Nota Inkoop en aanbesteding gemeente Groesbeek (versie 2011)

Transcriptie

1 Nota Inkoop en aanbesteding gemeente Groesbeek (versie 2011) gemeente Groesbeek Bezoekadres: Dorpsplein AH Groesbeek Postadres: Postbus AA Groesbeek Telefoon: Fax: Bank: Internet:

2 gemeente Groesbeek 2 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 Collegebesluit Inleiding Aanleiding Reikwijdte en definities Ambitie en doelstellingen Ambitie Doelstellingen Inkoop- en aanbestedingsbeleid Inkooporganisatie Coördinatie en controle van inkopen en aanbestedingen Bevoegdheden bij inkopen en aanbesteden Inkoopproces Inkoopstrategie Juridische beleidsuitgangspunten Ethische en ideële beleidsuitgangspunten Economische beleidsuitgangspunten Organisatorische beleidsuitgangspunten Criteria Selectiecriteria Uitsluitingcriteria Gunningcriteria Aanbestedingsprocedure Procedure aanbesteding Procedure Specificatie levering, dienst of werk Selectie opdrachtnemer Algemeen Behoeftebepaling Taakverdeling Inkoopvoorwaarden Contracteren Afwijken van de Inkoop- en Aanbestedingsprocedure Dossiervorming Opzet dossiervorming Contractenbeheer Evaluatie en verantwoording Periodieke evaluaties Incidentele evaluaties BIJLAGEN Bijlage 1 Waardebepaling overheidsopdrachten Bijlage 2 Relevante wet- en regelgeving Bijlage 3 Relevante internetsites Bijlage 4 Checklist toetsing opdrachtnemer Bijlage 5 Standaard opzet project(investering)/aanbestedingsdossier Bijlage 6 Checklist (Europese) aanbesteding Bijlage 7 11 Gouden regels bij het inkopen Bijlage 8 Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Groesbeek (Versie 2011) gemeente Groesbeek 3 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

4 Collegebesluit Deze nota is vastgesteld in de collegevergadering van de gemeente Groesbeek. Aldus vastgesteld op 13 september 2011 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groesbeek Burgemeester Secretaris gemeente Groesbeek 4 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

5 1. Inleiding 1.1 Aanleiding Het vakgebied inkoop heeft de laatste decennia sterk aan interesse gewonnen. Diverse overheidsorganen zijn druk doende hun inkooporganisatie te professionaliseren. De groeiende aandacht voor inkopen en aanbesteden is een gevolg van het toenemende bewustzijn van overheidsorganisaties van de relevantie Europese wet- en regelgeving. Op basis van artikel 213 Gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) moet de accountant onder andere toezien op de rechtmatigheid van de gemeentelijke uitgaven. De controle op de naleving van Europese wet- en regelgeving bij het inkopen en aanbesteden maakt deel uit van deze toets. Nietrechtmatig aanbestede opdrachten kunnen, bij de overschrijding van de goedkeuringstoleranties, leiden tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening. De verhoogde controle, maar ook de mogelijkheid tot het behalen van aanzienlijke besparingen en betere kwaliteit van het verkregen product zijn aanleidingen tot het verder professionaliseren van de inkoopfunctie. De groeiende aandacht voor inkoop en aanbesteden is verder een gevolg van het streven naar bestuurlijke en ambtelijke integriteit van de gemeente. Teneinde de integriteit en doelmatigheid van het inkoopproces te waarborgen, dient er actueel beleid te zijn op dit gebied. Het huidige beleid van de gemeente Groesbeek is geformuleerd in de Nota Inkoop en Aanbesteding gemeente Groesbeek, van oktober Vanwege de huidige ontwikkelingen op het gebied van Europese en nationale wet- en regelgeving en de professionalisering van de inkoopfunctie is besloten de nota te herzien. De nieuwe opzet zal er als volgt uit komen te zien: - Beleidsnota; dit document ligt voor u en geeft kort en helder de beleidsuitgangspunten weer; - Bijlagen; in de bijlagen zijn checklisten opgenomen m.b.t. de toetsing van de leverancier (opdrachtnemer), waardebepalingen en de dossiervorming; Daarnaast is onderzocht of de gemeente op de meest optimale wijze inkoopt en aanbesteedt. Er wordt nog beoordeeld of het standaardiseren van het inkoopproces (standaarddocumenten), maar ook naar de noodzaak van een contractenregister, een gewenste aanvulling kan zijn op het inkoopproces. Zoals reeds is vermeld, betreft deze nota een actualisering. De actualisering is nodig vanwege de aangepaste drempelbedragen omtrent Europese aanbestedingen, het Aanbestedingsregelement Werken (ARW 2005), aanpassingen op basis van voortschrijdend inzicht en standaardisering van documenten. Daar waar hogere regelgeving afwijkt van deze nota, zal deze hogere regelgeving uitgangspunt zijn bij het inkoopproces. Het aanbestedingsrecht is een veelomvattend onderwerp waarbij ook Europees recht een grote rol speelt. Een nieuwe aanbestedingswet is in 2006 aangenomen in de 2 e kamer. In de 1 e kamer is deze wet in 2008 afgewezen. Sindsdien is de wet nog niet aangenomen en is nog in bewerking. Een nieuw voorstel voor een aanbestedingswet is in juli 2010 bij de 2 e kamer ingediend. Daarnaast is de VNG bezig met modelregels voor aanbesteding onder de Europese norm (modelinkoopreglement). Volgens de laatste berichten zijn deze modellen eind 2011 gereed. Echter gezien de lopende discussies inzake het inkoopbeleid is het de vraag of deze planning gerealiseerd wordt en wordt nu deze nota geactualiseerd. In onze bedrijfsvoeringagenda is deze actualisatie al geruime tijd opgenomen in de planning. gemeente Groesbeek 5 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

