Policy Research Corporation Kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten

Transcriptie

1 Policy Research Corporation Kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten Maart 2012 In opdracht van Rekenkamercommissie De Bilt

2 Policy Research Corporation Copyright 2012 Kantoor België: Kantoor Nederland: Jan Moorkensstraat 68 Parklaan Antwerpen 3016 BC Rotterdam tel : tel: fax : fax: info@policyresearch.be info@policyresearch.nl website : website : Dit rapport waarop het auteursrecht van toepassing is, is bestemd voor intern gebruik door de geadresseerde. Dit rapport mag door derden, volledig of gedeeltelijk, gebruikt worden mits bronvermelding.

3 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE I. INLEIDING...1 I.1. AANLEIDING ONDERZOEK... 1 I.2. DOELSTELLINGEN EN AANPAK VAN HET ONDERZOEK... 1 I.3. LEESWIJZER... 2 II. BELEID TEN AANZIEN VAN GROTE PROJECTEN IN DE BILT...3 II.1. DEFINITIE GROTE PROJECTEN IN GEMEENTE DE BILT... 3 II.2. BELEID TEN AANZIEN VAN PROJECTMATIG WERKEN... 4 II.2.1. Gemeentelijke organisatie... 4 II.2.2. Projectuitvoering en -opvolging... 6 II.2.3. Rollen en verantwoordelijkheden... 8 II.2.4. Informatievoorziening bij grote projecten... 9 II.3. GRONDBELEID II.4. DEELCONCLUSIES III. INFORMATIEVOORZIENING AAN DE RAAD BIJ GROTE PROJECTEN...15 III.1. INFORMATIE TEN BEHOEVE VAN PROJECTSPECIFIEKE BESLUITVORMING III.2. PROGRAMMABEGROTING EN JAARREKENING III.3. PROJECTENBOEK III.4. OVERIGE INFORMATIEVOORZIENING III.5. DEELCONCLUSIES IV. BENCHMARK MET ANDERE NEDERLANDSE GEMEENTEN...27 IV.1. FORMELE KADERS PROJECTMATIG WERKEN IV.2. CHECKLISTS INFORMATIEVOORZIENING GROTE PROJECTEN V. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN...37 V.1. BELEID TEN AANZIEN VAN GROTE PROJECTEN IN DE GEMEENTE DE BILT V.2. INFORMATIEVOORZIENING AAN DE RAAD BIJ GROTE PROJECTEN VI. BIJLAGEN...45 VI.1. BIJLAGE 1: LITERATUURLIJST VI.2. BIJLAGE 2: OVERZICHT VAN GEÏNTERVIEWDE PERSONEN VI.3. BIJLAGE 3: OVERZICHT FASERING PROJECTMATIG WERKEN VI.4. BIJLAGE 4: ORGANISATIEPARAGRAAF VI.5. BIJLAGE 5: QUICK SCAN LOPENDE PROJECTEN Policy Research Corporation - i -

4 Kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten LIJST VAN TABELLEN Tabel 1: Tabel 2: Tabel 3: Tabel 4: Tabel 5: Tabel 6: Overzicht interne werkdocumenten m.b.t. projectmatig werken in De Bilt...4 Informatie betreffende projecten in Programmabegroting en Jaarrekening...19 Procedureregelingen en projectprotocollen in andere Nederlandse gemeenten...28 Handleidingen projectmatig werken in andere Nederlandse gemeenten...29 Checklists voor informatievoorziening aan de raad in andere Nederlandse gemeenten...34 Richtinggevende vragen voor de raad in functie van kaderstelling en controle ii - Policy Research Corporation

5 Inleiding I. INLEIDING I.1. AANLEIDING ONDERZOEK In het najaar van 2011 is het vijfde Projectenboek van de gemeente De Bilt uitgebracht. Het Projectenboek presenteert de voortgang van de projecten die door de gemeente De Bilt zijn geïnitieerd. De Rekenkamercommissie van de gemeente De Bilt wil nagaan of deze halfjaarlijkse inzichten in voldoende mate bijdragen aan de mogelijkheden voor controle van de voortgang door de gemeenteraad (hierna de raad). Daartoe heeft de Rekenkamercommissie Policy Research gevraagd een onderzoek uit te voeren naar de kaderstelling, aansturing en voortgang bij grote projecten in de gemeente De Bilt. I.2. DOELSTELLINGEN EN AANPAK VAN HET ONDERZOEK De doelstellingen van het onderzoek naar de kaderstelling, aansturing en voortgang bij grote projecten in de gemeente De Bilt en daarbij horende onderzoeksvragen zijn drieledig: Een actueel inzicht geven in de fasen van besluitvorming en uitvoering van projecten en stedenbouwkundige plannen (Hoe is het voorbereidings-, besluitvormings- en uitvoeringsproces ingevuld?); Inzicht geven in veranderde omgevingsfactoren en mogelijke risico s, hoe deze zijn opgenomen in de stukken en hoe daarover wordt gerapporteerd aan de raad (Hoe worden projecten beheerst?); Inzicht geven in mogelijkheden van de gemeenteraad om bij te sturen (In welke mate kan de raad zijn controlerende rol wat betreft grote projecten naar behoren uitoefenen?). Het onderzoek is uitgevoerd aan de hand van bronnenonderzoek (desk research), schriftelijke vragen aan raadsleden en interviews. Met het bronnenonderzoek is vastgesteld hoe formeel procedures voor kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten in de gemeente De Bilt verankerd zijn alsook hoe andere Nederlandse gemeenten hun beleid ten aanzien van grote projecten hebben vormgegeven. Aan de hand van gestructureerde gesprekken met bestuurlijke betrokkenen, ambtelijke betrokkenen en projectleiders is nagegaan in welke mate de informatie verkregen uit het bronnenonderzoek overeenstemt met de praktijk, welke knelpunten of verbeterpunten ervaren worden door betrokkenen en hoe deze opgenomen kunnen worden. Een overzicht van de gehanteerde bronnen en geïnterviewde personen is weergegeven in Bijlage 1 en Bijlage 2. Policy Research Corporation - 1 -

6 Kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten I.3. LEESWIJZER Hoofdstuk II biedt een overzicht van het beleid dat in de gemeente De Bilt gevoerd wordt ten aanzien van grote projecten. Daarbij wordt achtereenvolgens ingegaan op de definitie die gehanteerd wordt ten aanzien van (grote) projecten, het beleid ten aanzien van projectmatig werken en het grondbeleid van de gemeente. In Hoofdstuk III wordt dieper ingegaan op de informatievoorziening betreffende (grote) projecten aan de raad. Daarbij wordt aangegeven in welke mate deze informatie toereikend is voor de raad om een goede invulling te geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol. Hoofdstuk IV presenteert een benchmarkanalyse van het beleid dat in andere Nederlandse gemeenten gehanteerd wordt ten aanzien van grote projecten. De conclusies en aanbevelingen van het onderzoek zijn opgenomen in Hoofdstuk V. Hoofdstuk VI bevat de bijlagen van het onderzoeksrapport Policy Research Corporation

