EMC Documentum xcp Oplossingen voor

Transcriptie

1 EMC Documentum xcp Oplossingen voor financieel en fiscaal beheer Hoofdzaken Geeft één overzicht van de belastingbetaler in alle belastingcategorieën Versnelt de belastinginning en verbetert de handhaving Kan gemakkelijk worden aangepast aan de veelvuldige wijzigingen in de belastingwetgeving Vergroot de transparantie en verbetert de dienstverlening aan de belastingbetaler Beperkt de operationele kosten, waaronder de kosten van het beheren en opslaan van papieren documenten Beheert risico s en waarborgt naleving van wet- en regelgeving Financieel en fiscaal beheer transformeren voor instellingen in de publieke sector Overheidsbudgetten zijn afhankelijk van belastinginkomsten. Hoe sneller aangiften kunnen worden verwerkt, hoe sneller de betaalde belasting kan worden gebruikt voor het beheren van de cashflow, waarbij overtollige liquide middelen worden geïnvesteerd om rendement te behalen terwijl de liquiditeit op peil wordt gehouden om de geplande uitgaven te kunnen bekostigen. Al wordt de verwerking van aangiften met slechts een of twee dagen versneld, dan kan dit al aanzienlijke gevolgen hebben voor de cashflow. Toch is de verwerkingssnelheid niet de enige uitdaging waar belastingautoriteiten zich voor gesteld zien. Het alsnog innen van de belasting die de overheid door ontduiking of fouten misloopt, is minstens zo belangrijk. Daarnaast is van belang om de operationele kosten, die bij elke wijziging in de belastingwetgeving lijken te stijgen, binnen de perken te houden. Elke wijziging heeft gevolgen voor de ondersteunende informatie-infrastructuur. Deze instellingen willen niet alleen de belastinginning verbeteren maar ook de dienstverlening aan de belastingbetaler. Zo kunnen verbeteringen in een vergunningenstelsel bijvoorbeeld leiden tot een groei van het bedrijfsleven, en dat is weer gunstig voor de belastinginkomsten. Veel instellingen proberen deze zaken aan te pakken met verouderde technologie, zoals op COBOL gebaseerde mainframes, en met handmatige processen die simpelweg niet toereikend zijn. Het is onmogelijk om met deze processen het enorme volume aan informatie te verwerken dat nog steeds in de vorm van papieren documenten binnenkomt. Hoewel het percentage burgers en bedrijven groeit dat de belastingaangifte en andere zaken online afhandelt, hebben belastingautoriteiten nog steeds met papier te maken. Als de papieren documentenstroom niet wordt beheerd, ontstaan fouten en langdurige vertragingen. Bovendien ontstaat zo een grotere kans op fraude en wordt het steeds moeilijker om de belastingbetaler een goede dienstverlening te bieden. EMC Perspective

2 Modernisering van nationale belastingen Door de vastleggings- en casebeheerprocessen te digitaliseren, kon de nationale overheidsinstelling het niveau van de dienstverlening en de efficiëntie van de processen verbeteren. De instelling kon tastbare resultaten aantonen, waaronder: Verwerking van belastingformulieren werd teruggebracht van 120 dagen naar minder dan 14 dagen. Verwerkingsfouten werden teruggebracht van 40 tot slechts 7 procent. Door papieren documenten te verwijderen die bewaard werden in de digitale opslag, konden de kosten voor fysieke opslag tot een minimum worden beperkt. Ik ben ervan overtuigd dat de hele staat heeft geprofiteerd van de producten van Captiva omdat we alle informatieverwerking hebben kunnen centraliseren. We benutten alle beschikbare middelen en blijven intussen de activiteiten van andere afdelingen onderbrengen in ons centrale proces. Zo besparen we veel kosten. En de belastingbetaler plukt hier rechtstreeks de vruchten van, in de vorm van lagere belastingen. Assistant Director, State Division of Revenue Uiteraard vormen gelijkgebleven of ingeperkte IT-budgetten een ernstige belemmering voor de belastingautoriteiten om de inning van belastingen te versnellen, de hoeveelheid misgelopen belasting te verkleinen, en de dienstverlening aan de burger te verbeteren. De meeste CIO s bij Amerikaanse staten verwachten dat ze in de loop van 2013 te maken krijgen met een lager IT-budget. 