Modular Messaging Versie 3 Gebruikershandleiding voor Subscriber Options

Transcriptie

1 Modular Messaging Versie 3 Gebruikershandleiding voor Subscriber Options Februari 2007

2 , Avaya Inc. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in de Verenigde Staten. Opmerking Alles is in het werk gesteld om ervoor te zorgen dat de inhoud van dit boek volledig en nauwkeurig is bij het ter perse gaan. Wijzigingen voorbehouden. Avaya-website U vindt de website van Avaya op het volgende adres: Gespreksfraude voorkomen Gespreksfraude is het ongeoorloofd gebruik van uw telecommunicatiesysteem door onbevoegden (zoals personen die niet tot het eigen personeel behoren, vertegenwoordigers, aannemers of personen die werk uitvoeren in opdracht van uw bedrijf). Houd er rekening mee dat gespreksfraude nooit volledig kan worden uitgesloten en dat een dergelijke vorm van fraude tot aanzienlijke extra kosten kan leiden. Fraudebestrijding door Avaya Als u denkt dat u het slachtoffer bent geworden van gespreksfraude en als u technische hulp nodig hebt, kunt u contact opnemen met de speciaal hiervoor opgerichte PBX-hotline op voor gebruikers in de Verenigde Staten en op voor internationale gebruikers. Beveiliging van telecommunicatie Beveiliging van spraak-, data- en/of videocommunicatie bestaat uit het voorkomen van elk ongeoorloofd of kwaadaardige gebruik van de telecommunicatieapparatuur van uw bedrijf door een willekeurige partij. Met de telecommunicatieapparatuur van uw bedrijf wordt zowel dit Avayaproduct bedoeld als alle overige apparatuur voor spraak, data en video die via dit Avaya-product kan worden gebruikt (alle aangesloten of verbonden apparatuur). Met externe partij worden personen bedoeld die geen eigen personeel zijn, vertegenwoordigers, aannemers of personen die werken in opdracht van uw bedrijf. Kwaadwillenden kunnen alle mogelijke personen zijn, dus ook personen die in normale omstandigheden wel het recht hebben om van het systeem gebruik te maken, maar die dat in andere situaties willen doen met minder goede bedoelingen. Dergelijk ongeoorloofd gebruik kan via synchrone (multiplexing op basis van tijd en/of via circuits) of asynchrone (op basis van tekens, berichten of pakketten) apparatuur of interfaces verlopen, met de volgende bedoelingen: gebruik (met het oog op de speciale mogelijkheden van de betrokken apparatuur); diefstal (van bijvoorbeeld intellectuele eigendom of financiële middelen of door gebruik van dure nummers); afluisteren (schending van de privacy van anderen); kattenkwaad (vervelend, maar schijnbaar onschuldig gebruik); toebrengen van schade (zoals schadelijk gebruik, verlies of wijziging van gegevens, ongeacht motief of bedoeling). Houd er rekening mee dat er risico s verbonden kunnen zijn aan ongeoorloofd gebruik van uw systeem en/of de daarop aangesloten apparatuur. Weet ook dat ongeoorloofd gebruik uw bedrijf in diverse opzichten schade kan berokkenen, bijvoorbeeld door schending van de privacy van mensen en gegevens, door verlies van intellectuele eigendommen, materiële activa of financiële middelen, of door het moeten maken van arbeidskosten en/of juridische kosten. Uw verantwoordelijkheid voor de beveiliging van de telecommunicatie van uw bedrijf De eindverantwoordelijkheid voor de beveiliging van zowel dit systeem als de daarmee verbonden apparatuur ligt bij u als Avaya-systeembeheerder, uw collega s en uw managers. Informeer u daarom goed en raadpleeg onder meer de volgende zaken en personen: installatiedocumenten; documenten voor systeembeheer; beveiligingsdocumenten en antiviruspatches; beveiligingstools (zowel hardware als software); alle informatie waarover u en uw collega s gezamenlijk beschikken; beveiligingsexperts op het gebied van telecommunicatie. Ter voorkoming van ongeoorloofd gebruik van uw telecommunicatieapparatuur moeten u en uw collega s de volgende zaken zorgvuldig programmeren en configureren: de door Avaya geleverde telecommunicatiesystemen met de bijbehorende interfaces; de door Avaya geleverde software met de onderliggende hardwareen softwareplatforms en interfaces; alle overige apparatuur die met uw Avaya-producten in verbinding staat. Avaya garandeert niet dat dit product bestand is tegen of verhindert dat de telecommunicatieservices of -faciliteiten die via dit product worden geopend of waarmee verbinding wordt gemaakt, door onbevoegden worden gebruikt. Avaya is niet aansprakelijk voor eventuele schade of kosten die resulteren uit het niet-geautoriseerde gebruik of van het incorrect installeren van de beveiligingspatches die van tijd tot tijd beschikbaar worden gesteld. Onderdelen van Avaya-producten waarvan vermoed wordt dat ze kwetsbaar zijn, kunnen aan Avaya worden gerapporteerd via het adres securityalerts@avaya.com. Federal Communications Commission Statement Part 15: Class A Statement. Deze apparatuur is getest, waaruit is gebleken dat deze voldoet aan de geldige grenswaarden van een digitaal apparaat uit de A-klasse, conform Deel 15 ('Part 15') van de FCC-regels ('FCC Rules'). Deze grenswaarden zijn vastgesteld om een redelijke bescherming te bieden tegen schadelijke interferentie bij gebruik van de apparatuur in een bedrijfsomgeving. This equipment generates, uses, and can radiate radio-frequency energy and, if not installed and used in accordance with the instructions, may cause harmful interference to radio communications. Operation of this equipment in a residential area is likely to cause harmful interference, in which case the user will be required to correct the interference at his own expense. Industry Canada (IC) Interference Information This digital apparatus does not exceed the Class A limits for radio noise emissions set out in the radio interference regulations of Industry Canada. Le Présent Appareil Nomérique n émet pas de bruits radioélectriques dépassant les limites applicables aux appareils numériques de la class A préscrites dans le reglement sur le brouillage radioélectrique édicté par le Industrie Canada. Handelsmerken Alle met en aangeduide handelsmerken zijn wettig gedeponeerde of gewone handelsmerken van Avaya Inc. Alle overige handelsmerken behoren toe aan de desbetreffende houders. Bestelinformatie Neem contact op met: Avaya Publications Center Telefoon Telefoon internationaal Fax Fax internationaal Schrijf naar: GlobalWare Solutions 200 Ward Hill Avenue Haverhill, MA USA Attn: Avaya Account Management totalware@gwsmail.com Producten bestellen Ga naar als u meer wilt weten over de producten van Avaya of als u een bestelling wilt plaatsen. Verklaring van overeenstemming (Europese Unie) Het op de apparatuur aangebrachte keurmerk CE wil zeggen dat de apparatuur voldoet aan de volgende richtlijnen van de Europese Unie: Richtlijn 89/336/EEG betreffende elektromagnetische compatibiliteitvt Richtlijn 73/23/EEG betreffende laagspanning Neem voor meer informatie over de conformiteit contact op met uw lokale distributeur. Garantie Avaya Inc. geeft een beperkte garantie op dit product. Raadpleeg uw verkoopovereenkomst voor de precieze garantievoorwaarden. Voor de standaardgarantie van Avaya en informatie over de ondersteuning die u bij dit product kunt krijgen gedurende de garantieperiode, kunt u terecht op de volgende website:

