INTEGRATIE. Oplossingen voor internationale bedrijven en bedrijven met meerdere vestigingen. Microsoft Dynamics TM NAV. White paper Ondernemingen

Transcriptie

1 INTEGRATIE Microsoft Dynamics TM NAV Oplossingen voor internationale bedrijven en bedrijven met meerdere vestigingen White paper Ondernemingen In dit artikel wordt aan de hand van zes gebruikelijke integratiescenario s beschreven hoe Microsoft Dynamics NAV internationale ondernemingen en ondernemingen met meerdere vestigingen kan helpen bedrijfsmanagementoplossingen te implementeren die bijkantoren, dochterbedrijven en franchises op succesvolle wijze laten integreren met de hoofdkantoren. Januari

2 Inhoudsopgave In het kort...3 Internationale ondernemingen en ondernemingen met meerdere vestigingen...3 Integratie van meerdere bedrijfsmanagementoplossingen...4 Microsoft Dynamics NAV: speciaal ontworpen voor uw vestigingen...4 Complexiteit...4 Specialisatie...5 Locatie...6 Flexibiliteit...6 Verschillende vereisten, maar een gemeenschappelijk doel...7 Zes gebruikelijke integratiescenario s: hoe kan Microsoft Dynamics NAV de efficiëntie verbeteren?...8 Scenario 1: financiële gegevens consolideren...8 De hulp die Microsoft Dynamics NAV kan bieden...8 Scenario 2: zakelijk inzicht verkrijgen...8 De hulp die Microsoft Dynamics NAV kan bieden...9 Scenario 3: belangrijke gegevens delen...9 De hulp die Microsoft Dynamics NAV kan bieden...10 Scenario 4: verantwoordelijkheid voor services delen De hulp die Microsoft Dynamics NAV kan bieden...10 Scenario 5: transacties tussen verschillende divisies mogelijk maken De hulp die Microsoft Dynamics NAV kan bieden...11 Scenario 6: op proactieve wijze reageren op zakelijke gebeurtenissen De hulp die Microsoft Dynamics NAV kan bieden...11 Conclusie

3 In het kort In deze white paper wordt beschreven hoe hoofdkantoren van internationale bedrijven en bedrijven met meerdere vestigingen hun bedrijfsmanagementoplossing kunnen integreren met de bedrijfsmanagementoplossing van hun dochterbedrijven, bijkantoren, divisies en franchises. Na het lezen van deze white paper begrijpt u waarom Microsoft Dynamics NAV wellicht de ideale oplossing voor uw vestigingen is. Ook wordt uitgelegd dat Microsoft Dynamics NAV zo flexibel is dat met alleen de standaardfuncties aan alle lokale vereisten kan worden voldaan. Ten slotte bevat deze white paper zes gebruikelijke integratiescenario's voor hoofdkantoren en hun vestigingen en wordt uitgelegd hoe de hoofdkantoren dankzij Microsoft Dynamics NAV op efficiënte wijze kunnen omgaan met dergelijke situaties. [Microsoft Dynamics NAV] was aantrekkelijk geprijsd en paste precies bij onze dochterbedrijven. Bovendien kan deze technologie met ons bedrijf meegroeien. Thomas Raith, Vice President IT and Processes, Metabo Internationale ondernemingen en ondernemingen met meerdere vestigingen Internationale ondernemingen en ondernemingen met meerdere vestigingen hebben een hoofdkantoor of overkoepelend orgaan dat gebruikmaakt van een bedrijfssoftwaresysteem dat is geïntegreerd met de systemen die in de vestigingen worden gebruikt. Vestiging Onderneming In de wereld van bedrijfsmanagementsoftware kan het volledige bedrijf de doelstellingen alleen behalen als de bedrijfsmanagementoplossing van het hoofdkantoor samenwerkt met de systemen in de verschillende vestigingen. In het volgende hoofdstuk wordt uitgelegd waarom Microsoft Dynamics NAV de ideale oplossing voor uw onderneming is. U zult zien dat de alomvattende functies en de kenmerkende flexibiliteit van Microsoft Dynamics NAV de vestigingen standaardfuncties kunnen verschaffen, aan lokale vereisten kunnen voldoen en naadloos kunnen worden geïntegreerd met de systemen van het hoofdbedrijf. Vestiging Vestiging Afbeelding 1: Deze afbeelding illustreert de relatie tussen het hoofdkantoor en de verschillende vestigingen. Microsoft Dynamics NAV integreert de bedrijfsmanagementoplossing van de (internationale) vestigingen met die van het hoofdkantoor. 3

