Modular Messaging Versie 3 Gebruikershandleiding voor de client voor Microsoft Outlook

Transcriptie

1 Modular Messaging Versie 3 Gebruikershandleiding voor de client voor Microsoft Outlook Februari 2007

2 2007, Avaya Inc. Alle rechten voorbehouden. Opmerking Hoewel alles in het werk is gesteld om ervoor te zorgen dat de inhoud van dit document volledig en nauwkeurig is bij het ter perse gaan, stelt Avaya Inc. zich niet aansprakelijk voor enige fouten. Wijzigingen in en correcties op de informatie in dit document kunnen in toekomstige versies worden opgenomen. Disclaimer bij de documentatie Avaya Inc. is niet verantwoordelijk voor enige wijziging, toevoeging of verwijdering in de oorspronkelijke gepubliceerde versie van deze documentatie, tenzij dergelijke wijzigingen, toevoegingen of verwijderingen zijn uitgevoerd door Avaya. De klant en/of de eindgebruiker stemt in met het vrijwaren van Avaya, Avaya's vertegenwoordigers, ondergeschikten en werknemers tegen alle vorderingen, processen, eisen en gerechtelijke uitspraken, voortvloeiend uit, of verband houdend met, eventuele wijzigingen, toevoegingen of verwijderingen in deze documentatie, voor zover uitgevoerd door de klant of de eindgebruiker. Disclaimer bij koppelingen Avaya Inc. is niet verantwoordelijk voor de inhoud of betrouwbaarheid van enige gekoppelde websites waarnaar elders in deze documentatie wordt verwezen, en Avaya steunt de producten, services of informatie die daarin worden beschreven niet noodzakelijkerwijze. We kunnen niet garanderen dat deze koppelingen altijd werken en we hebben geen invloed op de beschikbaarheid van de gekoppelde pagina's. Garantie Avaya Inc. geeft een beperkte garantie op dit product. Raadpleeg uw verkoopovereenkomst voor de precieze garantievoorwaarden. Voor de standaardgarantie van Avaya en informatie over de ondersteuning die u bij dit product kunt krijgen gedurende de garantieperiode, kunt u terecht op de ondersteuningswebsite van Avaya: Licentie DOOR HET PRODUCT TE GEBRUIKEN EN/OF TE INSTALLEREN GAAT DE EINDGEBRUIKER AKKOORD MET DE IN DIT DOCUMENT OMSCHREVEN VOORWAARDEN, ALSMEDE MET DE ALGEMENE LICENTIEVOORWAARDEN DIE BESCHIKBAAR ZIJN OP DE AVAYA-WEBSITE LicenseInfo/ ("GENERAL LICENSE TERMS"). ALS U NIET AKKOORD GAAT MET DEZE VOORWAARDEN, MOET U HET(/DE) PRODUCT(EN) BINNEN TIEN (10) DAGEN NA ONTVANGST VAN HET PRODUCT RETOURNEREN AAN HET VERKOOPPUNT, IN RUIL VOOR HET AANKOOPBEDRAG OF EEN TEGOEDBON. Avaya verleent de eindgebruiker een licentie binnen de reikwijdte van de onderstaande licentietypen. Het geldige aantal licenties en capaciteitseenheden waarvoor de licentie wordt toegewezen is één (1), tenzij een ander aantal licenties of capaciteitseenheden wordt vermeld in de documentatie of in andere materialen waarover de eindgebruiker beschikt. Met 'aangewezen processor' wordt bedoeld een enkel, zelfstandig opererend computerapparaat. Met 'server' wordt bedoeld een aangewezen processor die als hostserver fungeert voor een softwaretoepassing die door meerdere gebruikers kan worden geopend. Met 'software' wordt bedoeld de computerprogramma's in objectcode, oorspronkelijk in licentie gehouden door Avaya en uiteindelijk gebruikt door de eindgebruiker, hetzij als zelfstandig opererende producten, hetzij vooraf geïnstalleerd op hardware. Met 'hardware' wordt bedoeld de standaard hardwareproducten die oorspronkelijk waren verkocht door Avaya en uiteindelijk worden gebruikt door de eindgebruiker. Licentietype(n) Aangewezen systeemlicentie (DS). Hiermee mag de eindgebruiker elk exemplaar van de software slechts op één aangewezen processor installeren en gebruiken, tenzij er een ander aantal aangewezen processors is opgegeven in de documentatie of in andere materialen waarover de eindgebruiker beschikt. Avaya kan eisen dat de aangewezen processor(s) worden aangeduid met type, serienummer, functiecode, locatie of andere specifieke gegevens, of dat deze