Boekhoudtrainer Versie augustus 09

Transcriptie

1 Boekhoudtrainer Versie augustus 09 Handleiding copyright De JongEdusoft

2 INHOUD I. WAT IS BOEKHOUDTRAINER... 2 II. INSTALLATIE... 3 III. MENUOPTIES (beknopt overzicht)... 4 IV. MENU: LESSEN... 5 Open nieuwe les... 5 Lesopdracht kiezen... 5 Gemaakte opdracht openen... 6 Naam nieuwe opdracht... 6 Afdrukken... 6 Afsluiten... 6 V. MENU: OVERZICHTEN... 7 Rekeningschema... 7 Grootboekrekeningen... 7 Debiteuren subadministratie... 8 Crediteuren subadministratie... 8 Balans+verlies&winstrekening... 9 Artikelen Debiteuren Crediteuren VI. MENU: NIEUW BOEKJAAR Rekeningschema maken Beginbalans invoeren Eindbalans > beginbalans VII. MENU: BEHEER Wijzig wachtwoord Maak/wijzig les Promoveer uitwerking tot les Lessen tonen/verbergen Bewerk gegevensbestanden Opdracht Bedrijf Artikelen Leveranciers/Crediteuren Klanten/Debiteuren Grootboekrekeningschema Gebruikers Licentiegegevens Registratie XIII. DATABESTANDEN Gebruikersbestanden Lesbestanden IX. LESSEN OF TOETSEN CREËREN (docent) Manier 1: Promoveer uitwerking tot les Manier 2: Maak/wijzig lesopdracht Bedrijfskosten en inventaris omschrijven X. OPDRACHTEN MAKEN (leerling) Opdracht kiezen o Lesopdracht kiezen o Gemaakte opdracht openen o Naam nieuwe opdracht Boekingen invoeren Rekeningschema aanpassen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2. Beginbalans invoeren Boekingen invoeren Boekingen controleren/wijzigen Resultaten controleren/afdrukken XI. EXTRA OPDRACHTEN (alleen bij lesopdrachten) Extra opdracht saldilijst grootboekrekeningen Extra opdracht saldilijst subadministraties Extra opdracht balans XII. VEEL GESTELDE VRAGEN Handleiding BoekhoudTrainer pag. 1 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

3 I. WAT IS BOEKHOUDTRAINER BoekhoudTrainer biedt de mogelijkheid om: - geprogrammeerde lesopdrachten uit te voeren (zie afbeelding, lesopdracht naast boekhoudprogramma) met de mogelijkheid van opvragen van extra uitleg. - opdrachten uit een willekeurige boekhoudmethode te maken (getest voor mkb). BoekhoudTrainer werd ontwikkeld om snel en effectief boekhoudopdrachten te oefenen zonder werkboeken met de vele invulformulieren die daarbij gebruikt worden. Het programma kan bij elke lesopdracht UITLEG geven en controleert de gemaakte boekingen direct, waardoor een fout onmiddellijk hersteld kan worden. BoekhoudTrainer pretendeert niet een administratief boekhoudprogramma te zijn. BoekhoudTrainer kan zowel stand-alone als op een server geïnstalleerd worden. Voor scholen met een Link-server van PAT is een speciale instructie aanwezig, die u kunt vinden in de map Handleidingen bij de programmabestanden of op in de downloadpagina. Venster met lesopdracht Boekingsvenster Tijdens het maken van de lessen kan door middel van de?uitleg toets informatie worden verkregen over hoe deze opdracht moet worden ingeboekt. Bij de geprogrammeerde lessen wordt na elke boeking aangegeven of deze goed of fout is door middel van respectievelijk een groen vinkje of een rood kruis. In strijd met de boekhoudregels is het mogelijk om boekingen achteraf te wijzigen, hetgeen voor de leerling en docent plezierig is. Boekhoud Trainer biedt ook de mogelijkheid om toetsen af te nemen, waarbij interactie over goed of fout uiteraard achterwege blijft. De afdrukken van alle boekingen en eindbalans geven de docent voldoende materiaal ter beoordeling. De boekingsgang van een éénmansbedrijf of vof kan als les worden verwerkt. Uiteraard ontbreken het rekeningschema en beginbalans niet en kan een eindbalans omgezet worden naar een beginbalans voor een volgend jaar. Debiteuren- en crediteuren kunnen direct worden doorgeboekt naar de betreffende subadministraties waarvan saldilijsten kunnen worden gemaakt als extra opdracht binnen het programma. Op elk moment kan de proef- en saldibalans worden opgeroepen en de verlies- en winstrekening en eindbalans worden opgemaakt door middel van slepen en berekeningen uit te voeren. De beheerder/docent kan de gegevensbestanden aanpassen en zelf lessen produceren. Daarvoor is een beheerderscode nodig die bij de levering van het programma kenbaar wordt gemaakt. Het verdient aanbeveling om deze code regelmatig te wijzigen. Uitleg per opdracht Mogelijke lesonderdelen: kas, bank(afschriften) Inkoop-, verkoopfacturen betalingen inkoopwaarde/kostprijs geld onderweg inventaris, bedrijfskosten afschrijvingen loonbetalingen btw-afdracht eigen vermogen per eigenaar te verdelen saldilijsten balans/resultatenrekening dagboekgebruik (keuze) Handleiding BoekhoudTrainer pag. 2 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

4 II. INSTALLATIE Om BoekhoudTrainer te installeren heeft u het bestand BHtrainer_setup.exe nodig. Dit bestand kunt u vrij downloaden van onze site Het betreft een ongeregistreerde versie welke beperkt is tot 10 boekingregels per opdracht of les. Met een licentie wordt dit een volledige werkende versie. Start het installatieprogramma BHtrainer_setup.exe op uw computer of server. Volg de instructies op het scherm. Voor een standaard installatie kunt u steeds op de knop [Volgende] drukken. Na installatie bevindt zich een snelkoppeling voor het starten van BoekhoudTrainer op uw desktop en tevens in het menu van Start Programma's. Stand-alone: Start BoekhoudTrainer door middel van de snelkoppeling BoekhoudTrainer. Hiermee wordt BHtrainer_start.exe geactiveerd (zoekt naar eventuele meerdere opstartmogelijkheden). Netwerk: Verwijder de snelkoppeling naar boekhoudtrainer op de desktop van de server; deze is hier overbodig. Iedere gebruiker dient een eigen gebruikersmap op de server te hebben, die bijvoorkeur een eigen driveletter heeft, bijvoorbeeld drive X. Maak op een werkstation een snelkoppeling naar het programma Boekhoudtrainer_start.exe. Dit programma zoekt zelf de juiste instellingen om de gebruikersbestanden in drive X op te slaan. De eerste mededeling die na het opstarten wordt getoond is de naam waarmee u ingelogd bent. Op een stand-alone computer zal dit meestal de uw eigen naam zijn. Op een netwerk kan dat ook een inlognummer of -code zijn. Mocht deze weergavenaam niet uw voorkeur hebben dan kunt u via Beheer Bewerk gegevens bestanden in het onderdeel Gebruikers de inlognaam/code laten omzetten naar een naam naar wens. Hiermee wordt een bestandje users.txt aangemaakt met de ingevoerde gegevens. Daarna zal de eerdergenoemde mededeling verder achterwege blijven. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 3 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

