INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDURE

Transcriptie

1 INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDURE Leveringen Diensten Werken Gemeente Drimmelen Versie: 15 december

2 Inhoudsopgave: 1. Inleiding Doelstelling Inkoop- en Aanbestedingsprocedure Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Inkoopproces Inkoopstrategie Ethische en economische beleidsuitgangspunten Toepassing van Inkoop- en Aanbestedingsprocedure Procedure leveringen Procedure Specificatie product Selectie leverancier Evaluatie inkoopprocedure Procedure diensten Procedure Specificatie diensten Selectie dienstverlener Evaluatie inkoopprocedure Procedure werken Procedure Specificatie werk Selectie aannemer Evaluatie inkoopprocedure Algemeen Behoeftebepaling Taakverdeling en inkoopteams Inkoopvoorwaarden Contracteren Afwijken van de Inkoop- en Aanbestedingsprocedure Dossiervorming Praktisch toepassing procedure Bijlagen: Bijlage 1 Taakverdeling bij inkoop- en aanbestedingsprocessen Bijlage 2 Inkoopvoorwaarden Gemeente Drimmelen Bijlage 3 Traditionele aanbestedingsvormen bij Werken Bijlage 4 Innovatieve aanbestedingsvormen bij Werken (geïntegreerde samenwerking) Bijlage 5 Handleiding inkoopbeleid Bijlage 6 Overzicht indeling typen inkooptrajecten Bijlage 7 Evaluatieformulier inkoop

3 1. INLEIDING De gemeente is zich steeds meer bewust van de waarde van een goed uitgevoerde inkoopfunctie voor het functioneren van de gehele organisatie. Dit is duidelijk wanneer beseft wordt dat de gemeente Drimmelen een zeer groot deel van de totale begroting inkoopt bij, en dus afhankelijk is van, externe partijen. Jaarlijks koopt de gemeente voor ongeveer ,- (exclusief BTW) in aan goederen, diensten en werken. Het is begrijpelijk dat een gemeente aan haar burgers, maar ook aan zichzelf, verplicht is de besteding van deze gelden zo efficiënt en zo effectief mogelijk uit te voeren. De inkoop- en aanbestedingsprocessen zullen professioneel uitgevoerd moeten worden. Het zijn echter niet alleen de mogelijke financiële voordelen waarom de inkoopprocessen goed moeten worden ingericht, maar zeer zeker ook de kwalitatieve aspecten van de inkoop. De kwaliteit van de inkoop vertaalt zich uiteraard in de kwaliteit van de producten, diensten en werken zelf, maar ook in de beheersing van doorloop- en levertijden, het voorkomen van onverwachte budgetoverschrijdingen, het voorkomen van toekomstige problemen en de integriteit van de gemeentelijke organisatie met haar betrokken functionarissen. Inkopen gebeurt meestal in teamverband in de organisatie, hetgeen interactieve besluitvorming en gezamenlijke verantwoording oplevert. Het heeft daarom ook grote invloed op de organisatorische werkprocessen. De uitstraling van goed ingerichte gemeentelijke inkoopprocessen, als voorbeeldfunctie, naar de eigen organisatie, het bedrijfsleven en de burgers speelt een essentiële rol in het ontwikkelen en vasthouden van vertrouwen in de wijze waarop gemeenschapsgeld wordt besteed. Deze procedure voorziet in de werkwijze en de borging van inkoop- en aanbestedingsprocessen binnen de gemeente. 2. DOELSTELLING INKOOP- EN AANBESTEDINGSPROCEDURE Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op de algemene beginselen van behoorlijk bestuur: openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid. Openheid houdt in dat inkoopprocessen transparant moeten zijn (doch niet altijd openbaar) en derhalve verantwoord moeten kunnen worden. Objectiviteit wil zeggen dat inkoopprocessen gebaseerd worden op feiten, zij zijn niet gebaseerd op het eigen gevoel en vooroordelen. Zo worden er bijvoorbeeld op voorhand geen potentiële externe partijen, producten, diensten of werken uitgesloten. Wel kan een leverancier na een slechte prestatie voor een korte periode (van bijv. 1 jaar) niet meer worden uitgenodigd voor onderhandse aanbestedingen. Zorgvuldigheid betekent hier een inkooptechnisch verantwoorde wijze van werken. De doelstelling van de inkoop- en aanbestedingsprocedure is het juridisch en inkooptechnisch verantwoord verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste producten, diensten en werken tegen lage integrale kosten op langere termijn, op basis van de eigen verantwoordelijkheid van de budgethouders. Binnen het inkoopproces zijn ook andere regelingen van toepassing, zoals de mandaatregeling en de budgethoudersregeling. Kwalitatief gewenst wil zeggen: optimaal geschikt voor de functionele behoefte, niet meer en niet minder. De juiste kwaliteit, in de ruimste zin van het woord, is altijd het uitgangspunt. Bij kwaliteit gaat het niet alleen om de kwaliteit van het product, dienst of werk, maar ook om de kwaliteit van direct daarmee samenhangende zaken, zoals service, logistiek, informatie, garantie, voorwaarden etc. Lage integrale kosten houdt in dat alle kosten over de gehele levenscyclus die direct verband houden met de keuze voor een product, dienst of werk meegenomen worden in de financiële afweging (tco = total cost of ownership). Samen wordt derhalve gestreefd naar een optimale prijs-kwaliteitverhouding

4 3. INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID Tot inkoop en aanbesteding behoren in principe alle zaken waar een externe factuur tegenover staat. De gemeente ontvangt facturen indien een externe partij, over het algemeen na opdrachtverlening, een prestatie heeft verricht. Zo n prestatie kan betrekking hebben op levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken. De woorden inkoop en aanbesteding kunnen door elkaar gebruikt worden. Het woord inkoop wordt vaker gebruikt bij leveringen en diensten, het woord aanbesteding wordt vaker gebruikt bij werken Inkoopproces Het totale proces voor het verwerven van goederen en het uit laten voeren van diensten en werken wordt het inkoopproces genoemd. Voor het inkoopproces kan het onderstaande model worden opgebouwd. Ieder van de 7 fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en een fase kan niet gestart worden voordat de voorafgaande fase goed is afgesloten. De 7 fasen van het inkoopproces zijn: Specificeren Hier wordt vastgesteld wat de werkelijke inkoopbehoefte is en vastgelegd in een specificatie, bestek of programma van eisen. Selecteren Via offertes of inschrijvingen bij een aanbesteding van potentiële leveranciers, dienstverleners of aannemers wordt de meest geschikte partij geselecteerd. Contracteren Hier wordt de uiteindelijke overeenkomst gesloten en schriftelijk vastgelegd. Bestellen Op basis van de (raam-)overeenkomst worden al naar gelang de behoefte de bestellingen geplaatst. Bewaken Het bewaken en bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid, orderafhandeling en factuurverwerking. Nazorg Afwikkelen van eventuele claims, meer- en minder werk en archivering. Evaluatie Het achteraf beoordelen van zowel het geleverde als de doorlopen procedure, waarbij de fouten geregistreerd worden, om die bij een volgende procedure te voorkomen