worden verschaft door de eindgebruiker op enige elektronische wijze die door Avaya voor dit specifieke doel beschikbaar wordt gesteld. Gelijktijdige gebruikerslicentie (CU). Hierbij mag de eindgebruiker de software op meerdere aangewezen processors of op meerdere servers installeren en gebruiken, mits op enig moment niet meer dan het aantal gelicentieerde eenheden van de software zijn geopend en worden gebruikt. Met 'eenheid' wordt bedoeld de eenheid waarop Avaya, naar eigen goeddunken, de prijzen van zijn licenties baseert. Een eenheid is bijvoorbeeld (maar niet uitsluitend) een agent, poort of gebruiker, een account of voic account op naam van een persoon of bedrijfsfunctie (zoals een webmaster of helpdesk), of een vermelding in een directory van de administratieve database die door het product wordt gebruikt en die toestaat dat één gebruiker de interface van de software gebruikt. Eenheden kunnen gekoppeld zijn aan een specifieke, opgegeven server. CPU-licentie (CP). Hiermee mag de eindgebruiker elk exemplaar van de software op een aantal servers installeren en gebruiken, tot het maximumumaantal dat door Avaya is aangegeven, mits de prestatiecapaciteit van de Server(s) de prestatiecapaciteit die is opgegeven voor de software niet overschrijdt. De eindgebruiker mag de software niet opnieuw installeren of gebruiken op server(s) met een hogere prestatiecapaciteit zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Avaya en betaling van opwaarderingskosten. Gebruikerslicentie op naam (NU). De klant mag: (i) de software installeren en gebruiken op één aangewezen processor of server per bevoegde genoemde gebruiker (hieronder gedefinieerd); of (ii) de software installeren en gebruiken op een server mits de software uitsluitend wordt geopend en gebruikt door bevoegde genoemde gebruikers. Met 'genoemde gebruiker' wordt een gebruiker of apparaat bedoeld die/dat uitdrukkelijk toestemming heeft gekregen van Avaya om de software te mogen openen en gebruiken. Avaya kan naar believen en zonder beperkingen een 'genoemde gebruiker' aanwijzen. Dit kan bijvoorbeeld een persoon op naam zijn, een bedrijfsfunctie (zoals een webmaster of helpdesk), een account of voic account op naam van een persoon of bedrijfsfunctie, of een vermelding in een directory van de administratieve database die door het product wordt gebruikt en die toestaat dat één gebruiker de interface van het product gebruikt. Shrinkwrap-licentie (SR). Met betrekking tot software die elementen bevat die door andere leveranciers worden geleverd, mogen eindgebruikers de software installeren en gebruiken in overeenstemming met de voorwaarden van de in folie verpakte (een zogeheten "shrinkwrap" of "clickwrap") licentie die bij de software wordt meegeleverd ("shrinkwrap-licentie"). De tekst van de shrinkwrap-licentie is door de eindgebruiker op te vragen bij Avaya (zie "Copyright" hieronder voor meer informatie). Copyright Behalve in gevallen waar expliciet het tegendeel wordt vermeld, wordt het product beschermd door copyright en andere auteursrechtelijke wetten. Ongeoorloofde vermenigvuldiging, overdracht en/of gebruik kan zowel een civielrechtelijk als strafrechtelijk vergrijp zijn conform de geldende wetten. Componenten van andere leveranciers Bepaalde softwareprogramma's of delen daarvan die onderdeel uitmaken van het product kunnen software bevatten die is gedistribueerd onder overeenkomsten van derden ('Componenten van andere leveranciers'), die voorwaarden kunnen bevatten die een aanvulling op of vermindering vormen op gebruiksrechten van bepaalde delen van het product ('Voorwaarden van andere leveranciers'). Informatie over componenten en voorwaarden van andere leveranciers is beschikbaar op de ondersteuningswebsite van Avaya: Licentieovereenkomsten van andere leveranciers waarbij geen licentiegelden verschuldigd zijn Dit product en toekomstige updates en service packs voor dit product