Nieuwsbrieven module via Captain

Transcriptie

1 Nieuwsbrieven module via Captain 1: Wat is de nieuwsbrievenmodule en wat kan ik ermee? : Hoe definieer ik de nieuwsbrief-groepen?. 2 3: Hoe kunnen websitebezoekers zich nu aanmelden? : Waar worden deze gegevens bewaard?.. 6 5: Hoe maak ik een nieuwsbrief? : Hoe selecteer ik de juiste ontvangers bij een nieuwsbriefmailing?. 8 7: Wat ziet de nieuwsbriefontvanger als hij/zij de instellingen link bezoekt? 9 Pagina 1 van 9

2 1: Wat is de nieuwsbrieven module en wat kan ik ermee? De nieuwsbrievenmodule is een uitbreiding op de mailingmodule. Met de nieuwsbrievenmodule is het mogelijk om zowel leden als overige geïnteresseerden op de hoogte te houden van bepaalde informatie. Het versturen van de nieuwsbrieven gaat op exact dezelfde wijze als het versturen van een normale via de mailingmodule. Door middel van de nieuwsbrievenmodule is het echter mogelijk om leden en andere geïnteresseerden in groepen in te delen, op basis van hun interesse(s). Door middel van deze nieuwsbrief-groepen kunnen de betreffende leden van de relevante informatie worden voorzien via de mailingmodule. 2: Hoe definieer ik de nieuwsbrief-groepen? In het Captain beheercentrum vindt u onder Groepen en teams de optie Onderhoud groepen. In het bovenste gedeelte van het scherm vindt u de reeds bestaande groepen die al in Captain zijn aangemaakt. Hier staat al een groep Nieuwsbrieven tussen. (zie afbeelding 1). Selecteer deze groep om de groepsitems aan te maken of te bewerken. Afbeelding 1: De groep Nieuwsbrieven is standaard al aanwezig Pagina 2 van 9

3 In het tweede gedeelte van het scherm kunnen nu de specifieke nieuwsbriefonderwerpen worden ingevoerd. Op deze onderwerpen kunnen leden en andere geïnteresseerden zich gaan abonneren. Typ achter Naam het gewenste onderwerp in en klik op Toevoegen om het onderwerp aan de lijst toe te voegen. Klik links in de lijst een item aan om dat item te bewerken. Het veld bedrag mag worden leeggelaten. Indien u hier toch een bedrag invult, zal dit bedrag aan het lid worden berekend, indien hij/zij lid wordt van de betreffende groep. Afbeelding 2: Het aanmaken van verschillende nieuwsbriefonderwerpen Pagina 3 van 9

4 3: Hoe kunnen websitebezoekers zich nu aanmelden? Voordat websitebezoekers zich kunnen aanmelden voor de nieuwsbrieven, dient u ergens op uw website een link op te nemen naar de aanmeldpagina voor nieuwsbrieven. U dient zelf een afweging te maken waar u deze link neerzet. Dit zou op de hoofdpagina kunnen zijn, of ergens in het menu. Hierin heeft u zelf de volledige vrijheid. Zowel bij een pagina als bij het dynamisch menu heeft u de mogelijkheid een link in te voegen. Onder het type Speciale links vindt u de link Aanmelden nieuwsbrief. Deze link kunt u invoegen op uw pagina of in het dynamisch menu. Afbeelding 3: Het scherm om de link in te voegen Als bezoekers nu de link op de betreffende pagina, of vanuit het menu volgen, komen ze op de pagina terecht waar ze zich kunnen aanmelden voor de onderwerpen die u heeft aangemaakt. Zie afbeelding 4. Pagina 4 van 9

5 Afbeelding 4: Een voorbeeld van hoe de website eruit zou kunnen zien wanneer een bezoeker zich wil aanmelden voor de nieuwsbrief Op bovenstaande pagina kan de bezoeker zijn naam en adres invullen en aanvinken welke nieuwsbrieven hij/zij interessant vindt. De websitebezoeker ontvangt daarna een om zijn/haar inschrijving te bevestigen. De tekst in de kan worden aangepast in de map Templates van de mailingmodule. Hier vindt u de template Aanmelding nieuwsbrief, welke de betreffende tekst bevat. Afbeelding 5: De bevestigingsmail die de websitebezoeker ontvangt Pagina 5 van 9