3 Inhoud Voorwoord Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Inleiding tot Subscriber Options Overzicht Wat is Avaya Modular Messaging? Wat is Subscriber Options? Wat is nieuw in deze versie? Subscriber Options installeren Inleiding Voordat u begint Hardware- en softwarevereisten Subscriber Options installeren De installatiewizard Installatie via de opdrachtregel Stille installatie Groepsbeleidobject met Active Directory Subscriber Options verwijderen Subscriber Options gebruiken Aan de slag Subscriber Options openen en sluiten Over wachtwoorden Modular Messaging vanaf het bureaublad gebruiken Begroetingen inspreken Taal selecteren Gepersonaliseerde gespreksafhandeling instellen Begroeting bij langdurige afwezigheid in-/uitschakelen Gespreksafhandeling negeren Gesprekken filteren Een begroeting kiezen voor wanneer het toestel in gesprek is Februari 2007 iii

4 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Een begroeting kiezen voor wanneer het toestel niet wordt aangenomen Meerdere talen instellen voor beantwoording van gesprekken Een intercomoproep gebruiken wanneer een toestel niet wordt aangenomen Begroetingen inspreken aan uw bureau Begroetingen inspreken: Tips De ingesproken naam opnemen De persoonlijke begroeting inspreken De begroeting "Blijft u even aan de lijn" inspreken Afwijkende begroetingen inspreken De begroeting bij langdurige afwezigheid inspreken Werken met Modular Messaging via de telefonische gebruikersinterface Berichten sorteren op urgentie en ontvangsttijd Berichten sorteren op het mediumtype Standaardfaxnummer voor het afdrukken van faxberichten opgeven Berichten verwijderen bij het afsluiten van de telefonische gebruikersinterface De taal van de prompts voor uw postbus wijzigen Persoonlijke distributielijsten beheren Persoonlijke distributielijsten maken Vermeldingen aan een persoonlijke distributielijst toevoegen Een persoonlijke distributielijsten wijzigen Regels instellen Find Me-regels Bel Mij-regels Regels voor Waarschuw Mij Regels voor Kennisgeving wachtende berichten Zoek Mij-regels instellen Call Me-regels instellen Regels voor Waarschuw Mij instellen Regels voor Kennisgeving wachtende berichten instellen Roosters maken Telefoonlijsten instellen De tijdzone instellen Persoonlijke operator instellen Verklarende woordenlijst Index iv Februari 2007

5 Voorwoord Overzicht In deze handleiding wordt beschreven hoe u Avaya Modular Messaging Subscriber Options kunt instellen en gebruiken vanaf uw pc. Tevens wordt uitgelegd hoe u Subscriber Options kunt aanpassen aan uw specifieke situatie. Doelgroep Deze handleiding is geschreven voor gebruikers van de clientsoftware voor Avaya Modular Messaging Subscriber Options. Overzicht van de hoofdstukken Deze handleiding bevat de volgende hoofdstukken: Hoofdstuk Hoofdstuk 1, Inleiding tot Subscriber Options Hoofdstuk 2, Subscriber Options installeren Hoofdstuk 3, Subscriber Options gebruiken Inhoud Geeft een introductie van Avaya Modular Messaging Subscriber Options. Geeft een beschrijving van de installatie van Subscriber Options op uw computer. Geeft een beschrijving van het instellen van Subscriber Options, het inspreken van begroetingen en het definiëren van uw eigen Subscriber Options-omgeving. Februari 2007 v

6 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Modular Messaging-documentatie Voor meer informatie over Modular Messaging raadpleegt u de volgende documentatie die beschikbaar is op de Cd-rom met Modular Messaging-documentatie:! Avaya Modular Messaging Versie 3 Handleiding voor de telefonische gebruikersinterface. In dit document vindt u informatie over het gebruik van de telefonische gebruikersinterface van Modular Messaging.! Avaya Modular Messaging Versie 3 Handleiding voor Microsoft Outlook Client. In dit document vindt u informatie over het installeren en instellen van en het werken met de Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client. Conventies In deze handleiding zijn de volgende conventies gebruikt: Conventie Woord Begint Met Hoofdletter cursief vet TOETS+TOETS Beschrijving Namen van toepassingen, programma's menu-items en dialoogvelden beginnen met een hoofdletter. Bijvoorbeeld het dialoogveld Taal wijzigen. Titels van documenten worden cursief weergegeven. Bijvoorbeeld: Avaya Modular Messaging Handleiding voor de telefonische gebruikersinterface. Namen van velden, knoppen en menu-items worden vetgedrukt weergegeven. Bijvoorbeeld: klik op Volgende om door te gaan met de installatie. Toetscombinaties waarbij u een toets ingedrukt houdt en vervolgens op een andere toets drukt. Bijvoorbeeld: druk op Ctrl + pijl omlaag. vi Februari 2007

7 1 Inleiding tot Subscriber Options Overzicht In deze handleiding wordt beschreven hoe u Modular Messaging Subscriber Options kunt gebruiken vanaf uw pc. Zie voor meer informatie over het installeren van Subscriber Options op uw computer: Hoofdstuk 2, Subscriber Options installeren. Zie Hoofdstuk 3, Subscriber Options gebruiken voor meer informatie over het installeren en gebruiken van Subscriber Options. Februari