5 Deze inkoop- en aanbestedingsprocedure is alleen van toepassing op de tactische inkoopactiviteiten, dat zijn de fasen 1 t/m 3 (specificeren, selecteren en contracteren). Juist in deze 3 fasen is veel financieel en kwalitatief voordeel te behalen. De toegevoegde waarde van professionele inkoop op de operationele activiteiten, de fasen 4 t/m 6 (bestellen, bewaken en nazorg) is op termijn zeker aanwezig, maar in eerste instantie minder groot. Om deze reden richt deze procedure zich alleen op de tactische inkoopactiviteiten. Fase 7 is wel direct van belang. Iedere procedure op zich is een leermoment. De kennis die daarbij op wordt gedaan dient te worden vastgelegd om van de verbetering van het inkoopproces een continue proces te maken Inkoopstrategie Er bestaat geen algemene eenduidige inkoopstrategie die geschikt en goed is voor alle in te kopen goederen, diensten en werken. De als beste toe te passen inkoopstrategie is afhankelijk van het in te kopen product, dienst of werk en de specifiek geldende marktsituatie. De toe te passen inkoopstrategie wordt bepaald door de combinatie van 2 factoren: a b de geschatte waarde van de opdracht het inkooprisico (zijn er alternatieven of is de gemeente, om welke reden dan ook strikt gebonden aan één of een zeer beperkt aantal leveranciers, dienstverleners of aannemers). Elk inkoopsegment heeft haar eigen toe te passen inkoopstrategie. HOOG? inkoop waarde? LAAG HEFBOOM inkoopstrategie is gericht op: MAIMALE CONCURRENTIE (bijv. grasmaaien en computers) ROUTINE inkoopstrategie is gericht op: EFFICIËNTE PROCESSEN (bijv. kantoorartikelen) STRATEGISCH inkoopstrategie is gericht op: SAMENWERKING (bijv. software sociale zaken en exploitatie zwembad) KNELPUNT inkoopstrategie is gericht op: ZEKERSTELLEN (bijv. reserve-onderdelen) LAAG? inkooprisico? HOOG

6 De inkoopwaarde van de opdracht is belangrijk om dat het evident is dat we bij de aanschaf van een balpen ons anders dienen te gedragen dan bij de het afsluiten van bijvoorbeeld een meerjarige raamovereenkomst voor rolstoelen. Het inkooprisico is van belang omdat dit aangeeft hoe vrij de gemeente zich kan of wil bewegen op de markt. Zijn er veel leveranciers die de producten kunnen leveren dan kunnen we de concurrentie op de markt volledig uitbuiten. Zijn er slechts heel weinig potentiële leveranciers, dan is, door het ontbreken van alternatieven, samenwerking en veiligstellen noodzakelijk. Om de positie in de matrix te kunnen bepalen dienen de volgende vragen beantwoord te worden: -Is het inkooprisico hoog? Hiermee wordt met name bedoeld of er veel of weinig geschikte kandidaat-leveranciers of opdrachtnemers zijn voor de opdracht. Onder veel leveranciers wordt een aantal van minimaal 3 leveranciers bedoeld. Als er veel geschikte leveranciers zijn, is het inkooprisico voor de gemeente laag, want er zijn voldoende alternatieven. De opdracht zal dan in het hefboom- of het routinekwadrant gepositioneerd worden. Als er weinig geschikte leveranciers zijn, is het inkooprisico voor de gemeente hoog, want er zijn weinig alternatieven. De opdracht zal dan in het strategisch of knelpuntkwadrant gepositioneerd worden. -Is de inkoopwaarde van de opdracht voor de gemeente hoog? Onder een hoge inkoopwaarde worden bedragen hoger dan ,- verstaan. De totale inkoopwaarde van de opdracht dient als volgt bepaald te worden: *Eenmalige kosten (aanschaf) =..,- *Jaarlijkse kosten (huur, onderhoud, licenties) x aantal jaren contract =..,- *Kosten verlenging / optie(s) tot verlenging =..,- TOTALE WAARDE OPDRACHT =..,- Als de inkoopwaarde hoog is en het inkooprisico is laag, dan betekent dit dat het een routineproduct betreft. Is de inkoopwaarde hoog bij een laag inkooprisico, dan betreft het een hefboomproduct. Als de inkoopwaarde laag en het inkooprisico is hoog, dan betekent dat het een knelpuntproduct betreft. Is de inkoopwaarde laag bij een hoog inkooprisico, dan betreft het een strategisch product. -Is de waarde van de opdracht voor de leveranciers van voldoende omvang? Voor uitzendkrachten zijn jaarlijkse uitgaven voor de gemeente wellicht hoog, maar voor de grote uitzendbureaus niet bijzonder interessant. Er zijn voldoende uitzendbureaus, dus inkooprisico zou daarop gebaseerd laag moeten zijn, waardoor het een hefboomproduct is. Maar aangezien inkooprisico stijgt doordat het naar begrippen van de uitzendbureaus niet bijzonder interessant is, stijgt het inkooprisico. Het uitgangspunt voor dit product zal zijn dat het een hefboomproduct is, maar het is, gezien de houding van de markt verstandig om een meerjarig contract af te sluiten (strategische strategie) en massa te bundelen door een eventuele combinatie met andere gemeenten. Indien het inkoopsegment met de bijhorende inkoopstrategie niet bepaald kan worden, wordt de inkoopstrategie van routine- of van hefboomproducten toegepast. Hefboom producten - inkoopstrategie: maximale concurrentie De benodigde producten, diensten en werken in deze categorie kunnen door veel verschillende aanbieders geleverd worden. Het wisselen van leverancier is relatief eenvoudig. Door maximale concurrentie te bewerkstelligen ontstaat de meest aantrekkelijke aanbieding. Het onderbrengen van individuele aankopen of losse uitbestedingen van werken in (meerjarige) raamovereenkomsten verhoogt de in te kopen waarde (meer hefboomeffect, massa = kassa), en verlaagt de totale inkoopinspanning. Voorbeelden van dit type producten zijn: a Grasmaaien b Computers (desktop PC s) c d Bedrijfswagens (bijv. een pick-up busje voor de buitendienst) Aannemerij / bouw (bijv. wel het aanbrengen bestrating en het bouwen van woningen, maar niet het bouwen van een brug)

