Onze werkwijze. Bedrijfspraktijken van BT. Oktober Pagina 1

Transcriptie

1 Onze werkwijze Bedrijfspraktijken van BT Oktober 2013 Pagina 1

2 Onze werkwijze: Onze bedrijfspraktijken Onze waarden: Het document Onze werkwijze bevat onze bedrijfspraktijken en waarden: het gedrag dat we verwachten van alle BT-medewerkers. Houd u aan Onze werkwijze en onze waarden en doe wat juist is. Stel bij twijfel vragen. Handel snel als u zich zorgen maakt. Pagina 2

3 Verklaring van onze Chief Executive We zijn ervan overtuigd dat communicatie essentieel is om de wereld te verbeteren. We combineren de beste netwerken en technologie met de expertise van onze medewerkers. Contacten leggen, nieuwe mogelijkheden creëren. Op deze manier kunnen bedrijven groeien, gemeenschappen floreren en personen meer uit hun leven halen. Dat verschil maken wij, elke dag opnieuw. We doen dit op een verantwoordelijke en duurzame manier. We handelen integer, gaan op een ethische manier te werk en brengen onze waarden in praktijk. Onze bedrijfsstandaarden en ons personeelsbeleid zijn gebaseerd op deze principes. Als bedrijf is het verstandig om integer te handelen en ethisch te werk te gaan. Het helpt ons ook om wereldwijd samen te werken. Ethiek is meer dan alleen het voorkomen van crimineel of corrupt gedrag, hoewel dit erg belangrijk is. We dienen ons ethisch te gedragen bij alles wat we doen. Onze reputatie wordt steeds beter wanneer we ons aan onze bedrijfsprincipes houden. Dit kan betekenen dat we potentiële nieuwe contracten moeten weigeren als het ernaar uitziet dat deze in strijd met onze principes zijn. Dat is een moeilijke keuze, maar BT-medewerkers moeten deze maken als de omstandigheden dit vragen. Stel gerust vragen als u niet zeker weet wat u in een bepaalde situatie moet doen. Wees niet bang om uw stem te laten horen als u zich zorgen maakt dat activiteiten in strijd zijn met onze werkwijze. Handel snel als u zich zorgen maakt. In dit document wordt beschreven hoe we bij BT te werk gaan. Uw persoonlijke acties maken een verschil. Samen maken we van BT een werkplek waar we trots op zijn. Het is per slot van rekening ons bedrijf. Gavin Patterson Pagina 3

4 Zoeken wat u nodig hebt Informatie en eigendommen beschermen Inleiding en samenvatting Informatie en gegevens Pagina 21 Onze werkwijze: wat deze betekent Pagina 5 Onze eigendommen Pagina 25 Bedrijfsprincipes van BT Pagina 6 Risico's beheren Pagina 27 Bedrijfsstandaarden van BT Pagina 7 Samenwerken Waar u terechtkunt Werk op de juiste manier voor elkaar krijgen Pagina 30 Zorgen melden Pagina 10 Respect voor mensenrechten Pagina 32 Advies inwinnen Pagina 11 Communicatie Pagina 34 Toezeggingen Pagina 35 Eerlijk concurreren Pagina 36 Persoonlijke en zakelijke integriteit De wet naleven Pagina 14 Onze plaats in de wereld Omkoping en corruptie Pagina 15 Gezondheid en veiligheid Pagina 38 Belangenverstrengeling Pagina 17 Milieu Pagina 40 Politieke bijdragen Pagina 42 Het juiste doen Rekenschap afleggen Pagina 44 Conflicten oplossen: het juiste doen Pagina 45 Pagina 4

