Microsoft Dynamics NAV. Financieel management. Bedrijfsprestaties verbeteren aan de hand van financieelmanagementgegevens

Transcriptie

1 GESTROOMLIJND Spacing paragraph Microsoft Dynamics NAV Financieel management White paper Bedrijfsprestaties verbeteren aan de hand van financieelmanagementgegevens Januari

2 Inhoudsopgave In het kort...3 Uitdagingen op het gebied van financieel management...4 Het belang van een geïntegreerde oplossing...4 Audittrails en wettelijke voorschriften...5 Hoe financiële gegevens overal in een onderneming worden gebruikt...5 Eén versie van de waarheid verschaffen...6 Betere beslissingen nemen...6 Rapportage...6 Gemakkelijker voldoen aan wettelijke voorschriften...7 Het belang van rapportage en Business Analytics...7 Een uitdaging voor kleine ondernemingen...7 Query s sneller verwerken dankzij OLAP...8 Financieel management optimaal benutten met Microsoft Dynamics NAV...8 Financieel management...9 Meerdere bedrijfsentiteiten Gebruik in internationale ondernemingen en ondernemingen met meerdere vestigingen Integratie met SQL Server Business Analytics Integratie met aanvullende analytische instrumenten Conclusie...15 Bijlage: overzicht van nieuwe functies...16 Verbeteringen op het gebied van financieel management Aanvullende verbeteringen

3 Inleiding Deze white paper is bedoeld voor Microsoft Dynamics NAV-klanten. In de paper wordt uitgelegd hoe ondernemingen dankzij de Microsoft Dynamics NAV-functies voor financieel management en de geïntegreerde mogelijkheden van het programma optimaal profijt kunnen trekken van hun financiële gegevens, hetgeen de prestaties van financiële medewerkers, directieleden, analisten en andere leidinggevende medewerkers ten goede komt. Na het lezen van deze white paper begrijpt u: Hoe belangrijk een geïntegreerde oplossing is bij het inzetten van toepassingen voor financieel management. Hoe belangrijk het is dat de basisfuncties op het gebied van financieel management kunnen worden uitgebreid. Hoe financiële gegevens overal in een onderneming worden gebruikt. Hoe Microsoft Dynamics NAV problemen op het gebied van financieel management kan oplossen. Hoe belangrijk rapporten en analytische instrumenten zijn. In het kort Gezien de moordende concurrentie in het hedendaagse bedrijfsleven hebben kleine en middelgrote ondernemingen oplossingen voor financieel management nodig die kunnen worden uitgebreid en met andere toepassingen en gegevensarchieven kunnen worden geïntegreerd. Dat verschaft leidinggevenden en andere gebruikers niet alleen een optimaal platform voor hun bedrijfsvoering, maar ook diepgaand inzicht in het bedrijf, zodat procedures en strategische initiatieven kunnen worden uitgevoerd aan de hand van gedetailleerde rapporten en analytische gegevens. Microsoft Dynamics NAV 5.0 is een geïntegreerde bedrijfsmanagementoplossing met functies voor financieel management, CRM (customer relationship management) en SCM (supply chain management). Het programma bestaat uit modules, zodat gebruikers gemakkelijk de functies kunnen gebruiken die aan de voortdurend wijzigende vereisten van hun bedrijf voldoen. Dankzij het geïntegreerde ontwerp kunnen zakelijke processen en informatie worden uitgewisseld tussen verschillende toepassingen. De gegevens worden in een centrale database geplaatst (de Microsoft SQL Server 2005-database of de interne database) en kunnen worden gebruikt voor rapporten en door analytische instrumenten voor het genereren van bedrijfsinformatie. Microsoft Dynamics NAV vormt een alomvattende oplossing voor financieel management, aangezien het verzenden van financiële transacties en gegevens tussen dochterbedrijven en (internationale) vestigingen wordt vereenvoudigd en audittrails en andere beveiligingsmaatregelen worden verschaft die verplicht zijn gesteld door verordeningen als Sarbanes-Oxley, Basel II, de U.S. Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), International Financial Reporting Standards (IFRS) en lokaal geaccepteerde werkwijzen (GAAP s, Generally Accepted Accounting Principles). Naarmate ondernemingen groeien, de concurrentie toeneemt en de voorschriften steeds ingewikkelder worden, stelt het modulaire ontwerp van Microsoft Dynamics NAV u in staat de functionaliteit uit te breiden door oplossingen toe te voegen die u nodig hebt voor het beheer van uw financiële gegevens en voor het genereren van de analytische gegevens en bedrijfsinformatie waarmee uw bedrijf kan blijven groeien. 3

