Informatievoorziening bij grote projecten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht

Transcriptie

1 Policy Research Corporation Informatievoorziening bij grote projecten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Rekenkameronderzoek December 2013 In opdracht van de rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht

2 Policy Research Corporation Copyright 2013 Kantoor België: Kantoor Nederland: Jan Moorkensstraat 68 Parklaan Antwerpen 3016 BC Rotterdam tel : tel: fax : fax: info@policyresearch.be info@policyresearch.nl website : website : Dit rapport waarop het auteursrecht van toepassing is, is bestemd voor intern gebruik door de geadresseerde. Elke vorm van gebruik door derden van dit rapport, volledig of gedeeltelijk, vergt een voorafgaande schriftelijke toestemming van de rekenkamercommissie Hendrik-Ido-Ambacht.

3 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE I. SAMENVATTING... 3 II. INLEIDING... 5 II.1. AANLEIDING...5 II.2. DOELSTELLING EN AANPAK...5 II.3. LEESWIJZER...6 III. BEOORDELING INFORMATIEVOORZIENING GROTE PROJECTEN... 9 III.1. BELEID TEN AANZIEN VAN GROTE PROJECTEN...9 III.1.1. Afspraken omtrent besluitvorming door en informatievoorziening aan de raad...11 III.1.2. Afspraken omtrent informatievoorziening aan inwoners en andere belanghebbenden...17 III.2. GEMEENTELIJKE ORGANISATIE EN GEHANTEERD INSTRUMENTARIUM...21 III.2.1. Werking van de ambtelijke organisatie...22 III.2.2. Interactie tussen het college en de raad...28 III.3. KWALITEIT VAN DE INFORMATIEVOORZIENING...32 III.3.1. Kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad...32 III.3.2. Kwaliteit van de informatievoorziening aan inwoners en andere belanghebbenden...43 IV. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN V. BIJLAGEN V.1. BIJLAGE 1: OVERZICHT GEINTERVIEWDE PERSONEN...56 V.2. BIJLAGE 2: STOPLICHTENOVERZICHT...57 V.3. BIJLAGE 3: PROJECTENPLANNING...58 V.4. BIJLAGE 4: PROJECTENKAART...59 V.5. BIJLAGE 5: VOORBEELD PROJECTKOMPAS GEMEENTE HEUSDEN...61 V.6. BIJLAGE 6: CHECKLIST VOOR INFORMATIEVOORZIENING ROND GROTE PROJECTEN...62 V.7. BIJLAGE 7: LITERATUURLIJST...63 Policy Research Corporation - i -

4 Informatievoorziening bij grote projecten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht LIJST VAN TABELLEN EN FIGUREN Tabel 1: Normenkader... 6 Tabel 2 : Toelichting projectfasen Tabel 3: Spelregels burgerparticipatie Tabel 4 : Overzicht geïnterviewde personen Tabel 5 : Stoplichtenoverzicht Tabel 6: Projectenplanning Tabel 7: Projectkompas gemeente Heusden Tabel 8: Checklist voor de raad om de informatievoorziening over grote projecten te beoordelen Figuur 1: Uitzonderingen op de Inspraakverordening Figuur 2: Organogram afdeling B&O ii - Policy Research Corporation

5 Samenvatting I. SAMENVATTING Begin 2012 is een professionaliseringstraject gestart binnen de ambtelijke organisatie van Hendrik- Ido-Ambacht, met als doel op een professionelere manier uitvoering te geven aan het projectmanagement van grote projecten. Dit diende niet alleen te resulteren in meer grip op de uitvoering van projecten, maar ook in het verbeteren van de informatievoorziening richting college en raad. Omdat deze professionaliseringsslag van grote invloed is op de informatievoorziening aan de raad over grote projecten, is in dit onderzoek veel aandacht besteed aan de (voorlopige) resultaten van dit initiatief. Immers, indien er een goed georganiseerde ambtelijke organisatie staat waar duidelijke afspraken en kwaliteitseisen gelden ten aanzien van de informatievoorziening over grote projecten, vergroot dit de kansen op een kwalitatief goede informatievoorziening door het college aan de raad. In 2009 is de Structuurvisie Waar de Waal stroomt opgesteld, wat het startschot vormde voor een aanpassing in de uitvoering van grote projecten. In de periode voor de Structuurvisie werd door een aparte projectorganisatie, die was opgezet voor het project De Volgerlanden, de uitvoering van andere projecten opgepakt. Met de Structuurvisie is besloten dat alle projecten, uitgezonderd De Volgerlanden, vanuit de ambtelijke organisatie dienden te worden opgepakt. Dit heeft ontwikkelingen in gang gezet om het projectmanagement binnen de ambtelijke organisatie te professionaliseren. Vanaf begin 2012 is daar concreet invulling aan gegeven door de aanstelling van een programmamanager die verantwoordelijk werd voor het professionaliseringstraject. Pas vanaf dat moment zijn ook significante verbeterslagen gemaakt die direct of indirect van invloed zijn op de informatievoorziening richting de gemeenteraad. Indirect was de professionalisering van de aansturing van projecten van belang. De programmamanager werd ambtelijk opdrachtgever voor de projectuitvoering door projectleiders, waardoor er meer grip kon ontstaan in de aanpak van projecten. Dit maakte het mogelijk om de uniformiteit en kwaliteit van de uitvoering van projecten te vergroten. Een belangrijk initiatief in dat opzicht was het opstellen van de Spelregels projectmanagement Hendrik-Ido-Ambacht, waarin onder andere wordt ingegaan op de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van betrokkenen bij projectmanagement, ook ten aanzien van informatievoorziening. Ook is begonnen met het toepassen van projectmatig werken, waarbij projecten volgens een gestructureerde manier worden uitgevoerd. Hierbij wordt een project in vier fasen geknipt, waarbij in iedere fase betrokkenen bepaalde verantwoordelijkheden hebben, onder Policy Research Corporation - 3 -

