2.1 De aanleiding met het probleem

Transcriptie

1 De aanleiding met het probleem De kernstof Het begint met de vraag: Waarom wil de opdrachtgever het project? Welk probleem moet er worden opgelost? Zo maar iets gaan doen is geen optie en er zal ook geen draagvlak voor zijn. De mogelijk te volgen stappen zijn het bepalen van de afwijking, het uitvoeren van een probleemonderzoek en het beschrijven van het probleem in kwestie. Als er geen probleem is, is er ook geen oplossing mogelijk en is onduidelijk wat je wilt bereiken. Dit vooronderzoek moet duidelijkheid geven over probleem in kwestie van het project. Het overzicht van de lesstof - De probleemhebber(s) - Het stappenoverzicht: de aanleiding - De afwijking - Het probleemonderzoek - Het probleem in kwestie - De onderzoekmethode(s) - Het model: de beschrijving van de aanleiding - Het model: de beschrijving van de onderzoekmethode Tip: bedenk dat van een probleem alleen sprake is bij een afwijking tussen de huidige - en de gewenste situatie. Er zoveel wordt geroepen, zorg dus voor een degelijke verkenning van het probleem waarvoor het project in leven wordt geroepen. Opdracht: beschrijf de aanleiding van het project en de onderzoekmethode die wordt gevolgd. De dadendrang om alvast te gaan werken aan een oplossing, zeker vanuit de omgeving van het project, is niet altijd in het belang van een goed verloop. Het gelijk betrekken van de belanghebbenden in - en rond het project geeft mogelijkheden om eerst uit te zoeken wat er aan de hand is. Bij een goede formulering van het probleem, dus de aanleiding, heeft iedereen baat en het draagt bij aan het draagvlak vanuit de projectomgeving. Het verkennen van het probleem is wellicht nuttig, maar dit moet niet te veel moeite en tijd vragen. Iedereen is toch op de hoogte van het nut en de noodzaak om dit project te starten. Of niet? Toch maar beginnen met het beschrijven van de aanleiding met het probleem? De theorie en het gebruik

2 De probleemhebber(s) Wat is een probleem? Bij de beschrijving van de projectaanleiding staat de formulering van het probleem in kwestie centraal en het is veelal een moeilijk te nemen hindernis. In discussies blijkt dat hierover geen eenduidig beeld bestaat. Waarom is het zinvol het probleem eerst te formuleren als de oplossing al bekend is? Het antwoord hierop is: de oplossingskeuze moet leiden tot het geheel of gedeeltelijk verhelpen van het probleem dat er bestaat. Anders gezegd: er is geen oplossing nodig - en dus geen project - als er geen probleem is. Zo maar iets gaan doen is geen optie en er zal ook geen draagvlak voor zijn. Hoe is het probleem anders te omschrijven? Het woord probleem heeft een te beperkte betekenis. Andere woorden die gebruikt kunnen worden en mogelijk een betere klank hebben zijn: een kans, uitdaging, verschil, afwijking of kloof (gap). Met name de laatste aanduiding behoeft nadere toelichting. Een afwijking of gap van wat dan? Kort gezegd: tussen hoe het nu is en hoe het moet gaan worden. Wie heeft een probleem? Een probleem is actor - een belanghebbende - gebonden en kan dus worden gelinkt aan een persoon of groep van personen. Die hebben een belang bij het onderwerp en omdat er veelal meerdere actoren zijn, kan er ook sprake zijn van een tegenstelling in belangen. Wat voor de één een probleem is, kan voor de ander prima zijn of er zelfs een voordeel bij hebben. Het ingezonden krantenberichtje: Eten we te weinig, of produceren we teveel? maakt het duidelijk met als tip: benoem de werkelijkheid. Het probleemonderzoek gaat derhalve om het beschrijven van de feiten en geeft de behoefte of wel de vraag weer van de probleemhebber(s). Aan de hand waarvan een analyse kan plaatsvinden naar de oorzaken en gevolgen. Het bedenken van een oplossing volgt pas daarna. Bron: lezersrubriek WATUZEGT De Telegraaf 5 september 2015 * 12: probleem (casus) Wat is een probleemstelling? Een probleemstelling of de onderzoeksvraag geeft de te onderzoeken situatie aan: het probleemonderzoek. Het geeft het onderwerp van het onderzoek aan en bevat minimaal: de grenzen van het onderzoeksgebied en wie tot de onderzoekspopulatie behoren. Het kan wenselijk zijn de onderzoeksterrein af te bakenen (bron: Onderzoeksvaardigheden, Tom Fischer en Mark Julsing). De analyse van een probleem?