7 Beleid ten aanzien van grote projecten in De Bilt II. BELEID TEN AANZIEN VAN GROTE PROJECTEN IN DE BILT In dit hoofdstuk wordt het beleid in de gemeente De Bilt ten aanzien van grote projecten besproken. Daarbij komen achtereenvolgens volgende onderwerpen aan bod: De definitie van grote projecten (Paragraaf II.1); Het beleid ten aanzien van projectmatig werken (Paragraaf II.2); Grondbeleid (Paragraaf II.3). Paragraaf II.4 bevat de deelconclusies van dit hoofdstuk. II.1. DEFINITIE GROTE PROJECTEN IN GEMEENTE DE BILT In de gemeente De Bilt is geen definitie opgesteld voor grote projecten. Er worden ook geen criteria gehanteerd om projecten te identificeren en te selecteren die volgens bepaalde richtlijnen (inzake projectmatig werken) bestuurd en beheerst moeten worden. De projecten uit het Biltse Projectenboek die onderwerp zijn van deze studie betreffen de projecten die door de gemeente De Bilt zijn geïnitieerd, waar de gemeente verantwoordelijk voor is en die een externe werking hebben. 1 Dit betreffen ondermeer de ruimtelijke projecten die door de gemeente De Bilt worden uitgevoerd, alsook andere projecten in het kader van de woningbouwopgave. 2 In het Projectenboek Najaar 2011 zijn 18 projecten 3 opgenomen waarvan 7 grondexploitaties Bron: De Bilt, 2011, Projectenboek Najaar De Bilt, 2009, Programmabegroting Deze projecten zijn: 1) Centrumplan Bilthoven (i.e. deelprojecten Stationsgebied, Emmaplein-Vinkenplein en De Kwinkelier), 2) Julianalaan 42-50, 3) Bedrijvenpark Larenstein (en achterblijvende locaties Larenstein), 4) Masterplan Leijenseweg, 5) Melkweg, 6) Voormalig Gemeentehuis Maartensdijk, 7) Voormalige Gemeentewerf Maartensdijk, 8) De Leijen Zuid Bilthoven, 9) Woningbouw Westbroek, 10) Buys Ballotweg De Bilt, 11) De Vierstee Maartensdijk, 12) Sport- en Zalencentrum, 13) Dorpshuis Westbroek, 14) Dorpshuis Hollandse Rading, 15) Huisvesting Berg en Boschschool, 16) Nieuwbouw Nijepoortschool en Versteeglaan Groenekan, 17) Revitaliseringsplan Industrieweg Maartensdijk, 18) RIVM terrein De Bilt. Dit zijn: 1) Centrumplan Bilthoven, 2) Bedrijvenpark Larenstein (en achterblijvende locaties Larenstein), 3) Melkweg (gebiedsontwikkeling Scholeneiland/Cultuurhuis), 4) Voormalig Gemeentehuis Maartensdijk, 5) Voormalige Gemeentewerf Maartensdijk (woningbouw), 6) De Leijen Zuid/Beukenburg Bilthoven, 7) RIVM terrein De Bilt (ontwikkeling terrein Antonie van Leeuwenhoeklaan (schapenwei RIVM). Policy Research Corporation - 3 -

8 Kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten II.2. BELEID TEN AANZIEN VAN PROJECTMATIG WERKEN Beleid ten aanzien van projectmatig werken betreft de richtlijnen en spelregels die binnen de gemeente gehanteerd en/of vastgesteld worden ten aanzien van (grote) projecten. Deze richtlijnen kunnen betrekking hebben op besluitvorming, informatievoorziening en de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden op raads-, bestuurlijk en ambtelijk niveau, maar kunnen eveneens ingaan op verwachtingen ten aanzien van de projectuitvoering en -opvolging. In de gemeente De Bilt zijn er geen formeel door de raad vastgelegde kaders voor projectmatig werken aanwezig. Niettegenstaande zijn er door de jaren heen een aantal acties ondernomen ter ondersteuning van projectmatig werken binnen de gemeente. Deze initiatieven, werkwijzen en documenten worden in de volgende paragrafen besproken en hebben betrekking op: Gemeentelijke organisatie (projectenbureau, bedrijfsbureau en projectencollege); Projectuitvoering en -opvolging (Overzicht fasering projectmatig werken, Format Plan van Aanpak); Rollen en verantwoordelijkheden (Organisatieparagraaf); Informatievoorziening (invoering Projectenboek). Een overzicht van de interne werkdocumenten die als richtlijnen rond projectmatig werken gehanteerd worden en in volgende paragrafen aan bod komen is weergegeven in Tabel 1. Tabel 1: Overzicht interne werkdocumenten m.b.t. projectmatig werken in De Bilt Paragraaf Onderwerp Document Status II.2.2 Projectuitvoering en -opvolging Overzicht fasering projectmatig werken Intern A4 document projectenbureau II.2.2 Projectuitvoering en -opvolging Format Plan van Aanpak Intern werkdocument vastgesteld door projectencollege II.2.3 Rollen & verantwoordelijkheden Organisatieparagraaf (onderdeel van Format Plan Intern document vastgesteld door projectencollege van Aanpak) Bron: Policy Research Corporation II.2.1. GEMEENTELIJKE ORGANISATIE Binnen de gemeentelijke organisatie zijn een aantal afdelingen/instanties specifiek ingericht ten behoeve van een betere projectsturing en beheersing; dit zijn het projectenbureau, het bedrijfsbureau en het projectencollege Policy Research Corporation

9 Beleid ten aanzien van grote projecten in De Bilt a/ Projectenbureau In 2006 is binnen de gemeente De Bilt een reorganisatie doorgevoerd. Als onderdeel van de nieuwe afdeling Beleid en Strategie is een (ambtelijk) projectenbureau ingericht met de bedoeling complexe projecten binnen de gemeente beter te kunnen aansturen en projectmatig werken beter te verankeren binnen de gemeente. De twee kerntaken van het projectenbureau zijn het managen van complexe projecten en het opzetten en implementeren van een service-unit die de organisatie ondersteunt bij projectmatig werken 5. Daarnaast rapporteert het projectenbureau maandelijks over de voortgang van alle projecten aan de (gedelegeerde) ambtelijke opdrachtgever (i.e. afdelingsmanager of gemeentesecretaris) en 6-wekelijks aan het projectencollege. Aan de raad wordt sinds begin 2010 halfjaarlijks gerapporteerd over de voortgang van projecten via het Projectenboek. Het Projectenboek wordt opgesteld door het projectenbureau. Het college legt het Projectenboek voor aan de raad als onderdeel van de P&C cyclus. b/ Bedrijfsbureau Het bedrijfsbureau is een onderdeel van de ambtelijke organisatie dat in het kader van functiescheiding is belast met de controlfunctie onder leiding van de concerncontroller. Zij stellen per project jaarlijks een worst case risicoanalyse op die als basis dient voor het bepalen van het gemeentelijk weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen wordt toegelicht in de Programmabegroting en de Jaarrekening als onderdeel van de P&C cyclus. De risicoanalyses die door het bedrijfsbureau worden opgesteld worden niet in een andere vorm aan de raad voorgelegd. c/ Projectencollege Als onderdeel van het gemeentelijke streven naar het vergroten van de politieke en organisatorische sturing van projecten heeft het college op 2 oktober 2007 besloten over te gaan tot de invoering van een zogenaamd projectencollege. 6 Dit is een 6-wekelijkse collegevergadering die specifiek gereserveerd wordt voor de bespreking van projecten. Bedoeling van het projectencollege is om afstemmingsproblemen tussen portefeuilles te voorkomen en een integrale politieke benadering van projecten te borgen. Het projectencollege wordt gebruikt om de stand van zaken van projecten door te nemen en zaken die voor besluitvorming aan de raad aangevoerd zullen worden voor te bespreken. De functie van portefeuillehouder is blijven bestaan (verantwoordelijk voor bestuurlijk opdrachtgeverschap voor het project), maar de (deel)besluiten worden door het hele (projecten)college genomen. Tijdens gesprekken werd bevestigd dat het projectencollege bijdraagt tot een efficiëntere bestuurlijke voorbereiding en besluitvorming omtrent (grote) projecten. 5 6 Het projectenbureau is de unit waarin de projectleiders zijn geplaatst die zorgen voor de aansturing van de verschillende projecten. B&W besluit d.d. 2 oktober 2007 betreffende projectmatig werken. Policy Research Corporation - 5 -

