Besparen op huisvestingskosten

Transcriptie

1 Besparen op huisvestingskosten 10 strategieën

2 Het is een turbulente tijd. Recente economische ontwikkelingen zoals de fluctuerende inflatie, de dalende koersen op verschillende (internationale) aandelenmarkten, de recessie en de dynamiek op de Nederlandse arbeidsmarkt, veroorzaken onzekerheid over de richting waarin de Nederlandse economie zich verder zal ontwikkelen. Aangezien de Nederlandse vastgoedmarkt zeer nauw samenhangt met de economie, bevinden wij ons in een periode met bedreigingen, maar ook met kansen. Het beeld nu is dat besluiten over huisvesting uitgesteld worden vanuit de optiek: als je geschoren wordt, moet je stil zitten. De ervaring leert echter dat organisaties op een gegeven moment strategieën gaan ontwikkelen die passen bij deze nieuwe situatie. Wij willen daar graag onze bijdrage aan leveren. Het vinden van een nieuw evenwicht tussen vraag en aanbod van gebouwen en werkplekken, gezien vanuit het perspectief van de kosten- en risicobeheersing, blijft tenslotte een terugkerende uitdaging. Besparen op huisvestingskosten In tijden als deze willen vele organisaties onderzoeken of ze ook op huisvestingsgebied de broekriem kunnen aantrekken. De vraag is echter welke mogelijkheden beschikbaar zijn, die een duurzaam, risicoarm en een zo structureel mogelijk effect sorteren. DTZ Zadelhoff heeft de vragen van verschillende opdrachtgevers verzameld en geanalyseerd. Vervolgens zijn de volgende 10 strategieën ontwikkeld die leiden tot het succesvol besparen op huisvestingskosten. 1. Ruimte onderverhuren 2. Huurcontracten oversluiten 3. Huurcontracten afkopen 4. Herhuisvesten met minder vierkante meters 5. Besparen op reiskosten 6. Een nieuw kantoorconcept 7. Heronderhandelen 8. Besparen op facilitaire kosten 9. Outsourcing en interim-management 10. Sale and lease back

3 1. Ruimte besparen en (onder)verhuren Als gevolg van het feit dat organisaties in deze tijd met minder mensen werken, is de ruimtebehoefte lager. Daar komt bij dat bepaalde ruimtebesparende maatregelen kunnen leiden tot een lager ruimtegebruik, zoals: Met meer mensen per ruimte werken Flexwerken Minder kamers, meer kantoortuinen Minder oppervlakte per werkplek Archieven extern onderbrengen Een vierkante meter kantoorruimte kost per jaar al gauw ongeveer EUR 400 tot EUR 600, indien alle vierkante meter gerelateerde kosten bij elkaar worden opgeteld (huur, servicekosten, schoonmaak, onderhoud, parkeren, energie, etc.). Het ontruimen, herschikken en onderverhuren van delen van een kantoorgebouw leidt dus al snel tot directe besparingen. een verhuurder een potentiële huurder tegemoet komt in de vorm van incentives en/of een huurvrije periode. Een organisatie is dus snel weer lean and mean. DTZ Zadelhoff adviseert bij het bepalen van de ruimtebehoefte, het in kaart brengen van de markt, het selectieproces, de onderhandelingen, de contractvorming en de inrichting van het nieuwe kantoor. 5. Betere bereikbaarheid Organisaties kunnen een substantieel voordeel realiseren door te besparen op de reiskosten van hun medewerkers. Een herhuisvesting naar een locatie die beter te bereiken is met een beter aanbod van parkeerplaatsen en in de nabijheid van openbaar vervoer, leidt tot lagere kosten en veel tijdwinst. Zeker in combinatie met thuiswerken. DTZ Zadelhoff heeft de expertise om u te adviseren bij het terugdringen van het ruimtegebruik en het op de markt brengen van overtollige ruimte. DTZ Zadelhoff analyseert reistijden, berekent alternatieve scenario s, brengt de markt in beeld en begeleidt het herhuisvestingsproces van A tot Z. 2. Huurcontracten oversluiten Verhuurders van gebouwen hebben belang bij langjarige huurovereenkomsten. Dat is goed voor de beleggingswaarde en de directe inkomsten. Huurders hebben echter vaak niet zozeer de intentie om te verhuizen, maar wel om hun huisvestingskosten (en/of hun ruimtegebruik) te beperken. Huurders kunnen in de huidige markt in ruil voor een langer commitment vaak profiteren van een lagere huur. DTZ Zadelhoff adviseert bij het bepalen van een realistisch huurniveau, de onderhandelingen met de verhuurder en de contractuele vastlegging van de nieuwe afspraken. 3. Huurcontracten afkopen Het lijkt tegenstrijdig maar het in één keer afkopen van een deel van de huurverplichting kan resulteren in een besparing op relatief korte termijn. Verhuurders van gebouwen kunnen in deze mindere tijden belang hebben bij het in één keer ontvangen van een deel van de huurverplichting. Voor huurders is het afkopen van een contract op termijn niet alleen een besparing op de huurkosten, maar ook op alle belangrijke kosten die gerelateerd zijn aan het gebruik van die ruimte zoals, schoonmaakkosten, energie, onderhoud, beheer, beveiliging, etc. De terugverdientijd kan daarom kort zijn. DTZ Zadelhoff adviseert bij het bepalen van de afkoopsom, de gesprekken met de eigenaar en de contractuele vastlegging. 4. Herhuisvesten met minder vierkante meters Organisaties die meer dan 30% van hun ruimte kunnen besparen, slagen er doorgaans in om binnen twee jaar hun investering in een nieuw inbouwpakket terug te verdienen. En de terugverdientijd wordt alleen maar korter indien 6. Een nieuw kantoorconcept Een nieuw concept, een andere manier van werken leidt tot besparingen in het gebruik van meters en het efficiënter omgaan met faciliteiten. Thuiswerken, telewerken en/of flexwerken zijn mogelijke ingrediënten van een nieuw concept. Hierdoor is een drastische besparing van huisvestingskosten in combinatie met een verhoging van de efficiency mogelijk. DTZ Zadelhoff geeft in samenwerking met DQ Section, onze partner als het gaat om creatieve kantoorconcepten, vorm aan een alternatief huisvestingsconcept en staat garant voor de implementatie ervan. 7. Heronderhandelen Bij het aflopen van een huurcontract ontstaat de mogelijkheid om andere afspraken met een verhuurder te maken. Een nieuwe huurprijs, andere huurcondities, een wijziging in het metrage of een upgrading van de gehuurde ruimte kunnen worden besproken. DTZ Zadelhoff inventariseert de eisen en wensen, gaat het gesprek aan met de verhuurder en legt de gemaakte afspraken vast. 8. Besparen op facilitaire kosten Facilitaire kosten vormen na personeelskosten de hoogste kostenpost van een dienstverlenende onderneming. Besparingen door scherper inkopen van diensten en het aangaan van scherpere SLA s hebben direct een gunstig effect op het bedrijfsresultaat. Als medegrondlegger van de Netherlands Facility Cost Index (op basis van NEN 2748) hebben wij een scherp inzicht in facilitaire kosten en de effectieve mogelijkheden van kostenbesparing. DTZ Zadelhoff benchmarkt uw facilitaire kosten en geeft aan waar besparingen mogelijk zijn.