7 Routine producten - inkoopstrategie: efficiënte processen De benodigde producten en diensten in deze categorie kunnen door heel veel verschillende aanbieders geleverd worden. De relatief lage inkoopwaarden, vergen vaak veel tijd en aandacht door de gemeente. De toegevoegde waarde van concurrentie is gering. De strategie hierbij moet gericht zijn op vermindering van de logistieke en administratieve rompslomp: standaardisatie, beperking aantal leveranciers, uitbesteden van logistieke en administratieve processen, vermindering aantal facturen, het bundelen in raamovereenkomsten. Het onderbrengen van individuele aankopen of losse uitbestedingen van werken in (meerjarige) raamovereenkomsten verhoogt de in te kopen waarde (meer hefboomeffect, massa = kassa), en verlaagt de totale inkoopinspanning. Voorbeelden van deze categorie zijn: a Kantoorartikelen b Schoonmaak en schoonmaakmiddelen c Abonnementen d Technisch materiaal (tape, kabels, batterijen, verf e.d.) Strategische producten - inkoopstrategie: samenwerking De producten, diensten en werken in deze categorie zijn van grote waarde voor de gemeente, terwijl de gemeente afhankelijk is van één of zeer weinig aanbieders. Vaak wordt deze situatie veroorzaakt door monopolies in de markt, maar vaak ook door gemaakte keuzes in het verleden (zelf gecreëerde monopolies). Gezien het grote belang en risico moet de inkoopstrategie gericht worden op het ontwikkelen van alternatieve producten of leveranciers (verlaging risico). Indien dit niet mogelijk is dan streven naar langdurige en intensieve samenwerking (partnership-relaties), waarbij op basis van openheid, argumenten en feitelijkheden via onderhandeling het belang van de gemeente veilig gesteld moet worden. Voorbeelden van deze categorie zijn: a Software sociale zaken (hiervoor zijn in Nederland maar 2 geschikte leveranciers) b Exploitatie zwembad (voor de uitbesteding van deze exploitatie zijn zeer weinig geschikte kandidaten) c Architect voor een verbouwing van een bestaand gebouw (de architect heeft het auteursrecht over het door hem ontworpen gebouw) Knelpunt producten - inkoopstrategie: zekerstellen De producten en diensten van deze categorie vertegenwoordigen een geringe waarde, waarbij de gemeente toch een groot risico loopt bij niet of onjuiste uitvoering van de opdracht. Ook hier is de toegevoegde waarde van concurrentie gering. De strategie moet gericht zijn op: ontwikkelen alternatieven, veiligstellen van toelevering, creëren voorkeurspositie bij betrokken leveranciers / dienstverleners / aannemers, maatregelen tot vermindering inkooprisico. Voorbeelden van deze categorie zijn: a Reserveonderdelen en onderhoud van kopieermachines b Reserveonderdelen en onderhoud van hogedruk rioolreiniger Bij hefboomproducten is inkooptechnisch het meeste geld te besparen. Tevens zijn hier de gewenste voorwaarden en de noodzakelijke kwaliteit het beste afdwingbaar (de inkoopmacht ligt bij de gemeente). Het grootste gedeelte van de gemeentelijke inkopen valt in dit segment. De inkoopstrategie dient er ook zoveel mogelijk op gericht te zijn om toekomstige knelpuntproducten te voorkomen. De kosten van reserveonderdelen en onderhoud dienen zoveel mogelijk al bij de initiële investering te worden meegenomen. Het op basis van een bestaande schriftelijke raamovereenkomst bestellen van goederen en diensten alsmede het uit laten voeren van werken op basis van een raamovereenkomst valt niet onder deze inkoop- en aanbestedingsprocedure (is immers alleen bestellen). Het aangaan van de raamovereenkomst uiteraard wel

8 3.3. Ethische en economische beleidsuitgangspunten Ethische en economische beleidsuitgangspunten leggen een relatie tussen de normen en waarden die de gemeente wil uitdragen en de economische uitgangspunten enerzijds en het inkoop- en aanbestedingsbeleid anderzijds. Het normen- en waardepatroon van de gemeente is gebonden aan de beginselen van behoorlijk bestuur (openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Economische uitgangspunten zijn gebaseerd op gemaakte keuzes van de gemeente. Specifiek voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn een aantal specifieke beleidsuitgangspunten van belang. Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie Hier wordt direct verwezen naar het integriteitbeleid van de gemeente Drimmelen. Van belang is dat de betrokken personen bij een inkoop- of aanbestedingsproces een zakelijke relatie onderhouden met (potentiële) leveranciers, dienstverleners en aannemers. Functiescheiding bij de verschillende taken in het inkoopproces is daarom zeer belangrijk. Naleven van wet en regelgeving Het naleven van wet- en regelgeving is een verplichting en geen keuze. Het naleven van de regels wordt expliciet als beleidsuitgangspunt opgenomen om nauwgezetter te willen toezien op het naleven van bijvoorbeeld de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Hierbij is vooral het onderscheid tussen leveringen, diensten en werken erg belangrijk, aangezien de drempelbedragen voor leveringen en diensten duidelijk lager liggen dan voor werken. Onder werken wordt verstaan het realiseren of grootschalig renoveren van projecten / objecten van civieltechnische of bouwkundige aard. Onder diensten wordt bijvoorbeeld het aanbrengen van wegmarkeringen, het schilderen van kozijnen en het plaatsen van brand- of inbraakpreventie-installaties in gebouwen verstaan. Indien het een combinatie van leveringen, diensten en werken betreft, valt het onder de categorie waaraan de hoogste kosten zijn verbonden. Het leveren en plaatsen van nieuwe kozijnen valt bijvoorbeeld onder leveringen, als het kozijnen als product meer kosten dan het plaatsen hiervan. Ethische eisen aan de leveranciers Aan leveranciers, dienstverleners en aannemers worden eisen gesteld met betrekking tot hun rol als werkgever. Zij worden geacht zich te houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden (o.a. geen gebruik van kinderarbeid, geen sprake van discriminatie etc.). In voorkomende gevallen worden ook milieuaspecten van te leveren producten als extra eis in de specificatie opgenomen. Het gaat hierbij om het integreren van duurzaamheidcriteria in het inkoopproces (bijvoorbeeld het beschikken over een milieuzorgsysteem of het hebben van een milieukeurmerk). Op initiatief van de Ministeries van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM) en Economische Zaken (EZ) is in 1999 het programmabureau Duurzaam Inkopen hiervoor opgezet. Balans in beoordeling van prijs en kwaliteit Bij het beoordelen van offertes en aanbiedingen kunnen als gunningcriteria gekozen worden: de laagste prijs (alleen controle of aan de minimale gestelde kwaliteitseisen wordt voldaan, waarna de aanbiedingsprijs bepalend is) of de economische meest voordelige aanbieding (naast de prijs zijn een aantal aanvullende criteria bepalend, zoals kwaliteit, risico, levertijd, betrouwbaarheid etc.). Regionale of locale aanbieders Er bestaat geen voorkeursbeleid voor het inkopen bij regionale of locale aanbieders. Door het beleidsuitgangspunt van non-discriminatie hebben zij evenveel kansen en mogelijkheden als elke andere willekeurige aanbieder. Vaak hebben zij wel al een natuurlijk voordeel door bekendheid met de locale situatie en de geringere reisafstanden. Bij alle opdrachten die op een andere wijze dan openbaar of Europees worden aanbesteed, kan worden gewerkt met een lijst van voorkeursleveranciers. In elk geval zal op die lijst de naam van de huidige leverancier staan, als die naar tevredenheid presteert