5 III. MENUOPTIES (beknopt overzicht) LESSEN Open nieuwe les Afdrukken Afsluiten Open een geprogrammeerde les of maak/wijzig een les uit een willekeurige methode (zie pagina 29) Druk van elk boekingsstuk alle ingevoerde boekingen af; inclusief gecodeerde beoordeling. (zie pagina 34) Sluit BoekhoudTrainer af. OVERZICHTEN Grootboekrekeningschema Grootboekrekeningen Debiteuren subadministratie Crediteuren subadministratie BTW-afdracht Balans+verlies&winstrekening Artikelen Debiteuren Crediteuren Toont het grootboekrekeningschema. Toont van elke grootboekrekening de mutaties. Toont per debiteur alle mutaties. Toont per crediteur alle mutaties. Toont eenoverzicht van de bedragen voor de BTW-afdracht met mogelijkheid van wijziging grootboekrekeningen; gegevens kunnen automatisch als boeking worden overgenomen. Overzicht van de kolommenbalans met ingevulde beginbalans en proefbalans. Door slepen van de bedragen uit de proefbalans naar de eindbalans of v&w kolom kan de eindbalans worden opgemaakt en afgedrukt. Interactie over juist/onjuist. Overzicht van de volledige artikellijst. Overzicht van alle klanten/debiteuren. Overzicht van alle leveranciers/crediteuren BEELD Dagboekstijl Toon uitleg NIEUW BOEKJAAR Rekeningschema maken Beginbalans Eindbalans > Beginbalans BEHEER (wachtwoord nodig) Wijzig wachtwoord Maak/wijzig lesopdracht Promoveer uitwerking tot les Lesomschrijving bewerken Lesoverzicht afdrukken Lessen tonen/verbergen Bewerk gegevensbestanden Opties Handleiding Licentiegegevens Registratie In- en uitschakelen van het gebruik van dagboeken bij het invoeren van boekingen. Een vinkje geeft aan of deze optie wel of niet in gebruik is. In- en uitschakelen van het tonen van uitleg bij elke opdracht. Deze optie wordt automatisch uitgeschakeld tijdens een toets. Een vinkje geeft aan of deze optie wel of niet in gebruik is. Op de afdruk van de gemaakte boekingen wordt ook het gebruik van uitleg weergeven. Maak/wijzig het rekeningschema voordat er met een opdracht wordt begonnen (zie pagina Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.) Voer de beginbalans in voordat er met een opdracht wordt begonnen. Alle eerdere mutaties van de betreffende opdracht worden daardoor verwijderd! (zie pagina 31) Maak van eindbalans een nieuwe beginbalans. Alle mutaties zullen worden verwijderd. Verander het huidige wachtwoord in een nieuw wachtwoord. Houd dit wachtwoord geheim voor leerlingen en andere onbevoegden. Maak zelf geprogrammeerde lesopdrachten door boekingen in te voeren. Na een Debiteuren- of Crediteurenpost worden de vervolgregels automatisch ingevuld ná het kiezen van een artikel via de knop in de debet- of creditkolom (zie pagina 28). Tevens mogelijkheid tot het wijzigen van de opdrachtvolgorde. Maak van een reeds gemaakte opdracht een lesopdracht, waarbij de omschrijvingen automatisch worden gemaakt (zie pagina 27) Maak/bewerk de beknopte inhoudsomschrijving van de gemaakte lessen. Druk de beknopte inhoudsomschrijvingen van de lessen af. Verberg of toon lessen voor gebruikers. Beperk de keuzelijst met het aantal lessen voor de overzichtelijkheid. Verberg toetsen als ze (nog) niet gemaakt mogen worden Bewerk de standaard bedrijfsgegevens, artikelen, klanten en leveranciers, grootboekrekeningschema en gebruikerslijst. Aanpassen van de instellingen met betrekking tot BTW-percentages hoog en laag, wel/niet gebruik van de dagboeken. Deze instellingen gelden voor elke gebruiker. Bekijk tot wanneer uw licentie geldig is. Voer uw licentiegegevens in: registratienaam en licentiecode. INFO Programma Informatie over versie, licentietijdsduur en contactgegevens De Jong Edusoft Sneek Handleiding BoekhoudTrainer pag. 4 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

6 IV. MENU: LESSEN Open nieuwe les Kies: Lessen Open nieuwe les Er zijn drie verschillende mogelijkheden op een les te openen. Klik op het keuzerondje om de gewenste mogelijkheid te selecteren. Hieronder staan de verschillende mogelijkheden uitgelegd. Lesopdracht kiezen Hiermee kiest u een voorbereide les. De lesopdracht wordt in een apart venster aan de linkerkant van het scherm getoond. De gebruiker moet de boekingen rechts in het programmavenster invoeren. Elke boeking wordt gecontroleerd op juistheid. Door middel van een groen vinkje wordt aangegeven dat de boeking juist is. Bij een foutieve boeking wordt een rood kruis getoond. Een gemaakte fout kan hierna meteen hersteld worden. Mocht de gekozen les reeds eerder zijn gemaakt, dan wordt er aan de gebruiker gevraagd of hij wil doorgaan om deze les af te maken of te controleren of dat hij deze helemaal opnieuw wil gaan maken. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 5 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

7 Gemaakte opdracht openen Hiermee kunnen opdrachten uit een willekeurig werkboek worden (af)gemaakt. De ingevoerde boekingen worden nu niet gecontroleerd, omdat het programma niet weet welke opdrachten in het gebruikte boek staan. De uitwerkingen van het gebruikte werkboek dienen te worden gecontroleerd met de overzichten die dit boekhoudtrainingsprogramma kan produceren, zoals grootboekrekeningen, subadministraties en balans. Ook de opdrachten die via de Lessen uit Boekhoudtrainer werden gemaakt kunnen hier worden geopend, maar het linker venster met de lesopdracht is dan niet zichtbaar; dus alleen zinvol voor controle op boekingen. Naam nieuwe opdracht Met deze optie wordt een nieuwe opdracht gemaakt. De reden hiertoe kan zijn: - Een nieuwe opdracht die in een (werk)boek staat. Er kunnen hierbij allerlei boekingen worden ingevoerd, veel meer dan bij het onderdeel Lessen. Er hoeven immers geen beschrijvingen bij gemaakt te worden. Het is zelfs mogelijk op het eigen vermogen in verschillende percentages te verdelen over twee eigenaren, zoals we in het hbo tegenkomen bij de MKB-opdrachten. Gebruik als basis bij voorkeur een rekeningschema zoals die standaard in Boekhoudtrainer aanwezig zijn om problemen bij het maken van de subadministraties en balans te voorkomen. Lees de aanwijzingen op het scherm bij het invoeren van het rekeningschema. Controles moeten worden uitgevoerd met behulp van de docentenhandleiding of antwoorden van deze methode en de overzichten van grootboekrekeningen, subadministraties debiteuren- en crediteuren en balans in het programma. - Het maken van een nieuwe lesopdracht voor leerlingen. Deze opdracht kan daarna tot les gepromoveerd worden, zodat leerlingen deze via Lesopdracht kiezen kunnen maken, waarbij de boekingen automatisch op juistheid wordt gecontroleerd bij het invoeren. (zie hoofdstuk: Zelf lessen creëren) Afdrukken Met de keuze afdrukken worden alle ingevoerde boekingen van de geopende opdracht of les afgedrukt met daarbij de naam van de gebruiker. Als het een afdruk van een lesopdracht vanuit Boekhoudtrainer betreft, dan wordt bovenaan op de tweede regel gecodeerd weergegeven hoeveel boekingsstukken goed zijn verwerkt van het totale aantal. Daarbij wordt ook een cijferbeoordeling weergegeven op basis van aantal goed ten opzichte van het totaal aantal. Voorbeeld: 8/10/80 betekent: 8 van de 10 opdrachten goed; cijfer is 8,0. Bij een fout in een boeking wordt rechts van de eerste regel van deze boeking het woordje Fout vermeld. Deze vermelding staat dus niet achter de foutieve boekingsregel! Afsluiten Hiermee wordt het programma BoekhoudTrainer beëindigd. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 6 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

8 V. MENU: OVERZICHTEN In de menuoptie Overzichten kunnen diverse overzichten worden bekeken. Ze zijn via deze optie niet te bewerken. Kies Beheer Bewerk gegevensbestanden om deze bestanden te kunnen bewerken. Rekeningschema Een overzicht van alle grootboekrekeningen om te raadplegen. Zo'n grootboekrekeningschema kan worden aangepast via menuoptie Nieuw boekjaar Rekeningschema. Grootboekrekeningen Een overzicht van alle grootboekrekeningen met de mutaties per grootboekrekening. Door middel van de twee pijltjesknoppen onderin het venster kan er door de grootboekrekeningen worden gebladerd. De mutaties worden tijdens het maken van de opdrachten in de grootboekrekeningen geplaatst. Als in de lesnaam het woordje gbrek voorkomt, dan wordt er aan het eind van de lesopdrachten een extra opdracht toegevoegd om en saldilijst van alle grootboekrekeningen te maken. Dit is het alternatief voor een proefbalans, omdat de proefbalans automatisch door het programma wordt ingevuld. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 7 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

