Bijlage bij de handleiding Nieuwsbrievenmodule

Transcriptie

1 Bijlage bij de handleiding Nieuwsbrievenmodule In aanvulling op het content management systeem Publicanda kan gebruikt gemaakt worden van een module om nieuwsbrieven te versturen. Begrippen De volgende begrippen zijn van belang: Lijst Een lijst is een verzameling van abonnees Abonnee Een abonnee is een persoon met een adres die zich op een of meer lijsten heeft geabonneerd Nieuwsbrief Een nieuwsbrief is één uitgave van een nieuwsbrief. Een nieuwsbrief kan worden gestuurd naar meer lijsten tegelijk

2 Lijstmanagement U gaat naar de nieuwsbrievenmodule via het icoon op het controlepaneel of via de menubalk: Componenten => JNews. De nieuwsbrievenmodule heeft een eigen controlepaneel met iconen. In plaats van de iconen kunnen ook de tabjes gebruikt worden. Startscherm nieuwsbrievenmodule Via Lijstmanagement is een overzicht te zien van alle aanwezige lijsten. Hier kunnen ook nieuwe lijsten worden toegevoegd. Een lijst is een verzameling van individuele abonnees (zie hieronder). Als u een nieuwsbrief wilt versturen selecteert u geen losse abonnees maar een lijst. Alle abonnees die gekoppeld zijn aan de lijst zullen de nieuwsbrief dan ontvangen. (Tenzij zij zich hebben afgemeld.) [ 2 ]

3 Abonnees Een abonnee bestaat uit: een naam, een adres en een inschrijfdatum. Door op de naam van een abonnee te klikken is te zien of hij/zij zich heeft afgemeld. In dat geval staat een abonnee op de zwarte lijst. U kunt dat als beheerder ongedaan maken. U kunt ook andere zaken zoals de naam en het adres wijzigen. U heeft twee manieren om nieuwe abonnees toe te voegen. U kunt klikken op het icoontje Nieuw in de werkbalk. U voegt dan een individuele gebruiker toe. U kunt ook meerdere abonnees ineens toevoegen via het icoontje Importeren. U kunt dan een csv-bestand importeren dat de volgende opmaak heeft: Naam, adres,1,1 Dus bijvoorbeeld: René Kreijveld,r.kreijveld@gakijken.nl,1,1 Patrick Ketelaars,p.ketelaars@gakijken.nl,1,1 Let bij het maken van het csv-bestand op de volgende zaken: Elke abonnee moet op één regel staan Er mogen geen speciale karakters gebruikt worden Er mag geen kopregel is het bestand staan [ 3 ]

4 Een nieuwsbrief opmaken Wanneer u een nieuwe nieuwsbrief wilt versturen kunt u het beste gaan naar Lijstbeheer. U klikt daar op de link Creëer / Bekijk de mailings. Dan wordt het scherm Nieuwsbrieven getoond met de nieuwsbrieven die tot de lijst behoren. Om een nieuwe nieuwsbrief te maken klikt u vervolgens op de knop Nieuw. Of u selecteert een bestaande nieuwsbrief uit de lijst en klikt op de knop Kopiëren. ALGEMENE GEGEVENS U vult de volgende algemene gegevens in: Onderwerp Hier vult u het onderwerp in van de nieuwsbrief. Het onderwerp is terug te zien in het onderwerp (of subject ) in het mailprogramma Zichtbaar op de voorpagina Hiermee kunt u aangeven of de nieuwsbrief zichtbaar moet zijn op de website. Als u dit op Ja zet kunt u bijvoorbeeld een archief maken van verzonden nieuwsbrieven EXTRA GEGEVENS - LIJST Hier staat aangegeven naar welke lijst deze nieuwsbrief zal worden verstuurd. EXTRA GEGEVENS ZENDER INFORMATIE Hier staat de zenderinformatie. Deze informatie wordt gebruikt bij de verzending van de nieuwsbrief. U vult hier de naam en het adres in. EXTRA GEGEVENS - BIJLAGEN Hier kunt u een of meer bijlagen selecteren die tezamen met de mail worden verzonden. [ 4 ]

5 Inhoud van de nieuwsbrief Als alle instellingen zijn ingevuld kan de nieuwsbrief zelf worden opgemaakt. U ziet de mailtemplate, die bestaat uit een tabellenstructuur. Deze tabellenstructuur bevat een zogenaamd content-gedeelte waar u de inhoud van de nieuwsbrief plaatst. NIEUW ARTIKEL PLAATSEN U plaatst nieuwe artikels in een nieuwsbrief via de knop Template invoegen. Uit de lijst kiest u voor de optie Nieuwsbrief artikel. Op de plaats van de cursor wordt een artikel geplaatst, dat u vervolgens kunt aanpassen. In de Editor zijn bijna alle functies beschikbaar. U kunt bijvoorbeeld een afbeelding in de nieuwsbrief te zetten. [ 5 ]

6 Testnieuwsbrief en de nieuwsbrief versturen Voordat u de nieuwsbrief gaat versturen naar de abonnees, is het verstandig een proefexemplaar van de nieuwsbrief naar uzelf te versturen. U doet dat als volgt: U klikt op Toepassen om de nieuwsbrief op te slaan U klikt op Voorbeeld U krijgt nu een voorbeeldscherm te zien. U ziet een voorvertoning (preview) van de nieuwsbrief. Rechtsboven staan de naam en het adres waar naartoe de testnieuwsbrief naartoe wordt g d. U kunt dat aanpassen. Om de testnieuwsbrief te versturen klikt u op de knop Verstuur test . Om aanpassingen door te voeren aan de nieuwsbrief klikt u op de knop Wijzigen. Om terug te gaan naar het overzichtsscherm klikt u op de knop Annuleren. Om de nieuwsbrief te versturen naar de abonnees klikt u op de knop Versturen. Publicanda vraagt dan om een extra bevestiging dat u de mailing wilt versturen. Als u nogmaals op Versturen klikt wordt de nieuwsbrief daadwerkelijk verstuurd. [ 6 ]