4 Integratie van meerdere bedrijfsmanagementoplossingen Het klinkt natuurlijk ideaal: één standaardsysteem dat geen integratie van gegevens tussen het hoofdkantoor en de verschillende vestigingen vergt. De realiteit is echter dat ondernemingen oplossingen moeten zien te vinden voor de integratie van de verschillende bedrijfsmanagementsystemen in het hoofdkantoor en in de vestigingen. Vestigingen hebben doorgaans geheel verschillende vereisten dan het hoofdkantoor en hebben daarom een ander bedrijfsmanagementsysteem nodig. Toch is de integratie tussen de bedrijfsmanagementoplossingen van het hoofdkantoor en de vestigingen van essentieel belang voor het op efficiënte wijze uitwisselen van gegevens, het ondersteunen van gebruikelijke workflows en het succesvol functioneren als één geheel. Microsoft Dynamics NAV: speciaal ontworpen voor uw vestigingen Microsoft Dynamics NAV is een standaardoplossing die echter over voldoende flexibiliteit beschikt om te voldoen aan de uiteenlopende vereisten van de afzonderlijke vestigingen, ongeacht de complexiteit, de specialisatie, de locatie of de behoefte aan flexibiliteit. Microsoft Dynamics NAV is aantrekkelijk geprijsd en eenvoudig te gebruiken en te onderhouden, zodat de eigendomskosten laag zijn. Complexiteit De bedrijfsvoering van de vestigingen is wellicht net zo complex als die van het hoofdkantoor, maar dan op een andere schaal en zonder hetzelfde deskundige IT-personeel. De oplossing die het beste past bij het hoofdkantoor is vaak te groot, gecompliceerd, lastig en duur voor de vestigingen. Bovendien is het mogelijk dat de oplossing van het hoofdkantoor niet voldoet aan de lokale vereisten of specifieke zakelijke behoeften van de vestigingen. Het heeft dus geen zin vestigingen te dwingen de oplossing van een hoofdkantoor te implementeren; dat kan namelijk leiden tot gebrekkige samenwerking en problemen tijdens de implementatie of het gebruik. Het is nu eenmaal niet altijd mogelijk met één maat te meten. Microsoft Dynamics NAV is bij uitstek geschikt voor bijkantoren, omdat het specifiek is ontworpen voor kleine tot middelgrote ondernemingen met unieke zakelijke procedures. Microsoft Dynamics NAV wordt gekenmerkt door eenvoudige aanpassing, implementatie en een gebruiksvriendelijkheid die veel ITmedewerkers of uitgebreide training overbodig maken. Tegelijkertijd weet u zich dankzij de in de industrie gangbare normen en functies verzekerd van probleemloze integratie met de bedrijfsmangementoplossing van het hoofdkantoor. Daarom is Microsoft Dynamics NAV ideaal voor de vestigingen van internationale ondernemingen of ondernemingen met meerdere vestigingen die op zoek zijn naar krachtige, op maat gesneden functies tegen lage eigendomskosten. Dankzij Microsoft Dynamics NAV kon het Amerikaanse bedrijf voor logistieke services, New Age Electronics, haar bedrijfsmanagementoplossing op efficiëntere wijze bijwerken. Ze hoeven nu slechts bijzonder zelden de hulp van externe IT-consultants in te roepen. Om met Min Kim, Programming Manager, te spreken: [Microsoft Dynamics NAV] verschaft een eenvoudige IDE [Integrated Development Environment, geïntegreerde ontwikkelomgeving] voor het verbinden van gegevens en gebruikers. In vergelijking met het laatste jaar waarin de vorige oplossing nog werd gebruikt, heeft New Age Electronics de consultingkosten met maar liefst 50% kunnen verlagen. Nog een voorbeeld: het bedrijf Goldschmidt-Thermit-Group dat services verschaft voor de spoorweginfrastructuur, heeft in samenwerking met haar partner Naviconsult SAP en andere ERPoplossingen in alle 20 dochterbedrijven vervangen en vervangt SAP nu bovendien in het hoofdkantoor. 4