6 1.2 Reikwijdte en definities De reikwijdte van deze nota betreft de gehele gemeentelijke organisatie. Elke inkoop en aanbesteding dient uitgevoerd te worden conform de richtlijnen van deze nota. In deze notitie wordt verstaan onder: Gemeente: Inkoop: Aanbesteden: Leveringen: Diensten: Werken: Gunning uit de hand: Onderhands aanbesteden: gemeente Groesbeek het een of meer zaken in bezit stellen van, respectievelijk in macht brengen van opdrachtgever en de eventuele installatie/montage van leveringen en/of het verrichten van diensten en/of het realiseren van werken het uitnodigen van twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. aankoop, lease, huur of huurkoop van tastbare producten, bijvoorbeeld computers, kantoormeubilair etc. aankopen die niet onder werken en leveringen vallen en veelal niet tastbaar zijn, bijvoorbeeld schoonmaken, softwareontwikkeling, accountancydiensten, consultancy etc. grote (civiel)technische opdrachten, bijvoorbeeld grote bouw en infrastructuurprojecten, bruggen, wegen, gebouwen, riolering etc. de gemeente kiest zelf een leverancier uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers. aanbesteden zonder een openbare aankondiging. Er is beperkte concurrentie tussen een aantal zelfgekozen leveranciers. Openbaar aanbesteden: aanbesteden waarbij de gemeente op nationaal niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is vrije concurrentie tussen alle leveranciers uit het land. Europees (openbaar) aanbesteden: Social return aanbesteden waarbij de gemeente op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst. Er is concurrentie tussen alle EU-leveranciers. De Europese aanbestedingsregels zijn hier van toepassing. Social return wordt ook wel aangeduid als contract compliance. De gemeente neemt in het bestek voor aanbestedingen een sociale clausule op: bij de beoordeling van offertes kent ze punten toe voor het creëren van stageplaatsen, leerwerkplekken, arbeidsplaatsen of andere activiteiten voor inwoners van de gemeente die moeilijk aan het werk komen. Daarmee creëert de gemeente een flinke financiële prikkel voor opdrachtnemers om bij te dragen aan de sociale doelen van de gemeente. Ook bij de inkoop van goederen kan een dergelijke clausule toegepast worden. gemeente Groesbeek 6 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

7 2. Ambitie en doelstellingen 2.1 Ambitie Het handelen van bestuurders en ambtenaren mag de integriteit van de gemeente als inkopende partij niet schaden. Het is, ook vanwege de rechtmatigheidcontrole, van belang dat overheidsinkopen openbaar te controleren zijn. De ambitie van de gemeente is om een integere en doelmatige inkoper te zijn, welke (mogelijke) leveranciers een eerlijke, transparante en gelijke behandeling biedt. Met integer bedoelen we handelen volgens de wet en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer openbaarheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Onder doelmatig verstaan we het efficiënt en effectief inzetten van publieke middelen. Als algemene randvoorwaarde geldt dat de Europese en nationale regelgeving op het gebied van inkoop en aanbestedingen steeds in acht moet worden genomen. Het niet naleven van de van toepassing zijnde Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten kan leiden tot (financiële) risico s voor de gemeente. Het risico is de schade die ontstaat door het stopzetten van de aanbestedingsprocedure (doelmatigheid) en/of het betalen van een schadevergoeding aan een benadeelde inschrijver. 2.2 Doelstellingen In het verlengde van bovengenoemde ambitie, kunnen een aantal doelstellingen van de gemeente onderscheiden worden. Deze zijn: a. Bevorderen van professioneel en economisch aanbesteden, dat wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt (doelmatig handelen). Uitgangspunten hierbij zijn een uniforme handelswijze en een optimale aanwending van de (financiële) middelen bij de uitvoering van gemeentelijke taken. Onder optimaal wordt in dit opzicht verstaan de prijs en de kwaliteit van het product staan in de juiste verhouding tot elkaar; b. Bevorderen van de naleving van (Europese) wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt teruggedrongen (rechtmatig handelen); c. Waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern, opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het aanbestedingsproces; d. Verantwoording kunnen afleggen over de gevolgde inkoop- en aanbestedingsprocedures. e. Bedrijven die binnen de gemeentegrenzen vallen of bedrijven die voor de burgers van de gemeente veel werkgelegenheid bieden de kans te geven mee te dingen naar opdrachten die door de gemeente worden uitgezet. f. Door social return een wezenlijk onderdeel te maken van een aanbestedingstraject en bedrijven daar ook echt op te beoordelen, het arbeidspotentieel in de gemeente een extra stimulans geven. g. De GR Breed beschouwen als een verlengde van de ambtelijke organisatie en daarmee inbesteding bij de GR Breed als vanzelfsprekend benaderen. gemeente Groesbeek 7 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

