Schatgraven naar inzicht

Transcriptie

1 Juni 2015

2 Onderzoeksmethodologie IDC heeft een enquête uitgevoerd onder 1011 senior en executive managers die betrokken waren bij data-archivering binnen organisaties met meer dan 500 werknemers, in uiteenlopende bedrijfstakken. De respondenten waren leidinggevenden bij IT-afdelingen en juridische/ compliance-afdelingen, evenals commerciële afdelingen. Doelstellingen: inzicht verwerven in eigentijdse archiveringsmethoden en -processen, de bedrijfswaarde van data-archieven en de mate van tevredenheid met de toegang tot gearchiveerde informatie. 9% Juridische zaken en Compliance Afdeling Aantal werknemers Regio s 53% IT-afdeling 19% 26% of meer 500 tot % 39% Australië Noord-Amerika 37% Management van commerciële afdelingen 22% tot % tot % EMEA pg 2

3 Definitie data-archief In dit onderzoek wordt een data-archief gedefinieerd als het bewaren van onveranderlijke gegevens voor de lange termijn. Mogelijke redenen voor het bewaren van data zijn naleving van wetten en regels, het voldoen aan e-discoveryverzoeken of toekomstig zakelijk hergebruik. Bevat belangrijke gegevens die eventueel in de toekomst geraadpleegd moeten worden Kan zowel actieve als inactieve data bevatten pg 3

4 Bedrijven archiveren data van uiteenlopende aard in meerdere elektronische archieven... Aantal afzonderlijke digitale archieven 21% Meer dan tien 36% Zes tot tien 4% Eén 39% Twee tot vijf Welke bedrijfsgegevens worden gearchiveerd? Gegevens % dat deze archiveert 75% Bestanden/systeemdata 75% Beveiligings- en incidentlogs 69% Gestructureerde bestanden 68% Gebruikersbestanden desktop/laptop 65% Beeldbestanden 64% Videobestanden 58% ECM/samenwerking 53% Web 2.0 content 51% Spraakbestanden 49% Instant-messagingbestanden 45% N=1011. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april Percentage respondenten. pg 4

5 ... Bij de meeste bedrijven betekent archiveren echter chaos In plaats van datameren eenvoudig toegankelijke en betaalbare opslagplaatsen voor het bewaren van data hebben deze bedrijven troebele datamoerassen met nietconsistente, onoverzichtelijke en slecht geclassificeerde informatie. Algemene aanpak van data-archivering Beschikt over een procedure om te bepalen wat voor alle categorieën wordt gearchiveerd Archiveert alles binnen enkele categorieën/beschikt over een procedure om te bepalen wat wel of niet voor andere categorieën wordt gearchiveerd 12% 42% Archiveert alles/ geen procedure om te bepalen wat wel of niet wordt gearchiveerd 88% van alle bedrijven archiveert niet op een consequente manier 40% 46% archiveert alles om te voorkomen dat vooraf tijd wordt besteed aan dataselectie N=1011. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april Percentage respondenten. pg 5

6 Archiefinhoud is van aanzienlijke potentiële waarde Organisaties breiden historisch archiveren verder uit dan juridische zaken en bedrijfscontinuïteit; archivering wordt nu ook ingezet ten behoeve van IT-efficiëntie, risicoreductie en zakelijk inzicht. Toegevoegde waarde van data-archieven 70% 68% 66% 66% 63% 63% 63% Juridische onderbouwing in rechtszaken Verbeterde klantenservice Lagere operationele IT-kosten Lagere kosten vroegtijdige beoordeling Verbeterde omzetmogelijkheden Lagere juridische proceskosten Besparing kosten bewaring IT-data N=1011. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april Percentage respondenten. pg 6

7 Bedrijven menen echter dat ze archieven beter benutten dan ze in werkelijkheid doen Menige organisatie verliest zicht op de kans om het archief te verzilveren. Wordt optimaal van archieven geprofiteerd? 76% Ja 24% Nee 38% Gebruikt archieven voor bedrijfsanalyse Archiveringsstrategie N=1011. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april Percentage respondenten. 16% Minimale aandacht voor dataarchivering 46% Houdt archieven uitsluitend aan voor Juridische zaken/ Compliance; worden niet ingezet voor bedrijfsanalyse 76% Meent dat de waarde van archieven optimaal wordt benut, toch gebruikt slechts 38% de archieven voor bedrijfsanalyse pg 7

8 Succesvolle inzet van archieven kan miljoenen dollars voordeel opleveren Succesvolle bedrijven realiseren niet alleen operationele besparingen dankzij data-archieven maar behalen ook substantiële omzetgroei. Gemiddeld financieel voordeel dankzij data-archieven in het afgelopen jaar $ 11,4 miljoen $ 9,4 miljoen $ 7,5 miljoen Risico-reductie/ vermijding van rechtszaken Lagere operationele of kapitaalkosten Extra omzet N=791. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april Percentage respondenten. pg 8