8 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Wat is Avaya Modular Messaging? Avaya Modular Messaging is een geïntegreerd communicatiesysteem waarmee u via één toegangspunt uw spraak-, fax- en tekstberichten kunt openen. Avaya Modular Messaging wordt geïntegreerd in uw programma en maakt het mogelijk om spraak-, fax- en tekstberichten te maken, te verzenden, door te sturen, te beantwoorden, op te halen en te beluisteren met de pc of telefoon. Spraak- en faxberichten worden net als berichten verwerkt. U kunt berichten ook opslaan in persoonlijke mappen. Berichtkoppen geven het type bericht (spraak, fax of tekst), de afzender en het onderwerp van het bericht aan, zodat u de juiste berichten snel kunt selecteren en verwerken. Ook via de telefoon hebt u toegang tot uw AvayaModular Messaging-berichten. Wanneer u niet op kantoor bent, kunt u naar uw postbus bellen via de telefonische gebruikersinterface (TUI) en controleren of er berichten zijn. De Text-to-Speech-functie van Modular Messaging zet tekst- en faxberichten om in spraak, zodat u deze berichten net zo gemakkelijk kunt beluisteren als een gesproken bericht. U kunt uw spraak- en tekstberichten afluisteren en ze indien gewenst ook afdrukken. Via de telefoon kunt u met Modular Messaging het volgende doen:! Spraakberichten (voic berichten) verzenden, doorsturen, beantwoorden en beluisteren.! berichten en het onderwerp van faxberichten laten voorlezen met Text-to-Speech.! Tekst- en faxberichten afdrukken. 1-2 Februari 2007

9 Inleiding tot Subscriber Options Wat is Subscriber Options? Subscriber Options maakt deel uit van de Avaya-clientsoftware voor Microsoft Outlook Modular Messaging. Bij de installatie van Modular Messaging legt de systeembeheerder de standaardinstellingen vast voor de afhandeling van inkomende gesprekken en berichten, zoals de begroeting die externe bellers te horen krijgen wanneer uw lijn in gesprek is of niet wordt aangenomen. Deze instellingen worden bij uw postbus opgeslagen. Met Subscriber Options kunt u deze standaardinstellingen voor uw postbus wijzigen. Met Subscriber Options kunt u Modular Messaging zo instellen dat u het volgende kunt doen:! Binnenkomende berichten filteren.! Meldingen voor berichten die in uw postbus worden ontvangen.! U laten waarschuwen wanneer een nieuw spraak-, tekst- of faxbericht arriveert dat voldoet aan de voorwaarden die u hebt vastgelegd met de speciale Modular Messaging-regels.! Onbeantwoorde gesprekken omleiden naar een andere locatie, die bovendien kan verschillen afhankelijk van het moment van de dag.! Het afspelen van verschillende begroetingen wanneer de telefoon niet wordt opgenomen of wanneer de telefoon in gesprek is.! Persoonlijke distributielijsten beheren.! Berichten sorteren op mediumtype.! De tijdzone instellen.! Meertalige beantwoording van gesprekken inschakelen op postbusniveau.! Uw gesprekken naar een persoonlijke operator doorsturen. Subscriber Options openen U kunt Subscriber Options openen via het menu Start van Windows. Klik op: 1. Start 2. Programma s 3. Avaya Modular Messaging 4. Subscriber Options. Februari

10 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Er verschijnt een venster met de eigenschappen van de gebruiker van de Modular Messaging-software. Opmerking: Als u Microsoft Outlook gebruikt, kunt u Subscriber Options ook openen vanuit Microsoft Outlook. Klik in Microsoft Outlook op Extra > Opties en klik op het tabblad Voic . Zie Subscriber Options openen en sluiten, op pagina 3-3 voor meer informatie. Subscriber Options gebruiken Zie Gepersonaliseerde gespreksafhandeling instellen, op pagina 3-11 voor meer informatie over het gebruik van Subscriber Options voor de volgende zaken:! Begroeting bij langdurige afwezigheid in-/uitschakelen.! Gespreksafhandeling negeren.! Gesprekken filteren.! Een begroeting kiezen voor wanneer het toestel in gesprek is.! Een begroeting kiezen voor wanneer het toestel niet wordt aangenomen.! Meertalige beantwoording van gesprekken inschakelen.! Een intercomoproep gebruiken wanneer het toestel niet wordt aangenomen. Zie Begroetingen inspreken aan uw bureau, op pagina 3-24 voor meer informatie over het gebruik van Subscriber Options voor de volgende zaken:! Een ingesproken naam opnemen (voor- en achternaam).! Een persoonlijke begroeting inspreken.! De begroeting "Blijft u even aan de lijn" inspreken (deze begroeting laat de bellers weten met welk toestel ze worden doorverbonden).! Afwijkende begroetingen inspreken.! Een begroeting bij langdurige afwezigheid inspreken (deze begroeting laat de bellers weten dat u niet op kantoor bent). 1-4 Februari 2007

11 Inleiding tot Subscriber Options Zie Werken met Modular Messaging via de telefonische gebruikersinterface, op pagina 3-36 voor meer informatie over het gebruik van Subscriber Options voor de volgende zaken:! Berichten sorteren op urgentie en ontvangsttijd.! Berichten sorteren op mediumtype.! Standaardfaxnummer voor het afdrukken van faxberichten opgeven.! Berichten verwijderen bij afsluiten.! Verzonden berichten opslaan bij het afsluiten van de telefonische gebruikersinterface.! De taal van de prompts voor uw postbus wijzigen.! Regels voor de postbus maken, zodat u wordt gewaarschuwd wanneer er nieuwe berichten zijn. Zie Regels instellen, op pagina 3-54 voor meer informatie over het gebruik van Subscriber Options voor het instellen van regels voor:! Find Me, waarmee u onbeantwoorde gesprekken kunt laten doorsturen naar een lijst met telefoonnummers.! Call Me, waarmee u zich kunt laten bellen op een opgegeven telefoonnummer wanneer u een bericht ontvangt dat aan bepaalde criteria voldoet.! Melding geven, waarmee u zich op de hoogte kunt laten brengen van nieuwe berichten in uw postbus.! Kennisgeving wachtende berichten, waarmee u zich op de hoogte kunt laten brengen wanneer er berichten in uw postbus zijn aangekomen die aan bepaalde criteria voldoen. Zie Persoonlijke distributielijsten beheren, op pagina 3-44 voor informatie over het werken met Subscriber Options als u het volgende wilt doen:! Een persoonlijke distributielijst maken, bewerken of verwijderen.! Een vermelding toevoegen aan of verwijderen uit een persoonlijke distributielijst. Zie De tijdzone instellen, op pagina 3-82 voor informatie over het werken met Subscriber Options als u het volgende wilt doen:! De instelling voor de tijdzone wijzigen. Zie Persoonlijke operator instellen, op pagina 3-83 voor informatie over het werken met Subscriber Options als u het volgende wilt doen:! Bellers met een toegewezen postbus of toestel doorverbinden wanneer u uw gesprekken niet kunt beantwoorden. Februari