9 Voor wat betreft de categorie werken wordt gewerkt met een voorkeurslijst een dynamische shortlist. Deze shortlist kan wordt aan de hand van de inschrijvende leveranciers bij openbare aanbestedingen en op basis van de geleverde prestaties van de opdrachtnemers dynamisch gehouden. Wel moet er ten allen tijde gezorgd worden dat er sprake is van voldoende concurrentie en voldoende wisseling van de uit te nodigen leveranciers. Deze wisselwerking en concurrentie moet ook aantoonbaar gemaakt worden, door een overzicht bij te houden van alle opdrachten en uitgenodigde leveranciers of door de resultaten middels een evaluatieformulier vast te leggen. Het evaluatieformulier zal worden gebruikt om de prestaties van de opdrachtnemers te beoordelen. Een slechte prestatie kan ertoe leiden dat een leverancier van de shortlist verwijderd wordt Toepassing van Inkoop- en Aanbestedingsprocedure De inkoop- en aanbestedingsprocedure is van toepassing op de verwerving door de gemeentelijke organisatie van alle goederen, diensten en werken. De procedure treedt in werking per 1 januari 2005 en is geldig voor onbepaalde tijd. De eventueel noodzakelijke toepassing van de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten is geïntegreerd in deze inkoop- en aanbestedingsprocedure. De inkoop- en aanbestedingsprocedure dient tenminste eenmaal per 3 jaar geëvalueerd te worden. Door gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie dient de procedure zo nodig geactualiseerd te worden

10 4. PROCEDURE LEVERINGEN Definitie levering: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product. De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de levering en de betaling). Producten worden gedefinieerd als alle roerende zaken, waar de opdrachtgever eigendom over verwerft. Bijkomende werkzaamheden voor het leveren, aanbrengen of installeren van de producten worden als onderdeel van het product beschouwd Procedure De te kiezen inkoopprocedure bij leveringen wordt bepaald door onderstaand overzicht: Categorie A B C Raming (excl BTW) D > Hefboom Routine Strategische Knelpunt producten producten producten producten Concurrentie Efficiency Samenwerken Zekerstellen Selectie door Selectie in overleg met 1 offerte 1 offerte 1 offerte (x2) 1 offerte (x2) budgethouder afdelingshoofd minimaal 3 offertes minimaal 4 offertes Europese aanbesteding minimaal 3 offertes minimaal 4 offertes Europese aanbesteding minimaal 2 offertes (x1) minimaal 2 offertes (x1) Europese aanbesteding minimaal 2 offertes (x1) minimaal 2 offertes (x1) Europese aanbesteding budgethouder budgethouder afdelingshoofd afdelingshoofd & portefeuillehouder x1) indien mogelijk x2) meer indien mogelijk De bovenstaande aantallen van aan te vragen offertes zijn minima. Het heeft de voorkeur genoeg offertes aan te vragen om een goed vergelijk te maken op basis van voldoende marktwerking. De raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht bepalend voor de aanbestedingsprocedure, met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). De totale inkoopwaarde van de opdracht dient als volgt bepaald te worden: *Eenmalige kosten (aanschaf) *Jaarlijkse kosten (huur, onderhoud, licenties) x aantal jaren contract *Kosten verlenging / optie(s) tot verlenging TOTALE WAARDE OPDRACHT =..,- =..,- =..,- =..,- Het is niet toegestaan een project in delen te knippen of de raming aan te passen om een afwijkende categorie toe te passen. Voor de inkoopprocedure volgens de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt verwezen naar de betreffende publicaties van het Ministerie van Economische Zaken Specificatie product Een specificatie voor een product is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente en rekening houdend met de marktomstandigheden van de betreffende productgroep. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan het product moet voldoen. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in de specificatie te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren leverancier dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd

11 De specificatie dient objectief en zo veel mogelijk functioneel te zijn opgesteld. Functioneel wil zeggen dat de functies beschreven worden, die het aan te kopen product voor de gebruiker moet vervullen. Dit in tegenstelling met technisch gedetailleerd specificeren. Functioneel specificeren is eenvoudiger, doelgerichter en voorkomt onvolledigheden. Een specificatie bevat in principe geen merknamen, sluit op voorhand geen mogelijke leveranciers uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Om controle en grip te houden over de levering die ingekocht wordt, is het van het grootste belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van de specificatie bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Een goed doordachte specificatie is een absoluut vereiste voor een succesvol inkooptraject en is zeker geen zaak om aan de leverancier over te laten! Voor leveringen van categorie A is minimaal een volledige productbeschrijving noodzakelijk voor het aanvragen van de offerte. Voor leveringen van categorie B, C en D is een functioneel opgesteld programma van eisen noodzakelijk Selectie leverancier Het selectieproces selecteert de leverancier, die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan de opgestelde specificaties, en daarom de voorkeur heeft voor gunning van de opdracht. Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële leveranciers, de shortlist. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat leveranciers, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding zouden kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (verschillende soorten en typen leveranciers), uitdagend (nieuwe en bestaande leveranciers) en kwalitatief voldoende (leverancier moet technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om gevraagd product binnen de gestelde planning te kunnen leveren). Productkennis, marktkennis, eigen ervaring, ervaringen van anderen, nieuwsgierigheid en zo nodig een voorselectie bepalen de inhoud van de shortlist. Bij alle opdrachten die op een andere wijze dan openbaar of Europees worden aanbesteed, kan worden gewerkt met een lijst van voorkeursleveranciers. In elk geval zal op die lijst de naam van de huidige leverancier staan, als die naar tevredenheid presteert. Wel moet er ten allen tijde gezorgd worden dat er sprake is van voldoende concurrentie en voldoende wisseling van de uit te nodigen leveranciers. Deze wisselwerking en concurrentie moet ook aantoonbaar gemaakt worden, door een overzicht bij te houden van alle opdrachten en uitgenodigde leveranciers of door de resultaten middels een evaluatieformulier vast te leggen. Partijen die een rol hebben gespeeld in het voortraject (zoals advisering bij het opstellen van specificaties) kunnen, in het kader van zuiverheid, niet meedingen naar gunning van de opdracht. De selectie van de leverancier vindt plaats door het schriftelijk aanvragen van offertes bij het benodigd aantal meest interessante leveranciers uit de shortlist. Indien een potentiële leverancier geen offerte kan of wil uitbrengen, wordt een andere leverancier uit de shortlist benaderd. De offerteaanvraag is voor alle leveranciers in alle opzichten gelijkwaardig. De offerteaanvraag bevat: de opgestelde specificatie een overzicht van de selectiecriteria (minimale eisen aan product of leverancier) een opgave van de gunningcriteria op hoofdlijnen met de onderlinge weegfactoren een verwijzing naar het van toepassing zijn van de inkoopvoorwaarden voor leveringen een opgave van de te volgen inkoopprocedure, inclusief termijnen

