Aanmelding voor inschrijving in het Gentse basisonderwijs

Transcriptie

1 Aanmelding voor inschrijving in het Gentse basisonderwijs Beknopte toelichting bij het besluit goedgekeurd door het LOP Gent BaO (AV ) Inhoud 1. Doel van de nieuwe regeling 2. Wettelijke basis 3. Het Gentse voorstel voor het gewoon basisonderwijs 3.1 Aanmeldingsperiodes 3.2 Rangordecriterium voor vooraf aangemelde leerlingen 3.3 De gewone inschrijving tijdens de eigenlijke inschrijvingsperiodes 3.4 Meervoudige aanmelding bij meerdere scholen / vestigingsplaatsen 3.5 Gelijktijdige aanmelding van verscheidene kinderen uit eenzelfde gezin 3.6 Rangschikkingsprocedure 3.7 Communicatie met de ouders en met het LOP 3.8 Bevestiging van de wens tot inschrijving 3.9 Beveiliging en bescherming van de privacy 3.10 Tijdsschema 3.11 Evaluatie 3.12 Bevoegdheidsdelegatie 4 Wat verandert er t.a.v. de huidige regeling? 4.1 Algemeen 4.2 Voor scholen zonder beperkingen inzake capaciteit 4.3 Voor scholen met beperkingen inzake capaciteit 5 Wat verandert er niet? Bijlagen LOP-Gent BaO Aanmeldingsperiodes

2 1. Doel van de nieuwe regeling Doel van de afspraken is het vermijden van wachtrijen op straat voor sommige scholen. Waarom? Het fenomeen wachtrijen is onrechtvaardig voor ouders die zich om beroeps-, sociale of andere redenen niet kunnen veroorloven om in een wachtrij te gaan staan en holt het Gelijke Kansen -beleid daardoor uit. Het creëert een sfeer van ongezonde competitie tussen ouders en leidt tot een verkeerd beeld over het Gentse onderwijsaanbod in de media en bij publieke opinie, waardoor het fenomeen steeds verder dreigt uit te deinen. 2. Wettelijke basis Het gewijzigde GOK-decreet (wijziging dd ) staat het inrichten van voorafgaande aanmeldingsperiodes toe op voorwaarde dat: geen nieuwe voorrangsgroepen gecreëerd worden, geen leerlingen op voorhand uitgesloten worden én dat de rangschikking van vooraf aangemelde leerlingen objectief gebeurt. Voor het basisonderwijs mag voor leerlingen die tijdens zo n aanmeldingsperiode aangemeld worden afstand als ordeningscriterium genomen worden. De bijhorende omzendbrief bepaalt dat ouders bij het begin van de inschrijvingsperiode hun wens tot inschrijving dienen te bevestigen. De decreetswijziging bepaalt dat het om een twee schooljaren durend experiment gaat dat daarna geëvalueerd wordt (inschrijvingen voor de schooljaren en 10-11). 3. Het Gentse voorstel voor het gewoon basisonderwijs 3.1 Aanmeldingsperiodes Voor de inschrijvingperiode GOK / niet-gok én voor de reguliere inschrijvingsperiode wordt telkens een aanmeldingsperiode van 2 weken ingericht. Aanmeldingsperiodes en inschrijvingsperiodes overlappen elkaar niet. Ouders die de wens hebben hun kind in een bepaalde school of vestigingsplaats van een school (VP) te laten inschrijven, kunnen hun kind tijdens die aanmeldingsperiode reeds vooraf aanmelden. Op het einde van de aanmeldingsperiode worden alle kinderen gerangschikt. Zolang de capaciteit van de betreffende leerlingengroep niet overschreden wordt, krijgen de vooraf aangemelde kinderen in volgorde van hun rangschikking een toegangsticket. Wie zo n toegangsticket heeft, krijgt gedurende de eerste 10 schooldagen van de inschrijvingsperiode garantie op inschrijving. Kamperen op straat heeft bijgevolg geen zin meer. Hoe vooraf aanmelden? Uitsluitend elektronisch via de website die daarvoor aangemaakt wordt. Via die website wordt een centraal aanmeldingsregister bijgehouden. Waar vooraf aanmelden? - van thuis uit of via een andere particuliere of publiek toegankelijke internettoegang, LOP-Gent BaO Aanmeldingsperiodes

