Checklist Fuiven De Mast Torhout

Transcriptie

1 Checklist Fuiven De Mast Torhout 1 jaar tot 6 maanden vooraf 1. Datum Zoek een geschikte datum voor je activiteit Ga na of er geen soortgelijke activiteiten op dezelfde dag doorgaan in de gemeente of megafuiven in de regio. Hou rekening met examenperiodes 2. Optie/locatie Neem een optie bij de stedelijke sportdienst, Industrielaan 2. Tel. 050/ of Fax. 050/ of via mail de.mast@torhout.be. Let op: een optie moet binnen de twee weken schriftelijk bevestigd worden! Neem het reglement van de Mast grondig door. Reglement kan je vinden op de website van de stad: of bij de sportdienst. 3. Reservatie Reserveren kan max. 1 jaar op voorhand en max. voor 7 opeenvolgende dagen door éénzelfde gebruiker. Jeugdverenigingen lid van de stedelijke jeugdraad kunnen 1 jaar en 1 maand vooraf reserveren. Het reservatieformulier kan je downloaden via de website van de stad ( en is verkrijgbaar op de sportdienst. Ga na welk deel van de zaal je nodig hebt: 1/3, 2/3 of 3/3. Bepaal hoeveel tijd je nodig hebt: normaal worden 20 uren voorzien (voorbereiding, organisatie en opkuis), extra uren met een max. van 10u, 15u of 20u (afh. van de gehuurde oppervlakte en die onmiddellijk aansluiten bij het initiatief) worden betaald aan het aangegeven tarief. Bij uitbreiding met meer dan 10, 15 of 20 uren worden 2 evenementdagen aangerekend. (tarieven : zie reglement de Mast op 4. Begroting Maak een begroting met geplande uitgaven en verwachte inkomsten 5. Contract Lees de contracten die je van de sportdienst gekregen hebt goed na en laat ze tekenen door twee MEERDERJARIGE verantwoordelijken. Bezorg de contracten op tijd terug bij de sportdienst. Nadien ontvang je een getekend exemplaar. 6. Materialen Ga na welke materialen je nodig hebt: podiumelementen, tafels, stoelen, geluidsversterking licht, Dit kan ontleend worden bij de uitleendienst van de stad (uitleendienst@torhout.be en/of de.mast@torhout.be ) of de provincie pudb@westvlaanderen.be (een aantal zaken kunnen wellicht ook van je brouwer ontleend worden). Voor fuiven met meer dan 1000 bezoekers wordt aangeraden een extra toiletwagen en eventueel een plaszuil bij te huren. Je krijgt bij huur van de zaal ook fluovestjes en looplampen. Twee walkietalkies kan je gratis afhalen op de uitleendienst 7. Vergunningen afspraken Drie maanden vooraf dienen de veiligheidsdiensten (politie, brandweer) door de organisatie verwittigd te worden door middel van een standaardformulier (via de website van stad Torhout). de evenementenfiche Billijke vergoeding moet niet worden aangevraagd (wordt betaald door de stad). Sabam aanvragen uiterlijk 10 dagen voor activiteit; Hoeveel men SABAM betaalt, is afhankelijk van de activiteit, de oppervlakte en de inkomprijzen. ( Tip: bereken online je SABAM op versie

2 Er zijn verschillende mogelijkheden om promotie te voeren. Voor flyers en het plaatsen van borden dien je een aanvraag te richten aan het College van Burgemeester en Schepenen of provincie of gewest (voor provinciale en gewestwegen). Info ivm evenementenborden: 3 tot 6 maanden vooraf 8. DJ en Licht Zoeken van een gepaste dj en licht Prijzen vergelijken Technische fiche dj Afspraken met dj rond: uitbetaling, catering, einduur, afbouw muziek, stijl muziek, verzekering materiaal, (bediening: door wie?, risico s) 9. Sponsoring Maak een duidelijke omschrijving van de activiteit, vooral van het doelpubliek Zoek sponsors die dit doelpubliek ook willen bereiken Wat heeft men te bieden aan sponsors: naam op affiche/inkomkaarten/tshirts/spandoeken 10. Brouwer Levering, welke dranken (geen dranken met een alcoholpercentage van meer dan 13 ) Aansluiting van juiste koppelstukken op vaten moet door de bierhandelaar gebeuren Levering van materialen (ev. tapinstallatie, tafels, stoelen, toog, bierviltjes, bekertjes, parasollen, plateaus, openers, ) Betaling Herbruikbare bekers (stedelijke uitleendienst) 11. Promotie Affiches Aanmaak van affiches, toegangskaarten drankbonnen eventueel tickets voor vestiaire Datum/plaats/prijs/uur van aanvang (kalender goed controleren!) Verantwoordelijke uitgever, organisator NOOIT ZWART OP WIT AFFICHES. Dit is alleen bestemd voor de overheid Zegeltaks (bij affiches > 1m²) Borden langs openbare weg (zie punt 7) Folders/flyers Vermelden: verboden op de openbare weg te werpen + vergunning college (zie punt 7) 12. Waarborg betalen 13. Veiligheid Voor de start van de activiteit krijg je een rondleiding door de dienstdoende toezichthouder waarbij alle noodprocedures overlopen worden. Nooduitgangen vrijhouden Inrichten zaal: brandveilige materialen Veiligheidsoverleg met politie en burgemeester 14. Security Een firma inhuren (in de Mast is er een vaste securityfirma!) Vrijwilligers: aanvragen bij burgemeester en namen doorgeven (kan via secretariaat@torhout.be of tijdens het veiligheidsoverleg) Kennen de eigen medewerkers die security uitvoeren hun rechten en plichten? Zijn de securitymensen herkenbaar? versie