8 3. Inkoop- en aanbestedingsbeleid Tot inkoop en aanbesteding behoren in principe alle zaken waar een externe factuur tegenover staat. De gemeente ontvangt facturen indien een externe partij, over het algemeen na opdrachtverlening, een prestatie heeft verricht. Zo'n prestatie kan betrekking hebben op de levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. De woorden "inkoop" en "aanbesteding" kunnen door elkaar gebruikt worden. Het woord "inkoop" wordt vaker gebruikt bij leveringen en diensten, het woord "aanbesteding" bij werken. 3.1 Inkooporganisatie De gemeente heeft, vanwege haar omvang, gekozen voor een decentraal georganiseerde inkoopfunctie. Dit betekent dat, behalve een aantal centraal gecoördineerde zaken zoals bijvoorbeeld facilitaire dienstverlening, afdelingen zelf verantwoordelijk zijn voor hun inkoop en aanbesteding. Wat een aandachtspunt is, is het invoeren van een uniforme werkwijze. Vooral bij een decentraal georganiseerde inkoopfunctie is het van belang dat de werkwijze die gehanteerd wordt uniform is. Dit wordt bereikt door het gebruik van standaarddocumenten en het implementeren van een uniforme werkwijze. Deze nota en de bijbehorende bijlagen vormen de basis hiervoor Coördinatie en controle van inkopen en aanbestedingen In de decentrale wijze waarop de inkoopfunctie in de gemeente is belegd, is de controller belast met de coördinatie en controle van de manier waarop wordt ingekocht en aanbesteed. Namens hem zullen de bedrijfsvoeringadviseurs overleg voeren over en toezien op handhaving van de gemaakte afspraken m.b.t. aanbesteding en inkoop. De controller is verantwoordelijk voor de interne controle. Jaarlijks vindt er interne controle plaats op inkopen. Achteraf en steekproefsgewijs wordt getoetst of de voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden. Het resultaat van deze controle wordt, voorzien van bevindingen en parafen, aan het management gerapporteerd. De belangrijkste aandachtsgebieden bij coördinatie en controle van inkopen en aanbestedingen zijn: De inkoop- en aanbestedingsprocedures die moeten worden toegepast; Toetsing leverancier/opdrachtnemer (zie hiervoor de checklist in de bijlage); Eventuele coördinatie van de uitvoering van de inkoopactiviteiten die meerdere organisatieonderdelen beslaat (inkoopbundeling); Nagaan of de in 2.2. geformuleerde doelstellingen worden gerealiseerd Bevoegdheden bij inkopen en aanbesteden Het inkopen en aanbesteden heeft betrekking op verschillende actoren in de organisatie. De in de budgethoudersregeling vastgestelde verantwoordelijkheden zijn hierbij leidend. Het college, dat o.g.v. de Gemeentewet bevoegd is te besluiten tot het aangaan van contracten verleend daarin mandaat aan de budgethouder om te besluiten contract aan te gaan binnen bepaalde grenzen. Daarnaast is voor het daadwerkelijk ondertekenen van een contract, eveneens o.g.v. de Gemeentewet, de burgemeester bevoegd. In het mandaatregister is de volmacht opgenomen die de burgemeester aan de afdelingshoofden en gemeentesecretaris geeft voor het ondertekenen van contracten passend binnen de budgethoudersregeling op het eigen werkterrein. Hieronder wordt kort uiteengezet welke actoren bij dit proces betrokken zijn en welke bevoegdheden/verantwoordelijkheden zij hebben. In de budgethoudersregeling wordt hierop uitvoeriger ingegaan. gemeente Groesbeek 8 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

9 Budgethouder/productverantwoordelijke De afdelingshoofden zijn de ambtelijke budgethouders, ook wel productverantwoordelijke. Zij zijn verantwoordelijk voor de totstandkoming van de aan hen toegewezen producten. De budgethouder is gemachtigd om opdrachten/bestellingen te verrichten binnen de tot de afdeling te rekenen goedgekeurde budgetten of investeringskredieten, rekening houdend met de in deze nota opgenomen regels. De budgethouder draagt zorg voor de akkoordverklaring van de ontvangen factuur in relatie tot het beschikbare budget. In de praktijk is dit veelal ondergebracht bij de uitvoerend medewerker waarbij de eindverantwoordelijkheid bij de budgethouder ligt. Daarnaast is de budgethouder verantwoordelijk voor de vastlegging van verplichtingen, zodat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het toegekende budget alsmede de voortgang van het project zichtbaar zijn. Een verplichting kan worden vastgelegd in de financiële administratie. De budgethouders zijn ook verantwoordelijk voor het totale budget per product en ondertekenen uitgaande documenten, zoals uitnodigingsbrieven en opdrachten. Ook zijn zij verantwoordelijk de dossiervorming, zoals bij punt 7.1 is aangegeven. De uitvoerend medewerker De uitvoerend medewerker kan op subproductniveau gemandateerd zijn door de budgethouder. Op subproductniveau is de uitvoerend medewerker, indien voldoende budget beschikbaar is, bevoegd verplichtingen aan te gaan namens de gemeente. Bestellingen worden altijd vastgelegd. Bestellingen kunnen worden vastgelegd in Civision of op de kleine bestelbon. De uitvoerend medewerker controleert zichtbaar op overeenstemming tussen bestelling en levering. De controller De controller (of namens hem de bedrijfsvoeringadviseur) zal in een zo vroeg mogelijk stadium geraadpleegd moeten worden om aan te kunnen geven in hoeverre er met EG-richtlijnen rekening gehouden moet worden. Tevens verleent hij aan de budgethouder hand en spandiensten bij de totstandkoming van de diverse rapportages en informeert hij de directie en/of het college daarover, zodat de informatieuitwisseling over het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt gewaarborgd. Gelet op het feit, dat de controller op gezette tijden het leveranciersbestand zal toetsen, wordt aan de ene kant bewerkstelligd, dat de kwetsbaarheid van de gemeente (afhankelijkheid van slechts één leverancier) in de gaten wordt gehouden. Anderzijds moet een wildgroei van het aantal leveranciers sterk worden beperkt. College van B&W Boven bepaalde (Europese) drempelbedragen mogen pas verplichtingen worden aangegaan nadat toestemming is verkregen van het college. Hiervoor is in bijlage 7 een overzicht opgenomen (10 gouden regels). Het externe adviesbureau Tijdens de hierboven omschreven procedure kan in voorkomende gevallen een extern adviesbureau worden ingeschakeld, met name bij Europese aanbestedingsprocedures. gemeente Groesbeek 9 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

10 3.2 Inkoopproces Het totale proces voor het verwerven van goederen en het uit laten voeren van diensten en werken wordt het inkoopproces genoemd. In elk inkoopproces worden de volgende 6 fasen onderscheiden. Ieder van de 6 fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en een fase kan niet gestart worden voordat de voorafgaande fase goed is afgesloten. De 6 fasen van het inkoopproces zijn: Specificeren Hier wordt vastgesteld wat de werkelijke inkoopbehoefte is en vastgelegd in een specificatie, bestek of programma van eisen. Bepalen levering, dienst of werk Selecteren Via offertes of inschrijvingen bij een aanbesteding van potentiële leveranciers, dienstverleners of aannemers wordt de meest geschikte partij geselecteerd. Contracteren Hier wordt de uiteindelijke overeenkomst gesloten en schriftelijk vastgelegd. Bestellen Op basis van de (raam-)overeenkomst worden al naar gelang de behoefte de bestellingen geplaatst. Bewaken Het bewaken en bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid, orderafhandeling en factuurverwerking. Nazorg Afwikkelen van eventuele claims, meer- en minder werk en archivering. 3.3 Inkoopstrategie Er bestaat geen algemene eenduidige inkoopstrategie die geschikt is voor alle in te kopen goederen, diensten en werken. De als beste toe te passen inkoopstrategie is afhankelijk van het in te kopen product, dienst of werk en de specifiek geldende marktsituatie. De toe te passen inkoopstrategie wordt bepaald door de combinatie van 2 factoren: a. de geschatte waarde van de opdracht. b. het inkooprisico (zijn er alternatieven of is de gemeente, om welke reden dan ook strikt gebonden aan één of een zeer beperkt aantal leveranciers, dienstverleners of aannemers). Elk inkoopsegment heeft haar eigen toe te passen inkoopstrategie. gemeente Groesbeek 10 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

