De ouderenadviesraad als schakel in het lokaal ouderenbeleid

Transcriptie

1

2

3 HANDLEIDING OUDERENADVIESRADEN De ouderenadviesraad als schakel in het lokaal ouderenbeleid PROVINCIE ANTWERPEN

4 De handleiding De ouderenadviesraad als schakel in het lokale ouderenbeleid is een oorspronkelijke uitgave van de provincie West-Vlaanderen, die de andere provincies toestemming verleende om grote delen van de teksten te gebruiken voor haar eigen uitgave. Deze handleiding wordt nu door de provincie Antwerpen een eerste maal uitgegeven in opdracht van de deputatie en gerealiseerd in samenwerking met de provinciale ouderenadviesraad en de Wakkere Burger vzw. Inhoudelijke uitwerking en coördinatie dienst welzijn en gezondheid provincie Antwerpen Vormgeving Toon Van Wambeke in opdracht van Communicatiegroep Artoos, Kampenhout Drukwerk Drukkerij Artoos Verantwoordelijke uitgever Leen Dries, directeur dienst Welzijn en Gezondheid 2

5 INHOUD Voorwoord Inleiding 1. Over inspraak en participatie 1.1. Voordelen van inspraak en participatie 1.2. Inspraak in het beleidsproces 2. Over gemeentelijke adviesraden 3. Over de taken van een ouderenadviesraad 4. Over het juridisch kader voor ouderenadviesraden 4.1. Het nieuwe Vlaamse gemeentedecreet 4.2. Het decreet Inclusief ouderenbeleid 4.3. Nieuwe inspraakformules uit het gemeentedecreet 4.4. Toegang tot bestuursinformatie 4.5. Nieuwe beleidslogica: beleids- en beheerscyclus en planlastvermindering Over de samenstelling van een ouderenadviesraad 5.1. Afgevaardigden uit de verenigingen 5.2. Geïnteresseerde, niet-georganiseerde burgers 5.3. Professionele actoren 5.4. Politieke mandatarissen 5.5. De ambtenaar Over structuren en organisatievormen 6.1. De klassieke adviesraad 6.2. Werkgroepen Over het opbouwen van sterke adviezen 8. Over het formuleren van adviezen 9. Over statuten, huishoudelijk reglement en afsprakennota 9.1. Statuten 9.2. Huishoudelijk reglement 9.3. Afsprakennota Over een planmatige aanpak Inspelen op de meerjarenplanning Planmatig tijdens de beleidsperiode

6 11. Over de relatie met andere actoren De relatie met het lokaal bestuur De relatie met andere adviesraden, centrumraden, De relatie met het verenigingsleven De relatie met de bevolking 12. Over het motiveren en ondersteunen van leden Aantrekken van nieuwe leden Het motiveren van leden 13. Over vrijwilligerswerk Omschrijving van vrijwilligerswerk Toepassingsgebied Mag iedereen vrijwilligerswerk doen? Aansprakelijkheid en verzekeringsplicht Informatieplicht Vergoedingen Over de evaluatie van de werking van de ouderenadviesraad Voorbeelden Overzicht van aandachtspunten De politieke context: hoe werkt mijn gemeente? Over de lokale politiek 15.2 Van vraagstuk tot beslissing Bijlagen 1. Gemeentedecreet 2. Decreet inclusief ouderenbeleid 3. Decreet lokaal sociaal beleid 4. Inzage in bestuursdocumenten 5. Model van afsprakennota lokaal bestuur-ouderenadviesraad 6. Voorbeeldstatuut voor de gemeentelijke ouderenadviesraden 7. Zijn wij een goede adviesraad -test 8. Sjabloon en voorbeeld van een advies Nuttige organisaties 75 Webwijzer 77 4

7 VOORWOORD leid. Zij zijn bevoorrechte partners die hun ervaring, deskundigheid en tijd beschikbaar kunnen stellen bij de ontwikkeling van het ouderenbeleid. In onze provincie hebben 62 van de 69 gemeenten een ouderenadviesraad. Via de contacten met de lokale ouderenadvies raden is gebleken dat deze raden nood hebben aan een leidraad om de werking van het adviesorgaan te verbeteren en de deskundigheid inzake adviesverlening te verhogen. De Handleiding ouderenadviesraden De ouderenadviesraad als schakel in het lokaal ouderenbeleid is een handig instrument dat in eerste instantie bedoeld is voor het bestuur en de leden van de ouderenadviesraad. Daarnaast is de publicatie ook gericht aan de ambtenaar ouderenbeleid, de ouderenconsulent, de schepen voor ouderenbeleid en de OCMW-voorzitter. Zij kunnen de handleiding gebruiken om mee hun schouders te zetten Ouderen moeten een rol kunnen spelen bij de ontwikkeling van een lokaal, provinciaal en Vlaams ouderenbe onder een optimaal en inspraakgericht ouderenbeleid. De handleiding telt vijftien hoofdstukken die gaan van de samenstelling van een ouderenadviesraad tot de evaluatie van de werking ervan. Wij spreken graag onze waardering uit aan allen die meewerkten aan de realisatie van deze handleiding. De inbreng van de Provinciale OuderenadviesRaad, de Werkgroep communicatie en De Wakkere Burger was van onschatbare waarde. Wij hopen dat deze handleiding een praktische gids mag zijn voor alle lokale ouderenadviesraden! Peter Bellens Guy Braet Gedeputeerde voor welzijn en gezondheid Voorzitter Provinciale Ouderenadviesraad 5

8

9 INLEIDING Ouderen hebben in onze samenleving een aantal interessante troeven in handen om door te wegen op de beleidsontwikkeling - ook op gemeentelijk vlak. In harde cijfers uitgedrukt, is een kwart van de kiezers nu al ouder dan 65 jaar. Sterker nog, een derde van het kiezerspubliek is gepensioneerd. Ouderenorganisaties wijzen op hun grote achterban. Maar de beleidsparticipatie van oudere medeburgers is uiteraard geen kwestie van cijfers alleen. Voor de nabije toekomst wordt een stijging voorspeld van het potentieel voor inspraak en beleidsparticipatie van ouderen. De jonge senioren (en de toekomstige senioren) maken deel uit van de babyboomers. Deze generatie wordt in onderzoek omschreven als relatief goed opgeleid, welvarend, gezond en met heel wat vrije tijd. Voor een deel gaat het ook om de protestgeneratie die politiek actiever en mondiger zou zijn. Maar ook deze sociologische vaststelling verklaart niet alles. Inspraak, beleidsparticipatie en invloed blijven in de praktijk vooral mensenwerk. Je moet eerst en vooral actieve en geëngageerde mensen vinden. Kennis, ervaring en deskundigheid spelen een belangrijke rol. Dat geldt ook voor gemeentelijke ouderenadviesraden. Precies daarom deze handleiding waarin adviesraden handige tips en uitleg terugvinden om hun werking te optimaliseren. Nieuwe adviesraden vinden hier informatie over de opmaak van statuten en de werving van leden. Bestaande raden vinden in deze uitgave concrete formules om hun werking door te lichten en eventueel een nieuwe start te nemen. Er worden inspirerende tips aangereikt om sterkere adviezen te formuleren, leden te blijven motiveren en nieuwe werkmethodieken te introduceren. Iedere ouderenadviesraad vindt in deze praktische handleiding zeker een aantal werk- of verbeterpunten terug. Opgelet! Deze handleiding is echter geen blauwdruk met pasklare oplossingen voor alle mogelijke probleemsituaties. We formuleren ook geen absolute richtlijnen die men moet volgen. We geven wel een aantal inspirerende suggesties en mogelijkheden om oplossingen uit te dokteren op maat van uw adviesraad. Met deze handleiding kan je dus zelf aan de slag om plaatselijk het ouderenbeleid mee te ondersteunen als adviesorgaan. In deze handleiding wordt consequent de term ouderenadviesraad gebruikt. Een reden daarvoor is dat deze term ook gehanteerd wordt in de meest recente decreten inzake de stimulering van een inclusief Vlaams ouderenbeleid en de beleidsparticipatie van ouderen (2004 en vervangen in 2012). Een andere reden voor deze keuze is de nadruk die het woord ouderen-advies-raad legt op de hoofdopdracht van deze adviesraden: voorstellen doen ter verbetering van het plaatselijke ouderenbeleid. Want ook voor lokale raden die zich seniorenraad of iets anders noemen, is dat de échte uitdaging. 7

10

11 Over inspraak en participatie Voordelen van inspraak en participatie Waarom maken we werk van burgerparticipatie? Waarom investeren we tijd en energie in een adviesraad? Je hoort verschillende antwoorden op deze vraag. Omdat het goed is voor de democratie, zeggen sommigen. De bevolking kan zo ook zijn stem laten horen tussen twee verkiezingen in. En ook doelgroepen (zoals ouderen) die misschien minder toegang hebben tot de politieke macht, krijgen zo ook een stem in de beslissingen van het gemeentebestuur. Dat is op zijn minst een eerbaar principieel uitgangspunt. Omdat het gewoonweg moet, is een ander motief. Inderdaad, een aantal Vlaamse regels verplichten de lokale overheid om de bevolking te betrekken bij bepaalde beslissingen via hoorzittingen of adviesraden. Voor ouderenadviesraden is het echter niet van moeten : Ouderenadviesraden zijn niet algemeen verplicht en ze vormen ook geen voorwaarde voor Vlaamse subsidies. Hun bestaansrecht moeten ze dus zelf afdwingen. En dat kan. Zeker wanneer ze rekening houden met volgende pragmatische argumenten voor participatie. Omdat de ideeën van betrokken inwoners een meerwaarde betekenen voor het lokale beleid, is dan een belangrijk argument. Inspraak en participatie kan ook een positieve stimulans betekenen voor een beter lokaal beleid. Zo hebben ouderen heel wat (ervarings)-deskundigheid over onveilige oversteekplaatsen voor voetgangers en fietsers, over welke groepen van ouderen risico lopen op vereenzaming, over de werking van ouderenvereniging, De specifieke gevoeligheden van bepaalde bevolkingsgroepen komen sneller aan de oppervlakte ook zaken die de beleidsmakers zelf minder goed aanvoelen. Zo komt inspraak en participatie de kwaliteit van beslissingen ten goede. Omdat goed overleg met de burger zorgt voor minder weerstand en meer draagvlak in de besluitvorming, is een ander pluspunt. Een argument waar politici niet ongevoelig voor zijn. Denk aan de mogelijke effecten van een nieuw gebruikersreglement voor gemeentelijke infrastructuur of allerlei verbodsbepalingen. Wanneer nieuwe regels op voorhand goed zijn besproken met alle verenigingen, komen eventuele bezwaren en problemen op tafel voor de regels van kracht zijn. Wanneer een bestuur goed overlegt en daarbij duidelijk aangeeft waarom een bepaalde keuze of beslissing is genomen, vergroot ook het maatschappelijk draagvlak voor deze keuzes. Resultaat: Een betere aanvaarding van de beslissing van het gemeentebestuur. Welke lessen moeten ouderenadviesraden daaruit trekken? Om echt invloed en impact te hebben, houden adviesraden best rekening met volgende formule: Q x D Q staat voor kwaliteit van adviezen: Onderbouw je voorstellen dus met stevige argumenten, cijfers, Bereid adviezen voor door voldoende informatie te vergaren en door deskundig denkwerk. De inhoudelijke meerwaarde van de voorstellen moet beleidsmakers overtuigen van het serieux van je ouderenadviesraad. D staat voor draagvlak en brede en diverse betrokkenheid bij adviezen: Zorg voor een brede samenstelling van de adviesraad. Betrek bepaalde doelgroepen, verenigingen of deskundigen indien nodig tijdelijk in een werkgroep? Bevraag de betrokkenen. Maak je adviesraad en adviezen breed bekend. Een voorstel waar veel mensen achter staan, kunnen beleidsmakers maar moeilijk negeren. Onderbouwde en gedragen beleidsvoorstellen vormen de succesfactor voor adviesraden! 9

12

13 Over gemeentelijke adviesraden 2 Wij leven in een democratie waarin de bevolking via het algemeen stemrecht een stem heeft in de (lokale) politiek. Wij duiden gemeenteraadsleden aan die de opinies en belangen vertolken van de verschillende groepen in onze samenleving. In onze vertegenwoordigingsdemocratie blijken adviesraden toch een waardevolle aanvulling; net als hoorzittingen en andere vormen van inspraak. Sinds de jaren 60 worden onze lokale besturen voortdurend geconfronteerd met nieuwe uitdagingen. Onze moderne en complexe samenleving vereist snelle antwoorden voor kwesties als aangepaste huisvesting, mobiliteit, ruimtelijke ordening, zorg en welzijn. Ook de inwoners zelf ontwikkelden nieuwe verwachtingen tegenover hun lokaal bestuur. Ze vragen boeiende culturele activiteiten, bescherming van natuurgebieden, degelijke sportinfrastructuur. Resultaat: de vraag om betrokkenheid en invloed van de bevolking werd alsmaar groter. En dat geldt zeker voor de gemeentebesturen. De gemeente was en is toch het meest levensnabije bestuursniveau, waar de burger nog enig vat heeft op het beleid en misschien belangrijker - waar een politiek dossier vaak erg concrete consequenties heeft voor buurten of individuen. op de een of de andere manier mee te denken over het plaatselijk beleid en maatschappelijk leven. In grote lijnen vallen drie types van adviesraden te onderscheiden: de territoriale adviesorganen (zoals wijkraden en deelgemeentelijke raden) de thematische adviesorganen (zoals milieu-, cultuur- en sportraden) de categoriale adviesorganen (zoals ouderenadviesraden of jeugdraden) Wanneer we spreken over participatie van ouderen spelen de ouderenadviesraden natuurlijk een belangrijke rol. Niet alleen blijken vele senioren een groot belang te hechten aan het bestaan van een eigen adviesraad, het overgrote deel van de Vlaamse gemeenten heeft ook een apart adviesorgaan voor de ouderen. In het midden van de jaren 90 had ongeveer 60 procent van de Vlaamse gemeenten een ouderenadviesraad. Ondertussen is dat aantal opgelopen tot meer dan 80 procent. Tegen deze achtergrond ontstonden de eerste gemeentelijke adviesraden. In eerste instantie ging het om raden uit de culturele sfeer, zoals de cultuurraden en jeugdraden. Zij waren een antwoord op nieuwe verwachtingen rond nieuwe vormen van vrijetijdsbesteding. Deze culturele raden ontstonden vaak op initiatief van het sociaal-culturele verenigingsleven met het oog op betere samenwerking en overleg tussen de verenigingen en voor het opzetten van gemeenschappelijke activiteiten. Opgelet: op zich garandeert de aanwezigheid van een ouderenadviesraad natuurlijk nog geen volwaardige inspraak en participatie van ouderen. Om over échte inspraak te spreken, moeten deze adviesraden natuurlijk ook knelpunten signaleren en inhoudelijke suggesties doen aan het gemeentebestuur. Zonder adviezen kan een adviesraad onmogelijk een participatie-raad zijn. Sinds de jaren 70 ontstonden in bijna alle gemeenten ook adviesraden voor andere beleidsdomeinen. De sportraden waren het forum voor de sportclubs. Milieuraden ijverden voor een beter gemeentelijk natuurbeleid. Er ontstonden jeugdraden, welzijnsraden, adviesorganen voor ruimtelijke ordening, wijk- en dorpsraden. Zo ontwikkelde zich in de voorbije 30 jaar een uitgebreid adviesradenlandschap in de 308 gemeenten van het Vlaams Gewest. Geschat wordt dat in Vlaanderen tot gemeentelijke adviesraden actief zijn. Dat betekent ook dat enkele tienduizenden burgers zich engageren om 11

14

15

16

17 Over het juridisch kader voor ouderenadviesraden 4 Wanneer we in onze gemeente écht werk willen maken van een goed functionerende ouderenadviesraad, moeten we natuurlijk een duidelijk beeld hebben van onze rechten en plichten als adviesorgaan. De algemene regels voor de samenstelling en werking van adviesraden worden opgesomd in het nieuw Gemeentedecreet. Dat decreet is van kracht sinds 1 januari Daarnaast bestaat er nog een specifiek decreet uit 2004 over het ouderenbeleid. Daarin staan ook enkele bepalingen over de lokale ouderenadviesraden. De teksten van deze decreten zijn als bijlage 1 opgenomen in deze publicatie Het nieuw Vlaams Gemeentedecreet Het Gemeentedecreet legt de grote lijnen vast van de politieke en administratieve organisatie van de 308 gemeenten in het Vlaams Gewest. Dit decreet regelt de werking van de gemeenteraad en het schepencollege, de gemeentefinanciën en de organisatie van de gemeentediensten. Het bevat ook een hoofdstuk over de participatie van de burger en adviesraden. Wat zegt het gemeentedecreet over de werking en organisatie van de gemeentelijke advies- en overlegstructuren? Alleen de gemeenteraad kan overgaan tot de organisatie van raden en overlegstructuren die tot opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur te adviseren. wordt gevolgd door het gemeentebestuur. De gemeenteraad waakt erover dat de nodige werkingsmiddelen ter beschikking gesteld worden van de raden voor de vervulling van de adviesopdracht. Het kan hier naast financiële middelen ook gaan over administratieve en logistieke ondersteuning. De gemeenteraadsleden ontvangen alle verslagen en einddocumenten van de advies- en overlegstructuren. Het gemeentedecreet wil de gemeenteraad meer betrekken bij de adviesraden. Dat is logisch: De rechtstreeks verkozen gemeenteraad vormt de democratische basis van ons lokale politieke systeem. Gemeenteraadsleden vinden in de meningen en voorstellen van de verschillende adviesraden natuurlijk nuttige informatie voor eigen initiatieven. Strikt juridisch heeft de gemeenteraad dus het laatste woord, maar in de praktijk streven we best naar een situatie waarbij de organisatie van de adviesraden gebeurt in samenspraak met de betrokken adviesorganen én met respect natuurlijk voor de bestaande wettelijke regels. Leden van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen kunnen op geen enkele manier stemgerechtigd lid zijn van een adviesraad. De gemeenteraad legt de voorwaarden vast voor de representativiteit en regelt de samenstelling, de werkwijze en de procedures van de hier bedoelde raden en overlegstructuren. De gemeenteraad heeft dus het laatste woord over deze zaken. Het kan dus interessant zijn om bvb. met de schepen een overleg te hebben over wat de verwachtingen zijn van de werking, samenstelling en structuur van de ouderenadviesraad. De gemeenteraad moet uitdrukkelijk vastleggen op welke manier het gemeentebestuur zal meedelen welk gevolg aan een bepaald advies is gegeven. Dit punt verwijst naar de terechte vraag van vele adviesraden om de reden te kennen waarom een advies (al dan niet gedeeltelijk) niet Het is in feite niet meer dan logisch dat politici weinig of geen invloed mogen hebben tijdens gesprekken in een adviesraad. Het is veel correcter om de adviestaak over te laten aan burgers en deskundigen want de beleidsverantwoordelijken nemen uiteindelijk de eindbeslissing. Anders krijg je al snel een spelletje adviseer jezelf! Betekent dat nu dat een schepen absoluut geen plaats heeft binnen de werking van de raden? Toch wel. Idealiter speelt een aanwezige politicus de rol van informatiebron en luisterend oor in een adviesraad. De bevoegde schepen kan dus wel als waarnemer aanwezig zijn op bijeenkomsten van de adviesraad. 15