6 Informatievoorziening bij grote projecten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht andere voor wat betreft informatievoorziening richting de raad. Uit het onderzoek blijkt echter dat de borging van de Spelregels projectmanagement binnen de organisatie nog sterk verbeterd kan worden; de professionaliseringsslag is nog niet ten einde. Zo dient het besluitvormingsproces en bijbehorende communicatie voor projecten nog verder volgens de vereisten van projectmatig werken uitgewerkt te worden en geïmplementeerd te worden. Zodra dat gebeurt zal ook de informatievoorziening naar de raad gedurende het besluitvormingsproces verbeteren, zodat ook uiteindelijk de raad weet welke rol hij dient te spelen in welke fase van een project. Naast informatievoorziening op belangrijke momenten gedurende besluitvorming, dient er ook op regelmatige basis geïnformeerd te worden over de voortgang van projecten. In deze reguliere informatievoorziening zijn belangrijke verbeteringen doorgevoerd. Zo wordt nu twee keer per jaar volgens drie sjablonen geïnformeerd over de voortgang in projecten: de projectenkaart, het stoplichtenoverzicht en de projectenplanning. Door deze voortgangsinformatie op te leveren, is de raad nu beter in staat om zicht te krijgen op de status van projecten. Ook hierbij geldt echter dat verdere verbeteringen mogelijk zijn. In de grondexploitaties zijn de afgelopen tijd sterke verbeteringen doorgevoerd. Er is uniformiteit aangebracht in de rapportages en er wordt nu gebruik gemaakt van een professionele methodiek om risico s in kaart te brengen en het risicobedrag in te schatten. Bij het project De Volgerlanden is ervoor gezorgd dat het voorheen heersende onrealistisch positieve toekomstbeeld is aangepast. De doorgevoerde verbeteringen zorgen ervoor dat de raad beter en overzichtelijker geïnformeerd wordt over de voortgang van projecten. Bij raadsleden heerst nog wel de gedachte dat er een betere balans gevonden kan worden in de hoeveelheid informatie die wordt aangeleverd. Wat ook mist is een (financieel) overzicht over het geheel aan projecten. Inzicht in onder andere de samenhang tussen projecten en de risico s die hieraan hangen is van belang om een beter beeld te krijgen van de risico s die er zijn. De informatievoorziening vanuit de gemeente richting burgers en andere belanghebbenden gaat meer en meer uit van een intensieve betrokkenheid van deze partijen. Dit is goed terug te zien in de communicatieplannen die voor projecten worden opgesteld. Het uitgangspunt is om betrokkenen goed te informeren en waar gewenst hun de mogelijkheid te bieden een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van projecten. De ontwikkelingen in ogenschouw nemend, kan geconcludeerd worden dat er sinds enige tijd belangrijke stappen gemaakt zijn in de verbetering van de informatievoorziening, maar dat de verbeteringsslag nog niet ten einde is. In dit rapport worden concrete aanbevelingen gegeven hoe die verbeterslag verder ingevuld kan worden. Er zal de komende tijd voldoende aandacht besteed moeten worden aan enerzijds het verder uitwerken van verbeteringen en anderzijds het borgen van de uitvoering van verbeteringen Policy Research Corporation

7 Inleiding II. INLEIDING II.1. AANLEIDING De fractievoorzitters van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht hebben aan de rekenkamercommissie gevraagd het onderwerp Informatievoorziening bij grote projecten uit te diepen. Dit geldt zowel voor de informatievoorziening richting de raad als de informatievoorziening richting andere belanghebbenden, zoals inwoners en bedrijven. Met dit onderzoek wordt aan het verzoek van de fractievoorzitters voldaan. II.2. DOELSTELLING EN AANPAK De hoofdvraag van het onderzoek luidt: Is de informatievoorziening over grote projecten 1 voor de gemeenteraad van voldoende kwaliteit om zijn kaderstellende en controlerende functie goed uit te kunnen voeren en voor andere belanghebbenden om de gevolgen voor henzelf te kunnen inschatten? Om een antwoord te bieden op de hoofdvraag heeft Policy Research een aanpak gehanteerd die gebaseerd is op het toetsen en beoordelen van specifieke normen ten aanzien van informatievoorziening bij grote projecten. Het hanteren van een normenkader maakt het mogelijk om doelgericht feitelijke vaststellingen te doen en hier algemene (gemeentebreed geldende) conclusies en aanbevelingen aan te verbinden. Om de normen te toetsen en te beoordelen is ondersteunend casusonderzoek uitgevoerd. De volgende projecten zijn als casussen gebruikt: Centrumgebied, Sophiapolder en De Volgerlanden. Deze casussen zijn niet gebruikt om een oordeel te vellen over de informatievoorziening over die projecten in het verleden, maar zijn gebruikt om een beeld te krijgen van de algemene ontwikkelingen ten aanzien van de informatievoorziening. 1 De grote projecten worden in dit onderzoek afgebakend tot de fysiek-ruimtelijke projecten die in de structuurvisie zijn opgenomen waarover later meer en de later hieraan toegevoegde projecten die voldoen aan de criteria fysiekruimtelijk, complex en risicovol. Policy Research Corporation - 5 -

8 Informatievoorziening bij grote projecten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht In Tabel 1 is een overzicht opgenomen van de normen die Policy Research voor dit onderzoek heeft gedefinieerd. Bij het opstellen van de normen is rekening gehouden met de thema s die de rekenkamercommissie met dit onderzoek nader wenste uit te diepen. Dit zijn: Het beleid dat gehanteerd wordt binnen de gemeente ten aanzien van informatievoorziening bij grote projecten, zowel richting de raad als richting inwoners en andere belanghebbenden; De manier waarop de opvolging van en informatievoorziening bij grote projecten georganiseerd wordt binnen de gemeente (inclusief het gehanteerde instrumentarium); De kwaliteit van de informatievoorziening richting de raad alsook richting inwoners en andere belanghebbenden. Tabel 1: Normenkader Thema 1. Beleid 2. Organisatie & instrumentarium 3. Kwaliteit Normen ten aanzien van informatievoorziening grote projecten 1. Het is eenduidig vastgelegd op welke momenten en op basis van welke informatie besluitvorming door de raad vereist is bij grote projecten 2. Het is eenduidig vastgelegd hoe de raad geïnformeerd moet worden over de voortgang van grote projecten en eventuele wijzigingen 3. Het is eenduidig vastgelegd op welke manier inwoners en andere belanghebbenden betrokken en geïnformeerd zullen worden bij een groot project tijdens de verschillende projectfasen 4. De inrichting en werking van de ambtelijke organisatie faciliteert een tijdige en kwalitatieve informatievoorziening over grote projecten 5. De verantwoordelijkheden van het college voor informatievoorziening aan de raad zijn bekend, alsook het instrumentarium dat de raad heeft om zelf informatie op te vragen 6. De samenwerking tussen het college en de raad ten aanzien van het besluitvormingsproces en de informatievoorziening van het informatievoorziening- en besluitvormingsproces bij grote projecten wordt regelmatig geëvalueerd 7. Voorafgaand aan besluitvorming in de raad worden risico s en beheersmaatregelen in kaart gebracht en inzichtelijk voorgesteld 8. De raad wordt overzichtelijk en begrijpbaar geïnformeerd over de voortgang van projecten met betrekking tot de inhoudelijke ontwikkelingen, geld, organisatie, tijd, informatie, kwaliteit en risico s (en beheersmaatregelen) van het project 9. Raadsleden zijn kritisch bij het evalueren van informatie die hen wordt voorgelegd ten aanzien van grote projecten 10. De gemeente informeert burgers en andere belanghebbenden op overzichtelijke wijze over: Grote stappen / wijzigingen in en mogelijke impact van een groot project Wat er gebeurt met de inbreng van burgers en andere belanghebbenden Eventuele bezwaar- of andere procedures voor vervolgacties Bron: Policy Research Corporation II.3. LEESWIJZER In Hoofdstuk III vindt de beoordeling van de informatievoorziening over grote projecten plaats. Om hier invulling aan te geven wordt in Paragraaf III.1 het beleid rond informatievoorziening Policy Research Corporation

