Vandelanotte, news N 02. Christiaens Computer Service uit Passendale. Hoe motiveert u uw medewerkers? Dossier ICT en digitalisering

Transcriptie

1 Vandelanotte N 02 news Vandelanotte, more than accountants Editie 02 / mei 2015 Christiaens Computer Service uit Passendale We moeten onze klanten en de sector waarin ze werken, van naaldje tot draadje leren kennen. Hoe motiveert u uw medewerkers? Een overzicht van de meest voorkomende alternatieve verloningsvormen. Dossier ICT en digitalisering Ook heel wat aandachtspunten voor uw bedrijf! 01

2 colofon: Vandelanotte News is een magazine van Vandelanotte++. Realisatie: Comm2B, the content company Eindredactie: Björn Crul Fotografie cover: Dries Decorte Ontwerp: d-artagnan Druk: Drukta Verantwoordelijke uitgever: Nikolas Vandelanotte, Vandelanotte++, Pres. Kennedypark 1A, 8500 Kortrijk. Nog meer weten over Vandelanotte? Surf naar onze website op Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, online publicatie of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. Beste lezer, Als dienstverlener hechten we veel belang aan de mening van onze cliënten. Daarom laten we op regelmatige basis een onafhankelijk tevredenheidsonderzoek uitvoeren. Eind 2014 hielden we opnieuw zo n onderzoek. Eerst en vooral het positieve nieuws: 94 % van onze cliënten zijn tevreden over Vandelanotte. Een mooie score waar we best trots op zijn! Vooral het persoonlijke contact met onze medewerkers wordt door u op prijs gesteld. U apprecieert ook hun brede kennis en betrokkenheid, een kernwaarde. Enkel op het vlak van pro-activiteit kunnen we nog een stukje beter worden. Terecht verwacht u dat we u spontaan contacteren zodra er evoluties of wijzigingen in de wetgeving zijn die u aanbelangen. We zullen hier zeker rekening mee houden. Ook het vertrouwen in onze dienstverlening is hoog: de overgrote meerderheid van onze cliënten is tevreden tot heel tevreden. Hierbij stelt u vooral de correcte uitvoering en de inhoudelijke kwaliteit op prijs. Ruimte voor verbetering Betekent dit dat alles perfect loopt? Zeker niet. Hoewel de meeste cliënten begrijpen dat tegenover kwaliteit een juiste prijs staat, wordt onze facturatie niet altijd als transparant ervaren. U verwacht meer helderheid in prijszetting, een gedetailleerde facturatie en een duidelijke offerte bij een adviesproject. Daarom hebben we een nieuwe facturatiesystematiek ingevoerd. Dankzij een duidelijker details van de in regie geleverde prestaties, kan u makkelijker de link leggen met het aangerekende bedrag. U merkt dat een tevredenheidsonderzoek voor ons niet vrijblijvend is, maar een echt instrument om onze dienstverlening verder te verbeteren. We willen dag na dag onze missie om More than accountants te zijn, waarmaken. En uiteraard kan u met uw vragen of opmerkingen op elk moment bij ons terecht. Nikolas Vandelanotte 02

3 Vandelanotte News, editie 02 / mei 2015 N 02 index 04 Uw medewerkers alternatief belonen Loonmatiging is aan de orde. Daarom zet Anneleen Wydooghe nog eens de meest voorkomende vormen van alternatieve verloning op een rijtje. 06 Interview Christiaens Computer Service De zaken in ICT evolueren heel snel. Maar wij stellen ons altijd de vraag: wat is de meerwaarde voor de klant? 13 Startend ondernemer? Investeer in een accountant! Tom Vermeersch en Floris De Ruyck lijsten de aandachtspunten op waar startende ondernemers rekening mee moeten houden. 2 Woord vooraf 3 Inhoudstafel 9 Investeren in onderzoek en ontwikkeling is fiscaal interessant 10 Kort nieuws 12 Dividenden uitkeren: welke maatregel is voor u optimaal? 14 Vandelanotte in de kijker 15 Info & contact 03