12 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Wat is nieuw in deze versie? In deze versie van Modular Messaging Subscriber Options wordt de volgende nieuwe functie ondersteund: Persoonlijke operator Het systeem kan bellers met een toegewezen postbus of toestel doorverbinden wanneer u uw gesprekken niet kunt beantwoorden. Deze toegewezen postbus of dit toegewezen toestel heet de Persoonlijke operator. Uw beheerder kan een nummer voor een persoonlijke operator instellen, of u toestaan het nummer voor uw persoonlijke operator te wijzigen. Als uw beheerder u toestemming heeft gegeven deze functie te gebruiken, kunt u uw instellingen voor de persoonlijke operator wijzigen via Modular Messaging Subscriber Options. 1-6 Februari 2007

13 2 Subscriber Options installeren Inleiding Voor het installeren van Subscriber Options hoeft u alleen het installatieprogramma uit te voeren en aan te geven waar de bestanden moeten worden opgeslagen. De rest wordt automatisch voor u verzorgd. Het installatieprogramma installeert de volgende onderdelen op uw computer:! Avaya Modular Messaging Subscriber Options.! Avaya Modular Messaging Voice Recorder. Voordat u begint U moet u afmelden bij uw programma en dit afsluiten voordat u begint met de installatie. Om het onderdeel Spraakweergave van de Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client te kunnen gebruiken, moet u het volgende doen: 1. Klik op Start > Instellingen > Configuratiescherm. 2. Dubbelklik op Geluiden en audioapparaten. 3. Klik op het tabblad Audio. 4. Wis het selectievakje Alleen standaardapparaten gebruiken. Rechten instellen U moet minimaal over lokale beheerdersrechten beschikken voor de pc waarop u Subscriber Options installeert. Februari

14 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Hardware- en softwarevereisten Minimaal gelden de volgende hardware- en softwarevereisten: Hardware! Processorsnelheid: standaardaanbevelingen van Microsoft.! 512 MB RAM (minimaal).! 100 MB vrije ruimte op de vaste schijf (minimaal). Software Besturingssysteem! Microsoft Windows 2000 Professional (Service Pack 4).! Microsoft Windows XP Professional (Service Pack 2).! Microsoft Windows XP Professional N. 2-2 Februari 2007

15 Subscriber Options installeren Subscriber Options installeren U vindt het installatieprogramma van Subscriber Options in de map Client Distrib van de Modular Messaging-cd-rom. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder. U kunt Subscriber Options installeren via een van de volgende methoden:! Installatiewizard (aanbevolen).! Installatie via de opdrachtregel.! Stille installatie.! Groepsbeleidobject met Active Directory. De installatiewizard U kunt Subscriber Options van Avaya Modular Messaging installeren door op het installatieprogramma te dubbelklikken. Volg de volgende procedure als u Subscriber Options wilt installeren: 1. Open Windows Verkenner. 2. Selecteer het station en de map Client Distrib in de map Modular Messaging op uw netwerk of op de cd-rom waarop het installatieprogramma is opgeslagen. 3. Dubbelklik op Setup.exe. Het dialoogvenster Choose Setup Language (Taal kiezen) wordt weergegeven. 4. Selecteer de weergavetaal voor het installatieprogramma en klik op OK. Het dialoogvenster Welcome (Welkom) wordt weergegeven. 5. Lees de informatie in het dialoogvenster Welcome (Welkom) en klik op Volgende. Het dialoogvenster Language Pack Selection (selectie van taalpakket) wordt weergegeven. 6. Selecteer de weergavetaal voor Subscriber Options. De taalopties zijn alleen beschikbaar als de bijbehorende taalbestanden zich in dezelfde map bevinden als het installatieprogramma. Februari

16 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Opmerking:! Als u een andere taal kiest dan de taal die op uw systeem is geïnstalleerd, is het mogelijk dat een aantal knoppen en dialoogvensters in de systeemtaal wordt weergegeven, in plaats van in de door u geselecteerde taal.! Als u aanvullende opties voor talen wilt kunnen kiezen, kopieert u de gewenste taalbestanden naar de map met het installatieprogramma. Voer het installatieprogramma nogmaals uit. Vervolgens selecteert u de gewenste taal in het dialoogvenster Language Pack Selection (selectie van taalpakket). Voor meer informatie neemt u contact op met uw systeembeheerder. 7. Klik op Volgende. Het dialoogvenster Customer Information (klantgegevens) wordt weergegeven. 8. Typ uw naam en de naam van uw organisatie. 9. Klik op Volgende. Het dialoogvenster Message Application Server Name Entry (invoer van MAS-naam) wordt weergegeven. 10. Typ de MAS-naam die of het IP-adres dat u van uw systeembeheerder hebt gekregen. 11. Klik op Volgende. Het dialoogvenster Setup Type (installatietype) wordt weergegeven. Opmerking: In het dialoogvenster Setup Type (installatietype) wordt weergegeven welk type berichtenarchief aan de MAS-server is gekoppeld. 12. Ga op een van de volgende manieren te werk:! Selecteer Typical (standaard) om Subscriber Options en Modular Messaging Outlook Client voor het berichtenarchief te installeren.! Selecteer Custom (aangepast) als u wilt kiezen welke functies u wilt installeren. Opmerking: U moet Custom (aangepast) selecteren als u alleen Subscriber Options wilt selecteren. 2-4 Februari 2007