9 Inleiding geanalyseerd. Vervolgens wordt in Paragraaf III.2 de werking van de gemeentelijke organisatie geanalyseerd en wordt ingegaan op het beschikbare instrumentarium. In Paragraaf III.3 volgt een analyse van de kwaliteit van de informatievoorziening. In Hoofdstuk IV worden de conclusies en aanbevelingen weergegeven en Hoofdstuk V bevat de bijlagen. Policy Research Corporation - 7 -

10 Informatievoorziening bij grote projecten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Policy Research Corporation

11 Beoordeling informatievoorziening grote projecten III. BEOORDELING INFORMATIEVOORZIENING GROTE PROJECTEN Sinds de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur d.d. 7 maart 2002 is er een duidelijke taakverdeling tussen de raad en het college. De raad dient beleidskaders vast te stellen en het college moet dit beleid uitvoeren. De raad dient vervolgens te controleren of de uitvoering voldoet aan de vastgestelde kaders. 2 Ook bij het initiëren en managen van projecten wordt verwacht dat deze rolverdeling wordt toegepast: de raad geeft inhoudelijke en financiële kaders voor het project mee, het college draagt zorg voor de uitvoering en de raad controleert of de projecten uitgevoerd worden conform de gestelde kaders. De mate waarin de raad zijn kaderstellende en controlerende rol bij grote projecten goed kan uitoefenen wordt beïnvloed door onder andere de volgende factoren: Het beleid dat binnen de gemeente geldt ten aanzien van grote projecten (afspraken ten aanzien van besluitvorming en informatievoorziening); De manier waarop projectmatig werken binnen de gemeente georganiseerd wordt (en het instrumentarium dat hierbij wordt gehanteerd); De kwaliteit van de informatievoorziening. In volgende paragrafen worden deze aspecten geanalyseerd en beoordeeld op basis van specifieke normen. Naast de informatievoorziening richting de raad wordt eveneens de informatievoorziening richting inwoners en andere belanghebbenden ten aanzien van grote projecten besproken en beoordeeld. III.1. BELEID TEN AANZIEN VAN GROTE PROJECTEN De gemeente Hendrik-Ido-Ambacht definieert grote projecten als ruimtelijke projecten die ofwel een grote financiële component in zich dragen ofwel potentieel grote maatschappelijke effecten voor de gemeente met zich meebrengen (criteria: complex en risicovol ). Het uitgangspunt voor dit 2 In de Gemeentewet onder Titel III De bevoegdheid van het gemeentebestuur (Artikelen ) staan de exacte bevoegdheden van de verschillende betrokkenen beschreven. Hoofdstuk IX beschrijft de bevoegdheid van de raad, Hoofdstuk X beschrijft de bevoegdheid van het college, Hoofdstuk XI beschrijft de bevoegdheid van de burgemeester en Hoofdstuk XIa beschrijft de bevoegdheid van de Rekenkamer. Bron: wetten.overheid.nl. Policy Research Corporation - 9 -

12 Informatievoorziening bij grote projecten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht onderzoek zijn derhalve de projecten die in de Structuurvisie van Hendrik-Ido-Ambacht opgenomen zijn en de later toegevoegde projecten die aan deze voorwaarden voldoen. In het kader van de Wet ruimtelijke ordening worden Nederlandse gemeenten sinds 2008 geacht om een Structuurvisie op te stellen. De Structuurvisie van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht, getiteld Waar de Waal stroomt, werd in juli 2009 door de raad vastgesteld en bevat de gemeentelijke ambities ten aanzien van het ruimtelijk beleid voor een periode van 10 tot 15 jaar. De Structuurvisie is uitgemond in 14 projecten die als een samenhangend programma worden beschouwd en uitvoering moeten geven aan de ruimtelijke doelstellingen van de gemeente. Voordat de Structuurvisie werd opgesteld werd er binnen de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht een groot ruimtelijk project uitgevoerd, zijnde De Volgerlanden. Voor dit project bestond initieel een aparte projectorganisatie die op een aparte locatie gevestigd was en zelfstandig opereerde. 3 Omdat de projectorganisatie De Volgerlanden, in tegenstelling tot de gemeente zelf, expertise had in projectmanagement werden twee andere grote projecten Ambachtsezoom en Zuidwende door de projectorganisatie gemanaged. 4 Tegen de achtergrond van de economische recessie werd in 2011 de werking van de projectorganisatie De Volgerlanden herbekeken. De projectorganisatie werd afgeslankt en mocht zich enkel nog toespitsen op het project De Volgerlanden zelf; de overige projecten werden overgedragen aan de afdeling B&O. Omdat de Structuurvisie van Hendrik-Ido-Ambacht voorzag in een programma van nieuwe ruimtelijke projecten ontstond de behoefte om binnen de gemeente zelf kennis en kunde ten aanzien van project management op te bouwen en de gemeentelijke organisatie hierop in te richten. Als onderdeel van deze professionaliseringsslag die momenteel nog loopt werden achtereenvolgens een aantal beleidsdocumenten opgesteld die richtlijnen bevatten ten aanzien van het managen van (grote) projecten binnen de gemeente. Dit zijn een Realisatiestrategie Structuurvisie en Spelregels Projectmanagement. In mei 2011 werd de Realisatiestrategie Structuurvisie vastgesteld door de raad. In deze strategie, die opgesteld is door een extern bureau, wordt theoretisch beschreven hoe projecten uit de Structuurvisie aangestuurd en georganiseerd moeten worden. Daarnaast wordt in dit document een 0-meting van de verschillende projecten weergegeven die de basis moest vormen voor de verdere inhoudelijke opvolging en beoordeling van de projecten. De bedoeling was dat de Realisatiestrategie jaarlijks in 3 4 Het belang van de ontwikkeling van De Volgerlanden en het benodige tempo voor deze ontwikkeling hebben geleid tot de keuze de projectorganisatie als een zelfstandig onderdeel te organiseren, dat niet verstrengeld zou zijn met de ambtelijke organisatie. Om de zelfstandigheid en de gewenste snelheid te bevorderen werd het raadzaam geacht de projectorganisatie buiten het gemeentehuis te huisvesten. Projecten die opgestart zijn na het opstellen van de Structuurvisie zijn vanaf het begin binnen de afdeling B&O uitgevoerd. Voor het project Noordoevers werd in het verleden door B&O een projectleider van de projectorganisatie De Volgerlanden ingehuurd om het project te begeleiden als coördinator (Noordoevers is een regionaal project dat uitgevoerd wordt door ROM-D) Policy Research Corporation

