Algemene Vergadering ELEKTRON 04 oktober 2007 VERSLAG

Transcriptie

1 Aanwezig Bouillon R., K.U.Leuven, voorzitter Buschmann P., Howest Collier M., K.U.Leuven Egghe L., UHasselt Goetschalckx C., HA Lambrechts T., Erasmushogeschool Brussel Meel E., EHSAL Noordermeer T., UA Van Conkelberge V., UGent Van Kiel H., K.U.Leuven Van Peteghem S., UGent Vanouplines P., VUB Algemene Vergadering ELEKTRON 04 oktober 2007 VERSLAG Verontschuldigd Baute W., VLHORA Geerlings P., VUB Goovaerts M., UHasselt Lemahieu I., UGent Lemmens M., PHL (eerste 20 minuten aanwezig) Peeters C., KHM Schaerlaekens E., UA Van Nieuwerburgh I., UGent Vanhoof G., IMEC Verheyden K., VITO Agenda 1. Goedkeuring verslag vorige AV 2. Thomson-onderhandelingen: Wie neemt wat? Extra partners (VIB, Museum Tervuren, INBO, KMS) Nationaal consortium? Nieuwe onderhandelronde 3. Elektronsimulatie Nieuwe consortiumproducten: e-books, Nature, Taylor & Francis, LWW, 5. Statistieken 6. Voorbereiding verkiezing nieuwe raad van bestuur & wijziging maatschappelijke zetel 7. Varia-rondvraag 1. Goedkeuring verslag vorige AV Het verslag wordt goedgekeurd met de vraag om voortaan actiepunten te vermelden aan het einde van het verslag.

2 2. Thomson-onderhandelingen De bal ligt in het kamp van Elektron. Er moet een duidelijke lijst zijn met de wensen van elke instelling. Wie wil welk Thomson-product kopen? Iedereen wil verder met Thomson maar het moet uiteraard betaalbaar blijven voor alle leden. Op de vraag van de voorzitter of Scopus een reëel alternatief is voor de Thomson-producten, is het antwoord van de universiteiten unaniem neen. De voorzitter concludeert hieruit dat we ons geen al te harde houding tegenover de Thomson-onderhandelaars kunnen permitteren. Hogescholen: de hogescholen zullen meedoen aan de voorwaarden zoals door Thomson voorgesteld. ITG, IMEC, VITO: de voorzitter vraagt formele bevestiging van hun consortiumdeelname. Het secretariaat zal hiervoor brieven opstellen. Universiteiten: in de voorliggende simulatie is CCC niet inbegrepen. Dit was gevraagd door de Elektron-onderhandelaars o.w.v. de teruglopende middelen. Wel inbegrepen zijn WoS, JCR, INSPEC en de Proceedings. UGent en K.U.Leuven gaan akkoord met de prijszetting in de simulatie en dit voor WoS, JCR, INSPEC en de Proceedings. UA wil zeker de Proceedings kopen maar voor WoS, JCR en INSPEC willen zij, net als VUB en UHasselt een vergelijkende tabel met de prijzen die zij betaalden voor 2007, vooraleer zij beslissingen nemen. VUB wenst de Proceedings niet, UHasselt twijfelt nog. (Noot na de vergadering: UHasselt en VUB gaven achteraf te kennen toch geïnteresseerd te zijn in de Proceedings). De coördinator zal een andere prijsvergelijking maken, waarbij de prijzen van 2007, opgemaakt volgens de verdeelsleutel van voorgaande jaren, worden geplaatst tegenover de prijzen van het huidige Thomson-model voor De volgende onderhandelingsronde met Thomson is gepland op 19 oktober. Tegen die datum moet van alle leden geweten zijn wie wat wil afnemen met kennisname van die nieuwe aan te leveren prijsverdeling op basis van het Thomson verdeelmodel. Er zal aan Thomson meegedeeld worden dat niemand meer wil betalen dan er nu in het Thomsonvoorstel staat EN niemand wil meer betalen dan vorig jaar. Het totaalbedrag zal voor Thomson zeker niet dalen omdat minstens 3 instellingen de Proceedings erbij nemen. Een onderhandelingsmarge kan bovendien zijn dat 1 en/of 2 instellingen de backfiles aankopen (d.i. een éénmalige aankoop) waardoor de kleinere universiteiten niet te lijden zouden krijgen onder een al te hoge prijsstijging. K.U.Leuven wil alvast de backfiles aankopen. UGent wil dat voorlopig niet. Hierbij rijst de vraag welke garanties je hebt bij de aankoop van archiefmateriaal. Dit staat niet duidelijk in de huidige (verouderde) licentietekst vermeld. Het VOWB-heeft een model-licentietekst ontworpen en zou die bij het afsluiten van een nieuwe licentie aan Thomson willen voorleggen. Eventuele andere consortiumpartners: even was er sprake van dat VIB een nieuwe partner zou worden maar zij hebben intussen zelf een contract (voor twee jaar) afgesloten. De KMS wil eventueel instappen aan een vergelijkbaar bedrag als dat van ITG. Het Museum van Tervuren kan een nieuwe consortiumpartner worden en wil meedoen aan de prijs van de hogescholen. Verder is er ook nog interesse van het ILVO. Zij maken deel uit van het Vlaams Ministerie, dat al toegang heeft via EWI. De kosten hiervoor worden door de overige partners gedragen. Je kan die toegang echter niet blijven uitbreiden. Er zal hiervoor extra betaald moeten worden. Deze kosten kunnen er niet meer bijgenomen worden door de huidige partners. De vergadering beslist om hieromtrent een brief aan EWI te richten met de melding dat, indien zij verder toegang wensen, zij hiervoor hun deel in de kosten zullen moeten dragen. Een kopie van deze brief wordt gericht aan de kabinetschef van minister Moerman, de heer K. Verlaeckt. In de simulatie wordt er gewerkt met een Dollarkoers van 0,75 (tegenover 0,80 voor toegang in 2007).

3 3. Elektronsimulatie 2008 BIBLIOGRAFISCHE DATABANKEN: Web of Knowledge: zie punt 2 in dit verslag Econlit : loopt nu via Proquest-CSA. Er is een alternatief via EBSCO, zowel in de huidige vorm als een optie voor Econlit met FT. In beide gevallen gaat het om een nationale prijszetting met de partners van BICfB. Alle Elektron partners willen echter verder met CSA. UHasselt geeft wel de voorkeur aan EBSCO maar volgt de meerderheid uit consortiumsolidariteit. Hogeschool Gent en EHSAL hebben, met eigen middelen, een abonnement voor Econlit via EBSCO. Indien dit gunstig is voor de consortiumvoorwaarden, willen zij (vanaf 2009) wel meegaan in een CSA-consortium, met eigen middelen. MathSciNet: er is nog geen offerte binnen. De consortiumleden kunnen akkoord gaan met een prijsstijging van 4, maximum 5%. Aan de AMS wordt meegedeeld dat 3% prijsstijging aanvaardbaar is. Sociological Abstracts: loopt via Proquest-CSA. Ook hier is er een alternatief via EBSCO, genaamd SocINDEX. Hiervan loopt er een trial. Dit moet nog nagevraagd worden. UA heeft de trial vorig jaar al gehad en de beslissing was toen in het voordeel van CSA. Ze zullen dat dit jaar herbekijken. Een antwoord moet binnen zijn voor 1 november. ASPP van IEEE: de hogescholen nemen dit product af en wensen dit verder te zetten onder voorbehoud van goedkeuring in de werkgroep databanken van de VLHORA. MLA: het betreft een contract voor 2007 met een optie tot verlenging in Verlenging via EBSCO wordt goedgekeurd. SwetsWise: contract loopt verder voor zowel de hogescholen als de universiteiten. Grove Art/ Music: de binnengekomen offerte is helemaal anders opgesteld dan voorgaande jaren en dit moet nog bestudeerd en geïmplementeerd worden. Het betreft een Grove Art/Music consortium waaraan nog andere VOWB producten geclusterd werden om een hogere consortiumkorting te bekomen. Invert: wordt verlengd in BESLUIT VOOR DE BIBLIOGRAFISCHE DATABANKEN: alles wordt verlengd, enkel voor Grove Art/Music en voor Sociological Abstract (Proquest/CSA) vs. SocINDEX (al dan niet met FT via EBSCO) moet er nog beslist worden. ELEKTRONISCHE TIJDSCHRIFTEN: EBSCO: in de simulatie werd rekening gehouden met de herberekening zoals ze gevraagd werd door K.U.Leuven op de vorige algemene vergadering. De vergadering gaat akkoord met voorliggende cijfers. Elsevier: Loopt verder voor de hogescholen tot eind 2008 en voor de universiteiten tot Het secretariaat vraagt wel aan de universitaire partners om het bedrag van hun cancellations aan ons door te geven. Zij hebben ieder recht op 2% cancellations per jaar. Enkel UA gaf de cijfers reed door. UGent meldt dat zij het maximumbedrag opgebruikt hebben (2 * 2%, voor 2007 en 2008). BLACKWELL: fusioneerde met Wiley. Nieuwe naam: Wiley-Blackwell. Wiley Blackwell zal in de toekomst 1 product uitgeven. Dit nieuwe product wordt pas in de loop van 2008 bekend gemaakt. Voor 2008 zal er voor het nog bestaande en gekende Blackwell-product (STM en HSS collectie) onderhandeld worden en dit voor 1 jaar. De coördinator maakte voor de week van 15 oktober een afspraak met Blackwell. Zij vernam al dat we ons mogen verwachten aan een prijsstijging van 8%. Tijdens de onderhandelingen nemen we dezelfde standpunten in als vorig jaar: wèl schrapruimte en géén meebetaling van het consortium aan aparte abonnementen binnen instellingen. We willen Blackwell, maar aan een aanvaardbare prijs. VUB heeft Blackwell op on hold geplaatst bij zijn tijdschriftenleverancier Swets. UGent kan dit blijkbaar niet meer via Swets. K.U.Leuven en UGent willen in ieder geval verder met Blackwell. IOPP: het huidige contract loopt tot einde 2009.

4 De voorzitter besluit dat er een vrij grote eensgezindheid is omtrent de aankopen, behalve voor de producten Thomson ISI. Hij vraagt aan de instellingen om vóór 1 november hun antwoorden aan het secretariaat door te sturen. Indien er tegen die datum geen antwoord binnen is, wordt aangenomen dat het contract voor de betreffende instelling verdergezet mag worden. Voor wat betreft WoK moeten de antwoorden nog voor 19 oktober binnen zijn op het secretariaat. 4. Nieuwe consortiumproducten Er loopt momenteel een OVID-trial met volgende producten: Lippincott WW, Taylor & Francis en e-books (betrokken via OUP). In verband met e-books wordt verwezen naar het huidig lopende JISC-project. Indien e-books in consortiumverband aangekocht worden, kunnen we leren van deze JISC-ervaring. Nature: er wordt gedacht/gewerkt aan een Belgisch consortium. K.U.Leuven is op dit ogenblik grootste Belgische afnemer van Nature. Zij willen wel meestappen in een consortium indien dit ook gehonoreerd wordt. VUB en UGent hebben een lopend contract met Nature (enkel dan het tijdschrift). UHasselt en UA hebben eveneens interesse louter in het tijdschrift. SCIfinder (CAS): Hiervoor werden weerom de onderhandelingen stopgezet vanwege te weinig interesse van de leden. Sage: er loopt een trial van Sage, nog tot 19 november Nu dit pakket tijdschriften niet meer in handen is van CSA, wijzigde ook het businessmodel alsook het pakket. De coördinator onderhandelt op dit ogenblik een modelijk nationaal consortium in samenwerking met BICfB. 5. Statistieken De gebruiksstatistieken t/m juni 2007 zijn beschikbaar op de VOWB-website via het gebruikelijke paswoord en userid. 