Werkdocument Routing JGZ-dossiers asielzoekerkinderen

Transcriptie

1 Werkdocument Routing JGZ-dossiers asielzoekerkinderen GGD Nederland Oktober 2011

2

3 Inhoud Inleiding 5 Samenvatting 7 Uitgangspunten 8 Routing JGZ-dossiers 10 Doel 10 Probleembeschrijving 10 Overdrachtsmomenten en werkwijzen 10 Afspraken maken en vastleggen 11 Gegevens in JGZ-dossier 11 Relevante achtergrondinformatie 13 GGD Kennisnet 13 Adressen JGZ 13 Archiefweb 13 Formulieren 14 Bijlage 1 Afkortingen 15 Bijlage 2 Overdrachtformulier bij JGZ-dossier 16 GGD Nederland Oktober 2011, Februari 2012 geactualiseerd werkdocument Routing JGZ-dossiers asielzoekerkinderen 2011 GGD Nederland 3

4 4

5 Inleiding Afhankelijk van de leeftijd en de verblijfplaats van een asielzoekerkind wordt de jeugdgezondheidszorg uitgevoerd door een GGD afdeling JGZ of door een instelling JGZ. In dit werkdocument gaat het over asielzoekerkinderen in een van de opvanglocaties van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA). 1 De organisatie die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de jeugdgezondheidszorg voor een bepaald kind dient te beschikken over het integrale JGZ-dossier of een digitaal dossier JGZ (DDJGZ). Dit vereist een goede overdracht van de jeugdgezondheidszorg en van de JGZ-dossiers 2 tussen de organisaties die de jeugdgezondheidszorg voor asielzoekerkinderen uitvoeren. Goede werkafspraken zijn daarom van belang. De praktijk is echter dat organisaties voor de overdracht verschillende werkwijzen hanteren. De GGD werkt bij de overdracht van dossiers van asielzoekerkinderen volgens reguliere richtlijnen aangevuld met PGA protocollen en werkdocumenten, zowel bij overdracht van JGZ-dossiers bij verhuizingen binnen de COA opvang als bij overdracht van dossiers in geval van uitplaatsing van kinderen naar de gemeente. Verder bestaan op lokaal niveau werkafspraken tussen de verschillende uitvoerders die betrekking hebben op de overdracht van jeugdgezondheidszorg. In de praktijk blijken aanvullende PGA werkinstructies over de overdracht niet altijd bekend te zijn. Ook is men niet altijd op de hoogte van elkaars werkwijze of weet men elkaar niet goed te vinden. Als gevolg daarvan komen dossiers niet altijd op het juiste moment en op de juiste plaats terecht of moet gezocht worden naar de plek waar het dossier zich bevindt. Daardoor ontstaat het risico dat de zorg niet tijdig overgedragen wordt. Momenteel gebruikt meer dan drie kwart van de organisaties die de JGZ uitvoeren een DDJGZ waarin de jeugdgezondheid van de kinderen in geregistreerd wordt. Het streven is dat het digitaal overdragen van het DDJGZ begin 2012 gerealiseerd zal worden. Ook voor de asielzoekerkinderen in de COA opvang geldt dat het DDJGZ in gebruik genomen moet worden. Asielzoekerkinderen hebben grotendeels nog geen Burgerservicenummer (BSN). Wel hebben asielzoekerkinderen een vreemdelingennummer (V-nummer). Dit nummer kan dienen als tijdelijke vervanging van de BSN. De Basisdataset (BDS) voorziet in de asielzoeker specifieke gegevens inclusief het gebruik van het V-nummer als er nog geen BSN is. De DDJGZ systemen van de GGD en en instellingen JGZ zijn veelal nog niet aangepast aan op de asielzoeker-specifieke gegevens. Dit verdient de komende tijd nog aandacht. 1 De basis van dit werkdocument is het werkdocument Routing JGZ-dossiers asielzoekerkinderen MOA 7 februari 2008 vastgesteld door de Bestuurscommissie MOA. Om de continuïteit van zorg door een goede routing van de JGZ -dossiers van asielzoekerkinderen te waarborgen, heeft GGD Nederland de knelpunten geïnventariseerd en werkdocument Routing JGZdossiers asielzoekerkinderen geactualiseerd. Dit werkdocument geeft de routing van JGZ-dossiers aan met het asielzoekerkind als uitgangspunt en oplossingsrichtingen voor eventuele knelpunten bij de overdracht van dossiers. 2 JGZ-dossier; dit betekent zowel een (papieren) integraal JGZ-dossier als een digitaal dossier JGZ (DDJGZ) werkdocument Routing JGZ-dossiers asielzoekerkinderen 2011 GGD Nederland 5

