INLEIDING VOORSTELLING ORGANISATIE. Ontstaan, geschiedenis & structuur. Visie 1. Activiteiten & specificiteiten. Bezoek aan de organisatie

Transcriptie

1 INLEIDING Officiële naam Start van de activiteiten 1996 Adres Ernest Claeslaan 18 Huidige juridische vorm nv Gemeente 2500 Lier Oprichting juridische vorm 2003 Tel. 03/ Andere vestigingsplaatsen - Fax 03/ Directie Philip Van Kelst, Gedelegeerd Bestuurder info@vankelst.com Contactpersoon Ria Somers, Office Manager Website Lid van VOV Auditor: Veerle Hanssens VOORSTELLING ORGANISATIE Ontstaan, geschiedenis & structuur Een tiental jaar geleden startte Philip Van Kelst als zelfstandig trainer. In 1996 richtte hij de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Bureau Van Kelst op. Binnen deze bvba werkte Philip Van Kelst samen met enkele freelance trainers en deed hij beroep op een deeltijdse administratief bediende. In april 2003 werd de naamloze vennootschap Van Kelst & Co opgericht door Philip Van Kelst samen met twee freelance trainers waarmee hij in het verleden reeds samenwerkte. De organisatie telt momenteel dus drie vennoten ; Philip Van Kelst als gedelegeerd bestuurder, Tamara Lenaerts als actief medebestuurder en Paul Meganck. Daarnaast wordt beroep gedaan op een administratieve kracht en heeft de organisatie vaste werkovereenkomsten afgesloten met een aantal freelance trainers/consultants. In de eerste vijf jaar (vanaf 1996) was de organisatie voornamelijk actief in het geven van vaardigheids aan groepen in functie van communicatie en leidinggeven. Geleidelijk aan werden er meer coachings van leidinggevenden, teambegeleidingen en advies vragen opgepakt. Op dit moment profileert zich sterk op deze laaste terreinen. Activiteiten & specificiteiten initieert en begeleidt veranderings- en leerprocessen bij individuen, teams en afdelingen met als doel de verhoging van de effectiviteit en de performantie. Deze leer- en veranderingstrajecten worden rond drie peilers opgebouwd (of in combinatie): persoonlijke performantie, ontwikkelingstrajecten voor leidinggevenden en coaching van teams en organisaties. De organisatie focust op impact en resultaat in combinatie met een sterke contactvaardigheid. Training/coaching en consulting lopen vanuit deze focus dikwijls door elkaar. Toekomstige ontwikkelingen Van Kelst & co streeft er naar om in de nabije toekomst uitdagende en inspirerende partnerships aan te gaan met nieuwe klanten. In functie hiervan willen zij zich kenbaar maken op de markt, via een aantal gerichte marketingacties. Naar nieuwe en bestaande klanten wil het klantenmanagement verder op punt stellen. Ook de expertise van de medewerkers wordt verder ontwikkeld en het aanbod aan trainers/consultants zal uitgebreid worden. Het trainingsaanbod 'persoonlijke performantie' zal verder uitgebouwd worden en de organisatie zal zich nauwer focussen op geïntegreerde trajecten leidinggevenden/medewerkers. Visie 1 Essentie bij training en consulting is het resultaat op de werkvloer met name de verandering die kan worden bewerkstelligd. De methodieken bij een intake, bij de uitwerking en de evaluatie van een traject worden steeds in functie hiervan uitgewerkt. Er wordt daarbij geput uit een breed scala. De werkvormen die gehanteerd worden, zijn ervaringsgericht, creëren dynamiek en interactie en genereren een blijvend inzicht. Een evenwichtige balans tussen ervaringen en heldere kaders en concepten is de focus. Geen grote theorieën, maar eenvoudige modellen die bruikbaar en to the point zijn, en die beklijven. Stromingen die inspireren zijn ervarings- en fenomenologisch leren, outdoor-activiteiten, theater, intervisie- en reflectiemethodieken, gedragsveranderingsmethoden en organisatieopstellingen.." Bezoek aan de organisatie Gedurende het bezoek werd door de auditor via een steekproefsgewijze controle de informatie zoals opgenomen in dit auditrapport gevalideerd, evenals de volledigheid van de klantenlijst op basis waarvan het referentenonderzoek werd uitgevoerd. 1 Tekst zoals weergegeven door de organisatie zelf.

