Voortaan kun je appels met appels vergelijken

Transcriptie

1 38

2 Nieuwe benchmark Fysiotherapie focust op bedrijfseconomische resultaten Voortaan kun je appels met appels vergelijken In veel branches komt benchmarken op grote schaal voor. Het proces van voortdurend en systematisch meten en vergelijken met andere organisaties is ook voor fysiotherapiepraktijken niet geheel nieuw. Zo houden we lezers van MoveMens al op de hoogte van de laatste cijfers en ontwikkelingen van ParaBench. Naast behoefte aan het toetsen van kwalitatieve aspecten van de dienstverlening bleek er een groeiende behoefte te bestaan aan het vergelijken van bedrijfseconomische resultaten. Vandaar de nieuwe benchmark Fysiotherapie... Tekst: Martijn Plantinga Beeld: Wim van IJzendoorn Anderhalf jaar geleden werd gestart met een nieuwe benchmark voor fysiotherapiepraktijken. Wat betekent benchmarken nu precies voor een fysiotherapiepraktijk? Eén van de deelnemende praktijken aan de pilot, die onlangs werd afgerond, is Van de Kamp en Lolkema, praktijk voor fysiotherapie en manuele therapie. In hun praktijk in Putten spreken we in het bijzijn van Ceryl Eurelings, consultant bij Het Gezonde Net, met eigenaren Klaas van de Kamp en Johan Lolkema. Johan vertelt: We zijn in 1990 heel klein begonnen met een tweemanspraktijk in Putten. Inmiddels zijn we uitgegroeid tot een moderne praktijk met 15 fysiotherapeuten met diverse specialisaties. In het begin was alles nog heel overzichtelijk. We kwamen een heel eind op een bierviltje. Dat doen we overigens nog steeds wel eens, zegt hij lachend. Zodra het goed gaat en het steeds drukker wordt, ga je de risico s afwegen van bijvoorbeeld extra personeel. In eerste instantie groeiden we van twee naar vier mensen. Dat is nog redelijk te overzien. Vandaag de dag moeten we vijftien agenda s bijhouden. Dan wordt het allemaal toch even anders. 39