9 Debiteuren subadministratie De subadministratie debiteuren geeft per debiteur een overzicht van de facturen en betalingen per debiteur. Door middel van de twee pijltjesknoppen onderin het venster kan er door de subadministratie worden gebladerd. In de kolom Saldo wordt het openstaande bedrag na elke mutatie getoond. Het bedrag op de laatste regel is het openstaande bedrag van deze debiteur op dit moment. Als in de lesnaam het woordje saldisub of subadm voorkomt, dan wordt er aan het eind van de lesopdrachten een extra opdracht toegevoegd om en saldilijst van alle debiteuren en/of crediteuren te maken, waardoor er een lijst met openstaande posten ontstaat die afgedrukt kan worden. Crediteuren subadministratie De subadministratie crediteuren geeft per crediteur een overzicht van de facturen en betalingen per crediteur. Door middel van de twee pijltjesknoppen onderin het venster kan er door de subadministratie worden gebladerd. In de kolom Saldo wordt het openstaande bedrag na elke mutatie getoond. Het bedrag op de laatste regel is het openstaande bedrag dat we nog schuldig zijn aan de betreffende crediteur. Als in de lesnaam het woordje subadm voorkomt, dan wordt er aan het eind van de lesopdrachten een extra opdracht toegevoegd om en saldilijst van alle debiteuren en/of crediteuren te maken, waardoor er een lijst met openstaande posten ontstaat die afgedrukt kan worden. Printen Na een klik op de knop met het printertje wordt er gevraagd of er één of alle moeten worden afgedrukt. BTW-afdracht Hiermee kan de BTW die aan de belastingdienst moet worden afgedragen in één keer worden getoond, aangepast en naar een boeking worden omgezet. De meest voor de hand liggende grootboekrekeningen worden gekozen, maar kunnen worden gewijzigd. Het is noodzakelijk dat de betreffende BTWgrootboekrekeningen in het rekeningschema voorkomen. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 8 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

10 Balans+verlies&winstrekening Een overzicht van de proefbalans en saldibalans met alle grootboekrekeningen. Dit overzicht kan ten allen tijde worden opgeroepen. Als het woordje saldigb (of gbrek) in de lesnaam voorkomt, dan volgt na de laatste boekingsopdracht nog een extra opdracht waarbij een saldilijst van de grootboekrekeningen moet worden gemaakt, als vervanging van het opmaken van de saldibalans die standaard al wordt ingevuld bij het tonen van de balans. Als het woordje balans in de lesnaam voorkomt, dan wordt er na de laatste opdracht opdracht gegeven om ook nog een eindbalans te maken en af te drukken. Zo kan een docent bepalen dat de eindbalans moet worden opgemaakt. De verlies&winstrekening (resultatenrekening) en eindbalans worden leeg gelaten. Deze kolommen moeten als training door de gebruiker zelf worden gevuld door de bedragen uit de saldibalans naar de juiste kolom te slepen. Mocht een bedrag naar een verkeerde kolom worden gesleept dan volgt er een waarschuwing. Dat is ook het geval als het bedrag van het Eigen vermogen of Privé wordt versleept. Deze bedragen moeten later pas worden verrekend tezamen met het saldo winst/verlies om het nieuwe Eigen vermogen te bepalen. Bij toetsen worden geen aanwijzingen gegeven. Een fout geplaatst bedrag kan worden verwijderd door een druk op de rechter muisknop op de betreffende bedrag. Als alle bedragen naar de juiste kolommen zijn gesleept, dan worden cijfers van de totalen in het groen weergegeven en volgt een Goed-melding met de aanwijzing over het berekenen van het saldo winst of verlies. De cursor gaat naar de cel waar het bedrag moet worden ingevuld. NB Door op de rekenmachinesymbool in de linker bovenhoek van het venster te klikken, wordt de rekenmachine van Windows opgeroepen. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 9 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

11 Nadat het saldo winst/verlies goed is ingevuld, worden de achtergrondkleur van kolomtotalen van de verlies&winstrekening groen en verschijnt er een aanwijzing over het berekenen van het Eigen vermogen. Als het Eigen vermogen juist wordt ingevuld, dan is de eindbalans klaar en volgt daarover een melding. De achtergrondkleur van kolomtotalen van de eindbalans wordt ook groen. De voltooide eindbalans kan worden afgedrukt met de knop Afdrukken. De naam van de gebruiker wordt daarbij op de afdruk vermeld. Als het venster met de eindbalans gesloten wordt, dan dient de gebruiker de verlies&winstrekening en eindbalans weer opnieuw te maken als dit overzicht wordt getoond. Hierdoor wordt het oefenen van het maken van een eindbalans gestimuleerd. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 10 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

12 Artikelen Een overzicht om de artikellijst te raadplegen. Kies Beheer Bewerk gegevensbestanden om deze artikellijst te bewerken. Debiteurenlijst Een overzicht om de klantenlijst/debiteurenlijst te raadplegen. Mogelijkheid tot afdrukken en bewerken. Crediteurenlijst Een overzicht van de leverancierslijst/crediteurenlijst. Mogelijkheid tot afdrukken en bewerken. Lijsten Bewerken Het knopje om de lijst te bewerken verschijnt niet als het lesvenster aan de linkerkant is geopend. Een andere manier om de lijst te bewerken: kies Beheer Bewerk gegevensbestanden. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 11 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

13 VI. MENU: NIEUW BOEKJAAR De menu-optie Nieuw boekjaar zal in de opdrachten veelal gebruikt worden aan het begin van een opdracht om een grootboekrekeningschema te maken en de beginbalans in te voeren. Het is tevens mogelijk om een eindbalans van het ene jaar om te zetten naar de beginbalans van een volgend jaar. Rekeningschema maken Keuze: Nieuw boekjaar Rekeningschema maken. Er volgt een waarschuwing dat het rekeningschema niet mag worden veranderd als er al boekingen zijn ingevoerd. Dat is nu niet het geval. Klik op de knop Ja. Hierna verschijnt het venster met het rekeningschema. De getoonde rekeningnummers en omschrijvingen kunnen rechtstreeks worden bewerkt. Door de knoppen Minimaal, Standaard, Uitgebreid kan snel een kant-en-klaar rekeningschema worden gekozen. Via Bladeren kan een rekeningschema uit een andere map worden ingelezen. De kenmerken van de verschillende kant-en-klare schema zijn de volgende: Minimaal: Standaard: Uitgebreid: Toevoegen: Verwijderen: een rekeningschema zonder debiteuren, crediteuren en btw, bedoeld voor opdrachten over de basisprincipes van het boekhouden. een rekeningschema dat al voldoet voor de meest voorkomende boekingen van facturen, bankafschriften en btw. (zie afbeelding). een uitgebreid rekeningschema, zoals bij de examens vmbo worden gebruikt met meerdere kostenrekeningen, lonen en dergelijke. Met de knop Toevoegen krijgt u de mogelijkheid om een nieuwe grootboekrekening aan de lijst toe te voegen. De toegevoegde rekening komt aanvankelijk onderaan de lijst te staan, maar zal na verwerking op volgorde worden ingevoegd in de bestaande lijst. Met de knop Verwijderen wordt de geselecteerde grootboekrekening uit de lijst verwijderd. Zodra er een regel is gewijzigd komt de knop Opslaan beschikbaar waarmee de lijst kan worden bewaard. Klik op Ja als er wordt gevraagd of het oude rekeningschema moet worden vervangen. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 12 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

14 Moet de lijst met grootboekrekening onveranderd blijven, druk dan op de knop Annuleren. Nadat het onderdeel Grootboekrekeningschema is afgesloten volgt automatisch het onderdeel Beginbalans invoeren. Door op Annuleren te klikken wordt het invoeren van de beginbalans zonder wijzigingen beëindigd, hetgeen van belang is als er tijdens het maken van een opdracht alleen een wijziging in het rekeningschema moet worden gemaakt, want door het wijzigen van de beginbalans worden alle eerdere boekingen verwijderd. Beginbalans invoeren Kies pas voor het invoeren van een beginbalans als het grootboekrekeningschema helemaal naar wens is. Het wijzigen van het rekeningschema nadat de beginbalans is ingevoerd kan onverwachte en onjuiste resultaten opleveren. Klik op de knop Annuleren om de beginbalans na het raadplegen ongewijzigd te laten. Moet de beginbalans wel ingevoerd worden, dan kunnen de bedragen meteen in de juiste kolommen worden ingevoerd. Pas wanneer de totalen van de Debet- en Creditkolommen gelijk zijn, wordt de knop Opslaan vrij gegeven om de beginbalans op te kunnen slaan. Immers een balans moet in evenwicht zijn! Nadat op de knop Opslaan is gekozen komt de volgende mededeling op het scherm. Door keuze Ja wordt de beginbalans bewaard en zijn eventuele eerdere boekingen verdwenen. Eindbalans > beginbalans Om van de eindbalans een beginbalans te maken, moet er eerst een eindbalans worden gemaakt! Nadat de eindbalans juist is, wordt er een extra knop zichtbaar in het venster van de eindbalans, waarmee deze eindbalans kan worden omgezet naar een beginbalans voor de volgende periode of opdracht. Onmiddellijk nadat de keuze Eindbalans>Beginbalans is gemaakt, verschijnt het hieronder afgebeelde venster. Kies Ja om door te gaan of Nee om af te breken. In de balans die hierna op het scherm getoond wordt. zijn alleen de kolommen van de proefbalans en saldibalans ingevuld. De kolommen verlies&winstrekening (resultatenrekening) en eindbalans worden leeg gelaten. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 13 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