6. Voorbereiding verkiezing nieuwe Raad van bestuur en wijziging maatschappelijke zetel. Het mandaat van de huidige raad van bestuur loopt af op 18 december Daarom moet er, ten laatste op de laatste algemene vergadering van dit jaar, 13 december een nieuwe raad van bestuur her- of verkozen worden. De stemming gebeurt door de vaste vertegenwoordigers in de algemene vergadering en dit op voordracht van de geledingen. De geleding universiteiten heeft 4 vertegenwoordigers in de raad van bestuur, de geleding hogescholen 2. De voorzitter vraagt om een brief te sturen aan de rectoren, VLHORA en de wetenschappelijke instellingen die lid zijn met de vraag of hun huidige vertegenwoordigers in de AV aanblijven of wie hen eventueel opvolgt. Bovendien wordt hen gevraagd wie zij wensen voor te dragen als kandidaatbestuurslid. Een kopie van deze brieven wordt gestuurd aan de afgevaardigden in de algemene vergadering. Zodra de juiste samenstelling van de AV gekend is, kan overgegaan worden tot stemming over het voor- en ondervoorzitterschap van de AV. De voorzitter moet volgens art. 9 van de statuten, uit de geleding universiteiten komen, de ondervoorzitter uit de geleding hogescholen. De voor- en ondervoorzitter van de AV zijn ook respectievelijk voor- en ondervoorzitter van de RvB. Hierna wordt er gestemd over de andere leden van de raad van bestuur. De maatschappelijke zetel van Elektron is gevestigd op het adres van de VLIR. (Egmontstraat 5, 1000 Brussel). De VLIR zal echter verhuizen op 1 januari Aan de leden wordt gevraagd om na te

5 denken over ons maatschappelijk adres. Verhuizen we mee met VLIR of vestigen we onze maatschappelijke zetel op het werkingsadres, nl. Mgr. Ladeuzeplein 21, 3000 Leuven? Waar kunnen we vergaderen? Is de KB een alternatief? Bijkomend zal een wijziging van maatschappelijke zetel consequenties hebben voor alle facturen van de Elektron licenties. Dit punt zal behandeld worden op de volgende AV. 7. Varia rondvraag - Elsevier-werkgroep: er is geen formeel rapport, er valt momenteel niets te melden. - De VOWB/Elektron productdag: De powerpoints van de presentaties worden verzameld en samen met een verslag op de website geplaatst. De productdag was een succes. ACTIEPUNTEN Leden: Thomson-databanken: wensen aan het secretariaat kenbaar maken en dit ten laatste op 17 oktober; Sociological Abstracts: verdergaan met CSA of opteren voor SocINDEX (al dan niet met FT) van EBSCO? Tegen 29 oktober antwoord te bezorgen aan secretariaat. Elsevier: voor de universiteiten: het bedrag van de cancellations aan het secretariaat laten weten en huidige totaalsom tegover bedrag CF en FCF doorspelen aan secretariaat. Trials (Gale, OVID, SAGE, Proquest/CSA, EBSCO, OUP) bekijken en reacties doorgeven. Nadenken over verhuis maatschappelijke zetel ELEKTRON. Werkgroep onderhandelingen Thomson-ISI: Volgende onderhandeling is gepland op 19 oktober. Onderhandelstrategie uitwerken. Secretariaat: Brieven opstellen voor ITG, IMEC en VITO i.v.m. formele bevestiging consortiumdeelname tegen welke prijszetting en voor welke producten; Brief voor EWI i.v.m. tussenkomst kosten WoK alsook formele bevestiging consortiumdeelname tegen welke prijszetting en voor welke producten; Aanpassing simulatie Thomson: prijzen 2007 vs. prijsvoorstel Thomson Brief aan rectoren met kopie aan de afgevaardigden in de AV i.v.m. (her)verkiezing raad van bestuur. Nagaan of KB een alternatief is om te vergaderen, nagaan of er op het nieuwe VLIR-adres vergaderd kan worden.