1 Ook hun collega's in Europa kunnen budgetverlagingen tegemoetzien. 2 De oplossing is EMC connected government. Connected government stelt instellingen in de publieke sector in staat hun operationele efficiency en dienstverlening te verbeteren, tegen lagere kosten en met een kleiner risico. Dit alles is mogelijk met oplossingen die draaien op de meest uitbreidbare en configureerbare informatie-infrastructuur van de hele branche. Met oplossingen voor connected government kunnen instellingen het gehele inningsproces stroomlijnen, snel aanpassingen aanbrengen bij wijzigingen in de belastingwetgeving, en de belastingaangifteprocedures vereenvoudigen voor alle belastingbetalers. Wat de technologie biedt: effectieve oplossingen zonder duur programmeerwerk op maat Het EMC Documentum xcelerated Composition Platform (xcp) vormt het hart van de EMC-benadering van connected government. Dit platform maakt het mogelijk om belangrijke informatie en processen vast te leggen, te beheren en te archiveren. Met behulp van vooraf gebouwde sjablonen en componenten biedt Documentum xcp ook een uitgebreide oplossingsinfrastructuur, die is geoptimaliseerd voor het leveren van dynamische, op cases gebaseerde applicaties die tegemoet kunnen komen aan de specifieke vereisten van belastingautoriteiten, door middel van een specifieke configuratie en zonder speciaal maatwerk. In een elektronisch casedossier wordt alle informatie en documenten beheerd die verband houden met een case. Elektronische casedossiers maken een einde aan de inefficiëntie van papier en voegen alle mogelijke typen informatie samen die relevant is voor een case, dus niet alleen documenten maar indien van toepassing ook audioen videobestanden, afbeeldingen en complete threads. Documentum xcp biedt ook een compleet aanbod aan voorzieningen voor intelligent casebeheer, die kunnen worden geconfigureerd als betrouwbare applicaties voor het innen van belastingen. Daarnaast worden met de Documentum xcp-oplossingen processen georganiseerd en wordt beleid opgelegd via ingebouwde bedrijfsregels. Deze regels kunnen helpen bij het selecteren van cases waarbij mogelijk sprake is van overtredingen en voorkomen dat kostbare middelen worden verspild aan belastingbetalers die alles volgens het boekje doen. Een financiële en fiscale oplossing die is gebaseerd op Documentum xcp is het resultaat van door de jaren opgebouwde expertise bij de overheid en helpt de naleving van best practices en toepasselijke wet- en regelgeving te waarborgen. De oplossing kan de handhaving en inning verbeteren, de verwerking van belastingaangiften versnellen, operationele kosten verlagen en het aantal beschikbare selfservicemogelijkheden voor belastingbetalers vergroten. EMC Documentum xcp Solutions for Finance and Taxation zijn gebouwd op het EMC Documentum xcelerated Composition Platform, waarmee in hoog tempo geautomatiseerde, op cases gebaseerde oplossingen kunnen worden ontwikkeld om aan de behoeften van overheidsinstellingen op elk niveau te voldoen State CIO Survey: Perspectives and Trends from State Government IT Leaders. GrantThornton. Augustus 2010, 3. 2 UK Emergency Budget Reveals Deep Cuts and Tax Increases. Boston Globe, 23 juni

3 Modernisering van regionale en lokale belastingen Aangezien verschillende instellingen de afhandeling van belastingen verzorgen heeft deze instelling een voorziening geïntroduceerd voor gemeenschappelijke dienstverlening waarmee verwerkingsachterstanden zijn weggewerkt, zodat de dienstverlening aan de belastingbetaler is verbeterd. Met de oplossing voor gemeenschappelijke dienstverlening zijn de volgende resultaten geboekt: De verwerkingstijd voor belastingaangiften is teruggebracht van dagen tot minder dan 10. De tijd die is benodigd voor opslag in elektronische dossiers, is teruggebracht van tien tot drie dagen. 