3 51 Na de beschrijving van de feiten - de identificatie van het probleem - vindt analyse plaats naar de oorzaken en de gevolgen die deze veroorzaken. Bedenk dat de oorzaak en gevolg relaties soms moeilijk zijn te doorgronden. De casus: Eten we te weinig, of produceren we teveel? Toelichting: het lijkt dat de consument geen probleem heeft, maar de producent. Wordt er subsidie toegekend voor de overproductie zoals de varkensboeren dat mogelijk willen volgens het krantenberichtje, dan betaalt iedere belastingbetaler mee om de overproductie in stand te houden. Ook de consumenten die geen (varkens)vlees eten. Wie hebben er nu een probleem? * 13: oorzaak en gevolg (casus) Het stappenoverzicht: de aanleiding Het resultaat van de stappen 1-3 is dat er een beschrijving met onderbouwing is gemaakt van de aanleiding. Het geeft het eerste deel aan van het waarom van het project. Stap 1 Stap 2 Stap 3 Vervolg stappen: paragraaf doelstelling De afwijking Het probleem - onderzoek * 14: stappenoverzicht de aanleiding Het probleem in kwestie De afwijking Stap 1: de afwijking * 15: afwijking (gap) Een afwijking is het verschil tussen de huidige situatie (IST) en de gewenste situatie (SOLL). Dit houdt in dat in het geval IST en/of SOLL niet bekend is, er geen afwijking vastgesteld kan worden en er dus niets te onderzoeken of te verbeteren valt. Vandaar dat veel gevraagd wordt om eerst een beschrijving te maken van beide situaties voordat er een afwijking kan worden afgeleid. Het vormt het uitgangspunt voor het probleemonderzoek of de verkenning hiervan Het probleemonderzoek Stap 2: het probleemonderzoek

4 52 Na het vaststellen van de afwijking kan aan de hand van diverse methodes een nader onderzoek plaats vinden naar de feiten en de analyse hiervan. Het geeft het belang aan van het juist bepalen van de werkelijkheid en de analyse van de oorzaken en gevolgen. Het project wordt immers gestart op basis van dit uitgangspunt. Voor het beschrijven van de onderzoekmethode is een model opgenomen in 0 Casus: Eten we te weinig, of produceren we teveel? Een eerste bronnenonderzoek levert de kennis op die staat verwoord in het kader. Varkenscyclus is het verschijnsel in de economie dat overschotten en tekorten van een bepaald product elkaar afwisselen, doordat aanbieders massaal reageren op de hoogte van de prijzen, maar tegen de tijd dat deze reactie doorwerkt op het aanbod, is de prijs alweer omgeslagen. De term 'varkenscyclus' is afgeleid van de cyclus zoals die optreedt in de varkenssector. Het aanbod en de prijs van varkens wisselt namelijk sterk in de loop der jaren, doordat varkensfokkers massaal gaan uitbreiden op het moment dat de prijzen hoog zijn, met als gevolg dat er in volgende jaren een overschot ontstaat. Vanwege de lage prijzen worden dan veel varkensfokkerijen gesloten of ingekrompen, zodat het aanbod daalt en de prijzen weer stijgen. Waarna de cyclus opnieuw begint. Ook bij andere producten kunnen dergelijke verschijnselen optreden; ook dat wordt varkenscyclus genoemd. Ook is er een relatie met conjunctuur en vraag en aanbod. Bron: Wiki. * 16: varkenscyclus (casus) De mogelijke onderzoeksvraag om de werkelijkheid te verkennen staat verwoord in het kader. Mogelijke omschrijving van de probleemstelling: onderzoek de overschotten en tekorten op de markt voor varkensvlees binnen het onderzoeksgebied Nederland (het domein) en betrek hierbij de belanghebbende partijen aangaande de consumptie, productie, vleesverwerking, distributie en de im - en export (de populatie). Breng het probleem in kwestie in kaart over de komende periode van vijf jaar en onderzoek het vanuit een economische invalshoek (de afbakening van het onderzoeksterrein kan worden uitgebreid). * 17: probleemstelling (casus) Het probleem in kwestie Stap 3: het probleem in kwestie Na de stappen 1 en 2 moet het probleem in kwestie duidelijk worden. Het is een vraagstuk of dilemma waarvoor een oplossing gezocht moet worden en het vormt het uitgangspunt voor het project. Als het project af is moet met het projectresultaat (een deel van) het probleem opgelost zijn of kunnen worden. Los hiervan kan worden gesteld dat een juist gesteld probleem al half is opgelost. Maar ook problemen zijn kansen in vermomming. Met de beschrijving van het probleem wordt er een basis gelegd voor het project. Immers als er geen afwijking is of wordt verwacht hoeft er verder ook niets te gebeuren. De beschrijving kan eventueel worden aangevuld met de trigger met het waarom nu en met de urgentie van het probleem in kwestie. Eigenlijk alles wat bijdraagt aan het duidelijk