kunnen technologieën van andere leveranciers bevatten waarvoor geen licentiegelden verschuldigd zijn-en die u wordt geleverd krachtens voorwaarden die afwijken van de voorwaarden in de licentieovereenkomst van uw Avaya-product. Een bestand met een overzicht van deze licenties van andere leveranciers waarvoor geen licentiegelden verschuldigd zijn, genaamd 3plirdme.txt of een dergelijke naam, vindt u in de hoofdmap van de product-cd. Voor uw gebruik van de in dit bestand beschreven technologie gelden de voorwaarden van bijbehorende licentieovereenkomsten van andere leveranciers, en niet die van de licentieovereenkomst van uw Avaya-product. Gespreksfraude voorkomen 'Gespreksfraude' is het ongeoorloofd gebruik van uw telecommunicatiesysteem door onbevoegden (zoals personen die niet tot het eigen personeel behoren, vertegenwoordigers, aannemers of personen die werk uitvoeren in opdracht van uw bedrijf). Houd er rekening mee dat gespreksfraude nooit volledig kan worden uitgesloten en dat een dergelijke vorm van fraude tot aanzienlijke extra kosten kan leiden. Fraudebestrijding door Avaya Als u denkt dat u het slachtoffer bent geworden van gespreksfraude en als u technische bijstand nodig hebt, kunt u contact opnemen met de speciaal hiervoor opgerichte hotline op voor gebruikers in de Verenigde Staten en in Canada. Zie voor meer telefoonnummers de ondersteuningswebsite van Avaya: Beveiliging van telecommunicatie Beveiliging van spraak-, data- en/of videocommunicatie bestaat uit het voorkomen van elk ongeoorloofd gebruik van de telecommunicatieapparatuur van uw bedrijf. Met de 'telecommunicatieapparatuur' van uw bedrijf wordt zowel dit Avaya-product bedoeld als alle overige apparatuur voor spraak, data en video die via dit Avaya-product kan worden gebruikt (alle 'aangesloten' of 'verbonden' apparatuur). Met 'externe partij' worden personen bedoeld die geen eigen personeel zijn, vertegenwoordigers, aannemers of andere personen die niet werken in opdracht van uw bedrijf. 'Kwaadwillenden' kunnen alle mogelijke personen zijn, dus ook personen die in normale omstandigheden wel het recht hebben om van het systeem gebruik te maken, maar die dat in andere situaties willen doen met minder goede bedoelingen. Dergelijk ongeoorloofd gebruik kan via synchrone (multiplexing op basis van tijd en/of via circuits) of asynchrone (op basis van tekens, berichten of pakketten) apparatuur of interfaces verlopen, met de volgende bedoelingen: gebruik (met het oog op de speciale mogelijkheden van de betrokken apparatuur); diefstal (van bijvoorbeeld intellectuele eigendom of financiële middelen of door gebruik van dure nummers); afluisteren (schending van de privacy van anderen); kattenkwaad (vervelend, maar schijnbaar onschuldig gebruik); toebrengen van schade (zoals schadelijk gebruik, verlies of wijziging van gegevens, ongeacht motief of bedoeling). Houd er rekening mee dat er risico's verbonden kunnen zijn aan ongeoorloofd gebruik van uw systeem en/of de daarop aangesloten apparatuur. Weet ook dat ongeoorloofd gebruik uw bedrijf in diverse opzichten schade zou kunnen berokkenen, bijvoorbeeld door schending van de privacy van mensen en gegevens, door verlies van intellectuele eigendommen, materiële activa of financiële middelen, of door het moeten maken van arbeidskosten en/of juridische kosten. Verantwoordelijkheid voor de beveiliging van de telecommunicatie van uw bedrijf De eindverantwoordelijkheid voor de beveiliging van zowel dit systeem als de daarmee verbonden apparatuur ligt bij u als systeembeheerder, uw collega's en uw managers. Informeer u daarom goed en raadpleeg onder meer de volgende zaken en personen: installatiedocumenten; documenten voor systeembeheer; beveiligingsdocumenten; beveiligingstools (zowel hardware als software); alle informatie waarover u en uw collega s gezamenlijk beschikken; beveiligingsexperts op het gebied van telecommunicatie.

