Inhoudstafel. Gefeliciteerd!...1. Gebruikersovereenkomst EBP Help...5. Voorstelling help...5. De structuur...5. De pagina's...

Transcriptie

1 Help Bouw

2

3 Inhoudstafel Gefeliciteerd!...1 Gebruikersovereenkomst EBP Help...5 Voorstelling help...5 De structuur...5 De pagina's Installatie...7 Activeringscode...7 Hoe de activeringscode krijgen?...7 Invoeren toegangscode...7 Installatie van de toepassing...7 Installatie vanaf de CD-ROM EBP...7 Minimum configuratie...8 Opstarten toepassing Handleiding Starten Aanmaak dossier Opties Database Het demodossier Interface Offerte De afdruk van een offerte Hoe een offerte dupliceren? Omzetten offerte in bestelling, leveringsbon of factuur Hoe een offerte opstellen? Hoe een offerte hernemen? Hoe een offerte per mail versturen? iii

4 Help Bouw Factuur De afdruk van een factuur De vorderingsfacturen Hoe een factuur opstellen? Opstellen nieuwe vorderingsfactuur Omzetten factuur Werfopvolging De analyse en de rentabiliteit van de werf Hoe een werfopvolging aanmaken? Projecten Hoe een project aanmaken? Een document linken aan een project Een projet afdrukken Aankopen Afdruk aankoopdocumenten Hoe bestellen?...22 De automatische herbevoorrading Hoe mijn aankopen factureren? Dupliceren van een aankoopdocument Omzetten aankoopdocument Hoe mijn aankopen ontvangen? Voorraad De berekening van de GGEK De ingave van de inventaris Ingave inkomende bonnen De ingave van transferbonnen Ingave uitgaande bonnen De voorraadbewegingen Hoe uw voorraad beheren? Voorraadopvolging vanaf een werfopvolging iv

5 Inhoudstafel Voorraadopvolging vanaf de leveringsbon of de factuur Betalingen De afgifte in bank Hoe een betaling klant ingeven? De vervaldagen en herinneringen klanten Hoe een voorschot klant ingeven? Afdrukken De belangrijkste afdrukken De personalisatie van documenten Hoe een etiket van elementen afdrukken? Toevoegen logo Import Export Hoe een bestand exporteren? Hoe een bestand importeren? Transfer boekhouding Hoe de boekhoudtransfer realiseren? Vooraf in te vullen boekhoudinformatie Backup-Restore Hoe een backup nemen? Hoe een backup terugzetten? Voorschotfactuur Werkingsprincipe voorschotfactuur OnderhoudDNV Het beheer van onderhoudscontracten De opvolging van acties en interventies Voorwaardelijk disconto Betalingen De betalingen aan leveranciers Hoe een betaling leverancier ingeven? Hoe een voorschot leverancier ingeven? v

6 Help Bouw 2009 Vervaldagboek leveranciers Alles is klaar! EBP op het web Manual Weergave Menus Kenmerken Kenmerken afdrukoverzicht Kenmerken lijst Ingavescherm Bestand Nieuw Herkopie Dupliceren Verwijderen Gegevens Element Klanten Leveranciers Divers Onderhoud DNV Contacten derden Historiek klanten/prospecten Historiek leveranciers De families klanten/prospecten De families elementen De families leveranciers In de hoofding van de leveranciersfiche kunt u de familie leverancier selecteren Het bedrijfsmaterieel Werknemers / Personeel vi

7 Inhoudstafel 446 Prospecten Promoties Promoties Parametrage fiches tab tarieven/promoties Voorbeeld meest voordelig tarief voor de klant Voorbeeld tarief in functie van voorrang Begindatum Voorbeeld tarief in functie van voorrang en promoties Voorbeeld van weerhouden tarief Verwerking OnderhoudDNV Verkoopdoc Werfopvolging Projecten Aankoopdoc Voorraaddoc Bijwerking elementen Bijwerken offerten Herbevoorrading Planning Lijst van betalingen klanten / leveranciers Nieuwe betalingen / Betalingen leveranciers Statistieken Beheeroverzicht Transfer naar de boekhouding Tools Archivering Journaalevenementen Bakcup Restore Import bibliotheek vii

8 Help Bouw Import/Export Onderhoud Opties Mailing Prijsaanvraag Opruiming De functies van de versies Onderhoud en Pro Ons contacteren EBP Business Software bvba Technische bijstand Index viii

9 Gefeliciteerd! U heeft zonet een toepassing EBP aangekocht en wij danken u hiervoor. De online helpfunctie stelt de toepassing EBP Bouw (Pro) voor en geeft u alle nodige informatie voor de installatie en ontdekking ervan. De functie wordt regelmatig bijgewerkt en moet antwoorden op de vragen die u zich stelt. Om toegang tot de helpfunctie te hebben, zijn er twee mogelijkheden: De toets F1 of de knop Help voor directe help op een bepaald scherm, Het menu? - Help over EBP Bouw (Pro) om algemene hulp te krijgen. Die bestaat uit een Inhoud, Index en Opzoeken. Wij raden u aan om het bestand Bouw.rtf te lezen, beschikbaar in het menu? - Lees mij. Alle aangebrachte wijzigingen aan de toepassing vanaf de laatste bijwerking worden erin opgenomen. 1

