Werkinstructies Aanvraag ligplaatsvergunning pleziervaartuigen

Transcriptie

1 Werkinstructies Aanvraag ligplaatsvergunning pleziervaartuigen WERKWIJZE Vier keer per jaar wordt in de Stadskrant en op internet een lijst met vrije ligplaatsen gepubliceerd. Personen die ingeschreven staan op de wachtlijst kunnen reageren op een ligplaats. De ligplaats wordt toegekend aan de hoogst genoteerde. AANVRAAG Met een reactieformulier op de volgende manieren: digitaal (online met DigiD) direct ontvangstbevestiging per via de post via aan via de balie Het reactieformulier is te downloaden via internet of af te halen aan de balie. Aanvragen via post, en balie worden eerst ingeboekt in Join via team Documenten. Digitale aanvragen worden eerst ingeboekt in Join via team Documenten REACTIETERMIJN 1 t/m 14 januari 1 t/m 14 april 1 t/m 14 juli 1 t/m 14 oktober Exacte data van de termijnen kunnen enigszins verschoven zijn. VOORWAARDEN: aanvrager staat ingeschreven op wachtlijst aanvraag is ingekomen voor einddatum reactietermijn slechts één vergunning per persoon ( behalve op eigen grond) Leidenaren hebben voorrang op niet-leidenaren Aanvraag via post en Routing post: Aanvraag komt via de post binnen via team Documenten. Hier krijgt de aanvraag een zaaknummer en wordt ingeboekt in Join onder het juiste zaaktype. Routing Aanvraag komt via de (unit.pmw@leiden.nl) binnen bij de unit PMW. De dienstdoende reservebaliemedewerker checkt de inbox van de unit op de aanvragen. Deze aanvragen gaan dan naar team Documenten via de . Hier krijgen de aanvragen een zaaknummer en worden ingeboekt in Join onder het juiste zaaktype. Aanvraag via balie Klant komt aan de balie en (vult en) levert reactieformulier in Controleer of formulier volledig is ingevuld Plaats een dagstempel (ontvangstdatum) op het aanvraagformulier Baliemedewerker legt het aanvraagformulier in bakje in te boeken post naar Team documenten om te laten inboeken in Join. Werkinstructies Aanvraag ligplaatsvergunning pleziervaartuigen docxx Revisie door Joke en Ron 1

2 Afhandeling aanvraag 1. Behandeling reactieformulieren Tijdens aanvraagtermijn Fysiek sorteer dagelijks de binnengekomen aanvragen op alfabetische volgorde. voeg de dubbele aanvragen (van dezelfde persoon) samen op volgorde van binnenkomst - gelijktijdige binnenkomst: mail of bel aanvrager welk voor object de aanvraag geldt - niet gelijktijdige binnenkomst: neem object van het eerst binnengekomen formulier per aanvraag: in URPS (raadplegen product) Staat subject op de wachtlijst? - JA: ga verder met procedure - NEE: mail of bel deze aanvrager om zich nog voor de sluitingsdatum te registreren Noteer productnummer op reactieformulier in UOWL (wachtlijst) (sector 3000 F8 Aanvragen ) Zoek mbv productnummer volgnummer op de wachtlijst noteer volgnummer op reactieformulier de aanvragen worden bewaard op de werkplek medewerker In Join Zet de aanvragen / reactieformulieren voor de ligplaats tijdelijk in WACHT Na het sluiten van de aanvraagtermijn: sorteer de binnengekomen aanvragen op object (locatie bootje / Raknr.) per object: sorteer de subjecten op volgnummer van de wachtlijst subject dat het hoogst op de wachtlijst staat komt mogelijk in aanmerking voor deze ligplaats Controleer subject In URPS Heeft persoon / huishouden al een ligplaatsvergunning? Ja: neem telefonisch contact op met aanvrager of de andere ligplaats opgezegd moet worden andere ligplaats opzeggen: vervolg eerst procedure Beëindiging ligplaatsvergunning en ga daarna verder met afhandeling aanvraag. andere ligplaats niet opzeggen: zie: Aanvrager komt niet in aanmerking voor ligplaats (vervolg met volgende subject op wachtlijst) Nee: vervolg procedure Aanvrager komt niet in aanmerking voor ligplaats Stuur niet in aanmerking brief aan aanvrager Brief zit als sjabloon in Join Zaak in Join op afgehandeld zetten Vervolgstappen bij toewijzing ligplaatsvergunning : - Vergunningen (UOWL en UOAV) - Heffingen: aanslag binnenhavengelden (HOBO, HORO, HOHG) - Heffingen: Leges (HOVO) - Sticker en lijst uitgegeven plekken - Plankaartenlijst (plankaart gegevens en overzicht beschikbare plekken) - Vrije plekkenlijst (voor volgende uitgifteronde) Werkinstructies Aanvraag ligplaatsvergunning pleziervaartuigen docxx Revisie door Joke en Ron 2

