Functiebeschrijving: A2 Adviseur diensthoofd Milieucommunicatie en - informatie

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: A2 Adviseur diensthoofd Milieucommunicatie en - informatie Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Aantal vacante betrekkingen: Functie momenteel te begeven in: Vacaturenummer: Leefmilieu, Natuur en Energie Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Milieu-integratie en subsidiëring A2 1 Brussel OPW/2014/010

2 1. Functiedoel Als diensthoofd leiden van de Dienst Milieucommunicatie en -informatie, input geven naar het beleid en interne en externe klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke diensten die verband houden met milieucommunicatie en -informatie teneinde een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van de organisatie. 2. Resultaatgebieden 1. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van beleid en een analyse van de behoeften, definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening op vlak van communicatie en informatie binnen het functionele domein teneinde de interne en externe klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorstellen doen en bespreken van de communicatiedienstverlening op niveau Directieraad Communicatieprojecten opzetten, uitvoeren en evalueren teneinde tegemoet te komen aan de behoeften die interne en externe klanten hebben Organisatie en voorzitten van het communicatieoverleg binnen het departement en het beleidsdomein Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen i.v.m. pers, communicatie en informatie Instaan voor openbaarheid van bestuur De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren 2. BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie, interne en externe klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden inzake communicatie en informatie. Behoeften en opportuniteiten permanent analyseren en bespreken met het lijnmanagement Indicatoren opstellen voor communicatie Anticiperen op problemen en knelpunten inzake communicatie en informatie en voorstellen doen voor oplossingen Actief communicatieonderzoek voeren Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van huidige dienstverlening 3. INHOUDELIJKE BIJDRAGE Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht.

3 Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers Advies verlenen over toepassing en gebruik van diensten, interpretatie communicatieregelgeving Management adviseren op vlak van communicatie en inspelen op specifieke vragen Proactief de evoluties in de communicatie inschatten en anticiperend eventuele knelpunten en problemen signaleren en voorstellen formuleren voor de aanpak ervan Informatiesessies vormingen organiseren rond communicatie-instrumenten voor de communicatoren van het Departement LNE Handleiding opstellen voor de communicatiemedewerkers van het Departement LNE en deze ter beschikking stellen Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig) Verdedigen van inhoudelijke dossiers bij het afdelingshoofd, de secretaris-generaal, de inspecteur van financiën en het kabinet van de bevoegde minister(s) Onderscheid maken tussen gefundeerde maatschappelijke noden en particuliere doelstellingen van drukkingsgroepen Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen Leveren van specifieke vakinhoudelijke input aan projecten Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Communicatieprojecten plannen, coördineren en leiden 4. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen en buiten de dienst Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd/secretaris-generaal en de medewerkers van de dienst Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de dienst, de afdeling en het Departement op overlegstructuren inzake communicatie en informatie Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Aanspreekpunt en vertegenwoordiger communicatie en informatie voor het departement en het beleidsdomein LNE Vertegenwoordiger voor lidstaat België in het Europees Green Spider Network Contacten onderhouden met communicatieprofessionals Coördineren van samenwerking met interne en externe diensten Uitbouwen van een professioneel netwerk Optreden naar externen als diensthoofd 5. BEHEER VAN MIDDELEN Efficiënt beheren van de middelen binnen de verkregen budgetten teneinde er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Raming maken van personeels- en financiële middelen in functie van de operationele doelstellingen Opmaken van een budgettaire inschatting en kosten-baten analyse bij bv. aankoop van communicatiemateriaal, aankoop van media, uitwerking van een campagne Opmaken, beheren en de opvolgen van de communicatiebegroting

4 Prioriteiten leggen bij budgettaire beperkingen in functie van een optimale en kwaliteitsvolle dienstverlening Opvolging van de communicatie-uitgaven die via andere posten verlopen (projectmiddelen) Argumenteren van voorstellen bij begrotingsopmaak of kredietherschikkingen en van voorstellen voor bijkomend budget Uitschrijven van overheidsopdrachten voor de dienst 6. BIJDRAGE AAN BELEID Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen Input leveren voor het strategisch en operationeel plan van de afdeling en het Departement LNE voor het onderdeel communicatie- en informatiebeleid Input leveren voor de organisatiebeheersing van het Departement LNE voor het onderdeel communicatie en informatie Communicatie- en informatiebeleid uitwerken, opstellen van een communicatiestrategie en plan voor het Departement LNE Studiewerk (laten) opmaken als input voor beleid, beleidsargumenten aanreiken en toelichten, beleidsnota s opmaken 7. KWALITEITSBORGING Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Opstellen, communiceren en opvolgen van procedures, richtlijnen en kwaliteitsnormen m.b.t communicatie en informatie Bewaken van eenvormige uitvoering Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures, regelgeving en kwaliteitsnormen Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen Klantentevredenheid evalueren Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten, verslagen, rapporten, rapporteren van indicatoren Kengetallen en stuurgetallen aanreiken voor communicatie Communicatieprocessen afstemmen met andere processen binnen de organisatie (ICT, begroting, personeels, SOP ) Opzetten en uitbouwen van kwaliteitscontrolesystemen Zorgen voor aangepaste accommodatie, materiaal, technische en logistieke ondersteuning van de medewerkers Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties

5 8. LEIDING GEVEN AAN MEDEWERKERS Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Samen met de medewerkers doelstellingen en het werkplan voor de dienst en voor de individuele medewerkers opstellen Medewerkers helpen bij het behandelen van complexe opdrachten of dossiers De goede werksfeer bewaken binnen de dienst, tussenkomen bij interpretatieproblemen en conflicten Personeelsbeleid en -beheer: opvolgen van personeelszaken en personeelsadministratie Begeleiden en coachen van medewerkers, motiveren van de medewerkers, onderlinge samenwerking bevorderen Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers, waken over voldoende permanente vorming van de personeelsleden in functie van de opdracht en de efficiënte werking Dienstoverleg organiseren en voorzitten, over zowel inhoudelijke als organisatorische materies Zorgen voor de top-down informatiestroom naar de medewerkers en de bottom-up informatie van medewerkers naar het management 9. PLANNING EN ORGANISATIE Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Plannen en opvolgen van de dagelijkse werking Behandelen en oplossen van allerhande organisatorische en personeelsproblemen in samenspraak met het afdelingshoofd Bepalen van prioriteiten en taakverdeling en tijdslimieten Organiseren van werkoverleg - formeel en informeel Zorgen voor welzijn en veiligheid op het werk Actief deelnemen aan planningsdagen en (staf)vergaderingen van AMIS en van de dienst 10. OPMAAK VAN OPERATIONELE DOELSTELLINGEN Vertalen van de doelstellingen van de afdeling en het departement naar concrete operationele doelstellingen voor de dienst en naar de medewerkers teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Het beleid van de afdeling en het departement vertalen naar doelstellingen voor de dienst, en zo een insteek leveren voor het strategische en operationeel plan van het Departement LNE Opstellen van de jaarplanning en het actieplan van de dienst Opmaken van de jaarlijkse doelstellingen voor de dienst en de individuele medewerkers

6 11. MILIEUBEWUST HANDELEN Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Departement LNE op het gebied van milieuzorg. Voorbeelden van activiteiten : Naleven van milieu- en veiligheidsregels: lekken en defecten (sanitair, toestellen, verlichting, verwarming, airco...) melden; melden als onderaannemers die werken uitvoeren hun afval niet verwijderen; gangen vrijhouden (geen kasten ) voor eventuele evacuatie Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: deuren sluiten, lichten doven, apparaten uitzetten bij verlaten ruimte ; radiatoren/ventilo's niet bedekken; geen persoonlijke bijzetradiatoren, waterkokers gebruiken; waar mogelijk trap i.p.v. lift gebruiken; (warm)watergebruik in keukentjes/sanitair beperken; papiergebruik beperken (digitale dragers gebruiken, dubbelzijdig afdrukken, omslagen voor interne verzendingen vermijden); kantoormaterialen (mappen ) hergebruiken vooraleer nieuwe te vragen Milieuvriendelijk verplaatsen (STOP-principe): eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk carpoolen met collega s bij gebruik (dienst)wagens Afval correct sorteren: vergaderzalen netjes achterlaten, afval correct sorteren op werkplek, in keukentjes Milieuverantwoord aankopen: waar mogelijke via MOD / ACD / Communicatiedienst bestellen; duurzame keuzes maken, ook bij bestelling via bv.mod; duurzaamheidscriteria integreren in eigen aankopen (bestelbon, bestek) 12. BIJKOMENDE PERMANENTE ROL MMS ALS EERSTE EVALUATOR PLOEG Introductie over MMS gerelateerd met taken, afspraken en procedures die specifiek aan de functie verbonden zijn Mee helpen vertalen van uit te voeren actie(s) van medewerker i.k.v. milieuzorgdoelstelling naar PLOEG-document Mee helpen bij aanpassing functiebeschrijving (aanvullende taken i.k.v. MMS) Evaluatie van verantwoordelijkheden/taken in het kader van MMS (vaste taken binnen MMS) 3. Gedragscompetenties Voortdurend verbeteren niveau 3 Klantgerichtheid niveau 3 Samenwerken niveau 3 Betrouwbaarheid consequent en correct handelen niveau 2 Oordeelsvorming niveau 3 Richting geven niveau 2 Organisatiesensitiviteit niveau 2 Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid niveau 3

7 4. Vaktechnische competenties Communicatieregelgeving en normen Communicatieprocessen en modellen Marketing Mediamonitoringtechnieken Online communicatie Overheidscommunicatie Openbaarheidsdecreet Vulgariserend schrijven Communicatietechnieken Opstellen en beheren van budgetten Wetgeving op de overheidsopdrachten Relevante ervaring: Je hebt minstens 6 jaar beroepservaring met communicatiebeleid en -technieken; Je hebt minimum 2 jaar ervaring met het aansturen van een (beperkt) team en/of met de coördinatie van communicatieprocessen/-projecten.