5 Onze werkwijze: wat deze betekent In Onze werkwijze wordt beschreven hoe we zakendoen bij BT. Dit geldt voor u en ieder ander die bij BT werkt, wereldwijd en bij alles wat we doen. Houd u aan Onze werkwijze en onze waarden bij alles wat u doet. We verwachten ook dat derden, zoals contractanten, leveranciers en tussenpersonen, zich hieraan houden tijdens alle transacties met of namens BT. Soms zijn dingen ingewikkeld. Over het volgende kunnen we duidelijk zijn: Als een lokale wetgeving in strijd is met een beleid in Onze werkwijze en een hogere standaard vereist, moet u zich aan de wet houden. Als een lokaal gebruik of beleid in strijd is met Onze werkwijze en een lagere standaard stelt, moet u Onze werkwijze volgen. Onze werkwijze bevat onze bedrijfsprincipes en - standaarden. Het document omvat niet elk BT-beleid waarmee onze bedrijfsprincipes en -standaarden in praktijk worden gebracht. U bent ervoor verantwoordelijk om: de wetgeving en details van relevant BT-beleid voor uw werkgebied, functie en ondergeschikten te begrijpen en na te leven; de verplichte training te volgen die we organiseren zodat u onze bedrijfsprincipes en - standaarden begrijpt en naleeft; vermoedelijke overtredingen van de wetgeving, Onze werkwijze en ander BT-beleid melden. Voor BT-medewerkers hebben we koppelingen naar het intranet opgenomen zodat u toegang hebt tot aanvullende informatie en adviezen over waar u hulp kunt krijgen. Uw lokale wetgeving is mogelijk van invloed op hoe u dit doet. Het kan ernstige gevolgen hebben als u zich niet aan Onze werkwijze houdt, zoals reputatieschade, hoge boeten en zware straffen. Daarnaast kunnen u, uw manager(s) en/of BT zelfs strafrechtelijk aansprakelijk worden gesteld. Als u voor BT werkt en u niet houdt aan Onze werkwijze, onderzoeken we de kwestie grondig en kunnen we disciplinaire maatregelen nemen, waarbij ontslag tot de mogelijkheden behoort. We kunnen niet alles beschrijven in Onze werkwijze en in sommige situaties moet u uw gezond verstand gebruiken om op de meest gepaste manier te handelen. Stel bij twijfel vragen. Op pagina 17 vindt u richtlijnen voor het oplossen van conflicten en voor verder advies. Er is een gedeelte met een beschrijving hoe u zorgen kunt melden (pagina 10). Meld het als Onze werkwijze, de wet of BT-beleid volgens u is overtreden door uzelf of iemand anders. (Opmerking: de hyperlinks in dit document zijn bedoeld om BTmedewerkers te leiden naar plaatsen in het document of naar ons bedrijfsintranet. Ze zijn uitgeschakeld in externe versies van dit document.) Pagina 5

6 Bedrijfsprincipes van BT Iedereen die bij BT werkt, moet integer handelen, op een ethische manier te werk gaan en zich aan de BT-waarden houden. Onze bedrijfsstandaarden en ons personeelsbeleid zijn gebaseerd op de volgende principes. Integer handelen Dit betekent dat we ons houden aan onze bedrijfsprincipes en - standaarden. Integriteit is belangrijk omdat we natuurlijk het juiste willen doen. Integriteit is ook zakelijk gezien verstandig voor BT. Het geeft mensen vertrouwen in ons bedrijf, zodat we kunnen blijven groeien en onze aandeelhouders op lange termijn een gezond rendement kunnen bieden. Door integer te handelen kunnen we ook beter wereldwijd samenwerken. Ook helpt het ons om effectiever te plannen en implementeren, problemen voor te zijn en hechtere relaties op te bouwen met al onze stakeholders. Ethisch te werk gaan De principes in Onze werkwijze zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat iedereen die werkt voor BT, zich aan dezelfde hoge standaarden houdt. Tegelijkertijd zijn ze opgesteld dat lokale gebruiken en tradities worden gerespecteerd. Als bedrijf willen we altijd het juiste doen, maar dat ligt niet altijd zo voor de hand. Soms moeten we moeilijke beslissingen nemen en een balans zoeken tussen complexe en conflicterende problemen en belangen. We geloven in transparantie, openheid en eerlijkheid bij alle manieren waarop we onze prestaties melden: financieel, op het gebied van milieu en sociaal. We moeten zijn voorbereid om onze acties te rechtvaardigen en onszelf uit te leggen aan de mensen waarop onze beslissingen van invloed zijn. Onze waarden in praktijk brengen Onze waarden staan centraal bij alles wat we doen bij BT. Ze omvatten alles wat we gemeenschappelijk hebben en beschrijven de gedragingen die we van elkaar verwachten. Alle BT-medewerkers moeten niet alleen rekening houden met de waarden, maar ook met de bedrijfsprincipes in Onze werkwijze en zich het volgende afvragen: stroken mijn handelingen met hoe we dingen doen bij BT? Pagina 6

