Contractmanagement in facilities: signed, sealed not delivered?

Transcriptie

1 Contractmanagement in facilities: signed, sealed not delivered? P R O F D R A R J A N V A N W E E L E D I S C U S S I E P A P E R H A N Z E I N K O O P S E M I N A R : S I G N E D, S E A L E D, D E L I V E R E D G R O N I N G E N, 3 0 J A N U A R I A R J A A R J A N V A N W E E L E. C O M W W W. A R J A N V A N W E E L E. C O A R J A N V A N W E E L E GEFELICITEERD! Opnieuw beste hogeschool van het Noorden 2 De Hanzehogeschool Groningen is volgens "Beste studies 2013" van Elsevier wederom de beste hogeschool van het Noorden (bron: Elsevier nr. 39, ). Ook in de Keuzegids Deeltijd & Duaal 2013 scoort de Hanzehogeschool hoog. Hierin staan we landelijk op nr. 3. 1

2 Dit verhaal zal duidelijk maken dat: Samenvatting Het met het contracteren van diensten niet bepaald de goede kant opgaat Dat wij in de facilitaire wereld teveel kijken naar kosten en te weinig naar waarde Dat partners via verkeerde contracten met elkaar verbonden zijn Die veeleer tegenwerking dan samenwerking tussen partijen bevorderen Daar waar kennisuitwisseling essentieel is Facilitair inkopen is mensenwerk het is zaak dat de menselijke maat in facilitair contracteren terugkeert tot voordeel van de opdrachtgever en dienstverlener 3 Programma 4 1. Hoe het niet moet: enkele voorbeelden 2. Kennisuitwisseling in ketenrelaties 3. Agency Theory 4. Effecten van contract- en relatiekwaliteit 5. Reflecties en conclusies 2

3 Hoe het niet moet:enkele voorbeelden 5 Contracteren van facilitaire diensten Voorbeeld 6 VIDEO 3

4 Contracteren van facilitaire diensten Voorbeeld Kamer verzet zich tegen status van ambtenaar voor schoonmakers van rijkskantoren FD, donderdag 14 november Schoonmakers moeten in dienst komen bij de overheid, hebben VVD en PvdA vorig jaar afgesproken. Maar dat mag niet ten koste gaan van de schoonmaak-branche, werpt de VVD nu tegen. Den Haag Minister Stef Blok voor Wonen en Rijksdienst moet zijn huiswerk overdoen. Zijn voorstel om 2500 banen bij het Rijk te creëren in lagere loonschalen door schoonmakers, beveiligers, koeriers en kantinepersoneel in vaste dienst te nemen, stuit op verzet van een meerderheid in de Tweede -Kamer. Vandaag debatteert de minister hierover met de Kamer. De bezwaren spitsen zich toe op de schoonmaak van rijkskantoren. Blok wil de 1900 arbeidsplaatsen die hiermee gemoeid zijn, overhevelen naar het Rijk. Daarmee worden naar schatting 4500 schoonmakers ambtenaar, omdat de schoonmaakbranche veel parttimers telt. De kosten van het werk gaan met 30% à 35% omhoog, verwacht Blok In het regeerakkoord staat dat de positie van kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt wordt versterkt, bijvoorbeeld van personeel met een flexibel contract. Het kabinet wil dit doen door werk dat eerder is uitbesteed weer in eigen huis te halen, het zogeheten inbesteden. Contracteren van facilitaire diensten Voorbeeld PostNL onder druk om onderdienstverleners weer in loondienst te nemen FDdonderdag 09 januari 2014, 02:22 8 Het kabinet zet druk op PostNL om pakketbezorgers weer in dienst te nemen. De woordvoerder van minister Lodewijk Asscher van Sociale Zaken bevestigt dat er met PostNL gesprekken worden gevoerd over de schijnzelfstandigheid van onderdienstverleners. 4

5 Contracteren van facilitaire diensten Voorbeeld Werkgevers wijzen aansprakelijkheid voor misstanden onderdienstverlener af FD, dinsdag 14 januari 2014 Lodewijk Asscher ANP Werkgevers verzetten zich tegen kabinetsplannen om naast de werkgever ook de opdrachtgever verantwoordelijk te maken voor het betalen van het cao-loon aan een werknemer. Volgens ondernemersverenigingen als Bouwend Nederland en EVO (verladers) is een uitbreiding van de zogeheten ketenaansprakelijkheid onwerkbaar en verstrekkend. Aanpak schijnconstructies In het plan van minister Lodewijk Asscher (Sociale Zaken) wordt de opdrachtgever van bijvoorbeeld een bouwproject aansprakelijk gemaakt voor wat er met alle werknemers van dat project gebeurt, ook al werken ze via onderdienstverleners. Het voorstel is onderdeel van een wet voor de aanpak van schijnconstructies, die in 2015 in moet gaan. Werkgevers staan wel achter de bestrijding van die constructies, waarbij werknemers via buitenlandse bedrijven werken zodat ze niet volgens de Nederlandse cao hoeven te worden betaald. Maar zij denken niet dat de uitbreiding van de aansprakelijkheid voor de naleving van de cao deze constructies zal tegengaan. 9 Contracteren van facilitaire diensten Enkele observaties In tal van sectoren marges onder druk Minimum lonen niet betaald Sprake van slechte werkomstandigheden Waarbij kwaliteit van dienstverlening onder grote druk is komen te staan Ondernemers in de betrokken sectoren liggen onder vuur problemen in feite veroorzaakt door de opdrachtgevers van deze leveranciers Inkopers blijven in deze discussie, tot dusver, buiten schot 5

