Lean management en Six Sigma in ziekenhuizen

Transcriptie

1 Lean management en Six Sigma in ziekenhuizen, Master Black Belt Westfriesgasthuis, Hoorn Studiedag VSZ 4 oktober 2012

2 Agenda Kennismaken Inleiding Verbeteren? Ja natuurlijk Lean Six Sigma Verbeteren in het Westfriesgasthuis Ervaringen delen 2

3 Kennismaken 3

4 Kennismaken (Programmamanager Lean Six Sigma, Master Black Belt en 15 jaar ervaring met verbeteren als 'reisleider Lean Six Sigma' probeer ik bij te dragen aan slimmer werken met compassie (tijd, respect en aandacht) voor patiënten en meer zingeving en leuker werken voor zorgprofessionals 4

5 Westfriesgasthuis 5

6 Populatie Hoorn: Adherentiegebied: Aantal bedden: 530 / 358 Aantal specialisten: 110 Aantal fte: fte Budget: 130 mln euro Opnames: Verpleegdagen: e polibezoeken: Dagverpleging:

7 Waarom verbeteren? 67,2,miljard zorgkosten 20,2 miljard naar ziekenhuizen Meer waar(de) voor je geld Nu: 1 op de 8 schoolverlaters kiest voor de zorg Straks: 1 op de 5 schoolverlaters moet de zorg in! 7

8 Ontwikkeling van Lean 8

9 Ontwikkeling van Lean 1950: Lean Production invoeren in alle Toyota fabrieken met het Toyota Production System (TPS) Productie benadering: Produceer alleen wat nodig is Stop als er iets verkeerd gaat Elimineer alles wat geen waarde toevoegt Werk Filosofie Respecteer medewerkers Volledige benutting van capaciteiten van medewerkers Leg verantwoordelijkheid en bevoegdheid bij medewerkers Toyota maakt alleen verkochte auto s Taiichi Ohno 9

10 Het verborgen ziekenhuis Input Proces Output Evaluatie Patiënt Zorg proces Waste Herstellen uitval Klachten afhandeling Verborgen ziekenhuis Variatie in het zorgproces veroorzaakt een verborgen ziekenhuis toegenomen kosten - verloren capaciteit

11 Principes Six Sigma 1. Klantgerichtheid als belangrijkste doelstelling 2. Uitgaan van gegevens en informatie Show me the data 3. Uitgaan van bedrijfsprocessen 4. Proactief en betrokken management 5. Streven naar perfectie Zero defects 11

12 LSS Kookboek Improve Control Measure Analyze Define Wat wil onze klant? 12

13 Opleiden van medewerkers Master black belts Raad van Bestuur Programmamanagers Programmamanagement Champion Champion Champion Black belt Green belt Green belt Black belt Green belt Green belt Black belt Green belt Green belt Projectmanagement en uitvoering Yellow belts Ondersteuning

14 Toolbox voor de Belts Lean Six Sigma Gereedschap 14

15 Yellow Belt training Verbeteren in het Westfriesgasthuis van Afvinken Aanvonken! 15

16 Vier lean verbeterprincipes Reflecteer op waarde; zie de verspilling Volg het proces (de waardestroom) Verbeteren onderdeel dagelijks werk Help elkaar groeien Fouten Voorraad Transport Beweging Onbenut talent 8 Onnodig werk Overproductie Wachten 16

17 DMAIC in de projecten Processen leren zien en verbeteren Methode: structuur en tools Filosofie: klant en het waarde creërende proces centraal stellen 17

18 Op zoek naar andere manieren van denken! 6 proeftuinen, 45 Green belts, 95 Yellow belts 18

19 Verbeterorganisatie WFG Projectbureau Champions Master Black Belt Verbeteren kun je niet uitbesteden! Black & Green Belts WFG Belts Komen eraan! Yellow Belts 19

20 Black & Green Belt projecten Totaal Projecten gestart Projecten afgerond Tussentijds beëindigd Financiële opbrengst cash / vrijval ( van afgeronde projecten) 105k / 208k 208k / 63k 185k / 15k 498k / 286k Lopende projecten: 52 (waarvan 6 in afronding, 71 YB projecten) 20

21 Green Belt pojecten (trainingsgroep 3) Stroomversnelling (SEH patiënten koorts bij Chemokuur) door Yvonne Kwadijk Bicycle race (wachttijden fietstest functieafdeling) door Francisca van Bezuije Procesherinrichting hemodialyse Van signaleren naar oplossen door Marleen Tijm Doorlooptijd sectiopatiënten verkorten door Chantal Dominicus No Shows afdeling revalidatie door Stella Hoefman Drukwerk Westfriesgasthuis door Arjan Dubelaar 21