2 Q For: Training & Consulting DOORGELICHTE ACTIVITEITEN 2 Vormen van dienstverlening Open In-company Coaching Advies Audits/ Marktstudies Begeleiding Aanduiding Projectbeheer Interim management Veiligheid & Milieu Informatica Wetenschappen & Technieken Economie & Administratie Talen Sales Cultuur & Welzijn Logistiek & Kwaliteit Communicatie Management & HR Trainingsdomeinen Aanduiding Consultingdomeinen Informatica & Informatiesystemen Technologieën & Technieken Administratie & Financiën Productie & Logistiek Marketing, Communicatie & Sales HRM Strategie & Management Aanduiding De draagwijdte van de audit werd als volgt bepaald: Training: Individuele coaching en training op vlak van communicatie, management en HRM Consulting: Advies en coaching van teams en organisaties op vlak van strategie, management en HRM 2 : de vormen van dienstverlening / de domeinen waarin de organisatie meer dan 50 dagen per jaar prestaties levert; : de vormen van dienstverlening / de domeinen waarin de organisatie 10 tot 50 dagen per jaar prestaties levert; * : de vormen van dienstverlening / de domeinen waarin de organisatie minder dan 10 dagen per jaar prestaties levert. Thema s Thema s Prestaties van het laatste jaar per thema en vorm van dienstverlening uitgedrukt in aantal dagen Open In-company Coaching Advies Audits / Markt-studies Begeleiding Projectbeheer Interim management Persoonlijke performantie (gesprekken met de leidinggevende, helder en overtuigend communiceren, vergaderen, train the trainer, timemanagement, enz.) Leidinggeven (resultaatgericht, coachend, bij verandering, enz.) Versterking van de teamwerking: verbeteren van de samenwerking in het algemeen en bij meningsverschillen, conflicten en veranderingsprocessen in teams. Totaal Klantenbestand Uitgedrukt in doelgroep Profiel van de personen Top management 5 % Bedrijfsleiders KMO s 1 % Middle management 39 % Bedienden 35 % Arbeiders 20 % Zelfstandige ondernemers - Andere: - Uitgedrukt in aantal dagen Talen Nederlands 95 % Frans - Engels 5 % Duits - Andere: - Certificatie: 07/04/06 Copyright MANAGEMENT INFORMATION -

3 Uitgedrukt in aantal klanten Activiteitensector Handel en distributie 14 % Industrie 13 % Financiën 7 % Overheid 40 % Non profit - Diensten 6 % Andere: Research 20 % Uitgedrukt in aantal klanten Bedrijfsgrootte < of = 200 medewerkers 7 % > 200 medewerkers 93 % Recente referenties zoals vermeld door de organisatie: Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, ING, Janssen Pharmaceutica, Concerta Media, Stad Antwerpen, Innogenetics, Ter Beke, Tibotec, Nijkerk en Unique Interim. REFERENTENONDERZOEK TRAINING EN CONSULTING De synthese is gebaseerd op de antwoorden van een steekproef genomen door de auditor onder alle opdrachtgevers gedurende de periode van 01/03/05 tot en met 28/02/06. Aantal referenten door MANAGEMENT INFORMATION geselecteerd en ondervraagd: 14, waarvan 8 specifiek met betrekking tot trainingsactiviteiten en 6 specifiek met betrekking tot consultingactiviteiten. Resultaten Training Scores nvt Gemiddelde Algemene indruk ,50/5 Voortraject ,00/5 Uitvoering ,25/5 Projectmanagement ,00/5 Rapportering & tools ,00/5 Trainers ,50/5 Natraject ,71/5 Relatiemanagement ,25/5 Administratie & logistiek ,14/5 Prijs-kwaliteitverhouding ,00/5 Periode van het referentenonderzoek: van 23/03/06 tot en met 06/04/06. Uit de contacten met de klanten kan de auditor vaststellen dat zij zowel met betrekking tot de trainingsactiviteiten als met betrekking tot de consultingactiviteiten tevreden tot zeer tevreden zijn over de organisatie en dienstverlening van. De organisatie beantwoordt aan de tevredenheidscriteria van de Q For auditmethode Legende scores: 1: heel ontevreden 2: ontevreden 3: neutraal 4: tevreden 5: heel tevreden nvt: niet van toepassing Percentage algemene indruk: 100% 3 Homogeniteitsindex algemene indruk: 100% 6 Percentage tevredenheid aspecten: 95% 4 Homogeniteitsindex tevredenheid aspecten: 91% 7 Gemiddelde waarde geëvalueerde aspecten: 4,1/5 5 Gewogen gemiddeld tevredenheidsniveau: 4,3/5 8 9 Percentage ondervraagde klanten waarvan de algemene indruk over de organisatie tevreden of heel tevreden is. 10 Som aantal scores tevreden en heel tevreden in verhouding tot het totaal aantal scores, telkens van de 9 deelaspecten. 11 Gemiddelde waarde van alle scores toegekend door de klanten aan de 9 deelaspecten behandeld tijdens het referentenonderzoek. 12 Geeft de mate van homogeniteit of dispersie weer van de antwoorden over de algemene indruk, op een schaal van -100 tot Geeft de mate van homogeniteit of dispersie weer van de antwoorden over de tevredenheid van de 9 deelaspecten, op een schaal van -100 tot Gemiddelde waarde van gemiddelde waarde van de algemene indruk en gemiddelde waarde van alle scores betreffende de 9 deelaspecten.

