IBS Benelux: meer dan een optelsom

Transcriptie

1 advantage BUSINESS advantage IBS BENELUX ZOMER 2007 Vantienservers naar drie MEER EFFICIENCY ELEKTRONISCHE FACTUREN OPTIMALE PLANNING STRATEGISCH VOORRAADBEHEER SNELLER BESLISSEN RAPPORTERING DANKZIJ IBS

2 EDITORIAL INHOUD IBS Benelux: meer dan een optelsom Op 1 januari sloot IBS in Nederland en België een succesvol jaar af. Een jaar dat zijn vruchten heeft afgeworpen met ruim veertig nieuwe klanten in de meest uiteenlopende segmenten. Wellicht is u ontgaan dat beide landen voortaan onder één noemer verder gaan. De vorming van IBS Benelux is een logisch gevolg van de internationale strategie, onder CEO Erik Heilborn in 2006 ingezet, om IBS verder te transformeren. We zetten met de nieuwe organisatie een nieuwe stap in de richting van ons doel. IBS heeft met zijn softwareoplossingen, services en hardware een unieke uitgangspositie opgebouwd, die onze 1400 klanten in de dagelijkse praktijk ervaren. We gaan daarmee verder. Toegevoegde waarde leveren en u als klant begrijpen blijft voor IBS belangrijk. In ons nieuwe magazine Business Advantage, dat eerdere corporate uitgaven vervangt, tonen we u succesvolle initiatieven van collega-ondernemers. Wij zijn er trots op dat onze klanten hun kritieke bedrijfsprocessen aan ons toevertrouwen. Als IBS Benelux zullen we de beste dream-teams samenstellen die u helpen nieuwe oplossingen te installeren en te implementeren. Niet langer in de afzonderlijke landen, maar in de gehele Benelux. We zijn voortaan één bedrijf met meer dan 350 medewerkers, drie organisatorische lines of business (Enterprise, Best Of Breed en Technology & Services) en drie vestigingen (Nieuwegein, Sint- Martens-Latem en Zaventem). Maar voor u is natuurlijk de vraag relevant: gaat er voor mij veel veranderen in mijn relatie met IBS? Ons antwoord is: ja. Wij willen u ervan overtuigen dat IBS inderdaad de beste keuze is, voor nu en in de toekomst. Dat IBS zijn beloftes waarmaakt. Dat u kunt vertrouwen op de expertise van IBS. Indachtig het adagium software doesn t build relationships, people do koesteren we onze relatie met u en willen we die nog verder versterken. Voor nu wensen we u alvast veel leesplezier. Graag ontmoeten wij u op één van onze klantbijeenkomsten. En natuurlijk zijn we benieuwd naar uw visie op onze relatie. Jos Vanhoutte en Harrie Gooskens MANAGING DIRECTORS IBS BENELUX 4 Credit management Digitale facturen leveren veel efficiencyvoordeel op. Nog maar weinig bedrijven maken er echter gebruik van. 7 De ratio gaf de doorslag Interpolis Pensioenen maakt gebruik van het HRM- en salarispakket EMIS van IBS. 8 Strategisch voorraadbeheer Innova Packaging Systems zocht nieuwe software om administratie, logistiek en productie optimaal te plannen. 10 Van tien servers naar drie De voordelen van virtualisatie zijn groot. Het voorbeeld van printerfabrikant Mutoh maakt duidelijk waarom. 13 Sneller beslissingen nemen Heftruckspecialist TVH standaardiseert de boekhouding. 14 De digitale boekhandel Uitgever NDC/VBK verandert met bouwstenen van IBS Integrator. 16 Facturering bij Renault Autofabrikant Renault wilde elektronische rekeningen versturen. IBS hielp UITGEVER: IBS Benelux, postbus 500, 3430 AM Nieuwegein telefoon redactie@ibs.nl REDACTIECOMMISSIE: Karin Kuster, Dieter Roman, Roel van Zon HOOFDREDACTIE: Hans Kops EINDREDACTIE: Bert Bukman REDACTIONELE BIJDRAGEN: Dries van Damme, Désirée van der Jagt, Hans Kops, Sofie Peeters VORMGEVING: Sok visueel management DRUK: Drukkerij VD, Sint-Niklaas COVERFOTO: Thomas Donker 2 BUSINESS ADVANTAGE ZOMER 2007

3 KORT NIEUWS JUMBO, DAG, KNMP EN ETNA MET IBS IN ZEE Het nieuwe gratis dagblad DAG, een initiatief van KPN en uitgever PCM, heeft gekozen voor IBS. PCM werkt al enige tijd met IBS-software, hetgeen de implementatie bij DAG aanzienlijk heeft vergemakkelijkt. De groei naar een oplage van die het dagblad uiteindelijk wil bereiken, moet mede hierdoor mogelijk worden. Ook supermarktketen Jumbo, die recent een sterke groei heeft doorgemaakt naar honderd vestigingen door het hele land, kiest na een heroverweging opnieuw voor IBS. Branchevereniging KNMP van de Nederlandse apothekers gaat over op de IBS HRM- en salarissoftware, vanwege de veelheid aan mogelijkheden en de flexibiliteit van het systeem. Ook Etna Vending Technologies, fabrikant van drankenautomaten voor professioneel en huishoudelijk gebruik, gaat met de software van IBS werken. HTI BLIJFT IN BEWEGING MET NIEUWE SOFTWARE Hansen Transmissions International, gevestigd in Edegem, heeft een overeenkomst getekend met IBS Technology & Services. Dit betekent dat Hansen nu in staat is om IBS Financials en MAPICS te gebruiken. Bovendien kan het transmissiebedrijf zijn activiteiten voortzetten bij een systeemstoring aangezien IBS back-upservices verleent voor de ICT-infrastructuur van HTI. SNELLERE ADMINISTRATIE VOOR LIGHTWEIGHT CONTAINERS EN BASKO De leverancier van medische hulpmiddelen Basko Healthcare gaat met behulp van IBSsoftware de volledige logistieke en financiële administratie aanpassen aan de eisen van de tijd. Belangrijke overwegingen in deze keuze waren de mogelijkheid om het gehele proces kwijt te kunnen in de standaardoplossing, en de expertise van de betrokken consultants, aldus een woordvoerder. Verpakkingsbedrijf Lightweight Containers heeft ervoor gekozen om met IBS het volledige administratieve proces voor de KeyKeg te automatiseren. Deze innovatieve bolvormige biertap wordt nu wereldwijd op de markt gebracht met behulp van IBS Enterprise. Peter Ketelaar: EMIS paste eenvoudig het beste bij onze doelstellingen 7 VAN DE VELDE EN ITE KIEZEN VOOR IBS Van de Velde - ontwerper en producent van luxueuze vrouwenlingerie onder de merknamen Marie Jo en Prima Donna - heeft recent gekozen voor de implementatie van Selligent CRM. Het nieuwe systeem krijgt negentig gebruikers in de sales, marketing en customer care. ITE, actief in de koelings- en airconditioningsector, gaat IBS Enterprise implementeren. IBS Enterprise zal worden toegepast door 50 gebruikers in België, Frankrijk, Engeland en Duitsland. ITE zal in de toekomst zijn activiteiten uitbreiden naar Spanje, Italië en Mexico. AGENDA Op 4 september 2007 vindt bij IBS Sint- Martens-Latem het congres Infrastructure@Work plaats. Voor meer informatie: Op 27 september 2007 vindt in het Figitheater in Zeist het jaarlijks IBS-klantenevenement OnStage plaats. Voor meer informatie: Op 26 en 27 september 2007 is Center Parcs De Eemhof in Zeewolde de locatie van de beurs System iexpo. Voor meer informatie: 3