15 Deze kolommen moeten door de gebruiker zelf worden gevuld door de bedragen uit de saldibalans naar de juiste kolom te slepen (zie pijl). Mocht een bedrag naar een verkeerde kolom worden gesleept dan volgt er een waarschuwing. Dat is ook het geval als het bedrag van het Eigen vermogen of Privé wordt versleept. Deze bedragen moeten later pas worden verrekend tezamen met het saldo winst/verlies om het nieuwe Eigen vermogen te bepalen. Indien het woord toets in een opdrachtnaam voorkomt worden er geen aanwijzingen gegeven. Een foutief geplaatst bedrag kan worden verwijderd door een druk op de rechter muisknop op de desbetreffende bedrag. Als alle bedragen naar de juiste kolommen zijn gesleept, dan worden cijfers van de totalen in het groen weergegeven en volgt een Goed-melding met de aanwijzing over het berekenen van het saldo winst of verlies. De cursor gaat naar de cel waar het bedrag moet worden ingevuld. N.B. Door op de rekenmachine in de linker bovenhoek van het venster te klikken, wordt de rekenmachine van Windows opgeroepen. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 14 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

16 Nadat het saldo winst/verlies goed is ingevuld, worden de achtergrondkleur van kolomtotalen van de verlies&winstrekening groen en verschijnt er een aanwijzing over het berekenen van het Eigen vermogen. Als het Eigen vermogen juist wordt ingevuld, dan is de eindbalans klaar en volgt daarover een melding. De achtergrondkleur van kolomtotalen van de eindbalans wordt ook groen. Afdrukken De voltooide eindbalans kan worden afgedrukt met de knop Afdrukken. De naam van de gebruiker wordt daarbij op de afdruk vermeld. Nieuwe beginbalans Tevens is er linksonder in het venster een knop Maak van eindbalans een nieuwe beginbalans verschenen, waarmee een nieuwe beginbalans kan worden gemaakt van de bedragen die in de eindbalans voorkomen. Alle voorgaande boekingen worden daardoor uit het mutatiebestand verwijderd. Nadat voor het maken van de nieuwe beginbalans is gekozen, komt de volgende melding op het scherm ten teken dat het maken van de beginbalans voltooid is. Klik op Ok, waarna het balansvenster gesloten wordt. Bedrijfsresultaat Handleiding BoekhoudTrainer pag. 15 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

17 De knop Bedrijfsresultaat geeft een venster met een overzicht van het bedrijfsresultaat. Door middel van keuzerondjes kan voor resultatenrekening of liquiditeitsbalans worden gekozen. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 16 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

18 VII. MENU: BEHEER Bij alle onderdelen (behalve Licentiegegevens) is een wachtwoord nodig om toegang tot de gegevens te krijgen. Het programma wordt geleverd met een standaard wachtwoord. Verander dit wachtwoord zo spoedig mogelijk na installatie. Wijzig wachtwoord Het standaard wachtwoord dient altijd zo snel mogelijk gewijzigd te worden in een eigen wachtwoord, zodat anderen geen wijzigingen kunnen aanbrengen in de bestanden. Volg hiertoe de onderstaande procedure: a. Kies menuoptie Beheer Wijzig wachtwoord b. Voer het huidige wachtwoord in. Als het wachtwoord juist is komen invoervelden voor het nieuwe wachtwoord vrij. c. Voer het nieuwe wachtwoord in d. Herhaal het nieuwe wachtwoord. e. Klik op Ok. Maak/wijzig les a) Kies: Beheer Maak/wijzig lesopdracht. Voer de wachtwoord in dat u bij de levering van het programma heeft ontvangen. Geef een naam op voor deze les. Als het woord 'toets' voorkomt in een lesnaam dan worden de goed/fout symbolen en vervangen door het stempel, waardoor degenen die de les maakt zelf moet nagaan of de ingevoerde boeking wel juist is. Als het woord saldigb (of gbrek ) in de lesnaam voorkomt, dan wordt er een extra opdracht toegevoegd voor het maken van een saldilijst van de grootboeken (vervanging voor de saldibalans). Als het woord saldisub (of subadm ) in de lesnaam voorkomt, dan wordt er een extra opdracht toegevoegd voor het maken van een saldilijst van de debiteuren en of crediteuren (openstaande posten). Omdat de toegang tot de beheerdersopties nu vrij is, wordt dit aangegeven door middel van meldingen op het scherm. b) Wijzig de bedrijfsgegevens, artikelen, klanten en/of leveranciersgegevens indien gewenst (zie Beheer) c) Maak eventueel een nieuw rekeningschema. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 17 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

19 d) Vul eventueel de beginbalans in. e) Klik op de knop [Als standaard opslaan] als u de getoonde gegevens voortaan altijd wilt gebruiken bij een nieuw te maken les of opdracht. f) Kies Invoeren nieuwe boeking. g) Voer bij boekingsstuknr het gewenste boekingsnummer in. h) Vul op het boekingsformulier de boekingen in op dezelfde manier zoals de gebruiker/leerling ze zal moeten invoeren, totdat alle gewenste boekingen zijn ingevoerd. Automatisme: Bij inkoop- en verkoopfacturen kan het invoeren gedeeltelijk geautomatiseerd worden door te beginnen met de post Debiteuren of Crediteuren. Bij het klikken in de Debet- en Creditkolom verschijnt er een vergrootglassymbool, waarmee een artikel uit de artikellijst kan worden gekozen. Hierbij kan ook het aantal artikelen worden ingevoerd. Het bijbehorende bedrag wordt automatisch in de betreffende kolom geplaatst. Tegelijkertijd zullen de resterende regels van deze boeking worden ingevuld met de juiste bedragen voor BTW en Voorraad goederen of Opbrengst verkopen. (Het BTWpercentage wordt uit de bedrijfsgegevens gehaald.) Volgorde wijzigen: Een gewijzigde boeking wordt automatisch achteraan in de reeks van boekingen geplaatst. Dit heeft invloed op de volgorde bij de lessen. Om de volgorde te wijzigen kiest men eerst het gewenste boeknummer en drukt vervolgens op de op/neer-knopjes naast het boeknummer om de lijst te openen en het gekozen boeknummer te verplaatsen. i) Klik in de rode venstertje om de beheerderopties weer uit te schakelen als u klaar bent met het maken van de les. j) Kies Lessen Open nieuwe les en kies de nieuw gemaakte les; controleer of de omschrijvingen die bij de lesopdrachten worden vermeld overeenkomen met uw bedoelingen. Promoveer uitwerking tot les De beheerder kan zelf lessen maken door een eerder gemaakte opdracht tot les te promoveren. Daartoe moet eerst de opdracht waarvan een lesopdracht gemaakt moet worden geopend zijn. De werkwijze is als volgt: a) Kies Openen. b) Indien u al een foutloze opdracht hebt gemaakt, kies dan Gemaakte opdracht openen en kies vervolgens de gewenste opdracht. Ga verder met punt g. c) Voer bij Naam nieuwe opdracht de naam van de nieuwe les in. d) Kies Invoeren nieuwe boeking. e) Voer bij boekingsstuknr het gewenste boekingsnummer in. f) Vul op het boekingsformulier de boekingen in op dezelfde manier zoals de gebruiker/leerling ze zal moeten invoeren, totdat alle gewenste boekingen zijn ingevoerd. g) Kies: Beheer Promoveer lesopdracht tot les. Voer de beheerderscode in die u bij de levering van het programma is doorgegeven. Geef eventueel een andere naam op voor deze les. Als het woord 'toets' voorkomt in een les dan worden de goed/fout symbolen en vervangen door het stempel, waardoor degene die de les maakt de interactie goed/fout mist. Woorden die invloed hebben op de les zijn als ze in de lesnaam voorkomen zijn: Toets : de meldingen goed en fout wordt vervangen door Geboekt. Weergave van aantal fouten blijft achterwege. Alleen op de afdruk wordt het resultaat gecodeerd weergegeven. SaldiGB : SaldiSub : toevoeging van extra opdracht om een saldilijst van de grootboekrekeningen te maken. toevoeging van extra opdracht om saldilijst van de subadm. Debiteuren/Crediteuren te maken. Balans : opdracht om de eindbalans en verlies en winstrekening op te maken. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 18 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