10 Kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten II.2.2. PROJECTUITVOERING EN -OPVOLGING Ter ondersteuning van een uniforme projectuitvoering en -opvolging worden binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente De Bilt twee interne documenten 7 gehanteerd: Overzicht fasering projectmatig werken; Format Plan van Aanpak. De inhoud en toepassing van deze documenten wordt in de volgende alinea s toegelicht. a/ Overzicht fasering projectmatig werken 8 In de gemeente De Bilt worden projecten gemanaged aan de hand van zes opeenvolgende fasen, respectievelijk de initiatieffase, definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase en nazorgfase. Deze fasen zijn weergegeven in het A4 document Overzicht fasering projectmatig werken (zie Bijlage 2). Daarnaast moeten projecten in elke projectfase getoetst worden aan de hand van zes beheersaspecten: geld, organisatie, tijd, informatie, kwaliteit en communicatie (GOTIKC). Elke fase zou volgens het overzicht afgesloten moeten worden met een go/no go besluit alvorens over te gaan naar een volgende fase. Dit document wordt op ambtelijk niveau aanzien als een richtlijn inzake projectuitvoering en -opvolging. Er ontbreken in dit overzicht echter een aantal essentiële zaken: Risico s zijn niet als een afzonderlijk beheersaspect benoemd; het Plan van Aanpak (zie verder) wordt wel verondersteld een risicoanalyse te bevatten; Het is onduidelijk van welke partij (college, raad, ambtelijk) een go/no go besluit verwacht wordt alvorens over te gaan naar een volgende projectfase; 9 De beoogde resultaten en fasedocumenten worden per fase weergegeven, maar het is onduidelijk aan wie welke documenten voorgelegd worden en over welke documenten formele besluitvorming moet plaatsvinden. In gesprekken met ambtelijke betrokkenen en projectleiders werd door hen aangegeven dat op projecten ambtelijk niveau de voorziene projectfasering daadwerkelijk wordt toegepast en projecten gemanaged worden aan de hand van de GOTIKC beheersaspecten. Ook door het college wordt de projectfasering als leidraad gebruikt voor de opvolging van projecten. De mogelijkheid om de projectfasering ook te hanteren als inzichtelijk projectbeheersinstrument voor de raad wordt echter niet benut Deze documenten zijn niet vastgesteld door de raad; het Format Plan van Aanpak is wel vastgesteld door het projectencollege. Versie 11 februari De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat go/no go besluiten genomen worden door het (projecten)college en waar nodig aan de raad worden meegedeeld. Dit komt echter niet tot uiting in het Overzicht fasering projectmatig werken Policy Research Corporation

11 Beleid ten aanzien van grote projecten in De Bilt b/ Format Plan van Aanpak 10 Recentelijk (2011) werd door het projectenbureau van de gemeente De Bilt een Format Plan van Aanpak opgesteld (vastgesteld door het projectencollege). Projectleiders worden geacht deze template te hanteren bij het opstellen van het projectplan tijdens de initiatieffase en het vervolgens te actualiseren voor elke nieuwe projectfase. De template voorziet in een vaste structuur met de volgende paragrafen: Inleiding: bedoeld voor algemene projectinformatie zoals aanleiding van het project, historie en huidige situatie alsook een korte samenvatting van het fasedocument van de vorige fase (opsomming van de resultaten en genomen besluiten) en een overzicht van op te leveren producten in de verschillende projectfasen; Projectbeschrijving: omvat de algemene projectdoelstelling en het projectresultaat, de afbakening van het project, de doelstelling van de fase waarvoor het Plan van Aanpak wordt opgesteld, de uitgangspunten en randvoorwaarden; Fasebeschrijving: bevat de toelichting van de betreffende fase, i.e. wat houdt de fase in, welke producten moeten tijdens deze fase opgeleverd worden etc.; per product dient aangegeven te worden welke werkzaamheden hiervoor moeten plaatsvinden; Projectbeheersing: bedoeld voor rapportage over de GOTIKC beheersaspecten alsook over risico s; o Geld: In deze paragraaf wordt aangegeven welk budget beschikbaar is voor het project, uitgesplitst over de verschillende projectfasen. Verder wordt hier o.a. aangegeven hoe de financiering in elkaar zit, hoe het budget bewaakt wordt, hoe omgegaan wordt met budgetwijzigingen en -overschrijdingen etc.; o Organisatie & capaciteit: Dit onderdeel beschrijft de organisatiestructuur, taken en bevoegdheden van de betrokkenen (Organisatieparagraaf, zie Paragraaf II.2.3) en de samenstelling van de projectgroep en capaciteitsplanning; o Tijd: In deze paragraaf wordt o.a. de grove planning van alle projectfasen weergegeven, de detailplanning van de huidige fase, de mijlpalen, beslismomenten en deadlines; o Communicatie en participatie: Dit onderdeel bevat het communicatieplan; o Informatie: Deze paragraaf geeft informatie over de overlegstructuren (welke overleggen, doel, deelnemers, vastlegging acties en afspraken, frequentie), hoe afspraken en besluiten worden vastgelegd, hoe het projectdossier is opgebouwd, hoe en door wie het projectdossier bijgehouden wordt, welke standaardformulieren aanwezig zijn, etc.; o Kwaliteit: In dit onderdeel wordt gekeken naar hoe kwaliteit gewaarborgd wordt, hoe over kwaliteit gerapporteerd wordt, etc.; o Risicoanalyse: In deze paragraaf dient informatie gegeven te worden over wat de belangrijkste (op dat moment gekende) risico s zijn, of er aan structurele risicobeheersing gedaan wordt, of er beheersmaatregelen voor risico s genomen worden, etc. Projectgebonden beheersaspecten (vergunningen en goedkeuringen); Bijlagen. 10 Versie 24 juni 2011, vastgesteld door het projectencollege. Policy Research Corporation - 7 -

