INFORMATIEBEHEERDER (M/V)

Transcriptie

1 INFORMATIEBEHEERDER (M/V) Afdeling: Niveau: Graad: Standplaats: Milieuvergunningen B Deskundige (B11) Koning Albert II laan 20, bus 8, 1000 Brussel FUNCTIECONTEXT Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (DLNE) staat in voor een integraal en geïntegreerd milieubeleid in Vlaanderen. Het is dan ook een brede entiteit die op vele milieuterreinen actief is. Beleidsplanning en -coördinatie, vergunningverlening, handhaving, wetenschappelijk onderzoek, overleg, sensibilisering en educatie zijn enkele van de kernwoorden die in de werking sterk naar voren komen. Het departement bestaat uit een coördinerend secretariaat-generaal en twaalf afdelingen die zich elk afzonderlijk inzetten voor een specifiek aspect van de milieu- en natuurproblematiek. De afdeling Milieuvergunningen maakt deel uit van het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE) van de Vlaamse overheid en heeft als hoofdtaak de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het milieuvergunningen- en erkenningenbeleid in het Vlaamse gewest. De afdeling telt ongeveer 120 personeelsleden. Via expertenwerkgroepen wordt gewerkt aan het opstellen, het actualiseren en het evalueren van de regelgeving inzake hinderlijke inrichtingen, o.a. rekening houdend met Europese regelgeving, de beste beschikbare technieken en de milieukwaliteitsdoelstellingen. In milieuvergunningendossiers wordt advies verleend aan de milieuvergunningscommissies en de vergunningverlenende overheden. De afdeling is ook verantwoordelijk voor de praktische uitvoering van de wetgeving bedrijfsinterne milieuzorg (o.a. de milieucoördinator) en zorgt voor de integratie van de veiligheids- en milieueffectrapportage in het milieuvergunningenbeleid. In het kader van de herstructureringen binnen de Vlaamse overheid werden bovendien de bevoegdheden inzake alle erkenningen die gerelateerd zijn aan het werkveld van het Departement LNE, gecentraliseerd binnen de afdeling Milieuvergunningen. De functie is voorzien op het hoofdbestuur in Brussel bij de stafdienst van de afdeling Milieuvergunningen. Je rapporteert aan de coördinator van de stafdienst en het afdelingshoofd. DOEL VAN DE FUNCTIE Collega s binnen de afdeling bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening met betrekking tot ICT teneinde ertoe bij te dragen dat de afdeling en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden, rekening houdend met de bestaande ICTomkadering van het departement LNE. 1

2 JE TAKENPAKKET 1. BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de collega s, diensten en stafleden van de afdeling teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het afdelingshoofd, de coördinator en de staf Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de afdeling en diensten Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen op het vlak van ICT, in het bijzonder binnen de Vlaamse overheid en het departement LNE Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen, zowel mbt bestaande toepassingen als nieuwe noden In kaart brengen en evalueren van de huidige dienstverlening 2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid binnen de afdeling en het departement en de behoefteanalyse, definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening op het vlak van ICT teneinde de collega s, diensten en stafleden van de afdeling op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorstellen doen en de dienstverlening bespreken met het afdelingshoofd, de coördinator en de stafleden De continue werking van de afdeling mee helpen verzekeren Actieplannen opstellen, werkmethodes definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort, bv werkaanvragen opstellen en opvolgen, overzichtslijsten bijhouden, Meewerken aan en instaan voor allerhande rapporteringen, bv werklastmeting, indicatoren, cijfers jaarverslag Collega s ondersteunen bij het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, Fungeren als eerste-lijnshulp bij ICT-problemen van collega s Inhoudelijk onderhouden van de afdelingswebsite, bv opladen van aangeleverde teksten, lijsten, richtlijnenmap, 3. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen, optimaliseren of aanpassen van kleinere toepassingen in nauw overleg met de collega s, diensten en stafleden teneinde de collega s in staat te stellen op een efficiënte en uniforme wijze te werken. Ontwikkelen en onderhouden van (kleinere) toepassingen, bv databanken, dossieropvolgingsystemen met behulp van excel, access, Ontwikkeling en onderhoud van een intern digitaal fotoboek Innovatieve ideeën ontwikkelen Ondersteuning bieden bij diverse ICT projecten van de afdeling, bv opmaak werkfiches en ontwerpbestekken Uitwerken van procedures en richtlijnen met betrekking tot ICT 2