7 Bedrijfsstandaarden van BT Hoe staat alles met elkaar in verband? De bedrijfsprincipes van BT zijn van toepassing op onze bedrijfsprincipes. We hebben deze hier uiteengezet en iedereen die wereldwijd voor of namens BT werkt, moet zich hieraan houden. Ons personeelsbeleid bevat de gedetailleerde regels voor BT-medewerkers die van toepassing zijn op onze bedrijfsstandaarden. Bedrijfsstandaarden ` Persoonlijke en zakelijke integriteit Informatie en eigendommen beschermen Samenwerken Onze plaats in de wereld Onze bedrijfsstandaarden Persoonlijke en zakelijke integriteit De wet naleven (pagina 14): we houden ons aan de wet, onze verplichtingen ten aanzien van licenties/vergunningen, en andere voorschriften. Omkoping en corruptie (pagina 15): we tolereren geen enkele vorm van omkoping. Belangenverstrengeling (pagina 17): we voorkomen belangen of situaties die in strijd zijn of lijken te zijn met onze plicht jegens BT Informatie en eigendommen beschermen Personeelsbeleid Gedetailleerde regels voor BTmedewerkers die van toepassing zijn op onze bedrijfsstandaarden Informatie en gegevens (pagina 21): we proberen de vertrouwelijke en privégegevens van ons bedrijf, onze medewerkers en onze klanten te beschermen. Onze eigendommen (pagina 25): we beschermen ons merk en onze fysieke, financiële en intellectuele eigendommen. Risico's beheren (pagina 27): we beheren de risico's voor ons bedrijf en houden rekening met risico's wanneer we beslissingen nemen. Personeelsbeleid Gedetailleerde regels voor BTmedewerkers die van toepassing zijn op onze bedrijfsstandaarden Pagina 7

8 Bedrijfsstandaarden van BT (vervolg) Samenwerken Werk op de juiste manier voor elkaar krijgen (pagina 30): we respecteren elkaar. We willen een werkomgeving waarin ieder van ons wordt aangezet tot betere prestaties. We werken graag in een diverse organisatie en profiteren van andere zienswijzen. We behandelen iedereen gelijk en tolereren geen intimidaties of vooroordelen. We maken van BT een werkplek waar we trots op zijn. Mensenrechten (pagina 32): we respecteren de waardigheid, vrijheid en gelijkheid van iedereen met wie we werken. Onze beleidslijnen en procedures zijn gebaseerd op de Universele verklaring van de rechten van de mens van de Verenigde Naties. Communicatie (pagina 34): we streven ernaar om eerlijk, behulpzaam en accuraat te zijn bij alles wat we schrijven of zeggen. We spreken eerlijk en luisteren. Onze plaats in de wereld Aandacht schenken aan gezondheid en veiligheid (pagina 38): we zijn betrokken bij en beschermen onze medewerkers en anders op wie onze activiteiten van invloed kunnen zijn en we dragen zorg voor hun gezondheid, veiligheid en welzijn. Het milieu (pagina 40): we stellen alles in het werk om vervuiling te voorkomen en de invloed van onze wereldwijde activiteiten op het milieu tot een minimum te beperken. Politieke bijdragen (pagina 42): we doen geen bijdragen aan een politieke partij, de campagne van een kandidaat voor een gekozen functie of ter ondersteuning van een gekozen functionaris. Toezeggingen nakomen (pagina 35): we beloven niets wat we niet kunnen nakomen; we verkrijgen altijd de juiste vergunning voordat we belangrijke toezeggingen doen. Eerlijk concurreren (pagina 36): we concurreren hard maar eerlijk, terwijl we oprecht en betrouwbaar zijn tijdens al onze transacties. Pagina 8