18 Over het juridisch kader voor ouderenadviesraden Let trouwens op voor de positie van OCMWmandatarissen. Het gemeentedecreet rept geen woord over de plaats van leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Adviesraden (zoals ouderenadviesraden) die wel eens welzijnsmateries bespreken, denken best even na voor ze OCMWraadsleden opnemen. Anders spelen OCMWmandatarissen misschien ook een dubbelrol: adviseren en beslissen. Regel dat indien nodig in de statuten. Ten hoogste twee derde van de leden van een adviesraad mogen van hetzelfde geslacht zijn. Anders kan deze adviesraad geen rechtsgeldige adviezen uitbrengen. Op deze regel bestaat geen uitzondering. Een Vlaamse omzendbrief verduidelijkte wel dat in beginsel alleen de formeel goedgekeurde samenstelling telt. Toevallige afwezigheden van mannen of vrouwen op een bepaalde vergadering maakt een advies niet ongeldig. Bij definitieve vervangingen (bij ontslag, ) moet deze regel wel in acht worden genomen. Test jezelf Voldoet jouw ouderenadviesraad aan al deze bepalingen? Wat moeten we intern nog even bespreken? 4.2. Het decreet Inclusief ouderenbeleid In een decreet over lokaal ouderenbeleid uit 2004 waren gemeentelijke adviesraden opgenomen als voorwaarde voor Vlaamse subsidies. Uitvoeringsbesluit en bijhorende subsidies kwamen er evenwel niet, dus ook de aanmoediging om een ouderenadviesraad op te richten bleef dode letter. Niet getreurd: het aantal lokale ouderenadviesraden steeg ondanks alles: 9 op 10 gemeenten heeft een adviesraad voor ouderen. Het decreet uit 2004 is ondertussen vervangen. Sinds 2013 is een nieuw decreet houdende de stimulering van een inclusief Vlaams ouderenbeleid en de beleidsparticipatie van ouderen in voege (zie bijlage 2). De ambities zijn niet min: de toegang garanderen van ouderen tot de economische, sociale en culturele grondrechten, discriminatie en sociale uitsluiting op basis van leeftijd voorkomen en de beleidsparticipatie van ouderen mogelijk maken en versterken. Dat zal de nodige initiatieven vereisen. Op lokaal vlak ziet het decreet daarbij een rol weggelegd voor in de eerste plaats de gemeente, het OCMW en, in voorkomend geval, de lokale ouderenraad. De passage in voorkomend geval is belangrijk. De Vlaamse Regering stimuleert wel alle actoren op het lokale niveau om de inspraak van ouderen in het beleid te realiseren, maar legt geen verplichte oprichting van ouderenadviesraden op. Dat is niet onlogisch voor wie recente Vlaamse regelgeving volgt. Het Vlaamse beleid wil de lokale besturen zo weinig mogelijk betuttelen. Vlaanderen geeft wel doelstellingen aan (hier: participatie versterken), maar verplicht zo weinig mogelijk concrete werkwijzen (hier: adviesraden). De Vlaamse overheid zal wel een of meerdere organisaties ondersteunen die de lokale participatie via ouderen kunnen ondersteunen. SAMENGEVAT 16 Ouderenadviesraden kunnen hun werking en samenstelling tamelijk vrij organiseren. Er moet wel goed overleg zijn over de samenwerking en communicatie met het lokaal bestuur. Niet alleen maken goede afspraken ook goede vrienden, in beginsel kan het gemeentebestuur ook eigen eisen stellen over de samenstelling en werking van adviesorganen. Vergeet natuurlijk ook zelf niet te letten op een diverse samenstelling met voldoende vrouwen en mannen. Zorg ook dat adviezen en verslagen beschikbaar zijn voor gemeenteraadsleden.

19 4.3. Nieuwe inspraakformules uit het Gemeentedecreet De invoering van het Gemeentedecreet heeft zoals gezegd consequenties voor de gemeentelijke adviesorganen. Het Gemeentedecreet voert daarnaast nog twee nieuwe inspraakformules in die nuttig kunnen zijn voor adviesraden. Zo geeft het Gemeentedecreet iedereen het recht om verzoekschriften - door een of meer personen ondertekend - in te dienen bij de gemeenteraad. Indien dat opportuun geacht wordt, kunnen ook adviesraden van deze mogelijkheid gebruik maken. Het moet natuurlijk wel gaan om verzoekschriften met betrekking tot een bevoegdheid van de gemeente. Waar hebben de indieners gegarandeerd recht op? De verzoeker kan worden gehoord door de gemeenteraad of een gemeenteraadscommissie en de gemeenteraad moet hem of haar een gemotiveerd antwoord bezorgen binnen de drie maanden na de indiening van het verzoekschrift. Naast het verzoekschrift voert het Gemeentedecreet ook de voorstellen van de burger in. Deze nogal cryptische titel verwijst naar de mogelijkheid om als burger een punt toe te voegen aan de agenda van de gemeenteraad. Alle inwoners (maar ook adviesraden) kunnen dus verzoeken om voorstellen en vragen over de gemeentelijke beleidsvoering en dienstverlening op de agenda van de gemeenteraad in te schrijven en om deze agendapunten te komen toelichten in de gemeenteraad. Daarvoor moeten de initiatiefnemers wel een paar honderd handtekeningen verzamelen. Het aantal is afhankelijk van de grootte van de gemeente (1 tot 2 procent van de bevolking ouder dan 16) Toegang tot bestuursinformatie Inspraak zonder inzicht leidt tot uitspraak zonder uitzicht. Wie zijn mening wil geven over het beleid, is bij voorkeur goed op de hoogte van het dossier in kwestie. Adviesraden hebben dus actuele overheidsinformatie nodig. In de praktijk zal de bevoegde schepen of de begeleidende ambtenaar deze informatie aanreiken, maar wat doe je als het gemeentebestuur bewust informatie achterhoudt? De wetgeving inzake openbaarheid van bestuur garandeert deze toegang tot informatie. Een aanvraag voor inzage, kopie en/of uitleg doe je altijd schriftelijk: per (gewone) brief, fax of . Of je overhandigt de aanvraag persoonlijk. Je vermeldt zo duidelijk mogelijk het onderwerp (indien mogelijk zelfs de bestuursdocumenten in kwestie) en de vorm waarin je de informatie bij voorkeur wil ontvangen. Bezorg de aanvraag aan de juiste dienst of aan de communicatie-ambtenaar van gemeente of OCMW. Je moet ook even geduld hebben. Afhankelijk van de situatie kan de procedure 30 of 45 dagen duren Opgelet: openbaarheid is dan wel de norm en beslotenheid de uitzondering, toch is het inzagerecht niet absoluut. Er bestaan juridische uitzonderingen om bijvoorbeeld de privacy, auteursrechten of de nationale veiligheid te beschermen. Wanneer het gemeentebestuur het verzoek tot inzage afwijst en je bent het daarmee niet eens, bestaat er wel een beroepsprocedure op Vlaams niveau. De eindbeslissing over de openbaarmaking ligt dan niet bij het lokaal bestuur in kwestie. Meer info vind je op 17

20 Over het juridisch kader voor ouderenadviesraden 4.5. Nieuwe beleidslogica: Beleids- en beheerscyclus en Planlastvermindering De start van de beleidsperiode betekende een grote uitdaging voor de lokale besturen. De Vlaamse Regering keurde op 25 juni 2010 immers een besluit goed over de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (BBC). Daarmee zijn nieuwe regels voor het budget, de boekhouding en de jaarrekening het meerjarenplan van de lokale besturen en provincies. Het besluit is dan ook erg ingrijpend voor de wijze waarop gemeenten, OCMW s en provincies hun beleid voorbereiden, budgetteren, uitvoeren, opvolgen en evalueren. BBC gaat alleszins over veel meer dan een nieuw boekhoudsysteem. Deze nieuwe beleidslogica daagt de gemeentebesturen net uit om eerst goed na te denken over de inhoud van beleidskeuzes. Een sterkere koppeling van inhoudelijke uitdagingen en de financiën is net belangrijke vernieuwing van BBC. vele gemeenten dwingen tot besparingen in personeel, investeringen en dienstverlening. Volgens het Gemeentedecreet gebeurt deze meerjarenplanning met betrokkenheid van de bevolking. Hoe deze inspraak vorm moet krijgen is niet duidelijk. De rol van ouderenadviesraden evenmin. Idealiter gebruikt het lokaal bestuur de ervaringsdeskundigheid van deze adviesraden. SAMENGEVAT De nieuw-verkozen lokale bestuurders bepalen in hun eerste werkingsjaar wat hun beleidsprioriteiten zullen zijn voor deze beleidsperiode in een eengemaakt meerjarenplan. In heel wat gemeenten zal al voor de zomer van dat jaar heel wat zijn beslist. Adviesraden bereiden zich best tijdig voor op deze oefening. Daarover volgt meer info in het hoofdstuk over planmatig werken. De BBC-vernieuwing verankert, naast het principe van strategische planning, ook het principe van een integrale aanpak. Men moet op zoek naar verbanden tussen de verschillende beleidsdomeinen, zoals ouderen, cultuur, mobiliteit, Concreet: In 2013, het eerste jaar van de beleidsperiode, zullen alle gemeenten en OCMW s een integraal, strategisch meerjarenplan moeten opmaken. In dat integrale plan worden de krijtlijnen vastgelegd voor alle beleidsdomeinen. Het decreet inzake Planlastvermindering schaft immers de meeste sectorale beleidsplannen af. De Vlaamse steden en gemeenten kennen dus geen aparte beleidsplannen meer voor o.a. lokaal sociaal beleid, cultuur- en sportbeleid, jeugd, Minder plannen en rapporten schrijven moet de administratieve werklast van de gemeenten verminderen. De Vlaamse (impuls-) subsidies die volgden uit bvb. een lokaal cultuur- en sportbeleidsplan zullen de gemeenten nu aanvragen via het integrale meerjarenplan. 18 Dit meerjarenplan legt dus de krachtlijnen (en daaraan verbonden middelen) vast van het beleid van 2014 tot en met 2019, het planningsjaar van de volgende beleidsperiode. Deze krachtlijnen worden dan omgezet in de jaarlijkse actieplannen en budgetten is dus een cruciaal jaar voor ouderenadviesraden. Dat geldt zeker in deze financieel moeilijke tijden, die

21

22 Over de samenstelling van een ouderenadviesraad 20 Ter informatie: meer en meer adviesraden verbinden geen extra subsidies meer aan de aanwezigheid op de vergaderingen van de afgevaardigden van verenigingen. Deze beslissing is minder vreemd dan sommigen denken. Als een ouderenadviesraad van adviseren zijn hoofdtaak wil maken, dan is iedereen daarbij overbodig die alleen komt voor subsidies (of het puntensysteem ). Een slagkrachtig adviesorgaan heeft vooral deskundigheid en motivatie nodig Geïnteresseerde, niet georganiseerde burgers Vele adviesraden bestaan bijna uitsluitend uit vertegenwoordigers van het verenigingsleven. Zij vertegenwoordigen een achterban, dus zijn zij de ideale spreekbuis voor brede lagen van de bevolking, of in dit geval, van een groot deel van de ouderen in de gemeente. Dat is op zich waar, maar we moeten deze zaken ook enigszins relativeren. De meeste leden van de ouderenverenigingen zijn vooral betrokken bij andere activiteiten zoals recreatie en belangenbehartiging en veel minder bij de voorbereiding van adviezen. Daarnaast bestaat er een groeiende groep van mensen die niet aangesloten zijn bij de verenigingen. Bovendien bestaat het risico dat adviesraden, die uitsluitend bestaan uit vertegenwoordigers van verenigingen, hun werkveld al snel zullen beperken tot de vragen en belangen van dat verenigingsleven. Zij zoeken dan ondersteuning voor hun activiteitenaanbod. Voor het adviseren over het ouderenbeleid in de gemeente is een bredere kijk nodig. Daarom kan het interessant zijn om niet-georganiseerde leden, met een zekere interesse en deskundigheid, op te nemen in de ouderenadviesraad. Zij hebben vaak een frisse kijk op de zaak. In de gemeente zijn trouwens meer en meer (jong-) gepensioneerden terug te vinden die door hun scholing en professionele ervaring een sterke inhoudelijke meerwaarde kunnen betekenen. Het is bijna onmogelijk om veel te weten over de verschillende (vaak complexe) onderdelen van het ouderenbeleid. Daarom kan het handig zijn dat we actief op zoek gaan naar gemotiveerde mensen met een bepaalde voorkennis als aanvulling op de ervaringsdeskundigheid binnen het verenigingsleven. Want opgelet: per definitie zijn de niet-georganiseerde burgers moeilijker te bereiken dan de vertegenwoordigers uit het verenigingsleven. Een ouderenvereniging kan je eenvoudig bereiken via een brief aan de voorzitter of secretaris. Een interessante en geïnteresseerde persoon moeten we als adviesraad eerst zelf ontdekken en hem daarna aanspreken. Dat vereist een actieve inspanning, waarover later meer. Bovendien zou het ook niet erg democratisch zijn om bepaalde personen uit te sluiten van het lidmaatschap omdat ze geen actief lid zijn van een vereniging Professionele actoren In heel wat adviesraden zetelen ook mensen die op een professionele manier betrokken zijn bij het thema of een doelgroep van deze raad. In een ouderenadviesraad gaat het dan bijvoorbeeld om een afgevaardigde uit de ouderenzorg, een onderzoeker of een vormingswerker. Zij kunnen met hun beroepservaring ook een inhoudelijke meerwaarde betekenen. Deze mensen worden aangesproken op hun deskundigheid. Zoek dan ook naar de persoon met de grootste deskundigheid en motivatie en nodig niemand uit louter op basis van zijn functie. Een diensthoofd of verpleegkundige is even goed geplaatst om mee te werken als de directeur van een voorziening. We stellen wel vast dat deze beroepskrachten (net als sommige deskundige burgers) niet altijd even snel geneigd zijn om een permanent engagement op te nemen in een ouderenadviesraad. Vaak hebben ze drukke bezigheden. Daarom zijn er meerdere manieren om de kennis en ervaring van deze mensen aan te boren. We kunnen professionelen een duidelijke plaats geven in de statuten van de ouderenadviesraad door voor hen een plek te reserveren als permanent lid (al dan niet stemgerechtigd), of we kunnen voor de optie gaan om deze mensen alleen op de meest nuttige momenten uit te nodigen, door bijvoorbeeld jaarlijks een open adviesraad rond één thema te organiseren waarvoor specifiek ook beroepskrachten worden aangesproken en gemotiveerd, of door jaarlijks een bijeenkomst van de adviesraad te organiseren met alle beroepskrachten, door beroepskrachten te betrekken bij een tijdelijke thematische werkgroep, Opmerking: Wanneer een ouderenadviesraad in zijn statuten een strikte leeftijdsgrens hanteert voor alle leden (bv. mi-

23 nimum 60 jaar), sluit die raad het lidmaatschap uit van bepaalde beroepskrachten. Een aanpassing lijkt dan onontbeerlijk Politieke mandatarissen Politieke verantwoordelijken namen (en nemen) vaak een prominente plaats in in de werking van een adviesraad. Vroeger zat de bevoegde schepen zelfs vaak zijn adviesraad voor. Dat idee is ondertussen (gelukkig) voorbijgestreefd. Leden van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen kunnen immers geen stemgerechtigd lid meer zijn in een gemeentelijke adviesraad. Zoals gezegd laat het nieuwe Gemeentedecreet dat niet langer toe. Op zich is dat ook logisch. De lokale mandatarissen nemen immers in ons lokale politieke systeem de eindbeslissingen. Hun inhoudelijke invloed blijft dus best beperkt in het adviesproces. Anders zouden zij zichzelf adviseren, wat natuurlijk geen inhoudelijke meerwaarde oplevert. Het zijn de ouderen en de deskundigen die het ouderenbeleid mee vorm moeten geven. Is de aanwezigheid van politici in een ouderenadviesraad wenselijk? Zeker, de aanwezigheid van bijvoorbeeld de schepen voor ouderenbeleid heeft een aantal duidelijke voordelen. De ouderenadviesraden krijgen op die manier een vlotte toegang tot beleidsinformatie en blijven op de hoogte van relevante evoluties. De raden weten zo wie ze moeten aanspreken, aan wie adviezen moeten bezorgd worden, wat de haalbaarheid is van bepaalde voorstellen enz. Heel wat adviesraden voelen de aanwezigheid van de bevoegde schepen ook aan als een vorm van erkenning. Ze voelen zich gesteund door de schepen. Dat geeft hun adviezen wat meer politiek gewicht. Toch bestaan er ook enkele mogelijke nadelen wanneer politieke mandatarissen te nadrukkelijk aanwezig zijn: kan tot wantrouwen leiden bij andere plaatselijke politici. Een onafhankelijke positie is belangrijk. Een ouderenadviesraad is vaak met heel verschillende thema s bezig: wonen, zorg, sport en recreatie, mobiliteit enz. Het kan belangrijk zijn om occasioneel een beroep te doen op de aanwezigheid van een andere schepen die terzake bevoegd is. Een brede kijk is nodig. Ook gedrukte documenten, plannen en eigen onderzoek zijn nuttig basismateriaal voor goed onderbouwde adviezen. Voor een ouderenadviesraad zijn welzijns- en zorgthema s ongetwijfeld belangrijke aandachtspunten. Vaak zijn deze thema s het werkterrein van de OCMW s. Ouderenadviesraden moeten dus ook stilstaan bij de rol en de positie van OCMW-mandatarissen. Kunnen zij zomaar stemgerechtigd lid zijn? We kunnen vastleggen dat beleidsverantwoordelijken uit het plaatselijke OCMW geen stemgerechtigd lid kunnen zijn van de ouderenadviesraad. Zeker nu het gemeentedecreet de banden tussen gemeente en OCMW meer en meer aanhaalt is een gelijke behandeling tussen bv. de schepen voor ouderenbeleid en de OCMW-voorzitter zeker verdedigbaar. Op een aantal plaatsen is dat trouwens dezelfde persoon. We herhalen wel dat het gemeentedecreet de aanwezigheid van OCMW-mandatarissen niet verbiedt. Sta ook eens stil bij de vorm waarin de contacten met de lokale politici worden gegoten. Moet de bevoegde schepen altijd aanwezig zijn? Moet hij de volledige vergadering uitzitten? Of bevordert een tijdelijke niet-aanwezigheid openheid in de interne discussie? Misschien kiezen we beter voor een regelmatig beleidsoverleg met politieke sleutelfiguren, bv. een regelmatig contact met de OCMW-voorzitter of de schepen. Politici hebben vaak een groot overwicht in voorkennis over een bepaald dossier. Ze kennen de werking van de gemeente door en door en zijn getrainde vergadertijgers. Het gevaar is dan zeker niet denkbeeldig dat zij het debat (bewust of onbewust) in een bepaalde richting sturen. Een te sterke associatie van de ouderenadviesraad met de politieke kleur van de bevoegde schepen, SAMENGEVAT Goede contacten met beleidsmakers uit het gemeentebestuur en het OCMW betekenen in het algemeen een meerwaarde voor ouderenadviesraden. Zorg alleen voor garanties dat zij niet de sturende kracht van de adviesraad worden, want dat is de taak van de ouderen zelf. 21