5 Voor de Goldschmidt-Thermit-Group zijn zowel de implementatieals de gebruikskosten van [Microsoft Dynamics NAV] duidelijk lager dan die van de vorige systemen, waaronder SAP. Oliver Krizek, CFO, Naviconsult "Op basis van onze eerste ervaringen hebben we er alle vertrouwen in dat de ROI en de totale eigendomskosten duidelijk zijn verbeterd ten opzichte van een SAP-systeem. Ralv Ulatowski, Managing Director, Goldschmidt-Thermit-Group Specialisatie Kantoren met gespecialiseerde functies hebben specifieke branchevereisten en verticale vereisten die aanzienlijk kunnen afwijken van de vereisten van de andere vestigingen. Een vestiging die een bepaalde rol vervult binnen de onderneming, bijvoorbeeld een fabriek, magazijn, distributiebedrijf, detailhandel, enz., heeft andere vereisten dan de overige vestigingen. Wanneer de oplossing van het hoofdbedrijf aan verschillende industriële, verticale, functionele en lokale vereisten moet voldoen, treden er vaak praktische problemen op vanwege onvoldoende verticale of industriële functionaliteit, inefficiënte schaling of omdat het aanpassen van de oplossing veel voeten in de aarde heeft en bijzonder duur is. Zoals gezegd, het is niet altijd mogelijk met één maat te meten. Meer dan klanten in vele industrieën overal ter wereld hebben Microsoft Dynamics NAV al kunnen aanpassen aan hun individuele vereisten en gebruiken de oplossing nu. Bovendien worden deze aanpassingen momenteel geleverd door meer dan Microsoft Certified Partners die ook specifieke verticale oplossingen en meer dan geregistreerde add-ons kunnen verschaffen. Microsoft Dynamics NAV beschikt bovendien over een RIM en industriesjablonen voor de goedkope ontwikkeling van oplossingen voor specifieke verticale industrieën die u kunt toepassen en inzetten in vestigingen met vergelijkbare functies. U kunt een sjabloon voor een specifieke industrie bijvoorbeeld toepassen op alle regionale saleskantoren met vergelijkbare functies. Als u echter een oplossing voor productieprocessen of de detailhandel zoekt, kunt u beter een industriespecifieke oplossing op basis van het Microsoft Dynamics NAV-platform implementeren. Dankzij de uitgebreide catalogus met industriespecifieke oplossingen en de industriesjablonen kunt u de servicekosten verlagen en de oplossingen sneller en efficiënter implementeren in uw vestigingen. Al deze voordelen bij elkaar vormen een oplossing voor de lange termijn en dragen bij aan de lagere eigendomskosten en het verhoogde rendement. InTiCom Systems, een producent van telecommunicatie- en voertuigonderdelen, heeft Microsoft Dynamics NAV bijvoorbeeld geïmplementeerd en met een industriespecifieke oplossing geïntegreerd. Binnen vier maanden wist het bedrijf een rendement van 100% te behalen op deze technologische investering. 5

6 "[[Microsoft Dynamics NAV] bestuurt alle centrale processen op onafhankelijke wijze, zodat we veel kostbare administratie- en marketingtijd besparen. Aangezien het systeem enkele belangrijke processen automatiseert, is onze omzet gestegen van 23 naar 38 miljoen dollar, zonder dat we extra administratieve medewerkers hebben moeten aannemen. Dieter Schopf, Director, InTiCom Systems Locatie In verschillende landen gevestigde vestigingen verlangen een bedrijfsmanagementoplossing die aan de lokale juridische en economische vereisten voldoet, zoals industriespecifieke werkwijzen voor de boekhouding, rapporten en financiële afschriften. Het is dus zaak een standaardproduct te vinden dat kan worden geïntegreerd met het systeem van het hoofdkantoor, dat is aangepast voor de individuele markten bedrijfsvereisten en waarvoor de plaatselijke IT-medewerkers ook op lange termijn ondersteuning kunnen bieden. Microsoft Dynamics NAV is in meer dan veertig talen vertaald, beschikt over meertalige functies en vormt een standaardoplossing die flexibel genoeg is om aan uiteenlopende lokale vereisten te voldoen. Bovendien kunnen internationale ondernemingen en ondernemingen