FUNCTIEPROFIEL. FUNCTIE : Management Assistant

Transcriptie

1 Pagina 1 van 5 FUNCTIEPROFIEL FUNCTIE : Management Assistant Revisiedatum: 12 december 2007 WERKOMGEVING: Adecco is de grootste aanbieder van Human Resource Solutions ter wereld met meer dan kantoren in 70 landen. In België heeft Adecco een netwerk van meer dan 120 vestigingen waar ruim associates per week aan het werk zijn en ca. 900 vaste medewerkers. Het nationale netwerk van Adecco kantoren is onderverdeeld in regio s (area' s) en kantoren (branches). Deze vormen de voorhoede van Adecco. Hier gebeurt de matching tussen de vacatures en de kandidaten en lopen de dagelijkse contacten met onze opdrachtgevers. De Management Assistant ondersteunt de directie / het senior management bij hun dagelijkse werkzaamheden. De Management Assistant valt hiërarchisch onder de Personal Assistant en legt verantwoording af aan de Director(s) waarvoor hij/zij werkt en is werkzaam op het hoofdkantoor van Adecco België in Groot-Bijgaarden. FUNCTIEBESCHRIJVING: Doel van de functie: 1. Het secretarieel, administratief en organisatorisch ondersteunen van de toegewezen leden van de directie of het seniormanagement zodat zij hun werkzaamheden optimaal kunnen uitvoeren. Belangrijkste verantwoordelijkheden en voorbeelden van bijbehorende sleutelactiviteiten 1 : Zorgt voor een tijdige, accurate en effectieve voorbereiding en informatievoorziening van vergaderingen en van de werkzaamheden van Directieleden, gericht op een zo efficiënt en effectief mogelijke invulling hiervan. Zorgt voor de (wijzigingen in de) planning in de agenda van de Directieleden en een accurate afstemming met de mensen die het betreft, waarbij rekening wordt gehouden met reistijden, voorbereidingstijden en wensen van het Directielid gericht op een soepel verlopende, efficiënte en effectieve dagindeling van het Directielid. Draagt zorg voor een correcte en volledige telefoonafhandeling en vormt een telefoonbuffer voor de Directieleden zodat deze niet onnodig worden gestoord in hun kerntaken. Draagt op correcte wijze zorg voor het uitgaande telefoonverkeer. Draagt zelfstandig zorg voor een accurate afhandeling van ( )correspondentie ten behoeve van een tijdige opvolging van afspraken en werkzaamheden, gebruik makend van een correcte Nederlandse, Franse en / of Engelse spelling en grammatica. Draagt zorg voor de administratieve afhandeling en archivering van de stukken en correspondentie die voortvloeien uit de activiteiten van de Directieleden, gericht op een correcte, complete en voor het directiesecretariaat toegankelijke dossiervorming. Organiseert projecten op basis van daartoe bestaande draaiboeken en checklisten, zodanig dat de kans op fouten wordt geminimaliseerd en erop gericht dat het project te allen tijde doorgang kan vinden.

2 Pagina 2 van 5 Performance Indicators (zie Coaching Map voor de specifieke normering): Tijdigheid en volledigheid voorbereidende stukken voor de werkzaamheden van de Directieleden en voor de vergaderingen Efficiënt agendabeheer Correctheid en tijdigheid ( )correspondentie en notulering Correctheid en volledigheid afhandeling van telefoonverkeer, zowel inkomend als uitgaand Accurate en toegankelijke dossiervorming en archivering Vlekkeloosheid/organisatiegraad projecten en evenementen Competenties (voor definitie en operationalisering zie competentieprofiel): Resultaatgerichtheid, Flexibiliteit en Aanpassingsvermogen, Teamwork & Samenwerken, Klantgerichtheid, Initiatief, Plannen en Organiseren en Prioriteiten Stellen, Accuratesse, Integriteit. Bevoegdheden: De bevoegdheden in de functie Management Assistant zijn gedefinieerd in de bevoegdhedenmatrix of worden met de direct leidinggevende schriftelijk vastgelegd op basis van een delegatiecode. Escalatiepaden zijn vooraf bepaald. FUNCTIE-EISEN: Minimaal werk- en denkniveau: Bachelor of gelijkwaardig beroepsgerichte opleiding tot Management Assistant. Aanvullende opleidingseisen: Rijbewijs B Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse, Franse en goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Engelse taal. Uitstekende kennis van MS Office: Word, Excel, Powerpoint & Internet. Minimale functie ervaring: Vijf jaar ervaring als directiesecretaresse / management assistant bij voorkeur binnen de commerciële/zakelijke dienstverlening in een middelgrote onderneming. 1 De hier genoemde verantwoordelijkheden en voorbeelden van de meest voorkomende sleutelactiviteiten en taken dekken het grootste deel van de functie af. Afhankelijk van de specifieke werksituatie kan de (indirecte) leidinggevende besluiten dat ook andere werkzaamheden tot de functie behoren. Deze andere werkzaamheden dienen binnen het karakter en het niveau van het functieprofiel te passen.