4 Uitdagingen op het gebied van financieel management De problemen en complexiteit van financieel management nemen toe, in tandem met de steeds nijpender concurrentie in het internationale bedrijfsleven. Om te kunnen overleven en om te presteren onder de huidige economische druk, tellen alle voordelen voor ondernemingen, inclusief oplossingen waarmee ze hun financieel management kunnen verbeteren. Ondernemingen zijn op zoek naar krachtige, maar gebruiksvriendelijke oplossingen voor financieel management. Ze willen oplossingen die flexibel genoeg zijn om te worden aangepast en die kunnen worden uitgebreid om te voldoen aan toekomstige vereisten en die meegroeien met het bedrijf. Een oplossing voor financieel management moet veel meer bevatten dan alleen standaardfuncties voor planning, budgetten, boekhouding en het beheer van de cashflow. Ondernemingen willen namelijk toegevoegde waarde kunnen ontlenen aan hun financiële gegevens, zodat betere beslissingen voor het bedrijf kunnen worden genomen. Ondernemingen moeten hun gegevens kunnen manipuleren, zodat deze inzicht kunnen verschaffen voor strategische planning en voor betrouwbare financiële prognoses. Het belang van een geïntegreerde oplossing Ondernemingen genereren vaak veel verschillende gegevens, maar hebben niet altijd een duidelijk overzicht van het bedrijf. Het integreren van functies en gegevensbronnen die traditiegetrouw in afzonderlijke toepassingen en databases zijn opgeslagen, is van essentieel belang voor ondernemingen die een duidelijk inzicht willen in alle gegevens uit de volledige onderneming. Oplossingen voor financieel management moeten processen en gegevens integreren om de kunstmatige barrières tussen de verschillende gegevenstypen af te breken. Gegevens die worden ingevoerd in een bepaalde toepassing, moeten tegelijkertijd kunnen worden gebruikt in andere toepassingen. Dankzij integratie kunnen alle medewerkers beter communiceren met klanten, leveranciers en handelspartners, ook via internet of via samenwerkingsportals op een intranet. De integratie van gegevens tussen toepassingen verhoogt de productiviteit omdat gebruikers de informatie niet meer hoeven op te vragen uit afzonderlijke bronnen. Ook financieel management heeft baat bij de integratie van gegevens, aangezien gegevens zo beschikbaar zijn voor bedrijfsinformatie, een van de steeds belangrijker wordende aspecten van financieel management. Bedrijfsinformatie draagt samen met andere rapportoplossingen en analytische oplossingen bij aan het versneld kunnen nemen van geïnformeerde beslissingen. Een onderneming kan dan namelijk veel sneller reageren op nieuwe uitdagingen en kan op proactieve wijze nieuwe marktmogelijkheden aanboren. Idealiter moet een oplossing voor financieel management ook zijn geïntegreerd met populaire productiviteitstoepassingen, zoals Microsoft Office Excel, Microsoft Office Word en Microsoft Office Outlook voor CRM en met Microsoft Office SharePoint Server 2007 voor samenwerkingsportals. Uitbreiding De toepassing die wordt gebruikt voor algemene functies op het gebied van financieel management, zoals grootboek, crediteuren, debiteuren, voorraad en andere traditionele functies, moet kunnen worden aangevuld met andere zakelijke processen. Oplossingen voor financieel management zijn veel waardevoller wanneer de functies van CRM, SCM en andere managementsystemen voor bedrijfsinformatie en strategische gegevens kunnen worden geïntegreerd en gedeeld. Dergelijke uitbreidingsmogelijkheden maken het programma gebruiksvriendelijker en verwijderen de barrières voor het delen van gegevens en functies tussen toepassingen. Werknemers kunnen dan snel en gemakkelijk alle gewenste informatie, van details over productieschema s en voorraadniveaus tot 4

5 verkooporders en marketingcampagnes, aanklikken via één beveiligde database, zodat iedereen beslissingen kan nemen op basis van dezelfde opgeslagen gegevens. Aanpassing Een oplossing voor financieel management dient een uitgebreid scala aan bestaande rapporten en formulieren te bevatten, maar gebruikers moeten ook naar wens gemakkelijk velden aan bestaande formulieren en rapporten kunnen toevoegen, eruit kunnen verwijderen of nieuwe velden kunnen maken. Gebruikers kunnen zo persoonlijke oplossingen maken die hun productiviteit, het gebruiksgemak en de algemene tevredenheid verhogen. Audittrails en wettelijke voorschriften Moderne oplossingen voor financieel management moeten eenvoudig toegankelijke audittrails verschaffen en ondersteuning bieden voor andere verificatie- of beveiligingsmethoden, zoals voorgeschreven door Sarbanes-Oxley, Basel II, HIPAA en andere normen voorschrijvende instanties. De oplossing moet ondersteuning bieden voor initiatieven op het gebied van kwaliteitscontrole binnen de onderneming en moet kunnen worden geïntegreerd met audit- en normenfuncties. Ondersteuning voor rapporten en analytische instrumenten Ondernemingen hebben bovendien oplossingen voor financieel management nodig die ondersteuning bieden voor krachtige rapportage- en analysefuncties of liever nog, oplossingen waarin dergelijke functies zijn geïntegreerd. Zonder een flexibel en gebruiksvriendelijk rapportage- en analysesysteem ontbreekt het inzicht dat leidinggevenden en analisten in staat stelt om goed geïnformeerde beslissingen te kunnen nemen over uitbreiding van het bedrijf, productmarketing, prijzen en vele andere belangrijke aspecten. Integratie Ondernemingen hebben een geïntegreerde, aanpasbare oplossing nodig die snel en gemakkelijk meerdere versies van prognoses en budgetten kan verschaffen, door de gebruiker gedefinieerde prognoseregels mogelijk maakt en ondersteuning biedt voor 'wat als -scenario s. Bedrijfsinformatiescenario s zijn vaak samengesteld op basis van gegevensarchieven en multidimensionale analytische kubussen en daarom moet een onderneming haar oplossingen voor financieel management (inclusief SCM en CRM) gemakkelijk kunnen integreren met relationele databases en analytische instrumenten en rapportagefuncties. Gebruiksgemak Gebruiksgemak is belangrijk in alle ondernemingen, maar vooral in kleine ondernemingen die vaak geen IT-afdeling hebben. De financiële gegevens moeten beschikbaar zijn in een indeling die gemakkelijk kan worden weergegeven en geanalyseerd, maar die net zo gemakkelijk kan worden geëxporteerd en gepubliceerd naar beveiligde programma s en oplossingen, zoals Excel en SharePoint Server. Hoe financiële gegevens overal in een onderneming worden gebruikt Informatie op het gebied van financieel management vormt de basis van zakelijk succes. Ondernemingen plannen en presteren beter wanneer de financieel-managementgegevens nauwkeurig worden gemeten en vervolgens ter beschikking worden gesteld van de leidinggevenden in en buiten de afdeling Financiën. 5