met meerdere locaties rekenen op de deskundige plaatselijke hulp van het wereldwijde netwerk van erkende partners van Microsoft. De Nederlandse voedselketen, Coroos, heeft bijvoorbeeld met een plaatselijke Microsoft-partner samengewerkt voor de planning van de oplossing en het vastleggen van de vereisten en een andere partner om hulp gevraagd tijdens de feitelijke implementatie. "[Microsoft Dynamics NAV]-partners gaven een demonstratie van de software en de functies van deze software bleken perfect aan te sluiten bij onze bedrijfscultuur en processen. Binnen 37 uur werkten onze twee fabrieken met één database op één hardwareplatform." Andries van Iwaarden, Information Technology Manager, Coroos Flexibiliteit Ondernemingen met meerdere vestigingen en internationale ondernemingen moeten een evenwicht zien te vinden tussen wereldwijde standaardisering en de mogelijkheid de aanpassingen aan te brengen waarmee een vestiging aan de plaatselijke werkwijzen kan voldoen en de productie kan verhogen. Een aantal standaardfuncties kunnen in het volledige bedrijf worden ingezet en kunnen worden aangevuld met acceptabele aanpassingen aan plaatselijke omstandigheden, processen en procedures. Het hoofdkantoor en de vestigingen moeten een bepaalde mate van flexibiliteit afspreken om de complexiteit binnen de perken te houden. De mogelijkheid van de oplossing om lokale aanpassingen te traceren, vormt een andere uitdaging voor het probleemloos beheren van upgrades. Microsoft Dynamics NAV is flexibel van aard en kan gemakkelijk worden aangepast aan de functionele, procedurele en industriespecifieke behoeften van een bepaald bijkantoor. Bovendien kan het gemakkelijk 6

7 worden geschaald om te voldoen aan de wijzigende vereisten van groeiende ondernemingen en bijkantoren. Kleine aanpassingen, zoals het aanpassen van formulieren, kunnen tijd besparen tijdens het uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden en kunnen gemakkelijk worden uitgevoerd in Microsoft Dynamics NAV. Het in Zweden gevestigde EuroFlorist heeft bijvoorbeeld de functies van Microsoft Dynamics NAV gebruikt om snelkoppelingen toe te voegen waarmee de verwerkingstijd van orders met zo n 30 tot 40 procent is verlaagd. Eigenlijk maar een kleinigheid, maar het helpt toch, vooral als iedere minuut telt, zegt Daniel Ekwall, Systems Manager van EuroFlorist. De volledige upgrademethodologie in Microsoft Dynamics NAV verschaft u de functies en het raamwerk waarmee uw onderneming naadloos kan overstappen op nieuwe versies van uw oplossing. De specifieke aanpassingen voor uw bedrijf blijven hierbij behouden. Uw werknemers kunnen blijven werken in de bestaande, vertrouwde oplossingen en tegelijkertijd de nieuwe releases benutten. Dankzij RIM en de toolkit en richtlijnen voor upgrades kunt u gemakkelijker en goedkoper upgrades uitvoeren en loopt u minder risico, omdat uw aanpassingen behouden blijven. Ons op [Microsoft Dynamics NAV] gebaseerde systeem kan deze elektronische facturen automatisch accepteren en verwerken. Dat bespaart de [Deense] regering zo'n dertig miljoen euro per jaar en we denken dat het ook aanzienlijke besparingen oplevert in de particuliere sector. Henrik Jeberg, Chief Information Officer, Agency for Governmental Management Verschillende vereisten, maar een gemeenschappelijk doel Hoofdkantoren en hun vestigingen mogen dan wel verschillende oplossingen nodig hebben, maar ze maken deel uit van dezelfde onderneming en moeten dus ook als een eenheid functioneren. De in de vestigingen gebruikte bedrijfsmanagementoplossing moet daarom flexibel en aanpasbaar zijn en moet diepgaand kunnen worden geïntegreerd met de bedrijfsmanagementoplossingen van het hoofdkantoor. In het volgende hoofdstuk bespreken we zes gebruikelijke integratiescenario s die worden gedicteerd door de zakelijke vereisten van het hoofdkantoor en de vestigingen. We beginnen met het eenvoudigste en meest gebruikelijke scenario. Daarna tonen we aan dat de behoefte aan integratie toeneemt naarmate de zakelijke procedures van een hoofdkantoor meer zijn verstrengeld met die van de bijkantoren. Elk scenario illustreert hoe de integratie tussen Microsoft Dynamics NAV in de vestigingen en een andere bedrijfsmanagementoplossing in het hoofdkantoor, bijdraagt aan het efficiënter functioneren van de onderneming als een geheel. 7