12 Bij voorkeur krijgen de potentiële leveranciers de gelegenheid tot het stellen van (alleen schriftelijke) aanvullende vragen. De gestelde vragen met de juiste antwoorden worden in een op schrift gestelde Nota van Inlichtingen geanonimiseerd opgestuurd aan alle potentiële leveranciers, op een dusdanige wijze dat iedere leverancier over dezelfde informatie beschikt. Alleen schriftelijke offertes, welke voldoen aan de specifiek opgestelde selectiecriteria worden in behandeling genomen. Alle in behandeling genomen offertes worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen). De beoordeling wordt in matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria (gewogen en integraal). Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort. De beste aanbieding uit deze beoordeling heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht. Onderhandelingen geven, na een goed uitgevoerd inkoopproces, relatief nog weinig resultaten. De marges en de mogelijkheden zijn er immers daarvoor al voornamelijk uitgehaald. Toch is het meestal zeer zinvol deze laatste onderhandelingsslag met alleen de voorkeurleverancier uit te voeren indien deze gecombineerd wordt met verduidelijking van zaken die in de aanbieding niet goed naar voren waren gekomen en met besprekingen over de inhoud van het af te sluiten contract. Behalve bij Europese aanbestedingen, waar onderhandeling meestal niet is toegestaan, houden de meeste leveranciers tot het laatst toe altijd nog enige onderhandelingsruimte achter de hand. Het is van belang deze ruimte te benutten Evaluatie inkoopprocedure Na het doorlopen van de inkoopprocedure wordt de gevolgde procedure geëvalueerd. De voor verbetering vatbare punten die hieruit naar voren komen of andere nieuwe kennis worden centraal geregistreerd, zodat deze zaken bij een volgende procedure verbeterd kunnen worden

13 5. PROCEDURE DIENSTEN Definitie diensten: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor het verrichten van diensten, zijnde alle door een dienstverlener te verrichten werkzaamheden, activiteiten en/of handelingen niet betrekking hebbend op leveringen en/of (een) werk(-en). De bezwarende titel wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling) Procedure De te kiezen inkoopprocedure voor diensten wordt bepaald door onderstaand overzicht: Categorie A B C Raming (excl BTW) D > Hefboom Routine Strategische Knelpunt producten producten producten producten Concurrentie Efficiency Samenwerken Zekerstellen Selectie door Selectie in overleg met 1 offerte 1 offerte 1 offerte (x2) 1 offerte (x2) budgethouder afdelingshoofd minimaal 3 offertes minimaal 4 offertes Europese aanbesteding minimaal 3 offertes minimaal 4 offertes Europese aanbesteding minimaal 2 offertes (x1) minimaal 2 offertes (x1) Europese aanbesteding minimaal 2 offertes (x1) minimaal 2 offertes (x1) Europese aanbesteding budgethouder budgethouder afdelingshoofd afdelingshoofd & portefeuillehouder x1) indien mogelijk x2) meer indien mogelijk De bovenstaande aantallen van aan te vragen offertes zijn minima. Het heeft de voorkeur genoeg offertes aan te vragen om een goed vergelijk te maken op basis van voldoende marktwerking. De raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht bepalend voor de aanbestedingsprocedure, met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). De totale inkoopwaarde van de opdracht dient als volgt bepaald te worden: *Eenmalige kosten (aanschaf) *Jaarlijkse kosten (huur, onderhoud, licenties) x aantal jaren contract *Kosten verlenging / optie(s) tot verlenging TOTALE WAARDE OPDRACHT =..,- =..,- =..,- =..,- Het is niet toegestaan een project in delen te knippen of de raming aan te passen om een afwijkende categorie toe te passen. Voor de inkoopprocedure volgens de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt verwezen naar de betreffende publicaties van het Ministerie van Economische Zaken. Bij het inkopen van diensten is het soms niet mogelijk of zeer moeilijk om vooraf een exacte omvang / hoeveelheid vast te stellen. Er worden dan vaak diensten van personen of bureaus ingehuurd voor onbepaalde tijd. Ook komt het voor dat in eerste instantie alleen de beginopdracht wordt gecontracteerd, terwijl het te verwachten is dat de vervolgopdrachten door dezelfde dienstverlener worden uitgevoerd. In deze situatie zal getracht moeten worden een raamovereenkomst af te sluiten met een dienstverlener, waarin kwaliteit, uitvoerende personen, uurtarieven en ontbindingsvoorwaarden e.d. worden vastgelegd. De hoeveelheid wordt echter niet overeengekomen, al kan deze wel als niet verplichtende raming aangegeven worden. Er kunnen op deze wijze ook raamovereenkomsten worden afgesloten voor meerdere projecten of voor meerdere jaren. Alle gewenste elementen van de raamovereenkomst worden zo veel mogelijk in een programma van eisen vastgelegd (ook hier waar mogelijk functioneel specificeren) en volgens de normale procedure worden aanbesteed