10

11 Gebruikersovereenkomst EBP Door de aankoop een toepassing EBP heeft u het niet exclusief recht verworven om die voor professionele of persoonlijke doeleinden te gebruiken op een computer. U mag de toepassing niet overdragen naar een andere computer via netwerk. Het is ten strengste verboden, volgens de huidige wet, het programma of de documentatie te kopiëren. De toepassing mag alleen gekopieerd worden voor backup doeleinden. Elk geïnstalleerd werkstation moet over een gebruikerslicentie beschikken. De aankoop van een product geeft slechts recht op de gebruikerslicenties bepaald volgens de versie: EEN post voor licenties stand-alone, x posten voor netwerklicentie x posten. Het geheel van programma s is beschermd door de copyright EBP. Elke ongeoorloofde duplicatie is vatbaar voor juridische vervolging en/of boetes. De toepassingen zijn niet overdraagbaar en vatbaar voor in beslagname. Ze mogen geen deel uitmaken van een onderpand of een huur ten welke titel ook. EBP behoudt zich het recht voor om in de toepassing alle nodige wijzigingen uit te voeren die zij nodig acht. Omvang verplichtingen bijstand EBP De bijstand van EBP is bedoeld om raad, aanbevelingen en informatie te geven met betrekking tot de toepassingen EBP in de aanbevolen hardware en software. EBP verbindt zich ertoe om een de KLANT de meest adekwate raad te geven om te helpen bij het oplossen van het probleem dat de KLANT kan tegenkomen in het gebruik of de werking van de toepassing maar EBP geeft geen enkele garantie in het oplossen van het probleem. Die bijstand van EBP bevat geen bijstand on site. Bijstand on site De gebruiker moet beroep kunnen doen op een professionele informaticus om on site een technisch probleem op te lossen waarvan de oorzaak niet opgelost of gevonden werd door de telefonische bijstand van EBP. Om dit mogelijk te maken, herkent hij/zij een overeenkomst te hebben afgesloten met een verdeler of een professionele informaticus om hem/haar bij te staan indien nodig. Die overeen- komst bepaalt de interventievoorwaarden van de consultant. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden bij gebrek aan zo n akkoord of de gevolgen van het niet naleven van die wederzijdse verplichtingen door de partijen overeengekomen in die overeenkomst. Backup gegevens De KLANT herkent ingelicht te zijn door EBP en/of de verdeler om voorzichtig te zijn inzake informaticabeheer, om minstens één maal per vierentwintig (24) uur een backup te nemen van de systemen, toepassingen en gegevensbestanden en dat het ontbreken van zo'n backup de kans op het beperken van de schade, opgelopen door een onregelmatigheid in de werking van zijn/haar systeem of toepassingen aanzienlijk vermindert waardoor de bijstand geleverd door EBP vermindert wordt. De KLANT herkent dat het zijn/haar verantwoordelijkheid is om zo'n een procedure op te stellen om het herstellen van gegevens, bestanden of beschadigde, verwijderde of verloren programma's te verzekeren. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een gegevensverlies. Beperking garantie EBP verzekert dat de producten en de geleverde diensten conform zijn volgens de noden van een standaard gebruiker. De huidige garantie is exclusief aan elke andere garantie. Bovendien erkent de KLANT dat de levering van diensten van de technische dienst in het kader van het bijstandscontract afhangt van de doorlopende beschikbaarheid van communicatiemiddelen en dat EBP die beschikbaarheid niet kan garanderen. Beperking verantwoordelijkheid Tenzij anders bepaald door de wetgeving kan EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse en/of onrechtstreekse schade ( met inbegrip van winstderving, onderbreking van de activiteit, verlies van gegevens of een andere vorm van winstderving) voortvloeiend uit een afwezigheid en/of een gebrekkige bijstand geleverd door EBP ; zelfs indien EBP en/of zijn leveranciers van de eventuele schade op voorhand op de hoogte gesteld zouden zijn. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de afwezigheid van een functionaliteit, het niet conform functioneren, een dysfonctionaliteit of een specifiek gebrek van zijn softwarepakketten. Daarenboven erkent de klant dat EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk kunnen gesteld worden voor schade geleden door derden van de klant en geen enkele vorm van juridische medeverantwoordelijkheid dragen in geval de klant door een derde zou worden aangevallen. De 3

12 Help Bouw 2009 verantwoordelijkheid van EBP en/of zijn leveranciers wordt beperkt tot de som die de klant betaald heeft aan EBP voor de levering van de producten en of diensten voorzien in het bijstandscontract. Het programma wordt geleverd zonder garantie dat het beantwoord aan een specifiek gebruik, het risico aangaande de werking en het resultaat van het gebruik van deze software worden geheel gedragen door de klant. De klant verklaart dan ook dat hij het programma grondig getest heeft (hetzij via een demonstratie hetzij via een testfase) en dat het in overeenstemming is met zijn verwachtingen/noden. Voor iedere betwisting zal beroep gedaan worden op de rechtbanken van Brussel, die als enige bevoegd is en dit in alle mogelijke gevallen. 4

13 1 Help Voorstelling help Het venster van de helpfunctie bestaat uit twee delen. De structuur Links vindt u alle hoofdstukken en pagina's die u ter beschikking heeft. De hoofdstukken herkent u aan de + die ervoor staat. U klikt erop om de inhoud te tonen. Een hoofdstuk kan meerdere andere hoofdstukken bevatten. De helpfunctie bestaat uit twee belangrijke delen: de handleiding en de manual. De handleiding laat u toe om de te volgen stappen te kennen om de toepassing te ontdekken, uw dossier te starten en ziet de mogelijkheden van EBP Bouw. De manual bevat pagina's die verwijzen naar bepaalde schermen in de toepassing. Het zijn die pagina's die verschijnen als u de toets F1 gebruikt in de toepassing. De pagina's De pagina's worden gekenmerkt door een klein icoon met een vraagteken in de structuur. Om de inhoud te zien, klikt u erop. De inhoud kan u zien rechts van het venster. In die pagina's vindt u: Link naar andere pagina's De onderlijnde woorden in blauw zijn linken naar andere pagina's. U gaat er naar toe door erop te klikken en u gaat terug naar de vorige pagina met de knop Vorige bovenaan het venster. en, tips, voorbeelden en opgelet. U zal ze herkennen omdat ze altijd op dezelfde wijze verschijnen : Opgelet Voorbeeld van een bericht Voorbeeld van een opmerking Tip Voorbeeld van een tip Voorbeelden Voorbeeld 5

14

15 2 Installatie Activeringscode U hebt zonet een toepassing aangekocht van EBP. Om de toepassing onbeperkt te kunnen gebruiken, heeft u een activeringscode nodig die geleverd wordt door EBP. Zolang de activeringscode niet werd ingegeven, blijft de toepassing in demoversie. Dit betekent dat u de toepassing, met alle functies, kan gebruiken gedurende 40 dagen. Boven die termijn, moet u de activeringscode ingeven om uw dossier te kunnen openen. Hoe de activeringscode krijgen? U hebt twee mogelijkheden: - U logt in de website van EBP ( U krijgt direct uw activeringscode. - U stuurt ons de registratiekaart volledig ingevuld terug. Na ontvangst zal EBP u uw activeringscode meedelen. Invoeren toegangscode Bij het starten van de toepassing verschijnt het welkomstscherm. Kies de optie Ontgrendel uw toepassing. Het venster Ontgrendeling wordt geopend en u ziet vier zones: Handelsnaam U moet dezelfde handelsnaam ingeven als meegedeeld op uw REGISTRATIEKAART (punten, hoofdletters). Activeringscode De code (4 maal 4 karakters) moet u ingeven zonder punten en spaties zoals u wij u meedelen. Licentie Geef het licentienummer in vermeld op de REGISTRATIEKAART in de doos. Websleutel Die wordt gevraagd om toegang te hebben tot de cliëntruimte van de site en laat u toe om onder andere de nieuwe functies te raadplegen, bijwerking te downloaden... Valideer door te klikken op OK. Een bericht verschijnt: Als de code juist werd ingegeven, vermeldt het bericht met welke versie van de toepassing u werkt. Als de ingegeven code ongeldig is, krijgt u volgend bericht: Ingegeven code is onjuist. U kan dan de code opnieuw ingegeven via het menu? - Toegangscode. Installatie van de toepassing Opgelet Alvorens de installatie te starten, moet u alle geopende toepassingen sluiten. Installatie vanaf de CD-ROM EBP Plaats de CD-Rom EBP in de lezer. Het welkomstscherm verschijnt automatisch. Klik op Bouw om naar de voorstelling en installatie te gaan van EBP. U selecteert Installatie EBP Bouw. De getoonde tekst is de licentie overeenkomst die u moet lezen. De installatie en het gebruik van de toepassing hangen af de aanvaarding ervan. Klik op Ja om de overeenkomst te aanvaarden. Indien u klikt op Neen wordt de installatie gestopt. 7

