30 november 2010 SBC/2010/ Alle Alle RAADSINFORMATIE inzake College Onderzoeksprogramma 2011

Transcriptie

1 DORDRECHT én Retouradres: Postbus AA DORDRECHT Aan de gemeenteraad Gemeentebestuur Spuibouievard GR DORDRECHT F (078) Datum Begrotingsprogramma en -thema Betreft 30 november 2010 Alle Alle RAADSINFORMATIE inzake College Onderzoeksprogramma 2011 Contactpersoon G.A. Hagoort T (078) E ga.hagoort@dordrecht.nl Samenvatting In de raadsinformatiebrief wordt ingegaan hoe het college invulling geeft aan het College Onderzoeksprogramma 2011 (COP 2011). Voorgesteld wordt het COP 2011 te koppelen aan de bij de sector maatschappelijke ontwikkeling aangekondigde beleidsdoorlichting op subsidies en daarnaast een tweetal e audits (debiteurenbeheer, vastgoedbeheer) die volgen uit het strategisch controleplan een plek te geven in het COP Wat is de aanleiding? Conform de verordening informeren wij u over de wijze waarop het college in 2011 het College Onderzoeksprogramma wil vormgeven. Het college heeft de wettelijke verplichting 1 en de formele opdracht van de raad 2 om jaarlijks onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie en het gevoerde beleid. Het COP 2011 wordt door het college vastgesteld, waarna de raad in de gelegenheid wordt gesteld om voor het definitief worden van het COP te reageren op de voornemens van het college en eventuele wensen kenbaar te maken. 2. Wat willen we bereiken? Uit: Verordening COP COP: de verzameling onderzoeken die het college in enig kalenderjaar laat uitvoeren naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie en het gevoerde beleid. Het COP heeft tot doel het college, de raad en de inwoners van Dordrecht inzicht te verschaffen in de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie en het gevoerde beleid, de organisatie mogelijkheden voor verbeteringen aan te reiken en een basis te bieden voor verantwoording aan raad en burgers over de doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid en organisatie. Voorgesteld wordt het COP 2011 te koppelen aan de aangekondigde beleidsdoorlichting op subsidies en daarnaast de e audits die volgen uit het strategisch controleplan een plek te geven in het COP Gemeentewet, artikel 213a. 2 Verordening College onderzoeksprogramma (18 maart) Pagina 1/5 a Mixed SOUrCeS Cert

2 Vanuit de brede doorlichting maar ook vanuit het extensiveringsvoorstel COP-light willen wij daarnaast vorm geven aan een gewijzigde uitvoeringsmodaliteit van het COP. Navolgend worden de voorstellen en enkele ontwikkelingen verder toegelicht. 3. Wat gaan we daarvoor doen? 3.1 Huidige situatie De Lokale Rekenkamer heeft in februari 2009 vastgesteld dat er verschillende onderzoeksinstrumenten worden ingezet om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie en het gevoerde beleid te verbeteren (zie Onderzoek 213a, "Leren verantwoording afleggen", p7). Zo voert de gemeente naast het COP aan het eind van een collegeperiode een brede doorlichting uit met als uiteindelijk hoofddoel om "slimmer" om te gaan met financiën, bedrijfsvoering en beleidsprogrammering. Naast de brede doorlichting, waarin diverse vormen van evaluatiemethoden worden gehanteerd (visitaties, kosten-batenanalyse, beleidsdoorlichting, klanttevredenheidsonderzoek) vond in 2006 ook het bedrijfsvoeringsprogramma Versterking, Sturing, Control en Beheer plaats. Vanuit beide programma's zijn enkele onderzoeken en verbetervoorstellen in het COP opgenomen. Ook het auditteam van het Stadsbestuurscentrum (SBC) levert jaarlijks een bijdrage aan het COP, zei het dat het hier voornamelijk audits op rechtmatigheid betreft. Naast de onderzoeken en programma's die op centraal niveau binnen de gemeente worden uitgevoerd, worden op kleine schaal ook elders in de gemeente en bij regionale partners onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid uitgevoerd. Zo voert het Onderzoekcentrum Drechtsteden (OCD) peilingen onder burgers uit ten behoeve van beleidsvoorbereiding en beleidsresutaten en -effecten, worden er binnen enkele sectoren audits uitgevoerd en voert ook de rekenkamer zelfonderzoek uit naar doelmatigheid en doeltreffendheid. De rekenkamer constateert echter ook dat de gemeentelijke organisatie op dit moment niet beschikt over een integraal overzicht van alle gevoerde onderzoeken. Navraag hierover binnen het controllersoverleg bevestigt deze eerdere constatering van de Rekenkamer. Gangbare praktijk tot heden is dat het college op ambtelijk advies tot een onderwerpkeuze komt. Uitvoering van de onderwerpen wordt veelal, onder begeleiding van een e klankbordgroep, gedaan. De onderzoeksresultaten worden voorzien van een ambtelijke reactie inclusief een vervolgaanpak voor het eind van het jaar aan het college gepresenteerd. Vanaf 2007 worden daarnaast enkele vooraf benoemde e onderzoeken van het auditteam aan het COP toegevoegd. In de tabel hieronder zijn ook deze verbijzonderde e audits opgenomen in het totaaloverzicht. Overzicht COP onderzoeken 2003 t/m 2010 jaar naam onderzoek Beheer en rechtmatigheid subsidies Totaalbeeld benchmarks ICT-audit gericht op ICT-beheersprocessen en ICT-infrastructuur Inhuur en / Pagina 2/5