4 Uw medewerkers alternatief belonen Dagelijks worden ondernemers rond de oren geslagen met de berichtgeving over de hoge loonkosten in België. Om hieraan tegemoet te komen, hebben bedrijven een veelheid aan alternatieve verloningsvormen ontwikkeld. In tijden van loonmatiging geven we u graag nog eens een bloemlezing van de meest voorkomende alternatieve verloningsvormen om uw medewerkers te verlonen, maar vooral ook te motiveren. ANNELEEN WYDOOGHE ANNELEEN.WYDOOGHE@VDL.BE BEDRIJFSWAGEN De toekenning van een bedrijfswagen blijft tot op vandaag een zeer geliefde alternatieve verloningsvorm. Hierbij stelt de werkgever zijn werknemers een wagen (en tankkaart) ter beschikking. MAALTIJDCHEQUES De maaltijdcheque is één van de meest voorkomende alternatieve verloningsvormen. Hierbij wordt de werknemer voor elke werkende dag een maaltijdcheque toegekend van maximaal 7 euro/dag. Deze zichtwaarde is samengesteld uit 5,91 euro werkgeversbijdragen en 1,09 euro werkgeversbijdrage. Onder bepaalde voorwaarden is dit voordeel vrijgesteld van RSZ en belastingen. Volgens een recent voorstel van de regering zou dit bedrag vanaf 2016 kunnen worden verhoogd tot 8 euro zichtwaarde. TYPE KOSTEN Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd Dienstreizen naar het buitenland maximum 30 kalenderdagen: meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen: Bureaukosten: werknemers die een deel van hun werk thuis doen Kosten verbonden aan de auto: Garage Kosten verbonden aan de auto: Parking Kosten verbonden aan de auto: car-wash FORFAITAIRE ONKOSTEN- VERGOEDINGEN Kostenvergoedingen zijn geen loon indien het gaat om een terugbetaling van de kosten die de werknemer maakt in het kader van zijn dienstbetrekking, in opdracht van de werkgever. Volgende forfaitaire bedragen worden gebruikelijk algemeen aanvaard door de inspectiediensten en de RSZ: AANVULLENDE SOCIALE VOORDELEN De meest voor de hand liggende aanvullende sociale voordelen zijn de groepsverzekering, de hospitalisatieverzekering en de aanvullende kinderbijslag. De bedragen die hiervoor worden toegekend, zijn geen loon. Het gaat uitsluitend om aanvullingen bij: wettelijke pensioenen; werkloosheidsuitkeringen met inbegrip van BEDRAGEN 10,00 EUR/dag 6,00 EUR/dag Bedragen zoals voorzien voor ambtenaren cat. 1 Bedragen zoals voorzien voor ambtenaren cat ,27 EUR/maand 50,00 EUR/maand 15,00 EUR/maand 15,00 EUR/maand 04

5 de tegemoetkoming ten laste van de RVA aan personen in loopbaanonderbreking; kinderbijslagen; uitkeringen in geval van (beroeps)ziekte of (arbeids)ongeval. NIET-RECURRENTE RESULTAATSGEBONDEN VOORDELEN Dit kalenderjaar mag u per werknemer voor maximaal euro uitkeren als bonus of niet-recurrente resultaatsgebonden voordelen. De niet-recurrente voordelen zijn enkel onderworpen aan een bijzondere werkgeversbijdrage van 33% en een werknemersbijdrage van 13,07%. Om niet als loon te worden beschouwd, moeten deze voordelen onder andere: afhangen van de collectieve resultaten van een onderneming of van een groep van ondernemingen ofwel van een welomschreven groep van werknemers; worden toegekend op basis van objectieve criteria en waarbij het bereiken van de doelstellingen niet mag vaststaan bij de invoering van het systeem; worden ingevoerd in overeenstemming met de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 90 gesloten in de Nationale Arbeidsraad; niet worden ingevoerd ter vervanging of ter omzetting van loon, premies, voordelen in natura of enig ander voordeel, al dan niet onderworpen aan de socialezekerheidsbijdragen. INNOVATIEPREMIE Elke werknemer kan, ongeacht zijn functie, opleiding of hiërarchische positie en ongeacht het feit dat hij al dan niet onderzoeker is, via innoverende voorstellen bijdragen tot de competitiviteit van zijn onderneming. De regering moedigt daarom de toekenning aan van een innovatiepremie door de werkgever aan zijn creatieve werknemers. De eenmalige premie is vrijgesteld van belastingen en RSZ voor zover aan bepaalde voorwaarden is voldaan. MULTIMEDIA Een van de meest voorkomende alternatieve verloningsvormen is de terbeschikkingstelling van multimedia, zoals een smartphone, een laptop of een tablet. Deze voordelen worden forfait belast en onderworpen aan RSZ. Dit is slechts een greep uit de meest voorkomende alternatieve verloningsvormen. Het is hierbij van het grootste belang om tot een loonpakket te komen, op maat van uw onderneming, dat de medewerkers motiveert en bijgevolg dus ook rendeert. Fiscaal regime voor auteursrechten Bij de optimalisatie van uw inkomen als zelfstandige, mag u het aantrekkelijk fiscaal regime