16 Help Bouw 2009 U klikt op Volledige installatie. De default installatiefolder is: C:\PROGRAM FILES\EBP\Bouw. Om dit te veranderen klikt u op de knop Doorlopen. De toegang tot de toepassing gebeurt via het Start\Programma's\EBP. U kan ook een andere naam bepalen. De laatste stap laat u toe om de iconen aan te maken zodat u de toepassing snel kan starten vanaf het bureaublad. Een overzicht van de gekozen opties verschijnt. Als de parameters goed zijn, klikt u op Volgend om de bestanden te kopiëren op uw harde schijf. Om een van de parameters te wijzigen, klikt u op Vorige om terug te gaan naar vorige stappen. Op het einde van de installatie, kan u de toepassing starten. Op het venster om de computer te herstarten, antwoordt u Ja als u de toepassing direct wil gebruiken. Minimum configuratie De aanbevolen minimum configuratie voor het optimaal gebruik van de toepassing is: Processor Pentium III met 256 Kb RAM, 50 Kb beschikbare schijfruimte voor de installatie CD-Rom lezer Scherm die de resolutie 1024*768 (24 bits) ondersteund Inkt- of laserjet compatibel met Windows Internet Explorer 5.5 Sp2 Windows 2000 Sp4, XP Pro Sp2 of XP Familiaal Sp2 of Vista TM. Windows 2000, XP en Vista TM zijn toepassingen van Microsoft die u eerst moet aanschaffen alvorens onze software te installeren. Opstarten toepassing Als u tijdens de installatie van de toepassing gevraagd hebt om een icoon aan te maken op uw bureaublad kan u de toepassing starten door erop te klikken. De toepassing kan ook gestart worden vanaf het menu Start + Programma's + EBP + EBP Bouw (Pro). 8

17 3 Handleiding 31 Starten 311 Aanmaak dossier Aanmaak nieuw dossier Om een nieuw dossier aan te maken, gaat u naar het menu Bestand - Nieuw of selecteert u direct de optie Nieuwe database in het welkomstscherm. Dit verschijnt bij het opstarten van de toepassing. U moet daarna de verschillende stappen volgen voorgesteld door de wizard aanmaak dossier. Na de creatie van het dossier klikt u op Sluiten. Wij raden u aan om daarna de algemene opties van uw dossier te openen om die in te geven. Paswoord en rechten gebruikers Paswoord U kan uw dossier bij het openen beveiligen door de ingave van een paswoord op de user ADM (aangemaakt per default). Hiervoor gaat u naar het menu Gegevens - Diverse - Gebruikers. Geef een paswoord in in de zone Paswoord en hertype het nogeens in de zone Bevestiging en Valideer de beheerdersfiche. De toepassing zal u bij het openen van het dossier telkens het paswoord vragen. Beheer rechten gebruikers EBP Bouw laat toe om de gebruikersrechten te beheren per optie. En voor elke optie kan u de gebruiker het recht geven te visualiseren (lezen), toe te voegen (schrijven), te verwijderen, te printen, enz... Doorloop de categorieën in de gebruikersfiche en vink de rechten. 312 Opties De in te vullen opties alvorens te starten Na de aanmaak van een nieuw dossier opent de toepassing automatisch het venster Opties. Een bericht meldt u om dit met zorg te doen opdat sommige info de werking van de software zal bepalen. U vindt de opties ook terug via het menu Tools - Opties. Het venster opties bestaat uit 2 delen: links de structuur voor elke opties en rechts de in te vullen informatie. De in te vullen opties U moet volgende delen invullen: 9

18 Help Bouw 2009 Nummering: om de documentnummers in te stellen voor facturen, offerten, enz. en de nummering van elementen. Als u een interne bibliotheek aanmaakt en u gebruikt de tellers niet kan u de code voor uw elementen ingeven (werken, materialen, manuren...). Anders is het de teller die automatisch verhoogt en u kan geen codes ingeven. Werken : dit bepaalt die berekeningswijze dat u toepast op uw werken en de werking voor de prijsbijwerkingen. Document : u kan kiezen hoe u de voorraad wilt opvolgen en welk type vordering u wenst toe te passen in uw situatiefacturen. Percentage/decimalen : u bepaalt de decimalen voor bedragen, hoeveelheden en eenheidsprijzen en de algemene kosten voor de materialen, materieel, manuren en diversen. Boekhouding: nodig voor de link met de boekhouding. U geeft de journalen en rekeningen in gebruikt bij de boekhoudtransfer. Backup : geeft aan wanneer de backup wizard automatisch wordt voorgesteld bij het sluiten van het dossier. Weergave opties EBP Bouw biedt u vele mogelijkheden om de weergave van de toepassing in te stellen : In de opties algemeen kan u al dan niet meegeven om het scherm Tips, het Welkomstscherm weer te geven, weergave toelaten van meerdere vensters van hetzelfde type en tegelijkertijd, de weergavebalken kiezen die u wenst, enz... U hebt de mogelijkheid het weergavetype van de menus aan te passen door de inhoud van menus te wijzigen door alleen de meest gebruikte standaard weer te geven. U kan alles lijsten personaliseren door de gewenste kolommen te kiezen door sorterin gen, filters uit te voeren en door berekeningen te doen. U kan uw lijsten organiseren in een hiërarchische structuur dank zijn de categorieën Aan de hand van de groeperingsbalk kan u snel en eenvoudig de gegevens van lijsten rangschikken. In alle fiches (elementen, klanten, leveranciers, enz...) kan u gepersonaliseerde velden aanmaken. In alle documenten (Offerten, facturen, etc..) kan u ook ingaveschermen aanmaken door de weer te geven kolommen in te stellen. U kan ook de kleur en stijlen wijzigen van alle elementen die u ingeeft in de offerte (Schijven, Sub-schijven, werken, formules, enz...) 313 Database Bibliotheken De Bibliotheken van onze partners Om een (of meerdere) bibliotheek (eken) van onze partners weer te geven moet u ze eerst importeren. De importprocedure en de fiches zijn eigen aan elke bibliotheek. U moet daarna in het menu Tools- Opties - Bibliotheken aanvinken die u wenste te zien. U zal, boven de tabs van uw elementlijst, een toets voor elke bibliotheek terugvinden die u wilt raadplegen. De interne bibliotheek U kan el ementen type materiaal, manuren, materieel, diverse, werken en tekst aanmaken. De werken zijn samengestelde elementen (materialen, manuren, materieel, diversen) nodig om een volledige prestatie te realiseren. De materialen zijn fysieke elementen incluis de plaatsingstijd. De manuren is de vereiste werktijd. Het materieel is wat u huurt en waarvan u het gebruik aan de cliënt factureert. De diversen komt overeen met eventueel materiaal nodig voor het werk (bv: handschoenen, helmen, enz..) De tekst kunnen ingevoegd worden in de body van documenten. 10