3 - in de school waar men wenst in te schrijven, - bij een aantal organisaties die lid zijn van het LOP, met name: Kompas, de Integratiedienst (ID), het intercultureel Netwerk Gent (ING). Andere organisaties of centra kunnen aan deze opsomming toegevoegd worden, - via het aanspreekpunt van het LOP. Welke kinderen kunnen vooraf worden aangemeld? Alle kinderen die voldoen aan de wettelijke voorwaarden (leeftijd, GOK-criteria, ) om in de eerst navolgende inschrijvingsperiode ingeschreven te worden in het gewoon basisonderwijs. Bij de aanmelding worden de nodige gegevens opgevraagd. Voldoet een kind niet aan de voorwaarden, dan gaat de aanmelding niet door en wordt de ouders uitgelegd wanneer en hoe ze zich wel geldig kunnen aanmelden. Wat met kinderen die eventueel geweigerd zouden kunnen worden wegens onvoldoende draagkracht bij de school? Ook die kinderen kunnen gewoon aangemeld worden. Bij de bevestiging van de wens tot inschrijving (zie punt 3.7) kan de school met respect voor de terzake geldende procedure evt. overgaan tot inschrijving onder de ontbindende voorwaarde van voldoende draagkracht. In verband hiermee wordt reeds bij de aanmelding ook gevraagd naar eventuele inschrijvingsattesten voor buitengewoon onderwijs. Voor welke scholen kan een kind vooraf aangemeld worden? Voor elke vestigingsplaats / school voor gewoon basisonderwijs gelegen in het werkingsgebied van het LOP-Gent BaO. Dus ook voor scholen zonder enige beperking inzake capaciteit of scholen die nog geen kampeertoestanden hadden. Redenen: - De kampeertoestanden verplaatsen zich, soms vrij onvoorspelbaar. Als niet iedereen meedoet, krijgen we op onverwachte plaatsen toch weer wachtrijen. - Een eenvormige regeling verhoogt de communiceerbaarheid naar de ouders. - Praktische aspecten in verband met de meervoudige aanmelding (zie punt 3.4) maken het noodzakelijk dat de regeling voor alle Gentse (vestigingsplaatsen van) basisscholen ineens wordt doorgevoerd. Wie mag een kind vooraf aanmelden? De ouders, d.w.z. diegene die het kind in rechte of in feite onder bewaring heeft (kan dus ook zijn: pleegouders, voogd, ). Wat heb je nodig om een kind vooraf te kunnen aanmelden? - De SIS-kaart van het kind + de ID-kaart van (minstens één van) de ouders. - Het is handig (maar niet noodzakelijk) dat de ouders een adres hebben. Wat met kinderen zonder papieren? Die kunnen enkel vooraf aangemeld worden via een school of via één van de genoemde organisaties die bij het LOP aangesloten zijn (Kompas, ID, ING, ). Zij kunnen door hun ouders dus niet via een particuliere internettoegang aangemeld worden (zie 3.2). Kunnen ouders nog van gedacht veranderen? Zolang de aanmeldingsperiode duurt, kunnen de ouders hun keuze van school veranderen. Zij krijgen daartoe een paswoord dat hen de mogelijkheid biedt via de website hun keuze te wijzigen. LOP-Gent BaO Aanmeldingsperiodes

4 Hoe kunnen ouders bij aanmelding van thuis uit met kennis van zaken kiezen? Door bezoek aan de school tijdens een opendeurdag, door te surfen naar de website van de school, Hoe wordt de geldigheid van de aanmelding en van de ingevulde gegevens gecontroleerd? In beginsel gebeurt de controle niet vooraf (bij de aanmelding) maar achteraf bij de bevestiging van de wens tot inschrijving (zie punt 3.7) in en door de school waar het kind uiteindelijk ingeschreven wordt. Misleidende informatie bij de aanmelding leidt tot het verlies van de garantie op inschrijving. Gebeurt de aanmelding op school, dan kan de school uiteraard onmiddellijk de geldigheid nagaan. 3.2 Het rangordecriterium voor vooraf aangemelde leerlingen is de afstand van de verblijfplaats van het kind tot de school / vestigingsplaats. In geval die afstand voor twee of meer leerlingen even groot is, bepaalt een elektronische lottrekking de onderlinge rangordening van die leerlingen. Hoe wordt de verblijfplaats bepaald? - de wettige verblijfplaats van de leerling óf (indien verschillend) - de wettige verblijfplaats van de persoon die de leerling in rechte of in feite onder bewaring heeft, óf - het feitelijke adres van het internaat waar het kind verblijft. Als verblijfplaats kan dus ook gelden: het adres van de co-ouder of van een familielid of andere persoon bij wie het kind feitelijk verblijft. Als criterium voor feitelijk verblijven geldt dat het kind er tijdens de schooldagen gewoonlijk overnacht. Tellen dus niet mee: het adres van diegene die het kind uitsluitend kort voor en/of kort na schooltijd opvangt maar bij wie het kind