6 Wanneer financieel-managementinformatie op de juiste wijze wordt beheerd, worden niet alleen de essentiële boekhoudfuncties mogelijk gemaakt, maar kunnen bedrijven ook plannen, prognoses vaststellen en de prestaties richting doelstellingen traceren. Gegevens op het gebied van financieel management stimuleren de samenwerking en zorgen dat medewerkers en teams zich kunnen blijven concentreren op taken die waarde toevoegen. Idealiter worden financiële gegevens overal in een onderneming gebruikt. Directieleden hebben de juiste financiële gegevens nodig om beslissingen met betrekking tot de winstgevendheid en strategische initiatieven te kunnen nemen. Managers analyseren de gegevens en wisselen deze uit om ervoor te zorgen dat er geen problemen optreden en medewerkers wisselen informatie over specifieke projecten uit. Eén versie van de waarheid verschaffen Een oplossing voor financieel management die diepgaand is geïntegreerd met alle relevante gegevensbronnen in een onderneming kan een aanzienlijke bijdrage leveren aan de precisie van prognoses en aan de productiviteit via het opstellen van één versie van de waarheid, een set kerngegevens waarop alle rapporten en analyses kunnen worden gebaseerd. Als er geen geaccepteerde set kerngegevens is en geen corresponderende set definities aan de hand waarvan rapporten worden opgesteld, kunnen verschillende afdelingen tot afwijkende bedragen komen die zogenaamd hetzelfde financiële profiel beschrijven. Zonder één versie van hun gegevens lopen ondernemingen het risico te veel tijd te besteden aan het op elkaar afstemmen van conflicterende gegevens, terwijl ze die tijd eigenlijk veel beter kunnen besteden aan het formuleren van strategieën aan de hand van de gegevens. Betere beslissingen nemen Als ondernemingen toegang hebben tot financiële gegevens kunnen ze betere en beter geïnformeerde beslissingen nemen. Het succes van vele medewerkers, zoals directieleden, leidinggevenden op het gebied van productontwikkeling, analisten en magazijn- en fabriekmanagers, is afhankelijk van snelle toegang tot de meest recente en volledige financiële gegevens. Het integreren van gegevens uit de volledige onderneming kan inzichten geven die anders verborgen zouden blijven. Financiële informatie wordt nog waardevoller wanneer deze naar een spreadsheet kan worden geëxporteerd voor nadere analyse of wanneer deze door geïntegreerde rapportagetoepassingen kan worden doorzocht en gecategoriseerd. Als bedrijven plannen willen maken voor de lange termijn, moet de oplossing voor financieel management gegevens verschaffen die zakelijk inzicht bieden en aan de hand waarvan de strategie kan worden bepaald. Er kunnen query s en analyses worden uitgevoerd op de informatie in een verenigd gegevensarchief, zodat een onderneming mogelijkheden voor uitbreiding kan identificeren en kan inspelen op nieuwe zakelijke mogelijkheden. Rapportage Ondernemingen benutten hun financiële informatie deels ook voor het genereren van rapporten. Hoe beter de rapportagetoepassing en hoe groter het gegevensarchief, hoe hoger de waarde van de gegevens voor de personen die beslissingen moeten nemen. Rapportage onderstreept hoe belangrijk het is dat toepassings- en gegevenszuilen worden afgebroken, zodat een geïntegreerde oplossing voor financieel management kan worden gebruikt waarin alle gegevens in een centrale relationele database worden opgeslagen. Een rapportageprogramma dient te beschikken over de standaard periodieke rapporten, zoals voorraadniveaus, maandelijkse verkoopcijfers en winst- en verliesverklaringen. Bovendien moeten 6

7 bestaande rapporten kunnen worden aangepast en moeten volledig nieuwe rapporten kunnen worden opgesteld, zodat de relevante gegevens beter kunnen worden uitgewisseld tussen teams, productgroepen en andere entiteiten. Het maken van nieuwe rapporten moet worden ondersteund met aanpasbare sjablonen of met wizards voor het maken van rapporten. De financiële informatie moet eenvoudig kunnen worden geëxporteerd naar productiviteitsprogramma's, zoals Excel en Word, zodat de gegevens gemakkelijker kunnen worden gebruikt in spreadsheets, documenten en presentaties. Ondernemingen moeten de informatie op het web of op hun intranet kunnen delen en vanaf elke willekeurige locatie beveiligde toegang verschaffen tot de juiste informatie. Gemakkelijker voldoen aan wettelijke voorschriften Wettelijke voorschriften kunnen bedrijven voor problemen stellen, omdat naleving complex en kostbaar kan zijn. Ook als uw bedrijf zelf niet hoeft te voldoen aan voorschriften, is het mogelijk dat uw documenten wel aan de voorschriften moeten voldoen als u zaken doet met bedrijven of opereert in markten die wel onderworpen zijn aan de voorschriften. Ondernemingen moeten op hun oplossing voor financieel management kunnen vertrouwen om naleving en documentatie van de voorschriften te vergemakkelijken. Het belang van rapportage en Business Analytics De zoektocht naar bedrijfsinformatie onderstreept het belang van een oplossing voor financieel management die kan worden geïntegreerd met andere systemen die momenteel door de onderneming worden gebruikt of die in de toekomst zullen worden gebruikt. Door al deze gegevens te verzamelen in een centrale opslaglocatie zijn ze beschikbaar voor rapportagedoeleinden en voor het starten van analytische query s. Volgens een in de industrie werkzame analist is bedrijfsinformatie sinds vorig jaar technologisch gezien belangrijker dan beveiliging. Ondernemingen proberen bedrijfsinformatie te gebruiken voor het oplossen van veel voorkomende problemen, zoals: Het toenemende aantal gegevens en het teveel aan afzonderlijke brokken informatie, zoals de gegevens die zijn opgeslagen op computers. Het gebrek aan één eenvoudige oplossing voor rapportage en operationele analyse. De behoefte aan betere besturingselementen voor budgetten en financiële gegevens. De angst om nieuwe technologieën te gebruiken die wellicht conflicten veroorzaken met bestaande systemen. De noodzaak om schommelingen in de verkoop van producten of services vast te stellen. Het belang van één versie van de waarheid voor het maken van rapporten en financiële modellen op basis van dezelfde kerngegevens. Een uitdaging voor kleine ondernemingen Kleine tot middelgrote ondernemingen hebben vaak slechts weinig IT-medewerkers, om nog maar niet te spreken over het aantal medewerkers dat bekend is met de technologie voor het genereren van oplossingen voor rapportage en analyses. Daarom kan het genereren van bedrijfsinformatie lastig zijn voor dergelijke ondernemingen. Bovendien beschikken deze ondernemingen vaak niet over de infrastructuur die vereist is voor een gegevensarchief en voor het extraheren, transformeren en laden 7