8 Zes gebruikelijke integratiescenario s: hoe kan Microsoft Dynamics NAV de efficiëntie verbeteren? Scenario 1: financiële gegevens consolideren Hoofdkantoren hebben een geconsolideerd overzicht van hun financiële gegevens, en dus ook financiële rapporten van de vestigingen, nodig voor hun bedrijfsvoering en om te voldoen aan de steeds strenger wordende internationale normen, zoals Sarbanes-Oxley en IAS 2005 (International Accounting Standards). Bovendien moeten de vestigingen vaak voldoen aan plaatselijke financiële normen en rapportagevereisten. Deze verschillende rapportagevereisten leiden vaak tot een inefficiënte workflow die aan fouten onderhevig is. De vestigingen moeten financiële gegevens opvragen uit het lokale systeem en deze weer opnieuw invoeren in een spreadsheet of systeem van het hoofdkantoor. Bovendien moet elke vestiging deze procedure uitvoeren voordat het hoofdkantoor één financieel rapport kan consolideren. De hulp die Microsoft Dynamics NAV kan bieden Microsoft Dynamics NAV kan de vestigingen tijd en moeite besparen door de financiële afschriften van een aantal bedrijfseenheden uit één database te consolideren met andere Microsoft Dynamics NAV-databases of andere programma s. U kunt gegevens uit andere boekhoudkundige structuren overdragen, zoals financiële afschriften in andere valuta naar uw eigen munteenheid. Dankzij de wisselkoersfunctie levert deze consolidatie geen problemen op. Met Microsoft Dynamics NAV kunt u bovendien het aantal fouten verlagen en de financiële rapporten stroomlijnen door het grootboek van de vestigingen te consolideren met het hoofdkantoor aan de hand van XBRL 2.0 (Extensible Business Reporting Language), een op XML gebaseerde specificatie- of consolidatiefunctie. XBRL gebruikt erkende standaarden en werkwijzen voor financiële rapportage om financiële rapporten te exporteren naar alle programma s en technologieën, inclusief internet. Met XBRL hoeft u gegevens slechts eenmaal in te voeren. Daarna kunnen de gegevens gemakkelijk worden gebruikt voor het afdrukken van financiële afschriften of voor het produceren van een onbewerkt XML-bestand, een speciaal rapport of een HTML-document voor een website. Dankzij het betere inzicht in de financiële prestaties van de vestigingen heeft het hoofdkantoor inzicht in iedere bedrijfseenheid en kunnen goed geïnformeerde beslissingen worden genomen. Wanneer zowel de vestigingen als het hoofdkantoor Microsoft Dynamics NAV gebruiken, kunt u met bedrijfsinterne boekingsfuncties de vereiste documenten (inclusief verkoop- en inkoopdocumenten en grootboekposten) produceren voor de volledige workflow van IC-transacties tussen twee bedrijven binnen een groep die worden bestuurd door dezelfde wettelijke entiteit. Zo kunnen alle belangrijke financiële gegevens voor de volledige onderneming gemakkelijk worden geconsolideerd en berekend. Scenario 2: zakelijk inzicht verkrijgen Managers in het hoofdkantoor hebben toegang nodig tot de gegevens in de systemen van de vestigingen om toezicht te kunnen houden op de volledige onderneming. Denk bijvoorbeeld aan een maandelijks verkooprapport per regio en product, het aantal artikelen van een bepaald product in de voorraad en het advertentiebudget van elk regionaal kantoor. Maar eigenlijk zijn alle typen informatie nodig. Het kan ook zijn dat u periodieke rapporten nodig hebt. Of dat u ad-hocantwoorden nodig hebt op belangrijke vragen. Hoe het ook zij, u wilt de gegevens ontvangen in een indeling die u gemakkelijk kunt begrijpen, analyseren en delen. 8