19 3 Handleiding Om een element in de bibliotheek aan te maken kan u de toetsen [CTRL]+[Inser] van het klavier gebruiken of klikken op de knop Toevoegen onderaan de lijst. De elementfiche bestaat uit twee delen. Boven is de identificatie van het element en het deel onderaan varieert volgens de tabs. Volgens het elementtype vult u volgende tabs in: Tip Om een tab te selecteren, klikt u erop of via de toets [ALT] + de onderlijnde letter. Beschrijving: voor commerciële (verschijnt op offerte) en technische informatie over het element. Aanvulling: hier bepaalt u de verpakking voor het element type materiaal en diverse. U kan ze ook linken aan groepen. Tarieven: u geeft de aankoop- en verkoopprijs in en wijzigt de percentages van de algemene kosten voor elementen type materialen, MU, materieel en diversen. Voor de werken wordt het tarief automatisch berekend. Tarieven / Promoties : hier geeft u uitzonderlijke tarieven in toegekend aan een familie van klanten of een bepaalde klant. U ziet de promoties voor dit element en de familie. Voorraad: u raadpleegt de voorraad van elementen type materialen of diversen. Rekeningen: zijn de boekhoudrekeningen die gebruikt worden bij transfer naar de boekhouding. Samenstelling: hier voegt u de elementen in die in de samenstelling van uw werk gaan. Formule: is een berekeningblad. Hier kan u formules linken aan elementen die uw werken uitmaken. De formules berekenen het aantal nodig voor een of meerdere elementen om het werk uit te voeren. Gelin kte referenties: het gaat om elementen die toegevoegd worden en gelijktijdig met het element gefactureerd worden. Voorbeeld U maakt in uw bibliotheek het element DEUR aan. Aan dit element gaat u andere referenties linken zoals slot, klink,.... Leveran : hier kan u tot 10 verschillende leveranciers ingeven voor een element met de aankoopprijs, kortingen, leveringstermijn, enz.. Beelden : u kan een foto van uw element invoegen. Dit wordt automatisch overgenomen in de afdruk van documenten (elementlijst, offerten...) met beeld. Nota's : vrije ingave van commentaar. Hoe een bibliotheek importeren? Activeer het menu Tools + Bibliotheken en tarieven en selecteer de te importeren bibliotheek. Een wizard wordt geopend : Batiprix CD ROM of diskette, Annuel des Prix,... en u geeft de info voor de import in. Die informatie wordt u meegedeeld door het bedrijf waarbij u de bibliotheek aangeschaft heeft. De bibliotheken U kan naar de lijst van bibliotheken gaan vanaf : het menu Gegevens - Elementen De optie Elementen beschikbaar in het deel Favorieten van de navigatiebalk. 11

20 Help Bouw 2009 De lijst van element slaagt het gehell van bibliotheken op die u ter beschikking heeft. Het voordeel hiervan is dat u elementen komende van een eigen bibliotheek kan loskoppelen van die komende van partners. Om uw elementlijst op te stellen, moet u uw interne bibliotheek aanmaken en een beroep doen op uw bibliotheek. De database Alle gegevensfiches worden beheerd vanaf de lijsten beschikbaar in het menu Gegevens. Een aantal lijsten kunnen al naargelang het gebruik van de toepassing aangemaakt worden. Toch raden wij u aan om diegenen aan te maken die in uw klantenfiche gebruikt worden : De betalingswijzen De banken De geografische sectoren De families De groepen Anderen zullen u helpen bij de ingave van uw interne bibliotheek: De eenheden De families De groepen Dank z ij de type formules en de type brieven zal de ingave van offerten snel verlopen. Sommige gegevens kunnen het demodossier: aangemaakt worden tijdens de creatie van het dossier of gekopieerd worden vanaf De postcodes De landen Klanten / Prospecten Om naar de lijst van klanten/prospecten te gaan, heeft u twee mogelijkheden: Selecteer Klanten/Prospecten vanaf de navigatiebalk Gebruik het menu Gegevens - Klanten/Prospecten. De toepassing laat u toe om een onderscheid te maken tussen de klanten en de prospecten (toekomstige klanten). Eens u, voor een prospect, een factuur ingeeft, wordt die omgezet naar een klant. U kan een prospectfiche ook omzetten naar een klantenfiche door te klikken op Omzetten naar klant in Navigatie van de navigatebalk. Om een klant of prospect aan te maken gebruikt u de toetsen [CTRL] + [Inser] van het klavier of klikt u op de knop Toevoegen onderaan de lijst. U selecteert het type klant of prospect. In de tab Detail vult u vervolgens de adresgegevens van de klant in. In de tab Contacten kunt u de lijst en de fiches van de gelinkte contacten aan de derde raadplegen. U kan er ook toevoegen. Ingave leveranciers De leverancierslijst vindt u terug via ofwel: 12