8 van processen die worden gebruikt voor het importeren van heterogene gegevens in een homogene relationele database. Gelukkig zijn de kosten van een infrastructuur voor het ondersteunen van bedrijfsinformatie de afgelopen jaren gedaald, maar toch moet een onderneming heel zorgvuldig een systeem voor financieel management kiezen dat goed kan worden geïntegreerd met andere oplossingen, zoals een relationele database en de instrumenten voor rapportage en analyse die nodig zijn om bedrijfsinformatie te genereren. Query s sneller verwerken dankzij OLAP Ondernemingen vergaren steeds meer gegevens en gebruiken vaak gegevensarchieven als de basis voor een bedrijfsinformatiesysteem op basis waarvan beslissingen worden genomen. Een gegevensarchief verschaft een omgeving waarin query s en rapporten kunnen worden uitgevoerd zonder dat deze query s en rapporten invloed hebben op de dagelijkse belasting van OLTPgegevensarchieven. Gegevensarchieven worden vaak aangevuld met een OLAP-functie. Hiermee worden gegevens georganiseerd voor analytische query s in plaats van voor de verwerking van transacties. Gegevens die vaak worden gebruikt, worden van tevoren bij elkaar geplaatst en de resultaten worden opgeslagen als multidimensionale kubussen, ofwel tabelachtige structuren die bijzonder snelle antwoorden op adhocquery s mogelijk maken. Een OLAP-oplossing moet worden ontworpen met het oog op de bruikbaarheid, zodat een onderneming kubussen gemakkelijk kan ontwerpen, inzetten en onderhouden en bovendien dimensies kan toevoegen en verwijderen. Dimensies wijzen de gegevens in gegevensarchieftabellen toe aan hiërarchische niveaus; zo heeft een dimensie Geografie bijvoorbeeld de dimensieniveaus Werelddeel, Land, Provincie en Plaats. Dimensies moeten op onafhankelijke wijze worden gemaakt en uitgewisseld tussen kubussen, zodat kubussen gemakkelijk kunnen worden samengesteld en de gegevens op consistente wijze kunnen worden samengevat. Financieel management optimaal benutten met Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics NAV 5.0 verschaft geïntegreerde functies ter ondersteuning van oplossingen voor een groot aantal behoeften van ondernemingen, zoals: Financieel management CRM (Customer Relationship Management) SCM (Supply Chain Management) Systeembeheer Productie Distributie E-Business Microsoft Dynamics NAV bevat een groot aantal functies voor het vastleggen, organiseren, delen en benutten van belangrijke bedrijfsinformatie uit alle aspecten van het bedrijf. Deze informatie kan ook worden gedeeld met belangrijke zakenpartners. De volledig geïntegreerde, gebruiksvriendelijke bedrijfsoplossing kan gemakkelijk worden aangepast en vergt weinig onderhoud. Groeiende ondernemingen of ondernemingen die nieuwe mogelijkheden aanboren, kunnen heel eenvoudig extra Microsoft Dynamics NAV-functies toevoegen. 8

9 Microsoft Dynamics NAV is samengesteld op basis van Microsoft-technologie en is geïntegreerd met een aantal Microsoft-programma s en technologieën, zodat ondernemingen beter presteren omdat hun werknemers productiever en goedkoper kunnen werken, omdat medewerkers, processen en gegevens in het volledige bedrijf met elkaar zijn verbonden en omdat werknemers meer inzicht hebben, zodat ze goed geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Financieel management Microsoft Dynamics NAV biedt een volledige grootboekoplossing die de standaardfaciliteiten verschaft voor het instellen van een bedrijf en voor boekingen naar het grootboek: rekeningsschema, algemene dagboeken, btw-faciliteiten, periodieke dagboeken en broncodes. In Microsoft Dynamics NAV kunnen vele taken op het gebied van financieel management eenvoudig worden uitgevoerd. Zo kunt u: Rekeningen instellen in het rekeningschema. Voor iedere ingestelde rekening wordt een saldo- /budgetvenster weergegeven met de budgetcijfers en/of de feitelijke cijfers voor het volledige rekeningschema of voor afzonderlijke rekeningen. Voortdurend bijgewerkte saldo's en nettowijzigingen weergeven. Controleren welk effect dagboekposten hebben op de liquide rekeningen voordat u de posten boekt. U kunt geboekte grootboekposten gemakkelijk traceren en posten die met onjuiste gegevens zijn geboekt al even gemakkelijk tegenboeken. Bedragen in het grootboek opgeven in willekeurige valuta. Het fiscale jaar laten beginnen op een willekeurige datum en het jaar verdelen in boekhoudperioden. Budgetten opstellen in een matrixvenster voor een dag, week, maand, kwartaal, jaar of een willekeurige boekhoudperiode. Budgetten ontwikkelen op basis van afdeling, project of bedrijfseenheid. Een onderneming kan het ontwerp van haar oplossingen voor financieel management gemakkelijk aanpassen door de weergave van formulieren te wijzigen, extra velden en tabellen toe te voegen en gebruikersspecifieke menu s te maken. Ook kunnen vele financiële taken en procedures worden geautomatiseerd op basis van de behoeften van het bedrijf. Bedrijven kunnen zelf de mate van controle bepalen door zakelijke regels op te stellen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden en kortingen opgeven voor bepaalde klanten en leveranciers. Ook kunnen alle wettelijke vereisten en valutakwesties die inherent zijn aan internationale handel worden verwerkt; zo kunnen zakelijke transacties worden uitgevoerd in dollars en vervolgens in de gewenste munteenheid worden gerapporteerd bij de autoriteiten. Microsoft Dynamics NAV verschaft nog veel meer functies op het gebied van financieel management, zoals: FlowFields: deze zorgen ervoor dat gebruikers up-to-date financiële gegevens ontvangen. De inhoud van een FlowField wordt voortdurend online bijgewerkt en opnieuw berekend. Gebruikers kunnen alle FlowField-bedragen onderzoeken om te zien welke posten zijn gebruikt voor de berekening van het bedrag. Opzoekknoppen: deze geven gebruikers rechtstreeks toegang tot de gegevens in een tabel. Gebruikers van een dagboekregel hoeven de gegevens bijvoorbeeld slechts eenmaal correct in te voeren. Daarna worden de gegevens altijd op consistente wijze opnieuw gebruikt. Dit versnelt de gegevensinvoer, omdat de gegevens niet opnieuw hoeven worden ingevoerd. 9