niet overnacht, het werkadres van de ouders, Wie controleert de geldigheid van de opgegeven verblijfplaats? De school bij wie de ouders na afloop van de aanmeldingsperiode hun wens tot inschrijving komen bevestigen. Bij onenigheid hierover kan de bemiddelingscel van het LOP worden ingeschakeld. Hoe kan de geldigheid van de opgegeven verblijfplaats gecontroleerd worden? De juistheid van het opgegeven adres wordt nagegaan door middel van een kaartlezer waarmee het adres afgelezen kan worden van de chip op de SIS-kaart van het kind en van de identiteitskaart van de ouder die de wens tot inschrijving komt bevestigen. Wordt als verblijfplaats het adres opgegeven van een andere persoon bij wie het kind feitelijk verblijft, dan dient deze persoon bij de bevestiging van de wens tot inschrijving aanwezig te zijn en de eigen identiteitskaart bij zich te hebben. Voor kinderen die in een internaat verblijven, dient het verblijf in het internaat door de verantwoordelijke van het internaat bevestigd te worden. Wat met kinderen zonder geldige verblijfplaats ( zonder papieren ) Voor de afstand tot de school / VP wordt de mediaan genomen van de afstand tot de school / VP van alle andere kinderen die voor dezelfde leerlingengroep in dezelfde vestigingsplaats werden aangemeld. LOP-Gent BaO Aanmeldingsperiodes

5 Hoe wordt de afstand bepaald? In principe geldt de kortste wandelafstand als de afstand tussen verblijfplaats en school. Die kortste wandelafstand wordt met behulp van een geografisch informatiesysteem (GIS) bepaald op basis van de adressen, door middel van een methode die volgens de actueel beste, beschikbare technologie de werkelijke kortste wandelafstand het best benadert (zie ook 3.12). Betwistingen worden voorgelegd aan de bemiddelingscel van het LOP die zich hiervoor laat bijstaan door experten van het GIS. 3.3 De gewone inschrijving tijdens de eigenlijke inschrijvingsperiodes Ouders hoéven hun kinderen niet vooraf aan te melden. Zij kunnen zich ook nog altijd tijdens de eigenlijke inschrijvingsperiode aanbieden. Voor die kinderen blijft gewoon de oude regeling gelden: inschrijving in volgorde van aanmelding (tot de maximum capaciteit bereikt is). Hun rangnummers komen evenwel na het laatste rangnummer dat aan de vooraf aangemelde leerlingen toegekend werd. 3.4 Meervoudige aanmelding bij meerdere scholen / vestigingsplaatsen Tijdens de aanmeldingsperiodes kunnen ouders zich bij verscheidene scholen / vestigingsplaatsen tegelijk aanmelden. Zij dienen in dat geval een voorkeurorde te bepalen. Ex-aequo s zijn daarbij niet toegestaan. Tot aan het einde van de aanmeldingsperiode kunnen ouders hun voorkeurorde wijzigen of scholen / vestigingsplaatsen toevoegen. Zij hebben daarvoor hun paswoord nodig (zie 3.1). 3.5 Gelijktijdige aanmelding van verscheidene kinderen uit eenzelfde gezin Ouders die (b.v. wegens verhuis) voor méér dan één kind een (nieuwe) school zoeken, kunnen die kinderen gelijktijdig aanmelden. Zij kunnen daarbij - ófwel opteren voor een toegangsticket dat de inschrijving van alle gelijktijdig aangemelde kinderen in éénzelfde school / vestigingsplaats mogelijk maakt; - ófwel elk kind als een afzonderlijk kind aanmelden. In dat laatste geval wordt voor elk kind van het gezin gezocht naar de school die best aansluit bij de voorkeur van de ouders, ook als dat een andere school is dan voor broer of zus. Deze regel geldt voor alle kinderen uit eenzelfde gezin / leefeenheid zoals bedoeld in het GOK-decreet (cfr. voorrangsperiode broers & zussen). 3.6 Rangschikkingsprocedure De rangschikkingsprocedure houdt (in deze volgorde) rekening met: - de voorkeurorde van de ouders - de capaciteit van de leerlingengroep waarvoor aangemeld wordt - de afstand thuis school - elektronische lottrekking. De procedure verloopt in verschillende fasen ( iteraties ). Initieel wordt voor elk kind een rangorde bepaald voor elke school / vestigingsplaats waarvoor het kind aangemeld werd. Bij scholen zonder capaciteitsbeperkingen krijgen alle aangemelde kinderen in deze fase een toegangsticket. Bij scholen met capaciteitsbeperkingen krijgen sommige kinderen wel en anderen geen toegangsticket. Kinderen die voor meer dan één school / VP aangemeld werden, kunnen in deze fase ook meer dan één toegangsticket achter hun naam krijgen. LOP-Gent BaO Aanmeldingsperiodes