5 53 maken van wat er aan de hand is. Zo kan er onderscheid worden gemaakt tussen de directe aanleiding (de trigger) en de afwijking met het probleem in kwestie. Voor het beschrijven van de aanleiding is een model opgenomen in De onderzoekmethode(s) Het interview Het houden van een interview is een goede methode om het netwerk van relaties te bevragen over hun betrokkenheid en mening over het probleem in kwestie. Probeer wel meningen te onderscheiden van feiten. Het vraagt weinig voorbereiding en geeft, mits serieus en objectief aangepakt, een positief beeld aan de onderzoekers. Het houden van interviews maakt duidelijk dat de relatie tot het project niet vrijblijvend is. Het is daarnaast een eerste stap in het opzetten van de projectcommunicatie en het geeft een indicatie over de betrokkenheid en motivatie. De situatieanalyse of SWOT-analyse Uitgaande van de huidige - of toekomstige doelstellingen en strategie van de organisatie kan intern - en extern onderzoek worden verricht. Het intern onderzoek richt zich op Sterkten en Zwakten en het extern onderzoek op Kansen en Bedreigingen. Het staat bekend als SWOT-analyse. Het is een onderzoeksmethode die toegepast kan worden als onderdeel van strategisch management. De conclusie die mogelijk getrokken kan worden: doe alleen waar je sterk in bent en waar de kansen liggen. Laat de rest over aan anderen. De PAP-analyse of het visgraatdiagram De term PAP staat voor probleem achter het probleem. Het geeft hiervan een decompositie aan van het ontstaan. Het wordt toegepast voor procesverbetering binnen kwaliteitszorg, maar kan ook binnen projectmatig werken van dienst zijn bij het vinden van de oorzaken achter een probleem. Het is een analysemethode die helpt bij het formuleren van de afwijking tussen de huidige - en gewenste situatie en die zich richt op oorzaak - gevolg relaties. Het visgraatdiagram - het Ishikawa-diagram - is bedoeld is om oorzaken van problemen in kaart te brengen. Let op dat het oplossen van de gevolgen van een probleem niet de oorzaak verhelpt. Het Servqual-model Dit model is een afkorting van Service-Quality-Model en is een instrument om de (gaps t.a.v. de) kwaliteit van de dienstverlening in kaart te brengen. De afwijking tussen de verwachte en de ervaren dienstverlening is een resultante van de overige gaps en kan dus opgeheven worden door te werken aan deze interne gaps. Deze onderzoeksmethode is binnen projectmatig werken toe te passen in het geval van problemen met dienstverlening en in zijn algemeenheid bij kwaliteitsproblemen. De toepassing