4 Meer winst op uw facturen Het kan geld opleveren: het digitaliseren van uw inkomende en uitgaande rekeningen. Maar er wordt nog maar weinig gebruik van gemaakt. TEKST HANS KOPS FOTO S MARTIN KAMSTRA 4 BUSINESS ADVANTAGE ZOMER 2007

5 CREDIT MANAGEMENT Door meer grip op factuurstromen kunnen wanbetalers eerder worden gemaand Een recent onderzoek van IBS maakte het probleem opnieuw duidelijk. Van de meer dan honderd middelgrote ondernemingen bleek slechts 22 procent wel eens een factuur te downloaden van de website van een van hun leveranciers of een rekening binnen te krijgen in de vorm van een bestand. Vrijwel zonder uitzondering maakten ze hun uitgaande facturen handmatig aan om ze vervolgens per post te verzenden. Voor de interne verwerking en het opslaan van de facturen waren de uitkomsten vergelijkbaar. Slechts 19 procent gaf aan dat alle facturen volledig digitaal worden verwerkt en bewaard. Daarmee blijft veel eenvoudig te incasseren efficiencyvoordeel liggen, zegt Arjen Nijdam, productmanager Financial Solutions bij IBS. Om dit te illustreren rekent hij het voordeel voor van een organisatie die maandelijks tweeduizend facturen ontvangt en verzendt - een modale facturenstroom voor middelgrote bedrijven en instellingen. Digitalisering van de facturenverwerking blijkt ten minste voor een halvering van de administratieve werklast te zorgen. Uitgaande van een handmatige verwerkingstijd van vijf minuten, wordt dus een tijdsbesparing geboekt van tachtig arbeidsuren per maand. Bovendien kunnen de verwerkingskosten worden gehalveerd. En het handmatig verwerken, bewaren en controleren van facturen kost een middelgrote organisatie algauw 35 euro per stuk. Maar daarmee is nog maar een deel van de efficiencywinst in kaart gebracht. Minstens zo belangrijk is dat de omloopsnelheid van het werkkapitaal aanzienlijk kan worden verkort. Door meer grip te krijgen op uit- gaande en inkomende factuurstromen kunnen wanbetalers eerder worden gemaand, collectieve kortingsafspraken met leveranciers beter worden benut, en kan tijdverlies door verkeerd berekende of onjuist geadresseerde rekeningen worden voorkomen. Daar komt bij dat het management voortaan continu op de hoogte is van de balans tussen uitstaande vorderingen en openstaande rekeningen. De investering in een digitale oplossing verdient zich dus heel snel terug, stelt Arjen Nijdam vast. En IBS heeft de producten en de expertise in huis om organisaties daarbij actief te kunnen ondersteunen. EENVOUDIG Het is niet verwonderlijk dat bedrijfsadviseurs en overnamespecialisten bij hun analyse van de potentie van een onderneming altijd eerst kijken naar inkomende en uitgaande facturen. Telkens weer blijkt het relatief eenvoudig om de kasstroom een positieve impuls te geven. Want veel organi- saties laten nog altijd na om gerichte aandacht te besteden aan het stroomlijnen van het beheer daarvan. Ruim veertig procent van de West-Europese bedrijven is daardoor de afgelopen jaren wel eens in financiële problemen gekomen. Gezien de enorme belangen die met dit alles gemoeid zijn, zijn bedrijven wel steeds vaker op zoek naar oplossingen. Zo heeft het fenomeen factoring vooral in België een hoge vlucht genomen; tegen een vergoeding van een tot drie procent van de omzet worden daarbij alle kredietrisico s overgedragen. Goedkoper en duurzamer is het echter om zelf meer grip op de facturenstromen te krijgen en voor een volledige digitalisering te kiezen. Maar hoe moet u daarbij te werk gaan? Welke keuzes dienen bij de inrichting te worden gemaakt, en voor welk type oplossingen kunt u kiezen? Om een bevredigend antwoord te kunnen geven op deze vragen, moeten we eerst in kaart brengen wat er zoal misgaat in de traditionele praktijk van het innen van vorderingen en het betalen van openstaande rekeningen. In algemene zin kan gesteld worden dat er in organisaties veel interne misverstanden bestaan als het gaat om de afwikkeling en administratie van inkomende en uitgaande facturen. Met tal van afstemmingsproblemen als gevolg. Een voorbeeld. In de meeste organisaties is het gebruikelijk dat verkopers hun bonussen krijgen uitbetaald op basis van gedeclareerde omzet. Dit betekent dat ze zodra de factuur is verzonden hun belangstelling voor de verdere afwikkeling verliezen. Dit zorgt vaak voor grote ergernis bij de administratiemedewerkers. Bijvoorbeeld omdat ze 5