voor auteursrechten niet uit het oog verliezen. Roerende inkomsten uit een auteursrechtelijk beschermd werk, zijn namelijk onderworpen aan een roerende voorheffing van 15%. Bovendien geldt op dit roerend inkomen een bijzonder aantrekkelijk kostenforfait. Het is dus zeker de moeite waard om na te gaan of een bepaald inkomen als inkomsten uit auteursrechten kan worden beschouwd. Er zijn twee voorwaarden opdat men het inkomen kan belasten als een roerend inkomen: het werk moet auteursrechtelijk beschermd zijn. De auteursbescherming is niet onderworpen aan bepaalde formaliteiten. Het volstaat dat het werk voortspruit uit de intellectuele of artistieke inspanning van zijn maker, zijn persoonlijke stempel draagt en in een concrete vorm gegoten is: bijv. (tijdschrift)artikels, schilderijen, films, of de creatie van software. de inkomsten moeten voortvloeien uit de verkoop of verhuur van de rechten op dit werk. Ook inkomsten uit de (con)cessie van computerprogramma s kunnen genieten van dit fiscaal gunstig regime. De eerste schijf van ,00 euro (geïndexeerd bedrag voor aanslagjaar 2015) wordt onweerlegbaar aanzien als een roerend inkomen en zal belast worden aan een tarief van 15%. Wanneer deze drempel wordt overschreden, worden de inkomsten uit de auteursrechten belast aan 25%. Dan kan ook discussie ontstaan of dit nog een roerend dan wel een beroepsinkomen is. Enkel het netto-inkomen is belastbaar. De bruto-inkomsten worden verminderd met ofwel de werkelijk bewezen beroepskosten, ofwel een aantrekkelijk wettelijk degressief kostenforfait: voor de eerste schrijf van 0 tot euro bedraagt dat 50%, voor de tweede schijf van tot euro 25%, en boven de euro is er geen forfait meer. ILSE VANHOVE ILSE.VANHOVE@VDL.BE 05

6 Een antwoord op al onze vragen CHRISTIAENS COMPUTER SERVICE KOESTERT ZIJN LANGETERMIJNRELATIE MET HET KANTOOR VANDELANOTTE Christiaens Computer Service uit Passendale levert al ruim 33 jaar geïntegreerde IT-oplossingen, zowel op het vlak van hardware als software, aan middelgrote en grote kmo s. Marc Christiaens tweede klant was het kantoor Vandelanotte, en dat schept een band die tot op vandaag bestaat. We hebben een stuk van dezelfde weg afgelegd. 06

7 Je kunt er moeilijk naast kijken in het hart van Passendale: het moderne pand waar Christiaens Computer Service (CCS) sinds bijna twee jaar huist. De nieuwbouw werd opgetrokken om de maat te kunnen houden van de groei, want inmiddels telt de kmo al 35 medewerkers. En er kunnen hier zeker nog eens zoveel mensen in comfortabele omstandigheden bij, zegt general manager Marc Christiaens. Het is geen boutade: de voorbije jaren groeide de omzet van CCS met dubbele cijfers, en de tewerkstelling volgde. Samen met de tweede generatie, zonen Alexander en Olivier, ziet Marc het bedrijf alleen maar groter worden. Maar ook meer gespecialiseerd, meesurfend op de technologische golven en inspelend op de klantenwensen. PIONIEREN IN IT Marc Christiaens behaalde in 1979 zijn diploma Burgerlijk Ingenieur Elektronika-zwakstroom, en kon daarna meteen aan de slag bij de piepjonge softwareafdeling van Colruyt. Een echte IT-opleiding bestond nog niet, in die tijd deed de computer pas zijn intrede in de bedrijven, vertelt hij. En eigenlijk wilde ik mij na mijn studie Burgerlijk Ingenieur specialiseren in bouwkunde, maar mijn vriendin, later mijn vrouw, dacht dat ik dan altijd met vuile laarzen zou binnenkomen (lacht). Zijn keuze voor elektronica zou Marc geen windeieren leggen. Na zijn job bij Colruyt ging hij dichter bij huis werken, in Roeselare. Maar het ondernemerschap stak de kop op en in 1982 besloot hij zijn eigen IT-bedrijf op te richten. Door de introductie van de computer voor boekhoud- en andere toepassingen bij bedrijven, was er enorm veel vraag naar expertise, zegt Marc Christiaens. Mijn eerste klant was Fibrolin, het latere Unilin en Quick-Step. Vrij snel kwam hij ook in contact met Vandelanotte. De toenmalige bedrijfsrevisor bij Fibrolin was immers... Roger Vandelanotte. Hij introduceerde me in zijn kantoor. En zo ging de bal aan het rollen. Ik had zelfs bij Vandelanotte aan de slag kunnen