12 Kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten Het Format Plan van Aanpak is een document dat op ambtelijk niveau gebruikt wordt om het management en de opvolging van projecten te verbeteren. De template biedt een algemene houvast met de nodige ruimte voor projectspecifieke informatie. Daar de template recentelijk (2011) werd ingevoerd volgen heel wat van de Plannen van Aanpak van de lopende projecten de structuur van deze template nog niet. Het projectenbureau streeft ernaar dit Format Plan van Aanpak vanaf heden standaard toe te passen voor alle projecten en zo meer uniformiteit te creëren ter ondersteuning van projectmatig werken. II.2.3. ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Sinds de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur d.d. 7 maart 2002 is er een duidelijke taakverdeling tussen de raad en het college. De raad dient beleidskaders vast te stellen en het college moet dit beleid uitvoeren. De raad dient vervolgens te controleren of de uitvoering voldoet aan de vastgestelde kaders. 11 In de gemeente De Bilt zijn ten aanzien van (grote) projecten de rollen en bevoegdheden van de betrokken partijen schematisch neergelegd in een zogenaamde Organisatieparagraaf (zie Bijlage 3). 12 In de Organisatieparagraaf wordt de rol van de raad als volgt gedefinieerd: De gemeenteraad stelt de kaders voor het project vast, vraagt het college het project uit te voeren en stelt krediet beschikbaar. Opvallend is dat de controlerende rol van de raad hierin ontbreekt. Daarnaast is deze definitie weinig concreet. Er wordt niet aangegeven wat de rol van de raad concreet inhoudt in de verschillende fasen die op ambtelijk niveau gehanteerd worden om projecten te managen. De beschrijving geeft bijvoorbeeld geen antwoord op vragen zoals: In welke fase en met betrekking tot welke documenten heeft de raad een kaderstellende rol? Wanneer zou extra besluitvorming (naast de reguliere momenten) door de raad nog kunnen plaatsvinden? In welke fase is controle belangrijk en welke projectinformatie krijgt de raad hiertoe aangereikt? Zoals eerder beschreven is ook in het Overzicht fasering projectmatig werken (zie Paragraaf II.2.2) de rol van de raad niet helder beschreven. Hierdoor blijft het onduidelijk op welke momenten de raad tot een definitieve besluitvorming overgaat en de uitvoering van het project overlaat aan het college In de Gemeentewet onder Titel III De bevoegdheid van het gemeentebestuur (Artikelen ) staan de exacte bevoegdheden van de verschillende betrokkenen beschreven. Hoofdstuk IX beschrijft de bevoegdheid van de raad, Hoofdstuk X beschrijft de bevoegdheid van het college, Hoofdstuk XI beschrijft de bevoegdheid van de burgemeester en Hoofdstuk XIa beschrijft de bevoegdheid van de Rekenkamer. Bron: wetten.overheid.nl. De organisatieparagraaf is vastgesteld in het projectencollege van 23 maart 2010; de organisatieparagraaf maakt ook onderdeel uit van het Format Plan van Aanpak (zie Paragraaf II.2.2) Policy Research Corporation

13 Beleid ten aanzien van grote projecten in De Bilt Tijdens een raadinformatiebijeenkomst in april 2010 werd de (nieuwe) raad wel ad hoc geïnformeerd over zijn rol bij grote projecten. De volgende informatie werd aan de raad gepresenteerd 13 : De raad stelt beleid vast op grond waarvan project wordt uitgevoerd vb. gebiedsvisie; De raad stelt voorbereidingskrediet vast om project voor te bereiden; De raad besluit over bestemmingsplan t.b.v. project; De raad stelt de grondexploitatie vast; De raad krijgt een voortgangsrapportage over lopende projecten met de Voorjaars- en Najaarsnota; in de bijlage van deze nota s is het halfjaarlijks geactualiseerd projectenboek met de stand van zaken van de beheersaspecten GOTIKC opgenomen. II.2.4. INFORMATIEVOORZIENING BIJ GROTE PROJECTEN Sinds de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geldt de actieve informatieplicht van het college aan de raad. Actieve informatieplicht houdt in dat het college alle informatie dient te verstrekken aan de raad die deze nodig heeft om zijn taken naar behoren te kunnen vervullen. De algemene instrumenten voor informatievoorziening die voortvloeien uit het principe van de actieve informatieplicht en doorgaans in alle gemeenten gehanteerd worden, worden ook in de gemeente De Bilt gehanteerd om de raad te voorzien van informatie over (grote) projecten. Dit zijn: Raadsmededelingen: Korte schriftelijke mededelingen van het college aan de raad voor de actieve informatieverstrekking betreffende actuele zaken van de lopende gemeentelijke projecten; Raadsbrieven: Meer uitgebreide documenten over onderwerpen waarover het college de raad uitvoeriger wil informeren of die zij extra willen benadrukken; Raadsvoorstellen: Een raadsvoorstel is benodigd voor de zaken die een formele besluitvorming van de raad vereisen. Dit betreffen enerzijds zaken waarvoor de raad het bevoegde orgaan is volgens de geldende wetgeving (vb. kredietbeschikbaarstelling), maar anderzijds ook zaken waarvoor de raad formeel moet worden gehoord (vb. bij maatschappelijk gevoelige onderwerpen). In de bijlage van het raadsvoorstel worden de projectdocumenten gevoegd met de informatie die benodigd is om een raadsbesluit te kunnen nemen. Deze vorm van informatievoorziening wordt voornamelijk tijdens de eerste fasen van het project gebruikt wanneer inhoudelijke kaderstelling door de raad vereist is of krediet beschikbaar gesteld moet worden; Bestuursrapportage: Als onderdeel van de Planning & Control (P&C) cyclus informeert het college de raad halfjaarlijks over de uitvoering van de Programmabegroting via de Voor- en Najaarsnota. Deze documenten worden middels een raadsvoorstel aan de raad aangeboden. De raad krijgt ook elk jaar de Jaarrekening aangeboden ter vaststelling. De documenten van de P&C 13 Daarnaast werd de raad tijdens deze vergadering ook extra geïnformeerd over de start van een project: Project is uitvoering van door de gemeenteraad vastgesteld beleid; Gemeenteraad stelt beleid vast door bijvoorbeeld de vaststelling van een gebiedsvisie; College voert beleid uit en is bestuurlijk opdrachtgever project; Gemeentesecretaris is ambtelijk opdrachtgever en geeft projectenbureau opdracht tot uitvoering project; Projectleider maakt Plan van Aanpak om project te sturen en te beheersen (fasering project, GOTIKC); College stelt Plan van Aanpak vast: project start. Policy Research Corporation - 9 -