3 Ter voorkoming van ongeoorloofd gebruik van uw telecommunicatieapparatuur moeten u en uw collega's de volgende zaken zorgvuldig programmeren en configureren: Uw door Avaya geleverde telecommunicatiesystemen met de bijbehorende interfaces; uw door Avaya geleverde software met de onderliggende hardware- en softwareplatforms en interfaces; alle overige apparatuur die met uw Avaya-producten in verbinding staat. TCP/IP-faciliteiten Klanten kunnen afwijkingen in productprestaties, betrouwbaarheid en beveiliging ondervinden, afhankelijk van netwerkconfiguraties/-ontwerp en topologieën, zelfs wanneer het product geheel conform de garantiebepalingen functioneert. Conformiteit aan normen Avaya Inc. stelt zich niet aansprakelijk voor enige verstoring van radio- of televisiesignalen die wordt veroorzaakt door ongeoorloofde wijzigingen van deze apparatuur of de vervanging of toevoeging van verbindingskabels en verbindingsapparatuur anders dan die door Avaya Inc. specifiek zijn aangeraden. Het verhelpen van dergelijke storingen die worden veroorzaakt door ongeoorloofde wijzigingen, vervangingen of toevoegingen is de verantwoordelijkheid van de gebruiker. Conform deel 15 van de 'Federal Communications Commission (FCC) Rules', wordt de gebruiker bij deze gewaarschuwd dat het aanbrengen van wijzigingen of aanpassingen die niet expliciet door Avaya Inc. zijn goedgekeurd, het recht van de gebruiker om deze apparatuur te mogen gebruiken teniet kan doen. Federal Communications Commission Statement Deel 15: Opmerking: Deze apparatuur is getest, waaruit is gebleken dat deze voldoet aan de geldige grenswaarden van een digitaal apparaat uit de A-klasse, conform Deel 15 ('Part 15') van de FCC-regels ('FCC Rules'). Deze grenswaarden zijn vastgesteld om een redelijke bescherming te bieden tegen schadelijke interferentie bij gebruik van de apparatuur in een bedrijfsomgeving. Deze apparatuur genereert en gebruikt radiofrequentie-energie en kan deze uitstralen. Als deze apparatuur niet wordt geïnstalleerd en gebruikt in overeenstemming met de instructiehandleiding, kan deze interferentie radiocommunicatie verstoren. Gebruik van deze apparatuur in een woongebied veroorzaakt waarschijnlijk schadelijke signaalstoringen. In dat geval dient de gebruiker de storingen op eigen kosten te verhelpen. Informatie over interferentie van de Canadese 'Department of Communications' (DOC) Dit digitale apparaat van de A-klasse voldoet aan de Canadese norm ICES-003. Cet appareil numérique de la classe A est conforme à la norme NMB-003 du Canada. Deze apparaat voldoet aan de toepasselijke 'Industry Canada Terminal Equipment Technical Specifications'. Dit wordt bevestigd middels het registratienummer. De afkorting IC vóór het registratienummer geeft aan dat de registratie is geschiedt op basis van een Declaration of Conformity, en geeft aan dat aan de technische specificaties van 'Industry Canada' is voldaan. Het betekent niet dat de apparaat door Industry Canada is goedgekeurd. Declarations of Conformity conform de wetgeving van de Europese Unie Avaya Inc. verklaart dat de apparatuur die in dit document wordt beschreven het keurmerk 'CE' (Conformité Europeénne) draagt, als waarborg dat de apparatuur voldoet aan de Richtlijn 1999/5/EG van het Europees Parlement en de Raad betreffende radioapparatuur en telecommunicatie-eindapparatuur, evenals aan de Richtlijn voor elektromagnetische compatibiliteit (89/336/EG) en aan de Richtlijn laagspanning (73/23/EG). U kunt een kopie van deze 'Declarations of Conformity' ('DoCs' ofwel conformiteitsverklaringen) verkrijgen door contact op te nemen met uw plaatselijke verkoper, en via de ondersteuningswebsite van Avaya: Handelsmerken Avaya en Octel zijn geregistreerde handelsmerken van Avaya Inc. Alle overige handelsmerken die niet bij Avaya berusten behoren toe aan de desbetreffende houders. Bestelgegevens voor document: Avaya Publications Center Ga voor de actueelste versies van de documentatie naar de ondersteuningswebsite van Avaya: COMPAS Dit document kunt u ook opvragen in de COMPAS-database. De COMPAS-id van dit document is Avaya-ondersteuning Avaya stelt een telefoonnummer beschikbaar waarop u problemen kunt melden of vragen kunt stellen over uw product. Het telefoonnummer van de afdeling ondersteuning voor de Verenigde Staten is Zie voor meer telefoonnummers de ondersteuningswebsite van Avaya:

4

5 Voorwoord Overzicht In deze handleiding wordt beschreven hoe u de Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client kunt instellen vanaf uw pc. Er wordt ingegaan op het gebruik van de Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client en het aanpassen ervan aan uw specifieke situatie. Doelgroep Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers en beheerders van de clientsoftware voor Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client. Februari

6 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Outlook Client Overzicht van de hoofdstukken Deze handleiding bevat de volgende hoofdstukken: Hoofdstuk Hoofdstuk 1, Inleiding tot Modular Messaging Outlook Client. Hoofdstuk 2, De installatie van Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client. Hoofdstuk 3, Het configureren van Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Outlook Client. Hoofdstuk 4, Modular Messaging Voice Form. Hoofdstuk 5, Modular Messaging Voice Recorder. Inhoud In deze handleiding worden de verschillende onderdelen beschreven van Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client. Geeft instructies voor het installeren van de clientsoftware. Deze handleiding bevat instructies voor het configureren van Modular Messaging Outlook Client in uw Outlook-profile. Geeft een beschrijving van het samenstellen, verzenden en beheren van spraakberichten met behulp van het Voice Form (spraakformulier). Geeft een beschrijving van het samenstellen en afspelen van spraakberichten met behulp van de Voice Recorder. Modular Messaging-documentatie Voor meer informatie over Modular Messaging raadpleegt u de volgende documentatie op de Avaya Modular Messaging Versie 3 Documentation CD-ROM:! Avaya Modular Messaging Versie 3 Gebruikershandleiding voor Subscriber Options Geeft informatie over het gebruik van Avaya Modular Messaging Subscriber Options voor het inspreken van begroetingen en het aanpassen van de functies voor het afhandelen van gesprekken en berichten.! Avaya Modular Messaging Versie 3 Handleiding voor de telefonische gebruikersinterface Geeft informatie over het gebruik van de telefonische gebruikersinterface van Avaya Unified Messenger. 6 Februari 2007

7 Voorwoord Conventies In dieze handleiding zijn de volgende conventies gebruikt: Conventie Woord Begint Met Hoofdletter cursief vet TOETS+ TOETS Beschrijving Namen van toepassingen, programma's, menu-items en dialoogvelden beginnen met een hoofdletter. Bijvoorbeeld het dialoogveld Taal wijzigen. Titels van documenten worden cursief weergegeven. Bijvoorbeeld Avaya Modular Messaging Versie 3 Toegang tot de postbussen van de gebruikers Namen van velden, knoppen en menu-items worden vetgedrukt weergegeven. Bijvoorbeeld: Klik op Volgende om door te gaan met de installatie. Toetscombinaties waarbij u een toets ingedrukt houdt en vervolgens op een andere toets drukt. Bijvoorbeeld: Druk op Ctrl + Pijl omlaag. Deze informatie geldt alleen voor de Message Storage Server (MMS)-versie van Avaya Modular Messaging. Deze informatie geldt alleen voor de Microsoft Exchange-versie van Modular Messaging. Februari

8 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Outlook Client 8 Februari 2007

9 Inhoud Voorwoord Hoofdstuk 1 Inleiding tot Modular Messaging Outlook Client Overzicht Wat is Avaya Modular Messaging? Wat doet Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client? Werken met Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client Voice Form Het Voice Form openen Werken met het Voice Form Voice Recorder Voice Recorder openen Werken met Voice Recorder Subscriber Options Wat is nieuw in deze versie? Hoofdstuk 2 De installatie van Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client Inleiding Voordat u begint Rechten instellen Hardware- en softwarevereisten De installatie van Modular Messaging Outlook Client De installatiewizard Installatie via de opdrachtregel Stille installatie Externe installatie SMS-softwaredistributie Software-installatie via Groepsbeleid Modular Messaging Outlook Client verwijderen Februari

10 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Outlook Client Hoofdstuk 3 Het configureren van Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Outlook Client Inleiding Modular Messaging Outlook Client voor Microsoft Exchange configureren Microsoft Exchange voor Outlook 2002/Outlook 2003 configureren Modular Messaging Outlook Client configureren voor Outlook Modular Messaging Outlook Client configureren voor een MSS-berichtenarchief Serviceproviders configureren voor Outlook 2002/Outlook Serviceproviders configureren voor Outlook Dialoogvenster Avaya Modular Messaging MSP-configuratie Het tabblad Verbinding Het tabblad Adreslijstinstellingen Het tabblad Algemeen Het tabblad Geavanceerd Hoofdstuk 4 Modular Messaging Voice Form Aan de slag Het Voice Form openen en sluiten Het Voice Form aanpassen Automatisch afspelen instellen Instellen op welke manier u door de berichten beweegt Melding instellen voor wanneer spraakberichten zijn bezorgd Melding instellen voor wanneer spraakberichten worden geopend Spraakberichten opstellen en verzenden Spraakberichten opnemen Commentaar toevoegen aan een spraakbericht voor verzending Spraakberichten verzenden Spraakberichten adresseren Bezorgingsopties instellen Bevestiging vragen Een spraakbericht markeren als Persoonlijk, Privé of Vertrouwelijk Prioriteiten instellen Spraakberichten verzenden Spraakberichten opslaan Werken met inkomende spraakberichten Spraakberichten beluisteren Spraakberichten openen Spraakberichten sluiten Spraakberichten beluisteren Door de berichten in uw postbus bewegen Het onderwerp van berichten in uw postbus wijzigen Door een spraakbericht bewegen Door een spraakbericht bewegen Door de delen van een meerdelig bericht bewegen Februari 2007