gaan als IT-expert. Dat aanbod was verleidelijk en ik heb er ook even over nagedacht, maar ik besliste toch om mijn eigen bedrijf verder uit te bouwen. VAN PONSKAARTEN TOT ERP Christiaens Computer Service bouwde in de loop der jaren vanuit Passendale een mooie klantenportefeuille uit met voornamelijk middelgrote en grote kmo s in diverse sectoren. Van bij de start leverden wij totaaloplossingen op het vlak van IT-infrastructuur en bedrijfssoftware, vertelt Marc. We zijn dus niet zomaar verkopers of leveranciers. Alles begint met een grondige analyse van de behoeften en wensen binnen het bedrijf. We zijn dus voor een groot stuk IT-consultant, met een dienstverlening die na de oplevering niet stopt. Wij hechten veel belang aan langetermijnrelaties met onze klanten. Sommigen, zoals Vandelanotte, doen al vele jaren een beroep op ons. Bedrijfssoftware is in de loop der jaren onherkenbaar veranderd. Begin de jaren 1980 moest alles steeds van nul geprogrammeerd worden en stond de data op ponskaarten. Nu is ERP helemaal ingeburgerd. Voor de bedrijfssoftware is CCS een erkend partner van Microsoft. Marc Christiaens: De basis voor al onze oplossingen is het pakket Microsoft Dynamics NAV, dat wij op maat van de klant aanpassen. Om gecertificeerd te worden door Microsoft, moeten onze medewerkers voortdurend bijgeschoold worden. Maar jaar na jaar krijgen we opnieuw het vertrouwen, en daar zijn we best trots op. Ook voor de hardware-infrastructuur werken we met preferentiële partners, zoals HP. KLAAR ZIJN VOOR DE TOEKOMST Omdat CCS niet alleen hardware- en softwareleverancier is, maar de klanten als consultant ook met raad en daad bijstaat, moeten de 35 medewerkers een brede Om een goede analyse van de behoeften te kunnen maken, moet je een bedrijf en de sector waarin het opereert, van naaldje tot draadje leren kennen. MARC CHRISTIAENS 07

8 kennis hebben: Om een goede analyse van de behoeften te maken, moet je een bedrijf en de sector waarin het opereert, van naaldje tot draadje leren kennen. Onze mensen moeten dus ook beslagen zijn in bedrijfsbeheer of toch bereid zijn zich daar wat in te verdiepen. Bij ERP komt immers veel kijken: human resources, logistiek beheer, boekhouding, productie, noem maar op. Het is die brede expertise die onze klanten sterk appreciëren. Mijn tweede klant was het kantoor Vandelanotte, en onze hechte relatie is er nog steeds. MARC CHRISTIAENS Marc prijst zich gelukkig dat zijn zonen Alexander en Olivier in het bedrijf zijn gestapt. Niet dat ik niet meer meekan, hoor. En ik ben ook niet van plan om er binnenkort mee te stoppen, lacht hij. Maar de zaken evolueren wel heel snel. Denk maar aan de opmars van cloud-oplossingen op externe servers. Ik denk niet dat bedrijven de komende jaren hun volledige ERP-omgeving naar de cloud zullen verhuizen, maar we zien wel een tendens naar steeds meer data op externe servers. Ook wij beheren een aantal servers, waar klanten hun data of back-ups op stockeren. Het softwarebusinessmodel is eveneens aan het veranderen. Mogelijk gaan we de komende jaren steeds meer naar huurformules, licenties volgens specifieke wensen en gebruikers en zo meer. Maar hoewel je al die trends nauw moet opvolgen, heeft het ook geen zin om elke nieuwigheid meteen te willen introduceren. Wij stellen ons altijd de vraag: wat is de meerwaarde voor de klant? Een product waarvoor CCS steeds meer belangstelling merkt, is zijn toepassing BoCount Dynamics. Marc Christiaens: Dit is een samenwerkingsplatform tussen de accountant enerzijds en zijn klanten anderzijds. Het is de bedoeling dat de beide partijen op een zo efficiënt mogelijke manier informatie met elkaar kunnen uitwisselen. Het kantoor neemt daarbij steeds meer het denkwerk voor zijn rekening, en zijn klant kan op een eenvoudige manier de repeterende zaken uitvoeren en consulteren. HECHTE DUBBELE RELATIE De band tussen Christiaens Computer Service en het kantoor Vandelanotte werd allang geleden gesmeed en blijft tot vandaag hecht. Na al die jaren blijft het een mooie dubbele relatie : wij leveren hen onze IT-oplossingen, zij staan ons met raad en daad bij op