20 De les wordt hierna omgezet naar een lesopdracht. h) Kies Lessen Open nieuwe les en kies de nieuw gemaakte les; controleer of de omschrijvingen die bij de lesopdrachten worden vermeld overeenkomen met uw bedoelingen. Let wel: Het programma BoekhoudTrainer kan veel voorkomende boekingen goed omzetten naar een lesopdrachten, zoals inkopen, verkopen, (credit)facturen, bank-kas transacties en inkoopwaarde. Het kan zijn dat de wat minder vaak voorkomende boekingen in basisopleidingen niet juist worden omschreven. Als het programma geen omschrijving kan maken dan zal het dit proberen op te lossen door een omschijving zoals: Debiteer de grootboekrekening voor en crediteer de grootboekrekening. voor Lessen tonen/verbergen Met de optie kunnen lessen worden verborgen voor de gebruiker, zodat ze niet gemaakt kunnen worden en de lijst met lessen beperkt kan blijven. Hiermee kunnen toetsen en lessen die (nog) niet aan de orde zijn onzichtbaar worden gemaakt voor gebruikers. Het verbergen heeft geen invloed op de lijst van gemaakte opdrachten! De lessen die in het linker venster staan zijn de getoonde lessen en zijn groen gekleur. De lessen in het rechter venster blijven voor de gebuiker verborgen en komen dus niet voor in de lijst waaruit de lessen kunnen worden gekozen. Door middel van de knoppen tussen beide vensters in kunnen de lessen van venster wisselen om ze te tonen of te verbergen. Betekenis van de knoppen: = = = = de geselecteerde les in het linker venster wordt naar het rechter venster verplaatst; de les zal niet in de lijst met lesopdrachten getoond worden. toon de geselecteerde les uit het rechter venster; de les wordt van rechts naar links verplaatst. alle lessen uit het linker venster worden naar het rechter venster verplaatst; de lijst met getoonde lessen zal leeg zijn. alle lessen uit het rechter venster worden naar het linker venster verplaatst; alle lessen zullen in de getoonde lijst met lessen voorkomen. Ok = accepteer de lijsten zoals ze getoond worden. Annuleren = breek dit onderdeel af zonder wijzigingen door te voeren. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 19 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

21 Bewerk gegevensbestanden Als er nog geen opdracht werd geopend, dan moet dat eerst gebeuren om de gegevens daarvan in te laden. Kies eerst het station en map waar de opdrachten zich bevinden. Denk er hierbij aan dat de uitwerkingen van lessen en willekeurige opdrachten meestal in Mijn documenten\bhtraining staan. De lesopdrachten bevinden zich in de programmamap, meestal C:\Program files\bhtrainer\databh\lessen\... Kies vervolgens een les of uitwerking waarvan u de gegevens wilt bewerken. Opdracht De stamgegevens van de gekozen opdracht kunnen worden gekopieerd en/of bewerkt. In het hoofdvenster van Stamgegevens bewerken staan de mogelijkheden vermeld: Klik op de knop [Als standaard opslaan] als u de getoonde gegevens voortaan altijd wilt gebruiken bij een nieuw te maken les of opdracht. Nieuw : een nieuwe lege opdracht aanmaken zonder bedrijfsgegevens. Opslaan naar : de gehele map met opdrachtgegevens opslaan als een andere of nieuwe opdracht. Indien het vinkje voor 'opslaan als bronbestand in map DataBH ' is aangevinkt dan worden de gegevens opgeslagen als standaard bestanden voor nieuwe opdrachten die later worden aangemaakt. Zo is het mogelijk alle nieuwe opdrachten van uw eigen databestanden te voorzien. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 20 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

22 Werkzaamheden wissen : alleen mutaties wissen, overige (stam)gegevens blijven bewaard. Verwijderen : gehele opdracht met alle gegevens verwijderen. Bedrijf De getoonde bedrijfsgegevens kunnen worden bewerkt, gekopieerd of geïmporteerd vanuit een andere opdracht. Het ingevoerde BTW-percentage geldt voor alle artikelen van het bedrijf. Het is dus niet mogelijk om BTW Hoog en BTW Laag door elkaar in één bedrijf te gebruiken. Wilt toch verschillende BTW-percentages hanteren, kopieer deze bedrijfsgegevens dan naar een andere opdracht waarbij u een ander BTW-percentage invoert bij deze bedrijfsgegevens. Kopiëren vanuit : kopieer de bedrijfsgegevens vanuit een andere opdracht; kies de lesmap waarin deze gegevens zich bevinden. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 21 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

23 Opslaan naar als standaard Knop [Opslaan] : sla de huidige bedrijfsgegevens op naar een andere opdracht; kies de lesmap waar de bedrijfsgegevens naar toe moeten worden overgebracht. : indien aangevinkt worden bij [Opslaan] de getoonde gegevens opgeslagen als standaard bedrijfsgegevens voor het maken van nieuwe lessen en voor lessen waarbij geen bedrijfsgegevens worden/waren ingevoerd. : de gegevens worden opgeslagen in de map die bij Station en map voor opdrachten staat vermeld. Artikelen Hier kunnen de artikelen worden bewerkt en/of vervangen door een ander assortiment met inkoop- en verkoopprijzen. Het programma gebruikt deze lijst bij het tonen van facturen in lesopdrachten. Het heeft geen zin op bij willekeurige opdrachten uit een methode een artikellijst te gebruiken. Indien bij een lesopdracht een factuurbedrag moet worden getoond en het factuurbedrag komt niet precies overeen met de inkoop- of verkoopprijs van één der artikelen, dan zal het proramma proberen het artikel te vinden waarvan een veelvoud het factuurbedrag kan vormen. Kies daarom bij het maken van een les altijd een enkelvoud of veelvoud van een bestaande inkoop- of verkoopprijs, zodat het programma het bedoelde artikel kan vinden. Ook het opnemen van zoveel mogelijk verschillende prijzen kan helpen om een logische factuur af te laten beelden. Kopiëren vanuit Opslaan naar Regel invoegen Regel verwijderen : kopieer de artikelen vanuit een andere opdracht; kies de lesmap waarin deze gegevens zich bevinden. : sla de huidige artikellijst op naar een andere opdracht; kies de lesmap waar de bedrijfsgegevens naar toe moeten worden overgebracht. : voeg een lege regel in op de plaats waar het invoegpunt (cursor) zich bevindt. : verwijder de regel waarop het invoegpunt (cursor) zich bevindt. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 22 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

24 Leveranciers/Crediteuren Bewerk hier de gegevens van de leveranciers. De leveranciernummers zijn tevens de crediteurennummers waarmee de subadministratie Crediteuren gemaakt wordt. Geef van elke leverancier op wat de artikelgroep of bedrijfssoort is. Bij lesopdrachten wordt deze omschrijving waar nodig gebruikt. Indien er lesopdrachten met saldilijsten van crediteuren gemaakt moeten worden kan het van belang zijn om in de laatste kolom een beginsaldo per crediteur in te voeren. De opties kopiëren vanuit, opslaan naar, regel invoegen en regel verwijderen komen overeen met de uitleg bij Artikelen. Klanten/Debiteuren Bewerk hier de gegevens van de klanten. De klantnummers zijn tevens de debiteurennummers waarmee de subadministratie Debiteuren gemaakt wordt. Indien er in de lesopdracht een saldilijst van debiteuren gemaakt moeten worden kan het van belang zijn om in de laatste kolom een beginsaldo per debiteur in te voeren. De opties kopiëren vanuit, opslaan naar, regel invoegen en regel verwijderen komen overeen met de uitleg bij Artikelen. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 23 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