11 Inhound Berichten beantwoorden Spraakberichten beantwoorden met een spraakbericht Spraakberichten beantwoorden met een bericht berichten beantwoorden met een spraakbericht Oorspronkelijk spraakbericht meesturen met antwoord Spraakberichten doorsturen Een spraakbericht doorsturen met een spraakbericht Een spraakbericht doorsturen met een bericht Spraakberichten beheren Commentaar toevoegen aan een spraakbericht Eigenschappen van meerdelige berichten weergeven Spraakberichten verwijderen Hoofdstuk 5 Modular Messaging Voice Recorder Aan de slag Voice Recorder openen en sluiten Spraakberichten beluisteren Spraakberichten in een document beluisteren Spraakberichten beluisteren door Voice Recorder te openen Spraakberichten beluisteren die als apart bestand zijn ontvangen Spraakberichten inspreken Een spraakbericht inspreken Een spraakbericht versturen Een spraakbericht opslaan Een spraakbericht invoegen in een document Opnamen naar een document slepen Een spraakbericht toevoegen aan een document Een leeg spraakbericht invoegen in een document Veelgestelde vragen Referentiegegevens Modular Messaging en faxberichten RI-1 Faxberichten verzenden RI-3 Faxberichten weergeven RI-4 Faxberichten beheren via de telefonische gebruikersinterface RI-4 Verklarende woordenlijst Index Februari

12 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Outlook Client 12 Februari 2007

13 1 Inleiding tot Modular Messaging Outlook Client Overzicht In deze handleiding wordt beschreven hoe u Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client kunt gebruiken. Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client bestaat uit de volgende onderdelen:! Modular Messaging Service Providers 1! Modular Messaging Voice Form! Modular Messaging Voice Recorder! Modular Messaging Subscriber Options Zie voor meer informatie over het installeren en configureren van Modular Messaging Outlook Client: Hoofdstuk 2, De installatie van Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client. Zie voor meer informatie over het configureren van aangepaste promptsmodular Messaging Outlook Client: Hoofdstuk 3, Het configureren van Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Outlook Client. Zie voor meer informatie over het gebruik van Modular Messaging Voice Form: Hoofdstuk 4, Modular Messaging Voice Form. Zie voor meer informatie over het gebruik van Modular Messaging Voice Recorder: Hoofdstuk 5, Modular Messaging Voice Recorder. 1. Dit geldt alleen voor de Message Storage Server-versie van Avaya Modular Messaging. Februari

14 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Outlook Client Zie voor meer informatie over Modular Messaging Subscriber Options: Avaya Modular Messaging Versie 3 Gebruikershandleiding voor Subscriber Options. Zie voor meer informatie over het gebruik van de telefonische gebruikersinterface van Avaya: Modular Messaging Avaya Modular Messaging Versie 3 Handleiding voor de telefonische gebruikersinterface. Deze documenten zijn beschikbaar op de cd-rom met de Avaya Modular Messaging Versie 3-documentatie. Uw systeembeheerder kan u deze informatie bezorgen. Wat is Avaya Modular Messaging? Avaya Modular Messaging verwerkt voic - en faxberichten op dezelfde manier als een bericht. U kunt al deze berichten op min of meer dezelfde manier verzenden, opvragen, beantwoorden en doorsturen. U kunt ze natuurlijk ook bewaren in uw persoonlijke mappen. Dankzij de diverse pictogrammen die het type bericht (spraak, of fax), de afzender en het onderwerp van het bericht aangeven, kunt u de juiste berichten snel selecteren en verwerken. Een Avaya Modular Messaging-postbus voor voic heeft een apart adres. Afhankelijk van de precieze configuratie worden uw spraaken faxberichten rechtstreeks in uw postbus voor of in een aparte postbus opgeslagen. In de Microsoft Exchange versie van Modular Messaging worden -, voic - en faxberichten opgeslagen in het Postvak IN van uw programma. In de Message Storage Server (MSS)-versie van Modular Messaging worden voic - en faxberichten opgeslagen in een aparte postbus. Als u een aparte postbus hebt voor uw en voor uw voic , dan kunt u uw berichten ontvangen in uw gewone postbus of in uw Modular Messaging-postbus. Avaya Modular Messaging maakt ook via de telefoon toegang tot berichten mogelijk. Via de telefoon kunt u met Modular Messaging het volgende doen:! Spraakberichten (voic berichten) en tekstberichten verzenden, doorsturen, beantwoorden en beluisteren.! berichten en het onderwerp van faxberichten laten voorlezen met Text-to-Speech.! Een tekstbericht beantwoorden of er commentaar aan toevoegen in de vorm van een spraakbericht.! Tekst- en faxberichten naar een printer sturen. 1-2 Februari 2007