14 Kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten cyclus zijn vooral tijdens de realisatiefase van het project (wanneer de raad voornamelijk een controlerende rol heeft) de voornaamste informatiebron voor de raad betreffende de voortgang van de gemeentelijke projecten; Raadsinformatiebijeenkomsten: De raadsinformatiebijeenkomsten hebben primair tot doel de raad te informeren over het project in zijn geheel of over specifieke onderwerpen van het project. In de gemeente De Bilt zijn dit in principe besloten bijeenkomsten; het besloten karakter is bedoeld om meer informatie over risico s, gemeentelijke belangen en belangen van derden te kunnen verstrekken. In aanvulling op de standaard bestuursrapportage heeft de gemeente De Bilt het Projectenboek ingevoerd. Doel van het Projectenboek is het realiseren van een planmatige aanpak van de grote projecten volgens de vastgestelde prioriteiten waarbij een goede beheersing van de financiële aspecten mogelijk is en waarover de raad periodiek een projectrapportage ontvangt. 14 Het Projectenboek is bedoeld om de raad meer inzicht te geven in de voortgang van alle ruimtelijke ordening-, gebiedsontwikkeling- en woningbouwprojecten die door de gemeente De Bilt zijn geïnitieerd. Het Projectenboek wordt twee keer per jaar uitgebracht en dient als voortgangsrapportage van de projecten bij de Voorjaars- en Najaarsnota. De eerste projectrapportage in de vorm van het Projectenboek werd in het eerste kwartaal van 2010 aangeboden aan de raad. 15 De mate waarin de raad zijn kaderstellende en controlerende rol kan uitoefenen is afhankelijk van de regelmaat, overzichtelijkheid en inhoudelijke kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad. Dit wordt in Hoofdstuk III besproken. II.3. GRONDBELEID Bij grondbeleid gaat het enerzijds om kaders voor ruimtelijke maatregelen en anderzijds om de uitvoering van deze maatregelen (vertaling naar projectniveau, i.e. grondexploitaties). Voor de raad is het opvolgen van grondbeleid om twee redenen van belang. Enerzijds vormt grondbeleid voor de raad een belangrijk instrument om nadere invulling te geven aan het uitvoeren van bepaalde gemeentelijke programma s en invloed uit te oefenen op de kwaliteit van de openbare ruimte. Grondbeleid van een gemeente vormt immers het kader waarbinnen het ruimtelijk beleid, zowel ten aanzien van volkshuisvesting, economische ontwikkeling en openbare ruimte, als voor infrastructuur, recreatie en natuur op een verantwoorde en transparante wijze vorm kan krijgen. Dit beleid wordt doorgaands vastgesteld in een nota grondbeleid. 16 Anderzijds is het voor de raad van belang om grondexploitaties voldoende op te volgen vanwege hun financiële belang en de risico s die zij met zich meebrengen. Grondexploitaties kunnen immers tot Bron: De Bilt, 2009, Najaarsnota Bron: De Bilt, 2009, Najaarsnota Bron: Deloitte, 2010, Gemeente Governance Grond(ig) Beleid Grondbeleid, grondexploitaties en grondbedrijven grondig bekeken Policy Research Corporation

15 Beleid ten aanzien van grote projecten in De Bilt baten leiden, maar ook tot lasten. Om de controlerende rol van de raad op het gebied van grondbeleid te ondersteunen stelt het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) een aantal formele eisen ten aanzien van de rapportage over grondbeleid in de Programmabegroting en de Jaarrekening. In veel gemeenten wordt bovendien tussentijds gerapporteerd over de voortgang van het grondbeleid in een Meerjaren Perspectief Grondexploitatie. a/ Nota grondbeleid In de gemeente De Bilt werd in 2006 de Notitie gemeentelijk grondbeleid door de raad vastgesteld. Met deze nota heeft de raad de algemene kaders voor de uitvoering van het grondbeleid en de individuele grondexploitaties vastgesteld. In de nota wordt dieper ingegaan op de doelstellingen van het gemeentelijk grondbeleid, de keuzes van de raad met betrekking tot de vormen van grondbeleid, de instrumenten die gehanteerd kunnen worden ten aanzien van grondbeleid (zoals het bestemmingsplan) en het prijsbeleid. De nota bevat derhalve de algemene spelregels waarbinnen het college het grondbeleid dient uit te voeren. In 2010 is gestart met een evaluatie en herziening van de nota grondbeleid. Naar verwachting zal in de tweede helft van 2012 de herziene nota grondbeleid ter vaststelling aan de raad worden aangeboden. 17 b/ Verantwoording grondbeleid in Programmabegroting en Jaarrekening Het BBV verplicht gemeenten om bij de begroting en het jaarverslag een verantwoording op te stellen met daarin een paragraaf over grondbeleid (Artikel 9, lid 2). 18 In de paragraaf grondbeleid in de Programmabegroting moet het college de beleidsvoornemens voor het komende jaar neerleggen. In de Jaarrekening moet verslag worden gedaan en verantwoording worden afgelegd over het gevoerde grondbeleid van het afgelopen jaar. De Jaarrekening moet inzicht geven in de geactualiseerde grondexploitaties en eventuele afwijkingen in het programma, de tijdsplanning en/of het saldo ten opzichte van de door de raad vastgestelde uitgangspunten, alsook de winstnemingen/verliesnemingen, risico s en het weerstandsvermogen. De informatievoorziening aan de raad, waarvoor de Programmabegroting en de Jaarrekening belangrijke instrumenten zijn, wordt in Hoofdstuk III nader toegelicht Hoe vormgegeven zal worden aan deze nieuwe nota (i.e. inhoud, structuur, wijzigingen t.o.v. versie 2006) is tot dusver niet bekend en kan daarom niet beoordeeld worden. Artikel 16 stelt dat de paragraaf betreffende het grondbeleid ten minste het volgende bevat: a. een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma s die zijn opgenomen in de begroting; b. een aanduiding van de wijze waarop de provincie onderscheidenlijk gemeente het grondbeleid uitvoert; c. een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie; d. een onderbouwing van de geraamde winstneming; e. de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico s van de grondzaken. Policy Research Corporation

