Algemene Ledenvergadering. TV Markant d.d. 21 februari Plaats: Bistro Sharlot Dorpstraat 58, 4851 CN Ulvenhout. Aanvang: 20.

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering TV Markant d.d. 21 februari 2014 Plaats: Bistro Sharlot Dorpstraat 58, 4851 CN Ulvenhout Aanvang: uur 1. Opening De voorzitter, RP van den Boom, (hierna ook: vz.) opent de vergadering om uur en heet iedereen welkom. Hij verzoekt M. Schalks (secretaris) de vergadering te notuleren. 2. Vaststelling agenda vergadering Er wordt verzocht op de vergaderagenda te plaatsen het onderwerp zonnenpanelen. De agenda wordt verder gevolgd. 3. Mededelingen / ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. Aanwezig zijn 38 stemgerechtigde leden. Er is 1 volmacht ontvangen. Van 18 leden is een bericht van verhindering ontvangen. De voorzitter neemt het woord en meldt dat er binnen onze verenigingen 3 projectgroepen actief zijn: I. Projectgroep 365-dagen-tennis De eerstvolgende de stap die gezet wordt is dat er een informele aanvraagprocedure gestart wordt bij de gemeente, en een overleg met de omwonenden van het tennispark zal worden georganiseerd. Er wordt hierna ook gevraagd wat de opties zijn voor de ballonhal. Dit zijn: a. hal op banen , b. hal op banen , c. geen ballonhal, en d. evt. Provision op banen II. III. IV. Projectgroep Communicatie Verbeteren van de communicatie binnen de vereniging tussen/met commissies, met leden en het bestuur Projectgroep Minibaantje De plannen hiervoor worden uiteengezet door John en Marjolein. De kosten van een minibaantje liggen tussen en , een zeer ruime marge. Een plan van eisen is opgesteld. Op basis hiervan zal een nieuwe offerteronde worden gehouden. Tenslotte, om het geheel compleet te maken, doch dat is geen projectgroep, neemt onze vereniging deel in een 1000-plus-club welke opgestart is met andere grote verenigingen binnen de gemeente Breda. Punten die hierin aan de orde komen zijn: stijging huren, samenwerking met ander verenigingen bij bijv. gezamenlijke inkoop (vb. zonnepanelen), en de energiescan. 4. Vaststelling notulen ALV van 26 september 2013 De notulen worden per pagina doorgenomen. Er zijn geen aanvullingen/wijzigingen. Besluit ALV: De ALV keurt de notulen goed. De notulen worden gearresteerd door de voorzitter en ondertekend door de voorzitter en secretaris.

2 5. Jaarverslagen 2013 * Secretaris De secretaris leest het jaarverslag van het secretariaat voor, bestaande uit bestuurlijke mededelingen, ledenadministratie, communicatie, sponsoring, en projecten. Alle leden die hebben deelgenomen in de commissies worden bedankt voor hun inzet. Verder wordt verslag gedaan door de Sponsorcommissie (Spoco), de Evenementencommissie (EC), de Open-Toernooicommissie (OTC)en de Technische Commissie (TC). Belangrijkste punten hieruit: de EC houdt aankomend jaar geen slottoernooi de OTC vertegenwoordigt ook het OpenJeugdToernooi (OJC) en het Kampioenenbal; de TC regelt aankomend jaar ook de wo.-middagcompetitie van de jeugd en de rood-oranjecompetitie. De TC zal tenslotte een pilot gaan houden dit jaar voor een najaarscompetitie voor jeugdteams en 2 seniorenteams. 6a. Rekening en verantwoording penningmeester (hierna: PM) De PM geeft een toelichting op de financiële jaarstukken over de periode t/m Hij vermeldt de conclusie en geeft een toelichting in grote lijnen op de posten in het Exploitatie-overzicht. De Trainingskosten dienen te worden genoemd Lonen en salarissen. Het resultaat is positief in 2013 en vastgesteld op ruim Vraag vanuit de Vergadering is waarom geen rekening is gehouden met voorzieningen. Antwoord van de PM is dat we als bestuur op cashflow/kasstromen sturen. Ook de balans per 31 december 2013 wordt besproken. Het eigen vermogen bedraagt ruim Euro tegenover schulden van iets meer dan De vereniging kent een gezonde financiële situatie. 6b. Verslag van kascommissie De kascommissie bestond afgelopen jaar uit Gerard Arkink en Gerard Klok. De administratie zit goed in elkaar en ziet er prima uit. De commissie adviseert wel om de namen van de deelnemers wintertrainingen sneller aan te leveren voor een vlotter proces. De kascommissie geeft goedkeuring aan de cijfers. De kascommissie stelt ook aan de ALV voor om de cijfers goed te keuren, en décharge te verlenen aan de PM/het bestuur voor het gevoerde financieel beleid. 6c. Vaststelling jaarverslag 1 jan dec Besluit ALV: de ALV stemt unaniem in met de cijfers, stelt het jaarverslag vast en dechargeert de PM/het bestuur. De voorzitter dankt de leden van de kascommissie voor hun inzet. 6d. Vaststelling van de kascommissie Gerard Arkink zal volgens schema aftreden als lid van de kascommissie. Gerard Klok zal nog een jaar aanblijven. Leon Punt stelt zich nieuw beschikbaar. Besluit ALV: Gerard Klok en Leon Punt worden door de vergadering unaniem benoemd voor de kascontrolecommissie van kalenderjaar e. Vaststellen contributie 2014 Vanuit de Vergadering wordt, vooraf aan de vaststelling van de contributie voor 2014, de vraag gesteld of de geplande kastenwand ad nodig is. Het bestuur stelt dit uit en zal eerst door de ruimte op te ruimen meer ruimte creëren. De vraag wordt gesteld of er in 2014 gereserveerd wordt voor 1. zonnepanelen en 2. camera s. Punt 1 wordt meegenomen door het bestuur. Punt 2. heeft de aandacht van het bestuur. Vervolgens wordt dor de Vergadering een vraag gesteld over de definitie van liquiditeitspositie. Volgens de vragensteller is dit namelijk zonder afschrijvingen.