17 Subscriber Options installeren 13. Klik op Volgende. Het dialoogvenster Custom Setup (aangepaste installatie) wordt weergegeven. 14. Selecteer de optie(s) die u wilt installeren. 15. Klik op Volgende. Het dialoogvenster Ready to Install the Program (gereed om het programma te installeren) wordt weergegeven. 16. Klik op Volgende. Als de installatie gereed is, wordt het dialoogvenster Completed (voltooid) weergegeven. 17. Klik op Finish (voltooien). 18. Wanneer u hierom wordt gevraagd, start u de computer opnieuw op. De installatie van Subscriber Options is voltooid nadat u de computer opnieuw hebt opgestart. Opmerking: Als u Subscriber Options op een MAS installeert, moet u de services Kennisgeving bij wachtende berichten, Postbusbewaking en Bel Mij opnieuw starten. U moet de MAS ook opnieuw starten. Installatie via de opdrachtregel Systeembeheerders kunnen Subscriber Options ook installeren vanaf de opdrachtregel. De opdracht voor de installatie van Subscriber Options ziet er als volgt uit: Setup.exe /v MAS=masname ADDLOCAL=SubscriberOptions waarbij, Setup.exe staat voor de naam van het installatiebestand. MAS-naam staat voor de naam of het IP-adres van de Messaging Application Server (MAS). U kunt meerdere MAS-namen of IP-adressen opgeven en deze van elkaar scheiden met komma s. Februari

18 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Belangrijk:Als het installatieprogramma zich op een andere locatie bevindt, moeten de gebruikers de installatieopdracht uitvoeren vanuit de map waarin het installatieprogramma zich bevindt. De desbetreffende locatie is bekend bij de systeembeheerder. Opmerking: Als u Subscriber Options op een MAS installeert, moet u de services MWI (Message Waiting Indicator), Mailbox Monitor en Call Me opnieuw starten. U moet de MAS ook opnieuw starten. Stille installatie Daarnaast kunnen systeembeheerders ook een batchbestand maken voor een zogeheten stille installatie van de Subscriber Options-software. Dit betekent dat de gebruiker zelf weinig of niets hoeft te doen. De systeembeheerder kan de gebruiker laten weten dat hij of zij een opdracht moet uitvoeren vanaf de opdrachtprompt. Als u deze opdracht gebruikt, wordt Subscriber Options geïnstalleerd zonder dat de schermen van de installatiewizard worden weergegeven. De opdracht voor deze stille installatie ziet er als volgt uit: Setup.exe /s /v /qn MAS=masname LANGUAGE_ID=language ADDLOCAL=SubscriberOptions waarbij, Setup.exe staat voor de naam van het installatiebestand. MAS-naam staat voor de naam van de Messaging Application Server (MAS). U kunt meerdere MAS-namen of IP-adressen opgeven en deze van elkaar scheiden met komma s. taal staat voor de hexadecimale ID van het taalbestand. De taal-id van het taalpakket voor Engels is bijvoorbeeld 409. U kunt meerdere taalbestanden opgeven en deze van elkaar scheiden met komma s. ADDLOCAL staat voor de naam van de opties die u wilt installeren. Wellicht moet u de computer opnieuw starten om de wijzigingen door te voeren. 2-6 Februari 2007

19 Subscriber Options installeren Groepsbeleidobject met Active Directory Systeembeheerders en domeincontrollers kunnen Subscriber Options installeren via Groepsbeleidobject met Active Directory voor Windows 2000 of Windows XP. In dat geval moet u met behulp van het beheerhulpmiddel van Active Directory een pakket maken voor het installatieprogramma. Vervolgens moet u dit pakket toewijzen, zodat de software tijdens het opstarten op de computers van de gebruikers wordt geïnstalleerd. Systeembeheerders en domeincontrollers kunnen deze methode gebruiken als zij Subscriber Options op alle systemen in een netwerkdomein willen installeren. Februari

20 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Subscriber Options verwijderen Voer de volgende instructies uit als u Subscriber Options van uw computer wilt verwijderen. Zo verwijdert u Subscriber Options: 1. Sluit uw programma af. 2. Klik op Start > Instellingen > Configuratiescherm en dubbelklik op Software. 3. Selecteer MM Client en klik op Verwijderen. 4. Klik op Ja wanneer u wordt gevraagd of u de client wilt verwijderen. Het systeem zorgt ervoor dat Subscriber Options van de pc wordt verwijderd. 5. Wanneer u hierom wordt gevraagd, start u de computer opnieuw op. 2-8 Februari 2007

21 3 Subscriber Options gebruiken In dit hoofdstuk vindt u informatie over de installatie en het gebruik van de Avaya Modular Messaging Subscriber Options. U vindt hier de volgende onderwerpen:! Aan de slag.! Modular Messaging vanaf het bureaublad gebruiken.! Gepersonaliseerde gespreksafhandeling instellen.! Begroetingen inspreken aan uw bureau.! Werken met Modular Messaging via de telefonische gebruikersinterface.! Regels instellen.! Persoonlijke distributielijsten beheren.! De tijdzone instellen.! Persoonlijke operator instellen. Aan de slag Bij de installatie van Avaya Modular Messaging legt de systeembeheerder de standaardinstellingen vast voor de afhandeling van inkomende gesprekken en berichten, zoals de begroeting die externe bellers te horen krijgen wanneer uw toestel in gesprek is of niet wordt aangenomen. Deze instellingen worden bij uw postbus opgeslagen. Met Subscriber Options kunt u deze standaardinstellingen voor uw postbus wijzigen. Februari

22 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Subscriber Options openen en sluiten Zie Subscriber Options openen en sluiten, op pagina 3-3. Wachtwoorden wijzigen Het gebruik van wachtwoorden is een beveiligingsmaatregel die moet voorkomen dat onbevoegde bellers via de telefonische gebruikersinterface toegang krijgen tot uw postbus. Het is belangrijk dat u een wachtwoord instelt aan de hand van de gegeven instructies. Zie Uw wachtwoord wijzigen, op pagina 3-6. Werken met Modular Messaging aan uw bureau Met Modular Messaging kunt u spraakberichten via de telefoon of multimediaonderdelen opnemen en afspelen. Zie Modular Messaging vanaf het bureaublad gebruiken, op pagina Februari 2007