4 9. Outsourcing en interim-management Het in dienst houden van eigen personeel met taken op het gebied van vastgoed en facilities is niet altijd efficiënt in een teruglopende markt. Overwogen kan worden voor bepaalde taken interim-managers in te huren of werkzaamheden te outsourcen. DTZ Zadelhoff beschikt over ervaren consultants die gedurende een bepaalde periode inzetbaar zijn voor het uitvoeren van specialistische taken. 10. Sale and lease back In deze markt kunnen via een sale and leasebacktransactie stille reserves en liquiditeiten uit vastgoed worden vrijgemaakt. Bijkomend voordeel is dat (toekomstige) vastgoedrisico s worden verschoven naar investeerders. Via langetermijnhuurovereenkomsten blijft het gebruik van uw gebouwen verzekerd en is het mogelijk een goede verkoopopbrengst te realiseren. In nauwe samenwerking met onze beleggingsadviseurs van de afdeling Investments zijn wij in staat om voor u de beste resultaten te boeken. DTZ Zadelhoff geeft u advies over terughuurscenario s die zowel flexibiliteit als een goed resultaat voor uw onderneming waarborgen en kunnen het volledige sale and leasebackproces begeleiden via transparante en gestructureerde processen.

5 Innovatieve oplossingen Omdat veel oplossingen maatwerk zijn, ontwikkelen wij regelmatig nieuwe aanpakken, die we vaak breder kunnen implementeren. Zo heeft DTZ Zadelhoff onder andere de volgende innovatieve tools en producten ontwikkeld of hieraan een substantiële bijdrage geleverd: NEN 2748: rubricering en definities facilitaire kosten en de oprichting van de Coöperatie Netherlands Facility Cost Index (NFC Index); REN (Real Estate Norm): methode om de kwaliteit van locaties en gebouwen gestructureerd en nauwkeurig te kunnen beoordelen; Rekenmodel om de effecten van mobiliteitsmaatregelen locatiekeuze en flexwerken te bepalen. Voor innovatieve kantoorconcepten werken we met DQ Section. DQ Section koppelt de kernwaarden van uw bedrijf aan de inrichting van uw kantoor en kan naast het ontwerp ook de daadwerkelijke inbouw en zelfs de verhuizing voor u begeleiden. DQ Section is een samenwerking van DTZ Zadelhoff, QuA Associates en D+Z Architecten en Projectmanagers. Meer informatie? Voor meer informatie neemt u contact op met onze afdeling Corporate Services, telefoon of kijk op voor een DTZ Zadelhoff-vestiging bij u in de buurt.

6 Als marktleider van Nederland in vastgoedadvies, zijn we ons ervan bewust wat er van ons wordt verwacht. Wij blinken uit in ons vakgebied en weten wat er speelt in de markt. Ons team van ervaren specialisten staat middenin de markt en is continu bezig om nieuwe oplossingen te ontwikkelen en bestaande te verbeteren. Alleen zo kunnen wij het beste resultaat voor onze opdrachtgevers blijven garanderen. Onze dienstverlening bestaat uit advies, makelaardij en beheer in commercieel vastgoed. We zijn met medewerkers wereldwijd actief in 45 landen en hebben kantoren tot op regionaal niveau. In Nederland hebben we kantoren in maar liefst 12 steden. DTZ Zadelhoff is een v.o.f. waarin partners deelnemen via besloten vennootschappen. Een van de partners is DTZ Holdings plc, sinds 1987 geregistreerd aan de London Stock Exchange. DTZ Zadelhoff. Meer inzicht.