6 CREDIT MANAGEMENT Arjen Nijdam IBS biedt een scala aan functionaliteiten om uw crediteuren- en debiteurenbeheer te stroomlijnen en volledig te digitaliseren. Bovendien zijn ze eenvoudig te integreren met bestaande systemen, of u nu in een best of breed-omgeving werkt of op een geïntegreerd platform als IBS Enterprise. U kunt hierbij denken aan: Het flexibel vastleggen van gegevens, het categoriseren van debiteuren- en crediteurengroepen naar kredietlimieten, kortingsafspraken en betalingsgeschiedenissen Het op elk moment inzage geven in gemaakte afspraken en de status van betalingstrajecten Een uitgebreide liquiditeitsplanning, rapniet op de hoogte zijn gebracht van eventuele bedongen kortingen of omdat ze geen inzicht hebben of de verstuurde factuur wel naar de juiste contactpersoon bij de afnemer is gestuurd. Zulke onzorgvuldigheden zijn er maar al te vaak de oorzaak van dat uitgaande facturen onnodig lang blijven liggen of terugkomen omdat er onjuistheden in blijken te staan. Door af te spreken dat de verkoopstaf uitsluitend provisies ontvangt over daadwerkelijk geïncasseerde omzet kan dit probleem overigens al voor een deel worden ondervangen. Op het gebied van de inkomende facturen zijn vergelijkbare mechanismen actief. Inkopers richten zich vooral op het feitelijke inkoopproces (waar kan ik de laagste prijs bedingen?) en hebben daardoor onvoldoende zicht op het verdere verloop van hun transacties. Daarmee laten ze kansen liggen; zo is het goed mogelijk dat de goedkoopste leverancier een veel kortere betalingstermijn hanteert of dat zijn facturering zo slecht op orde is dat de afwikkelingskosten veel hoger uitvallen dan de bedongen korting. MISVERSTANDEN En dat is nog maar een betrekkelijk willekeurige greep uit vele inefficiënties en hele en halve misverstanden waar administrateurs, inkopers en verkopers mee te maken kunnen krijgen. Arjen Nijdam: Dit is geen probleem dat je kunt oplossen met een betere informatievoorziening alleen. Het vraagt ook om een andere houding van de betrokkenen en in veel gevallen om een wezenlijk andere werkwijze. Daarom moet het management ook eerst de randvoor- waarden verzorgen waarbinnen een digitalisering van de factuurstromen het beste tot zijn recht komt. Een van die randvoorwaarden is dat organisaties moeten leren om prioriteiten te stellen. Bij uitgaande factuurstromen moet je een onderscheid maken tussen leveringen die van essentieel belang zijn voor het primaire proces en leveringen die tot de facilitaire inkoop worden gerekend. Die laatste categorie biedt je meer speelruimte; daar kun je je inkoopinspanningen bundelen om aantrekkelijker leveringsvoorwaarden te bedingen en kun je Organisaties moeten leren prioriteiten te stellen STROOMLIJNEN EN DIGITALISEREN dus ook betrekkelijk eenvoudig overschakelen naar een volledig digitale oplossing. In het geval van uitgaande facturen is het nuttig om debiteuren vooraf te categoriseren naar hun kredietprofiel, en de leverings- en betalingsvoorwaarden daaraan aan te passen. Dat is natuurlijk alleen mogelijk als je het gehele proces hebt geautomatiseerd. Van het bewijs van levering tot aan de betalingsontvangst. Voor meer informatie: arjen.nijdam@ibs.nl Zie ook het artikel op pagina 16 portage- en analysemogelijkheden Het opbouwen van een digitaal archief of dossier met behulp van documentmanagementsystemen Het kunnen koppelen met databases voor kredietinformatie, zoals met het internationaal kredietinformatiebureau Graydon Het elektronisch versturen van facturen via e-billing Snel en gestroomlijnd goedkeuren en controleren van inkomende facturen via workflowondersteuning Reconciliatie, waarbij openstaande posten automatisch worden gematcht met uitstaande betalingen. 6 BUSINESS ADVANTAGE ZOMER 2007