4 Q For: Training & Consulting Resultaten Consulting Scores nvt Gemiddelde Algemene indruk ,83/5 Voortraject ,33/5 Uitvoering ,50/5 Projectmanagement ,17/5 Rapportering & tools ,00/5 Consultants ,67/5 Natraject ,33/5 Relatiemanagement ,17/5 Administratie & logistiek ,33/5 Prijs-kwaliteitverhouding ,00/ Legende scores: 1: heel ontevreden 2: ontevreden 3: neutraal 4: tevreden 5: heel tevreden nvt: niet van toepassing Percentage algemene indruk: 100% 3 Homogeniteitsindex algemene indruk: 100% 6 Percentage tevredenheid aspecten: 100% 4 Homogeniteitsindex tevredenheid aspecten: 100% 7 Gemiddelde waarde geëvalueerde aspecten: 4,28/5 5 Gewogen gemiddeld tevredenheidsniveau: 4,55/5 8 9 Percentage ondervraagde klanten waarvan de algemene indruk over de organisatie tevreden of heel tevreden is. 10 Som aantal scores tevreden en heel tevreden in verhouding tot het totaal aantal scores, telkens van de 9 deelaspecten. 11 Gemiddelde waarde van alle scores toegekend door de klanten aan de 9 deelaspecten behandeld tijdens het referentenonderzoek. 12 Geeft de mate van homogeniteit of dispersie weer van de antwoorden over de algemene indruk, op een schaal van -100 tot Geeft de mate van homogeniteit of dispersie weer van de antwoorden over de tevredenheid van de 9 deelaspecten, op een schaal van -100 tot Gemiddelde waarde van gemiddelde waarde van de algemene indruk en gemiddelde waarde van alle scores betreffende de 9 deelaspecten. Synthese De voorbereidende fase verloopt bij alle klanten goed tot zeer goed. Er worden voldoende intake gesprekken gehouden zodat alle informatie omtrent deelnemers, achtergrond en organisatie voldoende duidelijk is. De meeste klanten vermelden dat de gemaakte afspraken contractueel worden vast gelegd. Deze contracten zijn duidelijk opgesteld. Met uitzondering van één klant, zijn alle trainingsklanten tevreden tot zeer tevreden over de uitvoering van de individuele coachings en de in-company opleidingen. Van Kelst & Co respecteert de confidentialiteit, voert de op een interactieve en professionele manier uit en werkt op maat van een bedrijf. Voor alle consultingklanten is de uitvoering van de opdrachten goed tot zeer goed. De begeleiding gebeurt intensief, professioneel en in nauw overleg. Eén klant vermeldt specifiek dat de klemtoon gelegd wordt op een geïntegreerde ondersteuning vanuit het beleid en de visie van de klant. Met uitzondering van één trainingsklant die meer tussentijdse feedback verwacht, beoordelen alle klanten het projectmanagement van goed tot zeer goed. De organisatie houdt zich aan gemaakte afspraken, is flexibel en reageert snel. Het ritme van de opleidingen en coachings wordt aangepast aan het niveau van de deelnemers. Het ondersteunend didactisch materiaal is minimaal, maar voldoende voor alle trainingsklanten. Eén klant vermeldt expliciet dat hij een methodiekbeschrijving heeft ontvangen. De organisatie werkt onder meer met flipchart en cases eigen aan de klant. De rapportering is voor alle consultingklanten voldoende. Bij een aantal klanten is er enkel een mondelinge rapportering. De rapportering wordt omschreven als to the point en duidelijk. De competenties van de trainers/consultants van Van Kelst & Co zijn voor alle klanten goed tot uitstekend. Ze hebben een goede expertise, zijn vriendelijk, creatief, professioneel en correct. Bovendien kunnen de trainers/consultants van Van Kelst & Co zich aanpassen aan het doelpubliek. Met uitzondering van één trainingsklant die ontevreden is omdat er niet gepeild werd naar zijn tevredenheid en die geen feedback heeft gekregen, zijn alle klanten tevreden tot zeer tevreden over de nazorg van. Indien nodig, worden voor de individuele coachings vervolgsessies ingepland. Deelnemers aan opleidingen kunnen deze na afloop evalueren aan de hand van een evaluatieformulier van of eigen aan de klant. Bij begeleidingstrajecten en coachings wordt er meestal voldoende tussentijds gepeild naar de tevredenheid van de klant. Deze trajecten worden in de meeste gevallen afgesloten met een feedbackmeeting. Alle klanten beoordelen het relatiemanagement met Van Kelst & Co goed tot zeer goed. De organisatie wordt omschreven als klantvriendelijk en de contacten verlopen vlot en op een aangename manier. Indien er een boodschap wordt nagelaten, belt men consequent terug. De organisatie reageert snel. Alle klanten zijn tevreden tot zeer tevreden over de administratie van. De facturen zijn conform de gemaakte afspraken en correct. Zowel de trainings- als de consultancyklanten vinden de Certificatie: 07/04/06 Copyright MANAGEMENT INFORMATION -