3 Datum 30 november 2010 jaar naam onderzoek Brede doorlichting 1 Programma VSCB Risicobeheersing van grote projecten Vergunningverlening en handhaving Subsidiebeheer Prestatiesturing in het regionale netwerk Personeelsbeleid Aankoop gronden Naleving treasury statu ut Brede doorlichting 2 Investeringen Brede doorlichting 2, specifiek de businesscases; Zero based budgetting Vertrouwen & verantwoordelijkheid Beheer e geldstromen (subsidies) Betalingen Inkoop en aanbesteding / / 3.2 Onderwerpkeuze Vanuit de brede doorlichting (fase 4), waarbij een groot aantal beleidsterreinen en producten worden geëvalueerd, wordt in 2011 onderzocht in welke mate subsidies bijdragen aan het bereiken van de gestelde beleidsdoelen. Hierover bent u recent geïnformeerd via de raadsinformatiebrief inzake subsidies. uit RIB inzake subsidies Wat willen we bereiken? De afgelopen jaren hebben we sterk ingezet op het verhogen van de rechtmatigheid van subsidies en met succes. De stap naar de beoordeling of de subsidies bijdragen aan de gestelde beleidsdoelen (effectiviteit) is een logische vervolgstap. Omdat subsidie slechts een instrument is dat de gemeente inzet voor het bereiken van de gestelde beleidsdoelen zal de beoordeling van doeltreffendheid van subsidies worden gerelateerd aan de inhoudelijke beleidsvelden. Het is ons voornemen alle producten waarbinnen subsidies worden verstrekt te onderzoeken voor zover dat niet al is gebeurd in de brede doorlichting fase 3. Wat gaan we daarvoor doen? Via de brede doorlichting (fase 4), waarbij een groot aantal beleidsterreinen/producten worden geëvalueerd, onderzoeken of de subsidies die daarbinnen worden verstrekt bijdragen aan het bereiken van de gestelde beleidsdoelen. De resultaten van het onderzoek zullen expliciet terugkomen in de rapportage met betrekking tot fase 4 van de brede doorlichting. De overige beleidsterreinen/producten zullen daarna worden onderzocht. Dit onderzoek zal uiterlijk 1 januari 2012 zijn afgerond. De resultaten zullen naar u worden gestuurd, zodat u inzicht houdt welke producten/beleidsvelden en daarbij behorende subsidies zijn doorgelicht. Pagina 3/5