11 HOOG > inkoop waarde < HEFBOOM inkoopstrategie is gericht op: MAXIMALE CONCURRENTIE (voorbeeld: bedrijfswagens, grasmaaien, utiliteitsbouw, aannemerij, aanleg sportvelden, computers, WVG) ROUTINE inkoopstrategie is gericht op: EFFICIENTERE PROCESSEN STRATEGISCH inkoopstrategie is gericht op: SAMENWERKING (voorbeeld: uitbesteding exploitatie zwembad, softwarepakketten, architecten, projectontwikkelaars, reïntegratietrajecten, nutsbedrijven) KNELPUNT inkoopstrategie is gericht op: ZEKERSTELLEN LAAG (voorbeeld: abonnementen, huishoudartikelen, kantoorartikelen, catering, technische materialen) (voorbeeld: onderhoudscontracten, machines en software, bepaalde adviseurs, reserve- onderdelen) LAAG < inkooprisico > HOOG De inkoopwaarde van de opdracht is belangrijk omdat het evident is dat we bij de aanschaf van een balpen ons anders dienen te gedragen dan bij de het afsluiten van bijvoorbeeld een meerjarige raamovereenkomst voor rolstoelen. Het inkooprisico is van belang omdat dit aangeeft hoe vrij de gemeente zich kan of wil bewegen op de markt. Zijn er veel leveranciers die de producten kunnen leveren dan kunnen we de concurrentie op de markt volledig uitbuiten. Zijn er slechts heel weinig potentiële leveranciers dan is, door het ontbreken van alternatieven, samenwerking en veiligstellen noodzakelijk. Hefboom producten - inkoopstrategie: maximale concurrentie Producten, diensten en werken kunnen door veel verschillende aanbieders geleverd worden. Het wisselen van leverancier is relatief eenvoudig. Door maximale concurrentie te bewerkstelligen ontstaat de meest aantrekkelijke aanbieding. Het onderbrengen van individuele aankopen of losse uitbestedingen van werken in (meerjarige) raamovereenkomsten verhoogt de in te kopen waarde (meer hefboomeffect, massa = kassa), en verlaagt de totale inkoopinspanning. Routine producten - inkoopstrategie: efficiënte processen Deze categorie, met veel potentiële aanbieders en relatief lage inkoopwaarden, vergt vaak veel tijd en aandacht van de gemeente. De toegevoegde waarde van concurrentie is gering. De strategie hierbij moet gericht zijn op vermindering van de logistieke en administratieve rompslomp: standaardisatie, beperking aantal leveranciers, uitbesteden van logistieke en administratieve processen, vermindering aantal facturen, het bundelen in raamovereenkomsten. Het onderbrengen van individuele aankopen of losse uitbestedingen van werken in (meerjarige) raamovereenkomsten verhoogt de in te kopen waarde (meer hefboomeffect, massa = kassa), en verlaagt de totale inkoopinspanning. gemeente Groesbeek 11 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

12 Strategische producten - inkoopstrategie: samenwerking Producten, diensten en werken in deze categorie zijn van grote waarde voor de gemeente, terwijl de gemeente afhankelijk is van één of zeer weinig aanbieders. Vaak veroorzaakt door monopolies in de markt, maar vaak ook door gemaakte keuzes in het verleden (zelf gecreëerde monopolies). Gezien het grote belang en risico moet de inkoopstrategie gericht worden op het ontwikkelen van alternatieve producten of leveranciers (verlaging risico). Indien dit niet mogelijk is dan streven naar langdurige en intensieve samenwerking (partnership-relaties), waarbij op basis van openheid, argumenten en feitelijkheden via onderhandeling het belang van de gemeente veilig gesteld moet worden. Knelpunt producten - inkoopstrategie: zekerstellen Categorie van geringe waarde, waarbij de gemeente toch een groot risico loopt bij niet of onjuiste uitvoering van de opdracht. Ook hier is de toegevoegde waarde van concurrentie gering. De strategie moet gericht zijn op: ontwikkelen alternatieven, veiligstellen van toelevering, creëren voorkeurspositie bij betrokken leveranciers / dienstverleners / aannemers, maatregelen tot vermindering inkooprisico. Bij hefboomproducten is inkooptechnisch het meeste geld te besparen door professioneel in te kopen. Tevens zijn hier de gewenste voorwaarden en de noodzakelijke kwaliteit het beste afdwingbaar (de inkoopmacht ligt bij de gemeente). Het grootste gedeelte van de gemeentelijke inkopen valt in dit segment. Indien het inkoopsegment met de bijhorende inkoopstrategie niet bepaald kan worden, wordt de inkoopstrategie van routine- of van hefboomproducten toegepast. Het op basis van een bestaande schriftelijke raamovereenkomst bestellen van goederen en diensten alsmede het uit laten voeren van werken op basis van een raamovereenkomst valt niet onder deze inkoop- en aanbestedingsprocedure (is immers alleen bestellen). Het aangaan van de raamovereenkomst uiteraard wel. 3.4 Juridische beleidsuitgangspunten De gemeente streeft naar een rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden en naar het reduceren van risico's op schadeclaims door rechtmatig uitgevoerde (Europese) aanbestedingen. Het juridisch kader dat daarbij geldt is opgenomen in bijlage 2. Rechtmatig handelen Het uitgangspunt rechtmatig te handelen betekent dat moet worden gehandeld conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, met name de Nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt voor alle inkopen van leveringen, diensten en werken. In het bijzonder de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO) en het aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005). Een belangrijk doel van deze wetgeving is het stimuleren van vrije en eerlijke concurrentie. Rechtmatig handelen is één van de voorwaarden voor het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring. Het inkoopbeleid draagt daar nadrukkelijk aan bij. Nastreven van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit Vertaald in aanbestedingstermen betekenen de EG-beginselen van vrij verkeer van goederen, werknemers, diensverlening en vestiging dat de gemeente bij aanbestedingen transparant, objectief en non-discriminatoir dient te handelen en daarbij geen disproportionele eisen mag stellen. gemeente Groesbeek 12 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