3 Klaas vult aan: Hoe doen we het eigenlijk? Doen we het als gehele praktijk in eerste instantie zaak om alle rele- praktijken. Klaas: Voor ons was het goed of slecht? We hebben weinig vergelijkingsmateriaal dus dat is moeilijk te voeren. We hebben meerdere malen vante gegevens te verzamelen en in in te schatten. Als je een stapje verder overleg gehad met de andere praktijken. denkt, vraag je je af: hoe rendabel is Met name natuurlijk over de vraag: wat het personeel eigenlijk? Je kunt wel iets willen we erin hebben? Het mooie van opmaken uit de jaarrekening, maar niet de benchmark is dat je er verschillende voldoende. Bovendien zijn die gegevens items uit kunt pakken. Wij waren vooral Een gezond bedrijfsresultaat is de fundering van een gezonde praktijk die kwaliteitszorg levert pas bekend als het nieuwe jaar al lang en breed begonnen is. Daarbij waren we ook best nieuwsgierig hoe andere praktijken scoren. Hoe verhouden de salarissen zich tot elkaar? Zijn onze kosten hoger of juist lager dan vergelijkbare praktijken? Dat soort vragen We hebben geen cao dus wat hoort een goede manueel therapeut eigenlijk te verdienen? Ceryl: Het bijhouden van een goede boekhouding en vervolgens controleren of er eind van het jaar voldoende onder de streep overblijft, is niet meer voldoende. Als praktijkeigenaar wil je meer grip op je resultaten. Want een gezond bedrijfsresultaat is de fundering van een gezonde praktijk die kwaliteitszorg levert. Daarom zijn we vanuit Het Gezonde Net zo n anderhalf jaar geleden gestart met de pilot benchmark fysiotherapie, waarin we managementinformatie verzamelen op het gebied van bedrijfsresultaten. Deze praktijk, waarbij hier reeds behoefte aan bestond, paste derhalve prima in het profiel. Ervaringen uit de pilot De start van de benchmark fysiotherapie vond dus anderhalf jaar geleden plaats met een pilotgroep van vier 40 hoe zij daar tegenaan kijken. We zagen bijvoorbeeld ook al direct grote verschillen in verzuimdagen. Uitgangspunt benchmark Het uitgangspunt van de benchmark fysiotherapie is gericht op het leren van elkaar, zonder daarbij gevoelige informatie op straat te hoeven leggen. Door de bedrijfsgegevens te delen is het mogelijk om appels met appels te vergelijken. De benchmark voorziet hierin door veel filteropties toe te voegen. Deelnemende praktijken kunnen zelf alle gewenste variabelen aanvinken. Bij voldoende praktijken is het mogelijk om o.a. het aantal werkzame therapeuten, de aanwezige specialisaties en de financiële en operationele gegevens te vergelijken. De angst voor concurrentie is ongegrond. Hoewel de aangesloten praktijken veel ins en outs aanleveren is de benchmark wél anoniem. Ceryl: De wens van de onderneming om meer grip te krijgen op hun salarishuis of een productiviteitsvergelijking te maken, kan met de nieuwe benchmark vervuld worden. De reden om te benchmarken is niet alleen omzet- of behandeling gerelateerd, maar gaat vooral om de vraag hoe je je praktijk runt. Ze zetten niet in op een operational excellence, wat een laagste kostenstrategie met zich mee Je zou misschien de loonschalen aan moeten passen aan de productiviteit van een therapeut benieuwd naar de personeelskosten. Hoe verhouden die zich met anderen en waar zitten de grote verschillen? Zijn dat dienstjaren, is dat gerelateerd aan opleiding, behandelingen? Johan: Een manueel therapeut verdient meer dan een fysiotherapeut. Maar dan moet hij dat natuurlijk ook terugverdienen. Als een manueel therapeut behandelingen doet die de fysiotherapeut ook kan doen, kunnen de verhoudingen scheef lopen. Dat zijn waardevolle zaken om in kaart te brengen. Ceryl: Eigenlijk zijn er geen goede richtlijnen voor de lonen. Daarom zie je ook grote verschillen. Klaas: Je zou misschien de loonschalen aan moeten passen aan de productiviteit, het aantal vergelijk kunnen ze juist vaststellen tegen zou brengen. Integendeel, door een goed behandelingen, van een therapeut. Dan welke salarissen bekwame en deskundige kun je al beter zien wat er per werknemer medewerkers aan de slag gaan, terwijl zij onder de streep overblijft. Het was goed ook hun specialisatie tot hun recht laten om eens van andere praktijken te horen komen. Aan de andere kant kunnen ze