4 Vanuit de Kaderbrief 2011 is eerder dit jaar besloten een generieke korting van 2,5% toe te passen op alle subsidies In het kaderstellend debat bij de begroting 2011 is vervolgens verder gesproken over het reduceren van het subsidiebudget. Van belang is dat het onderzoek zo ingericht wordt dat het kan bijdragen om op gefundeerde wijze het debat over heroverweging van bestaand beleid in relatie tot de beleidseffecten van subsidies te kunnen voeren. Het ligt voor de hand om juist dit onderwerp in dit eerste pilot-jaar als het COPonderzoek te bestempelen. 3.4 Verbijzonderde e audits Sinds 2007 zijn naast de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid ook de inmiddels reguliere onderzoeken naar de rechtmatigheid en het gevoerde financieel beheer opgenomen in het COP. De volgende financiële beheersactiviteiten worden conform het strategisch controleplan in 2011 onderzocht: Debiteurenbeheer Het debiteurenproces begint bij het ontstaan van de vordering en eindigt bij het innen daarvan. Daartussen liggen activiteiten als het opmaken en verzenden van de nota, het opboeken en incasseren, zo nodig aanmanen en afboeken. Het betreft een geknipt proces, dat wil zeggen dat de taakverantwoordelijkheden (uitvoering) deels bij de gemeente en deels bij het SCD zijn belegd. Verder is het SCD procesverantwoordelijke en ligt de systeemverantwoordelijkheid, inclusief de verantwoordelijkheid voor het debiteurenbeleid, bij de gemeente. De audit zal zich niet alleen richten op de rechtmatigheid van de financiële mutaties in de balanspost debiteuren, maar ook op de doelmatigheid en doeltreffendheid van het debiteurenbeheer (het proces) en van het debiteurenbeleid. Vastqoedbeheer Het vastgoedbeheer is belegd bij het gemeentelijk Vastgoedbedrijf en omvat het aankopen, onderhouden, verhuren en verkopen van gebouwen. De laatste tijd zijn er ontwikkelingen die wijzen in de richting van regionale samenwerking op het gebied van Vastgoedbeheer. De audit zal zich niet alleen richten op de rechtmatigheid van financiële transacties en boekingen met betrekking tot vastgoed (zoals het doteren en onttrekken aan onderhoudsvoorzieningen, maar ook het afschrijven). Vanuit het COP zal de focus ook gericht zijn op de doelmatigheid van het vastgoedbeheer en in hoeverre regionale samenwerking een bijdrage aan die doelmatigheid kan leveren. 3.5 Wijze van rapporteren en verantwoorden Door de koppeling van de doorlichting op subsidies aan fase 4 van de brede doorlichting ligt het voor de hand de (tussen)resultaten van het onderzoek expliciet terug te laten komen in de rapportage met betrekking tot fase 4. Vanwege het feit dat het subsidieonderzoek meerdere beleidsvelden en gemeentelijke producten betreft, wordt het gehele jaar 2011 gebruikt voor het onderzoek. De eindresultaten worden u voor 1 januari 2012 voorgelegd. Pagina 4/5

5 De rapportages over de e audits worden apart aan het college voorgelegd. Aan de gemeenteraad wordt hierover verantwoording afgelegd in het stadsjaarverslag Het COP 2011 dient door het college te worden vastgesteld, waarna de raad in de gelegenheid wordt gesteld om te reageren op de voornemens van het college en eventuele wensen kenbaar te maken. 4. Inspraak en communicatie 5. Vervolgtraject besluitvorming 6. Wat mag het kosten? Voor het COP is in ,-- beschikbaar. Daarmee vormt dit de grens voor de mogelijkheden van de inzet van COP onderzoek ten behoeve de beleidsdoorlichting subsidies en de e audits. 7. Bij deze raadsïnformatiebrief horen de volgende bijlagen: Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. ' Het college van Burgemeester en Wethouders de secretaris de burgemeester <r* \ % J.H. de Baas ^-^AiWirBrok Pagina 5/5