Opdracht Co-creatie. Samenwerken door (zelf)leiderschap Teake Kastelein

Transcriptie

1 Opdracht Co-creatie Samenwerken door (zelf)leiderschap Teake Kastelein

2 Inhoud Co-creatie proces... 3 Think win-win... 3 Planning - begin with the end in mind... 4 Put first things first... 4 Kick-off - Seek to understand, then to be understood... 5 Vergaderingen en werkwijze... 5 Synergize... 7 Sharpen the saw... 7 Analyse co-creatieontwerpproces... 8 Idea generation... 8 Ontwerpfase Conclusie Reflectie Ontvangen Feedback Eigen reflectie Evaluatie pitch

3 Co-creatie proces Aan het begin van dit project was het al helder dat ik iets wilde ontwerpen dat een positieve bijdragen zou leveren aan het drinkwater probleem dat zich afspeelt in derde wereld landen, en met name Kenya en Peru. Hiervoor heb ik een team samengesteld dat effectief kan samenwerken, gedreven is en aansluit op de theorie van Grenny en Covey. Het team bestaat uit: Twee designers, iemand met een engineering achtergrond en iemand die ontwikkelingswerk gedaan heeft in derde wereld landen. Omdat ik niet rechtstreeks in contact kon komen met de eindgebruiker (wegens communicatieve problemen) zullen twee teamleden zich opstellen als gebruiker gezien zij ervaring hebben met deze landen en hier af en toe rondreizen. De ontwikkelingswerker zal ook dienen als mijn expert omdat hij heel veel ervaring heeft met de doelgroep en gewerkt heeft aan veel project gecentreerd rondom het water probleem. Think win-win Na het selecteren van teamleden heb ik het model van Grenny ingevuld om het doel te vergelijken met mijn co-creators om te kijken wat de win-win situatie is voor het deelnemen aan het project. De uitkomst is dat dit project zal dienen als aanwinst voor het portfolio van de cocreators gepaard met persoonlijke interesse met betrekking tot de probleemstelling. Personal Social Motivation Ik wil iets ontwerpen waar andere wat aan hebben. Het geselecteerde team heeft een design achtergrond en is altijd gemotiveerd om nieuwe dingen te ontwerpen voor hun portfolio. Ability Ik beschik over de design vaardigheden om een product neer te zetten. Echter heb ik wel ondersteuning nodig bij de theoretische aspecten. Het gekozen team beschikt over de vaardigheden om mij te ondersteunen bij het ontwerpen en ontwikkelen van het te ontworpen product. Structural Een oplossing bedenken voor een wereldwijd probleem motiveert mij om buiten mijn comfortzone te stappen. Door ondersteunende lessen leer ik nieuwe technieken om het product te realiseren. 3

4 Daarnaast is het van belang dat ik in de loop van het project een win-win situatie creëer voor mijn co-creators. Mocht bijvoorbeeld iemand iets aan het project toe willen voegen terwijl andere het ermee oneens zijn, is het aan mij om de situatie zo te bespelen dat beiden kanten met een tevreden gevoel verder kan. Mocht deze situatie zich voordoen dan zal ik de situatie van beide kanten willen bekijken en aan beide kanten de positieve en negatieve aspecten boven water brengen. Deze aspecten zal ik onderbouwen en op elkaar afwegen. Planning - begin with the end in mind De planning is gemaakt op weekbasis gemaakt omdat er na individuele gesprekken met mijn co creators het lastig is om de agenda s met elkaar te spiegelen. Week Op de planning 1 Kick-off Introductie en brainstorm sessie met co-creators. Opdracht ideeën bedenken meegeven. 2 3 Punten van vorige sessie herhalen en de opties bespreken. Opdracht, concept schetsen. Vergadering, schetsen bespreken en de opties bekijken. Opdracht, elkaars concepten beoordelen. 4 Vergadering, concepten op elkaar afwegen. 5 Eindconcept bepalen en beginnen aan het ontwerp. Opdracht, onderzoeken van de opties. 6 Voortgang ontwerp en iteratieslagen bespreken en input verzamelen. Eind ontwerp presenteren aan co-creators. 7 Ontwerp nakijken, reflecteren en pitchen. Put first things first Om dit project soepel te laten lopen is het belangrijk dat ik eerst alle administratieve opgaven en taken op een rijtje zet zodat we er later dit project geen last van hebben. 4