9 Waar u terechtkunt Inhoud Zorgen melden Advies inwinnen Pagina 9

10 Zorgen melden Hoewel BT erom bekend staat dat we op een ethische manier zakendoen, kunnen we niet op onze lauweren rusten. Omdat we ervoor willen zorgen dat we aan de hoogste standaarden voldoen, hebben we Speak Up opgericht: een gratis, vertrouwelijke hotline waarnaar iedereen die voor BT werkt kan bellen, ongeacht het land waar u zich bevindt. U kunt het nummer voor uw land opzoeken via de onderstaande koppeling. Meestal kunt u een probleem het beste aanpakken door met uw lijnmanager te overleggen of contact op te nemen met de afdeling Ethics (of een te sturen naar ethics@bt.com als u zich buiten BT bevindt). HR-kwesties moeten onder de aandacht van uw lijnmanager worden gebracht. Er zijn echter gevallen waarin het beter en/of veiliger is om contact op te nemen met de hotline Speak Up wanneer u een gevoelige ethische kwestie wilt melden in verband met iemand die geen onderdeel van uw team is. U kunt een kwestie op meerdere manieren melden. U kunt met iemand hierover spreken of in plaats daarvan een beveiligde voic inspreken. Ook kunt u online een boodschap achterlaten. We weten dat het moed vergt om iets te melden. We stellen alles in het werk om u te steunen en beschermen. We staan niet toe dat iemand wraak op u neemt omdat u in goed vertrouwen uw zorgen hebt gemeld. Als iemand u belet om iets te melden, is dat een overtreding waartegen disciplinaire maatregelen worden genomen. We treden hier hard tegen op - met zo nodig ontslag - op elk niveau van de organisatie. Ga naar de website van de vertrouwelijke hotline voor meer informatie. Speciale gevallen In sommige landen waar we actief zijn: is het niet toegestaan om anonieme berichten achter te laten via de hotline; moet u dingen lokaal oplossen (bijvoorbeeld met uw lijnmanager) voordat u de hotline Speak Up belt; kunt u alleen bepaalde soorten kwesties melden bij de hotline, zoals boekhoudfraude, omkoping en milieuovertredingen. Voordat u belt: raadpleeg de webpagina van de vertrouwelijke hotline voor het telefoonnummer waarnaar u in uw land moet bellen en voor speciale instructies. Pagina 10

11 Advies inwinnen Als u iets in dit document niet begrijpt of meer hierover wilt weten: Raadpleeg de website The Way We Work. Lees uw lokale personeelsbeleid en -procedures op het intranet. Overleg met uw lijnmanager of iemand die dicht bij uw werkgebied staat. Neem contact op met de afdeling Ethics. (Als u niet bij BT werkt, kunt u contact opnemen met deze afdeling door een te sturen naar ethics@bt.com.) Bel een van onze hulplijnen: Veiligheid: (UK): (buiten de UK) Inkoop en toeleveringsketen +44 (0) Neem contact op met ASK HR of Peopleline: (UK) of (buiten de UK) of Of neem contact op met Speak Up, onze vertrouwelijke hotline, als u zorgen wilt melden. Pagina 11

12 Weet u niet zeker wat u moet doen? Soms is het niet duidelijk. Vraag uzelf het volgende af: Komt het overeen met onze waarden en Onze werkwijze? Wat zou ik ervan vinden als ik dit in de krant zou lezen? Is het wettelijk toegestaan? Sta ik achter deze beslissing? Kan ik mijn beslissing uitleggen aan mijn collega's of familie? Pagina 12

13 Persoonlijke en zakelijke integriteit Inhoud De wet naleven Omkoping en corruptie Belangenverstrengeling Pagina 13

14 De wet naleven We houden ons aan de wet, onze verplichtingen ten aanzien van licenties/vergunningen, en andere voorschriften. Naleving van de wet is de basis voor onze ethische standaarden. We zijn eerlijk en respectvol. We respecteren de wetten, regels en voorschriften van plaatsen, staten en landen waar we actief zijn. U moet zich aan lokale wetten houden. Er zijn mogelijk ook wetten die internationaal gelden (zoals de Britse Bribery Act uit 2010 of de Amerikaanse Foreign and Corrupt Practices Act) of vergunningen die vereist zijn. Als wereldwijd bedrijf moet BT goed erop letten waar en met wie het bedrijf zakendoet. Daarbij moeten we ons ook houden aan embargo's en sancties tegen bepaalde landen, groepen landen of personen. We zijn wettelijk verplicht om ons wereldwijd te houden aan sancties en embargo's. Bij schending van deze sancties of embargo's kunnen BT en uzelf worden veroordeeld tot zware strafrechtelijke en administratieve straffen, terwijl ons merkimago ook schade kan oplopen. Als u vragen hebt Hoewel we niet van u verwachten dat u alle wetten, regels en voorschriften tot in de details kent, dient u wel voldoende hiervan af te weten zodat u kunt bepalen wanneer u advies moet inwinnen. Neem contact op met BT Legal als u vragen hebt over de wetten die van invloed zijn op uw werk. Meldingen Als u voor BT werkt en denkt dat de wet is overtreden door uzelf, een collega of iemand anders die is verbonden met BT, moet u dit melden aan uw lijnmanager, BT Legal, BT Security of onze vertrouwelijke hotline. Vragen en antwoorden V De wetten in mijn land zijn in strijd met wat er in Onze werkwijze wordt gezegd. Waaraan moet ik me houden? A De wetgeving is het belangrijkste. Als een lokale wetgeving in strijd is met een beleid in Onze werkwijze en een hogere standaard vereist, moet u zich aan de wet houden. Vraag BT Legal advies als u denkt dat er sprake is van een conflict. V Wie is juridisch aansprakelijk als ik de wet overtreed tijdens mijn werkzaamheden? A Dat kan u of BT zijn, maar ook allebei, en kan leiden tot civiel- of strafrechtelijke vervolging. Overleg bij twijfel met BT Legal voordat u iets doet waarmee u volgens u mogelijk de wet overtreedt. Als u tijdens uw werk de wetgeving overtreedt, kunnen we ook disciplinaire maatregelen treffen. V Wat als een klant me vraagt om iets te doen waarmee ik de voorschriften iets moet oprekken? A Kijk of u de klant op een andere manier kunt helpen. Zo biedt de toezichthouder Ofcom in de UK ons de vrijheid om binnen bepaalde grenzen zaken te doen. Integer zijn betekent dat we deze grenzen respecteren. Als u niet zeker weet hoe u moet omgaan met een situatie, kunt u overleggen met uw lijnmanager of advies vragen aan Regulatory Affairs of BT Legal. Pagina 14

