Bijgaand treft u het jaarverslag 2015 aan. Dit jaarverslag bieden wij u ter kennisname aan.

Transcriptie

1 Gemeente Heumen Rekenkamer Aan : Alle raadsleden van gemeente Heumen Van : Rekenkamer Heumen Datum : 9 mei 2016 Betreft : Jaarverslag 2015 Geachte leden van de raad, Bijgaand treft u het jaarverslag 2015 aan. Dit jaarverslag bieden wij u ter kennisname aan. Hoogachtend, Rekenkamer Heumen, Drs. W.J.H.S. Lindelauf RA RO Voorzitter 1

2 Jaarverslag 2015 Inleiding Gemeente Heumen Rekenkamer Dit jaarverslag omvat de periode januari 2015 tot en met december Verslaggeving vindt plaats overeenkomstig artikel 6.2. van het door de rekenkamer vastgestelde reglement van orde, waarin is bepaald dat verslaggeving plaatsvindt voor 31 maart na afloop van het verslagjaar. Uitgevoerde werkzaamheden in 2015 In het najaar van 2014 heeft de rekenkamer haar onderzoeksrapportage inzake Burgerparticipatie aan de commissie AZ gepresenteerd. In december 2014 had de RKH overleg met de klankbordgroep over een mogelijk onderzoek voor het jaar Door de klankbordgroep werden diverse onderwerpen aangedragen, waaronder een onderzoek naar de exploitatie en het gebruik van de Brede School aan de Broeksingel, mede omdat dat project nog niet -ambtelijk of bestuurlijk- was geëvalueerd. In de winter van 2015 voerde de RKH een kort vooronderzoek terzake uit, en stelde vast dat dit onderwerp te smal was voor een onderzoek. Besloten werd om, naast het dossier van de Brede School, op zoek te gaan naar vergelijkbare dossiers. Zo werd het idee van onderzoek naar maatschappelijk vastgoed geboren. Naast de Brede School zou ook de Buurderij te Overasselt en de Bibliotheek van Malden onderzocht worden. Daarnaast zou niet alleen de exploitatie en het gebruik worden onderzocht, maar de volledige gang van zaken rondom deze projecten. Terzake werd de commissie AZ op 30 april geïnformeerd. In de zomer van 2015 werd door de RKH de onderzoeksopzet geformuleerd. Deze was in september gereed. Intentie van de RKH was om uiterlijk in juni 2016 een rapport op te leveren. In oktober werd de RKH geïnformeerd over het feit dat uw raad naar verwachting in het eerste kwartaal van 2016 een besluit zou gaan nemen omtrent Malden-Oost. Vanwege deze omstandigheid besloot de RKH om u de opzet met betrekking tot het onderzoek Maatschappelijk Vastgoed, op dat moment nog niet toe te sturen. Het deelonderzoek met betrekking tot de Brede School werd wel direct opgepakt en in een versneld tempo uitgevoerd. In november werd de RKH wederom geconfronteerd met nieuwe, onverwachte, ontwikkelingen. Er dreigden belemmeringen op te treden bij de uitvoering van het deelonderzoek naar de Buurderij. In december besloot de RKH om het onderzoek naar de Buurderij te stoppen. Over de achtergronden hiervan is de Commissie AZ (op 5 januari jl.) uitvoerig door de RKH geïnformeerd. Een ander vergelijkbaar dossier, naast Brede School en Bibliotheek was niet voorhanden. Op grond daarvan besloot de RKH om ook de Bibliotheek te schrappen. Het gevolg van deze gang van zaken is dat u een definitieve opzet Maatschappelijk Vastgoed nooit van ons hebt mogen ontvangen en dat dit rapport van de Brede School als zelfstandig rapport, en niet als deelrapport, is afgerond. In januari 2016 is dit rapport gepubliceerd. Bespreking van het rapport in de cie AZ vond op 9 mei plaats. 2