5 Kick-off - Seek to understand, then to be understood Om te beginnen organiseer ik zo snel mogelijk een vergadering met mijn co-creators ter introductie en om te brainstormen. De richtlijnen die ik zal geven zijn Hoe kunnen wij het drinkwater probleem in Kenya en/of Peru oplossen. Met deze hoofdvraag laat ik mijn team los om individueel ideeën te bedenken en te schetsen. Hierdoor hoop ik hele afwijkende ideeën te krijgen die nog niet door elkaar beïnvloed zijn. Na een bepaalde periode zal de vergadering weer voort zetten om zo elkaars schetsen en ideeën een voor een bij langs te gaan. Hierbij zal ik mij zo open mogelijk opstellen en bij elk idee input vragen van de andere co-creators. Zo hoop ik de bedachte ideeën zo goed mogelijk te kunnen analyseren en op elkaar af te wegen om uiteindelijk een idee te kiezen waar iedereen het mee eens is. Pas aan het einde van de eerste vergadering zal ik de planning bespreken. Dit doe ik pas aan het einde omdat ik uit ervaring weet dat het stellen van deadlines een negatief effect kan hebben op de creatieve geest. Vergaderingen en werkwijze Met dezelfde instelling als bij de kick-off zullen we te werk gaan. Ik zal goed gebruik proberen te maken van ieders specialiteit en wensen. Zo zal ik tijdens het project de juiste mensen op de juiste taken zetten en op de juiste momenten inschakelen. Dit zorgt voor optimaal gebruik van de specialiteiten van het team. Momenten naar verwachting zullen zijn bij de concept en ontwerpfase. De vergaderingen zullen op de volgende gehouden worden: Planning We bespreken in het kort waar we in het project zijn en wat er tijdens deze vergadering besproken moet worden. Concept We zetten een stap terug en herhalen in het kort wat we de voorgaande weken bereikt hebben zodat iedereen weer overzicht heeft over het project. Scrum We houden een scrum zodat we van elkaar een overzicht hebben van wie wat gedaan heeft en hoever ze zelf in het project staan. 5

6 Figuur 1: Het proces dat wij keer op keer gaan herhalen. Als we dit proces van links naar recht hebben afgelopen, bespreken we wat we hebben en gaan we het schema van rechts naar links af. Zo bespreken we mogelijkheden en ideeën voor het concept waarbij iedereen een voor een zijn inbreng kan uiten en eindigen we met hoe de volgende fase eruit ziet. Als we een concreet concept hebben waar iedereen het mee eens is, stappen we over naar de ontwerpfase. Hierbij zal ik iedereen aansporen om onderzoek te doen naar de beste manier om het product te ontwerpen. Zo zal ik alle input en eisen verzamelen om mee te nemen naar het uiteindelijk te ontwerpen product. Tijdens het ontwerpen van dit product zal ik via een digitaal medium mijn team op de hoogte houden en kunnen mijn co-creators opmerkingen en toevoegingen plaatsen. Door te werken met mijn co-creators die dubbelen als gebruiker en expert zal ik input verwerken op basis van iteratieslagen. Mocht ik ergens onzeker over zijn (bijvoorbeeld materiaal gebruik) zal ik naar een derde partij/expert toe stappen die ons hierbij kan ondersteunen. 6

7 Synergize Gezien elk teamlid zijn eigen specialiteit en visie heeft is aan mij de taak om mijn co-creators op goed op elkaar af te stemmen. Ik zal iedereen van elkaar op de hoogte houden door ze ook individueel aan te spreken en deze informatie met anderen te delen. Daarnaast is het belangrijk dat er altijd beslissingen genomen worden waar iedereen mee kan leven. Zoals eerder beschreven zal ik de verschillende aspecten op elkaar afwegen en mijn best doen om gebruik te maken van de input van elk teamlid. Sharpen the saw Om tot een goed product te komen is het van belang dat er een goede balans is tussen plezier hebben en serieus werken. Over het gehele project zal ik ervoor zorgen dat er altijd gewerkt wordt naar eindproduct. Ik zal de rode draad tijdens groepsmomenten vasthouden wanneer nodig de groep bijsturen zodat we eerst de belangrijke dingen bespreken en daarna pas ruimte maken voor gezelligheid. 7