3 2. Verwerken wachtlijst en afgifte vergunning (Key2parkeren) Voer in: UOWL (linksboven) dubbel klik??????? bij een bepaald persoon Sector: 3000 Vink aan Aanbiedingen Vink aan Aanvragen Selecteer juiste product/ aanvraag F10 of icoon OK (diskette) Voer in (scherm UOAV): - Tekst: AV vervangen door Raknummer - Plaatssoort: AV vervangen door code plankaart (bijvoorbeeld C5) Oké Met (rechts) naar scherm UOAV: Voer in Nr. omschrijving 1 nummer object (bijv 2690) 2 grootte boot in m2 (eventueel bellen/mailen met aanvrager over de grootte) 3 locatie (naamgeving zoals in de plankaart lijst) (Dit komt op de vergunning te staan) met terug naar scherm Besluit: LPTV (toewijzen ligplaats pleziervaart) Datum besluit:. Opslaan met F10 of icoon OK (diskette) Pop up: Vraag: Onderhouden brondocument UC.. starten? JA/JA Sluit scherm UOAV met icoon Einde (deurtje) (vergunning wordt geprint en subject gaat automatisch naar aanbiedingenlijst) Vink aan Aanbiedingen (in UOWL) Selecteer juiste subject / aanvraag F10 of icoon OK (diskette) Selecteer icoon afgeven (documentje met pijl) Verificatie: vul wachtwoord in. Afdrukken Registratiebewijs JA (Hiermee verdwijnt subject ook automatisch van de aanbiedingenlijst) Vergunning en registratiebewijs (staan beiden op scherm en worden automatisch geprint) opslaan in Join Zaak in Join op afgehandeld zetten 3. Voorbereiding voor financiële afhandeling AANSLAG (BINNENHAVENGELD) Bij bestaand object: Voer in: HOBO: Heffingen Onderhoud Belastingobject (linksboven) Voer in Objectnummer F8 of icoon Zoeken (verrekijker) Nog actueel? Eventueel oude informatie weghalen Vul eventueel in Memo: aanvullende informatie Bij niet bestaand object: Ctrl q/objectaanduiding Raknr enz./ soort object 21/ begindatum F10 Via dit scherm naar HORO Voer in HORO: Heffingen Onderhoud Relatie Object - Subject (linksboven) Objectgegevens worden automatisch meegenomen Keuze: Of Object is nu nog gekoppeld aan ander subject met einddatum relatie Werkinstructies Aanvraag ligplaatsvergunning pleziervaartuigen docxx Revisie door Joke en Ron 3

4 Wis relatie met F6 Of Er is geen subject gekoppeld aan het object (bijv 1 e uitgifte) Voer in: - objectnummer - soort relatie 21 (houder van een pleziervaartuig) - subjectnummer - begindatum relatie:. Meestal vandaag, in enkele gevallen een andere datum zijn. Echter geen datum vóór de einddatum van de eerdere vergunninghouder en geen datum in de toekomst. Via dit scherm naar HOHG Voer in HOHG: Heffingen Onderhoud Heffingsgrondslag (linksboven) Grondslag is via HOHG beëindigd (einddatum J, grondslag = getal) Maak scherm leeg met F6 Voer in : - Objectnummer - Soort grondslag: Soort aanslag 10 - Begindatum - Grondslag (afmeting boot) Let op: begindatum nieuwe grondslag in HOHG = begindatum relatie in HORO Hiermee zijn de gegevens voor de financiële afdeling om de aanslag voor de rest van het lopende jaar (acceptgiro) te printen en op te sturen compleet. LEGES Voer in: HOVO: Versneld opvoeren belastingobject (linksboven) Voer in: - Soort object: 51 wijzigen / aanvraag vaartuig (wijzigt jaarlijks) - Begindatum:. - Einddatum:. In blok Grondslagsoort - klik linkermuisknop in een leeg vakje - regel 215 weghalen met shift F6 - in regel 510: Aanslagsoort = 10 (normale aanslag) en Grondslag = 1 In blok Relatiesoort - in regel 51 subjectnummer invoeren (NB. Cursor in van BSN en F9 zoekscherm verschijnt) - andere regels weghalen met shift F6 Check of nu automatisch een objectnummer is ingevuld Hiermee zijn de gegevens voor de financiële afdeling om de legeskosten voor deze toegekende aanvraag (acceptgiro) te printen en op sturen compleet. Werkinstructies Aanvraag ligplaatsvergunning pleziervaartuigen docxx Revisie door Joke en Ron 4

5 4. Stickers printen Invoeren uitgegeven ligplaatsen (raknr; straatnaam, kade aanduiding) in Excel lijst op G:schijf - Stickers_uitgifte (G:\SEIOW\seiowpm\Parkeren en Water\Balie en Administratie\Parkeren en Water\Test ligplaatsen) Volg Werkwijze printen stickers Op sticker komt: Kade aanduiding Raknr grondslag m2 jaar Controleer stickers 5. Lijsten bijwerken Plankaartenlijst Plankaart C1 t/m C6: aantallen ligplaatsen aanpassen Vrije plekkenlijst Niet uitgegeven ligplaatsen verplaatsen naar volgende vrijeplekkenlijst 6. Controle Check of alle onderdelen van de aanvraag zijn afgehandeld Financiële medewerkers (SEIBO) controleren 2x per maand op aanvragen / wijzigingen in het product Ligplaatsvergunning om aanslag en legeskosten aan aanvrager door te berekenen. Werkwijze printen stickers Via G:schijf naar Test ligplaatsen Document voor stickers aanklikken die nodig is: bijv januari lopende jaar Deze pagina naar rechterscherm slepen Terug naar linkerscherm naar Etikettekst.doc lopende jaar(word) Microsoft office scherm JA klikken verzendlijsten/voltooien en samenvoegen/afzonderlijk doc klikken van tot invullen: bijv. 30 tot 30 is één sticker; altijd 1 nummer hoger OK aanklikken en er verschijnt een voorbeeld op het linkerscherm Bestand afdrukken via printer 0219 DAARNA 2X AFSLUITEN IN WORD Werkinstructies Aanvraag ligplaatsvergunning pleziervaartuigen docxx Revisie door Joke en Ron 5