3 Voor een algemene tariefsverhoging gelijk aan de inflatie (verwachte inflatie is 2,0%) heeft de ALV in het verleden goedkeuring gegeven. Besluit ALV: de ALV stemt in met de contributieverhoging van 2,0%. De contributiebijdrage 2014 t.b.v. de voorjaarscompetitie zal per team worden geïnd. Een team bestaat uit 6 personen. 6f. Beleidsvoornemens Deze zijn in de vergadering reeds uitgebreid aan de orde geweest. 6g. Vaststellen begroting 2013 In de begrotingscijfers is de reguliere contributieverhoging opgenomen van 2,0%. Besluiten ALV: de begroting 2014 wordt goedgekeurd. 7. (Her)verkiezing bestuursleden Marius Schalks treedt volgens schema af en stelt zich hernieuwd verkiesbaar. M. Schalks wordt unaniem herkozen door de ALV. Anne Segeren is afgetreden en niet meer verkiesbaar. Het bestuur stelt ter vervanging Boris Kock voor. Hij zal functioneren vanuit de JC. Boris Kock wordt door de ALV met algemene stemmen verkozen. 8. Commissie in het Zonnetje. De OT-commissie is door het bestuur verkozen om speciaal deze avond in het zonnetje te worden gezet. De leden worden naar voren geroepen. De voorzitter geeft aan waarom deze commissie hiervoor uitverkoren is en spreekt de aanwezige commissieleden toe. De leden worden hartelijk bedankt voor hun inzet en ontvangen hiervoor een presentje. De commissie ontvangt een warm applaus van de Vergadering. 9. Wat verder ter tafel komt Dit zijn voorstellen die zijn ingediend door tenminste 5 leden. Er zijn geen voorstellen ontvangen 13. Rondvraag Vraag John Wirken: de contributies in de buurt bedragen zo ongeveer 120 a 130 per jaar. We moeten natuurlijk onze investeringen kunnen blijven doen die noodzakelijk zijn. Tot welk niveau kan contributie stijgen willen we concurrentiepositie niet verliezen t.o.v. andere verenigingen? Antwoord PM: Het bedraagt nu net iets boven gemiddeld. Mag niet hoger worden dan hetgeen verantwoord is. John: Verstandig om op de website ook te vermelden wat de mensen hiervoor terugkrijgen. Aan welke toernooitjes ze hiervoor kunnen meedoen en wat ze moeten bijbetalen hiervoor. Bertie geeft dit door aan communicatiegroep. Vraag Inge Schaleven: er wordt gesproken over een kastenwand. Ze geeft aan dat een tassenrek gewenst is. Antwoord vz.: kastenwand bedoeld voor in de bestuurskamer. Een rek waar je tassen in kunt zetten is geen investering maar een operationele uitgave. Vraag Marielle Horsten: er is een interieurcommissie geweest in het verleden. Wat gebeurt er met de rest van de plannen va de commissie. Antwoord vz.: interieurwijziging is even in de wachtkamer gezet. Dit is uitgesteld vanwege de terraskosten. De kleuring (rood) is wel uitgevoerd. Meubilair nog even niet. Er is een informatiescherm opgehangen. We moeten kijken naar de functionaliteit van de ruimte achter de schuifpui; dit moet meegenomen worden. Mensen die zich willen aanmelden, ideeën hebben/willen meedenken/dit weer willen oppakken: die mensen graag melden bij de PM via de penningmeester@tvmarkant.nl.

