Administratief medewerker. Administratief medewerker /Jeugd. Vrije Tijd Cultuur Deskundige Vrije Tijd / Jeugd

Transcriptie

1 Administratief medewerker Jeugd FUNCTIEBESCHRIJVING EN COMPETENTIEPROFIEL 1 IDENTIFICATIEGEGEVENS Functietitel Administratief medewerker Werktitel Administratief medewerker /Jeugd Niveau C1 C3 Graad Cv Statuut Contractueel Competenties 1, 2, 3, 7, 12, 13, 21,27 en 30 2 PLAATS IN HET ORGANOGRAM Behoort tot de cluster Behoort tot de dienst Rapporteert aan Geeft leiding aan Vrije Tijd Cultuur Deskundige Vrije Tijd / Jeugd Vrijwilligers JOC en Vakantiewerking 3 HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE Meehelpen realiseren van de doelstellingen en acties in het jeugdbeleid teneinde een antwoord te bieden op de noden van de jongeren. 4 KERNRESULTAATSGEBIEDEN 1. Coördineren van het jongeren ontmoetingscentrum (JOC) teneinde het niet-commerciële vrijetijdsaanbod naar jongeren toe te verruimen en hen te stimuleren hierin zelf verantwoordelijkheid op te nemen. Begeleiden en motiveren van vrijwilligers Onderhouden van de infrastructuur en het materiaal Voorzien van permanentie voor wat betreft de opening van het JOC Beheren van de kassa Bieden van administratieve ondersteuning: vergunningen, stockbeheer, Promotie voeren en ondersteunen: opmaak en verspreiding van flyers samen met vrijwilligers vormgeven aan een vernieuwend programma 2. Organiseren van de zomerwerking en losse activiteiten teneinde een aanvullend aanbod te creëren voor de jongeren. Voorbereiden, opvolgen en promoten van de zomerwerkingen naar kinderen Voorbereiden, opvolgen en promoten van de intergemeentelijke Tienerwerking Organiseren en promoten van activiteiten zoals bijvoorbeeld kindercarnaval, film op het plein Begeleiden en motiveren van vrijwilligers Opmaken van een draaiboek Zorgen voor logistieke ondersteuning: locatie inhuren, materiaal voorzien,

2 Zorgen voor administratieve ondersteuning Promotie voeren: opmaak en verspreiding van flyers Bijhouden van het budget, opmaken bestelbonnen, 3. Ondersteunen van de jeugdverenigingen teneinde de jeugdwerking binnen gemeente Oostkamp te ontplooien. Voorbereiden en uitwerken van subsidiedossiers: opvragen, versturen en verwerken van de aanvraagformulieren; college- en raadsdossiers voorbereiden, subsidiereglementen herwerken, Voorbereiden, organiseren en opvolgen van het kampvervoer voor jeugdverenigingen Houden van toezicht op het gebruik van de jeugdlokalen Beheren van de uitleendienst 4. Aanspreekpunt Noord-zuid werkingen Coördineren en begeleiden van de verschillende werkgroepen ( , fair trade, ) Opvolgen van allerlei acties Opvolgen van projectsubsidies Oostkamp ontwikkelen als Fair trade gemeente 5. Onderhouden van goede interne contacten met de verschillende diensten en personeelsleden binnen de gemeente, teneinde goed geïnformeerd personeel te bekomen en bewaken. Nauw samenwerken met de andere takken van de cluster vrije tijd: zorgen voor een geïntegreerde aanpak van de werking van de diensten cultuur, jeugd, sport en bibliotheek Contacten onderhouden met de verschillende diensten van de gemeente 6. Onderhouden van goede externe contacten met relevante instanties teneinde tot een optimale samenwerking te komen en informatie uit te wisselen. Deelnemen aan in werkgroepen en overlegorganen Contacten onderhouden met leveranciers Up-to-date houden van de informatiebrochures voor de jongeren Contacten onderhouden met de jeugdverenigingen Intergemeentelijke samenwerking: contacten onderhouden met andere jeugddiensten, Onderhouden en opvolgen van contacten met de doelgroep 7. Collega s bijspringen op de eigen dienst of bijspringen voor gelijkwaardige taken op andere diensten om een optimale dienstverlening en een vlotte werking van het gemeentebestuur te bewaken. Bijspringen van collega s van de eigen dienst bij afwezigheid of tijdelijke werktoename Bijspringen van collega s van andere diensten om te helpen bij afwezigheid of een tijdelijke werktoename Functieprofiel administratief medewerker Jeugd p. 2