13 Deze beginselen hanteert de gemeente voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee wordt het belang van transparantie, objectiviteit, gelijke kansen voor leveranciers, ambtelijke integriteit en de doelmatige besteding van publieke gelden onderstreept. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze beginselen te kunnen voldoen past bij de grootte van de inkopen. Dit wordt bij het onderdeel bedrijfseconomische aspecten nader ingevuld. 3.5 Ethische en ideële beleidsuitgangspunten De gemeente is een integere inkoper en verlangt dit ook van haar leveranciers. Wanneer blijkt dat leveranciers niet voldoen aan de integriteitstandaarden welke de gemeente hanteert, worden deze uitgesloten van mededinging naar offertes. Met behulp van de checklist 'toetsing leverancier' wordt een nieuwe leverancier voorafgaande aan de offerteprocedure of bij inschrijving bij een aanbesteding getoetst. Deze checklist is opgenomen in Bijlage 4 "Checklist toetsing opdrachtnemer". De Rijksoverheid heeft als ambitie om in 2010 bij 100 procent van haar inkopen duurzaamheid mee te nemen: voor provincies en waterschappen is dit 50 procent, voor gemeenten 75 procent. Alle partijen streven naar 100 procent in Zo krijgt de markt van duurzame producten en diensten een stevige impuls en geeft de overheid het goede voorbeeld met duurzaam inkopen. De gemeente heeft duurzaamheid ook als rode draad in haar collegeprogramma opgenomen. Dit heeft vooralsnog vooral betrekking op de milieuaspecten. In de 2 e kamer volgt in 2011 een discussie over duurzaam inkopen en de toekomst van de verplichting tot duurzaam inkopen. De gemeente houdt in elke fase van het inkoopproces rekening met socialeen/of milieuaspecten, zodat dit uiteindelijk leidt tot een duurzame inkoop. Tenslotte besteedt de gemeente zoveel mogelijk MKB vriendelijk aan, met name om de lokale en regionale werkgelegenheid te stimuleren. 3.6 Economische beleidsuitgangspunten Als inkoper heeft de gemeente de keuze uit vier vormen van aanbesteding. De verschillende aanbestedingsprocedures worden hieronder kort beschreven: 1. Gunning uit de hand: de gemeente kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen opdrachtnemers; 2. Onderhands aanbesteden: er is beperkte concurrentie tussen een aantal zelfgekozen opdrachtnemers; 3. Openbaar aanbesteden: de gemeente plaatst nationaal een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle opdrachtnemers uit het land; 4. Europees aanbesteden: de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. De te hanteren aanbestedingsprocedure wordt bepaald met behulp van drempelbedragen. Indien de juiste aanbestedingsprocedure is bepaald, kan ook het aantal op te vragen offertes worden vastgesteld. De bepaling van de aanbestedingsprocedure is te vinden in hoofdstuk 5 van deze notitie. Als de aanbestedingsprocedure bepaald is, zijn de selectie- en gunningcriteria aan de orde. Hierbij moeten zorgvuldige keuzes gemaakt worden, om problemen verderop in de onderhandelingen te voorkomen. Selectiecriteria zijn eisen die vooraf aan bedrijven worden gesteld als voorwaarde voor het meedingen naar een aanbesteding. De toelaatbare selectiecriteria zijn opgesomd in Europese regelgeving en moeten ook op lokaal niveau worden toegepast. De beoordeling van offertes wordt vervolgens bepaald door de gunningcriteria. Een nadere uiteenzetting van de selectie- en gunningcriteria wordt gegeven in hoofdstuk 4. gemeente Groesbeek 13 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

14 Bij de beoordeling van offertes wordt uitgegaan van de beste prijs-kwaliteit verhouding. Wel geven we lokale bedrijven de kans mee te doen bij offerte- of aanbestedingtrajecten. Dit doen wij door: 1. bij het opvragen van offertes, indien mogelijk bedrijven uit onze gemeente actief te benaderen om deel te nemen aan inkoopprocedures; 2. binnen de (Europese) regelgeving mogelijk opdrachten te splitsen zodat kleinere bedrijven in staat zijn om mee te dingen naar opdrachten. Een van de 10 gouden regels (bijlage 7) die wij hanteren bij het inkopen is dan ook: Benader waar mogelijk ook bedrijven uit de (regio)gemeente(s). Ook op landelijk niveau is er een tendens om lokale bedrijven meer kansen te geven in de aanbestedingsmarkt. Hiertoe worden wellicht in de toekomst de regels vereenvoudigd en versoepeld. 3.7 Organisatorische beleidsuitgangspunten In het kader van de professionalisering van het inkoopproces binnen de gemeente wordt gezocht naar een standaardwerkwijze. Als het mogelijk is om voordelen te behalen, zal de gemeente inkoopsamenwerking met andere gemeenten zoeken, Met name t.a.v. het vergroten van de kennis in de organisatie, maar ook bij het verhogen van het inkoopvolume. Ook stelt de gemeente als doel zoveel mogelijk gezamenlijk in te kopen, d.w.z. inkopen te bundelen. gemeente Groesbeek 14 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