10 Bank: deze functie omvat het beheer van bankrekeningen en stelt ondernemingen in staat bankrekeningen te creëren, te wijzigen en te verwijderen, om bedragen over te maken tussen verschillende rekeningen en om bankrekeningkaarten op te stellen voor klanten en leveranciers. Bank automatiseert en bestuurt het schrijven van cheques en stelt gebruikers in staat cheques te schrijven in verschillende valuta. Traceerbaarheid: deze functie zorgt ervoor dat alle transacties een volledige audittrail hebben, zodat zelfs de meest complexe zakelijke transacties transparant worden. In het wijzigingslogbestand worden alle directe wijzigingen in de belangrijke gegevens vastgelegd. In een chronologische lijst wordt aangegeven wie alle wijzigingen in alle velden in alle tabellen heeft aangebracht. Beveiligingsfuncties en zakelijke regels: hiermee kunt u bepalen welke medewerkers en welke functies toegang hebben tot bepaalde informatie. Voor deze functie wordt beveiliging op het niveau van records gebruikt. Zo kan een verkoper bijvoorbeeld alleen de verkoopcijfers voor de eigen regio zien en kunnen managers alleen de budgetbedragen voor hun eigen afdelingen zien. 1 IC-boekingen: deze functie maakt transacties mogelijk tussen twee willekeurige bedrijven in een groep die worden bestuurd door dezelfde wettelijke entiteit. In het IC-rapport worden alle IC-transacties vermeld, wordt het IC-reconciliatieproces vereenvoudigd en wordt een audittrail verschaft. Debiteuren en Crediteuren: met deze functie definieert u naast flexibele betalingsvoorwaarden, kortingsperioden en betalingsmethoden bijvoorbeeld ook flexibele regels voor de betalingsvereffening en rentevoorwaarden. U kunt hiermee onjuiste vereffeningen en klant- en leveranciertransacties die handmatig zijn geboekt in dagboeken tegenboeken, inclusief alle verwante grootboekposten, btw-posten en bankrekeningposten. Btw, omzetbelasting en andere belastingen: deze functie benut boekingsgroepen om automatisch btw, omzetbelasting, accijnsen of andere belastingen te berekenen voor klanten en leveranciers. U kunt opgeven of de artikelprijzen op in- en verkoopregels de heffingen al dan niet moeten bevatten. In het geval van btw dient u te controleren of de btw-nummers aan de regels van het desbetreffende land voldoen en of ze niet op incorrecte wijze zijn gedupliceerd uit een andere klant of leverancier in de database. Vaste activa: met deze functie definieert u de informatie voor een activum en een groep activa. U kunt een onbeperkt aantal afschrijvingsboeken identificeren voor elk vast activum en de vereiste afschrijvingsvoorwaarden beschrijven. Ondernemingen kunnen uit een aantal standaardafschrijvingsmethoden kiezen: lineair, boekwaarde en versnelde afschrijving. U kunt ook onderhoudsgegevens opstellen en de onderhoudswerkzaamheden die op de vaste activa zijn uitgevoerd, vastleggen. Raadpleeg de bijlage aan het einde van deze white paper voor informatie over de nieuwe functies in Microsoft Dynamics NAV 5.0. Meerdere bedrijfsentiteiten De functie voor IC-boekingen in Microsoft Dynamics NAV is ontworpen voor ondernemingen met meerdere juridische bedrijfsentiteiten die meerdere bedrijven hebben ingesteld in Microsoft Dynamics NAV om de boekhoudfuncties van deze verschillende entiteiten van elkaar te scheiden. Dit kan gelden 1 Beveiligingsfuncties op het niveau van records zijn alleen beschikbaar wanneer Microsoft Dynamics NAV wordt gebruikt met SQL Server. 10

11 voor vele ondernemingen, en dan vooral voor ondernemingen die internationaal opereren of in regio's met uiteenlopende bedrijfsculturen en voorschriften. Het is mogelijk dat een onderneming uit meerdere bedrijven bestaat, maar niet over een evenredig aantal boekhoudkundige en administratieve teams beschikt. Dergelijke ondernemingen kunnen ICboekingen gebruiken om de zakelijke processen en transacties tussen al deze entiteiten te vereenvoudigen en te stroomlijnen. De functie IC-boekingen is uitgebreid en kan nu inkoopfactuursets distribueren. Zonder deze belangrijke nieuwe functie van Microsoft Dynamics NAV 5.0 zou alle informatie opnieuw moeten worden ingevoerd voor alle bedrijven en transacties. Dat is niet alleen bijzonder inefficiënt, maar leidt ook vaak tot fouten. Gebruik in internationale ondernemingen en ondernemingen met meerdere vestigingen Microsoft Dynamics NAV kan worden ingezet tussen de hoofdkantoren van ondernemingen en hun dochterbedrijven, bijkantoren, franchises en partners in de toevoerketen. Hoofdkantoren en hun vestigingen hebben verschillende oplossingen nodig, omdat ze verschillende zakelijke vereisten hebben. Maar ze maken deel uit van dezelfde onderneming en moeten ook kunnen functioneren als een geheel. Door de kenmerkende flexibiliteit van Microsoft Dynamics NAV kunnen dochterbedrijven en andere vestigingen die de oplossing gebruiken, aan de lokale vereisten voldoen en toch naadloos integreren met het systeem dat wordt gebruikt door het hoofdkantoor. 2 Voldoen aan de voorschriften Sarbanes-Oxley en andere voorschriften spelen allemaal een belangrijke rol in het verbeteren van het hedendaagse bedrijfsbestuur. Hoewel veel aandacht wordt besteed aan de Amerikaanse Sarbanes- Oxley-voorschriften, zijn er overal ter wereld nog veel meer van dergelijke wetten ingevoerd. Zo is het Basel II-akkoord bijvoorbeeld ontworpen voor het verbeteren van de kapitaalsvereisten van grote banken in de G10-landen. De IFRS-groep heeft in 2005 GAAP s uitgebracht voor EU-bedrijven met aandelen die zijn genoteerd in een markt die is onderworpen aan de wetgeving van de EU. Microsoft Dynamics NAV beschikt over de flexibiliteit om ondernemingen te helpen aan de financiële wetgeving te voldoen. Het programma is ideaal voor internationale ondernemingen die aan meerdere voorschriften moeten voldoen, afhankelijk van de locatie waar ze opereren. Sarbanes-Oxley De Sarbanes-Oxley Act (officieel bekend als de U.S. Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act of 2002) werd door het Amerikaanse Congres aangenomen om het vertrouwen van investeerders in de integriteit van de Amerikaanse aandeelbeurzen te herstellen in het spoor van een aantal boekhoudschandalen bij grote aan de beurs genoteerde bedrijven, zoals Enron en WorldCom. Sarbanes-Oxley is bedoeld om strengere wettelijke eisen te stellen aan de kwaliteit en integriteit van de informatie zelf en om de personen die de boekhoudkundige en financiële gegevens rapporteren verantwoordelijk te kunnen stellen. Gezien de geautomatiseerde boekhouding en rapportage betekent het voldoen aan Sarbanes-Oxley en soortgelijke voorschriften echter een aanzienlijke belasting van de technologische infrastructuur van vele bedrijven. Microsoft Dynamics NAV verschaft een aantal functies, hulpprogramma s en services die kleine tot middelgrote ondernemingen kunnen helpen om te voldoen aan Sarbanes-Oxley. 2 Meer informatie over het gebruik van Microsoft Dynamics NAV in internationale ondernemingen en ondernemingen met meerdere vestigingen vindt u in de Microsoft white paper Internationale ondernemingen en ondernemingen met meerdere vestigingen op Dynamics/nav/product/mio.mspx. 11