15 Omkoping en corruptie We tolereren geen enkele vorm van omkoping. Wat is omkoping? BT hanteert zero tolerance tegen omkoping. Als u een gunst, cadeau, steekpenning of betaling aanbiedt, toestaat, vraagt of accepteert om een oneerlijk voordeel te verkrijgen of behouden, is er sprake van omkoping. Het hoeft niet om geld te gaan. De UK, de VS en veel andere landen hebben wetten tegen omkoping in zowel de publieke als de private sector. Wetten zoals de Britse Bribery Act uit 2010 en de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act gelden wereldwijd en zijn op BT van toepassing, ongeacht waar we zakendoen. We hebben ook ons eigen beleid tegen corruptie en omkoping. Als medewerker van BT bent u ervoor verantwoordelijk om dit beleid, dat wereldwijd van toepassing is, te lezen, te kennen en na te leven. Klik hier voor het beleid en de richtlijnen op de intranetsite The Way We Work. Corruptie kan zich voordoen in allerlei vormen en we kunnen deze niet allemaal vermelden. Let echter op het volgende: abnormale contante betalingen buitensporige cadeaus die worden ontvangen onverwachte of onlogische beslissingen bij het accepteren van projecten of contracten een ongebruikelijk soepele afhandeling van zaken terwijl iemand niet over de verwachte kennis of expertise beschikt omzeiling van normale aanbestedings- of contracteringsprocedures bedrijfsprocedures, financiële controles of richtlijnen die niet worden nageleefd. Als u de anticorruptiewetgeving overtreedt, kunnen strafof civielrechtelijke straffen worden opgelegd aan uzelf, BT of onze partners. Als u ergens over twijfelt, kunt u contact opnemen met de afdeling Ethics of BT Legal. Cadeaus en entertainment aanbieden en ontvangen We geven of accepteren nooit cadeaus, betalingen of entertainment om een beslissing te stimuleren of belonen. Cadeaus en entertainment kunnen een normaal en gezond aspect zijn bij het opbouwen van zakelijke relaties. Ze zijn alleen een probleem als ze zijn bedoeld om onze besluitvorming te beïnvloeden, ons een oneerlijk voordeel ten opzichte van onze concurrenten te bieden of onze klanten te beperken bij hun vrije keuze. Verschillende culturen hebben verschillende opvattingen over wat wel of niet acceptabel is. Als internationaal bedrijf moeten we deze verschillen accepteren, maar wel trouw blijven aan onze principes. In ons beleid voor cadeaus en entertainment is beschreven wat wel en niet gepast is. Telkens wanneer u een cadeau of entertainment ontvangt, moet u zich houden aan het beleid. U mag geen cadeau of entertainment aanbieden of ontvangen als dit is bedoeld om u of de ontvanger te beïnvloeden. Ook mag u geen buitensporig of extravagant cadeau en entertainment aanbieden dat gezien de omstandigheden ongepast is of als zodanig kan worden opgevat. Cadeaus en entertainment boven bepaalde limieten moeten voor goedkeuring worden geregistreerd. Pagina 15