6 Als de geïnteresseerde daarna de link aanklikt wordt zijn/haar inschrijving bevestigd. Afbeelding 6: De inschrijving is bevestigd 4: Waar worden deze gegevens bewaard? De gegevens van de geïnteresseerde komen op reguliere wijze in het ledenbeheer binnen via de externe mutaties. Als de ingevulde gegevens van een reeds bestaand lid zijn, kan de aanmelding direct aan het betreffende reeds bestaande lid worden gekoppeld. Indien dit niet zo is, wordt er een nieuw niet-lid aangemaakt in het ledenbestand. In Captain worden de nieuwsbriefabonnementen van een (niet-) lid als groepsitems opgeslagen, zodat u in Captain direct kunt filteren op geïnteresseerden voor een bepaald onderwerp. Dit is ook de manier waarop er kan worden gefilterd binnen het verzenden van een mailing. Pagina 6 van 9

7 5: Hoe maak ik een nieuwsbrief? Het maken van een nieuwsbrief is niet anders dan het maken van een reguliere mailing. Via de mailingmodule maakt u een conceptbericht welke u naar de geïnteresseerden wilt versturen. Wat wel belangrijk is bij een nieuwsbrief, is om de afmeldlink (of wijzig instellingen link) mee te nemen in uw mailingen. U kunt deze link als een reguliere link in uw mailing opnemen. In het link invoegen scherm vindt u deze onder het type Speciale links met de naam Nieuwsbrief instellingen. Op deze manier heeft de geïnteresseerde altijd de mogelijkheid om zich weer van de nieuwsbrief af te melden. Dit is uiteraard een verplichting om niet meteen als spammer (verspreider van ongewenste ) te worden gezien. Afbeelding 7: Een link opnemen naar de nieuwsbriefinstellingen, waar de ontvanger zijn informatie kan bewerken en zijn nieuwsbriefabonnementen kan beheren Pagina 7 van 9

8 6: Hoe selecteer ik de juiste ontvangers bij een nieuwsbriefmailing? Iedereen die zich voor een bepaalde nieuwsbrief heeft aangemeld is gekoppeld in de betreffende nieuwsbrief groep. Als u de mailing gaat versturen kunt u via ontvangers selecteren filteren op de nieuwsbrief groep. Afbeelding 8: Stel de filter in op Nieuwsbrieven om ontvangers te koppelen U ziet nu iedereen in beeld staan die ergens in de groep Nieuwsbrieven is ingedeeld. Om een specifieke nieuwsbrief te kiezen dient u ook het juiste groepsitem te selecteren. Afbeelding 9: Selecteer het juiste groepsitem LET OP: Geïnteresseerden kunnen ook niet-leden zijn. Hierdoor dient de ledenselectie dus op blanco gezet te worden, zodat alle leden worden weergegeven. Afbeelding 10: Zorg ervoor dat alle geïnteresseerden in beeld komen Pagina 8 van 9

9 7: Wat ziet de nieuwsbriefontvanger als hij/zij de instellingenlink bezoekt? De geïnteresseerde komt weer op dezelfde pagina terecht als wanneer hij/zij zich aanmeldde. Alleen zijn nu de gegevens al ingevuld. Om aan- of af te melden voor een nieuwsbrief dient het betreffende vinkje aan- of uitgezet te worden en dienen de wijzigingen opgeslagen te worden. Afbeelding 11: De instellingen pagina die de geïnteresseerde vanuit de kan openen Heeft u na het lezen van deze handleiding toch nog vragen? Neem dan contact op met de helpdesk: Online: Via Stel uw vraag online in het menu, als u bent ingelogd in Captain helpdesk@e-captain.nl Telefoon: (maandag t/m vrijdag 9:00 17:00) Pagina 9 van 9