13 Beoordeling informatievoorziening grote projecten samenhang met de Kadernota door de ambtelijke organisatie zou worden geactualiseerd en verder ontwikkeld zou worden tot een instrument om de voortgang en samenhang van projecten te bewaken. De werkwijze zoals voorzien in de Realisatiestrategie werd echter niet gedragen binnen de gemeente en een duidelijk proces voor de jaarlijkse opvolging van de strategie ontbrak. Hierdoor werd geen gevolg gegeven aan de Realisatiestrategie. 5 De behoefte aan een professionaliseringsslag in projectmatig werken binnen de gemeente bleef echter bestaan. Begin 2012 werd besloten om een programmamanager Structuurvisie 6 aan te stellen die, naast het aansturen van de projecten uit de Structuurvisie, de opdracht kreeg om projectmanagement te professionaliseren. Deze programmamanager heeft in mei 2012 de Spelregels Projectmanagement gemeente Hendrik-Ido- Ambacht opgesteld 7. Deze spelregels worden momenteel, onder aansturing van de programmamanager, binnen de gemeente toegepast. III.1.1. AFSPRAKEN OMTRENT BESLUITVORMING DOOR EN INFORMATIEVOORZIENING AAN DE RAAD Wil de raad zijn kaderstellende en controlerende rol goed kunnen vervullen, dan is het aan te bevelen om eenduidig vast te leggen op welke momenten en op basis van welke informatie (a) besluitvorming door de raad vereist is en (b) de raad, na besluitvorming, geïnformeerd moet worden over de voortgang van grote projecten en eventuele wijzigingen. Dit kan middels een algemeen beleidskader geregeld worden en/of via afzonderlijke afspraken voor de verschillende projecten. Norm 1: Het is eenduidig vastgelegd op welke momenten en op basis van welke informatie besluitvorming door de raad vereist is bij grote projecten Afspraken en richtlijnen omtrent de informatievoorziening bij grote projecten die nodig zijn in functie van besluitvorming in de raad zijn in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht vastgelegd in de Spelregels Projectmanagement gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. De Spelregels projectmanagement zijn opgesteld in het kader van de professionaliseringsslag die in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht begin 2012 is gestart ten aanzien van projectmatig werken. Deze spelregels zijn ter informatie aan de raad verzonden. In de spelregels wordt ingegaan op de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (inclusief verwacht gedrag en verwachte communicatie) van de verschillende actoren die betrokken zijn bij projectmanagement, inclusief de gemeenteraad. De hoofdtaak van de gemeenteraad wordt als volgt omschreven: De gemeenteraad is vooral volksvertegenwoordiger, steller van kaders en prioriteiten (voor beleid en uitvoering) en controleur van de uitvoering door het college van burgemeester en wethouders. Daarbij worden in Bron: interview De programmamanager Structuurvisie wordt gedetacheerd vanuit de gemeente Sliedrecht / Drechtsteden. De Spelregels Projectmanagement Hendrik-Ido-Ambacht werden 29 mei 2012 door het college vastgesteld. Dit document is echter niet ter kennisgeving aangeboden aan de raad. Policy Research Corporation

14 Informatievoorziening bij grote projecten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht algemene zin ook de taken (waaronder het geven van opdrachten aan het college, het beschikbaar stellen van financiële middelen en het beoordelen van voortgangsrapportages van projecten) en de verantwoordelijkheden (zoals kaders stellen voor beleid en uitvoering, het budgetrecht en het vaststellen van besluiten) benoemd. De verwachte communicatie en het verwachte gedrag van de raad omvat het geven van richting op hoofdlijnen over projecten aan de voorkant en het bewaken van (de hoofdlijnen van) de uitvoering van projecten door het college aan de hand van rapportages over de voortgang en de financiën door het stellen van vragen. Uit bovenstaande rolbeschrijving kan afgeleid worden dat de betrokkenheid van de raad evolueert in functie van de voortgang van het project, zijnde het stellen van kaders aan het begin van een project en het uitoefenen van controle tijdens de uitvoering van een project. In de Spelregels projectmanagement worden de fasen die de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht onderscheidt bij het managen van projecten expliciet benoemd. Daarbij worden ook voorbeelden gegeven van zogenaamde producten (lees documenten) die in de verschillende fasen aan bod kunnen komen. Een overzicht van de fasen zoals beschreven in de spelregels is opgenomen in Tabel 2. Tabel 2 : Fase Initiatief Ontwikkeling Uitvoering Nazorg Toelichting projectfasen Beschrijving Initiatief wordt genomen om tot een nieuwe ontwikkeling c.q. project te komen. Er wordt een startnotitie met uitgangspunten opgesteld. Er wordt overleg gevoerd met verschillende partijen om tot een nadere invulling van het idee te komen. Dit leidt tot vaststelling van de globale scope (gewenst resultaat) en kaders voor het project Scope en globale kaders worden verder uitgewerkt in het definitief gewenste eindresultaat en de daarbij behorende randvoorwaarden. Het project krijgt nader vorm in een ontwerp en een projectplan. In deze fase worden ook de details van de samenwerkingsovereenkomst ingevuld en wordt het contract definitief gesloten. De benodigde middelen worden beschikbaar gesteld en de projectorganisatie wordt opgetuigd. De projectgroep start met de uitvoering van het projectplan volgens de gekozen fasering. De voortgang wordt met de opdrachtgever (veelal in de stuurgroep) besproken en over de deelproducten worden steeds tussentijds go/ no go besluiten genomen. Na oplevering van het eindresultaat wordt de eindafrekening opgesteld en de eindrapportage (inclusief evaluatie) ter bespreking aan de opdrachtgever aangeboden. Na de oplevering bestaat er gedurende een bepaalde periode (bijvoorbeeld 1 jaar) de verantwoordelijkheid om gebreken die zich alsnog voordoen te herstellen. De projectleider draagt er zorg voor dat de opdrachtnemer zijn herstelverplichtingen nakomt. Voorbeelden producten Opdracht startnotitie Startnotitie Haalbaarheidsstudie College- of raadsbesluit (go / no go) Intentieovereenkomst. Projectplan Ontwerp Samenwerkingsovereenkomst/contract Budget Projectorganisatie College- of raadsbesluit (go / no go) Periodieke voortgangsrapportages Acceptatie oplevering Akkoord over nazorg Eindrapportage en projectevaluatie College- of raadsbesluit (go / no go) Financiële afsluiting Bron: Spelregels projectmanagement gemeente Hendrik-Ido-Ambacht, 2013 (bewerkt door Policy Research Corporation) In de bijlagen van de Spelregels projectmanagement zijn twee sjablonen opgenomen van documenten die opgemaakt zouden moeten worden wanneer een nieuw project geïnitieerd dan wel verder Policy Research Corporation