24 Over de samenstelling van een ouderenadviesraad 5.5. De ambtenaar De ondersteunende ambtenaar speelt een sleutelrol binnen de meeste ouderenadviesraden. Deze ambtenaar (van gemeente of OCMW) is vaak een bron van actuele informatie. Hij of zij zorgt voor de continuïteit in de werking en verzorgt een aantal ondersteunende secretariaatstaken: vastleggen van een vergaderruimte, verzenden van de uitnodiging, het opmaken van de verslagen. Is het wel zo logisch dat een ambtenaar al deze opdrachten op zich neemt? In feite niet, vaak spelen hier oude gewoontes mee. Soms kan het de moeite waard zijn om deze tradities even in vraag te stellen. Welke taakinvulling kunnen we wel verwachten van de begeleidende ambtenaar? Een inhoudelijke bijdrage. De ambtenaar is een bron van overheidsinformatie, geeft toelichting bij soms complexe dossiers. Hij of zij probeert daarbij zo min mogelijk sturend of beïnvloedend op te treden. SAMENGEVAT Ambtenaren hebben een neutrale, ondersteunende houding bij de inhoudsbepaling van adviezen. Test jezelf Zijn wij als ouderenadviesraad tevreden over onze samenstelling? Welke doelgroepen die aanwezig zijn in onze gemeente, vinden we niet terug in de ouderenadviesraad? Zijn bv. alle deelgemeenten en woonkernen vertegenwoordigd? Zitten er mensen uit rusthuizen en dienstencentra in onze raad? Kan de ouderenadviesraad rekenen op jonggepensioneerden? Wie bereiken we niet en moeten we misschien apart bevragen of tijdelijk betrekken bij een werkgroep? Kortom, welke stemmen horen we niet of nauwelijks tijdens de gesprekken binnen de adviesraad? Een procesmatige ondersteuning. De ambtenaar kan letten op de voortgang van bepaalde beleidsdossiers. Hij of zij kan verbeteringen aan de vergaderstijl of alternatieve werkvormen suggereren. Verslaggeving: de ambtenaar kan instaan voor de accurate verslaggeving van de bijeenkomsten (al kan ook een vrijwilliger deze taak opnemen). 22 De begeleidende ambtenaar speelt op een heel aantal plaatsen ook een hoofdrol bij het formuleren van adviezen. In een aantal adviesraden houdt hij of zij vaak alleen de pen vast wanneer een advies wordt uitgeschreven. Dat is in feite een onmogelijke situatie. Zo wordt de ambtenaar immers de auteur van het advies dat hij aan het gemeentebestuur overmaakt. Dat bestuur zal diezelfde persoon dan vragen om een gemotiveerd antwoord op zijn eigen werkstuk te formuleren. En wanneer in dat dossier een eindbeslissing valt, is de ambtenaar betrokken partij bij de uitvoering. We voelen allemaal aan dat deze constructie niet klopt. De leden van de adviesraad zijn verantwoordelijk voor de inhoud en de onderbouw van de adviezen. De rol van de ambtenaar blijft best beperkt tot enige praktische hulp voor een correcte formulering.

25 Over structuren en organisatievormen 6 Naast de samenstelling heeft ook de structuur van de ouderenadviesraad invloed op de kwaliteit van het adviseren. Er bestaan heel wat organisatievormen voor adviesraden, maar er bestaat in feite geen enkele toverformule die van elke raad snel een superadviesraad zal maken. Elke structuur kent zo zijn voor- en nadelen De klassieke adviesraad In de praktijk bestaan de meeste ouderenadviesraden uit een algemene vergadering en een dagelijks bestuur. Op papier draagt de algemene vergadering de meeste verantwoordelijkheden, maar in de realiteit vormt het dagelijks bestuur het zwaartepunt van de adviesraad. In de statuten van de meeste raden is de adviesfunctie een taak voor de algemene vergadering, terwijl in de praktijk de adviezen bijna uitsluitend worden uitgewerkt door de bestuursleden en de begeleidende ambtenaar. Al verloopt dat natuurlijk niet overal op deze manier Werkgroepen een oplossing vormen. Er kan zo diepgaander gewerkt worden door een groepje gespecialiseerde mensen. Op vele plaatsen slaagt de Algemene Vergadering er niet in om zijn adviestaak waar te maken. Het orgaan is vaak te log en te omvangrijk en vergadert niet regelmatig genoeg om echt een klankbord te zijn voor het gemeentebestuur. Een mogelijke remedie bij deze diagnose bestaat er uit om de adviesfunctie onder te brengen in een werkgroep. Een ander voordeel van deze werkwijze is de flexibiliteit. Werkgroepen kunnen worden opgericht (en ontbonden) volgens de behoeften en vragen van het moment. Een tijdelijk en themagericht overlegforum is ook veel aantrekkelijker voor externe experts of bevoorrechte getuigen. Een aantal mensen die geen belangstelling hebben voor een permanent lidmaatschap van een adviesraad, zullen zich sneller engageren om voor een bepaalde periode mee te werken aan één specifiek vraagstuk. In de meeste adviesraden met een klassieke structuur (Algemene Vergadering en Dagelijks Bestuur) komt veel werk telkens in dezelfde handen terecht. Een spreiding van taken door het verwijzen van deelproblemen naar themagerichte werkgroepen kan dan Werken met tijdelijke of ad-hocwerkgroepen kan een handig middel zijn om prioritaire onderwerpen of onderdelen van een beleidsplan verder uit te diepen. Alhoewel werkgroepen absoluut een handig instrument zijn voor een meer dynamische werking, werkt TIPS Er moet een goede taakverdeling worden vastgelegd in de statuten. Waarvoor is de algemene vergadering bevoegd? Wat zijn de taken van het bestuursorgaan? Bepaal ook wie bevoegd is voor taken die niet expliciet zijn vastgelegd in de statuten van de ouderenadviesraad. Dat kan heel wat wrevel voorkomen. Als het dagelijks bestuur het echte zwaartepunt van de adviesraad is, spreekt het voor zich dat alle doelgroepen daar een stem moeten hebben. Bewaar dus de nodige evenwichten qua samenstelling. Het dagelijks bestuur mag (als effectieve adviesverlener) tegelijkertijd ook niet te veel leden tellen om efficiënt te kunnen overleggen. Probeer de algemene vergadering toch zoveel mogelijk te betrekken bij de advieswerking. De vertegenwoordigers van verenigingen kunnen de ideale kanalen zijn om signalen vanuit de basis op te vangen en door te sturen. Introduceer nieuwe werkvormen tijdens de bijeenkomsten van de algemene vergadering. Meestal is deze vergadering te talrijk om tot een zinvolle discussie te komen. Splits de aanwezigen eens op in kleine denkgroepjes tijdens een vergadering. Dat geeft al snel een heel andere beleving en zorgt voor meer betrokkenheid. 23

26 Over structuren en organisatievormen het contraproductief om te veel werkgroepen op te starten. Een adviesraad mag geen log en onbeheersbaar geheel worden. Een adviesraad moet overzichtelijk en werkbaar blijven. Er moet dus aandacht zijn voor: de opname in de statuten van een duidelijke regeling inzake werkgroepen, de afbakening van de taken en bevoegdheden van de werkgroepen, de coördinatie van de verschillende werkgroepen door dagelijks bestuur en/of algemene vergadering, de bijsturing van de werking van de werkgroepen door dagelijks bestuur en/of algemene vergadering. Kortom, de goede communicatie tussen werkgroep en adviesraad moet bewaakt worden. 24

27 Over het opbouwen van sterke adviezen 7 Goede voorstellen vereisen een grondige voorbereiding. Om tot onderbouwde adviezen te komen die op een brede consensus kunnen rekenen, is een goede vergaderstrategie nodig. Wat zijn dan de belangrijke tussenstappen op weg naar een goed advies. Stap 1 Verkennen Een ouderenadviesraad moet goed weten hoe het vraagstuk dat besproken wordt in elkaar zit. Wat is het probleem? Met welke randvoorwaarden moeten we rekening houden? Een verkennende informatieronde is een noodzakelijke eerste stap om een realistisch beeld te krijgen van de krijtlijnen waarbinnen de adviesraad kan werken. Volgende vragen moeten gesteld worden: Veel informatie vinden we terug in overheidsdocumenten. Maar wat doen we wanneer een gemeentebestuur ons geen inzage wil verlenen? Dan kunnen we een beroep doen op het inzagerecht zoals voorzien in de regelgeving inzake openbaarheid van bestuur. Dit moet schriftelijk gebeuren. De procedure vind je als bijlage. Wat zijn de precieze knelpunten? Hoe groot is de behoefte? Heel wat informatie is ongetwijfeld beschikbaar in dossiers of rapporten. In een aantal gevallen zal de adviesraad zelf op onderzoek moeten trekken: Voorbeeld: via een bevraging: Hoeveel ouderen benutten de gemeentelijke website voor informatie? Wat zijn de financiële mogelijkheden van de gemeente? Wat is het juridische kader? Wat zijn bv. de normen qua ruimtelijke ordening bij de bouw van een petanquebaan? Wat zijn de politieke en inhoudelijke beperkingen? Wat zegt het strategische meerjarenplan? Wat is onbespreekbaar volgens de lokale overheid? Wat is de timing waarbinnen de beslissing moet vallen? TIP Adviesraden hoeven niet te wachten op een vraag om advies, maar moeten zelf sneller behoeftes onderzoeken, prioriteiten stellen en spontaan advies geven. Maak een volledige inventaris van deze randvoorwaarden. Dat bevordert de realiteitszin van het overleg en voorkomt ontgoochelingen nadien. Start het échte denkwerk pas wanneer alle basisinformatie beschikbaar is! Stap 2 Documenteren en onderzoeken Dit is één van de belangrijkste stappen in de voorbereiding van een advies. Uitgebreid opzoekingswerk zorgt voor een stevige onderbouw van een advies. Een goede onderbouw met sterke argumenten zorgt er voor dat adviezen sneller worden gevolgd door het gemeentebestuur. Sterke en objectieve argumenten leveren onze ouderenadviesraad meer invloed op. via een verkeerstelling: Hoeveel wagens rijden er op het spitsuur door de woonwijk? via een wandeling: Waar ontbreken er zitbanken in onze gemeente? Je kan natuurlijk ook informatie inwinnen bij externe deskundigen of bevoorrechte getuigen. TIP Start een tijdelijk werkgroepje op voor dat onderzoekswerk waaraan eventueel ook buitenstaanders kunnen meewerken. Durf deskundige buitenstaanders te benaderen rond bepaalde adviezen. Advies verlenen vergt veel expertise en deskundige adviezen hebben meer effect. Stap 3 Alternatieven bekijken Welke verschillende oplossingen bestaan er? Vaak bestaan er naast een goed idee nog enkele andere betere ideeën. Tijdens vergaderingen bestaat vaak de neiging om de eerste goede suggestie onmiddellijk concreet uit te werken. Snel één oplossing op tafel leggen lijkt een efficiënte vergaderstijl, maar is dat zeker niet. Misschien hadden andere aanwezigen nog een beter plan. We moeten het vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten bekijken. Zo krijgen we een veel gedetailleerder en genuanceerder beeld op de zaak. En waarschijnlijk ook een betere oplossing. TIP Hou een brainstorm of een rondje-van-de-tafel waarbij iedereen een eigen oplossing kan suggereren zonder dat deze onmiddellijk beoordeeld wordt. Of 25

28 Over het opbouwen van sterke adviezen laat aparte groepen elk vanuit hun positie knelpunten en/of oplossingen signaleren. Zo verzamelen we extra informatie om gezamenlijk te bespreken. Stap 4 Oplossingen afwegen Wat zijn onze uitgangspunten bij de speurtocht naar de meest wenselijke oplossing? Een adviesraad heeft nood aan een duidelijk beeld op de wenselijke evoluties binnen de plaatselijke samenleving. Soms liggen de prioriteiten al min of meer vast in een beleidsplan. Of heeft een ouderenaviesraad bij voorbaat vastgelegd voor welke doelgroepen een speciale inspanning nodig is. Zo komen we tot een langetermijnvisie waaraan we verschillende oplossingen kunnen aftoetsen Welk alternatief is nu de beste keuze? Wat schrijven we in ons advies? Belangrijk is om een genuanceerde discussie te hebben waarbij waardevolle elementen uit diverse voorstellen leiden tot één coherent voorstel. Een strijd voor of tegen bepaalde alternatieven wordt best vermeden. Stemmen voor of tegen bepaalde opties doen we best ook alleen in noodgevallen. Stap 5 Formuleren van adviezen (zie volgend hoofdstuk) Stap 6 Uitvoering van adviezen opvolgen Stopt de opdracht van een ouderenadviesraad bij het verzenden van het afgewerkte advies? Natuurlijk niet! We volgen best nauwgezet op wat het gemeentebestuur doet met onze voorstellen. Krijgen we een duidelijk antwoord op ons advies? Wordt het advies gevolgd en uitgevoerd? Gebeurt deze uitvoering volledig en tijdig? Of legt de gemeente het advies naast zich neer? En bestaat daarvoor dan wel een gegronde reden? TIP Plaats de opvolging van adviezen systematisch op de agenda van komende vergaderingen - ofwel tot ze zijn gerealiseerd, ofwel tot het gemeentebestuur aangeeft ze niet te volgen. We houden bij het afwegen van verschillende mogelijkheden best rekening met het idee van het algemeen belang. Een beslissing die slechts een bepaald gedeelte van de bevolking helpt, is in feite geen goede maatregel. De schaarse (financiële) middelen van de gemeente zijn er immers voor alle lagen van de lokale bevolking: voor ouderen, maar ook voor jongeren enzovoort. Een adviesraad gericht op één bevolkingsgroep vergeet best niet om zo n brede kijk te ontwikkelen. Wanneer de vorige stappen goed werden uitgevoerd, leert de ervaring dat een goede, samenhangende oplossing meestal vlot uit de bus komt. Soms zijn de individuele belangen (die steeds aanwezig zijn) zo scherp tegengesteld dat ook de beste procedure niet leidt tot een standpunt dat iedereen bevredigt. Dan kunnen afwijkende opinies mee worden opgenomen in het uiteindelijke advies. TIP Zorg dat iedereen duidelijk aanvoelt wat de consequenties zijn van de verschillende oplossingen voor een eindbeslissing wordt vastgelegd. 26

29 Over het formuleren van adviezen 8 In welke vorm spelen we onze adviezen door aan het gemeentebestuur? Dat is een interessante vraag, want niet alleen de kwaliteit van het voorbereidende denkwerk, maar ook de manier waarop we adviezen aan het gemeentebestuur overmaken, is van belang. Uiteindelijk willen we met onze raadgevingen toch enig gewicht in de politieke weegschaal werpen. Een aantal gemeenten werkt met vaste sjablonen waarin adviezen worden ingevuld. Wat tot nu toe ook de gewoonte was, er bestaan een aantal formele elementen die een betere uitstraling geven aan een advies. Adviseren gebeurt het best schriftelijk, al kan een mondelinge toelichting natuurlijk een waardevolle aanvulling zijn. Een advies is vaak het resultaat van een overlegtraject dat we moeilijk in al zijn nuances op papier kunnen samenvatten. Elk advies vormt ook een apart document. Een ouderenadviesraad zou tijdens één vergadering twee adviezen kunnen uitbrengen. Schrijf ze uit in twee briefadviezen. Dat is heel wat duidelijker dan een dubbeladvies en zeker toegankelijker dan een voorstel dat ergens half verborgen in een verslag is genoteerd. In een dergelijk advies hebben we aandacht voor volgende elementen: Begin het advies met een korte beschrijving van het vraagstuk en leg uit waarom de overheid actie moet ondernemen, bv. omdat het probleem de werking van het verenigingsleven overstijgt. Presenteer eventueel de verschillende oplossingen die leven in de adviesraad. Geef dus indien nodig ook het minderheidsstandpunt (met hun argumenten) weer. Geef eventueel aan welke externe deskundigen bij het denkwerk betrokken werden. Hun inbreng versterkt de geloofwaardigheid van het advieswerk, terwijl de betrokkenheid van burgers en verenigingen dan weer wijst op een breed draagvlak. Adviezen worden ook meegedeeld aan de gemeenteraad en dus niet alleen aan de bevoegde schepen. Dat is niet alleen wenselijk vanuit democratisch oogpunt, maar dat is ook een verplichting uit het Gemeentedecreet. SAMENGEVAT Zorg ervoor dat de adviezen van de ouderenadviesraad degelijkheid uitstralen. Sterk geargumenteerde adviezen geven een positief imago aan de adviesraad. Test jezelf Laten we teruggrijpen naar onze laatste adviezen en deze aftoetsen aan bovenstaande richtlijnen. Is er ruimte voor verbetering? Zou dat een positief effect hebben op de resultaten van de ouderenadviesraad? Of bestaan er goede redenen om soms af te wijken van deze raadgevingen? Op basis van deze informatie kunnen we zelf een korte checklist maken met de belangrijkste criteria waaraan toekomstige adviezen moeten voldoen. Een ouderenadviesraad moet geen keuzes maken tussen twee mogelijkheden of strekkingen. Twee opinies betekent in feite extra informatie voor de gemeentebestuurders. Uiteindelijk hebben zij als enigen het democratische mandaat om politieke keuzes te maken. Onderbouw het advies. Geef duidelijke argumenten. Zeg dus niet alleen wat je wil, maar ook waarom de adviesraad al dan niet een positief advies geeft of een bepaalde voorkeur heeft. Zoals gezegd geeft duidelijke en objectieve informatie geloofwaardigheid aan een advies. Zo wordt het sneller ernstig genomen. 27