7 PENSIOENEN Uiteindelijk gaf de ratio de doorslag Interpolis Pensioenen gebruikt het HRM- en salarispakket EMIS van IBS om maandelijks de ruim pensioenen voor hun klanten op tijd uit te betalen. TEKST DESIREE VAN DER JAGT FOTO MARTIN KAMSTRA Ruim mensen krijgen iedere maand via pensioenverzekeraar Interpolis hun pensioen uitbetaald. Het verzekeringsbedrijf is een van de grootste verwerkers van pensioenen in Nederland. Om alle uitkeringen tijdig te verzorgen, is het uiteraard noodzakelijk dat het gebruikte systeem de veelheid aan gegevens snel en adequaat kan verwerken. Hiervoor heeft Interpolis in 2005 gekozen voor EMIS van IBS. Aan deze keuze ging een uitgebreide selectie en evaluatie vooraf. We zaten destijds midden in een fusieproces, waarbij elk van de vier vestigingen van Interpolis Pensioenen het eigen systeem verdedigde, herinnert projectmanager Peter Ketelaar zich. Daarnaast werd op 1 januari 2006 een groot aantal wettelijke wijzigingen doorgevoerd, zoals de digitale maandelijkse loonaangifte, en ook daar moesten we snel op inspelen. Uiteindelijk gaf de ratio de doorslag. EMIS paste eenvoudig het beste bij onze doelstellingen. De Groningse vestiging van Interpolis Pensioenen gebruikte EMIS al enige jaren naar volle tevredenheid. EMIS was al gekoppeld aan een rechtensysteem waarmee de pensioenrechten worden berekend en dat voor alle vestigingen het centrale systeem voor de rechtenadministratie moest worden. Een pluspunt van EMIS was daarnaast dat het volledig aan de nieuwe fiscale wetgeving voldeed. AANPASSINGEN De implementatie was volgens Ketelaar een aanzienlijk karwei. We moesten immers niet alleen EMIS in de diverse vestigingen in gebruik nemen, maar dit ook nog eens doen in combinatie met de nieuwe wet. Dat gaf extra druk omdat we alle aanpassingen in een keer wilden doorvoeren, en vooral door de nieuwe wet zat daar een strakke deadline aan vast. Dat heeft veel gevergd, van onze mensen én die van IBS. Uiteindelijk is alles net op tijd gerealiseerd. Bij dit soort grote processen is het van belang dat je elkaar, als partners, begrijpt, aldus Peter Ketelaar. We hebben het gezamenlijk opgelost. Achteraf kun je zeggen dat het de kunst is van het correct specificeren en het vertalen naar een passende oplossing. Vlak voor de deadline hadden we nog te maken met een lastige interface, waarvoor IBS op tijd een adequate oplossing heeft gevonden. Dat was een spannende periode. Dat het ondanks alles toch gelukt is binnen de beschikbare tijd heeft wederzijds veel vertrouwen gewekt. Ketelaar beschouwt IBS als een prettige en geschikte partner. Er werken enthousiaste mensen, en we kunnen projectmatig goed met ze samenwerken. Naast de goede ervaringen met IBS ging het natuurlijk ook om de prijs. Een van de redenen om juist voor IBS te kiezen was de prijs-kwaliteitverhouding. Peter Ketelaar GROTE PLANNEN De zeventig pensioenfondsen van Interpolis keren nu dus met behulp van EMIS maandelijks ruim pensioenen uit. Intussen heeft Interpolis Pensioenen grote plannen voor de toekomst. Het bedrijf is op pensioengebied druk bezig met het uitwerken van het fusietraject met Achmea. De pensioendivisies van beide bedrijven zijn vorig jaar samengevoegd. Uiteindelijk zal de gecombineerde Achmea-Interpolis Pensioendivisie per maand pensioenen uitbetalen. Door deze fusie wordt binnenkort opnieuw een discussie gestart over een gezamenlijke oplossing. Voor EMIS pleit dat het een flexibele standaardapplicatie is. Het voordeel van een standaardapplicatie is dat het onderhoud volledig door de leverancier wordt uitgevoerd en tijdig aan nieuwe wet- en regelgeving wordt aangepast. Dat is voor toekomstige keuzes heel belangrijk, stelt Ketelaar. Ons vooronderzoek is net begonnen, dus op dit moment doen we daarover nog geen verdere uitspraken. Maar natuurlijk wegen de positieve ervaringen in de afgelopen jaren met IBS wel mee. INTERPOLIS IN HET KORT Corebusiness: schade- en levensverzekeringen en pensioenen Vestigingen in Nederland: 6 Hoofdkantoor: Tilburg Aantal medewerkers: Omzet: meer dan 5 miljard euro Nettowinst: 297 miljoen euro in

8 PLANNING Strategisch omgaan met voorraden Innova Packaging Systems zocht nieuwe software om administratie, logistiek en productie optimaal te plannen. De oplossing van IBS maakt dit mogelijk. TEKST SOFIE PEETERS FOTO S THOMAS DONKER Innova Packaging Systems (IPS) ontwikkelt kunststof material handling producten zoals pallets en containers, voornamelijk voor de voedingsindustrie. Een specifiek kenmerk van de kunststofverwerkende industrie is de hoge kostprijs van grondstoffen. Bij ons vertegenwoordigen die 55 procent van de omzet, zegt directeur Jacques Vanmoortel. Daarom is het belangrijk om op een strategische manier met voorraden om te gaan. Pas als we een goed overzicht hebben, kunnen we de meest voordelige keuze maken. Dat was een van de vele uitdagingen die IPS zich stelde toen het bedrijf anderhalf jaar geleden op zoek ging naar een nieuwe ERPoplossing. In het verleden werkte IPS met een eigen, op maat ontwikkeld systeem. Het was tien jaar oud, had al vele aanpassingen ondergaan en dreigde onbeheers- baar te worden. Vrijwel alle kennis bevond zich bij één medewerker, die de pensioengerechtigde leeftijd bereikte. Dus gingen we op zoek naar een nieuwe oplossing, waarbij het uitgangspunt was dat de continuïteit kon worden gegarandeerd. Verder wensten we zoveel mogelijk aanpassingen achteraf te vermijden. Het pakket moest alle aspecten van een productieomgeving bevatten, gebruiksvriendelijk zijn en betrouwbaar, legt Jacques Vanmoortel uit. Tegelijk moest de leverancier op maat van een middelgrote onderneming kunnen werken. We hebben hier geen eigen ICT-afdeling en konden ook geen team samenstellen om gedurende lange tijd met het nieuwe systeem bezig te zijn. ANALYSE Na een grondige analyse van de markt werd voor IBS gekozen, met een pakket bestaande uit IBS Enterprise 6.0, IBS Dynaman en IBS Dynaflow. Daarmee is een goede voortgang verzekerd vanaf het invoeren van de klantenorders tot en met de uitlevering en administratieve afhandeling. Een van de belangrijke selectiecriteria was de aanpak van het voortraject en de implementatie. We hadden een partner nodig die zich in ons bedrijf kon inleven en kon meedenken over de oplossing die voor ons het meest geschikt was. Het modelleren van de software gebeurde met een beperkte groep en in een korte tijd, van juni 2006 tot januari De data uit het oude systeem kunnen nog wel worden opgevraagd, maar zijn niet overgezet naar de nieuwe databanken. Het was een bewuste keuze om van nul te beginnen en de meest geschikte oplossing te kiezen, los van wat we vroeger deden. Voor elke machine is er in IBS Dynaflow 8 BUSINESS ADVANTAGE ZOMER 2007