3 15. Preventie Afvalbeheer : GRATIS containers aanvragen bij de milieudienst (milieudienst@torhout.be) Wordt iets gedaan rond alcohol fuiven, roken, drugs,? Info bij de jeugd en preventiedienst (jeugddienst@torhout.be) Tip: De vereniging voor alcohol en andere drugproblemen heeft een uitgebreide catalogus met campagnemateriaal bruikbaar voor o.a. fuiven. ( 2 maanden tot 2 weken vooraf Verspreiding affiches 6 weken op voorhand bij grote fuiven 3 weken op voorhand bij kleine fuif wildplakken is verboden plakronde uitstippelen op soortgelijke manifestaties, aanwezigheid promoteam plaatsen waar jongeren komen (check vooraf zeker het reglement op evenementenborden!!!) Extra promotie Stickers, bierviltjes, pennen, Vrijkaarten Pers, lokale radio Geluidswagen (zie ook vergunningen) Gemeentelijk infoblad Smsberichtjes rondsturen naar leden van de vereniging /facebook/netlog/ Websites Eigen website Tshirts Voorverkoop Voorzie vaste voorverkoopplaatsen (met een gereduceerde voorverkoopprijs) Deel de voorverkoopplaatsen ook mee aan de sportdienst (zo kan men doorverwijzen naar de juiste adressen). Stand van zaken van de voorverkoop bijhouden (max. aantal toegelaten deelnemers) 16. Verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid : de organisatie en de medewerkers moeten gedekt zijn. (ofwel teken je in op de polis die de stad afsloot, ofwel sluit je zelf een verzekering af met een maatschappij) Kopie van de polis ten laatste 7 dagen voor het evenement indienen op de sportdienst Verzekering contractuele aansprakelijkheid (schade aan toevertrouwde eigendommen, vandalisme valt hier niet onder.) Eventueel aanvullende verzekeringen Verzekering alle risico s dekt vandalisme Ongevallenverzekering voor medewerkers. (zeker aan te raden!) Verzekering tegen beschadiging aan gehuurd materiaal versie

4 1 week vooraf 17. Betalen huur 18. Varia Reken de voorverkoop af Voorzie voldoende wisselgeld Voorzie klein barmateriaal bijv. handdoeken, flesopeners, vaatdoeken, emmers, Voorzie stempelkussen met stempel of inkombandjes Voorzie een verantwoordelijke EHBO of zorg voor medewerkers van het Rode Kruis 19. Afspraken met medewerkers en professionele security Maak een taakschema: bar/inkom/bonnetjes/geldlopers/opbouw zaal: kuis/controle zaal en omgeving Voorzie voldoende medewerkers (herkenbaar!) Wees consequent in afspraken; geen drank weggeven is GEEN drank weggeven aan fuifbezoekers. Brief iedereen voor aanvang; laat ook de security weten wat je van hen verwacht. Geen dronken medewerkers! Leeftijdsgrens publiek respecteren Voldoende aandacht aan communicatie tijdens het evenement Afsluiten fuif : Goede afspraken tussen medewerkers en security : Wie doet wat? Professionele security houdt zich bij het afbouwen van de fuif op de achtergrond, vrijwillige security en andere medewerkers zorgen voor vertrek van de laatste fuifgangers. 20. Verantwoordelijken: Wees steeds aanwezig en herkenbaar gedurende de activiteit Wees steeds telefonisch bereikbaar (geef telefoonnummer aan de sportdienst) Wees op de hoogte van de procedure voor melding, waarschuwing en alarm bij brand of ramp. Interessante links: Voor informatie of vragen ivm het organiseren van een fuif kan je steeds terecht bij de jeugd en preventiedienst. s Gravenwinkelstraat jeugddienst@torhout.be na de activiteit Opkuis Overlopen met toezichthouder Innen waarborg Afrekening Terugbrengen materiaal uitleendienst Ophalen evenementenborden versie

5 Nuttige adressen Sportdienst (Heidi Trio) Zaal de Mast (Petra Mores) Industrielaan fax sportdienst@torhout.be Milieudienst (Eddy Reynaert) 050/ milieudienst@torhout.be Evenementenborden (David Depuydt) Cultuurpunt Huis Bekaert evenementenborden@torhout.be Uitleendienst Torhout (Peter Werbrouck) Cultuurpunt Huis Bekaert uitleendienst@torhout.be Rode kruis WestVlaanderen Dirk Martensstraat SintAndries westvlaanderen@redcross.fl.be Rode kruis Torhout Nathalie Boussauw rodekruistorhout@pandora.be Bruggen en wegen Ministerie van de Vlaamse gemeenschap Afdeling Wegen WestVlaanderen Markt Brugge wegen.wvl@lin.vlaanderen.be Jeugd en preventiedienst (Liesbet Hauspie) s Gravenwinkelstraat jeugddienst@torhout.be College van Burgmeester en Schepen Markt secretariaat@torhout.be Technische dienst Oude Gentweg TORHOUT fax td@torhout.be Provinciale uitleendienst Brugge Met uitleenposten te Oostende, Ieper, Kortrijk Doornstraat St. Andries pudb@westvlaanderen.be Het Vlaamse Kruis WestVlaanderen Zonnebeekseweg Ieper westvlaanderen@hvk.be Het Vlaamse Kruis Houtland Jeffrey De Cueman Jeffrey.decueman@hvk.be SABAM Auteursrechteninningskantoor Kortrijk bvba Rijselstraat Kortrijk Deze checklist werd geïnspireerd door de checklist van VFJ en van het provinciebestuur Westvlaanderen en aangepast door de werkgroep fuifbeleid van de stad Torhout. versie