het vlak van accountancy en fiscaliteit, zegt Marc. Het is fijn om te zien hoe we dezelfde filosofie koesteren en een stuk van dezelfde weg hebben afgelegd. Net als wij hecht Vandelanotte veel belang aan een persoonlijke service en duurzame zakenrelaties. We hebben de groei van het kantoor en de intrede van de tweede en derde generatie, met respectievelijk Koen en Hein, en Nikolas van dichtbij meegemaakt. Hoewel het kantoor zo sterk gegroeid is, is de familiale spirit net als hier nooit verdwenen. Ook in het kader van zijn opvolging werkt Marc Christiaens met Vandelanotte: Wat ons zo aanspreekt, is de brede bundeling van alle mogelijke expertise, waardoor we er een antwoord vinden op al onze vragen. Met hun team leggen we sinds enkele jaren ook het traject af om CCS op termijn volledig over te laten aan mijn zonen. Als je dat kunt doen met een kantoor waarmee je al zo n lange geschiedenis hebt, en dat je bedrijf en jezelf zo goed kent, is dat een zeer sterk pluspunt. 08

9 Investeren in onderzoek en ontwikkeling is fiscaal interessant Om innovatie in België te bevorderen en ondernemingen die hierin investeren te ondersteunen, bestaan er enkele gunstige fiscale maatregelen. Zo zijn de lonen van sommige werknemers die innoveren deels vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en is er de zogenaamde octrooi-aftrek in de vennootschapsbelasting. Wij lichten beide maatregelen kort toe. Onderzoek en ontwikkeling is een term die betrekking heeft op drie activiteiten: fundamenteel onderzoek, toegepast onderzoek en/of experimentele ontwikkeling. Het begrip kent een ruime definitie: alle creatief werk dat op systematische basis verricht wordt ter vergroting van de hoeveelheid kennis, met inbegrip van de kennis van de mens, de cultuur en de samenleving, alsmede het gebruik van deze hoeveelheid kennis voor het ontwerpen van nieuwe toepassingen. BEDRIJFSVOORHEFFING Voor werknemers die meewerken aan onderzoeks- en ontwikkelingswerkzaamheden en beschikken over een masterdiploma in de toegepaste of exacte wetenschappen, is 80% van de ingehouden bedrijfsvoorheffing vrijgesteld van doorstorting aan de schatkist. Maar de bezoldigingen komen slechts in aanmerking, in verhouding tot de tijd die effectief besteed werd aan onderzoeksen ontwikkelingsactiviteiten. Om van deze vrijstelling te genieten, moet u zich sinds 1 januari 2014 aanmelden bij het POD Wetenschapsbeleid. Deze aanmelding kan zowel gebeuren voor eenmalige O&O-projecten, alsook voor structurele ontwikkelingen. OCTROOI-AFTREK Bijkomend voorziet de wetgever in de vennootschapsbelasting een vrijstelling van 80% voor de inkomsten uit octrooien. Het gevolg is dat de effectieve belastingvoet op dergelijke inkomsten nog maximaal 6,8 % bedraagt (20% x 33,99%). Om de octrooi-aftrek te kunnen toepassen, moet de belastingplichtige eigenaar, vruchtgebruiker of licentiehouder zijn van het octrooi. De octrooi-aftrek is slechts van toepassing wanneer de ontwikkeling gebeurd is in een onderzoekscentrum van de vennootschap. Maar ze is ook mogelijk voor reeds geoctrooieerde producten die een verbetering ondergaan in het onderzoekscentrum. Het onderzoek mag gedeeltelijk worden uitbesteed aan derden. Voor kmo s is het bovendien niet noodzakelijk om te beschikken over een volledige afdeling die als onderzoekscentrum fungeert. De inkomsten van octrooien die van de aftrek kunnen genieten, zijn onder meer de vergoedingen die verkregen worden door het verlenen van licenties om de geoctrooieerde uitvinding te produceren of te exploiteren. Daarnaast komt ook de meerwinst die de onderneming genereert door het octrooi in aanmerking voor de aftrek. Belangrijk is dat deze octrooi-aftrek niet van toepassing is wanneer de vennootschap haar rechten op een octrooi overdraagt. Fiscaal is het dus voordeliger om een licentie te verlenen aan een derde dan om het octrooi over te dragen. ANNELEEN WYDOOGHE & DRIES TORREELE ANNELEEN.WYDOOGHE@VDL.BE DRIES.TORREELE@VDL.BE 09