16 Kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten c/ Meerjaren Perspectief Grondexploitatie In veel gemeenten wordt een uitgebreidere toelichting gegeven op het grondbeleid in een Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG). Doelstelling van een MPG is langere termijn totaalinzicht en overzicht in zowel de financiën, planning als kwaliteit van grondexploitaties. In een MPG worden de grondexploitaties van de gemeente nader toegelicht en het totaaloverzicht van alle exploitaties voorgesteld. Dit vergroot de sturingsmogelijkheden van het bestuur en leidt tot meer transparantie. Richtlijnen bij het opstellen van een MPG zijn 19 : Een MPG kan ingedeeld worden volgens de projectfasen die in de gemeente gehanteerd worden; op die manier wordt aan de raad duidelijk gemaakt welke grondexploitatie(plannen) zich in welke fase bevinden, wat de planning daarvan is en welke grondexploitaties wanneer overgaan naar een volgende fase; Een MPG wordt doorgaans uitgebracht tussen de Jaarrekening en de Programmabegroting; zo kan het MPG ook gebruikt worden om te bepalen over welke grondexploitaties bij de begroting besluitvorming dient plaats te vinden (e.g. plannen met een negatief saldo die in het komende jaar operationeel worden); Een MPG is een geschikt document om een totaaloverzicht te geven van de inhoud van de grondexploitatieportefeuille van de gemeente (e.g. aantal woningen, bedrijventerreinen, kantoren voorzien in huidige en toekomstige plannen) en dit te vergelijken met de afspraken die in het programma hieromtrent gemaakt werden; Een MPG is een geschikt document om een financiële vooruitblik te publiceren; voor de (belangrijkste) grondexploitaties kunnen naast de gemaakte kosten en opbrengsten, de geraamde kosten en opbrengsten voor de komende jaren in één overzicht weergegeven worden; daarbij kan een meerjarenverloop (toekomst) van de grondreserve worden geschetst (op basis van informatie over de looptijden van de grondexploitaties en het afsluiten van exploitaties met een positief saldo) alsook een meerjarenverloop van het gewenste weerstandsvermogen (op basis van de risico s van de grondexploitaties); zo kan bepaald worden of de grondreserves aangevuld moeten worden met algemene middelen of dat onttrekking van middelen aan de reserve verantwoord is; In een MPG kan op basis van een totaaloverzicht van de inhoud en financiën van de grondexploitatieportefeuille ook een duidelijk toekomstbeeld ( Perspectief ) worden geschetst (e.g. welke trends kunnen waargenomen worden; welke belangrijke beslissingen zullen genomen moeten worden; welke opties heeft de raad). In de gemeente De Bilt wordt geen MPG opgesteld. Rapportage over grondexploitaties tussen de Jaarrekening en de Begroting verloopt via het Projectenboek (zie Paragraaf III.3). 19 Bron: Deloitte, 2010, Gemeente Governance Grond(ig) Beleid Grondbeleid, grondexploitaties en grondbedrijven grondig bekeken Policy Research Corporation

17 Beleid ten aanzien van grote projecten in De Bilt II.4. DEELCONCLUSIES In de gemeente De Bilt zijn geen formele kaders vastgesteld ten aanzien van projectmatig werken. Niettegenstaande zijn binnen de gemeente een aantal acties ondernomen ter ondersteuning van projectmatig werken. De invoering van het Format Plan van Aanpak (2011) is een goed initiatief om het inzicht in en de opvolging van projecten op ambtelijk en collegeniveau te bevorderen. Daarnaast draagt de oprichting van het projectenbureau en het projectencollege bij aan respectievelijk de projectopvolging dan wel voorbereiding van besluitvorming omtrent (grote) projecten. De richtlijnen die op ambtelijk niveau gehanteerd worden voor de projectuitvoering, de projectopvolging en de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden, bieden momenteel nog onvoldoende houvast om voor alle betrokkenen als leidraad voor projectmatig werken te kunnen fungeren. Met name de rol en verantwoordelijkheden van de raad blijven onderbelicht. In het Overzicht fasering projectmatig werken dat de gehanteerde projectfasering beschrijft, ontbreken aspecten met betrekking tot wie wanneer over welke documenten moet besluiten. In de opgestelde Organisatieparagraaf ontbreekt de controlerende rol van de raad. Policy Research Corporation

18 Kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten Policy Research Corporation

19 Informatievoorziening aan de raad bij grote projecten III. INFORMATIEVOORZIENING AAN DE RAAD BIJ GROTE PROJECTEN In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de informatievoorziening vanuit het college aan de raad bij grote projecten. Nagegaan wordt in welke mate deze informatie toereikend is voor de raad om een goede invulling te geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol. De volgende documentatie is hiertoe inhoudelijk geanalyseerd: Informatie ten behoeve van projectspecifieke besluitvorming (Paragraaf III.1); Programmabegroting en Jaarrekening (Paragraaf III.2); Projectenboek (Paragraaf III.3); Overige informatievoorziening (Paragraaf III.4). De deelconclusies van dit hoofdstuk zijn opgenomen in Paragraaf III.5. III.1. INFORMATIE TEN BEHOEVE VAN PROJECTSPECIFIEKE BESLUITVORMING Naast het vaststellen van de Programmabegroting en kaderstellende beleidsnota s zoals de Notitie gemeentelijk grondbeleid die in voorgaand hoofdstuk besproken werd, voert de raad zijn kaderstellende rol met betrekking tot projecten voornamelijk uit aan de hand van projectspecifieke besluitvorming. Enerzijds stelt de raad met de goedkeuring van initiële grondexploitaties en kredietaanvragen 20 (i.e. budgetrecht van de raad) projectspecifieke financiële kaders vast. 21 Anderzijds stelt de raad projectspecifieke inhoudelijke kaders vast aan de hand van de goedkeuring van onder andere bestemmingsplannen en masterplannen. 22 Bij afwijkingen van deze formeel vastgestelde financiële en inhoudelijke kaders is opnieuw besluitvorming door de raad vereist. 23 Naast deze Dit betreft zowel de goedkeuring van voorbereidings- als uitvoeringskredieten. Voor Centrumplan Bilthoven heeft de raad bijvoorbeeld d.d. 20 januari 2009 een grondexploitatievariant goedgekeurd. Het Masterplan Centrum Bilthoven werd d.d. 20 januari 2009 door de raad vastgesteld. De Bestemmingsplannen van Stationsgebied Bilthoven en De Kwinkelier Bilthoven werden met het raadsbesluit d.d. 28 oktober 2010 vastgesteld. Het bestemmingsplan Emmaplein en Vinkenplein Bilthoven werd d.d. 23 juni 2011 door de raad vastgesteld. Het Bestemmingsplan van Bedrijvenpark Larenstein werd d.d. 27 juni 2006 vastgesteld door de raad. Een voorbeeld hiervan is het raadsbesluit betreffende Realisatie zuidelijk deel bedrijvenpark Larenstein d.d. 29 januari 2009, waarin toegestaan werd vroeger dan oorspronkelijk vastgesteld te starten met het bouwrijp maken van het zuidelijk deel van het bedrijvenpark Larenstein te Bilthoven met als doel tijd te winnen. Policy Research Corporation