6 Basisprincipe voor het vervolg van de procedure is dat ouders er voorafgaandelijk (=bij de aanmelding) akkoord mee gaan dat bij het verkrijgen van een toegangsticket voor een school / vestigingsplaats die hóger in hun voorkeurorde staat, de aanmelding voor alle lager geplaatste scholen / vestigingsplaatsen vervalt. Hierdoor komen plaatsen vrij. De rangschikking wordt herhaald. En vervolgens opnieuw. De rangschikking wordt zolang herhaald tot er geen plaatsen meer vrij komen omdat elk kind maximaal maar één toegangsticket tot een school meer heeft. De rangschikkingsprocedure resulteert aldus voor elk kind in: 1) maximaal één toegangsticket (voor één school / vestigingsplaats), 2) een weigering wegens onvoldoende capaciteit voor elke hogere voorkeurschool / VP waarvoor geen toegangsticket verkregen werd, 3) eventueel een combinatie van (1) en (2). 4) Bij aanmelding voor de GOK-/niet-GOK-voorrangsperiode wordt bij overschrijding van het maximumpercentage GOK-/niet-GOK-leerlingen de boventallige kinderen niet geweigerd maar automatisch aangemeld voor de reguliere inschrijvingsperiode. Vermindert het aankruisen van verschillende scholen de kans op een toegangsticket voor de school die de grootste voorkeur van de ouders geniet? Neen. De procedure is van die aard dat het aankruisen van verschillende voorkeurscholen geen invloed heeft op de kans op een toegangsticket voor de school met de hoogste voorkeur bij de ouders. Is de school van de hoogste voorkeur een school met beperkte capaciteit, dan hebben ouders er dus voordeel bij de aanmelding meer dan één school aan te vinken. Zo zijn zij steeds zeker van een plaats voor hun kind. Wat met kinderen uit hetzelfde gezin die voor dezelfde leerlingengroep aangemeld worden? Die kinderen krijgen eenzelfde volgnummer, zodat zij in elk geval steeds in dezelfde school en vestigingsplaats terecht kunnen. 3.7 Communicatie met de ouders, de scholen en het LOP Hoe wordt de regeling bekend gemaakt bij de ouders? Het LOP zorgt voor de bekendmaking bij een ruim publiek, o.m. via folders, persberichten, een bericht in het Gentse stadsmagazine. Die folders zijn ook te verkrijgen in de basisscholen en bij instellingen voor voorschoolse kinderopvang. Hoe vernemen de ouders de resultaten van de rangschikking? De ouders nemen in principe zelf het initiatief om kennis te nemen van de resultaten van de rangschikking. Bij elke aanmelding wordt hen meegedeeld vanaf wanneer ze de resultaten van de rangschikking kunnen vernemen (zie 3.9). Zij worden verzocht vanaf dan zo snel mogelijk de resultaten op te vragen, hetzij: - rechtstreeks via een eigen toegang tot de website, met behulp van hun paswoord, - via de organisatie die hen hielp bij de aanmelding van hun kind, - via de school waar de aanmelding gebeurde. Wat krijgen de ouders in handen? Onmiddellijk na een aanmelding ontvangen de ouders een document dat bevestigt dat zij hun kind bij een bepaalde school / VP hebben aangemeld. Ná de rangschikking krijgen zij, naargelang van het geval: LOP-Gent BaO Aanmeldingsperiodes

7 - een document dat vermeldt in welke school /vestigingsplaats het kind ingeschreven kan worden, met vermelding van het rangordenummer dat het kind kreeg, - voor elke hogere voorkeurschool waarin niet ingeschreven kan worden: een (afschrift van het) weigeringsdocument. Dit document vermeldt ook het rangnummer van het kind voor de betreffende leerlingengroep in de betreffende school / vestigingsplaats. Dit rangnummer blijft geldig tot de tiende schooldag na het begin van het schooljaar waarvoor aangemeld werd. Op basis van dat rangnummer kunnen ouders een eventuele vrijgekomen plaats opeisen. - een mededeling met praktische schikkingen inzake de bevestiging tot inschrijving. Behalve de algemene regels kan die