15 Inleiding tot Modular Messaging Outlook Client Wanneer u niet op kantoor bent, kunt u gewoon naar uw postbus bellen via de telefonische gebruikersinterface (TUI) en zo controleren of er (nieuwe) berichten zijn. In de Message Storage Server (MSS)-versie van Modular Messaging zet de Text-to-Speech-functie tekst- en faxberichten om in spraak, zodat u deze berichten net zo gemakkelijk kunt beluisteren als een spraakbericht. Ook wanneer er faxberichten voor u zijn, krijgt u een melding te horen. Opmerking: Aangezien u met de Text-to-Speech-functie geen berichten kunt lezen uit andere postbussen, zoals uit uw aparte zakelijke postbus, is deze functie niet van toepassing op de Microsoft Exchange-versie van Modular Messaging. Wat doet Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client? Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client wordt geïntegreerd in Microsoft Outlook en maakt het mogelijk om spraak- en tekstberichten te verzenden, door te sturen, te beantwoorden en te beluisteren in Microsoft Outlook of via de telefoon. Opmerking: Modular Messaging Outlook Client wordt niet door Modular Messaging-Domino ondersteund. Vanaf uw pc kunt u met Modular Messaging Outlook Client het volgende doen:! Spraakberichten (voic berichten) en tekstberichten verzenden, doorsturen, beantwoorden en beluisteren.! Opmerkingen aan een voic bericht toevoegen.! Onderwerpen van faxberichten weergeven en een faxviewer starten.! Tekstberichten en het onderwerp van faxberichten die in uw Modular Messaging-postbus zijn gearriveerd laten voorlezen door de Text-to-Speech-functie.! Begroetingen inspreken en afspelen.! Faxberichten maken met het Windows-printerstuurprogramma voor faxberichten en ze verzenden met Modular Messaging. Februari

16 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Outlook Client Werken met Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client Nadat u Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client hebt geïnstalleerd, worden er op de werkbalk Standaard in uw toepassing drie nieuwe pictogrammen weergegeven. Dit zijn: Nieuw spraakbericht (voor het maken van een nieuw spraakbericht) Beantwoorden met spraak (voor het beantwoorden van een bericht met een spraakbericht) Allen beantwoorden met spraak (voor het beantwoorden van alle ontvangers via een spraakbericht) Voice Form Avaya Modular Messaging gebruikt een speciaal ontworpen Voice Form (spraakformulier), waarmee het gemakkelijk wordt om spraakberichten op te nemen, te verzenden en af te spelen met behulp van uw programma. Het bovenste deel van het spraakformulier lijkt op het bekende formulier voor berichten. Het onderste deel van het formulier (het onderdeel Spraakweergave) ziet eruit als en werkt ook zoals de bedieningsfuncties van een cd-speler of bandrecorder. Met deze bedieningsfuncties, verder ook wel afspeelregeling genoemd, kunt u een bericht inspreken en afspelen. Het Voice Form openen U kunt het Avaya Modular Messaging Voice Form openen vanuit uw programma op een van de volgende manieren:! Klik op een van de nieuwe pictogrammen voor spraakberichten op de werkbalk Standaard. of! Klik in Microsoft Outlook op Acties > Nieuw spraakbericht. Werken met het Voice Form U gebruikt het Voice Form of spraakformulier om voic berichten te beluisteren en om uw eigen spraakberichten op te nemen en te verzenden. Zie "Het Voice Form aanpassen" op pagina 4-4 voor meer informatie over het instellen van het Voice Form voor de volgende zaken:! Bepalen of spraakberichten automatisch worden afgespeeld bij het openen.! Bepalen of u met de opdrachten voor het volgende en vorige bericht alleen door spraakberichten beweegt of door alle mogelijke berichten. 1-4 Februari 2007

17 Inleiding tot Modular Messaging Outlook Client! Een melding ontvangen wanneer spraakberichten worden bezorgd.! Een melding ontvangen wanneer spraakberichten worden geopend. Opmerking: De instellingen voor de functie meldingsberichtbij-ontvangst worden momenteel alleen ondersteund in de Microsoft Exchange-versie van Avaya Modular Messaging. Zie "Spraakberichten opstellen en verzenden" op pagina 4-9 voor meer informatie over het gebruik van het formulier voor de volgende zaken:! Spraakberichten inspreken met behulp van de telefoon of de multimediaonderdelen van uw pc.! Opmerkingen aan een spraakbericht toevoegen vóór of na het inspreken van het bericht.! U kunt uw spraakberichten verzenden en daarbij bepaalde bezorgingsopties selecteren.! Spraakberichten opslaan in uw Postvak IN of op een andere gewenste locatie. Zie "Werken met inkomende spraakberichten" op pagina 4-19 voor meer informatie over het gebruik van het formulier voor de volgende zaken:! Spraakberichten beluisteren.! Door spraakberichten bewegen en naar de verschillende delen van een spraakbericht gaan.! Spraakberichten beantwoorden met een spraak- of bericht.! Spraakberichten doorsturen met een spraak- of bericht eraan toegevoegd. Zie "Spraakberichten beheren" op pagina 4-30 voor meer informatie over het gebruik van het formulier voor de volgende zaken:! Opmerkingen toevoegen aan een spraakbericht.! Details weergeven, zoals de naam van de afzender en het tijdstip in een meerdelig bericht.! Spraakberichten verwijderen. Februari

