Ooa-Opdrachtevaluatie

Transcriptie

1 Ooa-Opdrachtevaluatie Handleiding Vragenlijst Checklist evaluatiegesprek Registratieformulier

2 Handleiding De Ooa stimuleert haar leden om te handelen conform de door de beroepsgroep algemeen aanvaarde waarden en gedragsregels en om te professionaliseren. Daartoe heeft de Ooa een aantal instrumenten ontwikkeld. Eén van de ontwikkelde instrumenten is de Ooa-opdrachtevaluatie. Het is een methode om met klanten een afgeronde opdracht te evalueren. De opdrachtevaluatie biedt de mogelijkheid om, aan de hand van signalen van klanten, uw manier van werken te verbeteren. Om voor het CMC predikaat in aanmerking te komen hebben Ooa-leden professionaliseringsverplichtingen. De opdrachtevaluatie is een van de opties hierbij. Spelregels van de evaluatie Voor het gebruik van de opdrachtevaluatie als instrument voor het toetsen van een aantal belangrijke elementen uit de gedragscode en voor professionalisering gelden de volgende spelregels: 1. minimaal twee opdrachten per adviseur per jaar. Wij adviseren echter de opdrachtevaluatie toe te passen voor minstens 50 % van de aan opdrachten bestede tijd. 2. hanteer voor elke evaluatie een gesystematiseerde vragenlijst en leg de conclusies en eventuele acties voor uw kwaliteitsverbetering vast. Werken met de evaluatie De evaluatie dient kort na afronding van de opdracht, uiterlijk binnen drie maanden, plaats te vinden. Er zijn drie manieren om te evalueren: a. schriftelijk; b. mondeling; c. schriftelijk, gevolgd door mondeling. Welke manier u ook gebruikt, essentieel is dat de evaluatie gebeurt aan de hand van een gesystematiseerde vragenlijst en dat na afloop van de evaluatie verslaglegging ervan plaatsvindt (zie ook spelregels van de opdrachtevaluatie). Uit ervaring is gebleken dat het zinvol is de evaluatie al bij het tot stand komen van de opdracht aan te kondigen en de wijze van evaluatie met de opdrachtgever overeen te komen voordat de opdracht is afgerond. Welke vragenlijst te gebruiken Bij de schriftelijke evaluatie kunt u de bijgevoegde opdrachtevaluatie-vragenlijst gebruiken. Desgewenst kunt u deze in de door u gewenste vorm gieten inkorten door de toelichting weg te laten of juist uitbreiden door extra (sub)vragen toe te voegen waarbij u uw eigen briefpapier kunt gebruiken. U kunt desgewenst ook een geheel eigen vragenlijst gebruiken. In de opdrachtevaluatie-vragenlijst wordt de klant gevraagd een rapportcijfer te geven over zes aspecten van de opdrachtuitvoering plus een waarderingscijfer voor de uitvoering als geheel. Vervolgens wordt de klant gevraagd zijn waarderingscijfers toe te lichten. Ten slotte wordt de klant gevraagd of hij behoefte heeft aan een gesprek. Onderwerpen en vragen voor het evaluatiegesprek Bijgevoegd is een uitgebreide lijst met onderwerpen en mogelijke bespreekpunten voor een mondelinge evaluatie. Hij is bedoeld om aandachtspunten voor het gesprek te genereren en voor het ordenen van de resultaten van het gesprek. Vragen Als u vragen heeft over de Ooa-opdrachtevaluatie, dan kunt u zich wenden tot het secretariaat van de Ooa.

3 Vragenlijst Opdrachtevaluatie Organisatie Opdrachtgever Opdracht Adviseur(s) Vragen : Waardering Hoe waardeert u: 1 (laag) t/m 5 (hoog) 1. De vastlegging van de opdracht, inclusief latere wijzigingen 2. De bereikte resultaten In relatie tot wat in de offerte als resultaat werd benoemd 3. De bijdrage(n) van de adviseur(s) daaraan? 4. Hoe waardeert u de adviseur(s) op: Adviseur1 Adviseur 2 a. onafhankelijke oordeelsvorming; b. deskundigheid ten aanzien van het onderwerp van de opdracht; (kennis, ervaring, persoonlijke eigenschappen) c. zorgvuldigheid in de contacten met betrokkenen binnen en buiten de organisatie; d. integriteit in zijn handelen. Toelichting: 5. De informatie aan u over de structurering, aanpak en voortgang 6. De doelmatigheid van de uitvoering (kosten in relatie tot resultaten) 7. De opdrachtuitvoering in zijn geheel Toelichting: Hebt u behoefte aan bespreking van deze evaluatie? O ja O nee Ingevuld door (cliënt/opdrachtgever): Functie: Datum:

