HOTFLO SYMPOSIUM 2014

Transcriptie

1 HOTFLO SYMPOSIUM 2014

2 AFSTEMMING OK-BEDDENHUIS HOTFLO DENNIS ROUBOS & GWEN ROOSEMONT

3 INHOUD 1. Waarom is afstemming tussen OK en Beddenhuis belangrijk? 2. Wat is de rol van statistiek bij het optimaliseren van het OK-schema? 3. Welke sturingsmechanismen kunnen toegepast worden?

4 Waarom is afstemming tussen OK en Beddenhuis belangrijk?

5 WAAROM IS AFSTEMMING TUSSEN OK EN BEDDENHUIS BELANGRIJK? 1. Beïnvloedbaarheid 2. Kostenaspect 3. Keteneffect

6 WAAROM IS AFSTEMMING TUSSEN OK EN BEDDENHUIS BELANGRIJK? Waardoor wordt dit patroon veroorzaakt & kunnen we dit beïnvloeden?

7 WAAROM IS AFSTEMMING TUSSEN OK EN BEDDENHUIS BELANGRIJK? Electief (= zelf gepland = beïnvloedbaar) Spoed (= niet beïnvloedbaar)

8 WAAROM IS AFSTEMMING TUSSEN OK EN BEDDENHUIS BELANGRIJK? Wat is de grootste kostenpost? OK Beddenhuis

9 WAAROM IS AFSTEMMING TUSSEN OK EN BEDDENHUIS BELANGRIJK? Voorbeeld 1: Ziekenhuis met 6 OK s en 200 bedden Kostprijs per uur per OK: 500 Totale kostprijs 6 OK s (jaarbasis): 5,28 M Verhogen van de benutting met 5% levert op # fte s per bed: 0,7 Totale kostprijs 200 bedden(jaarbasis): 7 M Verhogen van de benutting met 5% levert op Voorbeeld 2: Ziekenhuis met 10 OK s en 400 bedden Kostprijs per uur per OK: 500 Totale kostprijs 10 OK s (jaarbasis): 8,8 M Verhogen van de benutting met 5% levert op # fte s per bed: 0,7 Totale kostprijs 400 bedden(jaarbasis): 14 M Verhogen van de benutting met 5% levert op

10 WAAROM IS AFSTEMMING TUSSEN OK EN BEDDENHUIS BELANGRIJK? Leidt een betere benutting van het beddenhuis tot een slechtere benutting van de OK, of kan beiden bereikt worden? Wat zijn de meest belemmerende factoren om het OK-schema aan te passen aan het beddenhuis?

11 WAAROM IS AFSTEMMING TUSSEN OK EN BEDDENHUIS BELANGRIJK? Poli OK Beddenhuis Alles wat we doen is erop gericht de doorstroom te optimaliseren. Als onze doorstroom optimaal is, werkt onze organisatie op z n best - Taiichi Ohno, Toyota Spoor de echte bottleneck op en voer verbeteringen door om de doorstroom te optimaliseren Goldratt, Theory of Constraints

12 WAAROM IS AFSTEMMING TUSSEN OK EN BEDDENHUIS BELANGRIJK? Poli OK Beddenhuis Wat is in ons ziekenhuis de bottleneck, OK of het beddenhuis? (en is dit echt zo?)

13 WAAROM IS AFSTEMMING TUSSEN OK EN BEDDENHUIS BELANGRIJK? 1.Beïnvloedbaarheid 2.Kostenaspect 3.Keteneffect

14 Wat is de rol van statistiek bij het optimaliseren van het OK-schema?

15 WAT IS DE ROL VAN STATISTIEK BIJ HET OPTIMALISEREN VAN HET OK-SCHEMA? Inleiding voorbeeld kansberekening Wat is de kans dat er minstens 2 mensen op dezelfde dag jarig zijn als er 23 mensen in een zaal zitten? 51% Dat is gelijk aan 1 {kans dat er niemand op dezelfde dag jarig is}. Hoeveel mogelijke combinaties van verjaardagen zijn er? B = 365 * 365 * 365 * * 365 (in totaal 23 keer 365) Hoeveel mogelijkheden zijn er waarbij 23 mensen allemaal op andere datums jarig zijn? A = 365 * 364 * 363 * * 343 Dus de gevraagde kans is 1 A/B = 51%

16 WAT IS DE ROL VAN STATISTIEK BIJ HET OPTIMALISEREN VAN HET OK-SCHEMA? Inleiding statistiek als hulpmiddel om keuzes te maken: drie deuren probleem 1 2 3

17 WAT IS DE ROL VAN STATISTIEK BIJ HET OPTIMALISEREN VAN HET OK-SCHEMA? Inleiding statistiek als hulpmiddel om keuzes te maken: drie deuren probleem Deur 3 is leeg Blijf je bij je keuze of wissel je best van keuze?