mededeling ook een eigen mededeling van de school bevatten. Hoe kunnen de ouders die documenten verkrijgen? Deze documenten zijn te downloaden van de website (thuis, op de school van aanmelding, bij de organisatie waar de aanmelding gebeurde). Wie een weigeringsdocument thuis downloadt, vinkt een bevestiging van ontvangst aan. Wie het in de school of andere organisatie ophaalt, tekent voor ontvangst. Wat krijgt de school? De school ontvangt (= te downloaden van de website) per leerlingengroep een gerangordende lijst van leerlingen die aangemeld werden, met aanduiding van: - hun rangnummer, - of ze ingeschreven of geweigerd dienen te worden, - (bij aanmelding voor de GOK/niet-GOK-voorrangsperiode) of hun aanmelding wordt omgezet in een aanmelding voor de reguliere inschrijvingsperiode. Die lijst kan ingevoegd (of overgenomen) worden in het inschrijvingsregister. Via de website kan de school ook alle (reeds op naam van de leerling en met alle nodige gegevens ingevulde) documenten downloaden die in voorkomend geval aan de ouders verstrekt dienen te worden: inschrijvingsattest, weigeringsattest, bevestiging van aanmelding voor reguliere inschrijvingsperiode. Mededeling van weigering aan het LOP Kopies van weigeringsdocumenten worden vanuit het centrale aanmeldingsregister rechtstreeks en elektronisch aan het LOP bezorgd. Voor vooraf aangemelde leerlingen hoeft de school dit dus niet meer te doen. 3.8 Bevestiging van de wens tot inschrijving Voor kinderen met een toegangsticket dienen de ouders hun wens tot inschrijving binnen de tien schooldagen na het begin van de inschrijvingsperiode te bevestigen door zich persoonlijk (met het kind?)aan te bieden bij de school. Dat wordt hen (via de website) bij de aanmelding meegedeeld en ook nog eens wanneer zij de resultaten van de rangschikking opvragen. Wat moet de school doen wanneer ouders zich aanbieden voor die bevestiging? - alle aanmeldingsgegevens en voorwaarden verifiëren (zie 3.2) en voorzover nodig de ouders een verklaring op erewoord laten tekenen, - de ouders het pedagogisch project en het schoolreglement van de school voorleggen en laten tekenen voor akkoord, - de bevestiging van inschrijving online registreren (= aanvinken op de website). LOP-Gent BaO Aanmeldingsperiodes

8 Wat krijgt de school? Wat krijgen de ouders? - een inschrijvingsattest, reeds op naam van de leerling ingevuld (te downloaden van de via de website). Wat als de ouders hun wens tot inschrijving niet komen bevestigen? Dan verliezen die ouders hun garantie op inschrijving in die school / vestigingsplaats. Er komt dan een plaats vrij. De school contacteert de ouders van kinderen die geweigerd moesten worden in volgorde van hun rangnummer om hen de vrijgekomen plaats aan te bieden. 3.9 Beveiliging en bescherming van de privacy Om te vermijden dat onbevoegden een kind aanmelden, wordt bij de aanmelding het rijksregisternummer (RRN) van het kind gevraagd. Dat nummer vindt men op de SIS-kaart van het kind. Het gebruik van het RRN helpt ook te vermijden dat éénzelfde kind door twee verschillende personen onafhankelijk van elkaar bij twee verschillende scholen / VP aangemeld wordt. Bij de eerste aanmelding krijgt de ouder / aanmelder een paswoord. Om zijn of haar keuze te wijzigen, dient de ouder / aanmelder dat paswoord in te geven. Op die manier vermijden we dat een kind door onbevoegden weer afgemeld of bij een andere school / VP aangemeld wordt. Wie kan de gegevens van een kind inkijken? Zolang de aanmeldingsperiode loopt: - de ouder die de aanmelding deed, - de verantwoordelijke van de organisatie (Kompas, ID, ING, ) die hielp bij de aanmelding, - de persoon die fungeert als aanspreekpunt van het LOP. Nadat de rangschikking en de wens tot inschrijving bevestigd werd: - ook de school waarvoor een toegangsticket verkregen werd. Kan een school zien bij hoeveel verschillende scholen een kind aangemeld werd? Neen. Het paswoord dat de scholen krijgen, geeft geen toegang tot individuele leerlingdossiers. Nadat de rangschikking is gebeurd en de wens tot inschrijving