9 Het pakket moest gebruiksvriendelijk zijn Bart Nuyttens en Jacques Vanmoortel tegenwoordig een wachtrij met de geplande productieorders. Bij elk van die orders worden de juiste grondstoffen gekozen aan de hand van gegevens die eerder in het laboratorium zijn bepaald. De keuze van grondstoffen geeft vervolgens aanleiding tot het maken van pickinglijsten in de WMSmodule Dynaman. Aan de machine zelf wordt de status van elk order gecontroleerd aan de hand van de labels die afgedrukt worden om afgewerkte producten te identificeren. Voor het beheer van de grondstoffen wordt in de nieuwe software gewerkt met categorieën waardoor men grondstoffen die inwisselbaar zijn voor bepaalde producten met elkaar kan vergelijken. In de oude software werd enkel gewerkt op basis van artikelnummers en was een dergelijke analyse niet mogelijk. Nu kan men alternatieven tegen elkaar afwegen en kijken wat de meest rendabele manier is om aan de specifieke eisen van een bepaalde order te voldoen. Jacques Vanmoortel: Doordat het volledige traject van onze productie in het pakket is opgenomen, hebben we op elk ogenblik zicht op de status van de orders. Ik kan van mijn bureau of van thuis uit inloggen op het netwerk en voor elke machine zien met welk order men bezig is, wat er al gedaan is en wat er nog op de planning staat. Voor een bedrijf dat 24 uur per dag actief is, is dat heel handig. Ook voor externe partijen wordt de transparantie verhoogd. Klanten krijgen voortaan bij elke bestelling een nummer toegewezen voor de duur van het volledige traject, tot de transporteur uiteindelijk aan de hand van dat nummer de juiste goederen kan komen ophalen. REAL-TIME Naast het real-time volgen van productie en logistiek, zit de grootste meerwaarde in de rapporten en analyses die met de software kunnen worden gemaakt. Zo kan met behulp van een nauwkeurige nacalculatie de reële kostprijs van elk product worden berekend. De integratie van de verschillende modules levert niet alleen informatie over de gebruikte grondstoffen maar ook over de reële cyclustijden van de machines en de tijd die aan elk order wordt besteed. Consultant Bart Nuyttens van IBS begeleidde het project: IPS maakt volop gebruik van de flexibiliteit en de gebruiksvriendelijkheid van de software, stelt hij vast. Dit geeft het bedrijf niet alleen zicht op de reële situatie, het maakt ook duidelijk welke kansen er zijn om de efficiëntie en het rendement te verhogen. Tegelijk wordt op een pragmatische manier met de software omgegaan waarbij men functies stapsgewijs implementeert. Het is een efficiënte manier om snel aan de slag te gaan, alle medewerkers op te leiden en mee te krijgen en de performance systematisch te verbeteren. IPS IN HET KORT Corebusiness: productie van kunststof pallets, bakken en roosters Vestigingen in België: 2 Hoofdkantoor: Ieper Aantal medewerkers: 140 Omzet: 33 miljoen euro in 2006, naar verwachting 45 miljoen euro in

10 VIRTUALISATIE Van tien servers terug naar drie Virtualisatie, een oude techniek in een nieuw jasje, maakt een aanzienlijke inkrimping van uw serverpark mogelijk. Dat bleek onder meer bij printerbedrijf Mutoh. TEKST HANS KOPS FOTO S THOMAS DONKER Mutoh in Oostende liep langzamerhand tegen het capaciteitsplafond van haar serverpark aan. Ondanks de omvang van het netwerk werd de van oorsprong Japanse producent van printerplotters (industriële printers die grote kopieformaten aankunnen) geconfronteerd met een tekortschietend verwerkingsvermogen. Veel diskcapaciteit bleef ongebruikt omdat per server slechts een enkele applicatie kon worden gedraaid. Toen bovendien duidelijk werd dat er meer zekerheden moesten worden ingebouwd om de systemen te vrijwaren voor uitval, was dat aanleiding om Bennie Vanisterbecq en zijn team van IBS Technology & Services om een oplossing te vragen. Het IBS-team stelde ons voor om gebruik te maken van virtualisatie, een technologie die een tussenlaag legt tussen de hardware en de bestaande applicaties en het daarvoor gebruikte besturingssysteem, zegt Peter Lepère van Mutoh. Op die manier kunnen meerdere applicaties gelijktijdig op eenzelfde server of pc draaien. En dat alles sneller, tegen lagere kosten, en met een efficiëntere benutting van het bestaande serverpark. OPMARS Virtualisatie is een hot item, vertelt Bennie Vanisterbecq. Vooral het laatste halfjaar is de vraag enorm gestegen. In vrijwel al onze pre-salescontacten speelt het momenteel een rol. IBS is dan ook Virtual Infrastructure Partner van VMWare geworden. Dit Amerikaanse bedrijf heeft met de virtualization layer de aanzet gegeven tot de door- braak van de techniek. Dankzij dit samenwerkingsverband is IBS een van de voortrekkers van de introductie van VMWare in Nederland en België. De herontdekking van virtualisatie begon met de vaststelling dat de reken- en geheugencapaciteit van servers en pc s maar mondjesmaat wordt benut. Doorgaans wordt hooguit vijftien procent van het RAM- en CPU-vermogen van het netwerk gebruikt. De verklaring is simpel: de gemiddelde machine verdraagt geen meerdere besturingssystemen naast elkaar. Op zoek naar een oplossing grepen ontwikkelaars van VMWare terug naar de oude partitioning-gedachte en staken deze in een nieuw jasje. Ze ontwikkelden een tussenlaag die de communicatie met de hardware overneemt, op basis waarvan virtuele servers kunnen worden aangemaakt waarin een applicatie met het daarvoor benodigde besturingssysteem identiek en in real time kunnen worden nagebootst. Deze applicaties worden virtual machines genoemd. De voordelen zijn legio. Allereerst biedt deze technologie de mogelijkheid om meer- VIRTUALISEER OOK UW PC Virtualisatie is ook voor stand-alone configuraties een interessante optie. Dezelfde voordelen die opgaan voor een machinepark van servers gelden ook voor pc s - zij het doorgaans op een kleinere schaal. Zo kan een pc door gebruik van een enkele virtual machine al crashproof worden gemaakt; door met behulp van VMWare een file aan te maken waarin het gebruikte besturingssysteem en de applicatie zijn gekopieerd, beschik je altijd over een direct inzetbare replica. VMWare heeft onlangs een module ontwikkeld (Ace genaamd) die het mogelijk maakt om de virtuele computer zelfs op een USB-stick op te slaan. 10 BUSINESS ADVANTAGE ZOMER 2007