25 Grootboekrekeningschema Voer hier het gewenste grootboekrekeningschema in dat gebruikt moet worden in de betreffende opdracht. In het rechter deel van het venster staan aanwijzingen. De opties kopiëren vanuit, opslaan naar, regel invoegen en regel verwijderen komen overeen met de uitleg bij Artikelen. Gebruikers Het is alleen nodig om een gebruikerslijst te maken als de gebruikers niet met hun eigen naam inloggen. Het is dan lastig om de afdrukken van de verschillende gebruikers te onderscheiden. Om toch de naam van de gebruiker op de afdruk (en scherm) te krijgen, is het mogelijk om in deze gebruikerslijst de inlognaam of -code te vervangen door een naam. Deze naam zal daarna steeds op het scherm en op de afdrukken geplaatst worden. Type in de eerste kolom de inlognaam of -code en in de tweede kolom de echter naam van de gebruiker. De opties kopiëren vanuit, opslaan naar, regel invoegen en regel verwijderen komen overeen met de uitleg bij Artikelen. Licentiegegevens Hiermee wordt een venster opgeroepen waarin wordt getoond tot wanneer uw licentie geldig is. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 24 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

26 Registratie Voer via deze keuze uw licentiegegevens in. Hiervoor moet u beschikken over de licentienaam en de bijbehorende licentiecode. Zowel de naam en code zijn hoofdlettergevoelig. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 25 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

27 XIII. DATABESTANDEN Gebruikersbestanden Als het programma BoekhoudTrainer voor de eerste keer wordt gestart, dan maakt het in Mijn documenten van de gebruiker een map BHtraining aan, waarin de gemaakte opdrachten worden opgeslagen. De bestanden zijn tekstbestanden die eenvoudig te lezen zijn, maar waarvan rechtstreeks bewerken ten zeerste wordt afgeraden. Eén komma of spatie teveel of te weinig kan reeds verwerkingsfouten te gevolg hebben. Het is mogelijk om de opdrachten op een andere locatie op te slaan door in de snelkoppeling naar het programma bij "Beginnen in" een andere map in te voeren. Bijvoorbeeld: d:\mijn Boekhoudopdrachten. Ook kunt in plaats daarvan in de snelkoppeling achter de programmanaam een paramater met de nieuwe locatie opgeven, bijvoorbeeld: "C:\Program files\bhtrainer" d:\mijn Boekhoudopdrachten waarbij de opdrachten in d:\mijn Boekhoudopdrachten worden opgeslagen. Van elke gemaakte opdracht wordt een aparte map met databestanden aangemaakt in de datamap (bijv: D:\Bhtraining\Les1) aangemaakt. Door zo'n map te verwijderen of te hernoemen zal het programma bij het opnieuw starten van de oorspronkelijke les deze niet vinden en een nieuwe map met de oorspronkelijke lesnaam aanmaken. De les zal dan helemaal opnieuw moeten worden gemaakt. De oorspronkelijke bestanden kunnen echter ook weer teruggekopieerd te worden in de map met de oorspronkelijke naam om zodoende opnieuw maken te voorkomen. Lesbestanden De aangemaakte lesbestanden staan in de map DataBH\Lessen van de map waar het programma geïnstalleerd werd. Elke les heeft een eigen map. De naam van de lesmap is tevens de lesnaam. Door de mapnaam te wijzigen, wijzigt u dus ook de lesnaam. Hierdoor is het heel eenvoudig om een les te kopiëren en de naam van een (oefen)toets te geven, waardoor u snel toetsen creëert. Door een eerder gemaakte herhalingsles ook nog eens als oefentoets neer te zetten, kan een docent controleren of de leerling de stof ook zonder goed/fout-aanwijzingen voldoende beheerst. De veiligste manier om lesbestanden te bewerken is via de menuoptie: Beheer Bewerk gegevensbestanden. Hierin heeft u de mogelijkheid tot bewerken, kopiëren en verwijderen van de lessen of het wijzigen van de bedrijfsgegevens, artikellijst, klanten, leveranciers, grootboekrekeningschema en gebruikerslijst. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 26 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

28 IX. LESSEN OF TOETSEN CREËREN (docent) Manier 1: Promoveer uitwerking tot les De beheerder kan zelf lessen maken door een eerder gemaakte opdracht tot les te promoveren. De werkwijze is: 1. Kies Openen. 2. Indien u al een foutloze opdracht hebt gemaakt, kies dan Gemaakte opdracht openen en kies vervolgens de gewenste opdracht. Ga verder met punt Voer bij Naam nieuwe opdracht de naam van de nieuwe les in. 4. Kies Invoeren nieuwe boeking. 5. Voer bij boekingsstuknr het gewenste boekingsnummer in. 6. Vul op het boekingsformulier de boekingen in op dezelfde manier zoals de gebruiker/leerling ze zal moeten invoeren, totdat alle gewenste boekingen zijn ingevoerd. 7. Kies: Beheer Promoveer lesopdracht tot les. Voer de beheerderscode in die u bij de levering van het programma is doorgegeven. Geef eventueel een andere naam op voor deze les. Als het woord 'toets' voorkomt in een les dat worden de goed/fout symbolen en vervangen door het stempel, waardoor degenen die de les maakt zelf moet nagaan of de ingevoerde boeking wel juist is. Woorden die invloed hebben op de les zijn als ze in de lesnaam voorkomen zijn: Toets : de meldingen goed en fout wordt vervangen door Geboekt. Weergave van aantal fouten blijft achterwege. Alleen op de afdruk wordt het resultaat gecodeerd weergegeven. Saldigb : (of: Gbrek) opdracht om een saldilijst van de grootboekrekeningen te maken. Saldisub : (of: Subadm) opdracht om saldilijst van de subadm. Debiteuren/Crediteuren te maken. Balans : opdracht om de eindbalans en verlies en winstrekening op te maken. De les wordt hierna omgezet naar een lesopdracht. 8. Kies Lessen Open nieuwe les en kies de nieuw gemaakte les; controleer of de omschrijvingen die bij de lesopdrachten worden vermeld overeenkomen met uw bedoelingen. Let wel: Het programma BoekhoudTrainer kan veel voorkomende boekingen goed omzetten naar een lesopdrachten, zoals inkopen, verkopen, (credit)facturen, bank-kas transacties en inkoopwaarde. Het kan zijn dat de in basisopleidingen minder vaak voorkomende boekingen niet juist worden omschreven. Als het programma geen omschrijving kan maken dan zal het dit proberen op te lossen door een omschijving zoals: Debiteer de grootboekrekening voor en crediteer de grootboekrekening. voor Neem in dergelijke gevallen a.u.b. contact op met De Jong Edusoft. Wellicht kan een kleine aanpassing in de software een uitweg bieden. Manier 2: Maak/wijzig lesopdracht Handleiding BoekhoudTrainer pag. 27 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

29 a) Kies: Beheer Maak/wijzig lesopdracht. Voer de beheerderscode in die u bij de levering van het programma heeft ontvangen. Geef een naam op voor deze les. Als het woord 'toets' voorkomt in een les dat worden de goed/fout symbolen en vervangen door het stempel, waardoor degenen die de les maakt zelf moet nagaan of de ingevoerde boeking wel juist is. Als het woord saldigb (of gbrek ) in de lesnaam voorkomt, dan wordt er een extra opdracht toegevoegd voor het maken van een saldilijst van de grootboeken (vervanging voor de saldibalans). Als het woord saldisub (of subadm ) in de lesnaam voorkomt, dan wordt er een extra opdracht toegevoegd voor het maken van een saldilijst van de debiteuren en of crediteuren (openstaande posten). Omdat de toegang tot de beheerdersopties nu vrij is, wordt dit aangegeven door middel van meldingen op het scherm. b) Wijzig bedrijfsgegevens, artikelen, klanten en/of leveranciersgegevens indien gewenst (zie Beheer). c) Maak eventueel een nieuw rekeningschema. d) Vul eventueel de beginbalans in. e) Kies Invoeren nieuwe boeking. f) Voer bij boekingsstuknr het gewenste boekingsnummer in. g) Vul op het boekingsformulier de boekingen in op dezelfde manier zoals de gebruiker/leerling ze zal moeten invoeren, totdat alle gewenste boekingen zijn ingevoerd. Automatisme: Bij inkoop- en verkoopfacturen kan het invoeren gedeeltelijk geautomatiseerd worden door te beginnen met de post Debiteuren of Crediteuren. Bij een klik in de Debet- of Creditkolom verschijnt er een vergrootglas, waarmee een artikel en aantal uit de artikellijst kan worden gekozen. Het bijbehorende bedrag wordt automatisch in de kolom geplaatst. Tegelijkertijd zullen de overige regels van deze boeking worden ingevuld met de juiste bedragen voor BTW en Voorraad goederen of Opbrengst verkopen. (Het BTW-percentage wordt uit de bedrijfsgegevens gehaald.) Volgorde wijzigen: Een gewijzigde boeking wordt automatisch achteraan in de reeks van boekingen geplaatst. Dit heeft invloed op de volgorde bij de lessen. Om de volgorde te wijzigen kiest men eerst het gewenste boeknummer en drukt vervolgens op de op/neer-knopjes naast het boeknummer om de lijst te openen en het gekozen boeknummer te verplaatsen. h) Klik in de rode venstertje om de beheerderopties weer uit te schakelen als u klaar bent met het maken van de les. i) Kies Lessen Open nieuwe les en kies de nieuw gemaakte les; controleer of de omschrijvingen die bij de lesopdrachten worden vermeld overeenkomen met uw bedoelingen. Bedrijfskosten en inventaris omschrijven Bij bedrijfskosten en inventaris kunnen veel verschillende soorten worden ondergebracht. Als er bij het maken of wijzigen van een (nieuwe) opdracht op Bedrijfskosten (rubriek 4) of Inventaris (rubriek 02) geboekt wordt, verschijnt er door een klik in de cel met de grootboeknaam een het knopje met vergrootglas. Hiermee kan een omschrijving worden gekozen of ingetypt, welke wordt toegevoegd aan de bedrijfskosten. Deze omschrijving wordt later gebruikt als deel van de tekst als deze opdracht als les wordt gemaakt. Als er geen extra omschrijving wordt toegevoegd, dan zal de computer zelf voor afwisselende omschrijvingen zorgen of de grootboekrekening vermelden (dit laatste alleen als er meerdere bedrijfskostenposten in het rekeningschema voorkomen). X. OPDRACHTEN MAKEN (leerling) Handleiding BoekhoudTrainer pag. 28 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