16 Omkoping en corruptie (vervolg) Als u vragen hebt Als u vragen over omkoping en corruptie hebt, kunt u deze stellen aan uw lijnmanager of de afdeling Ethics. (Als u niet bij BT werkt, kunt u contact opnemen met deze afdeling door een te sturen naar ethics@bt.com.) Meldingen Als u voor BT werkt en met een ethisch probleem wordt geconfronteerd, moet u altijd: dit zo snel mogelijk melden aan uw lijnmanager, de afdeling Ethics of onze vertrouwelijke hotline; alle details registreren; advies inwinnen bij de afdeling Ethics voordat u besluit wat te doen. Als u reden hebt om aan te nemen dat iemand die voor of namens BT werkt, zich mogelijk schuldig maakt aan omkoping of corruptie, hoe klein ook, moet u dit melden. Handel snel als u zich zorgen maakt. Vragen en antwoorden V Ik beschik over alle vereiste documenten, maar de douane houdt dingen tegen. Volgens mij zal het na een tip allemaal wat sneller gaan. Is dat ok? A Nee, dat is omkoping. Hoewel dit in sommige rechtsgebieden ook 'faciliterende betalingen' wordt genoemd, doen we dit niet. Ze zijn ook in strijd met de Britse Bribery Act uit 2010, die wereldwijd van toepassing is op BT. V We hebben een zakenpartner die vaak BTmanagers uitnodigt voor diners en evenementen die in sommige landen als buitensporig worden beschouwd, maar hier volstrekt normaal zijn. Er lijken geen verborgen motieven of verwachtingen achter te zitten, ze zijn alleen bedoeld om een goede relatie op te bouwen. Wat moet ik doen? A U kunt het beste deze vraag stellen aan de afdeling Ethics. We willen niemand beledigen, maar ook niet de verkeerde indruk wekken. Het gaat erom hoe iets overkomt, zelfs als er geen verborgen agenda is. Cadeaus en entertainment moeten transparant zijn en in verhouding staan. Sla het aanbod bij twijfel beleefd af. Registreer het cadeau of entertainment en vraag vooraf goedkeuring als de registratielimiet wordt overschreden. V Marktaandeel is belangrijk in de regio waar we onlangs zijn gestart. Met een betaling kan ik een contract binnenhalen. Zo niet, dan verliezen we het werk. Als ik deze kans laat gaan, zet ik ons bedrijf en mijn carrière dan niet op het spel? A Met een betaling overtreedt u de wet en ons beleid tegen omkoping en corruptie. Ook kan hiermee uw integriteit worden ondermijnd en BT reputatieschade lijden. Geen contract, hoe groot ook, rechtvaardigt een overtreding van de wetgeving of Onze werkwijze. We zijn alleen erin geïnteresseerd om op een ethische manier zaken te doen. We steunen iedereen die weigert om een betaling, cadeau of gunst aan te bieden of te ontvangen, zelfs als we daardoor een opdracht verliezen. Pagina 16

17 Belangenverstrengeling We voorkomen belangen of situaties die in strijd zijn of lijken te zijn met onze plicht jegens BT. Als ze niet kunnen worden voorkomen, melden we dit en zoeken we een oplossing. Wat is belangenverstrengeling? Belangenverstrengeling is een situatie waarin uw loyaliteit lijkt te botsen met uw plichten jegens BT. Dit kan een conflict tussen de belangen van BT en uw eigen persoonlijke belangen zijn. Als een persoonlijk belang in strijd is of lijkt te zijn met uw plichten jegens BT, kan er zich belangenverstrengeling voordoen. Belangenverstrengeling kan ook op financieel gebied spelen (zoals een groot aandelenbelang in een concurrent van BT, werkzaamheden voor een concurrent of leverancier van BT, of een andere functie waaronder uw werk bij BT te lijden heeft), maar ook op andere gebieden (zoals een conflict dat voortvloeit uit hechte familiebanden en/of andere persoonlijke relaties). Stel uzelf de volgende vragen als u niet zeker weet of er sprake is van verstrengeling: Is het van invloed op hoe u uw werk doet voor BT? Stel dat anderen op de hoogte zijn van het belang of de relatie. Zouden ze zich kunnen afvragen of u wel in staat bent om uw werk te doen met de vereiste loyaliteit, integriteit en onpartijdigheid? Zou het gênant kunnen zijn als iemand achter uw andere belang zou komen? Hoe zou u of uw manager zich voelen als dit op de voorpagina van kranten verschijnt? Wat zijn de bredere gevolgen voor BT als geheel? Wordt u op enige manier beïnvloed door uw functie of het externe belang? Zouden anderen kunnen denken dat uw rol of belang op u van invloed is, zelfs als dit niet het geval is? Uw belang melden We verwachten dat iedereen die voor BT werkt, onbevooroordeeld en openhartig is, ongeacht het onderdeel of niveau van de afdeling waar u werkt. U mag uw positie bij BT (of inside-information) niet gebruiken voor uw persoonlijke gewin of op een manier die schadelijk kan zijn voor ons bedrijf (of zelfs maar de schijn te wekken dat u op persoonlijk gewin uit bent). Als u vragen hebt U kunt belangenverstrengeling niet altijd voorkomen, maar zelfs een potentieel probleem moet u gelijk aan uw lijnmanager melden. U kunt dan samen bespreken hoe u hiermee open en eerlijk kunt omgaan. Neem contact op met de afdeling Ethics als u niet zeker weet of er sprake is van belangenverstrengeling of als u het uw lijnmanager niet wilt vertellen. (Als u niet bij BT werkt, kunt u contact opnemen met deze afdeling door een te sturen naar ethics@bt.com.) Meldingen Als u voor BT werkt en denkt dat er bij iemand anders mogelijk sprake is van belangenverstrengeling, dient u dit aan deze persoon of de betreffende lijnmanager te vertellen. Meld het aan uw lijnmanager als u het vermoeden hebt dat de belangen van iemand die voor BT werkt, een leverancier of een tussenpersoon van BT in strijd zijn met die van BT. Als u de indruk hebt dat u de kwestie niet direct aan uw lijnmanager kunt melden, kunt u contact opnemen met de afdeling Ethics, Speak Up of de vertrouwelijke hotline van BT (zie zorgen over rapportage voor meer informatie). Pagina 17