21 3 Handleiding De navigatiebalk en selecteer Leveranciers in Favorieten het menu Gegevens - Leveranciers. Om een leverancier aan te maken gebruikt u de toetsen [CTRL] + [Inser] van het toetsenbord of klikt u op de knop Toevoegen onderaan de lijst. In de tabs Gegevens, Beheer, Diversen en Nota's vult u de noodzakelijke informatie voor de leverancier in. In de tab Documenten vindt u de laatst geregistreerde documenten (per type) terug voor die leverancier. U kunt ook de volledige historiek van de opgestelde documenten krijgen voor die leverancier door te klikken op de knop Historiek. Het demodossier Het demodossier geeft u de mogelijkheid om alle functies van de toepassing te ontdekken. Daarom raden wij u aan dit te openen om u de toepassing eigen te maken alvorens een eigen dossier aan te maken. Hiervoor gaat u naar het menu Bestand - Openen, selecteert u Demonstratiebedrijf.ebd en klikt u op de knop Openen. Bij het openen van het demodossier verschijnt er een welkomstpagina met een samenvatting van uw activiteit. Die pagina verschijnt ook bij het openen van uw dossier (behalve de eerste keer dat u ze aanmaakte omdat er geen gegevens inzitten) Interface EBP Bouw evolueert in een omgeving Windows Vista, 2000 of hoger. Ook de werking binnen de toepassing blijft dezelfde als u dagelijkse werkomgeving: Drop down menus met een lijst van uit te voeren orders. Tool- en toepassingbalk voor een snelle toegang tot de meeste gebruikte orders (klik op icoon). Een navigatiebalk (rechts van het scherm) laat toe om snel de gegevens te doorlopen. Een statusbalk (onderaan het scherm) geeft de naam van de geopende database weer. Een beheer van lijsten gelinkt aan vele opzoekmogelijkheden (met filters, sorteringen, kolominstelling, enz...) Ingavevelden met bijzondere kenmerken in het ingavescherm. Toolbalk om uw teksten te personaliseren (keuze lettertype, kleur,...) en nazicht via spellingchecker. Identieke knoppen in elk venster voor het registreren van de ingave. 32 Offerte De afdruk van een offerte EBP Bouw biedt u de mogelijkheid te kiezen uit meerdere afdrukmodellen voor uw offerte: offerte met of zonder detail, offerte met of zonder brief, enz... De afdrukmodellen zijn volledig parametreerbaar (lettertype, invoegen logo, enz...) De afdruk van de offerte kan geactiveerd worden vanaf: de knop onderaan het venster (eerst moet u de offerte opslaan) het menu Afdrukken - Verkoopdocumenten - Offerte het venster verkoopdocumenten (Verwerking - Verkoopdocumenten). U kiest de offerte uit de lijst en klikt ond eraan de lijst op de knop. 13

22 Help Bouw 2009 U komt in het afdrukscherm waarin u de afdrukparameters kan kiezen. Hoe een offerte dupliceren? Alle offerten kunnen gedupliceerd worden. U kopieert uw volledige offerte in een andere en wijzigt eventueel de datum en de cliënt. In de nieuwe offerte kan u natuurlijk artikels toevoegen, wijzigen of verwijderen. Hiervoor gaat u naar het menu Verwerking - Verkoopdocumenten, u selecteert het brondocument en klikt onderaan de lijst op de knop. In het nieuwe venster selecteert u de klantcode en de documentdatum. Vink de zone Bijwerking klantge gevens als u dezelfde cliënt behoudt als het oorspronkelijk document en u werkt de gegevens bij in de fiche. Tip Als u regelmatig dezelfde offerten uitvoerd of hetzelfde type werk kan u "type offerten" maken en ze dupliceren voor elke nieuwe cliënt. De body van de nieuwe offerte wordt dan automatisch ingevuld. Voor elke documenttype kunt u het aan te maken document kiezen: een Offerte kan gekopieerd worden in een Offerte, Bestelling, Factuur. een Bestelling kan gekopieerd worden in een Offerte, Bestelling, Factuur. een Leveringsbon kan gekopieerd worden in een Leveringsbon. een Retourbon kan gekopieerd worden in een Retourbon, een Factuur kan gekopieerd worden in een Offerte, Bestelling, Factuur. een Creditnota kan gekopieerd worden in een Offerte, Bestelling, Factuur en Creditnota. Voorschotfacturen en de CN Voorschot kunnen niet gekopieërd. Omzetten offerte in bestelling, leveringsbon of factuur U kan een offerte omzetten naar een bestelling, leveringsbon of factuur. Een omgezette offerte is niet meer wijzigbaar zijn en de status wordt "Aanvaard". Hiervoor moet u de stappen volgen van omzetten document. Omzetting offerte naar leveringsbon De le veringsbon is een document dat alleen de elementen type materiaal, materieel en diversen herneemt. Dus als u manuren heeft in de offerte moet u eerst uw offerte omzetten in een bestelling. De bestelling zal u toelaten om zowel de LB te doen en kan omgezet worden om de manuren te factureren. Een commentaar op de eerste lijn van de body verwijst van welk document de leveringsbon komt. De leveringsbon kan omgezet worden in een retourbon of een factuur. Tip De knop Groepering, rechts van de lijst verkoopdocumenten, dient om: - ofwel voor eenzelfde cliënt (en zelfde voorraaddepot) alle gedane leveringsbonnen te groeperen in een enkele factuur; - ofwel de geselecteerde documenten in de lijst van verkoopdocumenten te groeperen in een factuur. 14

23 3 Handleiding Voor meer info over de groep ering van leverinsbonnen, zie hoofdstuk Groeperen bonnen. Het voorraadbeheer kan gebeuren vanaf de leveringsbon. Omzetting offerte naar bestelling en factuur De bestelling cliënt en de factuur zijn identiek aan de offerte maar met een bijkomende commentaar op de eerste lijn van de body. Die lijn vermeldt de oorsprong van het document. Vanaf de bestelling cliënt zal u gedeeltelijke leveringen kunnen doen (knop Leveren)en een of meerdere leveringsbonnen genereren. D e bestelling kan daarna omgezet worden in een factuur: u factureert de manuren en kiest of u niet-geleverde hoeveelheid wenst te factureren of niet. De factuur zal naar een creditnota omgezet worden. Hoe een offerte opstellen? U kan een nieuwe offerte aanmaken door gebruik te maken van: de optie Nieuwe offerte in het deel Favorieten van de navigatiebalk. het menu Verwerking - Nieuwe offerte. of nog, via menu Verwerking - Verkoopdocumenten en de knoppen [CTRL] + [Inser] van het toetsenbord gebruiken of klikken op de knop TOEVOEGEN en het documenttype Offerte kiezen. Presentatie document De offerte ontleedt zich in drie hoofddelen: De hoofding, de body en de voet. De informatie van de hoofding wordt hernomen in het bovenste deel van de offerte en zijn altijd zichtbaar (welke ook de tab waarin u staat). Behalve bij ingave in volledig scherm. U kan de status, de datum, leveringsdatum en een project toekennen aan het document. De hoofding van de offerte Dit bestaat uit twee tabs Hoofding en Aanvulling en u geeft de klantgegevens, vertegenwoordiger, omschrijving van de werken of commentaar, BTW-percentage... Opgelet De velden postcode, stad, landcode en land van het facturatie adres moeten ingevuld worden voor het opslaan van een klant of een prospect. De body van de offerte De body van de offerte vindt u in de tab Body. Hierin stelt u uw offerte op door : het ingavescherm van de offerte in te stellen: meer dan 40 kolommen zijn beschikbaar. gebruik te maken van de iconen van de werkbalk van het document: u kan beroep doen op schijven (tot 6 niveau's) automatisch genummerd (naar keuze). elementen in te voegen afkomstig van uw interne bibliotheek. U kan ook niet-gereferenceerde elementen ingeven. De ingave van tekst is onbeperkt en kan type tekst oproepen. U kan ook opties of variaties ingeven en de prijs aanpassen zoals u het wilt. Als u veel elementen moet ingeven, kan u de ingave in volledig scherm gebruiken. 15