30 Over het formuleren van adviezen Sjabloon van een advies Hoofding: met datum en eventueel ook nummering per advies (bvb. 03/03/2013: advies 2013/002) met een treffende titel die onmiddellijk de inhoud van het advies kort weergeeft (bv. Ouderenadviesraad vraagt inrichting kiesbureau in woon- en zorgcentrum ) Dit moet de opvolging van adviezen eenvoudiger maken. Inleiding / Situering: Argumentatie en onderbouw met een duidelijke opsomming van alle relevante argumenten waarom de ouderenadviesraad gekozen heeft voor dit specifiek beleidsadvies gebruik vooral neutrale, objectieve gegevens en vermijd slogans of meningen. Met (eventueel) een vermelding van de redenen waarom alternatieven of andere oplossingen niet werden weerhouden door de ouderenadviesraad. Dit moet het advies inhoudelijk stutten zodat het overtuigend overkomt. met een beknopte situatieschets die de nodige achtergrondinformatie biedt, met (eventueel) antwoord op de vraag waarom de lokale overheid dringend moet ingrijpen. Dit moet het mogelijk maken dat iedereen, ook een buitenstaander vlot de inhoud van het advies en de achtergronden kan begrijpen. Stappen naar het advies met (indien van toepassing) een korte beschrijving van de manier waarop het advies werd uitgewerkt (bv. Is er een thematische werkgroep actief geweest? Heeft de raad een werkbezoek gebracht aan een goed praktijkvoorbeeld?...), Advies met een kernachtige weergave van de concrete vraag of voorstel gebruik misschien een kader of een opvallend lettertype om de kern van het document goed te laten opvallen, (indien van toepassing) kan na het eigenlijke advies nog het minderheidsstandpunt met zijn eigen argumenten worden toegevoegd. Zie bijlagen 3 en 4 voor een uitgewerkt voorstel van een advies en een sjabloon voor het opstellen van een advies. met (indien van toepassing) een korte opsomming van welke mensen of groepen speciaal werden betrokken bij het advies (bv. Werden er deskundigen of ambtenaren uitgenodigd door de raad om de kwestie toe te lichten? Werden er groepen of wijken bevraagd? Zaten er specialisten mee rond de tafel in een werkgroep?). Dit moet het serieux van het advieswerk onderstrepen. 28

31 Over de samenstelling van een ouderenadviesraad 9 Goede afspraken maken goede vrienden. Dat geldt ook voor gemeentelijke ouderenadviesraden. Deze afspraken over de interne keuken worden gewoonlijk vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement. Ook de afspraken over communicatie en de samenwerking met het gemeentebestuur worden best goed geregeld. Dat is nodig om wrevel tussen adviesorgaan en gemeentebestuur te vermijden. Voorbeelden van deze documenten zijn terug te vinden als bijlage Statuten de procedure om de raad samen te roepen (termijn, schriftelijk); de vormvereisten voor de vergadering (voorzitterschap, aanwezigheidsquorum, stemprocedures); de procedure voor ontslag en opname van leden (quorum, meerderheid, vertegenwoordigers en deskundigen); de procedure voor wijziging van de statuten (quorum, meerderheid); Wat zetten we in onze statuten? In deze grondwet van de adviesraad omschrijven we in feite het wezen en het doel van de adviesraad. Het gaat dan in de eerste plaats over: de doelstellingen (adviesopdracht, informatievergadering, signaalfunctie, overleg en samenwerking); de samenstelling en structuur (voorwaarden voor lidmaatschap, rol van ambtenaar en politici, intern organigram); de erkenning door de gemeente (erkenningsprocedure, onderlinge afspraken, ondersteuning). Deze afspraken en regels hebben een duurzaam karakter. In de praktijk kunnen ze meestal alleen met een speciale procedure en meerderheden worden aangepast. Dat is logisch: in de statuten staan de grondbeginselen van de raad zoals die zijn aanvaard door de gemeenteraad. TIP Zorg voor statuten die voldoende werkingsvrijheid laten. Neem zo weinig mogelijk details of exacte aantallen op in de statuten. Deze concrete details worden best geregeld in een huishoudelijk reglement Huishoudelijk reglement Welk nut hebben huishoudelijke reglementen? In tegenstelling tot de statuten zijn huishoudelijke reglementen meestal eenvoudiger aan te passen. Een huishoudelijk reglement bevat dan ook de afspraken over de dagdagelijkse werking: de procedure voor de aanstelling van bestuurders (verkiezing, aantal, functies). Het gaat hier duidelijk meer om praktische regels, die concrete informatie geven en van belang kunnen zijn bij onenigheid of patstellingen. TIP - Laat deze reglementen uitwerken door een klein werkgroepje. Niet alle leden zijn even geïnteresseerd in deze procedurekwesties. Baseer je op modellen die je onder andere op het internet kan vinden. Natuurlijk zonder deze blind te kopiëren! 9.3. Afsprakennota Hoe pakken we het uitwerken van een afsprakennota aan? Dat vereist alleszins een precies inzicht in wat het gemeentebestuur van zijn adviesraden verwacht en vice versa. Samenspraak over de wederzijdse verwachtingen is dus noodzakelijk. Vaak zijn de gemeentelijke beleidsverantwoordelijken niet echt onder de indruk van de inhoudelijke kwaliteit van de adviezen. Anderzijds vinden een heel aantal raden dat het gemeentebestuur maar weinig aandacht schenkt aan hun voorstellen. In die gevallen is de afsprakennota misschien wel de hefboom om tot betere communicatie en dus tot beter advieswerk te komen! Aandachtspunten: Het gemeentebestuur betrekt de adviesraad bij de beleidsontwikkeling en vraagt advies over de relevante thema s. 29

32 Over de samenstelling van een ouderenadviesraad Het gemeentebestuur bevordert de betrokkenheid bij andere inspraakinitiatieven. De raad verleent tijdig een degelijk en onderbouwd advies op vraag van het bestuur. De raad verleent spontaan advies of signaleert knelpunten wanneer dat nodig blijkt. De raad werkt eerst en vooral aan de prioritaire doelen. De raad wordt door het gemeentebestuur op de hoogte gehouden van actuele beleidsthema s. Het gemeentebestuur bezorgt de nodige achtergrondinformatie aan de raad (+ concrete procedure). De raad kan bijkomende informatie vragen (+ procedure, openbaarheidsregels). Termijnen voor vragen en antwoorden, adviezen. Hoe wordt een advies geformuleerd en gecommuniceerd? Op welke manier geeft het gemeentebestuur antwoord op een advies? Is er een motivatieplicht? Contact met gemeenteraad (+ concrete procedure)? Contact met OCMW (+ concrete procedure)? Openbaarheid, zichtbaarheid van de raad. Belangrijk bij dit alles is om niet alleen de principes te benoemen, maar ook om concrete procedures vast te leggen. Wie ontvangt de documenten of informatie? Hoe onderhouden we het contact? En vergeet niet: het overleg om tot een afsprakennota te komen is waarschijnlijk even nuttig als het einddocument zelf! TIP Organiseer regelmatig (bv. jaarlijks) een overleg tussen een delegatie van de adviesraad en gemeentebestuur over de onderlinge samenwerking. Zo n overleg met de schepen schept duidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen. Het gaat dan niet over inhoud, maar over de werking zelf. Zo n gesprek bereid je in de groep goed voor door ook zelf even aandacht te hebben voor de eigen manier van werken (evaluatie). Test jezelf Overloop de verschillende documenten van de raad (eventueel in een werkgroepje). Zijn ze nog up-to-date? Waar kunnen ze verbeterd worden? Nood aan inspiratie? Er bestaan vele modellen en sjablonen. Let wel op: wat werkt of goed is voor de ene raad of gemeente, is dat daarom niet voor de andere! Ga dus niet blind kopiëren, maar maak een document op maat van de eigen ouderenraad. Het kan ook zinvol zijn deze oefening samen uit te voeren met de andere adviesraden in de gemeente, kwestie van allemaal dezelfde rechten en plichten te hebben. Regelmatig overleg en evaluatie van de samenwerking tussen raad en bestuur. Op welke financiële, administratieve en logistieke steun kan de raad rekenen? Wijzigingsprocedure van de afsprakennota. 30

33 Over een planmatige aanpak 10 Er bestaat veel inspraak bij planningsintiatieven, maar we missen soms planning bij inspraakinitiatieven. Dat geldt ook voor de meeste adviesraden. Nu gemeentebesturen steeds meer gebruik maken van langetermijnsplannen, kunnen ook adviesraden enige aandacht geven aan het plannen van hun werking Inspelen op de meerjarenplanning Vanaf de gemeentelijke beleidsperiode zullen onze lokale besturen nog meer inzetten op strategische meerjarenplanning. Een nieuw Vlaams decreet over de beleids- en beheerscyclus (of BBC) wijzigt ingrijpend de manier waarop gemeenten (en OCMW s) functioneren. De BBC is meer dan alleen een nieuw boekhoudsysteem of meerjarenbegroting. Ook de inhoudelijke prioriteiten en de richting van beleidsdoelstellingen worden beschreven in het plan: Welke resultaten wil ons gemeentebestuur realiseren? Daarvoor zullen de lokale besturen in 2013 één integraal meerjarenplan uitwerken. Dat wil zeggen: één plan voor alle beleidsdomeinen samen, want de meeste sectorale beleidsplannen verdwijnen immers. Zo betekent 2013 het einde van de aparte plannen voor bv. het lokale cultuur-, sporten sociaal beleid. De Vlaamse overheid wil op die manier de planlast verminderen voor de gemeenten. Gemeenten zullen hun Vlaamse subsidies voor deze domeinen aanvragen via het eengemaakte of integrale meerjarenplan. Voor een aantal prioriteiten van de Vlaamse overheid bestaan trouwens nog extra impulssubsidies, maar specifieke prioriteiten voor ouderen bepaalde de Vlaamse overheid (vooralsnog) niet. Welke plaats hebben ouderenadviesraden nu in dat planningsproces? Ze moeten alleszins kort op de bal spelen, want het meerjarenplan wordt geschreven in de loop van Verder heeft elke gemeente zo zijn eigen aanpak. Niet onlogisch: alle gemeenten hebben een verschillende grootte, bevolkingsamenstelling, De ene gemeente zal meer inspraak organiseren dan de andere. Al dan niet met een nauwe betrokkenheid van de plaatselijke adviesraden. Maar let op: start op tijd. De grote lijnen van de doelstellingen en acties zullen tegen de zomer waarschijnlijk al grotendeels vastliggen. TIP Neem in het begin van de beleidsperiode contact op met de bevoegde schepen. Ga na hoe de ouderenadviesraad een inbreng kan doen. Welke timing zal gevolgd worden? Waarover kan nog gepraat worden? Welke krijtlijnen liggen al vast? Maak duidelijke werkafspraken om een aantal voorstellen te doen met meerwaarde voor het ouderenbeleid. De adviesraad kan een rol spelen: in de fase waarin de huidige situatie wordt geëvalueerd, bv. door zelf een sterkte-zwakte analyse te maken van het ouderenbeleid; in de fase van de uitwerking van de strategische en operationele doelen, bv. door prioriteiten en concrete acties te suggereren; op momenten van burgerinspraak in het proces, bv. door zelf een inhoudelijke inbreng te doen of door de senioren te mobiliseren voor inspraakmomenten; Ouderenadviesraden hebben in de toekomst dus alle belang bij een tijdige en goede voorbereiding van deze meerjarenplanning. Waarom niet zelf een memorandum of prioriteitenlijst schrijven in het laatste jaar van een beleidsperiode? Ouderenadviesraden, eventueel aangevuld met buitenstaanders, kunnen een evaluatie- en denkmoment organiseren over knelpunten, behoeften en voorstellen van de ouderen(verenigingen) in de gemeente: wat verwachten de ouderen van hun nieuwe gemeentebestuur? Welke doelgroepen verdienen extra aandacht? Een brainstorm over deze vraag en een diepgaandere denkoefening over de belangrijkste aandachtspunten is een erg nuttige activiteit voor wie als ouderenadviesraad wil wegen op het beleid van de toekomst. Het geeft weer wat de visie is van de raad. TIP Werk tijdig aan onderbouwde beleidsvoorstellen voor het nieuwe bestuur. Wie in het laatste jaar van de beleidsperiode ruim voor de lokale verkiezingen klaar is met zijn prioriteitenlijst, kan ze als inspiratie voor de verkiezingsprogramma s al bezorgen aan de verschillende politieke fracties. Alleszins vormt dit lijstje de basis voor inspraak in het beleidsplanningsproces dat later volgt. 31

34 Over een planmatige aanpak Planmatig tijdens de beleidsperiode Een ouderenadviesraad kan niet alleen inspiratie leveren voor het meerjarenplan, maar ook aan jaarplannen en concrete acties een bijdrage leveren. Maar opgelet: vandaag is de werking van adviesraden sterk afhankelijk van het ritme van het lokale beleid. Al te vaak formuleren adviesraden pas een advies wanneer het gemeentebestuur dat vraagt - bijna altijd vlak voor de uiteindelijke beslissing. Maar kan er dan nog veel worden bijgestuurd? Het kan bijzonder zinvol zijn om, samen met de bevoegde beleidsmakers, na te kijken of er geen specifieke vraagstukken zijn die op een bepaald moment actueel zullen zijn: welk dossier komt op welk moment op de politieke agenda? De ouderenadviesraad kan dan inspelen op deze kwestie. Bijvoorbeeld: een bepaalde kwestie wordt besproken tijdens een vergadering. De vertegenwoordigers van ouderenverenigingen trekken daarna met de conclusies en overgebleven vragen naar het bestuur van hun vereniging. De opmerkingen van deze bestuursleden is dan voeding voor een volgende vergadering. Misschien is het wel nuttig om een tijdelijke werkgroep samen te stellen met geïnteresseerde en deskundige leden. Het einddoel is om op tijd een goed doordacht en breed gedragen advies te formuleren. SAMENGEVAT Neem als adviesorgaan meer vaker het initiatief. Geef spontaan advies. Startpunt daarbij is een werkoverleg met de beleidsmakers: Hoe kan je meewerken aan het meerjarenplan? Wat zijn de concrete ingrepen die het gemeentebestuur in de toekomst voorziet. Kies in overleg een aantal interessante zaken en bereid die goed voor. TIP In het najaar keurt de gemeenteraad steeds de budgetten goed voor het volgende jaar. Ouderenadviesraden met een goed voorstel, maar met een zeker kostenplaatje, presenteren hun ideeën best voor de zomer. Daarna zijn vaak de beleidskeuzes al gemaakt. 32

35 Over de relatie met andere actoren 11 Een ouderenadviesraad is geen geïsoleerd orgaan in de gemeente. De raad is niet alleen een belangrijk onderdeel van het netwerk van seniorenverenigingen, instellingen en diensten. De ouderenadviesraad is ook een belangrijk aanspreekpunt voor het gemeentebestuur en het OCMW De relatie met het lokaal bestuur Het gemeentebestuur en het OCMW zijn belangrijke partners voor de ouderenadviesraad. Zij richten deze adviesorganen op of erkennen ze. Ze vragen om advies. Maar er bestaan vaak spanningen en wrijvingen tussen adviesraden en het lokaal bestuur, bv. omdat adviezen zonder enige uitleg niet worden gevolgd. In deze publicatie hebben we een heel aantal elementen opgesomd die kunnen bijdragen tot een goede relatie tussen ouderenadviesraad en de beleidsmakers, waarvan de belangrijkste zijn: goed onderbouwde adviezen, goede afspraken over samenwerking en communicatie (afsprakennota), regelmatige evaluatie van de samenwerking en onderling overleg. de onderlinge uitwisseling van verslagen, de afvaardiging van vertegenwoordigers naar andere adviesraden, de organisatie van een regelmatig overlegmoment tussen de verschillende raden, de oprichting van een koepelstructuur voor de lokale adviesorganen voor overleg, afstemming en samenwerking. Afhankelijk van de lokale situatie, schenkt de ouderenadviesraad best even aandacht aan zijn relatie met bewonersraden en centrumraden. Hun doelgroep zijn ook ouderen, maar hun werking heeft geen directe band met het gemeentelijk beleid. Leven in deze raden dezelfde aandachtspunten als in de ouderenadviesraad? Bestaat er een nood aan uitwisseling van informatie en/of samenwerking? Deze vorm van samenwerking kan eventueel vorm krijgen in de afsprakennota waarvan sprake is in het decreet Ouderenbeleid uit 2004 waarin de inspraakprocedures worden vastgelegd tussen het lokaal bestuur en de ouderen, instellingen en initiatieven en adviesraden De relatie met het verenigingsleven Van de gemeentelijke mandatarissen mag openheid en politieke bereidheid worden verwacht om de adviesraad te betrekken bij de beleidsontwikkeling en uitvoering. De beleidsverantwoordelijken moeten het belang van een adviesraad erkennen, anders heeft deze vorm van participatie weinig kans tot slagen. Goede communicatie en vlotte toegang tot overheidsinformatie zijn nog andere voorwaarden voor goed advieswerk De relatie met andere adviesraden, centrumraden De ouderenadviesraad is niet de enige adviesraad in de gemeente. Denken we maar aan de cultuurraad, de sportraad, de milieuraad, de raad voor personen met een handicap. Het werkterrein van de ouderenadviesraad overlapt regelmatig de terreinen waarop deze andere raden actief zijn. Ouderen doen immers ook aan cultuur, sport en recreatie. Deze adviesraden zouden minimaal een zekere mate van informatiedoorstroming met andere adviesraden moeten realiseren, bv. door: De ouderenadviesraad bestaat voor een groot deel uit vertegenwoordigers van het verenigingsleven. Een duidelijke taakverdeling tussen de twee is wenselijk. Een ouderenadviesraad heeft als doel advies te verstrekken aan het gemeentebestuur en het OCMW. De verenigingen organiseren vooral activiteiten voor de eigen leden. Op het eerste zicht, bestaat er geen overlapping. Toch zijn afspraken nodig. Zo organiseren bijna alle ouderenadviesraden ook eigen activiteiten, dus kan concurrentie ontstaan met het verenigingsleven. Een adviesorgaan zou zijn energie niet moeten steken in het opzetten van gelijkaardige activiteiten. Een ouderenadviesraad kan wel: grote activiteiten opzetten die de draagkracht van individuele verenigingen overstijgen, activiteiten opzetten die een leemte opvullen in de gemeente omdat de verenigingen er geen belangstelling voor tonen. 33