3 Vergaderingen in 2015 In totaal heeft de rekenkamer in 2015 zes keer vergaderd. Deze vergaderingen vonden plaats in het gemeentehuis van Heumen en vonden deels plaats op dagen waarbij de rekenkamer verwacht werd voor overleg met de Klankbordgroep of de commissie AZ. Financien 2015 Het budget van de rekenkamer bedroeg In is besteed, bestaande uit: Vaste maand vergoedingen Reiskosten Totaal De overschrijding van het budget hangt samen met het grote aantal gesprekken (circa 20) die in het kader van het onderzoek Brede School moesten plaatsvinden is het eerste jaar dat De RKH haar budget heeft overschreden. In alle voorgaande jaren was sprake van onder uitputting van het budget. Begroting 2016 Vanaf 2015 is het budget van de Rekenkamer, door de raad, teruggebracht naar Naar schatting zien de uitgaven in 2016 er als volgt uit: Vergoedingen Reiskosten Totaal De uitgaven zullen in 2016 veel lager zijn dan in 2015 omdat twee van de drie rekenkamerleden m.i.v. 1 januari 2016 ontslag hebben genomen. Naar verwachting zal per 1 september 2016 een nieuwe Rekenkamer operationeel zijn. Terugblik/follow up van de rapporten van de afgelopen jaren Zoals reeds in eerdere jaarverslagen vermeld, is de rekenkamer niet voornemens expliciet onderzoek te doen naar de doorwerking van de door de rekenkamer uitgevoerde onderzoeken c.q. opgeleverde rapporten en gedane aanbevelingen. Dit neemt niet weg dat de rekenkamer aan deze doorwerking wel aandacht besteed. Ieder jaar zal daarom in het jaarverslag ingegaan worden op hetgeen met de rapporten van de rekenkamer is gedaan. Rapport begroting (2010) Aangaande het rapport inzake de kwaliteit van de begroting merkt de rekenkamer op dat dit rapport collectief door de raad is omarmd. Inmiddels is dit rapport onderwerp van diverse acties die door de nieuwe commissie financien zijn opgepakt. De kwaliteit van de programmabegroting 2012 is vergeleken met de begroting 2011 aanmerkelijk verbeterd. De rekenkamer was één keer aanwezig bij een bespreking van deze nieuwe commissie. In het de afgelopen jaren zijn, onder aanvoering van de raadscommissie financiën, diverse verbeteringen doorgevoerd m.b.t.: Begroting: 1a. Betere inhoud Een aantal nu vage doelstellingen worden concreet omschreven volgens de SMART-criteria. 1b. Wettelijke vereisten Met ingang van komende programmabegroting zal deze voldoen aan alle wettelijke vereisten en BBV-voorschriften. 1c. Indicatoren 3

4 Bestaande indicatoren per programma uitsplitsen in effectindicatoren en kengetallen. Alleen de belangrijkste invoegen. 1d. Betere leesbaarheid voor raadsleden 1e. Betere leesbaarheid voor burgers 1f. Meer gegevens vanuit productbegroting Begrotingsproces: 2a. Fracties dienen voorafgaande aan Perspectiefnota hun wensen/ ideeën in maart in (conform de laatste twee jaar). 2b. Raadscommissie jaarrekening adviseert de raad ook over de Perspectiefnota en Programmabegroting 2c. Raad wordt betrokken bij het keuzeproces bij de Perspectiefnota 2d. Raadsbehandeling Perspectiefnota en Programmabegroting in twee stappen Thans zijn de aanbevelingen grotendeels uitgevoerd. Prestatie-indicatoren komen in de begroting echter nog zelden voor en blijft een punt van aandacht. Rapport verbonden partijen (2011) Aan de gemeenteraad is inmiddels de kadernota grip op samenwerking voorgelegd. Deze nota gaat in op de wijze waarop besluitvorming met betrekking tot (toetreding) tot verbonden partijen moet plaatsvinden en op welke wijze verantwoording over het functioneren van verbonden partijen moet worden ingericht. In deze nota is gebruik gemaakt van het rapport verbonden partijen. De terzake in het rapport vermelde adviezen zijn in de kadernota vertaald. In februari 2014 is door de gemeenteraad een besluit genomen inzake de samenwerking Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR) Rijk van Nijmegen. In het bijbehorend raadsvoorstel komt het rapport van de Rekenkamer expliciet aan de orde en wordt ingegaan op de invulling van de checklist grip op samenwerking bij deze casus. Bij de ICT-samenwerking (raadsbesluit mei 2014 inzake bedrijfsplan regionale ICT-samenwerking, raadsvoorstel 8 april 2014) is nog niet ingegaan op bovengenoemde checklist. Rapport Re-integratie (2012) De aanbevelingen van de RKH spelen/speelden een nadrukkelijke rol in het op te zetten Regionaal Werkbedrijf. De Raad van gemeente Heumen heeft hier ook nadrukkelijk aandacht voor gevraagd. Uitkeringen blijven bij de gemeente; De re-integratie taak is per naar Regionaal Werkbedrijf gegaan. Rapport Subsidiebeleid (2013) Centrale vraagstelling in het rapport was hoe de doelmatigheid en doeltreffendheid van de subsidieverstrekking kon worden verbeterd, nu het probleem van de rechtmatigheid onder controle is. Langs twee sporen is gewerkt aan verbetering. In de reactie van het college op het rapport wordt aangegeven dat een belangrijke verbeterslag is, het zichtbaar maken van subsidies in de beleidscontext, waarbinnen zij worden ingezet. En dat op een zodanige wijze dat voorkomen wordt dat hiervoor weer nieuwe, qua capaciteit kostbare, instrumenten moeten worden ontwikkeld. Voor de subsidies op het beleidsterrein van de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO), en dat betreft het merendeel van de jaarlijkse subsidies, wordt dit gerealiseerd door subsidies op te nemen in de kadernota Meedoen naar vermogen en de uitvoeringsprogramma s van deze kadernota. Er is begonnen met het uitvoeringsprogramma Op 2 manieren zijn subsidies zichtbaar gemaakt in dit uitvoeringsprogramma: - in de eerste plaats door per beleidsterrein en daarbinnen per beleidsdoel subsidies toe te voegen als actiepunt in de betreffende planperiode; 4