24 Help Bouw 2009 Onderaan het venster heeft u toegang tot overzichtsknoppen: Overzicht per BTW-percentage, berekeningsoverzicht voor elke lijn en een algemeen overzicht per elementtype met de percentages van gecumuleerde algemene kosten. De voet van de offerte De tab Voet laat u toe om het globaal bedrag ex. BTW te krijgen van uw offerte. Hierin kan u dit bedrag wijzigen door een eventuele actualisering (verhoging of korting) toe te passen en/of een bijkomende post toe te voegen (werfkosten,...). U vindt ook informatie over het gewicht en het totaal volume en een globaal overzicht van uw aankoop- en verkoopprijs. Hierbij komen nog de tabs Formule, en Type brieven waarmee u respectievelijk berekeningen kan uitvoeren (aantal benodigde elementen) en een begeleidende brief opstellen welke wordt afgedrukt samen met de offerte (eventueel op aparte pagina's). Hoe een offerte hernemen? Uw offerten hebben een geldigheidsdatum berekend vanaf de aanmaakdatum van het document en de geldigheidsduur bepaald in de opties van het dossier. EBP Bouw laat u toe om de lijst af te drukken van offerten die binnenkort komen te vervallen en stelt u een modelbrief voor te versturen aan uw klant of prospect. Om een offerte te hernemen, gaat u naar het menu Afdrukken - Verkoopdocumenten - Herinnering offerten. Het afdrukvenster wordt geopend. Selecteer de criteria en het model dat u wenst. Hoe een offerte per mail versturen? U ku nt uw documenten direct per mail naar uw cliënten versturen. Hiervoor heeft u twee mogelijkheden: Selectie van Mail in de navigatiebalk als het document of de documentlijst op het scherm staan, De knop Per mail zenden in het afdrukvenster. Er verschijnt een venster. U kan het te versturen model en het formaat kiezen. Bij de validering, wordt de afdruk van het document voorbereid en het mail opent een nieuw bericht met de bestemmeling en het document als bijlage. Als u het mailadres van de cliënt in zijn/haar fiche of in de offerte heeft ingevuld, zal ze automatisch overgenomen worden in de hoofding van het bericht. Anders kan u de bestemmeling kiezen in het adreboek van uw mail. 33 Factuur De afdruk van een factuur EBP Bouw biedt u de mogelijkheid te kiezen uit meedere afdrukmodellen voor de facturen: met of zonder détail, met of zonder brief... De factuurmodellen zijn volledig instelbaar (lettertype, invoegen logo...). De afdruk van facturen wordt geactiveerd : vanaf de knop onderaan het venster van de factuur (op voorwaarde dat de factuur opgeslagen is) via het menu Afdrukken - Verkoopdocumenten - Facturen 16

25 3 Handleiding In het venster verkoopdocumenten (Verwerking - Verkoopdocumenten). U kiest de offerte uit de lijst en klikt onderaan de lijst op de knop. U komt in het afdrukvenster waarin u de afdrukcriteria vastlegt. De vorderingsfacturen De vorderingsfacturen worden aangemaakt vanaf : de facturen. de omzetting van een offerte. Ingave vordering werken De ingave van de vordering van de werken gebeurt vanaf de eerste vorderingsfactuur die u aanmaakt. Om de vordering van de werken in te geven, beschikt u over bijkomende kolommen : het % gecumuleerde vordering, het % gecumuleerde vordering op hoeveelheid en de gecumuleerde hoeveelheid. Het % gecumuleerde vordering is alleen ingeefbaar als u een vordering type kwalitatief doet. (zie Diverse documenten in de opties) Die drie kolommen berekenen het bedrag Netto ex. BTW van de vordering, het bedrag Netto ex. BTW van de vordering gecumuleerd en het vorige bedrag Netto ex. BTW. In die kolommen geeft u dus de verbruikte hoeveelheid in volgens het vorderen van de werken. De toepassing herberekent het te factureren bedrag aan de cliënt. Tip In de twee gevallen kan u het bedrag netto ex. BTW van de vordering op elke lijn van het type schijf, subschijf of werk aanpassen. U kunt dus het te factureren bedrag ex. BTW op de vorderingsfactuur forceren of vastleggen. Als u een globale vordering gedaan heeft van de werken heeft de mogelijkheid om een globaal vorderingspercentage in te geven in de tab Vordering van het document. De tab Voet herneemt het globale voorziene bedrag van de totaalfactuur en de tab Vordering, afgedrukt met uw vorderingsfactuur, toont de totaalbedragen (excl., BTW, incl. BTW, enz..) die de cliënt u moet betalen in func tie van de vordering van de werken ingegeven in de body van die factuur. Het voorraadbeheer kan gebeuren vanaf de vorderingsfactuur. Hoe een factuur opstellen? U kunt een factuur aanmaken vanaf de omzetting van een offerte, een bestelling, een leveringsbon of een groepering van leveringsbonnen naar een factuur. U kunt ook direct een factuur aanmaken. Hiervoor heeft u meedere mogelijkheden : Klikken op die optie Nieuwe factuur in het deel Favorieten van de navigatiebalk, Selecteer het menu Verwerk ing - Nieuwe factuur Of nog, selecteer het menu Verwerking - Verkoopdocumenten en gebruik de toetsen [CTRL] + [Inser] van uw klavier of klik op de knop TOEVOEGEN en kies het documenttype Factuur. Presentatie document 17