10 Verzeker uw zaak tegen cyberrisico s STIJN MOREAU STIJN.MOREAU@VDL.BE Een aanval op de informaticasystemen, een hacking of datalek Vandaag kan elk bedrijf getroffen worden door cybercriminaliteit. Een cyberaanval kan op diverse manieren voor schade zorgen. U denkt er beter vooraf grondig over na. Een onderneming houdt heel wat vertrouwelijke gegevens bij van zowel klanten, leveranciers als personeel. Het is dus van groot belang dat uw onderneming zoveel mogelijk preventieve maatregelen neemt om zich te beveiligen tegen cybercriminaliteit. Uw servers en systemen beschermen via een firewall of het installeren van een goede netwerkbeveiliging is een goede start. Maar u zal zich nooit volledig kunnen beschermen tegen alle mogelijke inbreuken of lekken van informatie. Het verlies of de ongewenste verspreiding van vertrouwelijke informatie zoals verkoopcontracten en productspecificaties, kan verstrekkende consequenties hebben. Denk maar aan de tijd en moeite die u moet spenderen om de oorzaak van het lek op te sporen, uw IT-infrastructuur opnieuw te configureren en de imagoschade die u mogelijk oploopt. Maar u kan ook financieel getroffen worden door een verlies aan inkomsten (wanneer uw webshop offline gaat), een boete of gerechtelijke vervolgingen door klanten of leveranciers. Om al deze problemen voor uw onderneming in te perken, biedt de verzekeringsmarkt specifieke oplossingen. Die helpen u om de impact van hacking of datalekken te beperken. De verzekering kan bijv. experts sturen om het probleem te neutraliseren, of verdedigingskosten vergoeden. Zo n verzekering tegen cyberrisico s kan dan naast uw eigen beveiliging een extra bescherming zijn om de continuïteit van uw onderneming te waarborgen. Denk ook aan de juridische kant van uw webshop MATHIEU ROELENS MATHIEU.ROELENS@VDL.BE De verkoop van producten via het internet blijft toenemen. Wie mee wil, heeft vroeg of laat een webshop nodig. Vergeet echter niet dat de opstart van e-commerce ook een juridische kant heeft. Voor de uitbating van uw webshop heeft u een ondernemings- en BTW-nummer nodig. U moet ook aangesloten zijn bij een sociaal verzekeringsfonds. Niet verplicht maar wel aangeraden, zijn de brandpolis, een polis burgerlijke aansprakelijkheid na levering en een polis uitbating, net als een zogenaamde data protection polis, gezien de opmars van cybercriminaliteit. Als verkoper moet u op uw webshop uw identiteit vermelden (naam, adres, btw-nummer, telefoonnummer, adres) en, indien de uitbating via een vennootschap gebeurt, ook de bevoegde rechtbank. De consument moet vóór zijn bestelling productinformatie krijgen: o.a. de prijs inclusief belastingen; leveringskosten en -termijn; betalingswijze; voorraad; terugname van het product; retourkost; garantie; enz Na de bestelling moet de klant nog een bevestiging ontvangen waarin diezelfde informatie is opgenomen. De consument kan via een schriftelijke mededeling kosteloos en zonder uitleg de aankoop annuleren binnen de 14 kalenderdagen na ontvangst van de goederen. De verkoper moet deze mogelijkheid vermelden op het betalingsbewijs. U voorziet hiervoor best ook een modelformulier. Indien u dit niet doet, mag de consument de producten in principe houden zonder iets te betalen! Het opstarten en onderhouden van een webshop brengt nog heel wat andere aandachtspunten met zich mee. We sturen u graag onze whitepaper hierover toe. Vraag hem aan via contact@vdl.be. 10

11 De overlopende rekeningen: opbrengsten en belastingen spreiden over meerdere jaren In de IT-sector is het zeer gebruikelijk dat contracten over meerdere jaren lopen. Hierbij denken we bijv. aan licentiecontracten of onderhoudscontracten die over twee of meer kalenderjaren lopen. Doorgaans wordt bij het afsluiten van de overeenkomst meteen de volledige prijs gefactureerd. Maar hoe zit dit nu met de rapportering van deze omzet? Is dit omzet van het jaar of zijn er andere mogelijkheden om deze omzet te rapporteren? Het antwoord op deze vraag vinden we terug in de boekhoudwetgeving. Het zogenaamde matching principle stelt dat inkomsten en kosten die betrekking hebben op een bepaalde periode ook aan deze periode moeten toegerekend worden. Voor een onderhoudscontract dat loopt van september tot en met augustus van het volgende