6 In 2010 verscheen het standpunt bereik JGZ van het RIVM/centrum jeugdgezondheid (nu het NCJ). Lees dit standpunt in samenhang met de routing JGZ-dossier asielzoekerkinderen Samen bieden ze de GGD en en JGZ instellingen handvatten om op een regionaal of lokaal niveau werkafspraken te maken tussen de uitvoerende JGZ-organisaties. De GGD en en JGZ instellingen wordt geadviseerd dit werkdocument te bespreken en op lokaal en/of regionaal niveau afspraken te maken over het stroomlijnen van de overdracht van de jeugdgezondheidszorg en de integrale JGZ-dossiers. 6

7 Samenvatting Voor het bevorderen van een tijdige overdracht van de jeugdgezondheidszorg van het asielzoekerkind en het JGZ-dossier zijn de volgende punten van belang: Het aannemen van een actieve houding in het overdragen van het JGZ-dossier, bijvoorbeeld door telefonisch contact op te nemen met de juiste organisatie en de juiste persoon. Gebruikmaken van het standaard overdrachtsformulier bij het JGZ-dossier, zie bijlage 2. Digitaal zou dit aangehangen kunnen worden als bijlage. Het maken van afspraken op lokaal en regionaal niveau met collega s van die de JGZ 0-4 jaar uitvoeren en de GGD/instelling JGZ (/CJG) over de werkwijze en handelwijze bij overdracht en archivering van de integrale JGZ-dossiers. Betrek zonodig de leidinggevende/manager daarbij. Er voor zorg dat het JGZ-dossier volledig ingevuld is en alle mutaties zichtbaar zijn, dit vergemakkelijkt het zoeken naar oude gegevens van het asielzoekerkind. Het standpunt bereik van de JGZ beschrijft in hoofdstuk 4.3 (bladzijde 31) afspraken bij dossieroverdracht. Vanuit het uitgangspunt dat een asielzoekerkind in principe een risico kind is voor extra zorg, is de aanbeveling altijd een warme overdracht te doen. werkdocument Routing JGZ-dossiers asielzoekerkinderen 2011 GGD Nederland 7

8 Uitgangspunten Dit werkdocument is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: COA opvang Dit werkdocument heeft betrekking op de routing van de JGZ-dossiers van asielzoekerkinderen in de COA-opvang. Daarmee wordt door het COA georganiseerde huisvesting voor asielzoekers bedoeld waarvoor de PGA is ingekocht. Dit zijn de POL-AMV s, de AZC s maar ook de kleinschalige opvang voor AMV s (KWE/KWG) valt hier onder. Landelijke kaders In juni 2009 hebben COA en GGD Nederland een contract afgesloten voor de levering van de publieke gezondheidszorg aan asielzoekers. Dit contract is aangevuld met een aantal addenda. In de specificatie dienstverlening wordt aangegeven welke opvang locaties zijn aangewezen voor de uitvoering van de PGA dienstverlening. Dit is te vinden op GGD kennisnet. Voor de uitvoering van de PGA zijn onderaannemersovereenkomsten gesloten tussen GGD Nederland en de GGD'en (PGA JGZ dienstverlening 4-19 jaar). Daarnaast zijn er onderaannemersovereenkomsten gesloten voor de dienstverlening PGA JGZ 0-4 jaar. In een aantal gebieden wordt de JGZ 0-4 niet uitgevoerd door de GGD maar door een instelling JGZ 0-4, dan wel een centrum jeugd en gezin (CJG) of een JGZ instelling 0-19 jaar. In dat geval zijn er voor de JGZ 0-4 jaar onderaannemersovereenkomsten gesloten met de instelling JGZ/CJG. De beschrijving van de routing van de JGZ-dossiers in de centrale opvang is gebaseerd op het contract met COA, op een aantal werkdocumenten en op oud MOA-protocollen. Deze protocollen zijn momenteel in onderhoud. Naar verwachting zijn de geactualiseerde protocollen eind 2011 gereed en vallen onder het PGA instrumentarium 3. Dossiers De uitvoerder van de dienstverlening PGA JGZ 0-19 jaar is verantwoordelijk voor het aanmaken en het beheer van het JGZ-dossier. De start van een integraal dossier begint bij de eerste aanmelding in een COA opvang. Dit is de instroom. Daarnaast is de uitvoerder verantwoordelijk voor de jeugdgezondheidszorg aan alle asielzoekerkinderen van 0 tot 19 jaar in de centrale opvang, zoals afgesproken in het contract tussen COA en GGD NL, en de daarbij behorende JGZ-dossiers inclusief asielzoekerkinderen die zich in de kleinschalige COA opvang bevinden in een gemeente, bijvoorbeeld KWE/KWG (kleine wooneenheid/kleine woongroep). 4 Dit is de bezetting. Zie GGD kennisnet voor de afspraken tussen COA en GGD Nederland Zie specificatie dienstverlening PGA. 8