15 4. Criteria 4.1 Selectiecriteria In elke aanbestedingsprocedure moet de opdrachtgever voor de selectie van opdrachtnemers gebruikmaken van objectieve criteria, de selectiecriteria. Deze criteria hebben betrekking op: a. Technische bekwaamheid; vakkundigheid, efficiency, ervaring en betrouwbaarheid; b. Financieel-economische; aantoonbaar via balansen en omzetcijfers. Met behulp van deze selectiecriteria kan een voorselectie gemaakt worden. Eerst worden inschrijvers beoordeeld op basis van selectiecriteria, vervolgens op basis van gunningcriteria. De verantwoordelijke inkoper zorgt aan het begin van de aanbestedingsprocedure voor een document waarin de selectiecriteria duidelijk en volledig zijn omschreven. 4.2 Uitsluitingcriteria Uitsluitingcriteria worden door de gemeente gesteld om organisaties die niet aan deze criteria voldoen, uit te sluiten van mededinging naar een opdracht. De gemeente is een integere en doelmatige inkoper en verwacht dit ook van (potentiële) opdrachtnemers. Bedrijven die zich niet houden aan gangbare normen en waarden over arbeidsvoorwaardelijke aspecten, zoals discriminatie van werknemers of opdrachtnemers, kinderarbeid en ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken, zullen worden uitgesloten van mededinging naar opdrachten voor een vast te stellen periode, afhankelijk van de zwaarte van het vergrijp. Uitsluiting van deze opdrachtnemers is neergelegd in de wet BIBOB. Deze wet geeft de gemeente een extra instrument om de integriteit van leveranciers te controleren. De wet wordt toegepast bij overheidsopdrachten (leveringen, diensten en werken) die op grond van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente openbaar worden aanbesteed (zie ook de beleidsregels Wet BIBOB). Uitsluiting van mededinging geldt ook voor ondernemingen die zich op enigerlei wijze schuldig hebben gemaakt aan (illegale) prijsafspraken of kartelvorming. Bij verdenking van dergelijke activiteiten kan contact opgenomen worden met de Nederlandse Mededingingsautoriteit. Het toetsen van leveranciers wordt met de invoering van de nieuwe Aanbestedingswet mogelijk verplicht gesteld. 4.3 Gunningcriteria De beoordeling van offertes moet worden verricht met behulp van gunningcriteria. Er bestaan 2 gunningcriteria: 1. De laagste prijs; 2. De economisch meest voordelige aanbieding. gemeente Groesbeek 15 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

16 Ad 1. Indien bij de gunning van een opdracht gebruik wordt gemaakt van het gunningcriterium de laagste prijs, is het beoordelen van de offertes relatief eenvoudig. Indien de aanbieding voldoet aan de vooraf gestelde selectiecriteria, geeft de prijs de doorslag. Dit gunningcriteria is geschikt voor producten en diensten die gedetailleerd kunnen worden omschreven in een bestek, of waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Bijvoorbeeld kantoorartikelen. Ad 2. Voor opdrachten die niet gedetailleerd gespecificeerd kunnen worden, dient de economisch meest voordelige aanbieding als gunningcriterium gehanteerd te worden. Hierbij wordt een combinatie van subcriteria gehanteerd zoals kwaliteit, de prijs, de technische waarde, de esthetische,- functionele en maatschappelijke kenmerken, gebruikskosten, de rentabiliteit, de klantenservice, milieuaspecten, effect voor de lokale economie/werkgelegenheid en social return (bereidheid van het bedrijf om werkzoekenden in te schakelen bij de uitvoering van de werkzaamheden, bij voorkeur GR Breed). Van belang is dat deze gunningcriteria vóór de start van de aanbestedingsprocedure worden vastgelegd en worden bekendgemaakt aan alle mogelijke opdrachtnemers. De aanbestedende dienst legt de beoordelingsmethodiek inzichtelijk vast. 4.4 Aanbestedingsprocedure Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht moet worden aanbesteed, moet eerst de aard van de opdracht worden bepaald. Vastgesteld moet worden of de opdracht een levering, een dienst of een werk betreft. De drempelbedragen worden om de twee jaar herzien en zijn exclusief BTW. De drempelbedragen zijn ingegaan op het moment van vaststelling van deze nota (de huidige Europese drempelbedragen gelden voor 2010 en 2011). Het college is bevoegd om binnen de Europese drempelbedragen de bedragen voor de gemeente vast te stellen. Vervolgens moet de totale waarde van de opdracht geraamd worden. De richtlijnen voor de waardebepaling van de verschillende typen opdrachten is te vinden in artikel 9 van BAO. Als algemene regel geldt dat de waarde van een opdracht de totale vergoeding aan de opdrachtnemer (leverancier) omvat, inclusief vermelde opties op verlengingen en/of overige opties, exclusief BTW. In Bijlage 1 is een overzicht gegeven van de waardebepaling van verschillende opdrachten. Opdrachten mogen niet worden gesplitst om zo aan de toepasselijkheid van de relevante aanbestedingsregels te ontkomen. In geval de opdracht Europees aanbesteed moet worden, wordt de voorgenomen opdracht gemeld bij de Europese Gemeenschap. Vervolgens wordt deze gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Om dit te bewerkstelligen zendt de aanbestedende afdeling de aankondiging van de opdracht aan het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg. Dit kan per post, fax of digitaal via Ook de gunning van de opdracht wordt gepubliceerd d.m.v. een proces-verbaal. Met dit proces-verbaal kan door de Europese Commissie getoetst worden of de procedures correct zijn toegepast. In hoofdstukken 5 wordt ingegaan op de procedures bij de verschillende opdrachten (levering, dienst en werk). gemeente Groesbeek 16 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