jaar, moet de omzet worden opgesplitst en dus voor vier maanden aan het huidige jaar toegerekend worden en voor de resterende acht maanden aan het volgende jaar toegevoegd te worden. Boekhoudkundig zullen deze acht maanden via een overlopende rekening in het passief van de balans overgedragen worden naar het volgende boekjaar. De overlopende rekeningen werden net in het leven geroepen om kosten en opbrengsten toe te wijzen aan het juiste boekjaar. TOM VERMEERSCH & DOMIEN CLAEYS Deze boekingswijze heeft ook fiscale voordelen. Gezien de omzet niet meteen volledig in het eerste boekjaar tot uitdrukking komt, zal deze ook fiscaal pro rata in het fiscaal resultaat van een bepaald boekjaar terechtkomen en belast worden. Cashmatig bieden dergelijke contracten zeker voor een start-up heel wat opportuniteiten. Uw klanten financieren voor en de uitgefactureerde omzet moet slechts pro rata in het resultaat genomen worden. Niet alleen voor de inkomsten maar ook voor de kosten geldt het matching principle. Dit betekent dat kosten die nog deels betrekking hebben op het voorgaand boekjaar, pro rata op dit jaar mogen toegerekend worden. Anderzijds zullen de vooruitbetaalde kosten die deels betrekking hebben op het volgende boekjaar pro rata naar dit boekjaar overgedragen worden. 11

12 Dividenden uitkeren: welke maatregel is voor u optimaal? SVEN LOOSVELT SVEN.LOOSVELT@VDL.BE Sinds het aanslagjaar 2015 kunnen kmo s jaarlijks een liquidatiereserve aanleggen. Via deze maatregel kunnen in de toekomst dividenden worden uitgekeerd tegen een verlaagde roerende voorheffing. Indien u vereffent, bent u zelfs helemaal geen belasting meer verschuldigd op de uitkering van de liquidatiereserve. Maar er bestaat nog een andere mogelijkheid om dividenden uit te keren tegen een verlaagde roerende voorheffing. Het systeem dat vanaf aanslagjaar 2015 geldt is de VVPRter -regeling. Hierbij wordt een deel van de winst van het boekjaar gereserveerd op een afzonderlijke rekening van het passief. Op het moment van aanleg van deze liquidatiereserve betaalt u een heffing van 10%. Als u daarna deze reserve gedurende ten minste 5 jaar onaangetast laat (en ze dus niet uitkeert als dividend), is bij de uiteindelijke uitkering slechts een bijkomende roerende voorheffing van 5% verschuldigd. Keert u deze reserve wel uit binnen de 5 jaar, dan is een bijkomende roerende voorheffing van 15% verschuldigd, wat het totale tarief opnieuw op 25% brengt. verricht na 1 juli 2013 geven immers recht op een verlaagde roerende voorheffing van 20% of 15%. Rekening houdend met de specifieke kenmerken van uw situatie zal ofwel de ene, ofwel de andere regeling voordeliger zijn. Bovendien is ook een combinatie van beide regelingen mogelijk. Toch zijn er een aantal aandachtspunten. Zo is het voor de VVPRbis-regeling noodzakelijk dat er opnieuw geld in uw vennootschap wordt ingebracht. Voor de regeling van de liquidatiereserve is geen nieuwe inbreng nodig. Ook de wachttermijnen tussen beide regelingen zijn verschillend. Bij de VVPRbis-regeling betaalt u slechts belastingen op het moment dat u effectief overgaat tot een dividenduitkering. Bij aanleg van de liquidatiereserve bent u onmiddellijk 10% belasting verschuldigd. VVPRBIS VVPRTER Inbreng in geld na 1 juli 2013 Wachttermijn: 3 jaar voor 15% RV Bij aanleg van de liquidatiereserve betaalt u bij de vereffening van uw vennootschap geen enkele roerende voorheffing meer, terwijl bij toepassing van de VVPRbis-regeling nog 25% roerende voorheffing verschuldigd zal zijn. De recent ingevoerde VVPRter-regeling kent bovendien een ruimer toepassingsgebied dan de VVPRbis-regeling. Ook aandelen uitgegeven vóór 1 juli 2013 en aandelen van een inbreng in natura komen immers in aanmerking. Bovendien werd onlangs door de federale regering besloten het toepassingsgebied uit te breiden voor de winsten van 2012 en 2013, maar dit is op vandaag nog geen wetgeving. Het wordt dus belangrijk uw dividendenpolitiek af te stemmen op de bestaande maatregelen om ze op die manier fiscaal te optimaliseren. Reservatie boekwinsten op afzonderlijke passiefrekening Wachttermijn: 5 