door de ouders bevestigd werd, krijgt de school toegang tot enkel die gegevens die nodig zijn om de leerling in te schrijven. Als er leerlingen geweigerd moeten worden, krijgt de school ook de gegevens die op het weigeringsdocument staan. Wat moet ik doen als ik mijn paswoord kwijt ben? Via het aanspreekpunt van het LOP kan men een nieuw paswoord krijgen nadat men zijn identiteit en zijn relatie tot het aangemelde kind heeft kunnen aantonen. Ouders die hun kind via een organisatie hebben aangemeld, kunnen bij die organisatie terecht. Wat is de rol en verantwoordelijkheid van de organisaties die helpen bij de aanmelding? De organisaties die door het LOP aangewezen worden om ouders te helpen bij de aanmelding van hun kind, bouwen met die ouders een vertrouwensrelatie op. Zij krijgen een paswoord dat hen toegang geeft tot de individuele dossiers van die leerlingen (maar niet van andere leerlingen), zodat zij de ouders ook kunnen helpen bij eventuele wijzigingen in schoolkeuze of voorkeurorde. Zij nemen t.a.v. de schoolkeuze die de ouders maken een strikt neutrale houding aan. Alle infor- LOP-Gent BaO Aanmeldingsperiodes

9 matie die de ouders hen geven, behandelen zij strikt vertrouwelijk. Zij duiden de concrete personen en adressen aan bij wie de ouders terecht kunnen. Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bemiddelingscel van het LOP. Wat is de rol en verantwoordelijkheid van het LOP? De coördinatievergadering van het LOP is verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten en houdt toezicht op het goede functioneren van het centraal aanmeldingsregister en van de bijbehorende website (zie 3.12). In verband hiermee heeft de persoon die door het LOP is aangesteld als aanspreekpunt toegang tot alle individuele leerlingdossiers. Deze persoon respecteert de vertrouwelijkheid van de gegevens. De persoon die is aangesteld als aanspreekpunt van het LOP is ook beschikbaar voor het registreren van aanmeldingen ten behoeve van ouders die dat wensen. T.a.v. de schoolkeuze door de ouders neemt deze persoon een strikt neutrale houding aan Tijdsschema Zie bijlage. Er zijn twee c.q. drie momenten waarop de scholen informatie dienen te verstrekken aan het LOP (= via de website van het centraal aanmeldingsregister): 1) Oktober november (uiterste datum & wijze nader te bepalen) de maximumcapaciteit per leerlingengroep of al dan niet een GOK-/niet-GOK-voorrangsperiode ingericht wordt + evt. maximumpercentage (optioneel) link naar eigen website van school of korte voorstelling van pedagogisch project / SR. 2) Dag na einde inschrijving broers / zussen: Per leerlingengroep: het aantal broers / zussen dat ingeschreven werd. 3) Dag na einde voorrangsperiode GOK/niet-GOK: Per leerlingengroep: het aantal leerlingen dat ingeschreven werd. Voor het doorgeven van die informatie via de website van het centraal aanmeldingsregister krijgt elke school een eigen paswoord Evaluatie Het decreet verplicht het LOP aan de minister van onderwijs vóór 1 november een rapport te bezorgen waarin de aanmeldingsregeling geëvalueerd wordt. Dat gebeurt op basis van: - gegevens die automatisch via het centraal aanmeldingsregister verzameld worden, - commentaren over de werking die bij de ouders, scholen en andere organisaties ingezameld worden Bevoegdheidsdelegatie aan de Coördinatievergadering De algemene vergadering van het LOP verleent aan de Coördinatievergadering de bevoegdheid om: 1) de softwareproducent en de webmaster aan te duiden die zullen instaan voor de aanmaak en het dagelijkse beheer van het centrale aanmeldingsregister en de bijhorende website, 2) in samenspraak met de softwareproducent de actueel beste, beschikbare methode te kiezen voor het berekenen van de afstand thuis school, LOP-Gent BaO Aanmeldingsperiodes