8 Analyse co-creatieontwerpproces Idea generation Om het project te beginnen heb ik mijn co-creators uitgenodigd voor een kick-off. Dit was lastig plannen gezien de agenda s van mijn co-creators erg verschilt. Echter hebben we hiervoor toch ruimte kunnen vinden. De kick-off was bij mij thuis waar ik project toegelicht heb en direct van start ben gegaan met het stellen van de hoofdvraag Hoe kunnen wij een positieve bijdrage leveren aan het oplossen van het drinkwater probleem in Kenya en/of Peru. Mijn co-creators denken vooral oplossingsgericht en zijn direct van start gegaan door individueel ideeën te bedenken uit te schetsen. Na een korte periode was het al vrij duidelijk dat mijn co-creators de focus hadden gelegd op producten die of water kunnen creëren of water kunnen reinigen. Na een korte bespreken was iedereen het ermee eens dat we een product moesten ontwerpen waarmee wij water konden creëren gericht op Lima Peru (achtergrond: Lima is de hoofdstad van Peru en ligt in de woestijn waar veel mensen te maken hebben met een tekort aan water). Met dit concept als focus heb ik iedereen weer individueel aan het werk gezet in de hoop dat er zo gevarieerde ideeën bedacht zouden worden. Gezien dit toch een lastig concept was duurde het even voor de eerste ideeën binnen kwamen. Omdat het wat stroef ging besloot ik om de aandacht weer centraal te stellen en gebruik te maken van de kennis van een van de cocreators. Gezien een van mijn co-creator veel ontwikkelingswerk heeft gedaan in Peru besloot ik gebruik te maken van zijn kennis en een interview met hem te houden. Door dit te doen is er veel informatie vrij gekomen waar we echt wat aan hadden. Zo kwamen we erachter dat Peru een apart geval is en de woestijn een erg hoog luchtvochtigheid percentage heeft en hoe er gebruik wordt gemaakt van netten om mist op te vangen. Met deze informatie kwamen de volgende ideeën naar boven: - Een fles die dauw kan opvangen. - Een product ontworpen om condens te creëren en hiermee dagelijks voldoende drinkwater te maken waar één persoon van kan leven. - Een mobiel product ontworpen uit netten waarmee s nachts en s ochtends mist opgevangen kan worden. Vervolgens hebben we als groep gekeken naar welk product ons het meest effectief en realistisch leek. Omdat degene die dit bedacht heeft een designer is heb ik hem gevraagd of hij dit idee concreet zou willen uitwerken van hoe hij het voor zich ziet. Aan het einde van de vergadering heb ik de planning doorgenomen en iedereen de opdracht gegeven om een variatie te bedenken op het bedachte product. Het resultaat is te bekijken op de volgende pagina. 8

9 Figuur 2: Het concept, uitgewerkt door mijn co-creator. Het product is een makkelijk op te bergen net die de gebruiker s nachts over een glas, beker, fles of water tank kan leggen die mist opvangt. Met dit resultaat hoopte we verder te kunnen, echter had ik mijn twijfels bij of het echt zou werken. Zo heb ik samen met mijn team een prototype gemaakt om de theorie te testen. Met weinig medewerking van het weer en een tekort aan bewijs, hebben we toch maar besloten om terug te gaan naar de tekentafel. Ik organiseerde weer een vergadering die gericht was op het bedenken van een product waarmee we water kunnen reinigen. We hebben hierbij het zelfde proces doorgelopen als de eerst vergadering waarbij iedereen individueel ging schetsen. Hierdoor belandde we bij drie verschillende richtingen. Zo besloot ik om de drie richtingen in een bespreking met elkaar te vergelijken en op elkaar af te wegen, met dit als resultaat: 9

10 - Een filter toepasselijk op willekeurige flessen Dit is een effectieve optie maar te duur voor de doelgroep. - Een fles met chemische oplossingen Erg effectief maar schijnt niet zo veilig te zijn. - Een product waarmee vuil water gereinigd kan worden door middel van condensatie Een natuurlijke manier en goedkoop maar een merkbaar resultaat duurt lang. Mijn teamleden en ik hebben gezamenlijk besloten om voor de derde optie te gaan en hebben we gezamenlijk een lijst van eisen opgesteld waar dit product aan moet voldoen om te werken zodat ik hier een bijpassend concept ontwerp kon maken. Het product moet een glazen bovenkant hebben met een container aan de binnenkant waar het vuile water ingegoten kan worden. Daarnaast moet er een container gemaakt worden waar het gecondenseerde water wordt opgevangen. Toen alles duidelijk was heb ik de vergadering op de zelfde manier als de eerste afgesloten. Ik heb mijn teamleden de opdracht gegeven om onderzoek te doen naar dit proces. Figuur 3: Het concept van de water reiniger. Het vuile water dat in de zwarte container zit zal door de warmte gaan condenseren waardoor het vervolgens weer opgevangen wordt door de koepel. Het gecondenseerde water zal druppels vormen waardoor het in de onderste container glijd. 10