36 Over de relatie met andere actoren 34 Anderzijds stappen sommige verenigingen en organisaties soms rechtstreeks naar de lokale politiek, terwijl de ouderenadviesraad een advies heeft voorbereid. Ook dat kan voor wrevel zorgen in de adviesraad. We kunnen dat als adviesraad enigszins voorkomen door: de verschillende verenigingen nauwer te betrekken bij de voorbereiding van adviezen een minderheidsstandpunt op te nemen in adviezen zodat geen enkele opinie wordt genegeerd af te spreken met de bevoegde schepen om een signaal te krijgen wanneer hij een voorstel of advies van een vereniging of individu ontvangt. Naast een duidelijke taakverdeling, is ook een goede informatiedoorstroming tussen ouderenadviesraad en verenigingsleven van groot belang. Zoals gezegd hebben de afgevaardigden van de verenigingen niet altijd de reflex om hun rol waar te maken in de tweewegscommunicatie tussen adviesraad en eigen vereniging. Dat kan leiden tot een vorm van miskenning binnen het verenigingsleven omdat zij weinig tot geen nieuws of vragen uit de adviesraad ontvangen. Mogelijke remedies zijn: De afgevaardigde in de adviesraad systematisch vragen naar nieuws uit de ouderenadviesraad tijdens de bestuursvergaderingen van de vereniging. Een rondvraag organiseren onder de afgevaardigden tijdens de vergaderingen van de ouderenadviesraad. Een expliciete raadpleging organiseren bij de verenigingen in de voorbereiding van belangrijke adviezen. In de communicatieketen gemeente-adviesraad-verenigingsleven-bevolking spelen de afgevaardigden een belangrijke rol. Ze moeten gemotiveerd worden om deze rol goed uit te voeren De relatie met de bevolking In theorie is de ouderenadviesraad de spreekbuis van alle ouderen in de bevolking. In de praktijk blijkt er maar weinig betrokkenheid te bestaan van de individuele ouderen bij de werking van de adviesraad. Het omgekeerde lijkt ook moeilijk haalbaar. Toch kunnen we van een ouderenadviesraad wel een aantal minimale inspanningen verwachten: de ouderenbevolking informeren over het bestaan en de werking van de ouderenadviesraad (bv. via het gemeentelijk informatieblad en de website, een folder), iedereen aanschrijven die een bepaalde leeftijd bereikt en/of een activiteit organiseren voor deze mensen met een voorstelling van de ouderenadviesraad kanalen creëren voor inspraak van de ruime ouderenbevolking bij belangrijke adviezen, bv. via een open werkgroep, via een open vergadering van de adviesraad, via een hoorzitting, enquête, interviews Heeft de ouderenadviesraad ook een rol te spelen tegenover de ganse bevolking? We benadrukten reeds het betrekken van deskundigen of beroepskrachten bij de adviesraad. Voor hen wordt geen leeftijdsvoorwaarde gesteld. De ouderenadviesraad moet nadenken over wie hun bondgenoten kunnen zijn bij bepaalde dossiers. Een voorbeeld: een ouderenadviesraad zet zich in voor goede bewandelbare voetpaden en toegankelijke gebouwen zonder hoge drempels en trappen. Deze raad streeft niet alleen dezelfde doelen na als een raad voor personen met een handicap, ook jonge gezinnen met kinderwagens zullen blij zijn met deze aanpassingen. Nog een voorbeeld: adviesraden die willen onderzoeken hoe het woningaanbod voor senioren er in de toekomst moet uitzien, kunnen hun bevraging best uitbreiden tot jongere generaties. Wie nu 40 of 50 is, zal zelf ook ooit gebruik maken van deze voorzieningen.

37 Over het motiveren en ondersteunen van leden 12 Adviseren is mensenwerk. We moeten dus kunnen rekenen op voldoende man- en vrouwkracht. En dat blijkt niet altijd even eenvoudig te zijn. Niet iedereen reageert op dezelfde wijze. Niet iedereen heeft zin in een permanent engagement in een adviesorgaan. Tegelijk zit een deel van het probleem ook bij de adviesraden zelf: hoe werven zij nieuwe vrijwilligers en hoe nemen zij nieuwe leden op in de groep? Aantrekken van nieuwe leden Waarom zou iemand een vrijwillig engagement opnemen? Achter vrijwilligerswerk gaan verschillende motieven schuil: o.a. het nuttig besteden van de vrije tijd, betrokken blijven, helpen van anderen, werken aan maatschappelijke veranderingen, zoeken naar zelfontplooiing, naar het leggen van nieuwe sociale contacten. Bij adviesraden speelt daarenboven nog mee dat toch iemand de vereniging moet vertegenwoordigen. Hoe trekken we mensen aan voor onze ouderenadviesraad? We moeten eerst en vooral beseffen dat verscheidene organisaties in dezelfde vijver vissen. Iedereen wil diezelfde hardwerkende en competente vrijwilliger. Vaak zijn deze personen al erg overbevraagd: ze zijn actief in verschillende verenigingen en zij nemen reeds verscheidene bestuursfuncties op. Welke wervingsstrategie kunnen we gebruiken? Het vinden van nieuwe leden voor adviesraden is zeker geen evidente opdracht, maar daarom hoeven we de moed niet onmiddellijk op te geven. Integendeel, met een goede aanpak raken we al heel wat verder! Naast een oproep in het gemeentelijk informatieblad of op de website bestaat er nog de vaak vergeten techniek van mond-tot-mondreclame. Het zelf aanspreken van nieuwe leden blijkt nog altijd de meest effectieve weg om de adviesraad te versterken. Ouderenadviesraden hebben de instroom van nieuwe leden natuurlijk niet volledig in eigen hand. Uiteindelijk zijn het de verenigingen die vertegenwoordigers afvaardigen. De volgende aandachtspunten kunnen helpen bij de zoektocht: Weet wie je zoekt! We beginnen geen speurtocht in het wilde weg. Denk even na over welk profiel je zoekt. Zoeken we jongere leden of zoeken we meer vrouwen? Komen onze leden uit alle delen van de gemeente? Zoeken we verlichte denkers of creatieve doeners? Op basis van zo n precies profiel kan je gemakkelijker de juiste personen aanspreken, persoonlijk of via een oproep in krant of infoblad. Dat zoekertje moet concreet genoeg zijn om de interesse te wekken, maar het mag niet overdreven gedetailleerd zijn. Dat kan mensen afschrikken. Weet wat je verlangt! Het moet duidelijk zijn wat de verwachtingen zijn van de raad tegenover een nieuw lid en omgekeerd. Moet hij of zij veel of weinig vrije tijd investeren? Over hoeveel vergaderingen gaat het? Voor welke taken zoeken we iemand? Motiverend voor een kandidaat-lid zijn trouwens ook de resultaten die hij kan verwachten. Gaat het vooral over de organisatie van geslaagde evenementen? Of krijgt hij via zijn inbreng in de adviesraad een echte stem in de beleidsadviesverlening? Wat is de invloed van de adviesraad? Zorg dus dat de nieuweling realistische verwachtingen heeft over de adviesraad. Zo voorkom je dat hij of zij ontgoocheld afhaakt of dat het engagement werd onderschat en dus niet kan nagekomen worden. Zorg voor voldoende ondersteuning van nieuwe leden. Nieuwe leden in een ouderenadviesraad kennen en begrijpen nog niet alle aspecten van de werking. Ze missen misschien ook de noodzakelijke voorkennis. Het kan handig zijn om aan de nieuwe leden een ervaren begeleider toe te wijzen, waarbij ze terecht kunnen voor een woordje uitleg over een agendapunt. Pas je werkwijze aan! We hebben het hier al enkele keren aangehaald: Waarom overweeg je niet om dossiers in werkgroepen (bv.per thema, per activiteit) te bespreken? Dat heeft het voordeel dat je nieuwe krachten kan zoeken om mee te 35

38 Over het motiveren en ondersteunen van leden werken aan één concreet thema. Zo weten ze precies waarover het zal gaan en hoelang het zal duren. Zijn ze gebeten door het adviesvirus, dan blijven ze zeker komen. Vernieuwingen in aanpak en vergadercultuur zijn sowieso interessant; ook voor al aanwezige leden. Zorg voor een evenwicht tussen vaste structuur en ongedwongen samenzijn. Sommige vergaderingen mogen ook heel anders lopen dan normale : korte groepsdiscussies, alternatieve locaties enz. Er bestaan vele mogelijkheden! Waardeer de inzet van nieuwelingen! Een schouderklopje, een kaartje om te bedanken of een vermelding tijdens een vergadering kan wonderen doen voor de motivatie. Het moet niet altijd een groot gebaar zijn. Gewaardeerde medewerkers, hoe bescheiden hun bijdrage ook is, zijn sneller geneigd om zich blijvend in te zetten. Nieuwe leden kan je een engagementsverklaring laten ondertekenen. Zo leg je in feite formeel vast wat de ouderenadviesraad verwacht van zijn leden (aanwezigheid, medewerking ), maar ook welke rechten of voordelen de leden zelf in ruil terugkrijgen (voldoende informatie, vorming ). Een model van engagementsverklaring vind je in bijlage Het motiveren van leden Hoe houden we iedereen geboeid en beschikbaar voor onze ouderenadviesraad? We horen meer en meer signalen dat de vrijwilligers-van-vandaag niet meer de vrijwilligers-van-vroeger zijn, of dat er minder vrijwilligers beschikbaar zijn. Ouderenadviesraden zijn ook in sterke mate afhankelijk van de vrijwillige inzet van hun leden. Daarom is het ongetwijfeld nuttig om even aandacht te schenken aan de kenmerken van de nieuwe vrijwilliger. Uit onderzoek is duidelijk gebleken dat de nieuwe vrijwilliger meer korte en duidelijk afgebakende engagementen aangaat. Hij of zij gaat meer en meer projectmatig te werk om zichzelf ook te ontwikkelen als persoon. Vrijwillige inzet is dus minder een vanzelfsprekendheid dan in het verleden. Voor de vrijwilliger zijn vooral de mogelijkheden tot zelfontplooiing en zelfwaardering van tel geworden. Hoe gaat de ouderenadviesraad om met deze nieuwe situatie? Dat is niet zo evident, gezien de specifieke opdracht en samenstelling van de adviesraad. In recente literatuur over vrijwilligerswerk wordt deze nieuwe invulling van het vrijwillig engagement beschreven aan de hand van het FLEXIVOL- model. Organisaties (en dus ook adviesraden) worden meer en meer verwacht aan volgende voorwaarden te voldoen: 36 TIP Zorg dat de bevolking weet dat de ouderenadviesraad bestaat. Om lid te worden, moet men weten dat je bestaat en wat je precies doet. Een goed imago wekt interesse op, nieuwe leden blijvend betrekken is dan de volgende uitdaging. TIP Laat nieuwkomers niet links liggen tijdens hun eerste vergaderingen. Vraag hen specifiek of ze de context begrijpen en of ze nog vragen en suggesties hebben. Test jezelf Heeft onze ouderenadviesraad (net als vele andere raden) nood aan nieuw bloed? Welke profielen ontbreken? Stel dan een actieplan op. Hiervoor kan je een eigen werkgroep oprichten of een themavergadering houden. Kom tot enkele concrete pistes om nieuwe leden te werven. Flexibiliteit: ouderenadviesraden moeten het enigszins mogelijk maken dat hun leden en deskundigen zelf flexibel engagement kunnen opnemen. Tijdelijke werkgroepjes zijn dan een mogelijkheid, net als een meer themagerichte aanpak zodat niet iedereen bij alle thema s betrokken hoeft te zijn. Legitimiteit: de ouderenadviesraad maakt haar bestaansredenen en doelstellingen duidelijk voor iedereen. Speelt de raad de rol van beleidsadviseur of van organisator van activiteiten? Waar staan we voor als raad? Is de raad toegankelijk? Hij moet alert zijn voor zichtbare en onzichtbare drempels die de leden kunnen demotiveren: kliekjesvorming, jargon, Zoveel mogelijk informatie over mogelijke engagementen en laagdrempelige activiteiten kunnen de toegang verbreden.

39 Experience (ervaringen): geef (nieuwe) leden volop de kans om van vele dingen te proeven en uiteenlopende ervaringen op te doen. Deze ervaringen kunnen ook nuttig zijn voor de persoonlijke ontwikkeling van de leden. Imago: een vrijwilliger zal niet zo snel geassocieerd willen worden met een ouderenadviesraad die een slecht imago meedraagt. Variatie: ouderenadviesraden zorgen best voor verschillende werkvormen, taken, verantwoordelijkheden en activiteiten. Organisatie: ouderenadviesraden betrekken hun leden zoveel mogelijk bij al wat zij doen en zorgen dat de leden zich thuis voelen. Efficiëntie is belangrijk, maar het moet ook informeel kunnen. Lachen: adviesraden zijn een ernstige bezigheid, maar het mag ook een aangename bezigheid zijn. Een beetje plezier mag. In de praktijk blijkt het vooral zo te zijn dat vrijwilligers langer actief blijven voor een adviesraad of vereniging als aan volgende zaken voldaan wordt: er is regelmatig contact, er is erkenning, er is herkenbaarheid van de organisatie, er wordt voldoende aandacht besteed aan het materiële aspect, er zijn goede afspraken en er is een duidelijke taakomschrijving. De investering van tijd en energie staat niet in verhouding tot de resultaten. Belangrijke taken worden altijd uitgevoerd door een beperkt clubje. SAMENGEVAT Geen twee leden zijn dezelfde. De ene vrijwilliger wil al meer samenkomen dan de andere. Maar bijna allemaal willen ze regelmatig op de hoogte worden gehouden van waar de adviesraad mee bezig is, hoe het staat met resultaten enz. Kortom, ze willen zich écht betrokken voelen bij de werking en niet het gevoel krijgen dat ze enkel worden aangesproken als ze voor de adviesraad van pas komen. Test jezelf Staat de ouderenadviesraad wel voldoende stil bij zijn functie als vrijwilligersorganisatie? Hoe gaat de raad om met zijn leden? Zo een evaluatieoefening kunnen we doen aan de hand van de vijf B s: 1. Binnenhalen van nieuwe leden: wat zijn de plus- en minpunten van onze wervingsstrategie van nieuwe leden? Hebben we wel een strategie? Waarop knappen vrijwilligers af? Waarom haken ze af? Elk individu kan zo zijn eigen redenen hebben om zijn medewerking stop te zetten. Drukke werkzaamheden, familieleven enz., het zijn maar enkele voorbeelden. De reden kan ook ongenoegen zijn over de interne werking van het adviesorgaan zelf. Enkele mogelijke en te vermijden valkuilen: De adviesraad is een gesloten clubje met eigen tradities. De adviesraad kent interne ruzies, of partijpolitieke verdeeldheid. Er is te veel voorkennis vereist en nieuwkomers worden aan hun lot overgelaten. De vergadercultuur is niet optimaal, bv. door saaie of chaotische vergaderingen. 2. Begeleiden van nieuwe leden: worden de (nieuwe) leden wel voldoende begeleid? Geven we ze voldoende informatie bij de aanvang van hun engagement? Geven we ze kans om vragen te stellen? 3. Behouden van leden: krijgen de leden voldoende boeiende werkzaamheden aangeboden? Wat denken de leden van de werking? Wat kan volgens nieuwkomers beter of anders? 4. Belonen van lidmaatschap: wat krijgen de leden terug voor hun inzet? Krijgen ze af en toe een beloning? 5. Beëindigen van lidmaatschap: krijgen leden die afhaken de kans om daarvoor de redenen te geven? Bevragen we oud-leden over hun indruk van de adviesraad? 37