4 Vlnr: Johan Lolkema, Klaas van de Kamp, Ceryl Eurelings meer inzicht krijgen of ze al hun vierkante meters optimaal benutten of dat andere praktijken in staat zijn per vierkante meter meer te realiseren. Dit zou hun creativiteit prikkelen om de situatie toch anders te bezien. Klaas: Hoewel we niets te klagen hebben in onze praktijk, blijven er toch geregeld vragen door je hoofd gaan. Hoe goed doen we het nu echt? Als je bijvoorbeeld uitgaat van tien fte, hoe scoren we dan ten opzichte van andere praktijken? Hetzelfde soort vragen kun je stellen bij de salariskosten. Als mensen komen solliciteren zie je vaak niet meer dan een laatste salarisstrookje. Maar hoeveel behandelingen doet iemand gedurende een week? Ik denk dat als we elkaar kunnen helpen door meer cijfers inzichtelijk te maken, dat iedereen een beter bedrijfsresultaat kan boeken. Johan: Je kunt met een goede benchmark allerlei verbanden leggen. Stel dat we euro aan marketing besteden. Wat zien we daar dan van terug in het bedrijfsresultaat? Hoe werkt de benchmark? De benchmark bestaat uit drie delen. Het praktijkprofiel, de financiële invoer en de operationele invoer. Het praktijkprofiel dient één keer per jaar ingevuld te noch de interesse noch de kennis ligt. De meer tijd kwijt aan randzaken, waar worden. De overige twee kunnen maandelijks worden ingevoerd en hierop kan je geen boekhoudkundige kennis benchmark biedt heldere inzichten waar voor We hebben weinig te klagen, maar hoe scoren we nu eigenlijk ten opzichte van vergelijkbare praktijken? dan ook per maand, kwartaal of per jaar nodig hebt. Klaas en Johan benadrukken vergeleken worden. Cyril: In het begin dat je de cijfers via de benchmark beter kost het even wat tijd, maar daarna is kunt begrijpen. Je kunt je strategie het meer een kwestie van bijhouden en beter onderbouwen. Hebben we bijvoorbeeld teveel of te weinig personeel? We periodiek je cijfers uploaden. Dat kan bovendien vanuit verschillende boekhoudprogramma s. Om tot goede vergelijkingen Maar is dat rendabel? Zien we dat terug willen best wat aan marketing doen. te komen hebben we vijf hoofdgroepen in de instroom van nieuwe patiënten aangemaakt: Opbrengsten, Huisvesting, of het totaal aantal behandelingen? Je Automatisering, Marketing en Personeel. kunt alle mogelijke verbanden leggen Geen boekhouders Wij zijn geen boekhouders. Je hoort het vaak van fysiotherapeuten. Vrijwel iedereen is ooit in het vak begonnen om mensen te behandelen. Door diverse oorzaken zoals weten regelgeving, is de fysiotherapeut de laatste jaren steeds om tot een gefundeerde en goede keuze te komen. Ceryl: Wij zeggen niet wat beter of slechter is. Dat laten we aan de praktijkeigenaren over. Ons gaat het vooral om de vraag: Wat wil je bereiken, wat is je doel? Wil je bijvoorbeeld investeren? Dan kun je via de benchmark kijken of dit rendabel is. Overigens kunnen 41

5

6 wij vanuit Het Gezonde Net natuurlijk ook aanvullende ondersteuning bieden. En heel veel werk is het niet, besluit Johan. We moesten eenmalig de belangrijkste data boven tafel krijgen en invoeren en vervolgens was het meer een kwestie van bijhouden. Ceryl: Ons streven is ook dat de deelnemende praktijken er zo min mogelijk tijd aan kwijt zijn. Sommige praktijken werken bijvoorbeeld met een 40-urige werkweek en andere met 38. Dit soort verschillen corrigeren wij. Tevens is er een extra controlecheck op de zuiverheid van de ingevulde gegevens. Je kunt niet zomaar even wat data uploaden. Implementatie Ceryl vervolgt: Belangrijkste op dit moment is om zoveel mogelijk praktijken te laten aansluiten bij de benchmark Fysiotherapie. Hoe meer deelnemers, des te waardevoller de informatie die praktijken uit de benchmark kunnen halen. Vanaf tien deelnemers kunnen we aan de slag en zelfs al algemene data laten zien. Dan kijken we eerst op praktijkniveau. We gaan nu een aantal workshops organiseren waarin we alle ins en outs bespreken. Geïnteresseerden kunnen uiteraard altijd contact opnemen of inschrijven via de website. Ik ben er van overtuigd dat praktijken die informatie willen delen, een positiever bedrijfsresultaat kunnen realiseren. Johan en Klaas beamen dit: Als praktijken elkaar kunnen helpen door informatie te delen om zo tot een beter resultaat te komen, waarom zou je dat dan niet doen? Meer info? 10 redenen om te benchmarken 1. Weten waar je staat ten opzichte van concurrenten 2. Bestuderen hoe je werkt 3. Begrijpen waarom bepaalde processen gehanteerd worden 4. Begrijpen hoe bepaalde kosten tot stand komen 5. Vaststellen van concrete verbetermaatregelen 6. Vereenvoudigen van managementbeslissingen 7. Juiste prioriteiten stellen; houd jezelf scherp 8. Investeringskeuzes beter maken 9. Opties voor besparingen inzichtelijk 10. Groeien door te blijven leren 43