18 WAT IS DE ROL VAN STATISTIEK BIJ HET OPTIMALISEREN VAN HET OK-SCHEMA? Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Sessie A Sessie B Sessie C Sessie D 1 OK 4 sessies (A, B, C, D) 4 dagen (Maandag t/m donderdag) Hoeveel mogelijke OK-roosters zijn er? 24 A A A A A A B B C C D D C D B D B C D C D B C B B B B B B B A A C C D D C D A D A C D C D A C A C C C C C C A A B B D D B D A D B A D B D A A B D D D D D D A A B B C C B C A C A B C B C A B A

19 WAT IS DE ROL VAN STATISTIEK BIJ HET OPTIMALISEREN VAN HET OK-SCHEMA? Aantal mogelijke roosters bij 6 OK s (hele dagen): jaar nodig om dit door te rekenen* * Indien iemand per seconde het effect van 1 rooster kan doorrekenen.

20 Welke sturingsmechanismen kunnen toegepast worden?

21 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? Optimaal inrichten van het OK Master Schedule Bijstellen van het OK Master Schedule Planningsondersteuning 4 Feedback op de gerealiseerde OK-planning

22 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? 1 Optimaal inrichten van het OK Master Schedule

23 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? Indeling per locatie Bedcalc. Reductie variabiliteit in bedbezetting Variabiliteit electieve opnames Indeling specialisme per afdeling Bedcalc. Veel wijzigingen in wie wanneer opereert Weinig standaard in invulling van de sessies OK rooster Sessies inplannen op andere dagen ORSO Invulling van de sessies aanpassen ORSO

24 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? Indeling per locatie Bedcalc. Reductie variabiliteit in bedbezetting Variabiliteit electieve opnames Indeling specialisme per afdeling Bedcalc. Veel wijzigingen in wie wanneer opereert Weinig standaard in invulling van de sessies ORSO Optimaal inrichten van het OK master schedule OK rooster Sessies inplannen op andere dagen ORSO Invulling van de sessies aanpassen

25 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? OK 1 Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Kort Lang Kort Lang Kort Lang Kort Lang Kort Lang

26 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? OK 1 Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Kort Kort Kort Lang Kort Lang Kort Lang Lang Lang

27 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? ORSO versie 3.0

28 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? 2 Bijstellen van het OK Master Schedule

29 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? Bijstellen van het OK master schedule: Stap 1 PLUS- en MIN-sessies benoemen Stap 2 Opvolging sessievulling Stap 3 Besluit tot PLUS- of MIN-sessie(s)

30 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? 3 Planningsondersteuning

31 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN?

32 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN?

33 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? 4 Feedback op de gerealiseerde OK-planning

34 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? Feedback op de gerealiseerde OK-planning OK Verpleegafdeling 1. Inzicht in de geleverde prestatie 2. Beoordelen van de geleverde prestatie 3. Benoemen van de verbetermogelijkheden 4. Nemen van verbeterinitiatieven

35 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? PLAN DO CHECK - ACT

36 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? Vaardigheden leidinggevenden VERHOGEN VAN HET PROBLEEMOPLOSSEND VERMOGEN Toepassing verbetercyclus PROBLEMEN / VERBETER MOGELIJKHEDEN ZICHTBAAR MAKEN HOTflo applicaties BESCHIKBAARHEID INFORMATIE

37 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? 1. Welke elementen zijn van belang om te beoordelen dat een OK-planning goed was? (m.b.t. de relatie met het beddenhuis) 2. Op welke wijze kunnen we de toepassing van de sturingcyclus verankeren?

38 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? Sturingsinstrumenten 1. Weekrapport met planningsparameters 2. Keek-op-de-week wekelijkse evaluatie van de OK-planning (i.r.t het beddenhuis) 3. Actieplan

39 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? Wekelijkse evaluatie van de OK-planning Wat is het gerealiseerd aanwezigheidspatroon op de (snijdende) afdelingen? Hoe groot was de variatie?

40 WELKE STURINGSMECHANISMEN KUNNEN TOEGEPAST WORDEN? Wekelijkse evaluatie van de OK-planning Wat is het gerealiseerd opname en ontslag patroon op de (snijdende) afdelingen? Wat is het gerealiseerd bedbezettingspatroon (op uurbasis)?

41 High performance through high-end capacity management Smart. Simple. Powerful Dank u!