23 Subscriber Options gebruiken Subscriber Options openen en sluiten Subscriber Options openen 1. Kies een van de volgende mogelijkheden:! Vanuit Microsoft Outlook klikt u op Extra > Opties en selecteert u het tabblad Voic .! Klik op Start > Instellingen > Configuratiescherm, en dubbelklik op Modular Messaging Software. Opmerking: In Windows XP klikt u op Start > Instellingen > Configuratiescherm. Dubbelklik op Gebruikersaccounts en vervolgens op Modular Messaging.! Klik op Start > Programma's > Avaya Modular Messaging, en selecteer Subscriber Options. 2. Vul in het dialoogvenster Aanmelding gebruiker de volgende velden in:! Postbus: Typ het nummer van uw postbus.! Wachtwoord: Typ het numerieke wachtwoord van uw postbus. Zie Regels voor het gebruik van wachtwoorden op pagina 3-5 voor meer informatie over wachtwoorden.! Message Application Server: Typ de naam of het IP-adres van de Messaging Application Server. Uw systeembeheerder kan u deze informatie bezorgen. U kunt ook op Bladeren klikken om de server te zoeken. Opmerking: De eerste keer dat u zich aanmeldt bij Subscriber Options, moet u het standaardwachtwoord invoeren dat door de systeembeheerder is bepaald. Bij de eerste aanmelding wordt u gevraagd uw wachtwoord te wijzigen. Stap 1: Typ het standaardwachtwoord in het veld Oud wachtwoord. Stap 2: Typ een numeriek wachtwoord in het veld Nieuw wachtwoord. Stap 3: Typ in het veld Bevestiging het nieuwe wachtwoord nog een keer. Februari

24 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options 3. Klik op OK. Er wordt een venster met eigenschappen van de Gebruiker van Modular Messaging weergegeven. Subscriber Options sluiten U kunt Subscriber Options sluiten door te klikken op:! OK om de doorgevoerde wijzigingen te aanvaarden.! Annuleren om de wijzigingen toch niet door te voeren. 3-4 Februari 2007

25 Subscriber Options gebruiken Over wachtwoorden Regels voor het gebruik van wachtwoorden Zie Wachtwoorden, op pagina 3-5. Uw wachtwoord wijzigen U moet het wachtwoord van uw postbus regelmatig wijzigen. U kunt dit op elk gewenst moment doen. Zie Uw wachtwoord wijzigen, op pagina 3-6. Wachtwoorden Het gebruik van wachtwoorden is een beveiligingsmaatregel die moet voorkomen dat onbevoegde bellers via de telefonische gebruikersinterface toegang krijgen tot uw postbus. Zonder een wachtwoord heeft een onbevoegde beller geen toegang tot uw spraak-, tekst- en faxberichten. Afhankelijk van de manier waarop de systeembeheerder Modular Messaging heeft ingesteld, kunt u worden gevraagd uw wachtwoord regelmatig te wijzigen. Ook al wordt hierom niet gevraagd, dan raden wij u aan uw wachtwoord toch aan te passen als u zich de eerste keer aanmeldt en daarna met regelmatige intervallen. U kunt uw wachtwoord op elk gewenst moment wijzigen met de telefonische gebruikersinterface, Subscriber Options of Web Subscriber Options. Opmerking: Zorg ervoor dat u het standaardwachtwoord van uw systeembeheerder ontvangt wanneer u uw postbus de eerste keer gebruikt. Regels voor het gebruik van wachtwoorden! Wachtwoorden moeten numeriek zijn.! Het eerste cijfer van het wachtwoord mag geen nul zijn.! Het wachtwoord mag niet gelijk zijn aan het postbusnummer.! Het wachtwoord mag geen in oplopende of aflopende volgorde opeenvolgende cijfers bevatten. Wachtwoorden zoals in het volgende voorbeeld worden geweigerd: , 9876, 89012, 2109.! Het wachtwoord moet uit verschillende tekens bestaan. Wachtwoorden als en 9999 worden geweigerd. Februari

26 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options! De systeembeheerder bepaalt de minimumlengte van het wachtwoord. Als u een wachtwoord invoert dat korter is dan het minimaal vereiste aantal cijfers, krijgt u een foutmelding en wordt u gevraagd opnieuw te beginnen. Het wachtwoord kan maximaal 15 tekens lang zijn.! Als u een bepaald aantal keren achter elkaar een verkeerd wachtwoord invoert (dit aantal is bepaald door de systeembeheerder), wordt de verbinding met het systeem verbroken. Neem in dit geval contact op met de systeembeheerder. U krijgt dan een nieuw wachtwoord.! Bij een wijziging van het wachtwoord kunt u niet opnieuw een van uw laatst gebruikte wachtwoorden kiezen. De systeembeheerder bepaalt het precieze aantal laatst gebruikte wachtwoorden dat niet is toegestaan. U doet er goed aan gewoon nooit een wachtwoord te nemen dat u vroeger ook al eens hebt gebruikt.! Als uw wachtwoord niet meer geldig is, wordt u gevraagd het wachtwoord eerst te wijzigen. Pas daarna kunt u weer via de telefonische gebruikersinterface berichten versturen of opvragen. Uw wachtwoord wijzigen Zo wijzigt u een wachtwoord: 1. Start Subscriber Options. Zie Subscriber Options openen en sluiten, op pagina Klik op het tabblad Beveiliging. 3. Typ uw huidige wachtwoord in het veld Oud wachtwoord. Opmerking: Om veiligheidsredenen worden alle cijfers weergegeven als een sterretje (*). 4. Typ een nieuw wachtwoord in het veld Nieuw wachtwoord. 5. Typ het nieuwe wachtwoord opnieuw in het veld Bevestig nieuw wachtwoord. Het wachtwoord wordt niet gewijzigd als u dit nalaat. 6. Klik op een van de volgende knoppen:! Toepassen om het nieuwe wachtwoord te aanvaarden.! OK om het nieuwe wachtwoord te aanvaarden en Subscriber Options te sluiten.! Annuleren om Subscriber Options te sluiten zonder het nieuwe wachtwoord op te slaan. 3-6 Februari 2007

27 Subscriber Options gebruiken Modular Messaging vanaf het bureaublad gebruiken Wanneer u Subscriber Options gebruikt, kunt u begroetingen samenstellen met behulp van de telefoon of multimediaonderdelen. Zie Begroetingen inspreken, op pagina 3-8. U kunt Subscriber Options niet gebruiken om berichten op te nemen of af te spelen. Hiervoor kunt u het Modular Messaging-spraakformulier gebruiken. Wanneer u de Modular Messaging-client installeert, worden alle spraakberichten standaard geopend in het Voice Form (spraakformulier). Raadpleeg de Gebruikershandleiding voor Avaya Modular Messaging Versie 3 Microsoft Outlook Client voor meer informatie over het spraakformulier en de geluidsrecorder. Opmerking: U kunt ook de Windows Mediaspeler en Windows Geluidsrecorder gebruiken om berichten respectievelijk af te spelen en op te nemen. Voor het gebruik van Microsoft Geluidsrecorder moet er een geluidskaart in uw computer zijn geïnstalleerd en moet er een apparaat voor de invoer van geluid (zoals een microfoon) op de computer zijn aangesloten. Februari