26 Help Bouw 2009 De factuur bestaat uit drie hoofddelen: De hoofding, de body en de voet. De informatie van de hoofding wordt hernomen in het bovenste deel van de factuur en zijn altijd zichtbaar (welke ook de tab waarin u staat). Behalve bij ingave in volledig scherm. U kan de datum, leveringsdatum en een project toekennen aan het document. Eens alle vervaldagen betaald, kunt u de factuur als betaald aanduiden. Hiervoor vinkt u het vak Betaald aan beschikbaar in de hoofding van de factuur (behalve bij ingave volledig scherm). De hoofding van een factuur Zoals bij een offerte heeft u toegang tot twee tabs : Hoofding en Aanvulling. Die tabs zijn dezelfde als bij een offerte behalve een bijkomende zone voor het wijzigen van het vorderingstype van de factuur : de zone Vordering kwantitatief is default aangevinkt of niet. Dit naargelang de gekozen opties in het deel Documenten Divers van de Opties. Opgelet De velden postcode, stad, landcode en land van het facturatie adres moeten ingevuld worden voor het opslaan van een klant of een prospect. De body van de factuur U vindt de body van de factuur terug in de tab Body. Hierin gaat u de elementen van uw factuur invoegen door : Uw eigen ingavescherm in te stellen. De bijkomende kolommen staan ter uwer beschikking (in verhouding tot de offerte) voor de ingave van de vordering van de werken. U te beroepen op de schijven (tot 6 onderverdelingen) automatisch genummerd. Elementen in te voegen komende van uw interne bibliotheek of komende van een prijzenbibliotheek. U kan ook niet ingegeven elementen ingeven. De ingave van tekst is onbeperkt en u kan type teksten oproepen. U kan ook opties of varianten invoegen... en uw prijzen wijzigen. Als u veel lijnen moet ingeven kan u de ingave in volledig scherm gebruiken. Onderaan het scherm heeft u toegang tot samenvattende knoppen: een globaal overzicht per BTW-percentage, een BTW-overzicht voor de vorderingsfactuur, een berekeningsoverzicht voor elke lijn van de offerte en een algemeen overzicht per elementtype waardoor de gecumuleerde percentages van de algemene kosten te voorschijn komen. De voet van de factuur In de factuur heeft u twee totalisatietabs van de factuur. De tab voet voor de globale factuur en de tab Vordering voor de voet van de vorderingsfactuur. U kan ook een vorige of een nieuw voorschot ingeven. Naast die drie hoofdtabs vindt u nog de tabs Formule, Type Brieven en Vervaldagen. Hierin kan u respectievelijk berekeningen maken om de benodigde hoeveelheid te berekenen, een begeleidende brief toevoegen en de vervaldagen van uw cliënt instellen voor de betaling van de factuur (inbegrepen de inhouding waarborg i ndien nodig). Het voorraadbeheer kan gedaan worden vanaf de factuur. Opstellen nieuwe vorderingsfactuur 18

27 3 Handleiding Om een nieuwe vorderingsfactuur op te stellen vertrekkende van een vorige factuur moet u zich plaatsen in de lijst van verkoopdocumenten (via menu Verwerking - Verkoopdocumenten). U selecteert uw eerste vorderingsfactuur en u klikt op de knop Vordering in het deel Navigatie van de navigatiebalk. Uw vorderingsfactuur neemt automatisch alles over wat in de vorige vorderingsfactuur stond. U kan zo de nieuwe verbruikte hoeveelheden ingeven in de kolommen voorbehouden voor de ingave van de vordering. De hoeveelheden of percentages moeten gecumuleerd ingegeven worden. In de vorige factuur kan u alleen de vorderingspercentages of -hoeveelheden wijzigen: - Als u lagere hoeveelheden of percentages ingeeft dan voorheen ingebracht worden de percentages en hoeveelheden van de volgende factuur niet gewijzigd maar het bedrag Netto ex. BTW van de vordering houdt er rekening mee. - Als u hogere hoeveelheden/percentages ingeeft dans wat er stond, worden die overgebracht naar de volgende factuur. Voorbeeld U heeft een eerste vorderingsfactuur opgesteld waarin een werk staat dat voor 25 % gerealiseerd is. In de nieuwe vorderingsfactuur heeft u nog vooruitgang geboekt en u heeft 50% extra uitgevoerd. Bij de ingave van de factuur gaat u een % gecumuleerde vordering op hoeveelheid ingeven van 75% (in functie van wat oorspronkelijk voorzien is). De tab Voet varieert niet en herneemt de voorziene bedragen van de totaalfactuur. De tab Vordering toont de te factureren bedragen in functie van wat u gewijzigd heeft in de kolommen van de vordering en u vindt er ook de vorige vorderingsbedragen. Om een nieuwe vorderingsfactuur te maken, volgt u de stappen hierboven beschreven daar telkens in de lijst van verkoopdocumenten de laatst opgestelde vorderingsfactuur te selecteren. Omzetten factuur U kan, indien nodig, de factuur omzetten naar een creditnota. Hiervoor volgt u de stappen van de omzetting document. De creditnota is hetzelfde als een factuur. De hoeveelheden blijven positief. De voorraad verhoogt als u de voorraad beheert op de factuur. De te betalen vervaldagen (tab Vervaldagen) zullen negatief zijn. Opgelet De vorderingsfactuur kan niet omgezet worden in een creditnota. U kan ze wel verwijderen en ze heraanmaken. 34 Werfopvolging De analyse en de rentabiliteit van de werf De werfopvolging laat u toe om twee zeer interessante afdrukken te bekomen : de analyse en de rentabiliteit van de werf. Hoe correcter u de werf invult, hoe reëler de analyse en rentabiliteit een indicator zal zijn op de rentabiliteit van uw activiteit, per type werk of per type elementen. De analyse van de werf Hiervoor gaat u naar het menu Afdrukken - Vereenvoudigde werven -Analyses. Selecteer het nummer van de opvolging en het afdrukmodel. Voor elke lijn, heeft u een overzicht van wat voorzien en gerealiseerd is in bedrag en percentage. De rentabiliteit van de werf 19

28 Help Bouw 2009 U gaat naar het menu Afdrukken - Vereenvoudigde werven - Rentabiliteit. Selecteer het nummer van de opvolging en het afdrukmodel. U heeft een tabel per schijf, waarin u per type element, de ratio's tussen de voorziene en gerealiseerde bedragen ziet. Het overzicht van de werkuren Dit gaat via het menu Afdrukken - Werknemers. Selecteer de werknemers en de werfopvolging om een overzicht te hebben van de gewerkte uren op een werf. Hoe een werfopvolging aanmaken? De werfopvolging is een document waarin u de uitgaven voor een werf ingeeft. Om een werfopvolging aan te maken, gaat u naar het menu Verwerking - Werfopvolging - Vereenvoudigde werven. De lijst van opvolgingen verschijnt. U klikt op de knop Toevoegen onderaan lijst. de De werfopvolging bestaat uit drie delen: Het voorziene, het gerealiseerde en het overzicht. Voorzien De hoofding van de werfopvolging bevat een zone Document vanwaar u het document kan selecteren die uw voorziene kost voor de werf weergeeft. U de tabs Hoofding en Aanvulling staan de gegevens van uw cliënt en de ingebrachte commentaar. Gerealiseerd De body van de werfopvolging bevat de volgende tabs: Materialen/Diversen, Manuren, Bedrijfsmateriaal en Bijkomende kosten. In elk van die tabs kan u een of meerdere lijnen ingeven met een datum, omschrijving en uitgavebedrag (kost). De ingegeven bedragen worden toegevoegd aan de gerealiseerde uitgaven onderaan de fiche. Overzicht De tab Overzicht geeft het totaal van uw uitgaven weer per categorie. U vindt er het totaal van uw materialen, het totaal manuren, het totaal bijkomende kosten en het totaal voorzien en gerealiseerd. Vanaf die resultaten kan u de werfopvolging en de rentabiliteit van de werf afdrukken. 35 Projecten Hoe een project aanmaken? EBP Bouw Pro laat u toe om projecten voor uw cliënten aan te maken. Voor elk project kan u een commentaar, nota's, begin- en einddatum van de werken ingeven. U kunt ook documenten linken type offerte, factuur, werfopvolging, aankopen, betalingen... Zo krijgt u een bondig overzicht van uw cliëntendossiers. De verkoop-, aankoopdocumenten en de werfopvolgingen gelinkt aan een project hebben een gemeenschappelijk projectnummer. Als u een project verwijdert, zullen de documenten gelinkt aan dit project niet verwijderd worden. Alleen het projectnummer wordt verwijderd in de desbetreffende documenten. Om een project aan te maken, gaat u naar : 20