3 Pagina 3 van 5 FUNCTIE : Management Assistant COMPETENTIEPROFIEL Revisiedatum: 12 december 2007 RESULTAATGERICHTHEID De gedrevenheid om goed werk af te leveren en de opgelegde of zelf gedefinieerde standaarden of doelen te overtreffen Niveau 1 Direct realiseren van resultaten Geeft prioriteit aan resultaten behalen boven andere doelen Zorgt dat afgesproken resultaten hoe dan ook gerealiseerd worden Onderneemt zonodig verschillende acties/stappen om met obstakels of bezwaren om te gaan. Definieert eigen doelstellingen of prestatiemaatstaven, niet opgelegd door anderen, en volgt de eigen prestatie op Maakt efficiënt gebruik van de beschikbare tijd Zoekt effectieve oplossingen als het resultaat in gevaar komt Vindt het realiseren van het doel belangrijker dan de manier waarop FLEXIBILITEIT EN AANPASSINGSVERMOGEN De capaciteit om met het oog op het bereiken van een bepaald doel zijn gedrag en aanpak op een efficiënte wijze aan te passen in functie van de situatie waarin men zich bevindt en personen waarmee men geconfronteerd wordt Niveau 1 Bereidheid om zich aan te passen (flexibiliteit van methode) Is bereid de eigen opinies en inzichten bij te stellen in functie van nieuwe informatie Stelt een gekozen aanpak ter discussie als die niet effectief is Schakelt snel over op de methode van een ander als die succesvoller blijkt Is bereid om uitzonderlijk andere taken op zich te nemen Waardeert de positieve en de negatieve aspecten van verandering TEAMWORK & SAMENWERKEN Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct tot de eigen taak behoort. Bevordert daartoe de onderlinge communicatie. Niveau 1 Bijdragen aan een homogeen team Past zich aan, aan de groep als het erom gaat tot een gezamenlijk resultaat te komen. Stelt gezamenlijk belang boven eigen belang. Informeert en betrekt anderen zodanig dat een effectieve besluitvorming kan plaatsvinden en draagt er zorg voor dat iedereen tijdig de afgesproken bijdrage levert. Helpt anderen hun doelen te bereiken. Heeft zicht op zaken die bij de samenwerking op het niveau van de interactie en het proces in een groep spelen. Kan deze zaken bespreekbaar maken. Levert een bijdrage, idee of voorstel voor een groepstaak die niet van persoonlijk belang is.

4 Pagina 4 van 5 KLANTGERICHTHEID Onderzoekt wensen en behoeften van de (potentiële) (interne) klant en handelt hiernaar. Anticiperen en inspelen op de behoeften van de klant. Het initiëren, promoten en ondersteunen van de levering van producten of diensten op een manier die de verwachtingen van de klant overtreft. Niveau 2 Gerichtheid op de belangen van de klant Stelt zichzelf dienstverlenend op en stelt het belang van de klant centraal. Komt met voorstellen die inspelen op de belangen van de klant en levert maatwerk. Toont belangstelling voor vraagstukken/problemen van de (interne) klant. Aanvaardt (ook ongevraagd) verantwoordelijkheid voor gemaakte fouten. Reageert op een klacht met prompt herstel, zonder defensief gedrag. Hij/zij is zijn/haar groep en de gehele organisatie een actieve voorvecht(st)er voor het tegemoetkomen aan de behoeften van de klant. Toetst of aan verwachtingen, wensen of behoeften is voldaan, opent de mogelijkheid tot correctie of vraagt om suggesties voor verbeteringen. Anticipeert op de behoefte van de klanten en biedt pro actief extra service. INITIATIEF Kansen zoeken en daarop actie nemen. Liever op eigen initiatief handelen dan passief afwachten Niveau 1 Initiatief nemen bij duidelijke kansen Gaat in op huidige situaties en problemen Signaleert kansen die zich voordoen en komt met voorstellen Stelt zelf dringende onderwerpen aan de orde zonder af te wachten of anderen erover beginnen Neemt zelf direct (passende) actie als zij een zakelijke kans ziet die op dat moment gegrepen moet worden Neemt het voortouw om overeengekomen plannen daadwerkelijk te gaan uitvoeren PLANNEN EN ORGANISEREN EN PRIORITEITEN STELLEN De capaciteit om het werk efficiënt te plannen en organiseren in lijn met de organisatiebehoeften, voor zichzelf en voor anderen, middels het stellen van doelen, het correct toewijzen van tijd en middelen en het anticiperen op prioriteiten en behoeften. Niveau 1 Eenmalige acties plannen Stelt prioriteiten/een agenda Bepaalt de verschillende stappen om tot een oplossing te komen Maakt een plan, een werkschema Weet waar er tijd, mensen en middelen nodig is om een resultaat te halen Bereidt zich goed op voor meetings, projecten, enz ACCURATESSE Toont aandacht te hebben voor details; kan langdurig effectief omgaan met detailinformatie Niveau 2 Behandelt details systematisch Werkt systemen uit om detailinformatie efficiënter te kunnen behandelen Organiseert de eigen detailinformatie via software toepassingen Heeft gegevens over een besproken onderwerp altijd goed geordend bij de hand Organiseert de eigen files, zowel op papier als elektronisch, zeer ordelijk en systematisch Kan plannen en ideeën grondig en gedetailleerd uitwerken in een plan van aanpak waarin niets vergeten is

5 Pagina 5 van 5 INTEGRITEIT Het vermogen om op een open en directe manier ideeën, intenties en gevoelens met anderen te communiceren; de ondernomen acties zijn conform met wat hij/zij zegt (walks the talk) Niveau 2 Integriteit m.b.t. professionele normen Gedraagt zich in de functie in overeenstemming met de regels en normen die voor de functieuitoefening gelden Geeft zijn mening te kennen, zelfs wanneer dit negatieve gevolgen kan hebben voor het werk of de zakenrelatie; stelt vragen bij een geaccepteerde mening of senior opinion Gaat altijd correct om met vertrouwelijkheid voor zover die in de functie in het geding is Doet al het mogelijke om het vertrouwen dat anderen hebben krachtens de functie of de professie waar te maken en niet te beschamen Maakt geen misbruik van speciale kennis of omstandigheden die hij heeft verworven of kent in het kader van de functie-uitoefening