14 5.2. Specificatie diensten Een specificatie voor een dienst is maatwerk, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente en rekening houdend met de marktomstandigheden van de betreffende productgroep. Een specificatie beschrijft zo volledig mogelijk alle eisen en wensen waaraan de dienstverlening moet voldoen. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in de specificatie te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren dienstverlener dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd. De specificatie dient objectief zo veel mogelijk functioneel te zijn opgesteld. Functioneel specificeren wil zeggen dat niet de inspanning, maar het eindresultaat van de dienstverlening beschreven wordt. Er wordt gestreefd naar het afsluiten van een resultaatsovereenkomst, een urenovereenkomst moet, waar mogelijk, vermeden worden. Functioneel specificeren bij diensten lijkt in eerste instantie moeilijker, maar is doelgerichter en geeft een veel grotere garantie op het bereiken van het eindresultaat. De specificatie bevat, waar mogelijk, verwijzingen naar erkende regelingen of normen (ISO of specifieke normen door de branche opgesteld of RVOI voor ingenieursdiensten), bestaande richtlijnen en kwaliteitsvoorschriften. Een specificatie sluit op voorhand geen mogelijke dienstverleners uit en is opgesteld volgens het SMART-principe (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Indien een toelichting of een presentatie van de dienstverleners noodzakelijk geacht wordt in het selectieproces, zal dit inhoudelijk beschreven toegevoegd moeten worden in het programma van eisen. Om controle en grip te houden over de dienstverlening die ingekocht wordt, is het van het grootste belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van de specificatie bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Het opstellen hiervan is geen taak voor de dienstverlener! Voor diensten van categorie A is minimaal een volledige beschrijving van de gewenste dienstverlening noodzakelijk voor het aanvragen van de offerte. Voor diensten van categorie B, C en D is een functioneel opgesteld programma van Eisen noodzakelijk Selectie dienstverlener Het selectieproces selecteert de dienstverlener, die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan de opgestelde specificaties, en daarom de voorkeur heeft voor gunning van de opdracht. Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële dienstverleners, de shortlist. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat dienstverleners, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding zouden kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (verschillende soorten en typen dienstverleners), uitdagend (nieuwe en bestaande) en kwalitatief voldoende (dienstverlener moet technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om gevraagde diensten te kunnen leveren). Kennis over de gewenste dienstverlening, marktkennis, eigen ervaring, ervaringen van anderen, nieuwsgierigheid en zo nodig een voorselectie bepalen de inhoud van de shortlist. Bij alle opdrachten die op een andere wijze dan openbaar of Europees worden aanbesteed, kan worden gewerkt met een lijst van voorkeursleveranciers. In elk geval zal op die lijst de naam van de huidige leverancier staan, als die naar tevredenheid presteert. Wel moet er ten allen tijde gezorgd worden dat er sprake is van voldoende concurrentie en voldoende wisseling van de uit te nodigen leveranciers. Deze wisselwerking en concurrentie moet ook aantoonbaar gemaakt worden, door een overzicht bij te houden van alle opdrachten en uitgenodigde leveranciers of door de resultaten middels een evaluatieformulier vast te leggen

15 Partijen die een rol hebben gespeeld in het voortraject (zoals advisering bij het opstellen van specificaties) kunnen, in het kader van zuiverheid, niet meedingen naar gunning van de opdracht. De selectie van de dienstverlener vindt plaats door het schriftelijk aanvragen van offertes bij het benodigd aantal meest interessante dienstverleners uit de shortlist. Indien een potentiële dienstverlener geen offerte kan of wil uitbrengen, wordt een andere uit de shortlist benaderd. De offerteaanvraag is voor alle dienstverleners in alle opzichten gelijkwaardig. De offerteaanvraag bevat: de opgestelde specificatie een overzicht van de selectiecriteria (minimale eisen aan product of dienstverlener) een opgave van de gunningcriteria op hoofdlijnen met de onderlinge weegfactoren een verwijzing naar het van toepassing zijn van de inkoopvoorwaarden voor diensten een opgave van de te volgen inkoopprocedure, inclusief termijnen. Bij voorkeur krijgen de potentiële dienstverleners de gelegenheid tot het stellen van (alleen schriftelijke) aanvullende vragen. De gestelde vragen met de juiste antwoorden worden in een op schrift gestelde Nota van Inlichtingen opgestuurd aan alle potentiële dienstverleners, op een dusdanige wijze dat iedere dienstverlener over dezelfde informatie beschikt. Alleen schriftelijke offertes, welke voldoen aan de specifiek opgestelde selectiecriteria worden in behandeling genomen. Alle in behandeling genomen offertes worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen). De beoordeling wordt in matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria (gewogen en integraal). Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort. De beste aanbieding uit deze beoordeling heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht. Onderhandelingen geven, na een goed uitgevoerd inkoopproces, relatief nog weinig resultaten. De marges en de mogelijkheden zijn er immers daarvoor al voornamelijk uitgehaald. Toch is het meestal zeer zinvol deze laatste onderhandelingsslag met alleen de voorkeurdienstverlener uit te voeren indien deze gecombineerd wordt met verduidelijking van zaken die in de aanbieding niet goed naar voren waren gekomen en met besprekingen over de inhoud van het af te sluiten contract. Behalve bij Europese aanbestedingen, waar onderhandeling meestal niet is toegestaan, houden de meeste dienstverleners tot het laatst toe altijd nog enige onderhandelingsruimte achter de hand. Het is van belang deze ruimte te benutten. 5.4 Evaluatie inkoopprocedure Na het doorlopen van de inkoopprocedure wordt de gevolgde procedure geëvalueerd. De voor verbetering vatbare punten die hieruit naar voren komen of andere nieuwe kennis worden centraal geregistreerd, zodat deze zaken bij een volgende procedure verbeterd kunnen worden

16 6. PROCEDURE WERKEN Definitie werken: het realiseren van producten van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken, die er toe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen. Onder werken wordt derhalve verstaan de aanleg, het groot onderhoud en het wijzigen van civiel-, groen-, cultuurtechnische en (wegen) bouwkundige voorzieningen in de openbare ruimte. Regulier terugkerend onderhoud aan groenvoorzieningen en kleine reparaties aan (wegen) bouwkundige werken vallen niet onder de definitie van werken maar onder diensten Procedure De te kiezen aanbestedingsprocedure voor werken wordt bepaald door onderstaand overzicht: Categorie A B C Raming (excl BTW) D > Hefboom Routine Strategische Knelpunt producten producten producten producten Concurrentie Efficiency Samenwerken Zekerstellen Selectie door Selectie in overleg met 1 offerte 1 offerte 1 offerte (x2 1 offerte (x2) budgethouder afdelingshoofd minimaal 3 offertes Openbare aanbesteding Europese aanbesteding minimaal 3 offertes Openbare aanbesteding Europese aanbesteding minimaal 2 offertes (x1) minimaal 2 offertes (x1) Europese aanbesteding minimaal 2 offertes (x1) minimaal 2 offertes (x1) Europese aanbesteding budgethouder afdelingshoofd & portefeuillehouder x1) indien mogelijk x2) meer indien mogelijk De bovenstaande aantallen van aan te vragen offertes zijn minima. Het heeft de voorkeur genoeg offertes aan te vragen om een goed vergelijk te maken op basis van voldoende marktwerking. De raming dient vakkundig en op realistische en actuele gronden bepaald te worden. Bij meerjarige overeenkomsten of overeenkomsten voor onbepaalde tijd is de totale waarde van de opdracht bepalend voor de aanbestedingsprocedure, met een maximum waarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). De totale inkoopwaarde van de opdracht dient als volgt bepaald te worden: *Eenmalige kosten (aanschaf) *Jaarlijkse kosten (huur, onderhoud) x aantal jaren contract *Kosten verlenging / optie(s) tot verlenging / meerwerk TOTALE WAARDE OPDRACHT =..,- =..,- =..,- =..,- Het is niet toegestaan een project in delen te knippen of de raming aan te passen om een afwijkende categorie toe te passen. Voor de inkoopprocedure volgens de Europese Richtlijnen voor overheidsopdrachten wordt verwezen naar de betreffende publicaties van het Ministerie van Economische Zaken. Indien ervoor gekozen wordt om een bijzondere aanbestedingsvorm toe te passen, dan dient hiervoor formele toestemming van het college verkregen te worden. Aanbestedingsvormen voor geïntegreerde samenwerking, zoals bijvoorbeeld het bouwteam en de innovatieve vormen Design & Construct en Turnkey kunnen toegepast worden voor categorie C en D. Door ontwerp, realisatie en eventueel ook latere fasen, zoals onderhoud en exploitatie, integraal aan te besteden, wordt aan de marktpartijen meer ruimte gegeven, waardoor zij in staat kunnen zijn een interessantere aanbieding op te stellen. Hierdoor kan het uiteindelijke risico voor de gemeente worden verminderd, de kwaliteit worden verhoogd en de integrale kosten worden verlaagd. Innovatieve aanbestedingsvormen worden vooral toegepast om de risico s daar neer te leggen daar waar ze best kunnen worden beheerst. Deze aanpak stelt wel hogere eisen aan zowel de marktpartijen als aan de gemeente