11 Ontwerpfase Het bovenstaande concept heb ik aan mijn team laten zien om te kijken of onze visie gelijk was. Om er zeker van te zijn dat het concept ook daad werkelijk zou werken heb ik samen met een co-creator die een natuurkundige achtergrond heeft, een test uitgevoerd waarbij we dit proces op de proef hebben gesteld. Uit de test bleek dit te werken. Omdat dit een bestaande techniek bleek te zijn heb ik een digitale vergadering gepland om een te kijken naar hoe we dit product kunnen verbeteren voor de situatie in Kenya. Zo kwamen we bij de fricties dat het product alleen werkt op ruimtes waar voldoende ruimte is om het op de grond neer te zetten. Zo heb ik tijdens ons gesprek voorgesteld om ons product te richten op het ontwerpen van een product dat geplaatst kan worden op daken, zodat mensen in krottenwijken ook gebruik kunnen maken van het product. Ook hebben we het onderzoek besproken waar een aantal eisen vanuit mijn co-creators toegepast moesten worden op het huidige concept. Hieronder beschreven: Het glas werkt het meest effectief op een hoek van 30 graden. Toevoegingen van openingen met een glazen wand kan het proces verbeteren. De opslagtank moet van roestvrijstaal gemaakt worden gezien de situatie waar het in geplaats gaat worden het product kunnen beschadigen. Met deze eisen en feedback heb ik het volgende product ontworpen. Figuur 4: Het uiteindelijke product waarbij de eisen van de co-creators verwerkt zijn. Dit product is ontworpen om bevestigd te worden aan daken maar kan ook los gebruikt worden. 11

12 Het resultaat is een product die op dezelfde manier is opgebouwd als het voorgaande concept. Met dit product ben ik naar een expert gegaan in materialen. Als feedback heb ik ontvangen dat het misschien een beter idee is om het omhulsel zwart te maken. Dit zou het proces van condenseren kunnen versnellen. Volgend was een vergadering waarin ik de huidige stand van zaken besproken heb samen met het uiteindelijke resultaat. Vanuit deze vergadering hebben we besloten dat er nog een test uitgevoerd moet worden met deze nieuwe vorm. Conclusie Elke vergadering is volgens de stappen verlopen die ik beschreven heb in het ontwerpproces. Dit is soepel gegaan met een serieuze en productieve sfeer. Echter realiseerde ik mij bij de eerste fase dat ik in de planning geen rekening gehouden heb met het testen van een concept om te kijken of de theorie erachter zou kloppen. Dit zorgde ervoor dat ik de planning heb moeten aanpassen waardoor er een moment van chaos is ontstaan. Dit heb ik gelukkig wel weten te redden door het project te herstructureren. 12

13 Reflectie Ontvangen Feedback Eén van mijn co-creators heeft als feedback gegeven dat ik beter moet kijken naar wat realiseerbaar en haalbaar is in plaats van wat ik graag wil doen, maar uiteindelijk misschien niet kan. Een leuk idee is mooi maar bij de idee selectie is het een goed punt om te kijken naar wat realistisch is. Dit vond ik een goed punt omdat hierdoor een frictie is ontstaan tijdens het project waardoor er veel tijd verloren is gegaan. In de toekomst zal hier beter rekening gaan houden door met een meer realistisch beeld te kijken naar de situatie en door tijdens het plannen rekening te houden met dat het product ook in de conceptfase getest moet worden. Hier zal ik ook een ruimte tijd voor moeten inplannen gezien het vereist om er een prototype bij te maken. Een ander punt dat ik ontvangen heb is dat ik tijdens een paar vergaderingen veel met de groep bezig was, maar weinig van mijn eigen hoek heb laten horen. Dit zou best goed kunnen kloppen omdat ik tijdens de vergaderingen gericht was op het proces van mijn co-creators waardoor ik mezelf af en toe links heb laten liggen. In de toekomst zal ik meer vanuit mijn eigen hoek praten en vaker mijn eigen mening geven mengen in het gesprek. Als laatste punt werd aangegeven dat mijn planning over het algemeen nog wel wat strakker kon en dat er meer overzicht moest zijn op mijn planning tijdens te vergaderingen. Dit zal ik zeker verbeteren door de volgorde van de vergaderingen aan te passen en de co-creators direct duidelijkheid geven over het tijdsbestek. Al met al is de feedback positief. Mijn co-creators waren erg gemotiveerd omdat het een leuke uitdaging was waarbij ik over het algemeen goed heb kunnen optreden als leider en iedereen goed heb proberen te betrekken bij het idee, concept en het ontwerp. Eigen reflectie Het co-creatie proces is al met al vrij goed verlopen. Ik heb mij tijdens de sessies zo open mogelijk proberen op te stellen naar mijn team toe zodat er een concept bedacht kon worden dat ontworpen is op basis van input van elk teamlid. In mijn ontwerpproces/plan heb ik de punten van de 7 eigenschappen van zelfleiderschap behandeld en proberen eigen te maken. Over het gehele project is het mij redelijk gelukt om mij aan de 7 eigenschappen te houden zoals beschreven in het co-creatie proces/plan. Echter zijn er twee punten die open staan voor verbetering. 13

