is weergegeven. Hoe het advies is ingebed in de hele gemeentelijke besluitvorming, kunt u hier lezen. Hoe en door wie worden onderwerpen verzameld? Dit gebeurt op verschillende manieren. Het ontwikkelteam van Stadadviseert werkt samen met ambtenaren van Directie Maatschappelijke Ontwikkeling van de gemeente Groningen. Zij zorgen actief voor contact met programmaleiders, werkoverleggen, beleidsadviseurs om vraagstukken op te halen. De samenwerking met inwoners via burgerparticipatie in Stadadviseert (Stedelijke Adviesgroep) staat ook benoemd in de formats voor een opdracht, project start up, college- en raadsstukken. Dit zorgt Schema gevraagd advies voor alertheid bij de ambtenaren. De Lange Termijn Agenda van de gemeenteraad wordt door het ontwikkelteam in de gaten gehouden. Het collegeprogramma van het gemeentebestuur geeft de ambities van het gemeentebestuur weer. Dit geeft input voor sociale vraagstukken. Wie heeft het overzicht en houdt de vinger aan de pols? De betreffende beleidsadviseur, de aandachtfunctionaris en de coördinator werken gedurende het adviestraject nauw samen. Zij houden de vinger aan de pols. De andere leden van de projectgroep worden via de mail over de voortgang geïnformeerd. De leden van de Stedelijke Adviesgroep worden via de eigen nieuwsbrief en de brede bijeenkomsten over de voortgang op de hoogte gehouden. Deze communicatie en informatie is straks op de website van Stadadviseert te vinden. Een beleidsmedewerker zoekt contact met de Stedelijke Adviesgroep om voor het uitwerken van een vraagstuk/onderwerp samen te werken. Hij zet een vraag uit bij één van de coördinatoren. De coördinator stuurt een mail alle leden van de Stedelijke Adviesgroep en vraagt wie er aan dit adviestraject een bijdrage wil leveren. De coördinator verzamelt de aanmeldingen en bemiddelt bij het eerste gesprek tussen de aangemelde leden en de medewerker die aan de beleidsnota werkt. De beleidsadviseur is leidend en verantwoordelijk voor de inhoud, de voortgang, de communicatie, etc. Uit hun midden kiezen de aangemelde leden een aandachtfunctionaris, die de werkzaamheden afstemt en de bijeenkomsten leidt. De projectgroep bedenkt en organiseert een meedenkomgeving. Dit kan met behulp van organisaties uit de Expertisepoule. Samen met de beleidmedewerker wordt er gewerkt aan het adviestraject. De groep kan ook besluiten een eigen advies te schrijven en dit te sturen het College van burgemeester en wethouders.

5 Waardevolle links Schema ongevraagd advies Schema ongevraagd advies Deelnemers aan de Stedelijke Adviesgroep signaleren een onderwerp, thema, probleem, zorgpunt. Er wordt gekeken welke ambte bij dit onderwerp is betrokken en met hem wordt een afspraak gepland. Er wordt nagegaan of via de Stedelijke Adviesgroep meedenkkracht kan worden ingezet en/of invloed kan worden uitgeoefend. En zo ja, waar, wanneer en hoe. Het kan zijn dat er een samenwerking ontstaat met de ambte. Zie schema gevraagd advies. Het kan zijn dat de Stedelijke Adviesgroep een eigen traject uitstippelt met als resultaat een schriftelijk advies richting College van burgemeester en wethouders. Wie zit er in de Groningse gemeenteraad, welke commissies zijn er en wat wordt er tijdens de raadsvergaderingen besproken? Wat doet de gemeente en hoe is ze georganiseerd? Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen van Stadadviseert? informatie-over-politiek/de-gemeente/

6 SAMEN WIJZER STEDELIJKE ADVIESGROEP met meer ogen kijken sociaal beleid unaniem advies oplossingen & perspectieven opleggen overleggen werkgroep projectgroep brief schilderij WERKWIJZE Wij zijn een diverse en dynamische groep stadjers en vertegenwoordigen niet één belang, maar zijn wel belangstellend. Dit houdt in dat we samen met ons expertisepoule, netwerk, de ambtenaren en de politiek in gesprek gaan om tot werkbare oplossingen en nieuwe perspectieven te komen. De diversiteit in onze groep en de stad is zichtbaar in onze adviezen. Wij staan altijd open voor overleg, dat door middel van kritische en gerichte vragen wordt geleid. Wij geven advies wanneer dat wordt gevraagd én wij dat zelf van belang vinden (gevraagd of ongevraagd). Door helderheid te vragen en te geven over de verwachtingen ontstaat er ruimte voor overleg. Wij werken in groepen samen aan kortdurende opdrachten. Elke opdracht heeft een duidelijk onderwerp, startpunt en vooraf afgesproken eindpunt, dat aansluit bij het beoogde doel. De opdracht is vroegtijdig gekoppeld aan de invloedmomenten van de politiek. We hebben per onderwerp een aandachtsfunctionaris die de inhoudelijke informatie en de invloedmomenten aan de hand van diverse media en middelen in de gaten houdt. Wij gebruiken tekst en beelden passend bij het adviestraject. We maken slim actielijsten etc. Onze communicatie is bondig, informatief en vernieuwend. Wij halen zelf actief onze informatie op. PROFIEL Wij vormen met elkaar een groep, waarbinnen continuïteit en verbinding belangrijk is. Wij inspireren elkaar. Jij bent als lid nieuwsgierig, stelt de juiste vragen en denkt in creatieve oplossingen. Je hebt een open houding, een goed inlevingsvermogen en je kunt goed samenwerken. Je vindt het leuk om je te verdiepen in een bepaald onderwerp. Je hebt vertrouwen in de samenwerking tussen politiek, ambte en inwoner en beschikt daarnaast over een onderbouwde mening op het gebied van het sociale domein, zoals WMO en jeugd. Je bent actief betrokken en vormt met andere leden een groep van circa 50 personen. Tot slot ben je... maximaal 3 jaar verbonden aan de stedelijke adviesgroep; woonachtig in gemeente Groningen; namens een belangengroep of netwerk. STEDELIJKE ADVIESGROEP Een platform om mee te denken, praten en doen. Een uitnodiging aan bewoners van de stad om mee te denken, te praten en te adviseren over sociale thema s voor de stad. Een uitdaging voor de gemeente om bewoners te betrekken bij de vormgeving van het sociale beleid voor de stad. stadadviseert. Oktober 2017 Stadadviseert is een onafhankelijke manier van adviseren, die een beroep doet op inwoners van onze stad. Dit doen we met behulp van de stedelijke adviesgroep en de expertisepoule. De expertisepoule van Stadadviseert bestaat uit Groninger organisaties die actief zijn in het sociale domein.