15 Beoordeling informatievoorziening grote projecten ontwikkeld wordt, zijnde een startnotitie en een projectplan. In de sjabloon voor het projectplan wordt gevraagd naar een plan van aanpak/activiteitenoverzicht, waarin onder andere de projectfasen en de beslismomenten opgenomen dienen te worden. Naast de sjablonen voor de startnotitie en het projectplan zullen in de toekomst mogelijk ook sjablonen voor overige documenten worden opgesteld, met name wanneer er sprake is van een faseovergang. Wanneer die behoefte bestaat zal de gemeente zich baseren op de generiek beschikbare Prince2 sjablonen. In de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht wordt een onderscheid gemaakt tussen investeringsprojecten en grondexploitaties. Bij de voorbereiding op beide typen projecten dient geen onderscheid te bestaan in de besluitvorming. Voor beide typen projecten dienen in de voorbereiding bijvoorbeeld startnotities en haalbaarheidsstudies opgesteld te worden. Het verschil tussen de besluitvormingstrajecten is dat grondexploitaties jaarlijks worden herzien en opnieuw worden vastgesteld door de raad. 8 Bij een herziening van de grondexploitatie wordt de raad voorgesteld alle gebeurtenissen en bestuurlijke besluiten van het afgelopen jaar die afwijken van de gestelde kaders van de grondexploitatie al dan niet te accepteren en vast te stellen. Als voorbeeld van een dergelijk bestuurlijk besluit kan het bebouwen van een beoogde groenstrook teneinde grondopbrengsten te realiseren gelden. Pas als de raad deze wijzigingen goedkeurt door middel van vaststelling wordt de begroting van de grondexploitatie hier ook op aangepast. In de herziening van de grondexploitatie worden alle gebeurtenissen en bestuurlijke beslissingen die afwijken van de gestelde kaders als het ware gebundeld zodat de raad deze in één keer al dan niet kan vaststellen. Bij investeringsprojecten is sprake van een andere methodiek: er wordt een krediet aangevraagd en hierover wordt bij afsluiting van de betreffende fase verantwoording afgelegd en eventueel aanvullend of nieuw krediet (voor de volgende fase) aangevraagd. Hier is dus geen koppeling met boekjaren. Het onderscheid tussen investeringsprojecten en grondexploitaties is niet in de Spelregels projectmanagement opgenomen, maar is in de AO regels van de gemeente geregeld. Beoordeling: De selectie van nieuwe grote projecten wordt gebaseerd op drie criteria, waarvan de criteria complex en risicovol niet geconcretiseerd zijn. Hierdoor kan er onduidelijkheid ontstaan of een project tot de grote projecten gerekend dient te worden. Vastgesteld wordt dat de Spelregels projectmanagement in zekere mate houvast kunnen bieden voor raadsleden ten aanzien van de rol, taken en verantwoordelijkheden die van hen in algemene zin verwacht worden. Omdat de spelregels ter informatie aan raadsleden is gestuurd, maar niet door de raad is besproken, bestaat de kans dat dit beleid niet voldoende bekend is bij raadsleden. Wat de rol van de raad per projectfase inhoudt is niet eenduidig af te leiden uit de spelregels. Zo worden voorbeelden van documenten aangehaald die mogelijk per fase opgesteld zullen worden maar welke documenten minimaal / zeker per project worden voorzien en welke hiervan al dan niet aan de raad 8 Bron: interview. In norm 8 wordt ingegaan op de inhoud van de grondexploitatierapportages. Policy Research Corporation

16 Informatievoorziening bij grote projecten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht worden voorgelegd wordt niet vermeld. Hierdoor ontbreekt ook inzicht in de momenten waarop en de documenten op basis waarvan besluitvorming door de raad vereist is. Het projectplan dat bij de start van de ontwikkelingsfase opgesteld moet worden zou indien het conform de voorziene sjabloon in de praktijk wordt toegepast hier wel meer inzicht in kunnen bieden per individueel project. Norm 2: Het is eenduidig vastgelegd hoe de raad geïnformeerd moet worden over de voortgang van grote projecten en eventuele wijzigingen In de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht worden naast de informatie die ten behoeve van projectspecifieke besluitvorming 9 aan de raad wordt voorgelegd drie instrumenten gehanteerd om de raad te informeren over de voortgang van de grote projecten 10 en eventuele wijzigingen. Deze instrumenten zijn: Reguliere Planning en Control cyclus (P&C cyclus); Voortgangsrapportages over projecten; Jaarlijkse updates van de grondexploitaties en kwartaalrapportages. 1: Reguliere P&C cyclus De reguliere P&C cyclus bestaat in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht uit de Programmabegroting, het Programmaverslag, de Kader- en de Winternota. De Programmabegroting wordt beschouwd als een belangrijk sturingsinstrument voor de raad en is het richtinggevend kader voor het college voor de ontwikkeling en uitvoering van beleid in het komende begrotingsjaar. De begroting kent negen programma s, die volgens een vaste structuur zijn ingedeeld en waarin onder andere een toelichting op de beleidsvoorstellen en een overzicht van de kosten en opbrengsten wordt gegeven. De beleidsvoorstellen vloeien voort uit de acties die in het coalitieprogramma zijn benoemd. De acties zijn verdeeld naar acties die de bevoegdheid van de gemeenteraad betreffen en acties die de bevoegdheid van het college betreffen. Naast rapportering over de programma s zijn er een aantal verplichte paragrafen opgenomen waarin gerapporteerd wordt over onder andere het weerstandsvermogen en het grondbeleid. Het jaarlijkse Programmaverslag volgt een gelijkaardige structuur als de begroting en bevat een rapportering aan de raad over de voortgang in de verschillende programma s en wat er per programma met de raadsprioriteiten in het afgelopen jaar is gebeurd. Het programmaverslag geeft ook een 9 10 Projectspecifieke besluitvorming omvat de goedkeuring van de raad over bijvoorbeeld initiële grondexploitaties, kredietaanvragen of bestemmingsplannen waarmee projectspecifieke financiële dan wel inhoudelijke kaders worden vastgelegd. Bij afwijking van deze formeel vastgelegde kaders is opnieuw besluitvorming door de raad vereist. Daarnaast komt het voor dat de raad geïnformeerd wordt via raadsinformatiebrieven of informatieavonden. Zoals eerder is toegelicht betreft het de projecten uit de structuurvisie en voor daarna geïnitieerde projecten de projecten die aan de criteria fysiek-ruimtelijk, complex en risicovol voldoen Policy Research Corporation