6 Het model: de beschrijving van de aanleiding De beschrijving van de aanleiding geeft de onderbouwing aan van het probleem in kwestie. Aanleiding Afwijking Onderzoeksvraag Beschrijving Beschrijf de huidige en de gewenste situatie en de afwijking Beschrijf de probleemstelling en geef de afbakening van het onderzoek aan Probleem - onderzoek Feiten (identificatie) Beschrijf de feiten, zoals: - wat is nu precies het probleem? - waar / wanneer doet het zich voor? - wie heeft / hebben het probleem? - is / zijn er probleemeigenaren? - sinds wanneer bestaat het probleem? Analyse Probleem in kwestie Beschrijf de analyse van het probleem, zoals: - wat zijn de oorzaken? - wat zijn de gevolgen? Beschrijf het probleem en de eventuele directe aanleiding (trigger) Het model: de beschrijving van de onderzoekmethode De beschrijving van de onderzoekmethode geeft aan op welke wijze de beschrijving van het probleem tot stand is gebracht. Maak een keuze uit de te volgen methodes. Mogelijke beschrijving onderzoekmethode Interview Situatieanalyse of SWOT-analyse Beschrijf de interviews Beschrijf het interne - en externe onderzoek PAP-analyse of vigraatdiagram Beschrijf de compositie van het probleem met oorzaak - gevolg relaties Servqual-model Beschrijf de gaps die zijn gevonden tussen de geleverde - en de ervaren kwaliteit De toetsing De opdracht: aanleiding Vraag: waarom is het van belang bij de voorbereiding van een project eerst de aanleiding te beschrijven? Antwoord A: de aanleiding maakt samen met andere onderwerpen deel uit van de projectdefinitie en de volgorde is niet van belang.

7 55 Toelichting antwoord A: onjuist; de volgorde is zeker van belang, wat als er geen afwijking tussen de huidige - en de gewenste situatie is er geen project nodig dat zorgt voor het tot stand brengen van een oplossing. De aanleiding geeft de legitimering of wel het bestaansrecht van een project en vormt hiermee het een fundament waarop het rust. En dat begint met de beschrijving van de aanleiding met het probleem in kwestie. Antwoord B: de aanleiding met het probleem in kwestie is al bekend en hoeft niet apart te worden beschreven. Toelichting antwoord B: onjuist; vaak denkt men te weten wat het probleem is en wat hiervoor een geschikte oplossing kan zijn. Het vragen om een oplossing, zonder onderzoek te verrichten naar de achtergronden, kan er toe leiden dat later blijkt dat de oorzaak niet is verholpen met het beschikbaar stellen van het resultaat dat het project tot stand heeft gebracht. Antwoord C: de beschrijving van de aanleiding geeft aan wat de afwijking is, het onderzoek en de analyse waarin de oorzaak wordt vastgesteld en het probleem in kwestie. Toelichting antwoord C: juist. Antwoord D: de beschrijving van de aanleiding heeft weinig zin als de oplossing al bekend is. Toelichting antwoord D: onjuist; de argumentatie is als bij de toelichting op vraag B met die toevoeging dat het verband tussen de aanleiding en de oplossing niet is vastgesteld of niet is onderzocht. Het nut is om het oorzakelijke (causale) verband tussen het probleem en de oorzaak vast te stellen en te documenteren. Zaken liggen vaak anders dan wordt gedacht en dat is bij projecten niet anders. Het verhelpen van de gevolgen alleen lost in feite niets op De opdracht: probleemonderzoek Vraag: wat is de functie van een probleemonderzoek? Antwoord A: het beschrijven van een afwijking. Toelichting antwoord A: onjuist; alleen het beschrijven van een afwijking geeft het verschil aan tussen de huidige - en de gewenste situatie. Dat is het verschil tussen IST en SOLL, maar geeft niet de oorzaak met gevolgen aan die hieraan ten grondslag ligt. Daar is onderzoek voor nodig. Antwoord B: het duidelijk maken wat het verband is tussen de afwijking van de huidige - en de gewenste situatie en het onderzoeken van de feiten en het analyseren van de oorzaken en gevolgen die daaraan ten grondslag liggen. Toelichting antwoord B: juist. Antwoord C: het beschrijven de onderzoekmethode. Toelichting antwoord C: onjuist; de gekozen onderzoekmethode helpt bij het achterhalen van de werkelijkheid met de feiten en met de analyse van het probleem. Het hanteren en

8 56 systematisch toepassen van een methode draagt wel bij aan de kwaliteit van het onderzoek. Antwoord D: het vaststellen wie een probleem heeft. Toelichting antwoord D: onjuist; de vaststelling welke probleemhebbers er zijn is wel van belang, maar is een onderdeel van een probleemonderzoek. Het gaat om het vaststellen van de feiten en de analyse van de oorzaak en het gevolg in een breder verband.