40

41

42

43 Over de evaluatie van de werking van de ouderenadviesraad 14 Elke gezonde organisatie of structuur stelt op regelmatige basis zichzelf de vraag: zijn wij in feite wel goed bezig? Ook voor ouderenadviesraden kan het uitermate nuttig zijn om eens stil te staan bij de eigen werking en om enkele tradities in vraag te stellen. Dat betekent niet dat de gehele werking moet worden aangepast, maar geeft wel de mogelijkheid om gericht enkele stappen vooruit te zetten. We geven hier enkele relatief eenvoudige aanzetten om op een creatieve manier werk te maken van een zelfevaluatie. Het zijn zeker niet de enige manieren Voorbeelden de volledige ouderenadviesraad de fiches met de aandachtspunten van de verschillende groepjes kan overlopen en bespreken. De adviesraad beslist zo als groep welke drie troeven en drie knelpunten nu precies het belangrijkst zijn. Motiveer ook waarom dat zo is. De troeven zijn de zaken die je als ouderenadviesraad extra in de verf zal gaan zetten. Het zijn de sterke punten van onze adviesraad. De knelpunten worden verbeterpunten, die door het bestuur of een werkgroep kunnen aangepakt worden. Zijn wij een goede adviesraad -test Opsporen van troeven en knelpunten Deze evaluatie is in feite een relatief eenvoudige oefening in drie stappen, die de betrokkenheid van alle leden garandeert. STAP 1 Ieder lid van de ouderenadviesraad wordt gevraagd om (eventueel vooraf) even na te denken over het functioneren van de raad in de voorbije jaren. Deze eerste vraag wordt individueel en liefst op papier beantwoord. Noteer dus individueel (daarvoor kan een aangepast sjabloon met 2 maal 3 vakjes worden opgemaakt): de 3 troeven of sterke punten van je adviesraad, de 3 knelpunten in de werking van je adviesraad. STAP 2 De verschillende individuele leden komen dan tijdens de vergadering samen in kleine groepjes (gedurende minuten). Alle troeven en knelpunten van alle individuele leden worden naast elkaar op tafel gelegd. Het denkgroepje overlegt en weegt af wat nu precies de belangrijkste plus- en minpunten zijn. Uiteindelijk kiest de groep uit de verschillende individuele aandachtspunten opnieuw de drie grootste troeven en de drie ergste knelpunten en noteert ze op een fiche. STAP 3 De verschillende denkgroepjes smelten samen, zodat Deze werkwijze om enkele verbeterpunten te ontdekken, is een eerder ludieke bezigheid en lijkt sterk op de vragenlijsten en testen die we terugvinden in de betere damesbladen. Alle aanwezigen krijgen de voorgedrukte lijst met stellingen over de werking van de ouderenadviesraad. Iedereen kan via een schaal (bv. 1 tot 5) aangeven in welke mate hij akkoord gaat met deze uitspraken. Deze test vind je terug in de bijlagen. Uiteindelijk is het niet zozeer de totale eindscore van de ouderenadviesraad die van belang is. Het is vooral interessant om even na te gaan welke onderdelen bij de meeste mensen een opvallend lage score hebben gekregen. De identificatie van deze punten vormt de (amusante) eerste aanzet tot een verder overleg om tot verbeteringen te komen. Sterkte-zwakteanalyse en omgevingsanalyse Deze wat complexere methode wordt ook wel eens aangeduid met de naam SWOT-analyse. Het letterwoord SWOT betekent strenghts (sterkte punten), Weaknesses (zwakke punten), Opportunities (kansen) en Treaths (bedreigingen). Het is een methode om op een systematische manier de bestaande situatie te analyseren en zo strategische toekomstkeuzes te maken. Via een SWOT-analyse zoeken we naar de sterktes en zwaktes die bestaan binnen de werking van de ouderenadviesraad. Het feit dat er geen spontane adviezen worden geven, zouden we als een zwakte kunnen aanduiden. De goede samenwerking met de schepen, kunnen we een sterkte noemen. 41

44 Over de evaluatie van de werking van de ouderenadviesraad Het gaat dus om vragen als: waar zijn we als adviesraad goed in? Waar is ons advies minder goed in en waarin moeten we dus nog verbeteren? Als we de omgeving van de adviesraad analyseren, dan komen we automatisch tot de kansen en bedreigingen. Het gaat dan bijvoorbeeld over maatschappelijke evoluties, nieuwe keuzes van het gemeentebestuur enz. De grotere deskundigheid van vele jongere senioren door hun betere scholing en beroepservaring kunnen we aanduiden als een nieuwe kans voor een ouderenadviesraad. Tenminste als we deze groep kunnen bereiken. Een mogelijke bedreiging is immers dat adviesraden moeilijker vrijwilligers vinden. Hierbij gaat het dus om vragen als: welke kansen bestaan in onze omgeving om onze doelstellingen nog beter te realiseren? Welke evoluties zien we in de samenleving en in onze eigen omgeving die onze werking kunnen hinderen? Overzicht van aandachtspunten Adviesraden die een doorlichting maken van hun werking, slagen er meestal nog redelijk goed in om een evaluatie te maken van alle activiteiten en taken die ze hebben uitgevoerd. Aanwijzen welke opdrachten ze als adviesraad onbewust vergeten op te nemen is een heel stuk moeilijker. Om deze blinde vlekken op te sporen, kan een puntsgewijs overzicht van alle mogelijke aandachtspunten erg handig zijn bij zelfevaluaties voor adviesraden. Als afsluiter geven we een dergelijk overzicht mee. Bij al deze aandachtspunten kan een ouderenadviesraad analyseren wat de sterktes en zwaktes zijn, wat eventueel kansen en bedreigingen zijn. Men kan er ook een score aan verbinden om te controleren welke indruk de leden globaal genomen hebben over dit aspect van de werking. 42 Bij een SWOT-analyse worden de sterktes en zwaktes van de ouderenadviesraad verbonden met de kansen en bedreigingen in zijn omgeving. Bij het uittekenen van krachtlijnen voor de komende jaren kan de ouderenadviesraad rekening houden met volgende vragen en situaties: Sterkte + kans: Welke sterkte kunnen we gebruiken om bepaalde kansen maximaal te benutten? Vb. Een ouderenadviesraad telt heel wat bekwame leden die adviezen formuleren met een duidelijke meerwaarde. Door de vergrijzing van de bevolking stijgt het aantal oudere kiezers. De adviesraad kan door deze combinatie echt wegen op het beleid en besluiten alles in te zetten op beleidsadvies vanuit het perspectief van de ouderen Sterkte + bedreiging: Welke sterkte kunnen we gebruiken als verdediging tegen een bepaalde bedreiging? Vb. Een ouderenadviesraad telt heel wat bekwame leden die adviezen formuleren met een duidelijke meerwaarde. De gemeente wil minder en minder weten van inspraak. De ouderenadviesraad kan veel energie investeren in goed onderbouwde spontane voorstellen om op termijn weer ernstig te worden genomen door het gemeentebestuur. Zwakte + kans: Beperkt een bepaalde zwakte de mogelijkheden van de ouderenadviesraad om bepaalde kansen te benutten? Vb. Een ouderenadviesraad is bijzonder eenzijdig samengesteld. De gemeente wil inspraak van alle bevolkingsgroepen opnieuw hoog op de agenda plaatsen. De ouderenadviesraad zal moeten overwegen om zijn samenstelling te verbreden, voordat de gemeente zelf via alternatieve kanalen de inspraak organiseert. Zwakte + bedreiging: Maakt een bepaalde zwakte de ouderenadviesraad extra gevoelig voor bepaalde bedreigingen? Vb. Een ouderenadviesraad is bijzonder eenzijdig samengesteld. Door de vergrijzing komen er ook heel wat allochtone ouderen bij. De ouderenadviesraad zal zich de vraag moeten stellen of zij nog als spreekbuis beschouwd kan worden van de gehele ouderenpopulatie. Opgelet! Deze methode veronderstelt wel de betrokkenheid van iemand met enige ervaring in dit soort evaluaties.

45 Relatie tussen ouderenadviesraad en lokaal bestuur Beleidsadviesverlening informatie-uitwisseling met lokaal bestuur informatieverzameling door ouderenadviesraad studie- en onderzoekswerk door ouderenadviesraad advies op vraag van gemeente of OCMW aantal adviezen inhoud/kwaliteit van adviezen advies op eigen initiatief Relatie met verenigingen, andere adviesraden Samenwerking en communicatie met verenigingen en adviesraden contacten met verenigingsleven functioneren van afgevaardigden van verenigingen in de raad coördinatie van werking van het verenigingsleven organisatie van activiteiten, uitstappen contacten met andere adviesraden in de gemeente contacten met ouderenadviesraden uit andere gemeenten gemotiveerde reactie op adviezen door het lokaal bestuur betrokkenheid van ouderenadviesraad bij andere inspraakinitiatieven Samenwerking en communicatie contacten met begeleidende ambtenaar contacten met gemeentebestuur / bevoegde schepen contacten met OCMW contacten met gemeentediensten afsprakennota tussen adviesraad en lokaal bestuur Ondersteuning financiële ondersteuning zoals werkingsmiddelen administratieve ondersteuning zoals secretariaat logistieke ondersteuning zoals vergaderzalen, materialen andere elementen Samenstelling van de ouderenadviesraad aantal leden representativiteit en diverse samenstelling (leeftijd ) man/vrouwverhouding aanwezigheid van deskundigheid en kennis andere elementen Relatie met bevolking, doelgroepen Communicatie, informatieverspreiding communicatie over activiteitenaanbod voor ouderen in de gemeente communicatie over adviesraad voor ouderen en/of andere inwoners van de gemeente communicatie met media, pers bevorderen van betrokkenheid en participatie van brede lagen van de (ouderen-) bevolking: deskundigen, bevoorrechte getuigen 43

46 Over de evaluatie van de werking van de ouderenadviesraad Interne werking en structuur van de ouderenadviesraad aangepaste structuur werking algemene vergadering, vergadercultuur, werking bestuur, vergadercultuur, werking van werkgroepen, commissies, statuten en huishoudelijk reglement taakverdeling werving nieuwe leden vorming, bijscholing, van de leden andere elementen 44

47

48 De politieke context: hoe werkt mijn gemeente? 46 agenda te krijgen - misschien een suggestie om te bespreken met de lokale beleidsmakers. In een aantal gemeenten worden alle raden één keer per jaar uitgenodigd voor overleg. Fracties: In de gemeenteraad zetelen verschillende fracties: de gemeenteraadsleden die op dezelfde lijst verkozen zijn. Meestal zijn dat dus partijgenoten. In grotere steden en gemeenten hebben deze fracties (net als in een parlement) een eigen werkingsbudget en eigen medewerkers. De leden van een fractie vergaderen regelmatig samen: om nieuwe ideeën te bespreken, om een politieke strategie te bepalen, Meerderheidsoverleg: Het is ook niet ongebruikelijk dat de meerderheidsfracties (vertegenwoordigd in het college) geplande maatregelen en plannen op voorhand onderling bespreken; kwestie van wederzijdse gevoeligheden af te tasten. Agendapunten waarover onenigheid bestaat, kunnen zo worden afgevoerd voor een eventuele discussie tussen coalitiepartners publiek zou gevoerd worden. Voor leden van adviesraden zal het van belang zijn om goed te weten in welke bestuurlijke omgeving zij werken. Een woordje uitleg of vorming op maat van de plaatselijke bestuurlijke realiteit, kan een duidelijke meerwaarde betekenen voor een lokale adviesraad. TIP Vraag aan het gemeentebestuur om een schets te krijgen (bvb door een goedgeplaatste ambtenaar) van de gemeentelijke politieke structuren, de beleidsontwikkeling, Vergeet ook niet dat naast het gemeentebestuur en de diensten er nog een aantal andere instellingen zijn waar beleid en dienstverlening vorm krijgt voor de ouderen. Denken we in de eerste plaats aan het OCMW dat nadrukkelijk de opdracht heeft om een menswaardig bestaan te garanderen voor de inwoners van de gemeente. Dat vertaalt zich in allerhande diensten: bedeling van maaltijden, bouwen van woon- en zorgcentra, budgetbeheer, Maar we mogen niet vergeten dat het OCMW meer is dan een dienstverlener. Het is ook een politiek bestuur met een eigen OCMWraad, die verkozen wordt door de gemeenteraad. Een voorzitter en Vast Bureau vormen het college van het OCMW. De OCMW-voorzitter maakt trouwens automatisch deel uit van het schepencollege. Als schepen van sociale zaken kan hij de samenhang versterken inzake het gehele plaatselijke sociale beleid. In heel wat gemeenten bestaan autonome gemeentebedrijven, gemeentelijke vzw s die ook heel wat werk verrichten voor de plaatselijke samenleving. Net als vormen van intergemeentelijke samenwerking, de zogenaamde intercommunales, die allerlei publieke taken uitvoeren. Een veelgehoorde klacht over deze structuren is het democratische deficit: een beperkte transparantie en controle door gemeenteraadsleden. Ook voor inspraak en participatie is dat een drempel. TIP Welke instellingen en structuren zijn bezig met aspecten van het lokale ouderenbeleid? Voor een ouderenadviesraad zou het handig zijn om een duidelijk zicht te hebben op de bestuurlijke landkaart van beleidsdomein van de ouderenadviesraad. De gemeente heeft een eigen administratie met verschillende diensten. Een aantal daarvan zijn eerder bezig met de interne keuken van deze administratie (ICT, personeelzaken, ). Een heel aantal andere diensten zijn gericht op de samenleving, meestal mooi opgedeeld per vakgebeid (welzijn, cultuur, burgerzaken, milieu, ). Hoofd van de gemeentelijke administratie is de gemeentesecretaris. Hij is, naast topmanager van de gemeentediensten, het doorgeefluik van politiek naar de diensten. Hij is aanwezig op vergaderingen van gemeenteraad en college. Voor adviesraden zoals ouderenraden die in feite over alle thema s kunnen adviseren, kan de secretaris (of een medewerker) occasioneel een nuttig aanspreekpunt zijn. Hij heeft toch een goed vogelperspectief over de bezigheden van de verschillende diensten. TIP Heb als adviesraad geen angst om vragen te stellen aan ambtenaren van de gemeente. Ook niet van diensten die niet direct een band hebben met de ouderenadviesraad. In deze diensten zit heel wat kennis die ze best willen delen met een adviesraad.

49 15.2. Van vraagstuk tot beslissing Het is niet zo eenvoudig om te schetsen hoe de lokale besluitvorming werkt (verschillen tussen dossiers en gemeenten), maar we proberen het hier toch even te schetsen samen met enkele uitdagingen voor lokale adviesraden. De start van een beleidsproces is vaak een concrete probleemstelling: een onveilige verkeerssituatie, nood aan meer serviceflats, een tekort aan zitbanken, Deze vraagstukken komen niet automatisch in het zicht van de plaatselijke beleidsmakers. Iemand zal de kwestie moeten signaleren voor ze op de politieke agenda terecht komt. Een wijkcomité kan een mediagenieke actie houden om een onveilig kruispunt aan te klagen. Een ouderenadviesraad kan de vinger aan de pols houden van wat leeft bij de ouderen in de gemeente en de nood aan zitbanken detecteren en signaleren aan de bevoegde schepen. TIP Het lokaal bestuur ontvangt heel wat vragen en signalen. Geef daarom aan waarom de vraag in kwestie zo belangrijk is en waarom de gemeente dringend moet ingrijpen. Duid misschien aan welke doelgroepen speciaal getroffen worden. Behoeften signaleren vereist wel dat de leden van de ouderenadviesraad goed luisteren naar wat leeft in hun vereniging, woonomgeving, Zo zijn de leden als het ware antennes voor de adviesraad. Wanneer de beleidsmakers een bepaalde vraag oppikken, gaan ze op zoek naar een geschikte en betaalbare oplossing. In ideale omstandigheden worden de betrokken burgers (buurtbewoners, doelgroepen, ) betrokken bij het uitwerken van deze oplossing, net als de betrokken adviesraad. In de praktijk worden de raden vaak pas bevraagd na het denkwerk, wanneer al een relatief uitgewerkt plan op tafel ligt. Participatie werkt beter wanneer bewoners en adviesraden sneller betrokken worden. Stel als ouderenadviesraad zelf voor om mee na te denken: Waar plaatsen we best de nieuwe zitbanken? De bevoegde schepen en ambtenaren zullen uiteindelijk werk moeten maken van het nieuwe dossier. Misschien schakelt de gemeente zelfs externe expertise in: verkeerstechnici, een studiebureau, De beleidsmakers zullen ook keuzes maken tussen verschillende beleidsopties. De diensten bereiden het dossier voor en, eens afgewerkt, zal het college de geplande ingrepen bespreken. Indien van toepassing, komt het dossier daarna op de tafel van een gemeenteraadscommissie. Uiteindelijk zal het dossier, al dan niet gewijzigd in de commissie of college, op de agenda worden geplaatst voor de finale goedkeuring door de Gemeenteraad. Op dat moment zal het college de nodige ingrepen kunnen uitvoeren. Besef dat tussen signaal en oplossing een hele tijd kan verlopen, ook na de beslissing van de gemeenteraad. Er zal nog een opdracht moeten uitbesteed worden voor bv. de aankoop van de zitbanken. Dat de administratieve molen soms traag draait, is misschien vervelend, maar niet helemaal onlogisch. De democratische besluitvorming vereist een aantal tussenstappen en vergaderingen. Een aantal stappen (zoals openbare aanbesteding, openbaar onderzoek, ) moeten uiteindelijk de transparantie en eerlijkheid van het beleid garanderen. TIP Stel jezelf als ouderenadviesraad ook de vraag: in welke mate kan je adviesraad en/of de aangesloten vereniging een meerwaarde betekenen bij de uitvoering van het beleid? Kunnen de verenigingen meewerken? Zo wordt participatie iets voor doeners en denkers. 47

50

51

52 Uit het gemeentedecreet 50 gemeenten met minder dan inwoners; inwoners ouder dan 16 jaar in gemeenten met minstens inwoners en minder dan inwoners; 3 1 % van het aantal inwoners ouder dan 16 jaar in gemeenten met minstens inwoners. Artikel 200ter Het verzoek wordt ingediend met een formulier, dat het gemeentebestuur ter beschikking stelt, en wordt met een aangetekende brief gestuurd aan het college van burgemeester en schepenen. Het moet de naam, voornamen, geboortedatum en woonplaats vermelden van iedereen die het verzoekschrift ondertekend heeft. Het college van burgemeester en schepenen gaat na of aan die voorwaarden voldaan is. Artikel 200quater Het verzoek moet minstens twintig dagen voor de dag van de vergadering van de gemeenteraad bij het college van burgemeester en schepenen ingediend zijn om in de eerstvolgende gemeenteraad te kunnen worden behandeld, zo niet wordt het verzoek behandeld op de daaropvolgende vergadering van de raad. Artikel 200quinquies De gemeenteraad doet vooraf uitspraak over zijn bevoegdheid ten aanzien van de in het verzoekschrift opgenomen voorstellen en vragen. Binnen zijn bevoegdheid bepaalt de gemeenteraad ook welk gevolg daaraan wordt gegeven en hoe dat wordt bekendgemaakt. Hoofdstuk III - Verzoekschriften aan de gemeenteraad Artikel 201 Ieder heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de gemeenteraad in te dienen. Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk. Artikel 202 De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door de gemeenteraad of een gemeenteraadscommissie. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. Artikel 203 De gemeenteraad verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift. Artikel 204 Het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad bepaalt de nadere voorwaarden waaronder dit recht wordt uitgeoefend en de wijze waarop de verzoekschriften worden behandeld. Hoofdstuk IV - De gemeentelijke volksraadpleging Artikel 205 De gemeenteraad kan, op eigen initiatief of op verzoek van de inwoners van de gemeente, beslissen om de inwoners te raadplegen over de aangelegenheden, bedoeld in artikel 2, eerste lid (dit artikel 2 verwijst naar de gemeentelijke bevoegdheden ). Het initiatief dat uitgaat van de inwoners van de gemeente moet worden gesteund door ten minste: 1 20% van de inwoners in gemeenten met minder dan inwoners; inwoners in gemeenten met minstens inwoners en minder dan inwoners; 3 10% van de inwoners in gemeenten met minstens inwoners. ( ) De volledige procedure voor de organisatie van een gemeentelijke volksraadpleging staat tot in de details beschreven in de artikels 206 en volgende.