18 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Outlook Client Voice Recorder Modular Messaging Voice Recorder is een toepassing waarmee u gesproken opmerkingen kunt opnemen en invoegen in een andere OLE2- of ActiveX-toepassing, zoals Microsoft Word, Microsoft Excel of Lotus U kunt Voice Recorder ook gebruiken om snel berichten te maken zonder uw programma te openen. Wanneer het bericht eenmaal is ingesloten in het document, kunt u het beluisteren en wijzigen door de werkbalk van Voice Recorder weer te geven in de toepassing waarin u aan het werk bent of door het Voice Recorder-venster te openen. Voice Recorder werkt geheel onafhankelijk van uw programma en Modular Messaging Voice Form. U kunt het programma ook gebruiken om spraakberichten te versturen. Voice Recorder openen U kunt Modular Messaging Voice Recorder openen via het menu Start van Windows. Klik op: 1. Start 2. Programma s 3. Avaya Modular Messaging 4. Voice Recorder Werken met Voice Recorder Zie "Spraakberichten beluisteren" op pagina 5-3 voor meer informatie over het gebruik van de Voice Recorder voor de volgende zaken:! Spraakberichten beluisteren die in een document zijn ingesloten.! Spraakberichten bewerken.! Achteruit en vooruit bewegen door een spraakbericht. Zie "Spraakberichten inspreken" op pagina 5-7 voor meer informatie over het gebruik van de Voice Recorder voor de volgende zaken:! Een spraakbericht inspreken.! Een spraakbericht versturen.! Een spraakbericht opslaan.! Spraakberichten invoegen in documenten die zijn gemaakt met een OLE2- of ActiveX-toepassing. 1-6 Februari 2007

19 Inleiding tot Modular Messaging Outlook Client Subscriber Options Met Subscriber Options wijzigt u de instellingen voor de manier waarop uw postbus inkomende gesprekken en berichten afhandelt en maakt en beheert u persoonlijke distributielijsten. Gebruik het tabblad Voic om Subscriber Options te openen vanuit Microsoft Outlook. Het tabblad Voic is een extra tabblad in de opties van uw programma. Zo opent u het tabblad Voic in Microsoft Outlook: 1. Klik op Extra > Opties. 2. Klik op het tabblad Voic . De volgende opties worden weergegeven op het tabblad Voic Beantwoording van gesprekken (knop Opties voor beantwoording van gesprekken ) waarmee u het volgende kunt doen:! Gepersonaliseerde gespreksafhandeling instellen.! Begroetingen inspreken aan uw bureau. Telefonische gebruikersinterface (knop Opties voor telefonische interface ) waarmee u het volgende kunt doen:! Werken met Modular Messaging via de telefonische gebruikersinterface.! Regels instellen.! Persoonlijke distributielijsten beheren. Pc-gebruikersinterface (knop Opties voor pc-gebruikersinterface ) waarmee u het volgende kunt doen:! Werken met Modular Messaging Outlook Client vanaf het bureaublad.! Taal selecteren.! Berichten in uw Postvak IN sorteren op basis van de ingestelde prioriteit.! Standaardfaxnummer voor het afdrukken van faxberichten opgeven. Zie voor meer informatie over Subscriber Options en deze functies: Avaya Modular Messaging Versie 3 Gebruikershandleiding voor Subscriber Options. Februari

20 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Outlook Client Wat is nieuw in deze versie? Aan deze versie van Modular Messaging voor Microsoft Outlook Client is de volgende nieuwe voorziening toegevoegd: Ondersteuning voor Message Application Server (MAS) met Modular Messaging-IBM Lotus Domino-berichtenarchief Wanneer u Modular Messaging Outlook Client probeert te installeren op een MAS of een systeem van een MAS waarvan het berichtenarchief een Modular Messaging-Domino-server is, wordt de installatie niet beëindigd. U kunt in dat geval alleen de Subscriber Options installeren. 1-8 Februari 2007