11 Vooral het laatste halfjaar is de vraag enorm gestegen Peter Lepère en Bennie Vanisterbecq

12 VIRTUALISATIE dere applicaties met verschillende besturingssystemen op eenzelfde hardwareplatform te laten draaien. Daarmee komt serverconsolidatie binnen handbereik, legt Bennie Vanisterbecq uit. 'In plaats van bijvoorbeeld tien servers, heb je er dan nog maar drie nodig, of zelfs minder. Zonder dat je capaciteit hoeft in te leveren. Sterker, dankzij virtualisatie kun je de capaciteitsbenutting mee laten bewegen met de dynamiek van de organisatie. Neem het voorbeeld van een logistiek bedrijf dat een deel van transport en opslag gaat uitbesteden. De reken- en geheugenkracht die vroeger werd bestemd voor de logistieke afhandeling komt nu automatisch beschikbaar voor de overige processen. Zo kunnen snelheid en geheugencapaciteit van systemen meegroeien met de kerncompetenties van ondernemingen of met hun organisatorische wijzigingen. Die extra flexibiliteit is een belangrijk nevenargument om voor virtualisatie te kiezen. KOSTENVOORDEEL Een betere capaciteitsbenutting gaat samen met een aanzienlijk kostenvoordeel. Of je nu tien of drie servers in de lucht moet houden, maakt nogal een verschil. Denk aan de besparing op energiekosten, op vierkante meters clean room en op de toekomstige investeringen in hardware. Maar ook scheelt het in beheer- en personeelskosten en heb je een betere managementgrip op je systemen. Een ander argument voor de toepassing van VMware is het vraagstuk van de business continuity planning, na stroomuitval, een systeemcrash of een brand. Ook in dat opzicht biedt virtualisatie interessante mogelijkheden. De bestanden waarin de diverse virtual machines zijn opgeslagen, bevatten feitelijk evenzovele complete computers. Dus als je hardware uitvalt en er geen machine meer beschikbaar is van dat bouwjaar of die configuratie, of je krijgt je reserveapparatuur na al die jaren niet meer aan de praat, dan is er nog geen man overboord. Zeker als je gebruikmaakt van een central-storagefunctionaliteit, draaien je virtual machines seconden later alweer op een andere server binnen het netwerk of op nieuwe hardware. Zo kun je dus ook een uitwijkscenario binnen het eigen netwerk vormgeven. Voor twee derde van de opdrachtgevers die gekozen hebben voor virtualisatie, is dat de zwaarst wegende reden. Ten slotte is er dan nog de optie om virtual machines te gebruiken voor simulatiedoeleinden, zoals Mutoh doet, of om er de effecten van het gebruik van een nieuwe applicatie mee te testen. Dat is een machtig instrument voor met name ontwikkelbedrijven. Maar ook als je de implementatie van een andere applicatie overweegt en je vooraf de effecten wilt weten op gebruik in de praktijk, dan kan dit heel waardevol zijn. Niettemin wees een recent onderzoek uit dat 44 procent van 800 bedrijven wereldwijd licht teleurgesteld is dat de beloofde return on investment nog niet volledig is geïncasseerd, meldde het vakblad Computable. Zo n reactie is eigenlijk wel begrijpelijk, aldus Bennie Vanisterbecq. Pionierende bedrijven consolideren nog op een te kleine schaal om de bedrijfseconomische voordelen in volle omvang te kunnen ervaren. Dat heeft tijd nodig. Temeer omdat de meeste voordelen niet tastbaar zijn. De effecten op de bedrijfszekerheid en de versnelling van de time to market vind je in zulke rekensommen niet terug. Voor meer informatie over virtualisatie: bennie.vanisterbecq@ibs.be of piet.van.hesse@ibs.nl MUTOH IN HET KORT Corebusiness: productie en distributie van groot formaat piëzo-inkjetprinters en snijplotters Vestigingsplaats in België: Oostende Aantal medewerkers: 280 Omzet en winst: als dochter van een Japans concern publiceert Mutoh Europe geen financiële gegevens 12 BUSINESS ADVANTAGE ZOMER 2007