9 De hulp die Microsoft Dynamics NAV kan bieden Business Analytics is beschikbaar en volledig geïntegreerd in Microsoft Dynamics NAV en omdat werknemers in de vestigingen volledige toegang hebben tot de lokaal opgeslagen gegevens kunnen ze OLAP-kubussen maken zonder uitgebreide ondersteuning van de IT-afdeling. Een DTS-pakket (Data Transformation Services) vraagt gegevens op uit Microsoft Dynamics NAV en plaatst ze in SQL-tabellen. Van daaruit transformeren en structureren andere DTS-pakketten deze tabellen in multidimensionale kubussen in Microsoft SQL Server Analysis Services. Werknemers in de bijkantoren hebben hiervoor geen uitgebreide hulp van het IT-personeel nodig, maar kunnen deze rapporten snel genereren op basis van de relevante parameters. Dankzij de SQL Server Analysis Services-kubussen hebben de controllers in het hoofdkantoor bovendien toegang tot de rapporten via Microsoft Windows SharePoint Services, Microsoft Office Excel of een ander vertrouwd programma. Het resultaat is beter inzicht in de volledige onderneming dankzij snellere en efficiëntere rapporten. Afbeelding 2: Business Analytics heeft een intuïtieve, vertrouwde interface in de stijl van Microsoft Office Outlook, zodat uw werknemers het programma snel onder de knie hebben en minder training nodig hebben. Scenario 3: belangrijke gegevens delen Belangrijke gegevens, zoals leverancierrecords, prijslijsten en klantgegevens, worden wellicht gebruikt door zowel het hoofdkantoor als de vestigingen. Deze gegevens worden vaak bijgewerkt in verschillende systemen met verschillende indelingen en dat kan tot inconsistentie en tijdverspilling leiden. Als het hoofdbedrijf belangrijke gegevens wil uitwisselen met vestigingen die een ander ERP-systeem gebruiken, moet er een manier zijn om de systemen op elkaar aan te sluiten. 9

10 De hulp die Microsoft Dynamics NAV kan bieden Dankzij de Microsoft-functies voor elektronische gegevensuitwisseling kunnen belangrijke gegevens worden gedeeld door de volledige onderneming. Een van deze functies is XML-poort, waarmee XMLdocumenten kunnen worden gemaakt. Deze documenten kunnen vervolgens gemakkelijk naar een andere toepassing worden verzonden en daarin worden geopend. Zo kunt u bijvoorbeeld een XML-poort maken die de productcatalogus en prijslijst van uw onderneming bevat. U kunt deze gegevens dan uitwisselen tussen een hoofdkantoor dat een bepaald systeem gebruikt en de vestigingen die Microsoft Dynamics NAV gebruiken. Zo worden geen extreme vereisten gesteld aan de vestigingen die immers vaak over beperkte IT-bronnen beschikken en kunnen beide partijen rekenen op een probleemloze, efficiënte gegevensuitwisseling. Wanneer meer of complexere gegevens moeten worden uitgewisseld, kunnen ondernemingen in Microsoft Dynamics NAV niet alleen beschikken over de XML-poorten, maar tevens ook over een oplossing voor elektronische gegevensuitwisseling die is gebaseerd op Microsoft BizTalk Server en Commerce Gateway. In dat geval kunnen XML-documenten sneller worden verwerkt dankzij een functie voor vooraf gedefinieerde documentuitwisseling die samenwerkt met de XML-poorten. Deze combinatie verschaft internationale bedrijven en bedrijven met meerdere vestigingen een standaardmethode voor het uitwisselen van gegevens met hun vestigingen, terwijl toch wordt voldaan aan de behoefte van de lokale vestigingen aan een flexibele bedrijfsmanagementoplossing. Scenario 4: verantwoordelijkheid voor services delen Er zijn vele redenen waarom ondernemingen met meerdere vestigingen en internationale ondernemingen hun services willen delen met hun dochterbedrijven. Zo willen klanten van dergelijke ondernemingen wellicht geconsolideerde facturen ontvangen die de interacties met meerdere vestigingen