Functieprofiel. Positie Stagiair Directiesecretaresse. Organisatie Quaestus Executive Leadership

Transcriptie

1 Functieprofiel Organisatie Quaestus Executive Leadership Datum 7 July 2017

2 De organisatie Quaestus is gespecialiseerd in Executive Leadership en heeft een breed aanbod van diensten in Executive Search, Consulting en Leadership Development. Leunend op de schat aan ervaring en gedreven door jonge talenten is Quaestus een gevestigde naam geworden in de Nederlandse arbeidsmarkt. De procedure van Quaestus is ontworpen om de absolute top aan kandidaten in verschillende branches te plaatsen. Hierbij worden Executive Search en Leadership Consultancy op maat voor onze opdrachtgevers in één proces geïntegreerd. Dankzij deze Integrated Executive Leadership oplossing is Quaestus in staat een kwaliteit te leveren die ongekend is in het Executive Search vak. Het is daarbij onze missie een Secure Base te ontwikkelen binnen Raden van Bestuur, directie- en management teams om zo structurele groei en innovatie te stimuleren. Ook de eigen cultuur kenmerkt zich door samenwerking op basis van respect, vertrouwen en veiligheid. Bij Quaestus en haar dochteronderneming Luke Recruitment werken circa 30 medewerkers. Ons vak wordt uitgeoefend op top zakelijk niveau, zowel nationaal als internationaal. De interne communicatielijnen zijn kort, de cultuur is informeel. Eigen initiatief, inbreng en ontwikkeling worden gestimuleerd. Quaestus heeft een erkende positie op de Nederlandse markt opgebouwd en is onderdeel van IMD International Search Group, een wereldwijd sterk network van top Executive Search bedrijven. Voor meer informatie over onze organisatie en ons team, bezoek onze website: Pagina 2

3 De positie In verband met de groei en verdere professionalisering van onze organisatie zijn wij op zoek naar een. Je rol Als bieden wij je de kans om de tijdens je opleiding opgedane kennis van toepassing te brengen op de werkvloer. Je ondersteunt het Personal Assistant team van de Managing Partners op secretarieel en organisatorisch vlak. Je wordt het eerste aanspreekpunt bij inkomend telefoonverkeer en ontvangt de gasten. Dit kunnen zowel opdrachtgevers als kandidaten als relaties en leveranciers zijn. Je bent de rechterhand van de zittende PA s en ondersteunt hen in de breedste zin van het woord bij het vervullen van de taken binnen én soms ook buiten de organisatie tijdens een event. Je wordt opgeleid om gefaseerd steeds nauwer betrokken te raken bij grote en complexe trajecten, wordt mede-verantwoordelijk voor agendabeheer, leert prioriteiten te stellen in een dynamische, commerciële en international omgeving en na afloop kun moeiteloos adequaat en professioneel improviseren wanneer de situatie daar om vraagt. Samen met je collega Personal Assistants organiseer en coördineer je meetings en events en plan je reizen. Daarnaast biedt je support aan de afdeling Marketing & Sales, ben je actief betrokken bij hieraan gerelateerde zaken en werkzaamheden zoals bijvoorbeeld het verzorgen van onze landelijke printadvertentiecampagnes, voorbereiden van presentaties en overeenkomsten. Je profiel Je hebt bij voorkeur eerder ervaring opgedaan als in een vergelijkbare omgeving en beschikt over een sterke persoonlijkheid, bent in staat de grenzen te bewaken. Meerdere ballen in de lucht houden zonder het overzicht te verliezen, meedenkend, nauwkeuring en dienstverlenend zijn key competenties. Discretie ten aanzien van gevoelige informatie is een must evenals een groot empathisch vermogen. Je bent uitstekend in staat stap voor stap steeds zelfstandig te werken maar werkt daarnaast graag samen binnen een team en hebt een pragmatische instelling. Dit in combinatie met een positieve instelling, oog voor detail en gevoel voor hospitaility maken jou tot de ideale stagiair en bij goed gevolg wellicht nieuwe collega! Standplaats Ons kantoor is gevestigd in Het Koningshuis te s-hertogenbosch en goed te bereiken per eigen én openbaar vervoer. Pagina 3

4 Profiel Je volgt minimaal een MBO+ opleiding tot Directiesecretaresse / Management Assistant en bevindt je in het laatste jaar van deze studie Je hebt een HBO werk-/denkniveau Goede beheersing van het MS Office pakket inclusief Powerpoint Zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal Affiniteit met HR is een pré Representatief Geen 9-5 mentaliteit Accuraat Stressbestendig Discreet Hands-on Teamplayer Pagina 4

5 Competenties Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties en middelen aangeven om bepaalde doelen te kunnen bereiken. Voortgangsbewaking Opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van taken of activiteiten van medewerkers en van de eigen taken en verantwoordelijkheden te bewaken en zeker te stellen. Klantgerichtheid Onderzoeken van wensen en behoeften van de klant en hiernaar handelen. Anticiperen op behoeften van klanten. Hoge prioriteit geven aan servicebereidheid en klanttevredenheid. Probleemanalyse Signaleren van problemen; herkennen van belangrijke informatie; verbanden leggen tussen gegevens. Opsporen van mogelijke oorzaken van problemen ; zoeken naar ter zake doende gegevens. Organisatiesensitiviteit Onderkennen van invloed en gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op andere onderdelen van de organisatie; onderkennen van belangen van andere onderdelen van de eigen organisatie. Organiseren van eigen werk Effectief het eigen werk organiseren door het formuleren van doelstellingen en het plannen van activiteiten; beschikbare tijd en energie richten op hoofdzaken en acute problemen. Samenwerken Actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijke resultaat of probleemoplossing, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is. Stressbestendigheid Effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel. Pagina 5

6 Condities We bieden je een uitdagende stageplaats binnen één van de meest innovatieve, vernieuwende en snelst groeiende Executive Leadership organisaties van Nederland. Samenwerken in een professionele maar informele werksfeer met een enthousiast team van professionals. Ook intern werken we samen op een Secure Base manier waarbij een ieder op zijn/haar kracht ingezet wordt en verdere ontwikkeling gestimuleerd wordt. We bieden je een passende stagevergoeding en uitdagende leerplek en de ruimte om je verder te ontwikkelen als professional en als persoon met mogelijkerwijs een vaste baan als vooruitzicht na succesvolle afronding van je opleiding. Information Voor meer informatie, neem contact op met: Quaestus Executive Leadership suzannegordeijns@quaestus.eu Kantoor : +31 (0) Pagina 6