22 Westfriesgasthuis Proeftuinen Ingrediënten 3 afdelingen Enthousiaste collega s Die in kleine stapjes willen verbeteren De juiste vragen stellen Elkaar inspireren Willen leren En graag willen verbinden 22

23 Kleine verbeteringen Verbeterbord gynaecologie Urologie Voor Na 5S Voorraadkasten met genummerde artikelen Chirurgie Verbeterbord chirurgie 23

24 Werkplekbezoeken 24

25 Ervaringen delen 25

26 Praktijkvoorbeeld We zien er weer een gat in! (verpakkingsmateriaal CSA) 26

27 Probleembeschrijving De sets worden gesteriliseerd met twee lagen Secuwrap. Na openen bleek soms vocht in de set achter wat. Ondanks de sterkte van het materiaal kwamen er regelmatig sets retour met beschadigd papier. De problemen die daaruit kunnen ontstaan zijn o.a. de volgende: Stilstand OK en de operatie moet ingehaald worden (in de middag) Patiënt moet weer terug naar de afdeling De set moet met spoed gesteriliseerd worden Grote kans op infectie 27

28 Verborgen ziekenhuis Minder spoed sterilisaties Reductie afgezegde OK s Overwerken in verband met inhaalslag CSA en OK minder verstoringen in werk Totaal Doelstelling Reductie van het aantal defecte paketten met 75% 28

29 Stroomschema 29

30 Meting Afkeur paketten na een zichtbaar gaatje en vocht in de paketten 12 werkdagen gemeten van t/m < 4 mmol/liter > 10 mmol/liter 30

31 Meting: de resultaten 12 werkdagen gemeten van t/m Een zelfde meting alleen op beschadigingen is uitgevoerd in 2005 Doelstelling Reductie van het aantal defecte paketten van 3,3% naar maximaal 0,75% 31

32 Verklarende verschillen Duidelijke verslechtering te zien in het aantal retourpakketten met gaatjes 2005 vs De volgende wijzigingen zijn in 2006 doorgevoerd: Ander papier gebruikt (van Crêpe nonwoven naar Secuwrap) Voor sterilisatie blauwe inlegvellen onder het net in de mand Voor sterilisatie Tray-liner op de zwaardere sets toegepast 32

33 Invloedsfactoren Genesis paketten veel condensaat 33

34 Invloedsfactoren Pakketten met vocht: 100% gedetecteerd bij het CSA. Pakketten met gaatjes verdeeld over het steriele magazijn (M) 66% en op de OK 27,8% Materiaaltype (kunststof of metaal paketten) 94% van de beschadigingen door metalen sets. Gewicht van de sets geen aantoonbare oorzaak Stoomkwaliteit en sterilisator zijn goed 34

35 Experiment 4 ziekenhuizen gebeld: ook last van vocht en beschadigingen Verschillen: Langere droogtijd, medewerkers van de CSA ruimen de sets op in steriel magezijn, gebruiken trayliner tussen de sets en draadmand Experiment 1: oude mayteriaal (Crêpe) en huidge materiaal (SMMS) getest. Kunststof Secu-wrap (Huidige leverancier A) Droog buiten/ nat binnen Metaal Droog buiten / droog binnen Crêpenonwoven Nat buiten / nat binnen Droog buiten / droog binnen Interwrap (+trayliners en droogtijd langer) Droog buiten/ droog binnen Droog buiten / droog binnen 35

36 Experiment Recap heupsets: veel kunststof en instrumentarium gefixeerd veel problemen met vocht Testen met SMMS materiaal in combinatie met inlegvel Materiaal Netten Secu-wrap (Huidige leverancier A) SMMS mat. (Leverancier B) SMMS met inlegvel Test 1 4 sets droog Test 2 2 sets nat 2 sets droog Test 3 1 set droog / 1 set nat Test 4 1 set droog / 1 set nat Test 5 1 set droog / 1 set nat 2 sets droog 2 sets droog 2 sets droog 36

37 Verbeteringen Organisatorisch, administratief / procedureel 1. De CSA medewerkers bevooraden steriel magazijn en OK 2. Protocol aangepast: taken en verantwoordelijkheden Vaardigheden, kennis en gedrag 3. Kennis OK-personeel verbeteren 4. Dagelijks proactief toezicht door hfd-csa Systeemtechnisch 5. Droogtijd verlengen geen optie doorlooptijd proces 6. Inlegvellen gebruikt verbetering te zien 7. Overgegegaan op ander leverancier 0,52% afkeur Doelstelling behaald afkeurpercentage van 3,3% naar 0,52% 37

38 Borgen Borgen via protocollen en scholing Logboek bijgehouden Borgen op de afdeling verder vormgeven 38

39 39