18 Belangenverstrengeling (vervolg) Vragen en antwoorden V Ik werk als parttimer voor BT in een verkoopfunctie. Ik werk ook parttime voor een ander bedrijf. Wat moet ik doen? A U moet contact opnemen met uw lijnmanager en de potentiële belangenverstrengeling ter beoordeling voorleggen, want het is bijvoorbeeld niet toegestaan om bij een leverancier of concurrent te werken. V Mijn partner heeft een kleine drukkerij en ik weet zeker dat hij brochures en dergelijke veel goedkoper kan maken. Mag ik het contract aan hem toewijzen? A Nee. Stelt u zich eens voor wat mensen zouden denken als ze beseffen dat u het contract aan uw partner hebt toegewezen. Als uw partner wil inschrijven op een opdracht van BT, moet u uw relatie direct kenbaar maken en moet iemand anders toezicht houden op het inkoopproces. V Ik werk bij BT, maar ik ben gedetacheerd naar een joint venture. Welke belangen komen op de eerste plaats? A Hopelijk botsen de belangen van BT en een joint venture niet met elkaar. Uw persoonlijke professionele integriteit moet altijd vooropstaan en u moet zich altijd houden aan deze code en het BT-beleid tegen corruptie en omkoping. U hebt echter een verantwoordelijkheid jegens de joint venture gedurende de periode dat u daar werkt. Als uw persoonlijke belangen volgens u in strijd zijn of kunnen zijn met de belangen van de joint venture, moet u dit melden aan uw lijnmanager. V Het is nog niet openbaar bekend, maar ik weet van mijn werk dat het nu een goed moment is om BT-aandelen te kopen. Mag dat? Mag ik het mijn familie en vrienden vertellen? A Absoluut niet. Dit wordt 'handel met voorkennis' genoemd en is een ernstig misdrijf. Neem bij twijfel contact op met de afdeling Ethics. V Een van mijn familieleden wil bij BT komen werken, misschien zelfs bij dezelfde afdeling als ik. Is dit een probleem? A Het maakt mogelijk niet uit als dit is toegestaan volgens het beleid in het land waar u werkt, en uw functie en de functie van uw familielid duidelijk gescheiden zijn. U mag op geen enkele manieren betrokken zijn bij de beslissing wie er in dienst wordt genomen (inclusief de sollicitatie- en gespreksprocedure). Als uw familielid bij ons komt werken, mag u niet verantwoordelijk zijn voor beslissingen over zijn of haar werk of salaris om de schijn van vriendjespolitiek te voorkomen. Pagina 18