14 Be proactive Omdat ik aan het begin van de opdracht moeite had met het bedenken van een idee waar ik tevreden mee zou zijn, heb ik mij niet proactief op kunnen stellen. Ik twijfelde over mijn bedachte ideeën en heb toen niet de stappen gezet zoals contact zoeken met hulporganisaties die actief zijn in Peru. Hierdoor ben ik veel tijd kwijt geraakt die ik ook nuttig had kunnen besteden met het co-creatie proces. In de toekomst zal ik dit anders aanpakken door direct mailtjes te sturen of even te bellen met mensen waarvan ik denk dat ze mij verder kunnen helpen. Dit kost immers maar weinig tijd in vergelijken tot de tijd die ik verloren heb met twijfelen. Na de startfase van het project heb ik dit een stuk beter aangepakt door regelmatig contact te zoeken met zowel mijn team als met derde partijen. Plan with the end in mind Zoals eerder beschreven in het document heb ik tijdens het plannen geen rekening gehouden ruimte voor fouten. In de toekomst ga ik dit beter aanpakken door ook rekening te houden met foutmarges tijdens het plannen. Om weer dit soort fouten te voorkomen zal ik mijn planning een keer neerleggen bij een mede student of expert om een second opinion te krijgen. Zo hoop ik in de loop van het proces geen fouten meer tegen te komen. 14

15 Evaluatie pitch Persoonlijk vond ik de pitch minder goed gaan, omdat het mij die dag even niet lag waardoor ik mijn eigen verhaal niet goed kon onderbouwen. Het verhaal was voor mij scherp, maar er ontstonden wat onduidelijkheden tijdens de presentatie. Dit was met name over de bouw van het product. Dit was niet de onderbouwing zoals ik die geoefend had. De onderdelen waren niet in details verteld waardoor onduidelijkheden ontstonden. De duidelijkheid van het product wil ik verbeteren door concreter te zijn over de details met een uitgebreidere uitleg. Hiermee hoop ik dit punt te verbeteren. Tijdens de presentatie bleek ik geen energieke uitstraling te hebben desondanks ik wel veel meerwaarde hecht aan dit product. Het kwam te zakelijk en serieus over waardoor enthousiasme ontbrak bij de luisteraars. Het lijkt mij een goed idee om mijn gezichtsuitdrukkingen te oefenen voor de spiegel en hiermee mijn expressie aan te kunnen passen tijdens het presenteren. Het was ook leuker geweest om meer achtergrond informatie te bieden over de oorsprong van het product idee, zodat de luisteraars zich meer konden vinden in mijn verhaal. Dit kan ik doen door de volgende keer ook meer focus te leggen op waarom voor dit soort idee gekozen is. De presentatie heb ik gemaakt op basis van de voorgaande leerpunten waarbij ik teveel tekst op mijn dia s had en daardoor teveel naar het scherm keek. Deze presentatie heb ik daarom opgebouwd uit voornamelijk afbeeldingen en zo min mogelijk tekst. Feedback De feedback die ik ontvangen heb was positiever dan mijn eigen mening maar wees inderdaad op een tekort aan energie en een boze gezichtsuitdrukking. Zoals hierboven beschreven ga ik hier meer op letten door mijn eigen expressies in de gaten te houden en door te oefenen met behulp van wellicht een spiegel. 15