12 Voorbeelden van de Sarbanes-Oxley-vereisten: Autorisatie en beveiliging: alleen medewerkers met rechten tot het systeem of tot een gedeelte van het systeem krijgen toegang tot financiële informatie. Op deze manier kan onbevoegde toegang en fraude worden voorkomen. Validiteit: gegevens moeten afkomstig zijn van een betrouwbare bron. Alleen bepaalde personen of groepen kunnen bepaalde gegevens boeken of wijzigen. Precisie: gegevens worden alleen geaccepteerd als ze in de juiste indeling worden ingevoerd. Bovendien mag informatie slechts eenmaal worden ingevoerd: dubbele posten worden opgemerkt en geweigerd. Alle informatie moet zo recent mogelijk zijn. Veiligheid: er moeten back-ups worden gemaakt van alle transacties. Een logbestand met gebruikers, hun sessies en hun transacties is bovendien ideaal voor het opsporen van inconsistenties in het systeem. Microsoft Dynamics NAV is geïntegreerd met het Microsoft Windows Server -besturingssysteem, de Active Directory -directoryservice en met andere Microsoft-programma s en -technologieën en beschikt over de technologie om aan al deze vereisten te voldoen. 3 Naleving van Basel II Het Basel II-akkoord is ontwikkeld door de Bank for International Settlements ter bevordering van de veiligheid en beveiliging in het financiële systeem van de G10-landen aan de hand van een nieuw raamwerk op basis van drie belangrijke zuilen: minimale kapitaalvereisten, overkoepelend revisieproces en marktdiscipline. Hoewel dit akkoord alleen van toepassing is op financiële ondernemingen, zullen kleine en middelgrote ondernemingen de gevolgen van Basel II ook ondervinden in de zin dat de kredietinstituten meer verlangen van hun financiële informatie. Ondernemingen kunnen de Microsoft Dynamics NAV-functies voor rekeningschema s, rapporten en Business Analytics gebruiken voor het genereren van de gedetailleerde en op maat gesneden gegevens die de banken van hun verlangen in het kader van Basel II. Geïntegreerde rapportage Aangezien Microsoft Dynamics NAV één versie van de waarheid verschaft, kunnen alle rapporten en analyses worden gebaseerd op dezelfde kerngegevens en kunnen gemeenschappelijke definities van financiële entiteiten worden gebruikt. Tel hier de geïntegreerde rapportage- en analysefuncties van Microsoft Dynamics NAV bij op en uw werknemers kunnen snel en gemakkelijk gedetailleerde informatie opvragen uit één veilige database over alle mogelijke bedrijfsaspecten, van productieschema s via voorraadniveaus en verkooporders tot marketingcampagnes. De informatie die in een bepaald toepassingsgebied wordt ingevoerd in de database staat tegelijkertijd ook ter beschikking voor gebruik in andere toepassingsgebieden, zodat gebruikers bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren en bedrijfskennis kunnen benutten. Dankzij de open ontwikkelomgeving en de toepassingsgebieden met vele functies versnelt Microsoft Dynamics NAV het nemen van beslissingen, zodat gebruikers sneller kunnen inspelen op nieuwe mogelijkheden en nieuwe markten kunnen aanboren. Microsoft Dynamics NAV verschaft onder andere de volgende functies voor rapportage en analyse: Standaardrapporten: Microsoft Dynamics NAV bevat meer dan 300 standaardrapporten in alle functionele gebieden die gebruikers kunnen gebruiken voor het opstellen van algemene 3 Meer informatie over het gebruik van Microsoft Dynamics NAV om te voldoen aan de vereisten van Sarbanes-Oxley vindt u in Complying with Sarbanes-Oxley: How Microsoft Dynamics NAV Can Help op Dynamics/nav/product/navision_sox.mspx. 12