9 Archieven kunnen echter aanzienlijk meer waarde opleveren De meeste bedrijven hebben geen oog voor het voordeel dat zij mislopen, maar 24% onderkent wel dat zij meer zouden kunnen doen. Hoeveel meer archiefwaarde zou uw bedrijf kunnen behalen? 22% Vijf tot tien maal de waarde 5% Meer dan tien maal de waarde 27% Tot twee maal de waarde die we momenteel realiseren 46% Twee tot vijf maal de waarde Bijna driekwart van deze bedrijven meent dat zij hun huidige voordeel uit archivering ruimschoots kunnen verdubbelen N=229. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april Percentage respondenten. pg 9

10 Juridische zaken en Compliance leven op gespannen voet met IT en commerciële afdelingen Hoewel zij sterk afhankelijk zijn van gearchiveerde data, zijn Juridische zaken en Compliance minder tevreden met het functioneren van IT op allerlei terreinen. Tevredenheid met het functioneren van IT 65% 69% 79% 73% 74% 73% 72% 66% 41% 42% 49% 20% Bepalen wat wel en wat niet wordt gearchiveerd Voortdurend beheer dataarchieftechniek Oplossingen voor data-archivering definiëren Data-archieven toegankelijk op aanvraag n IT n Commerciële afdelingen n Juridische zaken n =1011 (top 2 van het afgebeelde vak tevredenheidscore). Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april Percentage respondenten. pg 10

11 Juridische zaken en Compliance schatten de bedrijfswaarde van data-archieven lager in dan commerciële afdelingen en IT Juridische zaken schat de waarde van archieven het laagst in bij zowel juridisch als zakelijk gebruik. Toegevoegde waarde van data-archieven 70% 70% 72% 74% 69% 69% 67% 63% 68% 60% 51% 53% Verbeterde omzetmogelijkheden 38% 39% 40% Lagere operationele IT-kosten Lagere kosten vroegtijdige beoordeling Verbeterde klantenservice Lagere juridische proceskosten Juridische zaken, IT en commerciële afdelingen hebben onderling verschillende doelstellingen: Juridische zaken streefde naar risico-reductie en het beperken van toegang tot archieven Commerciële afdelingen richtten zich op het delen van gearchiveerde informatie om optimaal van de data te profiteren IT wilde voldoen aan de behoeften van commerciële afdelingen n IT n Commerciële afdelingen n Juridische zaken N=1011. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april Percentage respondenten. pg 11

12 Bedrijven moeten gearchiveerde data toegankelijker maken Bijna 80% van de afdelingen Juridische zaken en Compliance maakt gebruik van gearchiveerde data; minder dan de helft is tevreden met de toegankelijkheid. Juridische zaken en Compliance 79% 48% Gebruikt gearchiveerde data voor juridische/ regulatorische/compliancegerelateerde doeleinden Tevreden met de toegang tot gearchiveerde data N = 91. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april Percentage respondenten. pg 12

13 Zowel Juridische zaken/compliance als commerciële afdelingen gefrustreerd over samenwerking met IT bij verkrijging gegevens uit archief Grootste frustratie betreft samenwerking met IT 43% 45% 46% 34% 34% 40% Indeling gearchiveerde data lastig te bewerken Geen vastgelegde procedure voor het verkrijgen van gearchiveerde data IT kan de gegevens niet altijd vinden N = 378 commerciële afdelingen, 93 Juridische zaken/compliance. Bron: IDC en Iron Mountain: Archiving Thought Leadership Study, april Percentage respondenten. n Commerciële afdelingen n Juridische zaken pg 13

14 Vereiste begeleiding Chief data officer (CDO) aanstellen om een sluitende archiveringsstrategie te ontwikkelen» CDO geeft leiding aan multidisciplinair team bestaande uit medewerkers van IT, commerciële afdelingen, Juridische zaken en Compliance» Definieert hulpmiddelen en processen ter waarborging doelmatig functioneren archief» Ontwikkelt in samenwerking met de COO en de CIO bedrijfs- en datastrategieën voor de lange termijn Informatieoverzichten ontwikkelen van alle databronnen en -locaties» Indelen naar bedrijfsonderdeel, groep en bedrijfsproces» Zowel de informatiesoorten als hun waarde in kaart brengen Holistische en consequente archiveringsaanpak invoeren» Rekening houden met dataretentieschema s, gebruikstoepassingen, waarde, toegankelijkheid en archiefkosten» Technologieverversing overwegen bij oude archieven op band of schijf die voor bedrijfsanalyse nodig zijn» Verplaatsing overwegen naar externe locatie van statische diep opgeslagen archieven die niet voor bedrijfsanalyse nodig zijn Samenwerking met externe partner overwegen voor optimale archiefoplossingen en benutting interne IT-capaciteit pg 14