17 5. Procedure aanbesteding 5.1 Procedure De te kiezen inkoopprocedure wordt bepaald in onderstaande tabel: Tabel: Bepalen inkoop en aanbestedingsprocedure Leveringen Diensten* Werken Procedure Bevoegd < < < Gunning uit de hand (direct) Uitvoerend medewerker < < < Gunning uit de hand (meerdere offertes) Productverantwoordelijke/ Afdelingshoofd < < < Onderhandse aanbesteding (na selectie) < < < Openbare aanbesteding (met voorafgaande selectie) College van B&W Openbare aanbesteding volgens Europese richtlijn (bedragen ) * uitgezonderd inhuur extern personeel (drempel , i.p.v en geen openbare aanbesteding) De raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht bepalend voor de aanbestedingsprocedure, met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). Het is niet toegestaan een project te splitsen of de raming aan te passen om een afwijkende categorie toe te passen. Voor de inkoopprocedure volgens de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt verwezen naar de betreffende publicaties van het Ministerie van Economische Zaken. Bij het inkopen van diensten is het soms niet mogelijk of zeer moeilijk om vooraf een exacte omvang/hoeveelheid vast te stellen. Er worden dan vaak diensten van personen of bureaus ingehuurd voor onbepaalde tijd. Ook komt het voor dat in eerste instantie alleen de beginopdracht wordt gecontracteerd, terwijl het te verwachten is dat de vervolgopdrachten door dezelfde opdrachtnemer worden uitgevoerd. In deze situatie zal getracht moeten worden een raamovereenkomst af te sluiten met een opdrachtnemer, waarin kwaliteit, uitvoerende personen, uurtarieven en ontbindingsvoorwaarden e.d. worden vastgelegd. De hoeveelheid wordt echter niet overeengekomen, al kan deze wel als niet verplichtende raming aangegeven worden. Er kunnen op deze wijze ook raamovereenkomsten worden afgesloten voor meerdere projecten of voor meerdere jaren. Alle gewenste elementen van de raamovereenkomst worden zo veel mogelijk in een programma van eisen vastgelegd (waar mogelijk functioneel specificeren) en volgens de normale procedure worden aanbesteed. Bij inkopen van diensten wordt een uitzondering gemaakt voor inhuur van extern personeel. Bij de opdrachtverstrekking in het kader van inhuur wordt een grens van aangehouden, i.p.v , waarbij de bevoegdheid bij de secretaris ligt. De procedure is gelijk, maar de bevoegdheid wordt neergelegd bij de secretaris, i.p.v. het college. Boven dit bedrag ligt de bevoegdheid conform bovenstaande tabel bij het college. Daarnaast wordt bij inhuur geen openbare procedure doorlopen, tenzij dat verplicht is conform de Europese regels. De reden hiervoor is dat in geval van inhuur de kwaliteit vele malen belangrijker is dan de prijs van de dienstverlening. gemeente Groesbeek 17 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

18 Bij werken kan door ontwerp, realisatie en eventueel ook latere fasen, zoals onderhoud en exploitatie, integraal aan te besteden, aan de marktpartijen meer ruimte gegeven worden, waardoor zij in staat kunnen zijn een interessantere aanbieding op te stellen. Hierdoor kan het uiteindelijke risico voor de gemeente worden verminderd, de kwaliteit worden verhoogd en de integrale kosten worden verlaagd. Innovatieve aanbestedingsvormen worden vooral toegepast om de risico s daar neer te leggen daar waar ze best kunnen worden beheerst. Deze aanpak stelt wel hogere eisen aan zowel de marktpartijen als aan de gemeente. Bij de innovatieve aanbestedingsvormen wordt de aanbestedingsprocedure in principe normaal gevolgd. Bij het bouwteam-model, komt de prijsstelling niet bij de selectie van partijen tot stand, maar pas in de loop van het (ontwerp)proces. Bij selectie van partijen is dan ook niet bekend welke verplichting er uiteindelijk wordt aangegaan. Het bouwteam-model kan zinvol zijn bij knelpunt- en strategische werken (werken waarbij de gemeente afhankelijk is van één of zeer weinig aanbieders). De selectie van partijen zal plaats moeten vinden op voornamelijk kwalitatieve gunningcriteria van de te contracteren partijen en minder op de inhoudelijke kant van het werk. PPS-constructies (Publieke-Privaat Samenwerking) vallen buiten de procedure. In de tabel Bepalen inkoop en aanbestedingsprocedure is aangegeven dat bij bepaalde bedragen het college bevoegd is. Op dit moment wordt het college èn bij de aanbesteding èn bij de gunning verzocht een besluit te nemen. In het kader van het efficiënter werken (lean) wordt in de toekomst op één moment een collegebesluit gevraagd. In geval van bevoegdheid van het college wordt het college geraadpleegd op het moment voor het opstellen van de aanbesteding. Op dat moment kan het college nog keuzerichting aangeven aan de opdrachtverstrekking. Bij akkoord door het college wordt direct mandaat verleend aan het betreffende afdelingshoofd om daadwerkelijk tot gunning te besluiten. Dit zal ook in het betreffende collegevoorstel worden opgenomen. In beginsel zijn opdrachten onder de Europese drempelbedragen uitgesloten van de werkingssfeer van de Europese richtlijnen, maar dit is anders bij grensoverschrijdend belang. Gezien de ligging van de gemeente aan de grensstreek is dit een extra aandachtspunt. Aanknopingspunten voor grensoverschrijdend belang zijn: 1. omvang opdracht (hoe hoger de waarde, hoe groter de kans op interesse uit andere lidstaten); 2. plaats van uitvoering (hoe dichter bij de grensstreek, hoe groter de kans op interesse uit andere lidstaten); 3. bijzondere omstandigheden (bijvoorbeeld het beheersen van Nederlandse taal). Als er sprake is van een opdracht met een bepaald grensoverschrijdend belang, moet aan opdrachten onder de drempel een passende mate van bekendheid (openbaarheid) worden gegeven. Een passende mate van openbaarheid kan zijn de eigen website, het staatsblad, e.d, nationale/regionale/lokale media en/of de aanbestedingskalender/pbeg Specificatie levering, dienst of werk Levering Een specificatie voor een levering is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente en rekening houdend met de marktomstandigheden van de betreffende productgroep. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan het product moet voldoen. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau wordt in de specificatie vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren leverancier voldoet aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau. Daar wordt uiteraard ook op gecontroleerd. gemeente Groesbeek 18 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