13 en vooraf gedefinieerde analytische rapporten over de toestand van het bedrijf (orderoverzichten, beschikbaarheid van de voorraad, e.d.). Rapportwizard en hulpprogramma s voor het ontwerpen van rapporten: als de meer dan 300 standaardrapporten niet voldoen aan de behoeften van uw bedrijf, kunt u met de rapportwizard ad-hocrapporten maken die aan de meest kieskeurige eisen voldoen, zoals klantspecifieke rapporten. Als een onderneming bijvoorbeeld een uniek type rapport nodig heeft dat niet standaard wordt geleverd, kunnen de hulpprogramma s voor het maken van rapporten worden gebruikt om het gewenste type rapport te ontwikkelen. Deze hulpprogramma s zijn bovendien handig wanneer u rapporten uit eerder gebruikte systemen verplaatst naar een nieuwe Microsoft Dynamics NAV-installatie. Rapportageschema en analyserapporten: met deze ingebouwde analyse-instrumenten kunnen gebruikers gegevens extraheren uit Grootboek, Verkoop, Inkoop en Voorraad in Microsoft Dynamics NAV. Gebruikers kunnen gegevens vergelijken met budgetten voor andere perioden, afdelingen, projecten, campagnes en dimensies. De eenvoudige regel- en kolomindeling verschaft uw medewerkers een alomvattende en tabelvormige analyse. De resultaten kunnen worden afgedrukt, of voor nadere verwerking worden weergegeven in Excel of in een venster met gebruiksvriendelijke navigatie naar de oorspronkelijke posten en documenten. Audittrailnavigatie: u kunt niet voldoen aan de vereisten van Sarbanes-Oxley als u niet over de mogelijkheid beschikt om brondocumenten te traceren van de boekhoudprocessen naar de financiële afschriften en weer terug naar het oorspronkelijke brondocument. Microsoft Dynamics NAV verschaft drilldown- en opzoekfuncties, zodat gebruikers en/of auditors gemakkelijk uitgebreide audittrails kunnen volgen. Deze functionaliteit helpt u ook om te voldoen aan Sectie 404. Integratie met SQL Server 2005 Microsoft Dynamics NAV 5.0 is geïntegreerd met Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services en verschaft zo een krachtige rapportageomgeving voor financieel management. Reporting Services is een uitgebreide serveroplossing waarmee zowel traditionele papieren rapporten als interactieve rapporten op het web kunnen worden gemaakt, beheerd en geleverd. Reporting Services combineert de functies voor gegevensbeheer van SQL Server en het besturingssysteem Windows Server met de vertrouwde Microsoft Office-toepassingen, zoals Excel, voor het leveren van realtime informatie ter ondersteuning van dagelijkse bedrijfsvoering en besluitvorming. SQL Server 2005 Analysis Services, de OLAP-component in SQL Server, maakt OLAP-kubussen met vooraf bij elkaar geplaatste samenvattingen, zodat query s snel kunnen worden beantwoord, ongeacht het niveau van samenvatting dat hiervoor nodig is. Business Analytics Microsoft Dynamics NAV beschikt over een ingebouwde analytische functie waarmee gegevens snel worden omgezet in bedrijfsinformatie. Er zijn twee versies van Business Analytics: Basic en Advanced. Beide versies verschaffen gebruikers een beter inzicht in de informatie die is opgeslagen in Microsoft Dynamics NAV. Met Business Analytics Basic kunnen zakelijke gegevens worden omgezet in informatie op SQL Server. Gebruikers hebben dan toegang tot de informatie die ze nodig hebben via de kerntoepassingen van Microsoft voor bedrijfsinformatie en kunnen de informatie analyseren in de vertrouwde gebruikersinterface van Microsoft Dynamics NAV. Met de basisversie van Business Analytics wordt 13

14 eveneens de complexe procedure voor het instellen van OLAP-kubussen op Microsoft SQL Server vereenvoudigd. Business Analytics Advanced biedt ondersteuning van complexere vereisten op het gebied van rapportage en analyse, maar is toch overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Gebruikers kunnen een weergave van 360 graden van bedrijfsprestaties genereren en in een handomdraai grafische weergaven en rapporten instellen en bekijken. Integratie met aanvullende analytische instrumenten Microsoft Dynamics NAV kan worden geïntegreerd met extra analytische instrumenten, zoals: Microsoft Office Excel: Gegevens die in Microsoft Dynamics NAV worden verkregen met de functies Rekeningsschema's, Analyselijsten en Analyse per dimensie kunnen worden geëxporteerd naar Microsoft Excel, waar ze verder kunnen worden verwerkt. Microsoft Office Business Scorecard Manager: Business Scorecard Manager (BSM) is een beheertoepassing voor bedrijfsprestaties waarmee bedrijven, aan de hand van een gemeenschappelijk doel en een afgesproken koers, hun prestaties kunnen verbeteren door KPI's volledig beschikbaar te maken voor iedereen in de organisatie. BSM biedt een duidelijke basis voor prestatiebeheer en een gedetailleerde manier waarop bedrijven een beter contextueel inzicht krijgen in de belangrijkste factoren die hun prestaties beïnvloeden. NODBC: De Microsoft Dynamics NAV Open Database Connectivity Driver (NODBC) wordt gebruikt voor het extraheren van gegevens uit Microsoft Dynamics NAV -implementaties op de eigen server. NODBC verplaatst de onbewerkte gegevens naar Excel of Word voor rapportage of nadere analyse. Employee Portal in Microsoft Dynamics NAV: Microsoft Dynamics NAV Employee Portal biedt een gemakkelijke manier voor medewerkers om met al hun bedrijfsinformatie te kunnen werken op het intranet van het bedrijf. Met behulp van de webinterface kunnen gebruikers vrijwel alle bedrijfsgegevens online bekijken in plaats van in de back-end-toepassing. De interface is intuïtief en vereist minimale training, omdat deze veel lijkt op de interface van de andere Microsoft-toepassingen. En aangezien toegang wordt verleend op basis van rollen, zien gebruikers alleen de gegevens die relevant zijn voor hun functie. 4 4 Meer informatie over het gebruik van Microsoft Dynamics NAV voor het genereren van bedrijfsinformatie vindt u in de white paper Microsoft Dynamics NAV Bedrijfsinformatie 14

15 Conclusie Microsoft Dynamics NAV 5.0 verschaft kleine en middelgrote ondernemingen een goed geïntegreerde oplossing voor financieel management. Dankzij de modulaire opbouw kunnen ondernemingen nieuwe functies toevoegen als de groei en ontwikkeling van de onderneming dat vereist. Bovendien biedt Microsoft Dynamics NAV ondersteuning voor een geïntegreerd gegevensmodel, zodat gegevens uit financieel management, CRM, SCM en andere bedrijfsprocessen kunnen worden uitgewisseld tussen verschillende toepassingen. U kunt de gegevens in Microsoft Dynamics NAV gebruiken voor het opstellen van rapporten en query s. Dit komt de bedrijfsvoering ten goede en zo wordt bedrijfsinformatie gecreëerd aan de hand waarvan productontwikkeling, marketing en andere strategische initiatieven kunnen worden gestuurd. 15