20 Kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten formele besluitvormingsmomenten wordt de raad op ad hoc basis gevraagd andere projectdocumenten vast te stellen. Meestal gaat het hierbij om maatschappelijk gevoelige kwesties en/of complexe materies waarvoor het van belang is dat de raad formeel wordt gehoord om politiek draagvlak te creëren (ook als dit volgens de geldende wetgeving niet vereist is). Omdat de projectspecifieke kaderstelling voornamelijk passieve kaderstelling betreft (kaderstelling op basis van een voorstel van het college), is het van belang dat de raad adequaat geïnformeerd wordt teneinde een weloverwogen besluit te kunnen nemen. Om dit te beoordelen werden een aantal belangrijke raadsvoorstellen (en raadsbesluiten) van de projecten Centrumplan Bilthoven en Bedrijvenpark Larenstein geanalyseerd en gesprekken met projectleiders gevoerd. De belangrijkste vaststellingen en conclusies van deze analyse zijn: Raadsvoorstellen schetsen voldoende context voor de raad. De belangrijkste kaders en reeds genomen besluiten worden overgenomen in de inleiding van het raadsvoorstel; Informatie over de risico s van het project ontbreekt. Noch bij vereiste besluitvorming met betrekking tot kredietbeschikbaarstelling, noch bij de aanbieding van initiële grondexploitaties wordt actief vanuit het college een (inzichtelijke) risicoanalyse aan de raad voorgelegd. Ook van getroffen risicoreserveringen wordt weinig expliciet melding gemaakt. In het raadsvoorstel wordt hooguit een korte inhoudelijke vermelding gemaakt van de mogelijke risico s; financiële informatie wordt hier niet in opgenomen. 24 Indien de raad (meer) inzicht wenst in de risico s wordt op specifieke vraag van de raad een vertrouwelijke risicoanalyse verschaft door het college 25 ; De raad wordt over de geaggregeerde 26 projectrisico s geïnformeerd via de P&C cyclus (i.e. de Jaarrekening en Programmabegroting); Initiële en geactualiseerde grondexploitaties worden enkel vertrouwelijk aan de raad voorgelegd; In de initiële grondexploitaties wordt niet steeds een aparte post onvoorzien opgenomen. In de grondexploitatie van het Centrumplan Bilthoven wordt de impact van mogelijke risico s opgevangen door de posten bouw- en woonrijp maken te verhogen met een bepaalde opslag voor onvoorziene kosten. 27 Hier wordt in de grondexploitatie zelf geen melding van gemaakt. Er wordt geen aparte post onvoorzien in de grondexploitatie opgenomen, waardoor niet direct nagegaan kan worden of er een voldoende hoge risicoreservering is getroffen. 28 Er is echter sprake van om dit op korte termijn bij de actualisatie van de grondexploitaties wel te doen. Voor het project Larenstein wordt als onderdeel van de grondexploitatie wel een aparte post onvoorzien benoemd Zie bijvoorbeeld raadsvoorstel d.d. 20 januari 2009 betreffende Herontwikkeling Centrumgebied Bilthoven (inclusief aanvraag voor de vaststelling van een grondexploitatievariant), paragraaf 1.1 Kanttekening: de grondexploitatie heeft risico s en biedt kansen. Risico s worden wel meegenomen in de jaarlijkse actualisatie van de grondexploitatie, waarover de raad wordt geïnformeerd. Dit is de totaalsom van de individuele risico s van een project. In de initiële grondexploitatie (keuze voor grondexploitatievariant) van Centrumplan Bilthoven (vastgesteld door de raad op 20 januari 2009) is per onderdeel van de posten bouw- en woonrijp maken 10% onvoorzien geraamd. Dit is mee opgenomen in de totaalsom van deze posten; bron: gesprek met projectleider. Deze controle is enkel mogelijk indien reeds inzicht is verworven in de mogelijke individuele risico s van het project. Gezien het feit dat de raad dit inzicht niet actief krijgt (i.e. de raad krijgt standaard geen risicoanalyses bij een initiële grondexploitatie van het college, enkel een geaggregeerd projectrisico via de P&C cyclus), kan de raad dus ook onmogelijk beoordelen of een risicoreservering in een grondexploitatie toereikend is. Bron: gesprekken met projectleiders Policy Research Corporation

21 Informatievoorziening aan de raad bij grote projecten Uit verslagen van raadsvergaderingen kan afgeleid worden dat de raad bezorgd is over projectrisico s en hier graag meer inzicht in wil alvorens projectspecifieke besluiten te nemen. Onder meer in het kader van het Centrumplan Bilthoven heeft de raad de wens geuit een risicoanalyse van het project te ontvangen. 30 In april 2010 is een risicoanalyse van het Centrumplan Bilthoven aan de raad voorgelegd en toegelicht. In de analyse is een beschrijving van de te verwachten risico s opgenomen en aangegeven op welke wijze beheersmaatregelen getroffen kunnen worden om de risico s in te perken. III.2. PROGRAMMABEGROTING EN JAARREKENING 31 De raad stelt jaarlijks de Programmabegroting vast (inclusief een meerjarig ontwikkelingsprogramma), wijst hiermee middelen toe aan de programma s en autoriseert per programma de bedragen die het college kan inzetten voor de uitvoering van het geformuleerde beleid. De Programmabegroting is daarmee kaderstellend voor het beleid in het begrotingsjaar en de drie daaropvolgende jaren. Aangezien de projecten een concrete invulling zijn van de gemeentelijke programma s vormt de Programmabegroting het kader waarbinnen de projecten gerealiseerd moeten worden. Per programma worden ook de kaderstellende beleidsnota s vermeld die betrekking hebben op het programma. Met de Jaarrekening legt het college verantwoording af aan de raad over de uitvoering van de programma s. In de verantwoording geeft het college aan welke beoogde beleidsdoelen (inclusief maatschappelijke effecten) zijn bereikt, welke prestaties hiervoor zijn geleverd, wat de lasten en baten zijn geweest en hoe de resultaten zich verhouden tot de in de Programmabegroting gestelde doelen. De focus van de Programmabegroting en de Jaarrekening ligt terecht op de gemeentelijke programma s en niet zozeer op de afzonderlijke projecten. Er wordt echter in geen enkel (P&C-)document een volledig overzicht gegeven van welke projecten (waarover gerapporteerd wordt in het Projectenboek) invulling geven aan welke programma s. Om hier meer inzicht in te krijgen is analyse van de P&C-documenten vereist, maar zelfs na grondige analyse is een volledig overzicht moeilijk te maken. In de Voorjaars- en Najaarsnota staat bij Programma 6 het volgende: Bij de Voorjaarsnota/Najaarsnota is de geactualiseerde versie van het Projectenboek gevoegd. Daarin vindt u een overzicht van de projecten die in het kader van Programma 6 worden uitgevoerd. 32 In deze twee nota s wordt echter bij geen enkel ander programma naar het Projectenboek verwezen, wat de indruk wekt dat alle projecten uit het Projectenboek invulling geven aan Programma 6. Tijdens interviews werd echter aangegeven dat de projecten die opgenomen zijn in het Projectenboek ook onder de programma s Economische Zaken en Volkshuisvesting kunnen vallen. Bovendien blijkt uit Bron: Verslag van de openbare vergadering van de raad van de gemeente De Bilt, gehouden op 26 februari 2009, aanvang uur in de raadzaal van het gemeentehuis te Bilthoven. Ten behoeve van dit onderzoek werden met name de meest recente beschikbare versies, i.e. de Programmabegroting 2012 en de Jaarrekening 2010 bestudeerd. De projecten Centrumplan Bilthoven en Bedrijvenpark Larenstein bijvoorbeeld geven invulling aan Programma 6 Ruimtelijke Ordening. Policy Research Corporation