9 Archief Als een asielzoekerkind 19 jaar wordt of Nederland verlaat wordt het JGZ-dossier gearchiveerd door de instantie die het JGZ-dossier tot op dat moment in beheer heeft. Archiveren van het JGZ-dossier van asielzoekerkinderen is per 1 april 2012 niet meer mogelijk bij Archiefweb, zie pagina 13. Hier kunnen nog wel JGZ-dossiers asielzoekerkinderen opgevraagd worden gedurende de wettelijke bewaartermijn. De GGD'en de JGZ 0-4 jaar instellingen archiveren het JGZ-dossier meestal zelf. Soms is de archivering uitbesteed. werkdocument Routing JGZ-dossiers asielzoekerkinderen 2011 GGD Nederland 9

10 Routing JGZ-dossiers Doel Met dit werkdocument wordt een eenduidige manier van werken en overdragen een JGZ-dossier van een asielzoekerkind beoogd. Probleembeschrijving Uitvoerders van de JGZ worden regelmatig geconfronteerd met het niet aanwezig zijn van een JGZdossier. Daar kunnen verschillende oorzaken voor zijn: 1. Er is nog geen JGZ-dossier aangemaakt omdat het een ingestroomd asielzoekerkind is. 2. De organisatie die het ingestroomde asielzoekerkind als eerste heeft ontvangen heeft nog geen JGZ-dossier aangemaakt. 3. Het JGZ-dossier is aangemaakt en de instroom activiteiten zijn uitgevoerd en gegevens zijn ingevuld. Bij verhuizing is het dossier niet overgedragen doordat niet bekend was dat een asielzoekerkind is verhuisd/ onbekend is waar het naar toe is verhuisd. 4. De uitvoerende organisaties hanteren verschillende werkwijzen van overdracht van JGZdossiers. 5. De uitvoerende organisaties gaan verschillend om met het ontvangen van dossiers en het ophalen van dossiers en de tijdstippen hiervan. 6. Asielzoekerkinderen verhuizen regelmatig: tussen de verschillende asielzoekerscentra, van asielzoekercentrum naar de gemeente, van asielzoekercentrum naar land van herkomst of doordat asielzoekers ervoor kiezen hun verblijf in de illegaliteit voor te zetten. Er zijn, vergeleken met ingezetenen, dus veel overdrachtsmomenten. 7. Door verhuizingen, maar ook door mutaties van andere gegevens, kunnen JGZ-dossiers van asielzoekerkinderen zoek raken. Overdrachtsmomenten en werkwijzen Op welke manier kan een tijdige overdracht worden gewaarborgd voor de continuïteit van de jeugdgezondheidszorg: 1. Continuïteit van zorg: Check regelmatig de in-, uitstroom en mutaties van de bewonersgegevens voor de continuïteit van zorg gewaarborgd en de JGZ-dossiers tijdig overgedragen kunnen worden. De GGD'en hebben hiervoor een JEPpas om in IBIS de bewonersgegevens te kunnen inzien. De instellingen JGZ 0-4 krijgen 2 wekelijks de bewonerslijsten van 10