5 - in de tweede plaats door een bijlage op te nemen van de kosten van subsidies, zodat ook zichtbaar wordt gemaakt wat in financieel opzicht het relatieve aandeel van subsidies is in de lasten van het uitvoeringsprogramma. Bij de herziening van de kadernota meedoen naar vermogen is meer aandacht besteed aan de uitwerking van de beleidsdoelen van de subsidies en inkoop van diensten die ter realisatie van deze doelen worden ingezet. Een tweede spoor betreft de nadere uitwerking van subsidies wat betreft doelen en prestaties. Deze vormen als het ware de onderlegger van de vermelding in de kadernota, c.q. uitvoeringsprogramma. Met steeds meer instellingen worden dergelijke documenten ontwikkeld, te vergelijken met de bestekken die gemaakt worden wanneer de diensten van instellingen worden ingekocht. Deze bijlagen zijn onderdeel van de subsidiebeschikkingen. Deze werkplannen vormen de basis voor de voortgangsrapportages en verantwoording. Een goed voorbeeld zijn de afspraken gemaakt met stichting Welzijn Groesbeek over de subsidie voor de inzet van professionele jongerenwerkers in onze gemeente. Ook de ontwikkeling van dit verbetertraject wordt voortgezet. Dit betreft zowel de SMARTkwaliteit van de afspraken met instellingen, als het aantal subsidieontvangende instellingen, waarmee dergelijke afspraken worden gemaakt. Rapport Burgerparticipatie (2014) Het rapport naar aanleiding van dit onderzoek heeft, bij behandeling in de gemeenteraad, tot de volgende motie geleid: De raad van Heumen bijeen op 30 oktober De quickscan heeft duidelijk gemaakt dat burgerparticipatie in sommige gevallen onvolkomen vorm heeft gekregen. 5. De quickscan van de Rekenkamer heeft geleid tot een aantal aanbevelingen, gebaseerd op een analyse van de bestudeerde participatiepraktijk in vier projecten. 6. Geconstateerd kan worden dat burgerparticipatie in de praktijk per project inhoud en vorm gegeven moet worden, afhankelijk van de aanwezige condities zoals de reikwijdte van de te maken keuzen of de mate waarin vooraf reeds tegengestelde opvattingen of voorkeuren bestaan. Besluit: a. Het college te verzoeken de aanwezige participatie-documenten (Verordening enz) te screenen met als referentie de aanbevelingen gedaan door de Rekenkamer Heumen. b. Hierbij te bezien of in zijn algemeenheid te bepalen is in welke omstandigheden welke vorm van participatie gewenst of maximaal mogelijk is (het zgn sturende document, aanbeveling 1). c. Het college te verzoeken vast te stellen in welke mate vooraf helderheid dient te bestaan over zowel het verloop van het participatietraject als ook over de marges voor participatie (aanbeveling 2). d. Voorafgaand aan het participatieproces de raad in zijn kaderstellende rol (de grenzen van) de speelruimte voor participanten vast te laten stellen (aanbeveling 3). e. Projecten waarbij burgerparticipatie in welke vorm dan ook verlangd wordt, te evalueren en de resultaten van die evaluatie zodanig te formuleren dat zij, indien nodig, aan de bestaande participatieregels kunnen worden toegevoegd. (aanbeveling 4) Als gevolg van deze motie heeft het onderwerp Burgerparticipatie in de loop van 2015 nadrukkelijk aandacht gehad van Raad, College en Ambtelijke Organisatie. Er zijn werkgroepen geformeerd en er hebben verschillende (raads-) conferenties plaatsgevonden. Dit heeft mede geleid tot het opstellen van de nota Visienota Versterking Burgerparticipatie. Deze nota is in december 2015 door de Raad vastgesteld. 5