6 Contracteren van facilitaire diensten Enkele conclusies... Inkoop van facilitaire dienstverlening lijkt onderontwikkeld En in herhaling van zetten te vervallen Inkopers bewijzen hun bedrijf en hun collega s daarmee geen dienst En zullen zich, als zij niet uitkijken, buitenspel zetten. Conclusie: professioneel inkopen kan beter en moet beter maar dan moeten we wel een goede analyse maken van wat er aan de hand is. Contracteren van facilitaire diensten Vraag: wat bepaalt nu het succes van ketensamenwerking in facilitaire sector? Agency theory De spil waar alles om draait: kennisuitwisseling en dienstverlening Effecten van contracten en relatiekwaliteit op ketensamenwerking 6

7 Facilitair management 13 Facilitair management Definities 14 Definities Facilities" zijn afgeleid van het Latijnse zelfstandig naamwoord "facilitas" of "facilitate", hetgeen betekent gemakkelijkheid, gewilligheid of vriendelijkheid De basis gedachte achter facility management: in een organisatie zijn altijd mensen nodig die zich dienstbaar opstellen ten opzichte van andere functionarissen. Facility management bevordert dus alle activiteiten die binnen een organisatie worden verricht (bron: wikipedia.com) 7

8 Facilitair management Definities Facilitair management: actievelden 15 Inkoop Logistiek Catering Huisvesting Kantoorinventaris Servicebureau/-balie/-desk Schoonmaak Beveiliging Groenvoorziening Postkamer, Archief, Reproductie en Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) (bron: wikipedia.com) Facilitair management Definities Facility Management marktonderzoek 2012, een overzicht van cijfers, trends en ontwikkelingen 16 Facilitair Management Nederland (2012) 8

9 Facilitair management Definities 17 Inkoop Deze afdeling draagt zorg voor het kopen van producten of diensten in een dienstverband ten behoeve van het kernproces en de ondersteuning van het kernproces Ook onderhoudt zij door middel van contractmanagement de relatie met de leverancier en gaat zij na, aan de hand van Service Level Agreements, of de leverancier zich aan de in het contract afgesproken afspraken houdt (bron: wikipedia.com) 18 Bron: Prevost, J. en Van der Voort, Th. (2011) 9

10 Agency Theory Agency theory Belangrijke uitdaging contract management: The problem of contracting is seen as one of transforming a conflict (political) system into a cooperative (rational) one... Conflict systems can arise through: Bounded rationality (participants would like to act rationally but fail to do this ) and /or Opportunism (participants try to optimize their position at the expense of others) 10

11 Agency theory This problem is studied in Agency Theory: Agency theory deals with the agency problem ie. the problem that occurs when cooperating parties have different goals and division of labor (Eisenhardt, 1989, p. 58) One party (principal) delegates work to another party (agent), who performs that work The agency problem arises when: The desires or goals of the principal and agent conflict (goal incongruence) It is difficult or expensive to verify what the agent is actually doing (information assymmetry) Parties have different attitudes towards risk and risk sharing Contractmanagement: vier perspectieven 11

12 Vier perspectieven Vier perspectieven mogelijk op relaties tussen opdrachtgever en opdrachtnemer/leverancier: Dyadisch perspectief Keten perspectief Waarde keten perspectief Netwerk perspectief Vier perspectieven Eindklant Organisatie Dienstverlener Leverancier Dyadisch perspectief 12

13 Vier perspectieven Eindklant Organisatie Dienstverlener Leverancier Ketenperspectief Vier perspectieven Eindklant Organisatie Dienstverlener Leverancier Waardeketen perspectief 13

14 Vier perspectieven Eindklant Eindklant Eindklant Our client Our client Organisatie Subcontractor Subcontractor Dienstverlener Supplier Supplier Leverancier Netwerk perspectief Kennisuitwisseling in inkoopverkoop relaties 14