28 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Begroetingen inspreken Wanneer u Subscriber Options gebruikt, kunt u begroetingen samenstellen met behulp van de telefoon of multimediaonderdelen. Zie:! Spraak opnemen met een telefoon, op pagina 3-8.! Spraak opnemen met de multimediaonderdelen van de pc, op pagina 3-9. Spraak opnemen met een telefoon Zo neemt u spraak op met behulp van uw telefoon: 1. Start Subscriber Options. Zie Subscriber Options openen en sluiten op pagina 3-3. (Klik in Microsoft Outlook op Extra > Opties, klik op het tabblad Voic en klik op Opties voor pc-gebruikersinterface...). 2. Klik op het tabblad Media-instellingen. 3. Selecteer in het veld Voor inspreken spraakberichten de optie Telefoon. 4. Klik op Configureren Vul in het dialoogvenster Telefoon de volgende velden in.! Toestelnummer: Typ uw toestelnummer of telefoonnummer.! Naam van Message Application Server: Selecteer de naam van de Messaging Application Server waarmee u een verbinding wilt maken. U kunt ook op Bladeren klikken om de server te zoeken. Uw systeembeheerder kan u deze informatie bezorgen. 6. Klik op een van de volgende knoppen:! Toepassen om de nieuwe instelling te aanvaarden.! OK om de nieuwe instelling te aanvaarden en Subscriber Options te sluiten.! Annuleren om Subscriber Options te sluiten zonder de nieuwe instellingen op te slaan. 3-8 Februari 2007

29 Subscriber Options gebruiken Spraak opnemen met de multimediaonderdelen vandepc Wanneer u Subscriber Options gebruikt, kunt u begroetingen beluisteren en opnemen met behulp van de multimediaonderdelen. Opmerkingen:! Wanneer u begroetingen opneemt met de multimediaonderdelen van de pc, zorg er dan voor dat het opnamevolume goed is ingesteld. U kunt dit testen door een begroeting eerst even af te spelen. Als het opnameniveau moet worden aangepast, kunt u dat doen met een willekeurig programma op uw computer dat deze mogelijkheid biedt. Meestal vindt u deze programma's onder Bureau-accessoires in het menu Start. U kunt het medium (telefoon of multimedia) ook alleen voor het actieve bericht wijzigen. Zo neemt u spraak op met de multimediaonderdelen van de pc: 1. Start Subscriber Options. Zie Subscriber Options openen en sluiten op pagina 3-3. (Klik in Microsoft Outlook op Extra > Opties, klik op het tabblad Voic en klik op Opties voor pc-gebruikersinterface...). 2. Klik op het tabblad Media-instellingen. 3. Selecteer in het veld Voor inspreken spraakberichten de optie Multimedia. 4. Klik op een van de volgende knoppen:! Toepassen om de nieuwe instelling te aanvaarden.! OK om de nieuwe instelling te aanvaarden en Subscriber Options te sluiten.! Annuleren om Subscriber Options te sluiten zonder de nieuwe instellingen op te slaan. Februari

30 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Taal selecteren U kunt zelf bepalen in welke taal Modular Messaging wordt weergegeven. Opmerkingen:! Als u een andere taal selecteert dan de taal die op uw systeem is geïnstalleerd, is het mogelijk dat een aantal knoppen en dialoogvensters in de systeemtaal worden weergegeven, in plaats van in de door u geselecteerde taal.! De taal die u hier selecteert, verandert niets aan de taal waarin uw prompts worden afgespeeld. Voor meer informatie over het wijzigen van de taal van de prompts gaat u naar De taal van de prompts voor uw postbus wijzigen, op pagina Zo selecteert u de taal voor de Unified Messenger-client: 1. Start Subscriber Options. Zie Subscriber Options openen en sluiten, op pagina 3-3. (Klik in Microsoft Outlook op Extra > Opties, klik op het tabblad Voic en klik op Opties voor pc-gebruikersinterface...). 2. Klik op het tabblad Taal. 3. Selecteer in het veld Voorkeurstaal de taal waarin Modular Messaging-software moet worden weergegeven. Opmerking: Als u aanvullende opties voor talen wilt kunnen kiezen, kopieert u de gewenste taalbestanden naar de map met de installatiebestanden. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder Februari 2007

31 Subscriber Options gebruiken Gepersonaliseerde gespreksafhandeling instellen Begroeting bij langdurige afwezigheid in-/uitschakelen Wanneer u gedurende langere tijd niet op kantoor bent, kunt u bellers informeren over uw afwezigheid en vragen een bericht in te spreken. Zie Begroeting bij langdurige afwezigheid in-/uitschakelen, op pagina Gespreksafhandeling negeren Afhankelijk van de PBX-integratie kunt u de standaardinstellingen voor de afhandeling van gesprekken negeren en zelf de begroeting selecteren die de bellers te horen zullen krijgen. Alle bellers worden rechtstreeks doorverbonden met uw postbus, waar ze een bericht kunnen inspreken. Zie Gespreksafhandeling negeren, op pagina Gesprekken filteren U kunt Modular Messaging zo instellen dat de bellers zichzelf moeten aankondigen voordat u het gesprek aanneemt. U kunt dan kiezen of u de beller al dan niet te woord staat. Zie Gesprekken filteren, op pagina Een begroeting kiezen voor wanneer het toestel in gesprek is Wanneer uw toestel in gesprek is, krijgen de bellers standaard (en indien ingesproken) de Persoonlijke begroeting te horen. Afhankelijk van uw PBX-integratie kunt u deze standaardinstelling aanpassen en in plaats daarvan Afwijkende begroeting 1 of Afwijkende begroeting 2 laten weergeven. Zie Een begroeting kiezen voor wanneer het toestel in gesprek is, op pagina Een begroeting kiezen voor wanneer het toestel niet wordt aangenomen Wanneer u niet aanwezig bent, krijgen de bellers standaard (en indien ingesproken) de Persoonlijke begroeting te horen. Afhankelijk van uw PBX-integratie kunt u deze standaardinstelling aanpassen en in plaats daarvan Afwijkende begroeting 1 of Afwijkende begroeting 2 laten weergeven. Zie Een begroeting kiezen voor wanneer het toestel niet wordt aangenomen, op pagina Februari