30 Opdracht kiezen Nadat het programma is gestart verschijnt het hoofdscherm, zoals hieronder is afgebeeld. Om een les te starten kiest u voor: Op de menubalk: Lessen Open nieuwe les Of klik op: nieuwe opdracht openen. Of klik op de tekst: Er zijn verschillende mogelijkheden op een les te openen: o Lesopdracht kiezen Hiermee wordt een een voorbereide les gekozen. De lesopdracht wordt in een apart venster aan de linkerkant van het scherm getoond. De gebruiker moet de boekingen rechts in het programmavenster invoeren. Elke boeking wordt gecontroleerd op juistheid. Door middel van een groen vinkje wordt aangegeven dat de boeking juist is. Bij een foutieve boeking wordt een rood kruis getoond. Een gemaakte fout kan hierna meteen hersteld worden. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 29 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

31 Mocht de gekozen les reeds eerder zijn gemaakt, dan wordt er aan de gebruiker gevraagd of hij wil doorgaan om deze les af te maken of te controleren of dat hij deze helemaal opnieuw wil gaan maken. o Gemaakte opdracht openen o Naam nieuwe opdracht Hiermee kunnen opdrachten uit een willekeurig werkboek worden (af)gemaakt. De ingevoerde boekingen worden nu niet gecontroleerd, omdat het programma niet weet welke opdrachten in het gebruikte opdrachtenboek boek staan. De uitwerkingen van het gebruikte werkboek dienen te worden gecontroleerd met de resultaten van dit boekhoudtrainingsprogramma. Ook opdrachten van Lessen kunnen hier worden geopend, maar het linker venster met de lesopdracht is dan niet zichtbaar; dus alleen zinvol voor controle op boekingen. Met deze optie wordt een nieuwe opdracht gemaakt. De reden hiertoe kan zijn: - Een nieuwe opdracht die in een (werk)boek staat. Deze optie heeft uitgebreidere mogelijkheden dan de lessen. Het is zelfs mogelijk op het eigen vermogen in verschillende percentages te verdelen over twee eigenaren, zoals in het hbo geleerd wordt met MKB-opdrachten. Controles moeten worden uitgevoerd met behulp van de docentenhandleiding of antwoorden van deze methode en de overzichten van grootboekrekeningen, subadministraties debiteuren- en crediteuren en balans in het programma. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 30 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

32 Boekingen invoeren Nadat een les is gekozen of opdrachtnaam is ingevoerd, is het programma gereed voor het invoeren van boekingen naar aanleiding van de opdrachten. Meestal zal de procedure zoals hierna aangegeven staat moeten worden gevolgd. Het grootboekrekeningschema behoeft niet te worden aangepast door de gebruiker/leerling. De beginbalans wel beginbalans invoeren (facultatief) boekingen invoeren boekingen controleren/wijzigen resultaten controleren eventuele extra opdrachten uitvoeren, zoals saldilijsten of eindbalans maken. 1. Beginbalans invoeren Na Opslaan of Annuleren verschijnt altijd de beginbalans. Klik op de knop Annuleren als de beginbalans niet ingevoerd hoeft te worden. Moet de beginbalans wel ingevoerd worden, dan kunnen de bedragen meteen in de juiste kolommen worden ingevoerd. Pas wanneer de totalen van de Debet- en Creditkolommen gelijk zijn, wordt de knop Opslaan vrij gegeven om de beginbalans op te kunnen slaan. Immers een balans moet in evenwicht zijn! Nadat op de knop Opslaan is gekozen komt de volgende mededeling op het scherm. Door keuze Ja wordt de beginbalans bewaard en zijn eventuele eerdere boekingen verdwenen. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 31 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

33 2. Boekingen invoeren BoekhoudTrainer biedt twee mogelijkheden om boekingen in te voeren, namelijk a. als boekingsstempel (journaalpost) b. via de dagboeken Kasboek, Bankboek, Inkopboek, Verkoopboek en Div.postenboek. a. als boekingsstempel (journaalpost) Kies: Invoeren nieuwe boeking Vul het boekingsstuk nr in zoals dat in de opdracht staat aangegeven. Nadat het boekingsnummer is ingevoerd verschijnt het boekingsformulier in het venster. Kies de juiste grootboekrekening door op het vergrootglas in de kolom Rek.nr. te klikken, waarna een keuzelijst met grootboekrekeningnummers verschijnt. Bij Debiteuren en Crediteuren kan er met het vergrootglas doorgekozen worden om de gewenste relatie te kiezen. Hierdoor worden de subadministraties Debiteuren en Crediteuren automatisch actief. Klik dubbel op de gewenste grootboekrekening (of klik 1x en kies de knop Selecteer) om de grootboekrekening te kiezen. Het grootboekrekeningnummer en de omschrijving worden in het boekingsformulier geplaatst. Vul het gewenste bedrag in de Debet of Credit-kolom. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 32 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

34 Het is niet mogelijk om op dezelfde regel zowel in de Debet als de Creditkolom bedragen in te voeren. Mocht u per ongeluk een bedrag in de verkeerde kolom hebben ingevoerd, verwijder dit bedrag dan eerst met Backspace, alvorens het bedrag in de andere kolom te zetten. Herhaal deze werkwijze voor elke regel die wordt ingevoerd. Druk op de knop Ok als de boeking compleet is. De boeking wordt bewaard of vervangen indien als de invoer een correctie op een eerdere boeking is. Als de totalen in de Debet- en Creditkolom niet gelijk of nul zijn, dan komt hiervan een melding en wordt de boeking niet opgeslagen, maar teruggekeerd naar het boekingsformulier om dit te herstellen. Voer op gelijke wijze de boekingen in van de overige opdrachten. b. Boekingen invoeren via dagboeken Door op de knop Invoeren via dagboeken te klikken, wordt het mogelijk om de dagboeken te gebruiken bij het invoeren van boekingsstukken. In het bovenste deel van het invoervenster worden de dagboeken Kasboek, Bankboek, Inkoopboek, Verkoopboek en Diverse postenboek getoond. Door op de gewenste dagboekkop te klikken, wordt het gekozen dagboek getoond. Het boekingsstuknummer wordt al gedeeltelijk ingevuld met de beginletter van het dagboek. Dit nummer kan naar wens worden gewijzigd. Als er reeds boekingen zijn ingevoerd, dan wordt het volgende nummer automatisch ingevuld als er slechts één letter aan het getal vooraf gaat. Afhankelijk van welk dagboek werd gekozen worden benodigde invoervelden getoond. Tijdens het invoeren van gegevens kunnen er meerdere invoervelden worden weergegeven. Nadat alle invoervelden zijn ingevuld, dient op de knop Boeking toevoegen te worden geklikt,waarna de gegevens worden omgezet in een journaalpost die in het onderste boekingsformulier wordt ingevuld. Bij het Bankboek en Div.postenboek kunnen er achtereenvolgend meerdere boekingen worden toegevoegd totdat de journaalpost klaar is voor verwerking. Verschillende bedragen op eenzelfde grootboekrekening worden meteen met elkaar verrekend tot één bedrag, zodat er in de journaalpost nooit twee maal dezelfde grootboekrekening zal voorkomen. Als het boekingsstuk helemaal is ingevoerd en de journaalpost volledig is, dan moet deze nog definitief in d boekhouding worden verwerkt door middel van de knop OK. 3. Boekingen controleren/wijzigen Ingevoerde boekingen kunnen achteraf worden bekeken ter controle of ter wijziging door de optie Controle/wijzigen. Het invoervak boekingsstuknr in het rechter venster verandert dan in een keuzevak met een v knopje. Door hierop te klikken verschijnt een lijst met de gemaakte boekingstukken. Hieruit kan het gewenste boekingsstuk worden gekozen. Door de scrollknop van de muis of de pijltjestoetsen op het toetsenbord te gebruiken kan er snel door de verschillende boekingen worden gebladerd. Bij lesopdrachten (niet bij toetsen) wordt er na de laatste opdracht vermeld hoeveel fouten in de opdrachten werden gemaakt. Zolang er fouten worden aangegeven, kan Controle/wijzigen gebruikt worden om deze te verbeteren tot alles foutloos is. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 33 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