17 Beoordeling informatievoorziening grote projecten terugblik op de paragrafen (waaronder het weerstandsvermogen en het grondbeleid) zoals opgenomen in de Programmabegroting. Met de Kader- en Winternota die respectievelijk in juli en december aan de raad worden voorgelegd wordt tussentijds aan de raad gerapporteerd over de beleidsontwikkelingen per programma. De structuur volgt de opbouw van de rapportering volgens programma s zoals die in de begroting en het jaarverslag wordt gehanteerd. Bij de kadernota wordt niet over individuele projecten geïnformeerd; dit is wel het geval in de winternota. De rapportering over projecten vindt plaats onder programma 2 Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en milieu en onder programma 8 De Volgerlanden. Over de huidige grondexploitaties wordt onder paragraaf 5 grondbeleid van het programmaverslag bijkomende informatie gegeven ten aanzien van de inhoudelijke en financiële kaders (inclusief de risico s) van de grondexploitaties. 2: Voortgangsrapportages Sinds 2012 wordt de raad twee keer per jaar geïnformeerd over de voortgang van grote projecten met behulp van zogenaamde Voortgangsrapportages 11. Deze halfjaarlijkse rapportages bestaan uit drie standaard documenten waarvoor sjablonen zijn ontwikkeld zijnde een projectenkaart die per individueel project wordt opgesteld, een planningsoverzicht van de verschillende projecten alsook een stoplichtenoverzicht. Voorbeelden van deze documenten zijn opgenomen in Bijlage 2,3 en 4. De voortgangsrapportage wordt gelijktijdig met de Kadernota (in juli) en met de Winternota (in december) aan de raad voorgelegd, weliswaar met een afzonderlijk raadsvoorstel. De projectenkaart (een Word-sjabloon van enkele pagina s) wordt voor elk project afzonderlijk opgesteld. De projectenkaart wordt verwacht inzicht te bieden in de inhoudelijke kenmerken van het project en de ontwikkelingen daarin. Hierin moet onder andere op hoofdlijnen worden beschreven wat de projectopdracht inhoudt, wat de huidige stand van zaken is en welke concrete acties zijn gepland. Verder wordt op hoofdlijnen een financiële verantwoording verwacht en wordt de planning van het project vermeld. Daarnaast wordt verwacht dat in de projectenkaart de samenhang met andere projecten wordt beschreven en de relevante besluitvorming wordt benoemd alsook eventuele alternatieven binnen het project, de risico s die zich in de komende periode kunnen voordoen en de afspraken die zijn gemaakt betreffende de organisatie van het project. In de projectplanning (één A4 in tabelvorm) wordt aangegeven in welke fase de verschillende projecten zich bevinden (de initiatieffase, ontwikkelingsfase, uitvoeringsfase of nazorgfase) over de periode Deze projectplanning wordt halfjaarlijks geactualiseerd. 11 Voor het project De Volgerlanden worden deze projectrapportages niet opgesteld. Deze afwijking tussen De Volgerlanden en andere projecten komt ook aan bod in Paragraaf III.3.1. Policy Research Corporation

18 Informatievoorziening bij grote projecten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Het stoplichtenoverzicht (één A4 in tabelvorm) is bedoeld om meer gedetailleerd inzicht te bieden in de actuele stand van zaken van de verschillende projecten alsook om (met stoplichten ) aan te geven of het project binnen de afgesproken kaders blijft ten aanzien van planning, resultaat en middelen en hoe de omgeving ten opzichte van het project staat. 3: Grondexploitatierapporten en kwartaalrapportages De gemeente Hendrik-Ido-Ambacht heeft momenteel drie grondexploitatieprojecten te weten Ambachtsezoom, De Volgerlanden en Zuidwende. In de (nabije) toekomst komen er (wellicht) twee grondexploitaties bij, zijnde Antoniapolder en Centrumgebied. Elk jaar wordt voor iedere grondexploitatie een geactualiseerd grondexploitatierapport opgesteld en vertrouwelijk aan de raad ter besluitvorming voorgelegd. Bij een actualisatie van de grondexploitatie wordt de grondexploitatie opgemaakt naar de stand per De gerealiseerde kosten en opbrengsten in het afgelopen jaar worden hierbij in de boekwaarde verantwoord. Vanaf de rapportage per hebben de drie grondexploitaties vrijwel dezelfde rapportopbouw en wordt dezelfde waarderingssystematiek gehanteerd. 12 De grondexploitatierapportages bevatten een samenvatting, inleiding, algemene uitgangspunten, grondexploitatie en een risicoanalyse. De nog aanwezige verschillen in opbouw worden veroorzaakt door de projectinhoudelijke verschillen en doordat niet alle rapportages door hetzelfde projectteam zijn opgesteld. Bij de volgende herziening van de grondexploitaties zal in de afstemming tussen de verschillende grondexploitaties nog meer de nadruk op de uniforme rapportopbouw gelegd worden. 13 De grondexploitatierapporten worden vergezeld van een openbare oplegnotitie waarin naast een inleiding samenvattend wordt ingegaan op de onderwerpen: planning, overzicht per deelproject, procedures en juridische aangelegenheden, communicatie, financiën en risicomanagement. 14 In het grondexploitatierapport zelf is een samenvatting opgenomen, waarin wordt ingegaan op de veranderingen in de parameters, de kosten en baten binnen het project, de eindwaarde en de contante waarde. Ook de oplegnotities kennen nog kleine verschillen. Bij de volgende herziening van de grondexploitaties zullen de oplegnotities (raadsvoorstellen) uniform zijn. 15 Naast het jaarlijkse grondexploitatierapport krijgt de raad voor het project De Volgerlanden vanwege het belang van het project ieder kwartaal een tussentijdse rapportage waarin de ontwikkelingen in de grondexploitatie gedurende de afgelopen periode worden toegelicht Bron: interview Bron: interview Bevindingen gebaseerd op inzage oplegnotitie De Volgerlanden. Bron: interview Policy Research Corporation