11 asielzoekerkinderen 0-4 jaar aangeleverd en maandelijks de doorstoom asielzoekerkinderen 0-4 jaar, van GGD Nederland. In het geval van hernieuwde procedures en/of kinderen die vanuit de illegaliteit in de centrale opvang komen: verzamel relevante gegevens (NAW-gegevens, schoolgegevens en over de (eventuele) verblijfsplaats van het JGZ-dossier) en informeer actief bij de bijbehorende organisatie naar het JGZ-dossier. 2. Niet wachten tot de volgende uitvoerder het JGZ-dossier opvraagt maar actief het JGZdossier opsturen naar de volgende uitvoerder. 3. Telefonische, warme overdracht voorafgaand aan of aanvullend op de overdracht van het JGZ-dossier. 4. Schriftelijke overdracht in een begeleidende brief bij het dossier; dit formulier is te vinden op GGD kennisnet maar ook als bijlage bij dit werkdocument. Overdracht binnen een week na uitplaatsing van het asielzoekerkind. 5. Verzending van de JGZ-dossiers naar de volgende uitvoerder binnen een week na uit/doorplaatsing van het asielzoekerkind; 6. Archivering van de JGZ-dossiers zodat JGZ-dossiers vindbaar blijven als een asielzoekerkind (tijdelijk) uit beeld verdwenen is (bijv. bij illegaliteit). Afspraken maken en vastleggen 1. Volg minimaal deze landelijke richtlijnen. 2. Maak met collega s van de andere GGD'en en JGZ-instellingen, (de JGZ 0-4 jaar) binnen de regio, afspraken op lokaal en regionaal niveau over het overdragen van de JGZ-dossiers. Vraag naar hun handelwijze is en leg uit wat de handelwijze van de PGA is aan de hand van de protocollen en werkdocumenten. Vervolgens is het belangrijk de afspraken vast te leggen, ze regelmatig te evalueren en ze binnen de organisatie bekend te maken. Op maat gemaakte lokale en regionale afspraken geven helderheid in ieders werkwijzen. Door elkaar te leren kennen en beter te communiceren worden overdrachtsrisico s verminderd. Gegevens in JGZ-dossier 1. Zorg er altijd voor dat alle gegevens volledig in het JGZ-dossier zijn ingevuld zodat mutaties, en alle vorige verblijfplaatsen te achterhalen zijn (voorblad, blok 1 en blok 2). 2. Maak voor de overdracht van het JGZ-dossier gebruik van het formulier overdrachtsformulier bij JGZ-dossier (bijlage 2). werkdocument Routing JGZ-dossiers asielzoekerkinderen 2011 GGD Nederland 11

12 12

13 Relevante achtergrondinformatie GGD Kennisnet Werkdocument Routing JGZ-dossiers asielzoekerkinderen (2011): zoekterm: MOA-protocollen bij de overdracht van JGZ-dossiers: zoekterm: 3033 Basistakenpakket JGZ: zoekterm11101, Basistakenpakket JGZ 0-19 jaar asielzoekerkinderen: zoekterm Factsheet continuïteit van zorg voor asielzoekers in de vreemdelingenketen : zoekterm: Factsheet Nederlandse gezondheidszorg voor asielzoekers : zoekterm: Standpunt bereik JGZ (2010): Adressen JGZ De betreffende JGZ-organisatie kan als volgt via internet opgespoord worden: Contactpersonenlijst: GGD kennisnet/pga; welke opvanglocatie valt onder welke GGD of instelling JGZ en wie is de contactpersoon. GGD: Toets de gewenste gemeente of postcode in. JGZ 0-4 jaar: jaar. COA-locaties: Dit geeft het adres van de opvanglocatie en het telefoonnummer van de receptie. Via de receptie wordt doorverbonden met de PGA medewerker van het AZC. Archiefweb Archiefweb BV Correspondentieadres: Postbus 193, 2290 AD Wateringen Telefoon: (070) Fax: (070) arthur@archiefweb.nl Per 1 april 2012 geen archivering meer van de integrale JGZ dossiers asielzoekerkinderen bij Archiefweb. De bij Archiefweb gearchiveerde dossiers blijven bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn en gedurende die termijn (kan informatie uit/) kunnen de dossiers opgevraagd worden. werkdocument Routing JGZ-dossiers asielzoekerkinderen 2011 GGD Nederland 13

14 Formulieren P09 Integraal dossier JGZ Overdrachtformulier bij integraal JGZ-dossier asielzoekerkinderen 14

15 Bijlage 1 Afkortingen AZC - Asielzoekerscentrum AMA - Alleenstaande Minderjarige Asielzoeker AMV - Alleenstaande Minderjarige Vreemdeling AC-KWG - Aanmeldcentrum minderjarige kindgezinnen en kinderen jonger dan 12 jaar BSN - Burgerservicenummer CJG - Centrum voor Jeugd en Gezin COA - Centraal Orgaan opvang Asielzoekers COW - Centrale Opvang Woningen GBA - Gemeentelijk Basis Administratie GGD - Gemeentelijke, gewestelijke of Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst IBIS - Integraal Bewoners Informatie Systeem JGZ - Jeugdgezondheidszorg KCO - Kleinschalige Centrale Opvang KWE - Kleine Wooneenheden KWG - Kinderwoongroep MOA - Medische Opvang Asielzoekers NAW-gegevens - Naam-, Adres- en Woonplaatsgegevens NCJ - Nederlands Centrum Jeugdgezondheid PGA - Publieke Gezondheidszorg Asielzoekers V-nummer - Vreemdelingennummer werkdocument Routing JGZ-dossiers asielzoekerkinderen 2011 GGD Nederland 15

16 Bijlage 2 Overdrachtformulier bij JGZ-dossier Dit formulier is beschikbaar via: zoekterm:

17 werkdocument Routing JGZ-dossiers asielzoekerkinderen 2011 GGD Nederland 17