35 Op dezelfde manier als bij het invoeren kan een boeking worden aangepast. Gebruik de knop Ok om de boeking definitief op te slaan. Gebruik de knop Annuleren om het invoerformulier te verlaten zonder een wijziging door te voeren. 4. Resultaten controleren/afdrukken Nadat de laatste opdracht van een lesopdracht is gemaakt, kan via Lessen-Afdrukken een afdruk gemaakt worden van alle boekingen die zijn ingevoerd. Deze afdruk kan bij de docent worden ingeleverd ter controle of registratie. Fouten en resultaat worden op deze afdruk vermeld. NB Opdrachten die uit een werkboek van een methode werden gemaakt, moeten worden gecontroleerd met een antwoordenboek en/of bijvoorbeeld een overzicht van de totalen van de grootboekrekeningen nadat de opdrachten zijn verwerkt. Door deze antwoorden/overzichten te vergelijken met de overzichten die het programma kan weergeven is snel duidelijk hoe een opdracht is gemaakt. Overzichten die daarvoor in aanmerking komen zijn: o o o o Grootboekrekeningen Subadministratie Debiteuren Subadministratie Crediteuren Saldibalans van de balans en verlies- en winstrekening. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 34 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

36 XI. EXTRA OPDRACHTEN (alleen bij lesopdrachten) Omdat er door de manier van werken in dit boekhoudtrainingsprogramma, weinig rechtstreeks in de grootboeken wordt gewerkt, is de mogelijkheid toegevoegd om extra opdrachten te creëren die te maken hebben met de grootboekrekeningen. Extra opdrachten worden automatisch aan de lessen toegevoegd als er in de bestandsnaam en voorbestemd woord voorkomt. Deze woorden zijn: saldigb (of: gbrek) : opdracht om een saldibalans van de grootboekrekeningen te maken. saldisub (of: subadm) : opdracht om saldilijst van de subadm. Debiteuren/Crediteuren te maken. balans : opdracht om de eindbalans en verlies en winstrekening op te maken. Extra opdracht saldilijst grootboekrekeningen Als er in de lesnaam saldigb of gbrek voorkomt, dan wordt er aan het einde van de lessen een extra opdracht toegevoegd. Behalve de opdrachttekst wordt er ook een venster met grootboekrekeningen getoond en een saldilijst met alle grootboekrekeningen waarin de verschillen tussen debet en credit moeten worden ingevuld. In deze saldilijst moet van elke grootboekrekening het verschil tussen de debetzijde en creditzijde worden overgenomen. Een saldo van nul hoeft niet persé te worden ingevuld. Met de pijlknoppen kan er door de grootboekrekeningen gebladerd worden. Klik op het printertje in de kop van het venster om de gemaakte saldilijst af te drukken. Klik op Sluiten als alle saldi zijn ingevuld. Het programma controleert de saldilijst op juistheid. Op de gebruikelijke wijze worden goed of fout met een vinkje of kruis weergegeven bij de opdrachttekst. De gemaakte saldilijst wordt automatisch bewaard. De ingevulde waarden worden een volgende keer automatisch herplaatst. Extra opdracht saldilijst subadministraties Als er in de lesnaam saldisub of subadm voorkomt, dan wordt er aan het einde van de lessen een extra opdracht toegevoegd voor een debiteurensaldilijst en/of voor een crediteurensaldilijst. Een saldilijst verschijnt alleen als er debiteuren- of crediteurenmutaties voorkomen in de lesopdrachten. Het kan dus zijn dat er alleen een debiteurensaldilijst verschijnt als er geen crediteurenmutaties zijn of andersom. Behalve de opdrachttekst wordt er een venster met de subadministratie debiteuren of crediteuren getoond en een saldilijst waarin de verschillen tussen debet en credit moeten worden ingevuld. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 35 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

37 In deze saldilijst moet van elke debiteur of crediteur het verschil tussen de debetzijde en creditzijde worden overgenomen. Een saldo van nul hoeft niet persé worden ingevuld. Met de pijlknoppen kan er door de debiteuren of crediteuren gebladerd worden. Klik op het printertje in de kop van het venster om de gemaakte saldilijst af te drukken. Klik op Sluiten als alle saldi zijn ingevuld. Het programma controleert de saldilijst op juistheid. Op de gebruikelijke wijze worden goed of fout met een vinkje of kruis weergegeven bij de opdrachttekst. De gemaakte saldilijst wordt automatisch bewaard. De ingevulde waarden worden een volgende keer automatisch herplaatst. Extra opdracht balans Als het woordje balans in de lesnaam voorkomt, wordt een extra opdracht toegevoegd waarin gevraagd wordt om de eindbalans op te maken via de menukeuze Overzichten Balans en winst- en verliesrekening. In de balans die darna op het scherm getoond wordt zijn alleen de kolommen van de proefbalans en saldibalans ingevuld. De kolommen verlies&winstrekening (resultatenrekening) en eindbalans worden leeg gelaten. Deze kolommen moeten door de gebruiker zelf worden gevuld door de bedragen uit de saldibalans naar de juiste kolom te slepen (zie pijl). Mocht een bedrag naar een verkeerde kolom worden gesleept dan volgt er een waarschuwing. Dat is ook het geval als het bedrag van het Eigen vermogen of Privé wordt versleept. Deze bedragen moeten later pas worden verrekend tezamen met het saldo winst/verlies om het nieuwe Eigen vermogen te bepalen. Indien het woord toets in een opdrachtnaam voorkomt worden er geen aanwijzingen gegeven. Een foutief geplaatst bedrag kan worden verwijderd door een druk op de rechter muisknop op de desbetreffende bedrag. Als alle bedragen naar de juiste kolommen zijn gesleept, dan worden cijfers van de totalen in het groen weergegeven en volgt een Goed-melding met de aanwijzing over het berekenen van het saldo winst of verlies. De cursor gaat naar de cel waar het bedrag moet worden ingevuld. Handleiding BoekhoudTrainer pag. 36 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09

38 N.B. Door op de rekenmachine in de linker bovenhoek van het venster te klikken, wordt de rekenmachine van Windows opgeroepen. Nadat het saldo winst/verlies goed is ingevuld, worden de achtergrondkleur van kolomtotalen van de verlies&winstrekening groen en verschijnt er een aanwijzing over het berekenen van het Eigen vermogen. Als het Eigen vermogen juist wordt ingevuld, dan is de eindbalans klaar en volgt daarover een melding. De achtergrondkleur van kolomtotalen van de eindbalans wordt ook groen. De voltooide eindbalans kan worden afgedrukt met de knop Afdrukken. De naam van de gebruiker wordt daarbij op de afdruk vermeld. Klik op Sluiten, waarna het balansvenster gesloten wordt. De eindbalans wordt niet bewaard en moet een volgende keer weer opnieuw worden gemaakt. Knop: Van eindbalans naar beginbalans: Om van de eindbalans een beginbalans voor het volgende jaar te maken, gaat men als volgt te werk: a) Kies menuoptie Nieuw boekjaar - Eindbalans > Beginbalans b) Maak de eindbalans op. c) Klik op de knop Maak van eindbalans een nieuwe beginbalans. (deze knop verschijnt pas nadat de eindbalans correct is) Handleiding BoekhoudTrainer pag. 37 DeJongEdusoft Sneek - augustus 09