19 Beoordeling informatievoorziening grote projecten Beoordeling: In de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht is eenduidig bepaald hoe (met behulp van welke instrumenten) de raad geïnformeerd moet worden over de voortgang van grote projecten en eventuele wijzigingen. Naast de rapportering in de reguliere Planning en Control cyclus wordt verwacht dat halfjaarlijkse voortgangsrapportages (met een projectenkaart, projectplanning en stoplichtenoverzicht) worden voorgelegd aan de raad. Voor de grondexploitaties moet jaarlijks een geactualiseerde grondexploitatie (voor besluitvorming) worden voorgelegd. De selectie van grote projecten op basis van de structuurvisie is sinds het opstellen van de structuurvisie nog niet geëvalueerd. Nieuwe projecten worden overigens wel toegevoegd indien daar aanleiding voor is. III.1.2. AFSPRAKEN OMTRENT INFORMATIEVOORZIENING AAN INWONERS EN ANDERE BELANGHEBBENDEN Voor de informatievoorziening richting bewoners en andere belanghebbenden wordt aanbevolen om vooraf heldere keuzes te maken over de invulling van het participatieproces. Wettelijk is de gemeente verplicht om een verordening te hebben voor de informatievoorziening naar burgers en belanghebbenden rond gemeentelijk beleid. De gemeente kan daarnaast aanvullend beleid hanteren voor de informatievoorziening. Norm 3: Het is eenduidig vastgelegd op welke manier inwoners en andere belanghebbenden betrokken en geïnformeerd zullen worden bij een groot project tijdens de verschillende projectfasen Door middel van een aantal documenten geeft de gemeente invulling aan het vastleggen van de manier waarop communicatie richting belanghebbenden dient te worden ingevuld bij een groot project. Het gaat hier om de volgende documenten: Inspraakverordening gemeente Hendrik-Ido-Ambacht (en uitzonderingen hierop) (2006) 16 ; Strategisch Communicatie Beleidsplan (2012) 17 ; Nota Interactief aan de slag in Hendrik-Ido-Ambacht (2013) 18 ; Communicatieplannen per project. 1: Inspraakverordening gemeente Hendrik-Ido-Ambacht (2006) Wettelijk is een gemeente verplicht om een verordening te hebben voor de informatievoorziening naar burgers en belanghebbenden rond gemeentelijk beleid. De Gemeentewet 19 verplicht de raad tot het Verordening inzake de wijze waarop ingezetenen cq. belanghebbenden bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid worden betrokken, gemeente Hendrik-Ido-Ambacht, datum inwerkingtreding Strategisch Communicatie Beleidsplan Op weg naar moderne, actieve en open communicatie met onze inwoners, gemeente Hendrik-Ido-Ambacht, Communicatie Afdeling Bestuurszaken, Nota Interactief aan de slag in Hendrik-Ido-Ambacht, versie 16 mei 2013, raadsvoorstel voor de raadsvergadering van 9 september Policy Research Corporation

20 Informatievoorziening bij grote projecten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht vaststellen van een verordening waarin regels worden gesteld met betrekking tot de wijze waarop ingezetenen en belanghebbenden bij de voorbereiding van gemeenschappelijk beleid worden betrokken. De gemeente kan daarnaast aanvullend beleid hanteren voor de informatievoorziening richting inwoners en andere belanghebbenden. In de Algemene wet bestuursrecht 20 wordt de procedure vermeld voor de informatievoorziening over een te nemen besluit. Hierin staat onder andere dat het ontwerp van een besluit, met de daarop betrekking hebbende stukken die nodig zijn voor een beoordeling van het ontwerp, ter inzage dienen te liggen. Voorafgaand aan de terinzagelegging geeft het bestuursorgaan in een of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen of op een andere geschikte wijze kennis van het ontwerp. In deze kennisgeving moet worden vermeld: Waar en wanneer de stukken ter inzage zullen liggen; Wie in de gelegenheid worden gesteld om zienswijzen naar voren te brengen; Op welke wijze dit kan geschieden; De termijn waarbinnen het besluit zal worden genomen (niet in alle gevallen). In de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht worden bovenstaande wettelijke verplichtingen ingevuld met de Inspraakverordening uit 2006 (meest recente versie). Naast de algemene beschrijving van de voorwaarden en procedures, zijn er ook uitzonderingen gemaakt op de inspraak die burgers en andere belanghebbenden mogen uitoefenen. Deze zijn vastgesteld door de raad in juni Omdat het uitzonderingen in het kader van de Wet ruimtelijke ordening zijn, zijn deze relevant voor de manier waarop geïnformeerd wordt over grote projecten Gemeentewet, Artikel 150. Algemene wet Bestuursrecht, afdeling Policy Research Corporation

21 Beoordeling informatievoorziening grote projecten Figuur 1: Uitzonderingen op de Inspraakverordening Bron: Reactie op informatieverzoek 1 2: Strategisch Communicatie Beleidsplan (2012) Het Strategisch Communicatie Beleidsplan beschrijft de communicatiekaders die de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht hanteert richting inwoners en andere belanghebbenden zoals verenigingen en ondernemers. Volgens het beleidsplan kan communicatie ingezet worden om belanghebbenden te informeren, te laten meepraten, meedenken of meebeslissen. In Hendrik-Ido-Ambacht wordt ervoor gekozen om belanghebbenden zo goed mogelijk te infomeren en te laten meepraten en waar mogelijk te laten meedenken. Hiermee wordt getracht het volgende te bereiken: Het bevorderen van de dialoog met belanghebbenden; Het ontwikkelen van een herkenbaar en eenduidig gezicht van de gemeente; Het bevorderen van de kwaliteit, eenheid en samenhang in de communicatie; Het vergroten van de bewustwording van communicatie en de effecten daarvan, bij de gemeentelijke organisatie. Naast een toelichting op de algemene communicatiekaders biedt het beleidsplan inzicht in de toekomstvisie op het gebied van gemeentelijke communicatie en de middelen die gebruikt zullen worden om daar invulling aan te geven. Hiertoe behoren het gebruik van digitale en social media en het geven van een grotere rol aan interactief communiceren bij het vormen van gemeentelijk beleid. 3: Nota Interactief aan de slag in Hendrik-Ido-Ambacht (2013) In juni 2013 is de nota Interactief aan de slag in Hendrik-Ido-Ambacht door het college vastgesteld. De nota beschrijft de ambitie van de gemeente om burgers meer en op een structurele wijze te betrekken bij het gemeentelijk beleid en de uitvoering hiervan: Interactief werken gaat al lang niet meer over burgers die meepraten over beleid. Interactief werken staat in het teken van een herziene Policy Research Corporation