19 De specificatie wordt objectief en zo veel mogelijk functioneel opgesteld. Functioneel wil zeggen dat de functies beschreven worden, die het aan te kopen product voor de gebruiker moet vervullen. Dit in tegenstelling met technisch gedetailleerd specificeren. Functioneel specificeren is eenvoudiger, doelgerichter en voorkomt onvolledigheden. Een specificatie bevat in principe geen merknamen, sluit op voorhand geen mogelijke opdrachtnemers uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Om controle en grip te houden over de levering die ingekocht wordt, is het van het grootste belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van de specificatie bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Een goed doordachte specificatie is een absoluut vereiste voor een succesvol inkooptraject en is zeker geen zaak om aan de leverancier over te laten! Voor leveringen tot een bedrag van (aangesloten bij het bedrag 10 gouden regels bij het inkopen, onderhandse aanbesteding, bijlage 7) is minimaal een volledige productbeschrijving noodzakelijk voor het aanvragen van de offerte. Voor leveringen vanaf is een functioneel opgesteld programma van eisen noodzakelijk. Dienst Een specificatie voor een dienst is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente en rekening houdend met de marktomstandigheden van de betreffende productgroep. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan de dienstverlening moet voldoen. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau wordt in de specificatie vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren opdrachtnemer voldoet aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau en wordt daarop gecontroleerd. De specificatie wordt objectief en zo veel mogelijk functioneel opgesteld. Functioneel specificeren wil zeggen dat niet de inspanning, maar het eindresultaat van de dienstverlening beschreven wordt. Er wordt gestreefd naar het afsluiten van een resultaatsovereenkomst, een urenovereenkomst moet, waar mogelijk, vermeden worden. Functioneel specificeren bij diensten lijkt in eerste instantie moeilijker, maar is doelgerichter en geeft een grotere garantie op het bereiken van het eindresultaat. De specificatie bevat, waar mogelijk, verwijzingen naar erkende regelingen of normen (ISO of specifieke normen door de branche opgesteld of RVOI voor ingenieursdiensten), bestaande richtlijnen en kwaliteitsvoorschriften. Een specificatie sluit op voorhand geen mogelijke dienstverleners uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Bij diensten wordt onderscheid gemaakt tussen prioritaire en residuaire diensten. Tot de groep prioritaire diensten horen vooral reparatie- en onderhoudsdiensten, verzekeringsdiensten, computerdiensten, accountantsdiensten, bouwkundige diensten etc. Voor deze diensten geldt een strikte toepassing van de voorschriften van de BAOrichtlijn. Een lichter regime geldt voor diensten van juridische aard, arbeidsbemiddeling (plaatsing en inhuur van personeel), gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening, onderwijs, opleiding, cultuur, sport en recreatie. Indien een toelichting of een presentatie van de dienstverleners noodzakelijk geacht wordt in het selectieproces, zal dit inhoudelijk beschreven toegevoegd moeten worden in het programma van eisen. gemeente Groesbeek 19 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)

20 Om controle en grip te houden over de dienstverlening die ingekocht wordt, is het van belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van de specificatie bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Het opstellen hiervan is geen taak voor de opdrachtnemer. Voor diensten van tot een bedrag van is minimaal een volledige beschrijving van de gewenste dienstverlening noodzakelijk voor het aanvragen van de offerte. Voor diensten vanaf is een functioneel opgesteld programma van Eisen nodig. Werken Een specificatie, bij werken over het algemeen bestek genaamd, wordt voor werken tot het Europese drempelbedrag opgesteld in de vorm van een technisch gedetailleerd bestek. De opdrachtgever bepaalt nauwkeurig in detail gespecificeerd wat gerealiseerd moet worden, zodanig dat de te selecteren aannemer het werk aan de hand hiervan kan uitvoeren en zijn administratie kan voeren. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in het bestek te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren aannemer dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd. Het functionele bestek (programma van eisen) wordt bij werken toegepast vanaf het Europese drempelbedrag en, of in combinatie met, innovatieve aanbestedingsvormen. Voor de aanbesteding van werken met een beperkte omvang (< ) kan volstaan worden met een werkomschrijving. Voor aanbestedingen vanaf dient bij civiel- en cultuurtechnische werken een standaardbestek volgens de RAWsystematiek (Rationalisering Automatisering Water en wegenbouw) en bij bouwwerken volgens de STABU-systematiek (Standaardbestek Utiliteitsbouw) te worden opgesteld. Voor toepassen van (delen van) standaardregelingen kan gebruikt gemaakt worden van de SR (Standaardregeling rechtsverhouding opdrachtgever architect), de RVOI (Regeling van de Verhouding tussen Opdrachtgever en adviserend Ingenieursbureau) en de UAV (Uniforme Administratieve Voorwaarden, uitvoering). Om controle en grip te houden over de werken die uitgevoerd worden, is het van belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van het bestek bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Een goed doordachte specificatie is een vereiste voor een succesvol aanbestedingstraject Selectie opdrachtnemer Het selectieproces selecteert de opdrachtnemer, die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan de opgestelde specificaties, en daarom de voorkeur heeft voor gunning van de opdracht. Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële opdrachtnemers, de shortlist. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat opdrachtnemers, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (verschillende soorten en typen opdrachtnemers), uitdagend (nieuwe en bestaande) en kwalitatief voldoende (technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om gevraagd product binnen de gestelde planning te kunnen leveren). Kennis (van levering, dienst of werk), marktkennis, eigen ervaring, ervaringen van anderen, nieuwsgierigheid en zo nodig een voorselectie bepalen de inhoud van de shortlist. Tenslotte bevat de shortlist, indien mogelijk, een lokale onderneming. Partijen die een rol hebben gespeeld in het voortraject (zoals advisering bij het opstellen van specificaties) kunnen, in het kader van zuiverheid, niet meedingen naar gunning van de opdracht. Bij openbare aanbestedingen is er geen shortlist. gemeente Groesbeek 20 Nota Inkoop en aanbesteding (versie 2011)