jaar voor 5% RV Sinds 1 juli 2013 bestaat er echter nog een andere mogelijkheid om dividenden uit te keren tegen een verlaagde roerende voorheffing (het VVPRbis -systeem). Aandelen uitgegeven door inbreng in geld RV ten laste van de aandeelhouder (bij uitkering) Bij vereffening: 25% RV Kan maximaal genoten worden ten belope van het kapitaal ingebracht na 1 juli 2013 Verlies voordeel bij overdracht aandelen (uitgezonderd overdracht in rechte lijn) Anticipatieve heffing van 10% ten laste van de vennootschap (bij aanleg reserve) RV ten laste van de aandeelhouder (bij uitkering) Bij vereffening: geen extra RV Systeem geldt voor alle aandelen Geen verlies voordeel bij overdracht aandelen 12

13 Startend ondernemer? Investeer in een accountant! Een startende ondernemer is vooral begaan met zijn geesteskind. Hoe kan ik mijn idee commercialiseren? Hoe moet ik mij organiseren? Hoe zal ik mijn business financieren? Op al deze vragen hoeft een start-up niet zelf het antwoord te zoeken. Een accountant denkt mee met de startende ondernemer en is een belangrijke vertrouwenspersoon voor de verdere ontwikkeling van het nieuwe bedrijf. Eén van de eerste vragen waar een starter mee geconfronteerd wordt, is hoe hij zijn zaak het best organiseert. En hoe zet je je privaat opgebouwd vermogen niet op het spel? Dit kan door meteen een vennootschap op te richten. Voor een startup in ICT zal de keuze en oprichting van een vennootschap in grote mate ingegeven zijn door kostenoverwegingen. De kostprijs kan immers oplopen. Daartegenover staat dat een vennootschap wel bescherming kan bieden onder de vorm van beperkte aansprakelijkheid. In de ICT-sector, die zeer snel evolueert, is dat geen overbodige luxe. Aanspraken van derden wegens inbreuken op copyrights, patenten of andere technologie komen frequent voor. De meest toegankelijke rechtspersoon om een vennootschap met beperkte aansprakelijk op te richten is de BVBA. Deze vennootschap kan indien er meer dan één vennoot is, reeds opgericht worden door het volstorten van het kapitaal voor een bedrag van euro. BESTUUR VENNOOTSCHAP Indien er meerder vennoten zijn, moet ook het bestuur geregeld worden. Hoe worden de onderlinge afspraken tussen de medevennoten vastgelegd? Het bestuur is in belangrijke mate afhankelijk van de gekozen vennootschapsvorm. Maar ongeacht het aantal partijen zal het in principe wel mogelijk zijn om het bestuur stevig te verankeren. Als de oprichters uitgebreide bestuursbevoegdheden en onderscheiden bevoegdheden willen geven aan verschillende personen en onderlinge afspraken willen maken zal een NV eerder aangewezen zijn. In dit geval lopen de kosten wel snel op, en is het maar de vraag of een ICT startup hier echt behoefte aan heeft. OPMAAK FINANCIEEL EN BUSINESSPLAN In de beginfase wordt doorgaans vooral in ontwikkeling en uitrusting geïnvesteerd. Er zullen dus uitgaven gedaan worden voor de eerste stroom van inkomsten een feit is. Een succesvolle ICT-startup vraagt om een gedegen financieel en businessplan, waarin gezocht wordt naar de gepaste financieringsvormen om die behoefte te overbruggen. Het is trouwens wettelijk verplicht een financieel plan op te stellen dat een realistische weerspiegeling is van de voorgenomen activiteiten. Wanneer de onderneming binnen de twee jaar failliet gaat en het financieel plan onvoldoende blijkt, kunnen de oprichters persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Een financieel plan met een negatief eigen vermogen is mogelijk maar het moet dus om een realistische weerspiegeling gaan van de geplande activiteiten. Aangezien de concurrentie op de ICTmarkt sterk toegenomen is, is het belangrijk om goed na te denken over hoe je je als startup kan onderscheiden van andere ICT-bedrijven. Wie is het doelpubliek? En hoe zal je die proberen te bereiken? OPRICHTING VIA DE NOTARIS Voor de oprichting van een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid is de tussenkomst van een notaris vereist. De oprichters hebben bij het verlijden van de akte de plicht om ook het financieel plan neer te leggen bij de notaris. TOM VERMEERSCH & FLORIS DE RUYCK 13