22 Informatievoorziening bij grote projecten in de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht rol- en taakverdeling tussen overheid en burgers. Het gaat om meedoen, medeverantwoordelijkheid bij maatschappelijke opgaven. En het ondersteunen van initiatieven uit de samenleving door de gemeente. De nota beschrijft de verschillende ontwikkelingsfasen van interactief werken. Dit zijn: Fase 1: Formele burgerparticipatie: inspraak bij beleidsplannen, bij de wet geregeld; Fase 2: Meepraten over plannen en ontwikkelingen, eerder in het beleidsproces; Fase 3: Eigen initiatieven van burgers die de gemeente faciliteert. Volgens het document is Hendrik-Ido-Ambacht momenteel fase 2 aan het verkennen. Het is de ambitie van de gemeente om deze fase verder te ontwikkelen en toe te groeien naar de derde fase. In de notitie worden ook de principes benoemd die Hendrik-Ido-Ambacht wil hanteren bij interactief werken (zoals we zijn duidelijk over wat wel en niet kan en we praten met één mond ) en de mogelijke participatieniveaus (inclusief een stappenplan om het gewenst niveau van betrokkenheid te bepalen). Tot slot wordt een overzicht gegeven van verschillende instrumenten die de gemeente wenst te hanteren om interactief werken te stimuleren. 4: Communicatieplannen Zodra besluitvorming heeft plaatsgevonden om aan de slag te gaan met een project wordt er voor dat project een communicatieplan opgesteld. 21 Voordat besluitvorming plaatsvindt wordt echter vaak alvast een globaal communicatieplan opgesteld om de belangrijkste aspecten voor de communicatie in beeld te krijgen. In een communicatieplan wordt volgens een vaste indeling toegelicht op welke manier aan de communicatie invulling wordt gegeven. 22 De inhoud van de communicatieplannen is echter maatwerk. De te kiezen aanpak hangt namelijk sterk af van de karakteristieken van het project. Zo zal bij een groot project waarover veel maatschappelijke onrust bestaat een relatief intensieve aanpak gehanteerd worden. Doordat er binnen het communicatieteam 1 persoon verantwoordelijk is voor de communicatie rond projecten, wordt de eenduidigheid voor de aanpak van de communicatieplannen gewaarborgd. Voor het project De Volgerlanden bestaat geen communicatieplan voor burgers en belanghebbenden. Er is wel een marketing communicatieplan voor De Volgerlanden, maar dit document heeft een Dit blijft niet beperkt tot de fysiek-ruimtelijke projecten. Er worden ook communicatieplannen geschreven voor andere type projecten. Er wordt gebruik gemaakt van onderdelen zoals: situatieschets, proces, communicatiedoelstelling, doelgroepen, strategie, boodschap, plan van aanpak en planning Policy Research Corporation

23 Beoordeling informatievoorziening grote projecten andere doelstelling dan de eerder besproken communicatieplannen. Dit plan focust op de promotie van De Volgerlanden richting de buitenwereld om de grondverkopen te stimuleren. De communicatieverantwoordelijke voor het project heeft dan ook als functie gebiedsmarketeer; zijn taak is voornamelijk het promoten van De Volgerlanden. Door de projectorganisatie De Volgerlanden wordt de communicatie richting belanghebbenden uitgevoerd, zo lang het gaat om gebieden die in ontwikkeling zijn. Zodra het deelgebieden betreft die zijn afgerond en zijn overgedragen aan de afdeling BOR (beheer openbare ruimte), wordt de communicatie opgepakt door bestuurszaken. Ook als er ontwikkelingen zijn die van invloed zijn op gemeentelijk beleid en daarom een aangelegenheid van het bestuur zijn wordt de communicatie opgepakt door de communicatieafdeling van bestuurszaken. Met de afdeling bestuurszaken zijn afspraken gemaakt over het inschakelen van de communicatieafdeling. Wanneer de afdeling in wordt gezet, wordt vaak op hoofdlijnen op papier gezet wat de aanpak gaat zijn en er vindt afstemming plaats met de gebiedsmarketeer. Volgens de gebiedsmarketeer werkt deze samenwerking goed en is er geen behoefte om een apart communicatieplan op te stellen zoals dat voor de andere projecten geldt. Beoordeling: De algemene beleidskaders die in Hendrik-Ido-Ambacht beschikbaar zijn ten aanzien van communicatie richting bewoners en andere belanghebbenden tonen aan dat de gemeente belang hecht aan communicatie richting belanghebbenden en het beschikbaar hebben van duidelijke richtlijnen hieromtrent. Met de Inspraakverordening uit 2006 is een formeel kader beschikbaar voor het verlenen van inspraak aan belanghebbenden. Het Strategisch Communicatie Beleidsplan uit 2012 geeft aanvullende richtlijnen over de manier waarop de gemeente met belanghebbenden wenst te communiceren. De recente nota betreffende interactief werken tenslotte toont de stijgende aandacht van de gemeente voor het meer structureel en actief betrekken van burgers. Wat de specifieke communicatie over projecten betreft wordt verwacht dat voor elk project uit de Structuurvisie een communicatieplan wordt opgesteld. Hoewel voor deze plannen geen sjabloon wordt gehanteerd, worden ze met een eenduidige aanpak (die onder andere start met een doelgroepenanalyse) door een medewerker van de afdeling communicatie opgesteld. III.2. GEMEENTELIJKE ORGANISATIE EN GEHANTEERD INSTRUMENTARIUM In deze paragraaf wordt besproken hoe projectmatig werken binnen de gemeente georganiseerd wordt en welk instrumentarium hiervoor wordt gehanteerd. Naast de werking van de ambtelijke organisatie wordt ook de afstemming tussen het college en de raad geanalyseerd. Policy Research Corporation