3 Documenteren van de verschillende processen inzake ICT Beheer van de netwerkschijven van de afdeling (capaciteitsbewaking, toegangsrechten, structuur) Beheer van het ICT-materiaal van de afdeling 4. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief het afdelingshoofd, de coördinator, stafleden en collega s adviseren inzake ICT teneinde deskundige oplossingen aan te bieden. Antwoorden op vragen van collega s Fungeren als aanspreekpunt van de afdeling inzake ICT Adviseren over werking en gebruik van beschikbare diensten, systemen en toepassingen Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen, bv departementaal ICT-overleg Pro-actief knelpunten signaleren en oplossingen voorstellen 5. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor managementrapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen, bv nazicht werkaanvragen afkomstig van de buitendiensten Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren over de dienstverlening inzake ICT teneinde het afdelingshoofd, do coördinator, stafleden en collega s te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening pro-actief kenbaar maken binnen de afdeling Voorzitten van vergaderingen met ICT-werkgroepleden van de verschillende diensten binnen de afdeling Deelnemen aan werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt voor de eigen afdeling en als tussenschakel met andere afdelingen binnen het departement, bv. de afdeling Centraal Databeheer 7. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief opbouwen, bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. ICT teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. 3

4 Netwerking, zowel binnen en buiten de afdeling Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen inzake ICT Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten inzake ICT 8. MILIEUBEWUST HANDELEN Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Dept. LNE op het gebied van milieuzorg. naleven van milieu- en veiligheidsregels: melden van lekken (water, olie, ) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, verwarmings- en airconditioninginstallaties,...), melden als onderaannemers die werken uitvoeren (schilderen, wanden verplaatsen, ) hun afval niet verwijderen, vrijhouden van de gangen (geen kasten, ) zodat evacuatie bij brand veilig kan verlopen, energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: sluiten van deuren, uitdoen van lichten en uitschakelen van elektrische apparaten (PC, scherm, printers, fax, kopieermachines, koffiezet, ) bij het verlaten van de werkplek, vergaderzalen, archiefruimten ; geen radiatoren of convectoren bedekken; geen bijzetradiatoren en mobiele airco s gebruiken (dit is verboden tenzij speciaal toegestaan); waar mogelijk trap gebruiken i.p.v. de lift; het gebruik van (warm) water in keukentjes/sanitair beperken; het gebruik van papier beperken: geen overbodige kopies maken en zoveel mogelijk elektronische middelen gebruiken, recto-verso kopiëren en waar mogelijk geen omslagen gebruiken voor verzending van interne documenten; kantoormaterialen (mappen, ) hergebruiken alvorens nieuw aan te kopen; milieuvriendelijk verplaatsen: bij verplaatsingen zoveel mogelijk het STOP-principe toepassen: eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk kiezen voor carpooling met collega s bij gebruik van (dienst)wagens; correct sorteren van afval: vergaderzalen netjes achterlaten, correct sorteren van afval (papier, restafval, PMD, ) op de werkplek/keukentjes, PROFIEL JE DIPLOMA: Je bent in het bezit van een bachelor diploma bij voorkeur in een afstudeerrichting die affiniteit heeft met ICT. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Goede kennis van MS-office (Word, Excel, Access, PowerPoint). Kennis van het ontwikkelen van toepassingen in Access en Excel (o.a. via Visual Basic for Applications-VBA) of bereid zijn dit op korte termijn te leren. Kennis van webredactie en beheer is een pluspunt. Affiniteit met open source toepassingen. Kennis van het Vlaamse milieubeleid en de werking van de Vlaamse overheid is een pluspunt. 4

5 PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend Verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 5

6 Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Probleemanalyse (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie I. Ziet de essentie van het probleem - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem Oordeelsvorming (synthetisch denken) = Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel) - Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren - Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken 6

7 - Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid = Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt I. Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden - Communiceert duidelijk en to the point - Legt (technische) gegevens op een begrijpelijke wijze uit - Beperkt het gebruik van jargon - Antwoordt doelgericht en beknopt - Is goed verstaanbaar (volume, articulatie, tempo) - Spreekt vlot - Ondersteunt zijn boodschap met aangepast non-verbaal gedrag Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties 7