95 procent van de aangiften wordt nu binnen vijf dagen verwerkt. Wet- en regelgeving worden beter nageleefd doordat het aantal fouten is beperkt en audits in een vroeger stadium kunnen plaatsvinden. Informatie koppelen aan personen en processen Documentum xcp zorgt voor een naadloze integratie van technologieën voor onder meer contentbeheer, bedrijfsprocesbeheer, recordsbeheer, samenwerking, intelligente vastlegging en uitgebreide rapportages, voor het beheren van alle processen met betrekking tot de belastinginkomsten. Met tools voor procesmonitoring kunnen knelpunten en inefficiënties worden opgespoord en opgelost. Met een oplossing die is gebouwd op Documentum xcp, kunnen casemedewerkers en de bedrijfssystemen die ze gebruiken, snel toegang krijgen tot de informatie die benodigd is om het innen van belastinginkomsten te versnellen, de handhaving bij overtredingen te verbeteren en een geïntegreerd overzicht te krijgen van de verplichtingen van belastingbetalers in alle belastingcategorieën. Deze beproefde oplossingen: Geven een compleet beeld van de verplichtingen en betalingshistorie van belastingbetalers Zorgen voor een intelligente vastlegging van gegevens en documenten voor alle elektronische en papieren informatie van belastingformulieren en ondersteunende documenten Ondersteunen de handhaving van belastingwetgeving met gecombineerde dashboards voor casemedewerkers en managers van instellingen Zijn uitgerust met robuuste, configureerbare workflows met bedrijfsregels die elke stap in het inningsproces ondersteunen Vergroten de transparantie en verbeteren de dienstverlening aan de belastingbetaler Kunnen gemakkelijk worden geïntegreerd met speciaal op afzonderlijke instellingen afgestemde systemen en financiële systemen zoals GenTax en Check 21-oplossingen voor de verwerking van cheques en overschrijvingen Bieden de voorzieningen voor geautomatiseerde opslag, bewaarbeleid en archivering die vereist zijn voor de naleving van wet- en regelgeving Intelligente vastlegging van gegevens en documenten Met de intelligente vastlegging van gegevens en documenten kunnen veel handmatige, tijdrovende taken worden geautomatiseerd die bij de belastingheffing aan de orde zijn, zodat casemedewerkers meer tijd overhouden om te reageren op de behoeften van belastingbetalers. Een oplossing voor het beheren van belastinginkomsten van Documentum xcp verbindt de scanners, faxapparaten en multifunctionele randapparatuur die zich op uiteenlopende externe locaties bevinden, met een centrale databank. Daar kunnen ongeacht de bron of de gegevensindeling, belastinggegevens worden vastgelegd, geïndexeerd, en doorgegeven aan de zakelijke systemen waar deze gegevens benodigd zijn. Deze integratie maakt het opnieuw invoeren van gegevens vanaf papieren documenten overbodig, en dit versnelt de verwerking en beperkt de hoeveelheid fouten. Hierbij wordt ook informatie samengevoegd voor alle belastingautoriteiten, zodat gegevens niet meermaals hoeven te worden vastgelegd. Het samenvoegen van informatie ondersteunt bovendien geavanceerde rapportageprogramma's die een snellere, beter gefundeerde besluitvorming mogelijk maken. Gemakkelijke toegang tot en levering van gegevens Wanneer documenten zijn gedigitaliseerd, maken de federatievoorzieningen van Documentum xcp on-demand toegang tot inhoud mogelijk voor casemedewerkers en ander personeel van de betrokken instelling. Wanneer belastingaangiften, betalingen, beoordelingen en servicegegevens zich op afzonderlijke systemen bevinden, zorgt een federatie voor een geconsolideerde weergave van belastingbetalers en hun interactie met verschillende instanties. Consolidatie waarborgt ook een striktere naleving van wet- en regelgeving en een hogere opbrengst voor alle belastingcategorieën, waaronder bijvoorbeeld inkomstenbelasting, omzetbelasting en onroerendgoedbelasting. Dankzij een compleet beeld van de belastingbetaler zijn medewerkers van de instelling bovendien in staat om snel te reageren op informatieaanvragen en problemen op te lossen.