17 Bij de innovatieve aanbestedingsvormen wordt de aanbestedingsprocedure in principe normaal gevolgd. Bij het bouwteam-model, komt de prijsstelling niet bij de selectie van partijen tot stand, maar pas in de loop van het (ontwerp)proces. Bij selectie van partijen is dan ook niet bekend welke verplichting er uiteindelijk wordt aangegaan. Het bouwteam-model kan zinvol zijn bij knelpunt- en strategische werken (werken waarbij de gemeente afhankelijk is van één of zeer weinig aanbieders). De selectie van partijen zal plaats moeten vinden op voornamelijk kwalitatieve gunningcriteria van de te contracteren partijen en minder op de inhoudelijke kant van het werk. De procedure voor het inkopen van diensten is daarom hierop van toepassing. Naast de beschreven aanbestedingsvormen zijn er nog de volgende procedures: -General Contracting; de opdrachtnemer sluit hierbij een contract met de verschillende ontwerp- en uitvoeringspartners. De opdrachtgever heeft alleen een contract met de general contractor, maar heeft wel inspraak op de keuze van de partners. -BOT-constructie; de opdrachtgever sluit een contract met een marktpartij die voor een bepaalde periode een concessie krijgt om een werk te ontwikkelen, te financieren, te beheren en te exploiteren. -PPS-constructie; de opdrachtgever sluit een contract met een marktpartij die de opdracht krijgt om een werk te ontwikkelen, te financieren, te beheren en te verhuren aan de opdrachtgever. Deze vormen komen beperkt voor bij de gemeente Drimmelen. De reden hiervoor is dat deze vormen inkooptechnisch meestal niet interessant zijn, omdat er teveel macht / controle op de situatie in een vroegtijdig stadium door de gemeente uit handen wordt gegeven. Wel kan het, met name bij bouwprojecten, voorkomen dat het idee van general contracting deels wordt toegepast, door een bouwmanagementbureau als general contractor op te laten treden voor alle betrokken ontwerpende partijen (architecten en adviseurs). Als vast onderdeel van de aanbestedingsprocedure wordt elk gerealiseerd werk direct na afloop geëvalueerd. Deze evaluatie wordt uitgevoerd door de opdrachtgever en schriftelijk vastgelegd Specificatie werken Een specificatie wordt opgesteld in de vorm van een technisch gedetailleerd bestek: het standaardbestek. De opdrachtgever bepaalt nauwkeurig in detail gespecificeerd wat gerealiseerd moet worden, zodanig dat de te selecteren aannemer het werk alleen hoeft uit te voeren. De hoogte van het gewenste kwaliteitsniveau dient in het bestek te worden vastgelegd. De in het aanbestedingsproces te selecteren aannemer dient aan het hier vastgelegde kwaliteitsniveau te voldoen en wordt daar uiteraard ook op gecontroleerd. Het functionele bestek (programma van eisen) wordt bij werken toegepast bij de categorie D en, of in combinatie met, een innovatieve aanbestedingsvorm. Indien zowel een functionele als een technische omschrijving wordt gebruikt, het technische deel leidend voor de onderdelen waarvoor het is uitgewerkt. Voor de aanbesteding van werken met een beperkte omvang (categorie A) kan volstaan worden met een werkomschrijving. Voor aanbestedingen uit de categorie B t/m D dient bij civiel- en cultuurtechnische werken een standaardbestek volgens de RAW-systematiek en bij bouwwerken volgens de STABU-systematiek te worden opgesteld. Voor toepassen van (delen van) standaardregelingen kan gebruikt gemaakt worden van de SR (architecten), de RVOI (adviseurs) en de UAV (uitvoering)