10 3) in samenspraak met de softwareproducent de precieze procedure van rangordening uit te werken binnen het kader dat in punt 3.6 bepaald werd, 4) de lijst te wijzigen van de organisaties en centra die de ouders namens het LOP helpen bij de aanmelding van hun kind en daarvoor een paswoord krijgen (zie punt, 5) de lijst te wijzigen van de gegevens die ouders bij de aanmelding dienen te verstrekken, 6) het evaluatierapport op te stellen dat aan de minister van onderwijs dient te worden bezorgd. Alle beslissingen die de Coördinatievergadering in dit verband neemt, worden aan de Algemene Vergadering gerapporteerd. 4. Wat verandert er t.a.v. de huidige regeling? 4.1 Algemeen 1) de data van de inschrijvingsperiodes. Zie schema in bijlage. 2) Na afsluiten voorrangsperiode broers/zussen & GOK/niet-GOK geven scholen door hoeveel leerlingen ingeschreven werden. 4.2 Voor scholen zonder beperkingen inzake capaciteit 1) Weinig. De meeste ouders zullen zich wellicht gewoon tijdens de eigenlijke inschrijvingsperiodes aanbieden, net zoals voorheen. (Er is voor hen geen echte noodzaak tot aanmelding vooraf.) Voor hen geldt de oude regeling. 2) Belangrijkste punt van verschil: leerlingen kunnen toch al tijdens de aanmeldingsperiode aangemeld worden. a. Ouders die dat van thuis uit (of via een andere organisatie) doen, leveren de school een administratieve tijdsbesparing op ( Alles is al ingevuld ). Zij moeten achteraf (in de eerste tien dagen van de inschrijvingsperiode) enkel nog komen tekenen. De school controleert dan de verstrekte informatie. b. T.a.v. ouders die hun kind in de school zelf vooraf komen aanmelden, moet de school in wezen hetzelfde doen als bij een gewone inschrijving. Alleen gebeurt dat nu (1) vroeger en (2) via de website van het centrale aanmeldingsregister. Ook deze ouders moeten achteraf nog eens komen tekenen. In beide gevallen is het voordeel voor de school dat de nodige documenten die aan de ouders afgegeven moeten worden automatisch op naam aangemaakt worden en eenvoudig van de website te downloaden zijn. De school krijgt de avond vóór het begin van elke inschrijvingsperiode (GOK/ niet-gok en regulier) een gerangordende lijst van leerlingen die vooraf aangemeld werden. Die lijst dient in het inschrijvingsregister overgenomen of ingevoegd te worden. Nieuw aangemelde leerlingen worden achteraan toegevoegd. 4.3 Voor scholen met beperkingen inzake capaciteit 1) Geen wachtrijen (meer) voor de deur. Ouders die toch nog voor de schoolpoort komen staan, worden binnengevraagd en voorgesteld om hun kind via de website aan te melden. Of ze gaan naar huis en doen het zelf van op hun eigen pc. LOP-Gent BaO Aanmeldingsperiodes

11 2) De school krijgt de avond vóór het begin van elke inschrijvingsperiode (GOK/ niet-gok en regulier) een gerangordende lijst van leerlingen die vooraf aangemeld werden. Daarin is duidelijk wie ingeschreven kan worden en wie geweigerd moet worden. Die lijst dient in het inschrijvingsregister overgenomen of ingevoegd te worden. Inschrijvingsattesten en weigeringsdocumenten zijn reeds op naam ingevuld beschikbaar en direct van de website af te printen. Aan wie moet een inschrijvingsattest bezorgd worden? Aan de ouders die hun wens tot inschrijving van hun kind persoonlijk komen bevestigen. Tot tien schooldagen na het begin van de inschrijvingsperiode hebben die ouders een garantie op inschrijving. Nadien moeten ze weer achteraan aansluiten. Aan wie moet een weigeringsdocument bezorgd worden? Alleen aan ouders die er zelf om komen bij de school (afgifte tegen bewijs van ontvangst). 3) Worden er tijdens de inschrijvingsperiode nieuwe leerlingen aangemeld, dan komen die in het inschrijvingsregister na de vooraf aangemelde leerlingen. Is de maximum capaciteit al bereikt, dan krijgen ze een weigeringsattest. 4) Plaatsen die vrij komen omdat sommige ouders niet komen bevestigen, worden toegekend aan eerder geweigerde leerlingen in volgorde van hun rangnummer. De school contacteert die ouders. Worden de vrijgekomen plaatsen ingenomen door vooraf aangemelde leerlingen, gelieve die leerlingen bij inschrijving aan te vinken op de website (met oog op evaluatie van de regeling). 