13 OVERNAMES We kunnen sneller beslissingen nemen Heftruckspecialist Thermote & Vanhalst standaardiseert de boekhouding en rapportering van zijn vestigingen via IBS Financials. Met een hogere kwaliteit en een grotere snelheid tot gevolg. TEKST DRIES VAN DAMME FOTO HENDRIK DE SCHRIJVER Sinds de oprichting eind jaren zestig is de Belgische groep Thermote & Vanhalst (TVH) uitgegroeid tot een bedrijf van aanzienlijke omvang, met vestigingen in vijftien landen. De hoofdactiviteit bestaat uit de distributie van heftruckonderdelen. Daarnaast verkoopt en verhuurt het bedrijf nieuwe en tweedehandse vorkheftrucks en access equipment en staat het garant voor het onderhoud ervan. De ITafdeling van TVH bevindt zich in het hoofdkantoor in Waregem en telt dertig medewerkers. Daarnaast zijn er nog eens tien IT ers actief in de buitenlandse dochter- en zusterondernemingen. Voor de operatie heeft de ITafdeling de toepassingen zelf geschreven. Voor financiën en rapportering hadden we een pakket in huis, zegt John Laebens, financieel directeur bij TVH, maar dat bleek al snel niet meer te voldoen. Tot 2002 was TVH nog een Belgische onderneming, die alleen in Frankrijk wat activiteiten had uitgebouwd. Toen kort daarna de eerste overnames in Australië en de Verenigde Staten volgden, ontstond een nieuwe rapporteringsbehoefte, waaraan het bestaande pakket niet meer kon voldoen. Uiteindelijk groeide TVH uit tot een internationale speler, en daarmee nam de behoefte toe aan een voor alle landen identiek boekhoudpakket, dat een gebruiksvriendelijke en inzichtelijke rapportering mogelijk zou maken, zowel voor iedere vestiging als op groepsniveau. Een eerste marktonderzoek leverde een shortlist op van drie potentiële leveranciers, waaronder IBS. TVH nodigde de leveranciers uit om hun oplossing met een demonstratie aan de eindgebruikers voor te stellen. POSITIEF We hebben de eindgebruikers behoorlijk wat inspraak gegeven in de uiteindelijke keuze, verduidelijkt John Laebens. De demonstraties waren heel interactief. De eindgebruikers, die uiteraard vertrouwd waren met de bestaande oplossing, konden op die manier gericht vragen stellen. Uit het selectietraject kwam IBS Financials als beste keuze naar voren. De eindgebruikers waren unaniem positief over het product. Bovendien had IBS een goede indruk gemaakt door de demonstratie niet door een verkoper te laten uitvoeren, maar door de medewerkers die daarna de implementatie hebben begeleid. Intussen is IBS Financials geïmplementeerd in het hoofdkantoor in Waregem. Via VPNconnecties werken ook de vestigingen in Frankrijk, Italië en Zweden al met het pakket. Samen gaat het om ongeveer 35 gebruikers. Vanaf volgend jaar schakelt Australië op IBS Financials over, gevolgd door de Verenigde Staten, Canada en Mexico in De eigenlijke conversie nam nauwelijks een week in beslag, vertelt John Laebens, maar daar ging natuurlijk wel een grondige voorbereiding aan vooraf. Speciale aandacht ging uit naar de interfacing met de maatwerkoplossingen van TVH. Onze applicaties leveren data af in een portalomgeving, vanwaar IBS ze dan inleest. Er is geen rechtstreekse verbinding tussen de twee databanken. Ook omgekeerd verloopt het dataverkeer via dat portal, waar we op de gegevens tegelijk een aantal controles uitvoeren. De verwachting is dat de investering van euro zich in ongeveer vier jaar terugbetaalt. Door de uitschakeling van de lokale pakketten realiseren we een besparing op het vlak van software en onderhoud. Daarnaast winnen onze financiële medewerkers enorm aan tijd en efficiëntie. Ze kunnen verder werken volgens de lokale accountantsregels, terwijl de geconsolideerde rapportering alle resultaten automatisch omzet naar de voorschriften die in België op groepsniveau gelden. De consolidatie en centralisatie van de boekhouding zorgt er tegelijk voor dat we sneller over financiële informatie beschikken, en dus sneller beslissingen kunnen nemen. THERMOTE & VANHALST IN HET KORT John Laebens Corebusiness: Distributie van heftruckonderdelen, verkoop en verhuur van heftrucks Vestigingen: 15 Hoofdkantoor: Waregem Aantal medewerkers: Omzet: 420 miljoen euro 13

14 MULTIMEDIA Hans Oorthuis De digitale boekhandel Met bouwstenen van IBS Integrator kan uitgever NDC/VBK snelle veranderingen in de ontwikkeling van het bedrijf verwerken. TEKST DESIREE VAN DER JAGT FOTO S MARTIN KAMSTRA 14 BUSINESS ADVANTAGE ZOMER 2007