18 Om controle en grip te houden op de werken die uitgevoerd worden, is het van het grootste belang dat de opdrachtgever zelf, al dan niet met hulp van een externe, door het opstellen van het bestek bedenkt en bepaalt wat de gemeente expliciet nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Een goed doordachte specificatie is een absoluut vereiste voor een succesvol aanbestedingstraject Selectie aannemer Het selectieproces selecteert de aannemer, die voor de meest gunstige integrale condities kan voldoen aan het opgestelde bestek, en daarom de voorkeur heeft voor gunning van de opdracht. Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële aannemers, de shortlist. Een shortlist is geen vaste lijst, maar altijd maatwerk per project. Een shortlist bevat aannemers, waarvan te verwachten is dat zij een interessante aanbieding zouden kunnen doen. Een shortlist is gevarieerd (verschillende soorten en typen aannemers), uitdagend (nieuwe en bestaande aannemers) en kwalitatief voldoende (aannemer moet technisch, logistiek, kwalitatief en bedrijfseconomisch in staat zijn om het werk te kunnen realiseren). Kennis over het werk, marktkennis, eigen ervaringen en ervaringen van anderen met betrekking tot gebleken geschiktheid, nieuwsgierigheid en zo nodig een voorselectie bepalen de inhoud van de shortlist. Bij openbare aanbestedingen is er uiteraard geen sprake van een shortlist. Voor wat betreft de categorie werken kan de shortlist worden samengesteld aan de hand van de inschrijvende leveranciers bij openbare aanbestedingen. Wel moet er ten allen tijde gezorgd worden dat er sprake is van voldoende concurrentie en voldoende wisseling van de uit te nodigen leveranciers. Deze wisselwerking en concurrentie moet ook aantoonbaar gemaakt worden, door een overzicht bij te houden van alle opdrachten en uitgenodigde leveranciers of door de resultaten middels een evaluatieformulier of proces verbaal van aanbesteding vast te leggen. Partijen (of partijen die hieraan gelieerd zijn) die een rol hebben gespeeld in het voortraject (zoals advisering bij het opstellen van het bestek) kunnen, in het kader van zuiverheid, niet meedingen naar gunning van de opdracht voor realisatie. De selectie van de aannemer vindt, met uitzondering van enkelvoudige aanbestedingen, plaats volgens de voorschriften van de, conform het advies van de VNG aangepaste versie van het Uniform Aanbestedingsreglement, versie 2001 (UAR 2001). Het is toegestaan bepaalde artikelen van de UAR 2001 voor een aanbesteding niet van toepassing te verklaren (bijvoorbeeld artikel 42 en 43: het niet vergoeden van de inschrijvingskosten). De vragen en antwoorden via de Nota van Inlichtingen dienen in principe geheel schriftelijk plaats te vinden. Voor de verdere procedure wordt verwezen naar de UAR Enkelvoudige aanbestedingen vinden plaats conform de selectiemethode bij leveringen. Bij het traditioneel aanbesteden liggen de kwalitatieve aspecten van het uit te voeren werk gedetailleerd verankerd in het bestek en is de prijs de voornaamste of de enige gunningfactor. Bij innovatieve aanbestedingsvormen echter vormen kwalitatieve aspecten een zeer belangrijke rol bij de gunningfactoren. Alle in behandeling genomen geldige aanbiedingen worden volledig, gelijkwaardig, zuiver, transparant en reproduceerbaar geanalyseerd en beoordeeld, op basis van alleen de eisen en wensen in offerteaanvraag (eventueel aangevuld met de Nota van Inlichtingen). De beoordeling wordt in matrixvorm afgezet tegen alle specifiek opgestelde gunningcriteria (gewogen en integraal). Hieruit blijkt welke aanbieding het beste scoort. De beste aanbieding uit deze beoordeling heeft de eerste voorkeur voor gunning van de opdracht. Voor aanbestedingen waarbij de UAR niet van toepassing wordt verklaard, zoals bij enkelvoudige aanbestedingen is onderhandeling na inschrijving over het algemeen nuttig en noodzakelijk. Onderhandelingen in de UAR procedure zijn alleen toegestaan en noodzakelijk indien de waarde van de laagste inschrijving hoger is dan de begroting. Bij een Europese procedure zijn onderhandelingen over het algemeen niet toegestaan

19 6.4. Evaluatie inkoopprocedure Na het doorlopen van de inkoopprocedure wordt de gevolgde procedure geëvalueerd. De voor verbetering vatbare punten die hieruit naar voren komen of andere nieuwe kennis worden centraal geregistreerd, zodat deze zaken bij een volgende procedure verbeterd kunnen worden

20 7. ALGEMEEN 7.1. Behoeftebepaling Om de door de gemeente vastgestelde programma- en productdoelen te realiseren ontstaan er in de organisatie op allerlei terreinen behoeften. Behoeften kunnen ingevuld worden door werkzaamheden zelf uit te voeren of door producten, diensten van externe partijen te betrekken of werken door externe partijen uit te laten voeren. Een inkooptraject is dan het directe gevolg van de behoefte van de gemeente. De budgethouder dient telkens kritisch te kijken naar de vertaling van een behoefte naar een inkooptraject. Een goede probleemanalyse is van groot belang. Er dient een afweging gemaakt te worden tussen het zelf uitvoeren en het uitbesteden aan derden (make or buy). Deze afweging is gebaseerd op beleidsmatige, strategische, productinhoudelijke, organisatorische, risicomatige en financiële overwegingen. Dit is een dynamisch proces waarbij de afwegingen in de loop van de tijd kunnen wijzigen door bijvoorbeeld destijds de invoering van het BTW - compensatie fonds (inkoop wordt relatief goedkoper dan zelf uitvoeren) of door gewijzigd beleid of veranderde marktomstandigheden. Bij het besluit voor het van derden betrekken of het door derden uit te laten voeren van zaken moet de behoeftebepaling zo nauwkeurig (is iets anders als gedetailleerd) mogelijk ingevuld worden. De behoeftebepaling moet daarom vooral functioneel en eindresultaatgericht zijn. Het is hier niet van belang welke oplossing gekozen wordt, maar vooral aan welke voorwaarden de oplossing moet voldoen. Dit vormt een kwalitatief juiste basis voor de start van een effectief inkoop- of aanbestedingstraject Taakverdeling en inkoopteams De inkoop van producten, diensten en werken zijn primair een verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouders. Zij hebben een taakstelling voor de realisatie van het product. Om de besteding van middelen tijdens de verschillende inkoop- en aanbestedingsprocessen doelmatig en efficiënt te laten verlopen, kunnen budgethouders specialistisch ondersteund worden. Deze ondersteuning kan o.a. bestaan uit vakmatige, inkooptechnische, bedrijfseconomische of juridische ondersteuning. Voor het realiseren van resultaatgerichte inkoop- en aanbestedingtrajecten is de taakverdeling bij de inkoop- en aanbestedingsprocessen van de verschillende disciplines in de organisatie uitdrukkelijk bepaald. In grote lijnen is het de primaire taak voor de betreffende budgethouder om conform de gemeentelijke regelingen te bepalen wat er ingekocht wordt en is het de primaire taak van team inkoop te bepalen bij wie en hoe er ingekocht wordt. Het team inkoop wordt minimaal gevormd door een vakinhoudelijk deskundige van de gemeente zelf en een controlerende persoon. Deze kunnen indien nodig ondersteund worden door een extern vakinhoudelijk deskundige en/of een inkoopadviseur. Bij een groot gedeelte van het totale proces ondersteunen zij elkaar echter over en weer, waardoor de kwaliteit van het inkoopproces op een hoger plan komt en de integriteit beter gewaarborgd wordt. De taakverdeling tussen de budgethouder enerzijds en team inkoop anderzijds bij de verschillende fasen van de inkoop- en aanbestedingsprocessen is vastgelegd in de bijlage. Bij de inkoop van de grotere leveringen, diensten en werken (categorie D) wordt sterk aanbevolen de verschillende disciplines in de vorm van een multidisciplinair, projectmatig werkend, inkoopteam het inkoopproces te laten doorlopen. De verschillende disciplines voegen in het inkoopteam ieder hun eigen deskundigheid toe. Het is van belang het inkoopteam al te laten functioneren in de specificatiefase. Na het afsluiten van het contract kan het betreffende inkoopteam opgeheven worden. Voor de regeling van bevoegdheden van functionarissen wordt hier verwezen naar de geldende mandaatregeling en/of budgetregeling van de gemeente