van de onderneming bevatten. Het is ook mogelijk dat deze ondernemingen de verschillende taken hebben verdeeld op basis van bepaalde vaardigheden die aanwezig zijn in de dochterbedrijven; of dat de loonadministratie is gecentraliceerd of dat de inkoopafdeling efficiëntere procedures of massakortingen doorvoert. De hulp die Microsoft Dynamics NAV kan bieden Met Microsoft Dynamics NAV kunnen services gemakkelijker worden gedeeld via elektronische gegevensuitwisseling op basis van BizTalk Server of functies voor IC-boekingen, afhankelijk van de vereisten van de onderneming. BizTalk Server en Commerce Gateway maken toewijzing tussen de verschillende IT-systemen van de hoofdkantoren en de vestigingen mogelijk, waarbij rekening wordt gehouden met de valutaverschillen. De revisie van een inkooporder is dan gelijk voor alle gebruikers, of de inkooporder nu in het hoofdkantoor of in een vestiging is geschreven. IC-boekingen in Microsoft Dynamics NAV zijn wellicht geschikter als het hoofdkantoor en de vestigingen een gesloten netwerk gebruiken, zoals een VPN-netwerk, door dezelfde wettelijke entiteit worden bestuurd en de gegevens die afkomstig zijn uit de systemen van de vestigingen niet hoeven worden toegewezen. Met IC-boekingen kunnen alle noodzakelijke documenten (inclusief in- en verkoopdocumenten en grootboekposten) voor meerdere bedrijven tegelijk worden gemaakt voor de volledige workflow. De integratie van gedeelde services tussen hoofdkantoren en vestigingen kan bijdragen aan een efficiëntere en goedkopere workflow. Bovendien zijn vestigingen eerder geneigd gedeelde procedures over te nemen als ze niet bang zijn dat ze een onbekend overkoepelend systeem opgedrongen krijgen. 10

11 Scenario 5: transacties tussen verschillende divisies mogelijk maken In deze white paper hebben we een aantal scenario s beschreven met interactie tussen hoofdkantoren en hun vestigingen. Soms is ook interactie tussen bijkantoren onderling vereist om de voorraad of volledige workflows opnieuw te distribueren met gebruik van de deskundigheid van een andere vestiging. Zo kan een bepaalde vestiging bijvoorbeeld fungeren als de distributeur van een bepaald artikel. Of is interactie tussen de verschillende afdelingen van een overheidsinstantie nodig om een gedeelte van de workflow te kunnen voltooien. Transacties tussen vestigingen die buiten de gebruikelijke in- en verkoopinteracties om moeten worden verwerkt, betekenen extra werk en boekhoudkundige problemen. De hulp die Microsoft Dynamics NAV kan bieden In het kader van een geïntegreerde toevoerketen kunt u Microsoft Dynamics NAV zodanig instellen dat transacties tussen vestigingen worden verwerkt als normale in- en verkooptransacties. Net als in het geval van interacties tussen hoofdkantoren en hun vestigingen, is interactie tussen vestigingen onderling mogelijk aan de hand van een oplossing met BizTalk Server en Commerce Gateway of IC-boekingen. Ondernemingen die Microsoft Dynamics NAV gebruiken en interactie tussen twee vestigingen mogelijk willen maken, stellen gewoon een klantaccount op voor de desbetreffende partijen en behandelen transacties tussen deze partijen als transacties tussen een externe klant en leverancier. De transacties vinden plaats binnen Microsoft Dynamics NAV en besparen alle werknemers tijd, aangezien overbodige gegevensinvoer niet meer nodig is en er minder documenten voor de transactie hoeven te worden afgedrukt, verzonden en ontvangen. Scenario 6: op proactieve wijze reageren op zakelijke gebeurtenissen Elke onderneming maakt deel uit van een toevoerketen en de hoofdkantoren en vestigingen die deel uitmaken van de toevoerketen van een onderneming kunnen onderling sterk verschillen. Toch zijn hoofdkantoren en vestigingen altijd in zekere mate afhankelijk van elkaar. De managers in het hoofdkantoor moeten reageren op bepaalde gebeurtenissen