53 Bijlage 2 Decreet houdende de stimulering van een inclusief Vlaams ouderenbeleid en de beleidsparticipatie van ouderen. 2 In 2004 keurde het Vlaams Parlement een decreet goed voor het ouderenbeleid. Voor de gemeenten waren Vlaamse subsidies voorzien voor het plaatselijk ouderenbeleid. Een voorwaarde voor deze steun was de aanwezigheid van een gemeentelijke ouderenadviesraad. De uitvoeringsbesluiten en subsidies bij dit decreet kwamen er nooit: dus ook de regels voor de adviesraad bleven dode letter. In het nieuwe decreet van 7 december 2012, dat rekening houdt met de principes van de Beleids- en beheerscyclus en Planlastvermindering, is helemaal geen sprake meer van aanmoediging of verplichting van gemeentelijke ouderenadviesraden. De gemeenten kiezen zelf hoe ze de lokale 60-plussers betrekken bij het beleid. Want het decreet vindt beleidsparticipatie, via welke weg dan ook,wel nog van belang. Het decreet stimuleert inspraak en participatie op een indirecte manier: via budgetten voor deskundige ondersteuning(zie hoofdstuk 5). 5 participatie : de deelname aan het maatschappelijk leven met het oog op het individuele en collectieve welzijn, waardoor iemand de persoonlijke controle op de eigen leefsituatie en op de externe factoren die deze leefsituatie bepalen, maximaal behoudt of verhoogt. Hoofdstuk 2. Uitgangspunten Art. 3 Een Vlaams ouderenbeleid moet de voorwaarden creëren om : 1 de toegang van elke oudere tot de economische, sociale en culturele rechten, vastgelegd in artikel 23 van de Grondwet, te waarborgen; 2 discriminatie en sociale uitsluiting op basis van leeftijd te voorkomen, te verminderen en op te lossen; Hoofdstuk 1. - Algemene bepalingen Art. 1 Dit decreet regelt een gemeenschaps- en gewestaangelegenheid. Art. 2 In dit decreet wordt verstaan onder : 1 actoren : alle bij het ouderenbeleid betrokken overheden, particuliere organisaties, ouderenverenigingen, ouderenraden en ouderen; 2 inclusief ouderenbeleid : een beleid dat in al zijn aspecten en samenhang aan de algemene en de specifieke behoeften van ouderen beantwoordt en waarbij de competenties van ouderen actief worden ingeschakeld; 3 oudere : een natuurlijke persoon die 60 jaar of ouder is; 4 ouderenbeleid : maatregelen van wetgeving of bestuur, die bepalend zijn voor de positie van de ouderen in de samenleving; 3 de deelname van ouderen aan het uitstippelen, het uitwerken en het evalueren van dat beleid mogelijk te maken en te versterken. Art. 4 Het ouderenbeleid is een inclusief, gecoördineerd en samenhangend beleid. Op de verschillende beleidsdomeinen en -niveaus moeten doelgerichte acties ondernomen worden vanuit een partnerschap tussen alle betrokken actoren. Op lokaal niveau zijn dit in de eerste plaats de gemeente, het OCMW en, in voorkomend geval, de lokale ouderenraad. Op Vlaams niveau voorziet de Vlaamse Regering in : 1 het nemen van maatregelen in de diverse beleidsdomeinen; 2 de coördinatie tussen beleidsdomeinen; 3 de stimulering van de betrokken actoren; 4 de ondersteuning van de participatie van de ouderen. 51

54 Decreet houdende de stimulering van een inclusief Vlaams ouderenbeleid en de beleidsparticipatie van ouderen. Hoofdstuk 3. - Coördinatie en organisatie Art. 5 Voor de coördinatie van het Vlaamse ouderenbeleid stelt de Vlaamse Regering een coördinerend minister aan. De Vlaamse Regering stelt binnen achttien maanden na elke volledige vernieuwing van het Vlaams Parlement een ouderenbeleidsplan op. Dat beleidsplan komt tot stand met participatie van de ouderen en de Vlaamse ouderenraad, vermeld in artikel 7, en omschrijft de planning van de beleidsmaatregelen op korte en langere termijn, alsook de modaliteiten van evaluatie van het gevoerde beleid. De Vlaamse Regering bezorgt het ouderenbeleidsplan en elke evaluatie ervan aan het Vlaams Parlement en geeft ter ondersteuning van het ouderenbeleid opdracht tot het verrichten van wetenschappelijk onderzoek over leeftijdsgebonden maatschappelijke participatie. Art. 6 De Vlaamse Regering geeft opdracht aan alle diensten van de Vlaamse overheid om : 1 het ouderenbeleid binnen hun beleidsdomein voor te bereiden, uit te voeren en te evalueren; 2 de geëigende initiatieven te nemen om de ouderen en het werkveld aan dat beleid te laten participeren. Hoofdstuk 4. - De Vlaamse ouderenraad Art De Vlaamse ouderenraad heeft als algemene opdracht, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek van de Vlaamse Regering, van het Vlaams Parlement of van een strategische adviesraad, advies uit te brengen over alle aangelegenheden die ouderen aangaan. Daartoe volgt de raad de ontwikkelingen in het ouderenbeleid op en heeft hij oog voor de behoeften en de participatie van ouderen. De Vlaamse Regering kan bijkomende opdrachten toevertrouwen aan de Vlaamse ouderenraad. In het eerste lid wordt onder strategische adviesraad verstaan : een orgaan zoals vermeld onder artikel 2, 1, van het decreet van 18 juli 2003 tot regeling van strategische adviesraden. 2. De Vlaamse Regering erkent een vereniging zonder winstoogmerk als Vlaamse ouderenraad voor maximaal vijf jaar. De Vlaamse Regering bepaalt de regels voor het verlenen en intrekken van de erkenning, alsook de erkenningsvoorwaarden die minstens betrekking hebben op : 1 de pluralistische en representatieve samenstelling van de vereniging; 2 de ervaring met de actoren en de betrokkenheid van de actoren bij de werking van de vereniging; 3 de bekendheid en de mogelijkheid tot deelname aan de activiteiten van de vereniging; In het eerste lid, 2, wordt verstaan onder werkveld : verenigingen, diensten en voorzieningen die zich in hun werking uitsluitend of hoofdzakelijk tot ouderen richten. 4 de opdrachten, vermeld in paragraaf 1, eerste lid, en de wijze waarop ze worden uitgevoerd. 3. De leden van de Vlaamse Regering winnen het advies van de Vlaamse ouderenraad in over alle ontwerpen van beslissingen die van strategisch belang zijn voor ouderen. Art Binnen de beschikbare begrotingskredieten kent de Vlaamse Regering aan de Vlaamse ouderenraad een jaarlijkse subsidie-enveloppe toe om de opdrachten, vermeld in artikel 7, 1, eerste lid, te vervullen.

55 Die subsidiëring is afhankelijk van het sluiten van een convenant tussen de Vlaamse Regering en de Vlaamse ouderenraad, dat geldt voor de duur van de erkenning en dat minstens de volgende gegevens bevat : 1 een beleidsplan met : a) de resultaatsgebieden voor de uitvoering van de opdrachten; b) de indicatoren met betrekking tot de resultaatsgebieden; 2 de subsidievoorwaarden, die minstens betrekking hebben op : a) de naleving van de erkenningsvoorwaarden; b) het voeren van een boekhouding en het opmaken van een financieel verslag; 3 het geraamde bedrag van de subsidie-enveloppe, alsook de wijze van toekenning en vereffening ervan; 2. Op basis van een oproep erkent de Vlaamse Regering daartoe een of meer relevante partnerorganisaties voor maximaal vijf jaar nadat de Vlaamse ouderenraad gehoord werd. Een relevante partnerorganisatie is een organisatie die de kennis van een lokaal bestuur en ouderen op het terrein met betrekking tot de ontwikkeling van een inclusief ouderenbeleid en de beleidsparticipatie van ouderen kan ondersteunen of versterken. De Vlaamse Regering bepaalt het aantal relevante partnerorganisaties dat kan worden erkend. Ze bepaalt de regels voor het verlenen en intrekken van de erkenning, alsook de erkenningsvoorwaarden met behoud van de toepassing van het derde lid. Om voor erkenning in aanmerking te komen voldoet een relevante partnerorganisatie aan de volgende voorwaarden : 1 ze werkt een methode uit die een lokaal bestuur of ouderen op het terrein stimuleert om : a) een lokaal ouderenbeleid inclusief te ontwerpen; 4 het toezicht op de naleving van de erkenningsvoorwaarden, op de uitvoering van het convenant en op de aanwending van de subsidies. Hoofdstuk 5. - Stimulering van een inclusief lokaal ouderenbeleid en de beleidsparticipatie van ouderen Art De Vlaamse Regering stimuleert lokale besturen of ouderen op het terrein voor het ontwikkelen van een lokaal inclusief ouderenbeleid en voor het nemen van initiatieven die de inspraak van ouderen in dat beleid realiseren of versterken. In dit artikel wordt verstaan onder lokaal bestuur : een gemeente of openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn uit het Nederlandse taalgebied, of de Vlaamse Gemeenschapscommissie. In afwijking van artikel 2, 2, heeft het inclusief ouderenbeleid, vermeld in het eerste lid, in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad uitsluitend betrekking op de aangelegenheden die bepaald zijn in artikel 127, 1, en artikel 128, 1, van de Grondwet. b) behalve wat het lokale ouderenbeleid in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad betreft, dat beleid te integreren in de lokale beleidscyclus van zes jaar die gekoppeld is aan de lokale bestuursperiode en die begint in het tweede jaar dat volgt op de lokale verkiezingen en eindigt op het einde van het jaar na de daaropvolgende verkiezingen; c) een structureel overleg met de ouderen(raad) in de gemeente op te zetten; d) de deelname van ouderen aan het lokaal beleid te stimuleren; 2 ze ontwikkelt een actieprogramma dat ze in eigen beheer of in samenwerking met derden uitvoert; 3 ze betrekt de actoren bij het vervullen van de opdrachten, vermeld in punt 1 en Binnen de beschikbare begrotingskredieten verleent de Vlaamse Regering aan de erkende relevante partnerorganisatie(s) jaarlijks een subsidie-enveloppe. Die subsidiëring is afhankelijk van het sluiten van een convenant tussen de Vlaamse Regering en de 53

56 Decreet houdende de stimulering van een inclusief Vlaams ouderenbeleid en de beleidsparticipatie van ouderen. partnerorganisatie(s), dat geldt voor de duur van de erkenning en dat minstens de volgende gegevens bevat : 1 een beleidsplan met : a) de resultaatsgebieden voor de uitvoering van de opdrachten; b) de indicatoren met betrekking tot de resultaatsgebieden; 2 de subsidievoorwaarden, die minstens betrekking hebben op : a) de naleving van de erkenningsvoorwaarden; b) het voeren van een boekhouding en het opmaken van een financieel verslag; Hoofdstuk 6. - Slotbepalingen Art. 11 Het decreet van 30 april 2004 houdende de stimulering van een inclusief Vlaams ouderenbeleid en de beleidsparticipatie van ouderen, gewijzigd bij het decreet van 24 december 2004, wordt opgeheven. Art. 12 De vereniging die op datum van de inwerkingtreding van dit decreet is aangesteld als Vlaamse ouderenraad, behoudt haar aanstelling tot de duur ervan verstreken is. Art. 13 Dit decreet treedt in werking op 1 januari het geraamde bedrag van de subsidie-enveloppe, alsook de wijze van toekenning en vereffening ervan; 4 het toezicht op de naleving van de erkenningsvoorwaarden, op de uitvoering van het convenant en op de aanwending van de subsidies. Art. 10 De Vlaamse Regering maakt uiterlijk tegen het einde van het derde jaar na de inwerkingtreding van dit decreet een evaluatie over de wijze waarop de lokale besturen een lokaal inclusief ouderenbeleid realiseren en daarin de participatie van de ouderen waarborgen. 54

57

58 Decreet betreffende het lokaal sociaal beleid Hoofdstuk II - Planning Art Het lokaal bestuur ontwikkelt en realiseert een lokaal sociaal beleid. Dat beleid wordt uitgetekend in de strategische meerjarenplanning. 2. Gemeente en Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn doorlopen een gezamenlijk planningsproces dat uitmondt in doelstellingen en actieplannen in de respectievelijke strategische meerjarenplannen. Met betrekking tot de ontwikkeling en de complementaire uitvoering van het beleid en de coördinerende rol van het lokaal bestuur worden afspraken gemaakt. 3. Bij de voorbereiding, de uitvoering en de voortgang van het lokaal sociaal beleid worden de bevolking en lokale actoren, in het bijzonder de meest kwetsbare doelgroepen, aantoonbaar betrokken. Hoofdstuk IV - Sociaal Huis Art. 8 Het lokaal sociaal beleid is gericht op een maximale toegankelijkheid van de dienstverlening voor elke burger en een optimaal bereik van de beoogde doelgroep in het kader van het lokaal sociaal beleid zoals omschreven in artikel 3, 1. De Vlaamse Regering kan deze doelstelling specifiëren in de Vlaamse beleidsprioriteiten Art. 9 Met het oog op de doelstelling zoals omschreven in artikel 8, realiseert het lokaal bestuur een Sociaal Huis, dat minimaal een informatie-, loket- en doorverwijsfunctie heeft. Art Om het lokaal sociaal beleid te optimaliseren organiseert en ondersteunt het lokaal bestuur de samenwerking en de afstemming tussen de lokale actoren. 5. De bepalingen van het decreet van 15 juli 2011 houdende vaststelling van de algemene regels waaronder in de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest periodieke plan- en rapporteringsverplichtingen aan lokale besturen kunnen worden opgelegd zijn van toepassing op deze aangelegenheid. Art. 5 dit artikel is opgeheven Hoofdstuk III - Coördinatie Art. 6 dit artikel is opgeheven Art. 7 dit artikel is opgeheven Het Sociaal Huis heeft de opdracht zo ruim mogelijk informatie te verstrekken over onder meer de mogelijke opvang- en hulpvormen en bestaande voorzieningen, die opvang en hulp aanbieden op het lokale en regionale niveau. De loketfunctie van het Sociaal Huis wordt gerealiseerd door het minimaal tot stand brengen van een gezamenlijk loket dat op een geïntegreerde wijze toegang verschaft tot de sociale dienstverlening van het lokaal bestuur. De doorverwijsfunctie van het Sociaal Huis wordt gerealiseerd door het tot stand brengen van een ruime samenwerking met lokale actoren. Art. 11 De Vlaamse Regering kan aan een Sociaal Huis een kwaliteitslabel toekennen. De Vlaamse Regering bepaalt de kwaliteitsvoorwaarden, met inbegrip van de minimale invulling van de sociale dienstverlening en de organisatie van een cliëntopvolgingssysteem dat binnen het Sociaal Huis wordt gehanteerd, de regels inzake het gebruik van het kwaliteitslabel en de procedure om het kwaliteitslabel toe te kennen. 56

59 Hoofdstuk V - Samenwerking Art. 12 De Vlaamse Regering kan voor de realisatie van de bepalingen van dit decreet, het afsluiten van een protocol tussen erkende voorzieningen onderling of tussen erkende voorzieningen en het lokaal bestuur verplichten via de sectorale regelgeving. Dat protocol bevat de taakafspraken en samenwerking tussen erkende voorzieningen onderling of tussen erkende voorzieningen en het lokaal bestuur. De Vlaamse Regering kan het model van protocol bepalen. Hoofdstuk VII Slotbepalingen Art. 16 Artikel 12 krijgt in overleg met de sector en lokale besturen concrete invulling in de sectorale regelgeving. De Vlaamse Regering wordt gemachtigd om de decretale sectorale regelgeving in overeenstemming te brengen met de bepalingen van dit decreet. De daartoe strekkende besluiten moeten binnen een termijn van twee jaar bij decreet bekrachtigd worden. Als ze niet bekrachtigd worden binnen die termijn verliezen die besluiten hun gelding, met terugwerkende kracht tot de datum van hun inwerkingtreding. Hoofdstuk VI - Ondersteuning Art. 13 Binnen de beschikbare begrotingskredieten kan de Vlaamse Regering ondersteuning verlenen aan de lokale besturen en erkende voorzieningen voor de uitvoering van activiteiten conform de bepalingen van dit decreet. De Vlaamse Regering bepaalt de nadere regels voor de ondersteuning. Art. 14 Binnen de beschikbare begrotingskredieten en aanvullend op de ondersteuning, zoals bepaald in artikel 13, kan de Vlaamse Regering middelen aanwenden om projecten met een experimenteel of vernieuwend karakter te ondersteunen. Die projecten kunnen worden uitgevoerd zowel door de lokale besturen als de erkende voorzieningen. De Vlaamse Regering bepaalt de voorwaarden voor de toekenning van deze projectsubsidies. Art. 17 dit artikel is opgeheven Art. 18 Artikel 9 [van het decreet van 19 maart 2004] treedt in werking op 1 januari Indien de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraad hierom gezamenlijk verzoeken, staat de Vlaamse Regering voor artikel 9 van dit decreet aan het betrokken lokaal bestuur een uitstel toe dat niet langer kan zijn dan vijf jaar na de inwerkingtreding van dit decreet. Art. 19 dit artikel is opgeheven Art. 20 De Vlaamse Regering organiseert het toezicht op de naleving van de bepalingen van dit decreet. Art. 15 De Vlaamse Regering voorziet binnen de diensten van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap in de nodige middelen om de opdrachten, vermeld in artikel 13 en 14, te realiseren. 57