4 Mogelijke bespreekpunten bij een evaluatiegesprek 1. Vastlegging van de opdracht a. Is de inhoud van de opdracht vastgelegd voorafgaand aan de opdrachtverlening? b. Zijn de uitvoeringcondities vooraf vastgelegd? c. Is helder wat de opdrachtgever mag verwachten? d. Was er sprake van tussentijdse wijzigingen en zijn die vastgelegd en overeengekomen? e. Heeft de vastlegging van de opdracht geleid tot discussie na opdrachtverlening? f. Wat was de oorzaak van deze discussie? 2. Bereikte resultaten a. Voldoet het resultaat aan wat u als klant beoogde? b. Voldoet het resultaat aan de overeengekomen (en eventueel later gewijzigde) opdracht? c. Indien een van beide voorgaande vragen niet geheel met ja beantwoord worden, wat was daarvan de oorzaak? i. Niet voorziene omstandigheden of ontwikkelingen? ii. Voorgestelde oplossingsrichting past niet in de realiteit van de klantorganisatie? iii. Voorgestelde oplossing wordt niet als realistisch en uitvoerbaar ervaren? iv. Anders, te weten? d. Zijn de resultaten boven verwachting of meer dan overeengekomen? e. Indien voorgaande met ja beantwoord, hoe benoemt de klant dit dan? i. Uitvoering en resultaat boven verwachting? ii. Andere, extra, spin-offs? iii. Anders, te weten? f. Zijn / worden de adviezen geïmplementeerd? g. Is het resultaat duurzaam (verwacht of gebleken)? h. Is de effectiviteit van de medewerkers vergroot (probleemoplossend en/of zelflerend vermogen)? 3. Bijdrage van de adviseur(s) a. Had de adviseur de uitvoering voldoende voorbereid? b. Gaf de adviseur leiding aan de uitvoering van de opdracht? c. Was er een goede afstemming van de bijdrage van de adviseur en de bijdrage vanuit de organisatie? d. Was er voldoende inbreng van de adviseur? e. Waren de interventies van de adviseur op het juiste moment? f. Had de adviseur voldoende toegevoegde waarde? g. Welke zwakke punten hebt u ervaren? h. Welke sterke punten hebt u ervaren? i. Wat had u liever anders gewild?

5 4. Waardering van de adviseur(s) a. Onafhankelijkheid oordeelsvorming (houdt gepaste afstand, vermijdt schijn van belangenverstrengeling) b. Deskundigheid i. Kennis (gekwalificeerd in relatie tot rol in de opdracht) ii. Ervaring (gekwalificeerd in relatie tot de rol in de opdracht) iii. Persoonlijke eigenschappen (inzet, analytisch, creatief, etc.) c. Zorgvuldigheid (t.a.v. wensen, verwachtingen, rechten en belangen van alle betrokkenen, terughoudend bij oordelen over personen, hoor en wederhoor voorafgaand aan oordelen over personen) d. Betrouwbaarheid (komt afspraken na en maakt deze waar, geheimhouding m.b.t. vertrouwelijke of concurrentiegevoelige informatie) e. Integriteit (houdt zich aan normen, verantwoordt zich, geen oneigenlijk gebruik bevoegdheden, is loyaal, is open en transparant) 5. Informatievoorziening aan u a. Kreeg u vooraf voldoende informatie over de te zetten stappen? b. Kreeg u regelmatig en voldoende informatie over de voortgang? c. Kreeg u tijdig informatie over veranderingen? d. Kreeg u voldoende informatie over de bereikte resultaten? e. Bevat de rapportage voldoende informatie? 6. Doelmatigheid uitvoering a. Is de opdracht doelmatig uitgevoerd / aangepakt? b. Zijn medewerkers van de klant doelmatige ingezet? c. Verhoudt het resultaat zich tot de gedane investering? d. Past de zwaarte van de adviseur bij de zwaarte van de opdracht? e. Is het gehanteerde tarief in verhouding tot de zwaarte van de opdracht? f. Staan de overige in rekening gebrachte kosten in verhouding tot de opdracht? 7. De service van ons bureau a. Hoe waardeert u i. Onze bereikbaarheid? ii. Onze reactiesnelheid op uw vragen? iii. Het functioneren van ons secretariaat? iv. Leesbaarheid en afwerking van onze rapportage? v. Inzichtelijkheid en verantwoording van onze rapportages? vi. Onze punctualiteit? vii. Onze flexibiliteit? 8. Eindoordeel Hoe waardeert u, alles overziend, de opdrachtuitvoering in zijn geheel? 9. Slotvragen a. Hoe hebt u de vragenlijst van deze opdracht evaluatie ervaren? b. Hoe hebt u het evaluatiegesprek ervaren? c. Zijn er tot slot nog punten die u onder de aandacht wilt brengen?

6 Registratieformulier Ordelid Naam Adres Postcode Woonplaats adres : Werkzaam als (aankruisen wat van toepassing is) o o o Zelfstandig gevestigd organisatieadviseur Organisatieadviseur bij een organisatieadviesbureau Intern organisatieadviseur Paste in (jaartal) het professionaliseringsinstrument opdrachtevaluatie toe *) Datum : Handtekening *) dit in verband met de registratie van deelname aan professionaliseringsactiviteiten. Wanneer van toepassing dit formulier ingevuld retourneren aan: Ooa-secretariaat Postbus BB NIJKERK Of per fax: (033)