in de vestigingen. Als een producent bijvoorbeeld afhankelijk is van de levering van grondstoffen door een andere tak van het bedrijf, hebben vertragingen invloed op de volledige toevoerketen. Het hoofdkantoor moet dan op de juiste wijze en op het juiste moment reageren om te voorkomen dat de volledige keten wordt beïnvloed door deze vertraging. De hulp die Microsoft Dynamics NAV kan bieden Ondernemingen kunnen meldingen instellen via Business Notification in Microsoft Dynamics NAV. Er worden dan automatisch berichten verzonden over belangrijke zakelijke omstandigheden in dochterbedrijven, bijkantoren of geïntegreerde partners. Met Business Notification geeft u de directie beter toezicht op het bedrijf en functioneert de onderneming efficiënter, doordat u op de hoogte blijft van veranderende omstandigheden en de bedrijfsvoering op het rechte pad kunt houden. Met de bij Business Notification geleverde sjablonen kunt u gemakkelijk waarschuwingen configureren, maar u kunt ook op maat gesneden waarschuwingen voor uw bedrijf instellen. 11

12 Conclusie Hoofdkantoren en vestigingen hebben verschillende vereisten en hebben daarom verschillende bedrijfsmanagementoplossingen nodig. De onderneming kan echter alleen als geheel functioneren als de gegevens in deze verschillende zakelijke systemen zijn geïntegreerd. Microsoft Dynamics NAV verschaft internationale ondernemingen en ondernemingen met meerdere vestigingen een standaardoplossing met effectieve integratiefuncties en voldoende flexibiliteit om aan de uiteenlopende vereisten van de verschillende vestigingen te voldoen. Met Microsoft Dynamics NAV kan de volledige onderneming de toekomst op efficiënte wijze en tegen lage eigendomskosten tegemoet zien. Meer informatie over Microsoft Dynamics NAV en internationale ondernemingen en ondernemingen met meerdere vestigingen vindt u op Informatie over Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics is een productlijn met financial management-, supply chain management- en CRM-oplossingen die bedrijven in staat stelt op effectievere wijze te werken. Deze geïntegreerde, aanpasbare bedrijfsmanagementoplossingen worden geïmplementeerd aan de hand van een netwerk partners dat gespecialiseerde diensten verschaft, en de oplossingen werken net als en samen met de vertrouwde Microsoft-software om uw processen door het gehele bedrijf te stroomlijnen. De in dit document opgenomen informatie vertegenwoordigt de huidige visie van Microsoft Corporation betreffende de behandelde zaken vanaf de publicatiedatum. Omdat Microsoft moet reageren op veranderende marktsituaties, dient dit document niet te worden geïnterpreteerd als een vastlegging van de zijde van Microsoft en Microsoft kan de nauwkeurigheid van enige na de publicatiedatum verstrekte informatie niet garanderen. Deze white paper dient slechts ter informatie. MICROSOFT GEEFT GEEN ENKELE GARANTIE, HETZIJ EXPLICIET, IMPLICIET of WETTELIJK VOORGESCHREVEN, MET BETREKKING TOT DE INFORMATIE IN DIT DOCUMENT. Naleving van alle van toepassing zijnde wetten op auteursrechten is de verantwoordelijkheid van de gebruiker. Zonder de auteursrechten te beperken mag geen enkel onderdeel van dit document worden vermenigvuldigd, opgeslagen of ingevoerd in een opslagsysteem of in enige vorm of via enig hulpmiddel (elektronisch, mechanisch, fotokopie, opname of anderszins) of voor enig doel worden overgebracht zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Microsoft Corporation. Microsoft kan patenten, patentaanvragen, handelsmerken, auteursrechten of andere intellectuele eigendomsrechten hebben met betrekking tot de inhoud van dit document. Behalve indien uitdrukkelijk vastgelegd in een schriftelijke licentieovereenkomst van Microsoft, verschaft het gebruik van dit document geen licentie voor deze patenten, handelsmerken, auteursrechten of ander intellectueel eigendom 12