16 Bijlage: overzicht van nieuwe functies Microsoft Dynamics NAV 5.0 bevat een aantal nieuwe functies en andere verbeteringen. Verbeteringen op het gebied van financieel management Voorbeelden van de verbeteringen op het gebied van financieel management: Vooruitbetalingen: met de nieuwe vooruitbetalingsfunctie kunnen gebruikers vooruitbetalingsfacturen maken op basis van verkooporders, percentages of bedragen. Deze vooruitbetalingsfacturen worden in het systeem bijgehouden totdat de order volledig is gefactureerd. Zo worden de fouten voorkomen die kunnen optreden wanneer vooruitbetalingen handmatig worden verwerkt. Verbeterd rapportageschema: met de nieuwe functie voor percentage van totalen kan gemakkelijker een omzetpercentage worden toegewezen aan productgroepen. Deze functie biedt geavanceerde opties om te kiezen wat wordt weergegeven in combinaties van rijen en kolommen. Zo kunt u kiezen of u alleen debetbedragen wilt weergeven of alleen een getal wilt weergeven in geval van een debetsaldo. Met de nieuwe functies kunt u bovendien gemakkelijker cashflowafschriften opstellen of wettelijke rapporten in een bepaalde indeling. Voorraadprijzen: de voorraadprijzen zijn verbeterd met in realtime uitgevoerde prijsupdates van verkoop- en klantstatistieken, met een functie voor het afsluiten van de voorraad en met nieuwe rapportfuncties voor de grootboekvoorraad en dynamische functies voor de artikelwaarde waarmee u de betrouwbaarheid van prijsgegevens kunt verbeteren en de gegevens beter kunt traceren. Dankzij een verbeterd retourproces, de mogelijkheid om de vereffening van een artikelboeking ongedaan te maken, de krachtige batchtaken voor prijzen en de vereenvoudigde prijsinstellingen op de artikelkaart, blijft Microsoft Dynamics NAV 5.0 uw financiële processen voortdurend stroomlijnen en kunt u deze steeds beter benutten. Distributie van IC-inkoopfacturen: dankzij IC-boekingen kunt u inkoopfactuurprijzen gemakkelijker distribueren tussen partnerbedrijven, zodat minder handmatige informatie moet worden ingevoerd voor alle bedrijven en transacties en er dus minder fouten worden gemaakt. Aanvullende verbeteringen Voorbeelden van de structurele verbeteringen: Koppelingen naar records: de meeste ondernemingen creëren tijdens het uitvoeren van hun werkzaamheden grote aantallen ongestructureerde gegevens en documenten. Deze informatie kan relevant zijn voor de gebruikers van Microsoft Dynamics NAV en kan vooral waardevol zijn in combinatie met de informatie die beschikbaar is in de structuur van een ERP-systeem. Gebruikers kunnen nu koppelingen toevoegen naar documenten voor alle records in Microsoft Dynamics NAV. De documenten kunnen worden opgeslagen in Microsoft Windows SharePoint Services of op een bestandsserver. Microsoft Office Open XML-indelingen: met de nieuwe functie voor het exporteren met gebruik van de Office XML-indeling kunnen gebruikers gegevens eenvoudiger verplaatsen van Microsoft Dynamics NAV naar andere programma s, zoals Word of Excel. De ondersteuning voor de Office XML-indelingen geeft partners nu de mogelijkheid om koppelingen te maken naar gegevens in andere programma s. 16

17 Goedkeuring van in- en verkoopdocumenten: deze nieuwe functie verschaft goedkeuringsprocessen voor in- en verkoopdocumenten, zoals: De mogelijkheid om documenten goed te keuren of af te wijzen en commentaar toe te voegen. De mogelijkheid om de goedkeuring over te hevelen naar iemand anders. SMTP-mailmeldingen voor fiatteurs en meldingen voor vervallen goedkeuringen. Koppelingen naar in- en verkoopbrondocumenten in Windows SharePoint Services. Langere adreslengte: met deze extensie kunnen namen en adressen uit vijftig tekens in plaats van uit maximaal dertig tekens bestaan. Zo hoeven gebruikers minder vaak afkortingen te gebruiken in de namen van klanten, leveranciers, contacten en dergelijke. Online kaartintegratie: de integratie met Microsoft MapPoint en andere online kaartservices stelt gebruikers in staat de uitgebreide adresfuncties van Microsoft Dynamics NAV te gebruiken. De MapPoint-functie toont een locatie op een kaart, waarna de gebruiker een routebeschrijving tussen twee locaties kan opvragen. Verbeterde gebruikerservaring: de grafische gebruikersinterface is verbeterd, zodat gebruikelijke taken gemakkelijker kunnen worden uitgevoerd. Bovendien zijn er nu minder stappen nodig voor het uitvoeren van vele functies. Gebruikers kunnen efficiënter werken in dit op maat gesneden programma dat optimaal is toegespitst op hun taken. Informatie over Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics is een productlijn met financial management-, supply chain management- en CRM-oplossingen die bedrijven in staat stelt op effectievere wijze te werken. Deze geïntegreerde, aanpasbare bedrijfsmanagementoplossingen worden geïmplementeerd aan de hand van een netwerk partners dat gespecialiseerde diensten verschaft, en de oplossingen werken net als en samen met de vertrouwde Microsoft-software om uw processen door het gehele bedrijf te stroomlijnen. Meer informatie over Microsoft Dynamics: Nederland: (+31)(020) Wereldwijd: De in dit document opgenomen informatie vertegenwoordigt de huidige visie van Microsoft Corporation betreffende de behandelde zaken vanaf de publicatiedatum. Omdat Microsoft moet reageren op veranderende marktsituaties, dient dit document niet te worden geïnterpreteerd als een vastlegging van de zijde van Microsoft en Microsoft kan de nauwkeurigheid van enige na de publicatiedatum verstrekte informatie niet garanderen. Deze white paper dient slechts ter informatie. MICROSOFT GEEFT GEEN ENKELE GARANTIE, HETZIJ EXPLICIET, IMPLICIET of WETTELIJK VOORGESCHREVEN, MET BETREKKING TOT DE INFORMATIE IN DIT DOCUMENT. Naleving van alle van toepassing zijnde wetten op auteursrechten is de verantwoordelijkheid van de gebruiker. Zonder de auteursrechten te beperken mag geen enkel onderdeel van dit document worden vermenigvuldigd, opgeslagen of ingevoerd in een opslagsysteem of in enige vorm of via enig hulpmiddel (elektronisch, mechanisch, fotokopie, opname of anderszins) of voor enig doel worden overgebracht zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Microsoft Corporation. Microsoft kan patenten, patentaanvragen, handelsmerken, auteursrechten of andere intellectuele eigendomsrechten hebben met betrekking tot de inhoud van dit document. Behalve indien uitdrukkelijk vastgelegd in een schriftelijke licentieovereenkomst van Microsoft, verschaft het gebruik van dit document geen licentie voor deze patenten, handelsmerken, auteursrechten of ander intellectueel eigendom 17