15 Kennisuitwisseling in inkoop-verkooprelaties Contextuele complexiteit Interne klant Opdrachtgever Dienstverlener Contractuele complexiteit Sociale complexiteit Kennisuitwisseling in inkoop-verkooprelaties Contextuele complexiteit Interne klant Kennisuitwissseling Opdrachtgever Kennisuitwissseling Dienstverlener Contractuele complexiteit Sociale complexiteit 15

16 Effecten van contract- en relatiekwaliteit 31 Effecten van contract- en relatiekwaliteit Kennisdeling in ketenrelaties bepaald door: Formele coordinatiemechanismen: contractuele factoren Informele coordinatiemechanismen: relatie factoren 32 Contract Factors Relationship factors Exploitative Knowledge Sharing Exploratory Knowledge Sharing Innovative capacity of the buying firm Vraag: welke factoren bepalend voor kwaliteit van kennisuitwisseling? (Bron: J. de Vries, Tue (2012)) 16

17 Effecten van contract- en relatiekwaliteit Contractuele variabelen: Outcome based contract (prestatiecontract) Contract length Level of specification (functioneel vs technisch) Outcome based incentives (prestatiebeloning) Contract manager tenure (ancienniteit) Relatie variabelen: Cooperative relationship Responsiveness Contractual trust Goodwill trust Effecten van deze variabelen op kennisdeling en innovatie nagegaan 33 Effecten van contract- en relatiekwaliteit Effecten van contractuele factoren: 34 Contract characteristics Contractual Incentives Exploitative Specification level Relationship characteristics Relationship quality Relationship manager experience H4b:.218** Service Partner Knowledge sharing Exploratory Effecten van contractuele factoren lijken beperkt Prestatiecontract en contract lengte hebben nauwelijks invloed op kennisuitwisseling Wijze van specificeren lijkt wel verschil te maken Contract manager tenure heeft invloed op kennisdeling (Bron: J. de Vries, Tue (2012)) 17

18 Effecten van contract- en relatiekwaliteit Effecten van contractuele factoren: Relatievariabelen verklaren samen 33% van de effecten op kennisdeling Het gaat hier om: relatie gericht op samenwerking, responsiviteit, vertrouwen in de relatie over en weer, vertrouwen gebaseerd op goodwill 35 Effect van relatievariabelen neemt toe naarmate contract specificatie meer in functionele termen is gesteld en de contractduur langer is (Bron: J. de Vries, Tue (2012)) Reflecties en conclusies 18

19 Reflecties en conclusies Facilitaire markt staat onder druk in tal van sectoren geringe marges of wordt verlies geleden Minimumlonen worden niet betaald ongekwalificeerd personeel dit bezorgt de branche een slecht imago Een en ander leidt tot maatschappelijke onrust aanvullende maatregelen zijn op komst Opdrachtgevers krijgen geen waar voor hun geld geloofwaardigheid van inkopers staat op het spel Inkopen van facilitaire diensten is mensenwerk waar het om gaat is om tussen partijen tot effectieve kennisdeling te komen met als doel de beste prestatie voor het minste geld 37 Reflecties en conclusies Informele, veeleer dan formele coordinatiemechanismen zijn bepalend voor kennisdeling en samenwerking in ketenrelaties Een goede relatie kan verziekt worden door een verkeerd contract Een goed contract kan een verziekte relatie nauwelijks keren Om deze reden doen contractpartijen er goed aan prioriteit te geven aan: Het creeren van maximale klantwaarde vanuit een waardeperspectief 38 Het verbeteren van relatiekwaliteit Maar niettemin een scherp oog te houden op nakomen van gemaakte afspraken 19

20 Reflecties en conclusies 39 In complexe projecten doen OGs er goed aan de kennis van ONs maximaal te benutten OGs: moeten het probleem stellen ONs: moeten uitgenodigd worden hun oplossing te presenteren Daarbij moet het budget op voorhand bekend worden gemaakt en ONs voor hun oplossingen worden betaald OGs dienen op voorhand te bepalen welk type contract zal worden toegepast welke mix van boetes en incentives planning & control en governance struktuur (wie beslist?) Verbeteren van de relatiekwaliteit vereist tweezijdige KPI s KPI s in de relatie OG-ON KPI s in de relatie ON-OG Old Purchasing Wisdom It is unwise to pay too much, as it is unwise to pay too little. When you pay too much, you lose a little money that s all! When you pay too little, you sometimes lose everything, because the thing you bought was incapable of doing the things you bought it to do The common law of business balance prohibits paying a little and getting a lot. If you deal with the lowest bidder, it is well to add something for the risk you run. And if you do that, you will have enough to pay for something better (Anonymous, quoted in Van Weele (2010),p.58) 20

21 Reflecties en conclusies 41 Iedere opdrachtgever krijgt de leveranciers die hij/zij verdient Meer weten? 21