3 5 COMPETENTIES 5.1 Kennisgebonden competenties Kennis bij aanwerving Kennis van MS office Basiskennis jeugdwetgeving Voeling met de doelgroep van de jongeren Inzicht in het jeugdwerklandschap in de gemeente Inzicht in de organisatie van een gemeente Ruime socia-culturele bagage Inzicht en kennis van sociale media Kennis tijdens de loopbaan Verder uitdiepen en ontwikkelen van de kennis bij aanwerving Grondige kennis van het jeugdwerklandschap in de gemeente Kennis van het Gemeentedecreet Kennis EHBO Kennis van de toepassingssoftware 5.2 Gedragscompetenties OOSTKAMP ZIJN 1. Dynamisch: Openstaan voor vernieuwing en over een goed aanpassingsvermogen beschikken. Met een nieuwsgierige en enthousiaste geest meedenken en meewerken aan de toekomst van de organisatie. - past zich aan veranderende omstandigheden aan - accepteert nieuwe ideeën en initiatieven voor verandering - past zijn reacties aan in functie van mensen en werksituaties / omstandigheden - houdt een positieve kijk op het werk - gaat goed om met kritiek en leert ervan 2. Klantgericht: Denken en handelen vanuit het perspectief van de klant waarbij een hoge prioriteit gegeven wordt aan de tevredenheid van klanten (extern en intern) - leeft zich in de situatie van klanten in - stelt zich dienstverlenend op voor iedereen - speelt in op de wensen van klanten binnen de beleidsrichtlijnen - neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten - streeft naar klanttevredenheid 3. Professioneel: Met de nodige bekwaamheid, kennis, vaardigheid en motivatie de functie uitoefenen en deze toepassen in de concrete werksituatie waarbij het eigen temperament wordt overstegen. - werkt met enthousiasme en gedrevenheid - verdedigt een beslissing - gaat ervoor om taken uit te voeren - streeft naar neutraliteit, objectiviteit en gelijke behandeling - durft verantwoordelijkheid te nemen - blijft standvastig bij druk of machtsuitoefening - ziet en signaleert kansen of opportuniteiten 7. Flexibel: Functieprofiel administratief medewerker Jeugd p. 3

4 DOEN Zich gemakkelijk kunnen aanpassen aan veranderende omgeving, werkwijzen, werktijden, taken, verantwoordelijkheden, beleidswijzigingen en gedragingen van anderen om een gesteld doel te bereiken. - verandert de wijze en/of organisatie van werken om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken - kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen - herkent weerstand en gaat hier gepast mee om - toont bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen - past werktijd aan aan de noodzaak van de organisatie en de vraag van klanten 12. Initiatief nemen: Alert zijn op en anticiperen op kansen, nieuwe situaties of problemen, en er in een vroeg stadium naar handelen. Problemen of belemmeringen signaleren, en zo snel mogelijk oplossen en daarbij verantwoorde risico s durven nemen. - ziet werk en komt uit eigen beweging tot actie - doet iets om de voortgang te versnellen - doet spontaan voorstellen om het werk te verbeteren - start zelf een nieuwe taak als het werk af is of vraagt een nieuwe opdracht 13. Plannen en organiseren: Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties, middelen en mensen aangeven en vervolgens doelmatig organiseren om deze doelen te kunnen bereiken. - plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten - stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af - houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen - past planning aan indien de veranderende omstandigheden dit eisen - plant meetmomenten om bij te sturen waar nodig - verzekert continuïteit en behoudt overzicht COMMUNICEREN 21. Netwerken Ontwikkelen en bestendigen van relaties binnen en buiten de organisatie of dienst en deze aanwenden voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking. - legt en onderhoudt relaties met mensen binnen en buiten de organisatie - neemt initiatief tot samenwerking - kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van alle niveaus - doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan DENKEN 27. Creatief denken: Vindt invalshoeken die afwijken van de gevestigde denkpatronen en geeft originele oplossingen voor problemen die met de functie verband houden. - stelt bestaande zaken ter discussie en stelt alternatieven voor - durft te breken met tradities - bedenkt nieuwe werkwijzen - kan improviseren en experimenteren LEIDEN 30.Coachen: Stimuleren van de medewerkers door de ontwikkeling van kennis, competenties en talenten zodat zij het beste uit zichzelf halen - brengt op een (in)directe manier het functioneren (gedrag en taken) van de medewerker ter sprake - motiveert medewerkers om hun deel van de taak correct en tijdig uit te voeren Functieprofiel administratief medewerker Jeugd p. 4

5 - maakt medewerkers enthousiast om hun taken / opdrachten gedreven uit te voeren zodat zowel zijzelf als de organisatie er de voldoening van wegdragen. - helpt bij het ontwikkelen van een vermogen om zelfstandig problemen op te lossen - stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de dienst op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Functieprofiel administratief medewerker Jeugd p. 5