19 Belangenverstrengeling (vervolg) V Een klant heeft een familielid dat bij BT wil werken. Hij vraagt me of ik hem kan helpen bij het vinden van een baan. Is dit een probleem? A U kunt hem attenderen op extern gepubliceerde vacatures, maar u mag niet worden betrokken bij de wervingsprocedure. De normale wervingsprocedure moet worden gevolgd om de beste kandidaat voor de functie te kiezen. Het familielid van de klant mag geen voorkeursbehandeling krijgen. Neem bij twijfel contact op met de afdeling Ethics door een te sturen naar ethics@bt.com. Als na een open en eerlijke selectieprocedure het familielid van de klant in dienst wordt genomen door BT, mag hij geen voorkeursbehandeling krijgen. Hij mag ook niet werken in een functie waar hij invloed kan uitoefenen op beslissingen in verband met de klant. V Mag ik een persoonlijke relatie hebben met iemand van werk? A Ja, als u verstandig omgaat met de situatie, ook al kan het beleid lokaal variëren. Persoonlijke relaties mogen geen negatieve weerslag hebben op het bedrijf, de werkomgeving en anderen die voor BT werken. Als er volgens u sprake van belangenverstrengeling kan zijn, moet u dit melden aan uw lijnmanager (of aan uw lokale HR-medewerker als uw relatie iemand in uw lijn is) en dienaangaande lokaal beleid volgen. Neem contact op met de afdeling Ethics als u nog vragen hebt. Pagina 19

20 Informatie en eigendommen beschermen Inhoud Informatie en gegevens Onze eigendommen Risico's beheren Pagina 20

21 Informatie en gegevens We proberen de vertrouwelijke en privégegevens van ons bedrijf, onze medewerkers en onze klanten te beschermen. We moeten vaak informatie over mensen gebruiken om ons werk te doen, of het nu om onze collega's, onze lokale klanten of personeelsgegevens van onze zakelijke klanten gaat. U moet dergelijke gegevens altijd behandelen alsof het uw eigen gegevens zijn: bewaar deze op een veilige plaats en bedenk hoe u zou willen dat anderen met uw eigen informatie omgaan. Naleving van privacy- en gegevenswetgeving Informatie over medewerkers worden ook persoonlijke gegevens genoemd. Daarbij kunt u denken aan iemands naam, adres, telefoonnummer, persoonlijke adres, accountnummer, geboortedatum, bankrekening of factureringsgegevens. Hieronder vallen gegevens in BT-systemen, op papieren documenten, in s, in gespreksopnamen, op USB-sticks, op mobiele apparaten of op andere opslagmedia. Als we vertrouwen bij onze klanten en collega's willen opbouwen, is het essentieel dat we correct omgaan met persoonlijke gegevens. Persoonlijke gegevens worden zo belangrijk gevonden dat veel landen privacywetten hebben waarin is vastgelegd hoe deze gegevens moeten worden behandeld en beschermd. We moeten ons aan deze wetten houden. Zorg dus ervoor dat u kunt herkennen wat wel of geen persoonlijke gegevens zijn, weet hoe u wordt geacht deze informatie te gebruiken tijdens uw dagelijkse werk en let op wat er verkeerd kan gaan. BT verwerkt ook grote hoeveelheden informatie die aan ons is verstrekt door bedrijven en overheidsinstellingen die onze klanten zijn. Sommige informatie bestaat uit de bovenstaande 'persoonlijke gegevens'. Een deel hiervan is mogelijk geen persoonsgegevens, maar is nog wel erg belangrijk voor bedrijven en overheidsinstellingen die klant van ons zijn. Deze grote klanten vertellen ons dus vaak specifiek hoe we hun gegevens moeten beschermen, bijvoorbeeld in een contract met hun voorwaarden. U moet nadenken over wat we contractueel hebben afgesproken en over de algemene regels voor de omgang met persoonlijke gegevens waar dit van toepassing is. In het onderstaande gedeelte op pagina 23, over het sluiten van contracten met zakelijke klanten, wordt uitgelegd wat u moet doen. Belangrijke punten die iedereen moet onthouden bij de omgang met persoonlijke gegevens: U dient persoonlijke gegevens alleen te verzamelen en bewaren voor legitieme zakelijke doeleinden of als dit wettelijk vereist is. Verzamel en gebruik alleen zoveel persoonlijke gegevens als u nodig hebt voor de betreffende taak en uw functie, niet meer. Bied niet gelijk toegang tot persoonlijke gegevens wanneer collega's hierom vragen: zijn ze hiertoe gemachtigd en is het zakelijk gezien noodzakelijk dat ze de gegevens weten? Als u toegang tot persoonlijke gegevens hebt, mag u deze alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Gebruik geen persoonlijke gegevens voor nieuwe of andere doeleinden, zoals het testen van systemen, tenzij BT Legal hiervoor goedkeuring heeft verleend. U mag gegevens alleen bespreken met of verstrekken aan collega's als hiervoor een zakelijke noodzaak bestaat. Pagina 21