5) Tijdens de GOK/niet-GOK voorrangsperiode worden vrijgekomen plaatsen eerst toegekend aan leerlingen die niet ingeschreven konden worden omdat het maximum percentage bereikt was (die komen in de rangordening hoe dan ook vóór de echt geweigerde leerlingen). Ook deze leerlingen worden bij inschrijving op de website aangevinkt. 5. Wat verandert er niet? De inschrijving van leerlingen die pas tijdens de inschrijvingsperiode zelf aangemeld worden. Inschrijvingsattest c.q. weigeringsdocument wordt door de school zelf aangemaakt. Ingeval van weigering geeft de school een bericht door aan het LOP op de oude wijze (per fax of of aangetekende brief). Plaatsen die vrijkomen (om welke reden dan ook) worden tot minstens de tiende schooldag van het nieuwe schooljaar toegekend aan eerder geweigerde leerlingen in de volgorde van het inschrijvingsregister. In het algemeen verandert de instelling van aanmeldingsperiodes en van een centraal aanmeldingsregister niets aan de mogelijkheid van de school om vóór de eigenlijke inschrijving van een leerling in een persoonlijk contact met de ouders het pedagogisch project van de school, de eigen werking en het schoolreglement toe te lichten. Dat kan bij de aanmelding (als die op school gebeurt) of op het moment dat de ouders hun wens tot inschrijving op de school komen bevestigen. De centrale aanmelding van een leerling verandert ook niets aan de bevoegdheid van de directie van de school om indien zo in het schoolreglement voorzien een leerling in een andere groep binnen hetzelfde onderwijsniveau (hetzij kleuteronderwijs, hetzij lager onderwijs) te plaatsen (b.v. in een vroeger leerjaar) dan door de ouders bij de aanmelding gevraagd werd. LOP-Gent BaO Aanmeldingsperiodes

12 Bijlage 1. Methode voor bepaling afstand thuis school De routing methode die men kent uit GPS-toepassingen voor het autoverkeer is op dit moment niet geschikt voor het bepalen van de kortste wandelafstand binnen een stedelijke omgeving. De reden is dat in de benodigde elektronische kaarten de vele voetwegen, voetgangersbruggen, oversteekplaatsen voor voetgangers, doorsteken door parken, kleine steegjes e.d. die niet voor autoverkeer toegankelijk zijn, (nog) niet opgenomen zijn. Binnen een stedelijke omgeving als Gent, met zijn typische spinnenwebpatroon, kan de kortste afstand te voet daarom beter en veel nauwkeuriger benaderd worden via een combinatie van vogelvluchtafstand en buffering, waarbij rekening gehouden wordt met barrières die door voetgangers niet genomen kunnen worden. Vanuit elk situeringpunt van een school worden verschillende ringen/buffers getrokken met een welbepaalde afstand (die afstand moet op voorhand afgesproken worden, bv 50m, 100m, 150m, ). Eventueel kan men deze afstanden voor elke school individueel bepalen afhankelijk van de capaciteit van de school en/of het aantal kinderen in de omgeving. Van zodra een buffer een onoverbrugbare barrière (geen brug of tunnel) raakt wordt de buffer afgeknipt. Dit vereist een bijkomende verwerking in GIS. Het resultaat van de buffering (kaart) kan op voorhand voorgelegd worden ter goedkeuring. Aangemelde kinderen worden eerst gerangordend volgens de ring of buffer waarin hun verblijfplaats valt. De onderlinge rangordening van kinderen binnen eenzelfde ring of buffer gebeurt op basis van de vogelvluchtafstand. De kaart met de buffering van elke school kan als informatie getoond worden, analoog (via afdruk) of digitaal (via geoloket of afbeelding). De software om deze methodiek toe te passen is aanwezig (desktop GIS). De Coördinatievergadering van stelt voor om de hierboven beschreven methode voor het bepalen van de afstand thuis school te hanteren. Dit principe werd door de AV van het LOP dd. 22/09/2008 goedgekeurd. Bijlage 2. Kalender met inschrijvings- en aanmeldingperiodes. De kalender in bijgevoegd excel-bestand geeft voor de schooljaren en de begin- en einddatum aan van elke aanmeldings- en inschrijvingsperiode, zoals door de Coördinatievergadering van voorgesteld werd. De kalender voor het schooljaar (inschrijvingen voor het schooljaar ) werd door de AV van het LOP dd. 22/09/2008 bij consensus goedgekeurd. LOP-Gent BaO Aanmeldingsperiodes