15 Na die bijeenkomst was ik meteen overtuigd. Mijn medewerkers kregen hetzelfde gevoel en toen was de keuze snel gemaakt De zoektocht naar een oplossing om datastromen te kunnen monitoren, eindigde bij uitgeversconcern NDC/VBK vorig jaar met de implementatie van IBS Integrator. In plaats van een eindstation is het voor de uitgever een nieuw begin. IBS Integrator kent zo veel mogelijkheden dat we de oplossing ook voor andere doeleinden gaan gebruiken. Nu wordt de IBS Integrator alleen nog gebruikt aan de boekenzijde, maar ook voor het krantenbedrijf zien we legio mogelijkheden, zegt Hans Oorthuis, bij NDC/VBK verantwoordelijk voor de bedrijfsapplicaties. Waar elders in de doorgaans nog traditionele uitgeefwereld voorzichtig wordt overgestapt op multimediale toepassingen, verlopen die ontwikkelingen bij NDC/VBK in een stroomversnelling. De verkoop via internet neemt een hoge vlucht, en ook zijn multimediale toepassingen in het krantenbedrijf mogelijk. Voor dit alles is het van groot belang om vat te hebben op de datastromen. Door de uitbreidingen op het gebied van e- publishing komen er steeds meer datastromen, verduidelijkt Hans Oorthuis. We willen al deze informatie kunnen volgen van applicatie naar applicatie. Niet alleen willen we ze automatiseren, maar de informatie moet ook van het ene systeem moeiteloos in het andere systeem overgaan. Extra moeilijkheid is het grote aantal verschillende systemen waarmee bij NDC/VBK - zoals de naam al aangeeft een fusiebedrijf - wordt gewerkt. Daarnaast zijn er natuurlijk externe datastromen van leveranciers of financiële instellingen. Met de hulp van IBS Integrator worden al deze systemen aan elkaar gekoppeld en de gegevens onderling uitgewisseld zonder dat er problemen ontstaan. E-BOOKS De nieuwste ontwikkeling bij NDC/VBK is het aanbieden van elektronische boeken via internet, de zogeheten e-books. De koper krijgt het gewenste boek in pdf-formaat. De e-books worden steeds populairder, aldus Oorthuis. Het is niet mogelijk om bestellingen met de hand over te schrijven naar een ander systeem. Niet alleen kost het te veel tijd en is het saai werk, de kans op fouten is ook vele malen groter. IBS Integrator is een belangrijk hulpmiddel om alle bestanden die in diverse systemen terechtkomen aan elkaar te koppelen. In het geval van de e-books zijn er zowel interne als externe datastromen bij betrokken. De order moet bijvoorbeeld in een Excel-formaat worden overgezet voordat die naar het systeem van het Centraal Boekhuis wordt getransporteerd. Daar kon het voorheen nog wel eens misgaan. Dat geldt ook bij het opzetten van de speciale themasites. Ook hiervoor geldt dat verschillende systemen zowel intern als extern aan elkaar moeten worden gekoppeld om de sites operationeel te laten zijn. Zo is de site rouwboeken.nl al in de lucht. Het aantal mogelijke thema s is groot en de verwachting is dan ook dat het aantal themasites het komende jaar sterk zal groeien. HOOG TEMPO IBS is geen onbekende voor NDC/VBK. De beide rechtsvoorgangers van het bedrijf werkten al met EMIS en bij NDC is het financiële pakket FIS2000 geïmplementeerd. De aankoop van IBS Integrator verliep mede door het opgebouwde vertrouwen in een hoog tempo. Tijdens een bijeenkomst van IBS maakte Oorthuis kennis met Integrator en hij stuurde een aantal medewerkers op nader onderzoek uit. Na die bijeenkomst was ik meteen overtuigd. Mijn medewerkers kregen hetzelfde gevoel en toen was de keuze snel gemaakt. De implementatie verliep vervolgens redelijk snel, maar bovenal soepel. Natuurlijk kost het in het begin wat meer tijd. Om ons te helpen hebben we bij IBS de mogelijkheid van ondersteuning voor vier dagen ingekocht. Maar tot nu toe hebben we maar één dag iemand hier gehad om ons te helpen. SUCCES Dit jaar gaan de meest bedrijfskritieke datastromen over op IBS Integrator, de rest volgt in Uiteindelijk heeft NDC/VBK veel meer met IBS Integrator gedaan dan oorspronkelijk de bedoeling was. We laten het gebruik groeien door zijn eigen bewezen succes. Op dit moment wordt IBS Integrator alleen aan de boekenkant van de uitgeverij gebruikt, maar het systeem kan ook een toegevoegde waarde hebben voor de datastromen aan de krantenkant van het bedrijf. Over de mogelijkheden wordt momenteel nagedacht. Het gaat dan bijvoorbeeld om het opzetten van een zelfservicepagina voor de kranten. We weten nog niet precies hoe dat eruit moet gaan zien, maar IBS Integrator zal daarin een belangrijke ondersteunende rol spelen. NDC/VBK IN HET KORT Corebusiness: NDC/VBK geeft elektronische en gedrukte (massa)media uit. Er zijn gesprekken gaande over een fusie met uitgever PCM (onder meer Volkskrant, NRC Handelsblad). Vestigingsplaatsen in Nederland: Leeuwarden, Groningen en Utrecht Aantal medewerkers: Omzet: 296,5 miljoen euro (2006) Nettowinst: 8,1 miljoen euro in

16 VIER VRAGEN AAN IBS BEDRIJFSSOFTWARE Bernard Demylle (links) Elektronische facturen bij Renault Autofabrikant Renault wilde een systeem van elektronische rekeningen invoeren. IBS hielp daarbij. Hoe wilt u zich als autofabrikant onderscheiden van uw concurrenten? Bernard Demylle, hoofd Organisatie & IT bij Renault: We richten ons op kwaliteit, innovatie en respect voor het milieu. Wat dat laatste betreft beperken we ons niet tot de productie. Vandaar dat onze commerciële afdeling belangstelling had voor elektronische facturering. Was er nog een ander doel? Het belangrijkste doel was het vergroten van de productiviteit van de administratie. We wilden dat zowel onze eigen medewerkers als de Renault-dealers minder tijd zouden verliezen met de behandeling van papieren facturen. Tegelijk wilden we een systeem dat de kwaliteit van de data-uitwisseling zou verhogen, om zo het aantal fouten bij de facturering terug te dringen. Waarom hebben jullie gekozen voor IBS? IBS heeft gezorgd voor de integratie met ons archiveringssysteem. Belangrijk is dat onze eigen IT ers voor het beheer van de oplossing instaan. We blijven dus niet aan IBS gebonden. Daarnaast speelde ook het kostenplaatje mee. De oplossing die IBS voorstelde, bleek financieel met voorsprong de interessantste. Hoe ervaart u de dienstverlening van IBS? We zijn bijzonder tevreden. IBS heeft ons een oplossing geleverd die we op termijn verder kunnen uitbreiden naar andere applicaties. Dat betekent dat we met een eenmalige investering op termijn een hoge return on investment behalen. IBS is al ruim dertig jaar de nummer één in bedrijfssoftware voor middelgrote bedrijven. Meer dan vijfduizend organisaties en bedrijven in veertig landen werken met onze oplossingen. We zijn marktleider in supply chain- en business intelligence-software voor distributie en vraaggedreven productie. We ontwikkelen en leveren HRM- en salarissoftware, supply chain ERPsoftware en financiële software, die niet te complex en niet te beperkt is. Ook is IBS uw partner voor IT-services en hardware. Locaties in de Benelux: Nevelgaarde ZZ Nieuwegein Nederland T: +31 (0) F: +31 (0) E: info@ibs.nl Xavier De Cocklaan Sint-Martens-Latem Belgium T: +32 (0) F: +32 (0) E: info@ibsbe.be Leuvensesteenweg 643 B-1930 Zaventem Belgium T: +32 (0) F: +32 (0) E: info@ibsbe.be EEN GESCHIEDENIS VANAF 1898 De geschiedenis van het Franse Renault gaat terug tot Sinds die tijd is het bedrijf uitgegroeid tot een van de grootste Europese autofabrikanten. Tegenwoordig telt Renault medewerkers en heeft het bedrijf vestigingen over de hele wereld. In Drogenbos, nabij Brussel, bevindt zich het Renault Center, de commerciële afdeling van Renault. IBS voerde er een project uit rond elektronische facturering. BUSINESS ADVANTAGE ZOMER 2007