60 58

61 Bijlage 4 Over inzage in bestuursdocumenten 4 Inspraak zonder inzicht leidt tot uitspraken zonder uitzicht. Wie inspraak wil heeft dus behoefte aan basisinformatie en documentatie. Kan ik als burger of adviesraad inzage in overheidsdocumenten afdwingen in mijn gemeente? In principe is dat zo. De Grondwet (Artikel 32) garandeert de passieve openbaarheid van bestuur. Dat betekent dat de overheid op aanvraag informatie beschikbaar stelt. In de praktijk kan iedereen dus alle bestuursdocumenten raadplegen, er een kopie van krijgen en er uitleg over krijgen - behalve bij uitzonderingen die in wetten en decreten zijn vastgelegd. De vorm van het aangevraagde document zelf heeft geen belang. Het kunnen gedrukte stukken zijn, maar ook kaarten, foto s, CD-ROM s of andere informatiedragers komen in aanmerking. Op dit moment is het Vlaams openbaarheidsdecreet (26 maart 2004) van toepassing op de Vlaamse overheidsdiensten en -instellingen, gemeenten en OCMW s en provincies en niet voor de federale overheid. Hoe krijgt u toegang tot bestuursdocumenten? Een aanvraag voor inzage, afschrift en/of uitleg doet u altijd schriftelijk: per (gewone) brief, fax of . Of u overhandigt de aanvraag persoonlijk. U vermeldt zo duidelijk mogelijk het onderwerp (indien mogelijk zelfs de bestuursdocumenten in kwestie) en de vorm waarin u de informatie bij voorkeur wilt ontvangen. Vergeet uiteraard uw naam en adres niet. U moet alleen een belang aantonen u informatie zoekt van persoonlijke aard. Deze verplichting is niet van tel wanneer het over milieu-informatie gaat. Bezorg de aanvraag aan de juiste overheidsdienst of aan de communicatie-ambtenaar van die overheid. Wanneer de gezochte documenten daar niet aanwezig zijn, wordt uw vraag doorgestuurd naar de juiste instantie en krijgt u daarvan een bericht. Wanneer uw aanvraag bij de juiste dienst is beland, wordt die onmiddellijk genoteerd in een register, met vermelding van de datum van ontvangst. Antwoordtermijnen (15-30 dagen na registratie) - Uw aanvraag wordt binnen de 15 kalenderdagen na registratie beantwoordt:de beslissing is positief of (gedeeltelijk) negatief. - Een verlenging van de antwoordtermijn met 15 dagen is slechts mogelijk wanneer de gevraagde informatie moeilijk op korte tijd kan verzameld worden of wanneer de toetsing aan de uitzonderingsgronden een langere termijn vereist - Als een aanvraag kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze geformuleerd is (bvb. te veel kopies), begint een nieuwe termijn van 15 dagen te lopen vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag gespecificeerd of vervolledigd heeft. Uitvoeringstermijnen (30-45 dagen na registratie) - Een (gedeeltelijk) positieve beslissing wordt binnen de 30 dagen uitgevoerd: de kopies worden bezorgd en/of een afspraak wordt gemaakt om de stukken in te kijken. - Wanneer de antwoordtermijn met 15 dagen werd verlengd (zie hoger), wordt de (gedeeltelijk) positieve beslissing binnen de 45 dagen uitgevoerd. Wat kan ik doen als het gemeentebestuur mijn verzoek tot inzage afwijst? U kunt ook in beroep gaan tegen een weigering. Het openbaarheidsprincipe betekent immers dat openbaarheid de norm en beslotenheid de uitzondering is geworden. Toch bestaan er uitzonderingen om bvb. de privacy, auteursrechten of de nationale veiligheid te beschermen. Een gemeentebestuur kan deze afwijzingsgronden niet willekeurig inroepen. Er bestaat een beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur. Bent u niet akkoord met de afwijzing dan kunt u beroep indienen. De procedure staat vermeld op de beslissing van de overheid, anders begint beroepstermijn niet te lopen. Meer info : 59

62 60

63

64 Model van afsprakennota schepenen met betrekking tot ouderenbeleid, Om de ouderenadviesraad in de gelegenheid te stellen haar adviezen op een behoorlijke manier vorm te geven, verbindt het lokaal bestuur zich er verder toe: - om de ouderenadviesraad te informeren over de inhoud van het ouderenbeleid, - om spontaan de nodige informatie en documenten te voorzien wanneer zij de ouderenadviesraad om advies vraagt; daarvoor geldt volgende procedure, - om de ouderenadviesraad te informeren over de randvoorwaarden met betrekking tot het advies: wat is het financiële en juridische kader, wat staat al vast, wat is de uiterste datum van inlevering van advies,, - om schriftelijke vragen van de ouderenadviesraad voor (bijkomende) informatie binnen weken te beantwoorden door de gevraagde informatie schriftelijk te bezorgen of de wettelijke bezwaren tegen informatieverstrekking schriftelijk mee te delen. Daarnaast hebben de leden van de ouderenadviesraad voor wat betreft bestuursdocumenten ook recht op inzage, toelichting en afschrift (kopie) op basis van de regelgeving inzake openbaarheid van bestuur Informatie uit de ouderenadviesraad Om de opvolging van de advieswerking voor het lokaal bestuur mogelijk te maken, verbindt de ouderenadviesraad zich ertoe: - om het lokaal bestuur op geregelde tijdstippen schriftelijk te informeren over de werkzaamheden in het kader van haar adviestaak door de agenda en verslagen van de vergaderingen te bezorgen aan ; alleszins worden de verslagen en einddocumenten van de ouderenadviesraad meegedeeld aan de gemeenteraad, - om alle betrokkenen in een vroeg stadium te informeren over de opmaak van een advies, Artikel 4 - Ondersteuning van de ouderenadviesraad Om de ouderenadviesraad te ondersteunen in haar taak, verbindt het lokaal bestuur zich er toe: - jaarlijks een werkingstoelage (bedrag, ) voor de ouderenadviesraad te voorzien in de begroting; het college van burgemeester en schepenen en/of de OCMW-raad controleert de besteding van deze middelen, - de nodige administratieve ondersteuning, inhoudelijke en procesmatige begeleiding te voorzien voor de ouderenadviesraad, - de nodige materiële steun te voorzien zoals gratis gebruik van gemeentelijke vergaderlokalen, didactisch materiaal en apparatuur, voor algemene vergaderingen, dagelijks bestuur en werkgroepen, - een verzekering af te sluiten voor de ledenvrijwillgers van de ouderenadviesraad, (comform regelgeving vrijwilligerswerk). Artikel 5 Communicatie met de seniorenbevolking Het lokaal bestuur publiceert minstens maal per jaar begrijpbare en toegankelijke informatie over de recente evoluties in het lokaal ouderenbeleid via de gemeentelijke informatiekanalen: informatieblad, website,. De afspraak hierover is. De ouderenadviesraad communiceert minstens maal per jaar met de achterban over de adviesopdracht via de daarvoor beschikbare kanalen: overleg ouderenorganisaties, krantje ouderenadviesraad, open seniorenvergaderingen. De afspraak hierover is. Artikel 6 Aanpassen van de afsprakennota Eventuele wijzigingen aan deze afsprakennota kunnen slechts worden aangebracht indien beide partijen akkoord gaan Gezamenlijk beleidsoverleg Voor een goede samenwerking en communicatie tussen het lokaal bestuur en de ouderenadviesraad, wordt regelmatig een beleidsoverleg geagendeerd tussen de bevoegde schepen, de OCMWvoorzitter en de ouderenadviesraad.

65 Bijlage 6 Modelstatuut lokale ouderenadviesraden provincie Antwerpen 6 1. Oprichting en doelstelling Artikel 1: Oprichting en benaming Er wordt voor de gemeente x een ouderenadviesraad opgericht en aangesteld onder de benaming ouderenadviesraad gemeente x. Artikel 2: Zetel De zetel van de ouderenadviesraad is gevestigd in Artikel 3: Doelstelling De ouderenadviesraad stelt zich tot doel om op eigen initiatief of op verzoek van de gemeenteraad / College van Burgemeester en Schepenen en/of de OCMW -raad / Vast Bureau van het OCMW voorstellen omtrent alle aangelegenheden die ouderen aangaan, te formuleren. Tot de ouderen behoren alle 60-plussers uit de gemeente. De ouderenadviesraad heeft als adviesorgaan geen beslissingsrecht. De ouderenadviesraad werkt los van elke politieke, ideologische, filosofische en/of godsdienstige binding. van de ouderenadviesraad die inwoner zijn van de gemeente x en de leeftijd van 60 jaar bereikt hebben. Zij mogen geen politiek mandaat vervullen. Niet stemgerechtigde leden binnen de gemeentelijke ouderenadviesraad zijn, de vertegenwoordiger van het gemeentebestuur en de vertegenwoordiger van het OCMW -bestuur evenals eventuele externe deskundigen. Artikel 6: Vertegenwoordiging gemeentebestuur en OCMW De vertegenwoordiger van het gemeentebestuur (zonder stemrecht) wordt aangeduid door het College van Burgemeester en Schepenen voor de duur van de lopende legislatuur. De vertegenwoordiger van het OCMW (zonder stemrecht) wordt aangeduid door het Vast Bureau voor de duur van de lopende legislatuur. Artikel 7: Vertegenwoordiging ouderenverenigingen De organisaties vertegenwoordigd in de ouderenadviesraad moeten volgens hun doelstellingen georiënteerd zijn op het bevorderen van de ouderenbelangen voor gans de gemeente. Artikel 4: Status De ouderenadviesraad is juridisch een feitelijke vereniging en wordt door de gemeenteraad en door de OCMW -raad als adviesorgaan aangesteld. 2. Samenstelling en mandaat Artikel 5: Vertegenwoordiging De ouderenadviesraad is samengesteld uit stemgerechtigde en niet stemgerechtigde leden. Hoogstens 2/3 van de stemgerechtigde leden van de ouderenadviesraad zijn van hetzelfde geslacht. Stemgerechtigde leden zijn de geregistreerde leden De leden van de ouderenadviesraad vertegenwoordigen een ouderenvereniging en treden niet op uit hun persoonlijke naam. Per erkende ouderenvereniging kunnen x personen afgevaardigd worden. Artikel 8: Vertegenwoordiging bewonersraden van RVT s en serviceflats Van het woon- en zorgcentrum kunnen x personen afgevaardigd worden. Deze afgevaardigde is lid van de bewonersraad. Artikel 9: Vertegenwoordiging van de lokale dienstencentra Van het lokale dienstencentrum x worden x personen afgevaardigd. De afgevaardigden zijn lid van de centrumraad. 63

66 Modelstatuut lokale ouderenadviesraden provincie Antwerpen Artikel 10: Vertegenwoordiging van ouderen die NIET georganiseerd zijn Er kunnen x ouderen die niet aangesloten zijn bij een ouderenvereniging en als individu zetelen in de ouderenadviesraad. Artikel 11: Externe deskundigen De ouderenadviesraad kan voor bepaalde zaken, en voor een bepaalde duur, beroep doen op externe deskundigen. Zij worden aangeduid bij gewone meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen. De externe deskundigen zijn niet stemgerechtigd. Als permanent deskundige wordt de gemeentelijke ambtenaar toegevoegd aan de ouderenadviesraad. Bij afwezigheid van een effectieve afgevaardigde van een vereniging, kan deze vervangen worden door een erkende plaatsvervanger aan wie eveneens het stemrecht automatisch wordt overgedragen. Ingeval van overlijden of ontslag van een afgevaardigde dient een eventuele vervanging door de betrokken vereniging schriftelijk te worden meegedeeld aan de voorzitter van de ouderenadviesraad, het gemeentebestuur en de ambtenaar verantwoordelijk voor het ouderenbeleid. 3. Werking 64 Artikel 12: Procedure van toetreding Bij het begin van de legislatuur worden alle verenigingen en organisaties die in aanmerking komen voor lidmaatschap, door de bestaande ouderenadviesraad aangeschreven en uitgenodigd om zich kandidaat te stellen. Tevens wordt door het gemeentebestuur, via onder andere het gemeentelijke informatieblad, een oproep gericht aan geïnteresseerde inwoners om zich bij de bevoegde ambtenaar kandidaat te stellen. Artikel 13: Mandaat en plaatsvervangers De ouderenadviesraad wordt uiterlijk binnen de zes maanden volgend op de installatie van de nieuwe gemeenteraad aangewezen. Tot de installatie van de nieuwe ouderenadviesraad blijft de vroegere in functie. Het mandaat van de stemgerechtigde leden geldt voor een periode van maximum zes jaar, gelijklopend met het mandaat van de gemeenteraadsleden. Wie in de loop van de bestuursperiode lid wordt, krijgt een mandaat voor de resterende tijd van de zes jaar. Aan het mandaat van de leden kan steeds een einde worden gesteld zowel door een lid zelf, als door de ouderenorganisatie waartoe het lid behoort en dit mits schriftelijke bevestiging aan het gemeentebestuur, de voorzitter van de ouderenadviesraad en de ambtenaar verantwoordelijk voor het ouderenbeleid. Artikel 14: Bestuur De ouderenadviesraad verkiest onder de leden een voorzitter en een ondervoorzitter. Indien er geen ouderenconsulent is, kiest de ouderenadviesraad een secretaris. Deze functies worden bij afzonderlijke en geheime stemming en bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen verkozen door de leden van de ouderenadviesraad. Er moet gestreefd worden naar een vertegenwoordiging van beide geslachten. Kandidaatstelling voor de functies van voorzitter, ondervoorzitter en eventueel secretaris, gebeurt bij schriftelijke motivatie, gericht aan de ouderenadviesraad. Artikel 15: Secretariaat Het secretariaat van de ouderenadviesraad wordt waargenomen door de ouderenconsulent. Deze wordt aangesteld in gezamenlijk akkoord tussen het College van Burgemeester en Schepenen en het Vast Bureau van het OCMW en is niet stemgerechtigd. Indien er geen ouderenconsulent is, kiest de ouderenadviesraad een secretaris. De verslagen van de ouderenadviesraad worden opgemaakt door de secretaris en/of ouderenconsulent.

67 Artikel 16: Vergaderingen De ouderenadviesraad vergadert minstens x keer per jaar en telkens wanneer de voorzitter, het College van Burgemeester en Schepenen of het Vast Bureau van het OCMW of 1/3 van de stemgerechtigde leden van de ouderenadviesraad hierom verzoekt. De uitnodiging gebeurt schriftelijk door de secretaris en dient ten minste acht kalenderdagen vóór de vergadering bij alle leden toe te komen. Een lid dat de vergadering niet kan bijwonen wordt verzocht zich te verontschuldigen. De uitnodiging bevat steeds de agenda voor de volgende vergadering en het verslag van de vorige vergadering, indien dit niet eerder is toegezonden. De agendapunten worden bepaald door de voorzitter en de secretaris. Elk lid van de ouderenadviesraad kan bijkomende punten op de agenda laten plaatsen. Deze punten zullen als bijkomende punten op de vergadering besproken worden. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt de ouderenadviesraad voorgezeten door de ondervoorzitter. Artikel 17: Verslagen Van elke vergadering van de ouderenadviesraad wordt door de secretaris een verslag gemaakt dat uiterlijk acht kalenderdagen vóór de volgende vergadering bij de leden van de ouderenadviesraad, het College van Burgemeester en Schepenen en het Vast Bureau van het OCMW moet toekomen. Voor de gemeenteraadsleden en de OCMW -raadsleden ligt het verslag ter inzage op het secretariaat. Artikel 18: Stemming en procedure voor adviezen Om geldig te beraadslagen moet minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Indien op een regelmatig bijeengeroepen vergadering het vereiste aantal leden niet aanwezig is, kan de volgende vergadering ongeacht het aantal aanwezigen, geldig beraadslagen over dezelfde dagorde. Bij staking van stemmen wordt het punt naar de volgende vergadering verplaatst. Wanneer bij de volgende vergadering zich weer een staking van stemmen voordoet dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Elk stemgerechtigd lid beschikt over één stem. Alle beslissingen, met uitzondering van deze aangaande de statuten en het uitsluiten of weigeren van leden, worden genomen met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. De adviezen en de suggesties van de ouderenadviesraad aan het gemeentebestuur of het OCMW, worden uitgebracht in de vorm van een verslag dat bij meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen aangenomen dient te worden en aan het College van Burgemeester en Schepenen en het Vast Bureau van het OCMW wordt voorgelegd. Adviezen en/of voorstellen van de ouderenadviesraad worden onder handtekening van de voorzitter en de secretaris overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen en het Vast Bureau van het OCMW. Het College van Burgemeester en Schepenen en het Vast Bureau van het OCMW geeft telkens een schriftelijk gemotiveerd antwoord op elk advies of suggestie van de ouderenadviesraad en dit binnen de x weken. Elk lid van de ouderenadviesraad krijgt hiervan een exemplaar. Artikel 19: Wijziging statuut Over de wijziging van de statuten kan door de ouderenadviesraad alleen geldig beraadslaagd worden wanneer het voorwerp daarvan uitdrukkelijk vermeld wordt in de oproepingsbrief en wanneer tweederde van de stemgerechtigde leden op de vergadering aanwezig is. Tevens is een tweederde meerderheid nodig. Indien er geen tweederde van de leden aanwezig is zal een tweede vergadering belegd worden. Deze kan geldig beraadslagen wat ook het aantal aanwezigen is, op voorwaarde dat de uitnodiging duidelijk 65

68 Modelstatuut lokale ouderenadviesraden provincie Antwerpen vermeldt dat het een tweede oproeping betreft tot wijziging van de statuten. Alle wijzigingen aan de statuten worden ter goedkeuring overgemaakt aan het College van Burgemeester en Schepenen en de gemeenteraad. Het Vast Bureau van het OCMW. krijgt de wijzingen ter kennisgevingen. Artikel 20: Oprichting van werkgroepen De ouderenadviesraad kan steeds werkgroepen oprichten en ontbinden. Elk lid van de ouderenadviesraad kan hiervan deel uitmaken. Ook externe deskundigen kunnen aan deze werkgroepen toegevoegd worden. De werkgroepen brengen steeds verslag uit bij de ouderenadviesraad. Artikel 21: Huishoudelijk reglement Er kan steeds een huishoudelijk reglement worden opgemaakt. Artikel 22: Ondersteuning Het College van Burgemeester en Schepenen waakt erover dat de nodige middelen ter beschikking worden gesteld voor de werking van de adviesopdracht van de ouderenadviesraad. De samenwerking tussen de gemeentelijke ouderenadviesraad enerzijds en het gemeentebestuur en het OCMW -bestuur anderzijds kan worden vastgelegd in specifieke afspraaknota s. De gemeentelijke ouderenadviesraad, geldig in vergadering bijeen op x, heeft na beraadslaging de Statuten van de Ouderenadviesraad van de gemeente x goedgekeurd. Naam secretaris Naam voorzitter 66

69

70

71

72

73

74 72

75

76

77 Nuttige adressen Provinciebestuur Antwerpen Dienst welzijn en gezondheid Steunpunt ouderenbeleid Boomgaardstraat 22 bus Antwerpen Vlaamse Ouderenraad De Wakkere Burger vzw Participatie en lokale democratie Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten VVSG Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk

78