32 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Beantwoording van meertalig gesprek instellen Afhankelijk van uw PBX-integratie kunt u de standaardinstellingen voor de beantwoording van meertalige gesprekken overschrijven en een of meer talen selecteren waarin bellers vragen kunnen beluisteren. Zie Meerdere talen instellen voor beantwoording van gesprekken, op pagina Een intercomoproep gebruiken wanneer het toestel niet wordt aangenomen U kunt Modular Messaging zo instellen dat u met een intercomoproep wordt opgeroepen wanneer u niet in de buurt van uw telefoon bent. Zie Een intercomoproep gebruiken wanneer een toestel niet wordt aangenomen, op pagina Februari 2007

33 Subscriber Options gebruiken Begroeting bij langdurige afwezigheid in-/uitschakelen Wanneer u gedurende langere tijd niet op kantoor bent, kunt u bellers informeren over uw afwezigheid en vragen een bericht in te spreken. Opmerkingen:! U moet een Begroeting bij langdurige afwezigheid hebben ingesproken. Deze optie krijgt voorrang boven alle andere opties voor de afhandeling van gesprekken. Zie De begroeting bij langdurige afwezigheid inspreken, op pagina 3-34.! Iedere keer dat u uw postbus opent en de Begroeting bij langdurige afwezigheid is ingeschakeld, wordt u gevraagd of u de begroeting wilt uitschakelen.! Iemand die naar uw toestel belt, wordt in de gelegenheid gesteld een ander nummer te kiezen, een bericht in te spreken of te worden doorverbonden met de automatische operator. Zo schakelt u de Begroeting bij langdurige afwezigheid in of uit: 1. Start Subscriber Options. Zie Subscriber Options openen en sluiten, op pagina 3-3. (Klik in Microsoft Outlook op Extra > Opties, klik op het tabblad Voic en klik op Opties voor pc-gebruikersinterface...). 2. Klik op het tabblad Afhandeling van inkomende gesprekken. 3. Schakel het selectievakje Begroeting bij langdurige afwezigheid afspelen in als u de begroeting wilt inschakelen. OF Schakel het selectievakje Begroeting bij langdurige afwezigheid afspelen uit als u de begroeting wilt uitschakelen. 4. Klik op een van de volgende knoppen:! Toepassen om de nieuwe instelling te aanvaarden.! OK om de nieuwe instelling te aanvaarden en Subscriber Options te sluiten.! Annuleren om Subscriber Options te sluiten zonder de nieuwe instellingen op te slaan. Februari

34 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Gespreksafhandeling negeren Afhankelijk van de PBX-integratie kunt u de standaardinstellingen voor de afhandeling van gesprekken negeren en zelf de begroeting selecteren die de bellers te horen zullen krijgen. Alle bellers worden rechtstreeks doorverbonden met uw postbus, waar ze een bericht kunnen inspreken. Opmerkingen:! U kunt deze optie alleen kiezen, als: De systeembeheerder het voor u mogelijk heeft gemaakt dat u het tabblad Afhandeling van inkomende gesprekken gebruikt. U ten minste een van de afwijkende begroetingen hebt ingesproken. Zie De persoonlijke begroeting inspreken, op pagina De oproep binnenkomt via de automatische operator. Gesprekken direct naar uw toestel worden hierdoor niet beïnvloed.! Als u deze optie gebruikt, zijn de selectievakjes Afspelen wanneer toestel in gesprek is en Afspelen wanneer toestel niet wordt aangenomen niet beschikbaar.! Als u de Begroeting bij langdurige afwezigheid gebruikt, wordt deze optie genegeerd. Zo zorgt u ervoor dat de gespreksafhandeling wordt genegeerd: 1. Start Subscriber Options. Zie Subscriber Options openen en sluiten, op pagina 3-3. (Klik in Microsoft Outlook op Extra > Opties, klik op het tabblad Voic en klik op Opties voor pc-gebruikersinterface...). 2. Klik op het tabblad Afhandeling van inkomende gesprekken. 3. Schakel het selectievakje Het gesprek blokkeren en afspelen in. 4. Selecteer in de lijst Afwijkende begroeting 1 of Afwijkende begroeting 2. De standaardinstelling is Geen Februari 2007

35 Subscriber Options gebruiken 5. Klik op een van de volgende knoppen:! Toepassen om de nieuwe instelling te aanvaarden.! OK om de nieuwe instelling te aanvaarden en Subscriber Options te sluiten.! Annuleren om Subscriber Options te sluiten zonder de nieuwe instellingen op te slaan. Opmerking: Als de gespreksafhandeling weer van kracht moet worden, schakelt u het selectievakje Het gesprek blokkeren en afspelen uit. Alle gesprekken gaan dan weer gewoon naar uw toestel. Februari

36 Gebruikershandleiding voor Modular Messaging Subscriber Options Gesprekken filteren U kunt Modular Messaging zo instellen dat de bellers zichzelf moeten aankondigen voordat u het gesprek aanneemt. U kunt kiezen of u de beller al dan niet te woord staat. Als u gespreksfiltering inschakelt, gebeurt het volgende: 1. Het systeem vraagt de beller zijn/haar naam in te spreken. 2. Het gesprek wordt naar uw toestel doorverbonden. 3. Wanneer u het gesprek beantwoordt, hoort u eerst de naam van de beller. 4. U kunt dan kiezen of u het gesprek accepteert of weigert. Als u het wilt aannemen, drukt u op [#]. Als u het wilt weigeren, drukt uop[1]. Als u het gesprek accepteert, wordt u doorverbonden en krijgt u de beller aan de lijn. Als u het gesprek weigert of het gesprek niet kunt aannemen, kan de beller een bericht achterlaten of worden doorverbonden met een ander toestel of de operator. Opmerkingen: U kunt deze optie alleen gebruiken, als:! De systeembeheerder gespreksfiltering heeft ingeschakeld.! De oproep binnenkomt via de automatische operator. Gesprekken direct naar uw toestel worden hierdoor niet beïnvloed. Zo filtert u gesprekken: 1. Start Subscriber Options. Zie Subscriber Options openen en sluiten, op pagina 3-3. (Klik in Microsoft Outlook op Extra > Opties, klik op het tabblad Voic en klik op Opties voor beantwoording van gesprekken...). 2. Klik op het tabblad Afhandeling van inkomende gesprekken. 3. Schakel het selectievakje Gespreksfiltering inschakelen in Februari 2007