22 Kaderstelling, aansturing en controle van de voortgang van grote projecten analyse van de P&C-documenten dat ook bij andere programma s informatie wordt opgenomen over projecten die in het Projectenboek staan. Zo wordt in de Programmabegroting 2012 informatie gegeven over de huisvesting van de Berg en Boschschool onder Programma 11 Onderwijs. In het Jaarverslag 2010 worden activiteiten beschreven met betrekking tot de spoorondertunneling van de Soestdijkseweg bij Programma 5 Verkeer en bereikbaarheid. Door het gebrek aan een duidelijk overzicht van welke projecten invulling geven aan welke programma s is het bovendien niet eenvoudig om na te gaan onder welk programma de baten en lasten van een project neerslaan in de Programmabegroting. 33 Niettegenstaande dat informatie over projecten niet eenvoudig terug te vinden is, is er wel enige informatie over projecten opgenomen in zowel de Programmabegroting als de Jaarrekening. Er is een onderscheid te maken tussen de informatie betreffende grondexploitaties en overige projecten. Projectrisico s worden zowel in de Programmabegroting als in de Jaarrekening benoemd onder de paragraaf Weerstandsvermogen. De informatie die concreet opgenomen is met betrekking tot de grondexploitaties en overige projecten wordt toegelicht in de volgende alinea s. Een inleidend overzicht is terug te vinden in Tabel Er is tevens in geen enkel ander document duidelijk weergegeven hoe de projecten zich tot de programma s verhouden Policy Research Corporation

23 Informatievoorziening aan de raad bij grote projecten Tabel 2: Informatie betreffende projecten in Programmabegroting 2012 en Jaarrekening 2010 Inhoudelijke informatie grondexploitaties Inhoudelijke informatie andere projecten Financiële informatie grondexploitaties Financiële informatie andere projecten Projectrisico s grondexploitaties Programmabegroting 2012 Inhoudelijke stand van zaken van de lopende grondexploitaties wordt toegelicht (Paragraaf 3.7 Grondbeleid, p ) Er wordt niet consistent over alle projecten gerapporteerd (i.e. welke projectactiviteiten gaan in het begrotingsjaar ondernomen worden om de doelstellingen van het programma te bereiken) Ad hoc wordt informatie over bepaalde (deel)projecten opgenomen onder Paragraaf 2 Programma s. (vb. Spoorondertunneling Soestdijkseweg en Ondertunneling Leijenseweg onder Programma 5 Verkeer en bereikbaarheid, p. 31) Als onderdeel van de begrote baten en lasten van Programma 6 Ruimtelijke Ordening worden de begrote baten en lasten per grondexploitatie voor het begrotingsjaar toegelicht (Bijlage 5 Overzicht Producten p. 143) Er is geen duidelijke verwijzing naar financiële informatie van projecten die geen grondexploitatie betreffen Als onderdeel van de begrote baten en lasten van Programma 6 Ruimtelijke Ordening worden de begrote baten en lasten per bestemmingsplan toegelicht (Bijlage 5 Overzicht Producten, p. 143) Voor elke grondexploitatie wordt gerapporteerd over het geaggregeerd projectrisico (i.e. eigendomsrisico) als onderdeel van de analyse van het gemeentelijk risicoprofiel en weerstandsvermogen (i.e. tabel met bekende risico s met geschat profiel per ) (Paragraaf 3.2 Weerstandsvermogen, p ) Jaarrekening 2010 Inhoudelijke stand van zaken van de lopende grondexploitaties wordt toegelicht (Paragraaf 4.7 Grondbeleid, p ) Beschrijving van welke activiteiten in 2010 uitgevoerd zijn in het kader van de te bereiken doelstellingen van Programma 6 Ruimtelijke Ordening. Bijvoorbeeld activiteiten met betrekking tot de projecten Melkweg, Centrumplan Bilthoven, Bedrijvenpark Larenstein en Voormalig gemeentehuis Maartensdijk worden hier toegelicht (Paragraaf 2.6 Ruimtelijke Ordening p ) Er wordt niet consistent over alle projecten gerapporteerd (i.e. welke projectactiviteiten zijn in het afgelopen jaar ondernomen om de doelstellingen van het programma te bereiken) Ad hoc wordt informatie over de stand van zaken van bepaalde (deel) projecten opgenomen onder Paragraaf 2 Programma s. (vb. Realiseren project Melkweg onder Programma 6 Ruimtelijke Ordening, p. 35) Als onderdeel van de gerealiseerde baten en lasten onder Programma 6 Ruimtelijke Ordening worden de baten en lasten per grondexploitaties gerapporteerd m.b.t.: - de begroting 2010 na wijziging - de rekening 2010 De baten en lasten van de primitieve begroting 2010, i.e. informatie uit de Programmabegroting 2010, worden enkel geaggregeerd weergegeven, niet per grondexploitatie (Paragraaf 5.1 Programmarekening: Gerealiseerde baten en lasten per programma, p. 125) Een tabel met de boekwaarde begin jaar, bijschrijving (kosten en rente), vermindering en boekwaarde einde jaar van de grondexploitaties is opgenomen onder de paragraaf grondbeleid (Paragraaf 4.7 Grondbeleid, p ) Er is geen duidelijke verwijzing naar financiële informatie van projecten die geen grondexploitatie betreffen Als onderdeel van de gerealiseerde baten en lasten onder Programma 6 Ruimtelijke Ordening wordt enkel geaggregeerd gerapporteerd over de baten en lasten van alle bestemmingsplannen samen m.b.t.: - de begroting 2010 na wijziging - de rekening 2010 (Paragraaf 5.1 Programmarekening: Gerealiseerde baten en lasten per programma, p. 125) Voor elke grondexploitatie wordt gerapporteerd over het geaggregeerd projectrisico (i.e. eigendomsrisico) als onderdeel van de analyse van het gemeentelijk risicoprofiel en weerstandsvermogen (i.e. tabel met bekende risico s met geschat profiel per ) (Paragraaf 4.2 Weerstandsvermogen, p ) Projectrisico s andere projecten Er is een alinea opgenomen met inhoudelijke informatie over risico s met een focus op het project Centrumplan Bilthoven (Paragraaf 3.7 Grondbeleid, p. 115) Ten aanzien van een aantal projecten wordt gerapporteerd over het geaggregeerd projectrisico als onderdeel van de analyse van het gemeentelijk risicoprofiel en weerstandsvermogen (i.e. tabel met bekende risico s met geschat profiel per ). Voorbeelden van deze projecten zijn De Vierstee en Dorpshuis Hollandsche Rading (Paragraaf 3.2 Weerstandsvermogen, p ) Er is een alinea opgenomen met inhoudelijke informatie over risico s met een focus op het project Centrumplan Bilthoven (Paragraaf 4.7 Grondbeleid, p. 111) Ten aanzien van een aantal projecten wordt gerapporteerd over het geaggregeerd projectrisico als onderdeel van de analyse van het gemeentelijk risicoprofiel en weerstandsvermogen (i.e. tabel met bekende risico s met geschat profiel per ). Voorbeelden van deze projecten zijn De Vierstee, Dorpshuis Hollandsche Rading en Dorpshuis Westbroek (Paragraaf 4.2 Weerstandsvermogen, p ) Bron: Policy Research Corporation op basis van: De Bilt, 2011, Programmabegroting 2012 en De Bilt, 2011, Jaarrekening 2010 Policy Research Corporation