29 3 Handleiding het menu Verwerking - Projecten de optie Projecten in het deel Favorieten van de Navigatiebalk. De lijst van projecten wordt geopend. Om een nieuw project aan te maken, gebruikt u de toetsen [Ctrl]+[ Inser] van uw klavier of de knop Toevoegen onderaan de lijst. Het project is zoals een offerte met bovenaan de hoofdinformatie gelinkt aan het project: de klant, datum werken, de status, enz... en daaronder de tabs : Tab Klant Dient voor ingave klantgegevens en het projectnummer te bepalen. Tab Informatie Hierin kan u een omschrijving van de werken ingeven, een commentaar, een sector en vertegenwoordiger bepalen, enz... Tab Verkopen Geeft alle verkoopdocumenten weer gelinkt aan het project. U kan verkoopdocumenten linken, toevoegen, wijzigen of omzetten. Tab Aankopen Geeft alle aankoopdocumenten weer gelinkt aan het project. U kan aankoopdocumenten linken, toevoegen, wijzigen of omzetten. Tab Werfopvolging Geeft alle werfopvolgingen weer gelinkt aan dit project. U kan een werfopvolging linken, toevoegen of wijzigen en uitgaande voorraadbonnen genereren. Tab Betalingen Geeft alle betalingen weer gelinkt aan dit project. U kan betalingen toevoegen, wijzigen en afdrukken. Tab Interventie Toont alle interventies gelinkt aan een project. U kunt interventies toevoegen, wijzigen en afdrukken. Tab Nota's Dit is een zone bestemd om nota's of commentaar in te geven over dit project. Een document linken aan een project Om een document aan een project te linken, volstaat het om een projectnummer toe te kennen. U kan op twee manieren te werk gaan: Maak uw documenten aan via het menu verkoop-/aankoopdocumenten of werfopvolging en in elk document is de zone Project beschikbaar bovenaan in het document. U selecteert bij de aanmaak van uw document met behulp van het icoon het projectnummer. In de betalingsfiche s staat de zone "Projectnummer" niet. Als u een betaling invoert waarvan de vervaldag aan een projectnummer toebehoo rt, wordt de betaling automatisch gelinkt aan het desbetreffend project. Of u opent de projecten en u gebruikt de knop Toevoegen beschikbaar in de tabs Vekoop, Aankoop, Werfopvolging en Betalingen om de gewenste documenttypes aan te maken. Automatisch wordt de gelinkte informatie aan een project (klantnaam, projectnummer, datum werken, enz...) overgenomen in de aangemaakte documenten. Een projet afdrukken EBP Bouw Pro geeft u de mogelijkheid te kiezen uit meedere afdrukmodellen voor projecten. De afdrukmodellen voor projecten zijn volledig instelbaar (lettertype, invoegen logo, enz...) De afdruk kan geactiveerd worden: vanaf de knop onderaan het scherm (op voorwaarde dat uw project geregistreerd is) via het menu Afdrukken - Projecten 21

30 Help Bouw 2009 In het venster verkoopdocumenten (Verwerking - Projecten). Daar selecteert u het project in de documentlijst en klikt u op de knop onderaan de lijst. U komt dan in het afdrukvenster waarin u uw afdrukparameters selecteert. 36 Aankopen Afdruk aankoopdocumenten EBP Bouw Pro biedt u een keuze uit meerdere afdrukmodellen voor bestellingen, ontvangstbonnen, facturen... Die modellen zijn volledig instelbaar (lettertype, invoegen logo...) De afdruk van aankoopdocumenten kan : Vanaf de knop onderaan het venster (op voorwaarde dat het document opgeslagen is) Vanaf het menu Afdrukken - Aankoopdocumenten Vanaf de lijst aankoopdocumenten (Verwerking - Aankoopdocumenten). U kiest de offerte uit de lijst en klikt onderaan de lijst op de knop. U komt in het afdrukvenster waarin u de afdrukcriteria vastlegt. Hoe bestellen? U kan een bestelling plaatsen bij uw leverancier via de optie "Automatische herbevoorrading" of door manueel een bestelling aan te maken. Hiervoor kan u gaan naar : de optie Aankoopdocumenten beschikbaar in de Favorieten van de navigatiebalk; het menu Verwerking - Aankoopdocumenten. De lijst met aankoopdocumenten verschijnt en u kan een bestelling aanmaken via de toetsen [CTRL] + [Inser] van uw klavier of klikken op de knop Toevoegen en als documenttype Bestelling kiezen. De bestelling bestaat uit drie delen: de hoofding, de body en de voet. De informatie van de hoofding worden bovenaan in de bestelling overgenomen en zijn altijd zichtbaar (behalve bij ingave in Volledig scherm). De hoofding van de bestelling De hoofding bestaat uit twee tabs: Hoofding en Aanvulling. U kan de leveranciersgegevens, het depot, een omschrijving van de werken of een commentaar, enz... ingeven. De body van de bestelling Alles wat u wenst te bestellen bij uw leverancier wordt ingegeven in de tab Body. Om u te helpen, beschikt u over een toolbalk met iconen. Het voorgestelde ingavescherm kan volledig ingesteld worden (keuze en plaats weer te geven kolommen). U voegt de elementen toe. De aankoopprijs komt automatisch overeen met het tarief bepaalt in elementfiche voor de leverancier in de hoofding van de bestelling. de U kan ook niet ingebrachte elementen ingeven. De ingave van tekst is onbeperkt en u kan zich beroepen op type teksten. Als u veel elementen moet ingeven, kan u de ingave in volledig scherm gebruiken. 22