5 prijs-kwaliteitverhouding van goed. De meeste klanten omschrijven de gehanteerde prijzen als marktconform. Alle klanten zijn tevreden tot zeer tevreden over de kwaliteit van de dienstverlening en vinden de verhouding prijs kwaliteit hierdoor prima. De meeste klanten hebben een zeer goede algemene indruk over. Zowel de trainings- als de consultancyklanten zijn tevreden tot zeer tevreden over de HUMAN RESOURCES 15 dienstverlening van deze organisatie. Positieve punten die klanten onder meer vernoemen zijn: de professionaliteit, het maatwerk, de ervaring van de consultants, de creativiteit, de kennis van de klanten en de aanpak. Een suggestie die onder meer vernoemd wordt is: het definiëren van de eigen methodiek. Profiel van de medewerkers Voltijds Halftijds ¼ van de tijd Occasioneel Punctueel Trainers/ Consultants Aantal vaste medewerkers Aantal freelance medewerkers 17 2 Profiel van de medewerkers Voltijds Halftijds ¼ van de tijd Occasioneel Punctueel Directie en commerciële, pedagogische of ondersteunende medewerkers Aantal vaste medewerkers Aantal freelance medewerkers 17 Toelichtingen: De organisatie doet ook beroep op een aantal acteurs van Klein Barnum Deze gegevens zijn een weergave van de situatie op het moment van het bezoek van de auditor aan de organisatie. De medewerkers met een arbeidsovereenkomst en de bestuurders (zaakvoerders) van het bedrijf. Zij die hun prestaties factureren aan de organisatie. Opleidingsachtergrond & ervaring trainers/consultants Alle trainers/consultants van zijn universitair geschoold of hebben een A1 diploma in de psychologie of in een economische richting. Zij hebben INTERNE KWALITEITSOPVOLGING beschikt over een aantal standaardprocedures die gevolgd worden bij de verschillende activiteiten. Deze gaan over de intake, de contracting en de uitvoering van de opdracht. Daarnaast beschikt de organisatie over een aantal checklists en leiddraden zodat er een uniforme manier van werken gecreëerd wordt. De organisatie besteedt veel aandacht aan het evalueren van de activiteiten. Er wordt regelmatig tussentijds geëvalueerd (mondeling) en na afloop van een traject of een belangrijk onderdeel ervan, vraagt de organisatie schriftelijke feedback aan de hand van een eigen evaluatieformulier of aan de hand van een evaluatieformulier van de klant. De schriftelijke feedback wordt steeds naar de klant doorgestuurd en zo nodig besproken. De trainers/consultants krijgen een goede begeleiding en allemaal minimaal vijf à tien jaar ervaring als trainer/coach. Duur samenwerking De vennoten Paul Meganck en Tamara Lenaerts werkten reeds als freelance trainer/consultant samen met Philip Van Kelst ten tijde van de bvba Bureau Van Kelst. ondersteuning. Intern worden zij om de twee weken gecoacht door de gedelegeerd bestuurder en wordt er minimaal één evaluatie- en één functioneringsgesprek per jaar gehouden. Bovendien organiseert zes interne teamdagen waarin gereflecteerd wordt in functie van de verbetering van de methodieken en het afstemmen op de visie. Daarnaast is de interne coach steeds bereikbaar bij concrete problemen of vragen tijdens de uitvoering van een opdracht en worden de klantenevaluaties door de gedelegeerd bestuurder besproken met de betrokken trainer/coach. Extern zijn de vennoten regelmatig aanwezig op congressen en seminaries en gaan zij naar de pitstops van het VOV. Intensieve langdurige bijscholing (o.a. individuele coaching, organisatieopstellingen) wordt aangemoedigd en daar is een ruim budget voor.