4 Om de toegang tot informatie te beheren en de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen, kunnen oplossingen die zijn gebouwd op Documentum xcp, profiteren van IRMtechnologie (Information Rights Management), die het mogelijk maakt om de inhoud van databanken te beheren, beveiligen en bijhouden, ongeacht de locatie van deze inhoud: binnen of buiten de firewall. Verbeterd beheer van processen binnen de instelling Het komt vaak voor dat meerdere instellingen of afdelingen binnen een instelling een rol spelen in de levenscyclus van een belastingverplichting. Afzonderlijke systemen beheren de opslag, beoordeling, betaling, servicehistorie en auditgegevens. Daarom blijft procesverbetering de hoogste prioriteit houden voor instellingen die belastingen innen, met name nu de overheid drastisch moet bezuinigen. De voorzieningen voor bedrijfsprocesbeheer in de oplossingen van van Documentum xcp stroomlijnen en automatiseren processen, zodat instellingen efficiënter kunnen factureren, innen en handhaven. Documentum xcp biedt integratiefuncties die ervoor zorgen dat processen en workflows meerdere systemen kunnen omspannen. Zonder dat programmeerwerk vereist is, kunnen met in processen vastgelegde bedrijfsregels wijzigingen in wetgeving en beleid worden vastgelegd die gevolgen hebben voor de toe te passen belastingwetgeving. Met behulp van gedetailleerde auditrapporten kunnen casemedewerkers elke beslissing beoordelen, analyseren en ondersteunen. Geautomatiseerde opslag, bewaarprocedures en archivering Geen enkele oplossing voor informatiebeheer is compleet zonder de mogelijkheid om gegevens op te slaan, te bewaren en te archiveren voor de langere termijn. Bij de EMCoplossingen voor financiële en fiscale overheidsinstellingen wordt automatisch beleid voor het bewaren en vernietigen van inhoud toegepast zodat wordt voldaan aan de relevante weten regelgeving en richtlijnen voor ediscovery. Tegelijkertijd blijft gearchiveerde informatie snel te raadplegen voor de audits van belastingbetalers. Betere communicatie met de burger Intensieve inkomende en uitgaande communicatie langs meerdere kanalen vormt een zware belasting voor de middelen van belastingautoriteiten. Instellingen moeten in staat zijn alle vormen van communicatie, hetzij telefonisch, via internet, via de traditionele post of persoonlijk, aan te bieden en op een effectieve manier te beheren. EMC-oplossingen bieden geavanceerde functies voor communicatie met de burger die elke communicatievorm ondersteunen. Met deze functies kan integratie tot stand worden gebracht met selfservicewebportals en -kiosken, kunnen informatieve handouts worden gemaakt voor persoonlijke bijeenkomsten, en kan elk type correspondentie worden afgestemd op de persoonlijke vereisten van de belastingbetaler. Met deze functies is het mogelijk om automatisch zowel standaardcorrespondentie te genereren als specifiek aan een bepaalde dienst gerelateerde communicatie, zoals mededelingen over de oplegging van een boete of over te late betaling. Naast het verbeteren van de relatie tussen burger en instelling maakt technologie voor het beheren van klantcommunicatie het mogelijk om de publicatie van belangrijke documenten te versnellen, de nauwkeurigheid te vergroten, de kosten te beperken, en een streng goedkeuringsproces in te stellen dat de naleving van weten regelgeving ten goede komt.

5 Met een geïntegreerde benadering van communicatie heeft een nationale instelling onder meer de volgende resultaten geboekt: De benodigde tijd om correspondentie te wijzigen, is teruggebracht van zes maanden naar één maand. Het aantal IT-ontwikkelaars is teruggebracht met 75 procent door het voor dagelijkse gebruikers mogelijk te maken zelf wijzigingen in documenten aan te brengen. Het aantal afwijkingen van de gestelde normen voor aanslagen is met 50 procent teruggebracht. Partners beperken benodigde implementatietijd EMC werkt doorlopend samen met zijn partners op het gebied van de publieke sector om connected government-oplossingen te definiëren, ontwikkelen en leveren die overheden in staat stellen meer te doen met minder geld. Met de geautomatiseerde casebeheeroplossingen van EMC kunnen overheidsinstellingen uitzonderlijke dienstverlening bieden aan belastingbetalers en kunnen resultaatgerichte, op de markt gebaseerde prestatieverbeteringen worden gerealiseerd. Deze oplossingen zijn gericht op een aantal van de belangrijkste doelstellingen van financiële en fiscale overheidsinstellingen, waaronder: Versnellen van belastinginning Vergroten van transparantie en verantwoordingsmogelijkheden Automatiseren en moderniseren van verouderde IT-systemen Verminderen van de overtolligheid en kosten van back-endactiviteiten Verminderen van fraude EMC en zijn partners beschikken, zoals het marktleiders betaamt, over aanzienlijke brancheexpertise en ontwikkelervaring. Deze samenwerkingsverbanden leveren een maximale waarde op in een minimaal tijdsbestek voor instellingen die kampen met stijgende operationele kosten en beperkte middelen. Contact opnemen Wilt u meer informatie over de manier waarop uw organisatie kan profiteren van een financiële of fiscale EMC-oplossing, ga dan naar netherlands.emc.com of bel met (buiten de VS: ( ). EMC 2, EMC, Documentum, het EMC-logo en where information lives zijn gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van EMC Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle overige handelsmerken die in deze publicatie worden gebruikt, zijn eigendom van de desbetreffende rechthebbenden. Copyright 2010 EMC Corporation. Alle rechten voorbehouden. Gepubliceerd in de VS 11/10 EMC Perspective H4899 EMC Computer Systems (Benelux) B.V. Edisonbaan 14b 3439 MN Nieuwegein PO Box AB Nieuwegein Netherlands Phone: Fax: netherlands@emc.com netherlands.emc.com