4 Vraag Ellen van der Krabben: hoe gezond is het om in de ballonhal te tennissen na het vegen van de banen. Her rood hangt tegen de wanden. Antwoord verenigingsmanager: Dit is nagegaan bij KNLTB / gemeente. Ca. 4 jaar geleden zijn er ooit metingen verricht naar luchtkwaliteit. Blaasunit voldeed toen niet aan normen en is vervangen. Bij KNLTB zijn er over fijnstof geen cijfers bekend, geen klachten. John Wirken heeft KNLTB zelf gevraagd, ook wanneer niets bekend is hierover, dat ze toch een meting verrichten naar de luchtkwaliteit. Vraag daarbij is ook: welke maatstaf moeten we daarvoor meenemen. Ellen: laatst hebben we een kwartier moeten wachten tot het stof gedaald was na het machinaal vegen. John: betreffende de uitvoering van het vegen kunnen we een mail sturen naar de gemeente. Misschien moeten we kijken in het schema wanneer ze het beste de banen in de hal kunnen vegen, dus wanneer de banen zo min mogelijk gebruikt worden. Gerard Arkink: in oktober wordt de luchtkwaliteit in de hal gemeten; dit is standaard. De infill van Provision is een glazen natuurprodukt en is stabiel. Vz.: Naar deeltjes fijnstof in de lucht moeten we in de toekomst zeker onderzoek doen!! Er zijn ook mensen die namelijk 30 uur per week in de hal staan. Vraag Joop van der Pot: Afgelopen tijd is de poort dicht gehouden van het tennispark. De ouders die komen kijken kunnen dan een tennispasje ontvangen. Poort kan dan ook dicht blijven. Elk gezin met tennissend kind dient dan een poortpasje te ontvangen. Vz.: Afgesproken is dat als de trainers op het park zijn, of het paviljoen open is of er activiteiten op het park plaatsvinden, de toegangspoort open is. Als geen trainers aanwezig zijn, geen activiteiten plaatsvinden en het paviljoen dicht is, is de poort dus gesloten. Dit is lastig voor de ouders waarvan de kinderen op het park zijn. Even wachten op het bruggetje tot er iemand anders komt die wel een pasje heeft. Vraag Maarten Oostendorp: Wat is de toekomst van het boekje. Uitgaven tot 2012: 4x; in 2012: 3x en dit jaar 2x; we hebben allemaal nieuwe communicatiemiddelen. Kosten lopen een beetje scheef. Wat is de toekomst. Gaat het helemaal weg? Antwoord vz.: bij internettijdperk zoveel mogelijk gebruik maken van nieuwe moderne communicatiemedia. Bestuur heeft de communicatieprojectgroep, die meekijkt op welke manier we beste met onze leden kunnen communiceren, en wat is de rol van boekje hierin. Adverteerders waarmee afspraken zijn gemaakt en graag in boekje staan, zullen het OK vinden als ze op ander manier exposure krijgen via welke andere mediakanalen dan ook. Het is zaak om nieuwe communicatiemiddelen in te gaan zetten. Hoe kunnen we daar adverteerders/sponsors voor krijgen en of dit aansluit bij de leden die we hebben. Er zijn ook genoeg leden die slecht toegang hebben tot digitaal netwerk. We moeten dus op papier blijven uitbrengen. We gaan ook niet meer zonder meer 900 boekjes uitgeven waarvan 700 rechtstreeks de kliko ingaan. Per jaar kost dit bij 4 boekjes; bij 2 boekjes is dit de helft. Mogen wel kosten mee gemoeid zijn, maar het moet wel functionaliteit hebben. We moeten goed omgaan met onze middelen. Communicatiegroep gaat bestuur voorstellen doen. Angelique Rethans geeft nog aan dat het jammer is dat er zo weinig leden aanwezig zijn op de ALV; Maak er een item van; communiceer op het laatste moment nog: denk aan de ALV. De voorzitter is het er mee eens dat er meer mensen zouden moeten zijn. We gebruiken de site, de digitale nieuwsbrief en het boekje. De aanwezige kanalen worden voldoende gebruikt. Blijft echter lastig meer leden te trekken. Expliciet moeten we aan communicatiecommissie voorleggen: hoe kunnen we zo veel mogelijk leden trekken bij ook andere activiteiten. Het streven is volgend jaar een dubbel aantal aanwezigen te hebben. Nieuwe leden: 4 april is de nieuwe ledenavond. Er is voor het eerst een 2 e avond voor nieuwe leden ingepland op 20 juni voor tussentijdse evaluatie.

5 15. Sluiting van de vergadering De voorzitter van de vergadering sluit de vergadering om uur, dankt iedereen voor zijn inbreng en nodigt alle aanwezigen uit voor een drankje en hapje.