CVDR. Nr. CVDR306992_1. Werving- en selectiebeleid

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Raalte. Nr. CVDR306992_1 8 mei 2018 Werving- en selectiebeleid Inleiding Inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven hebben behoefte aan een goede dienstverlening. Om daaraan te voldoen is onze organisatie volop in ontwikkeling. We werken volgens onze visie Samen werken aan samen leven en onze missie het inspireren van de samenleving tot het met ons samen werken aan diensten en producten op maat. Deze visie en missie stellen hoge eisen aan de kwaliteit van het personeelsbestand. Een goed werving- en selectiebeleid is één van de HR-instrumenten om dit te bereiken. Het werven en selecteren van de juiste medewerkers blijft één van de kritische factoren voor het succes van onze organisatie. Het is dé manier om invloed uit te oefenen op het werknemersbestand, zowel in kwalitatieve als kwantitatieve zin. Daarnaast geeft werving en selectie ons ook de kans om een positief imago naar buiten te laten zien. Een goed werving en selectiebeleid draagt bij aan de volgende HRM doelen: - Het beste uit mensen halen; - De beste mensen in huis halen; - Flexibiliteit vergroten; - Continue kwaliteitsverbetering; Deze zijn uitgewerkt in het HRM-programma Deze nota bestaat uit twee hoofdstukken. In het eerste hoofdstuk het werving- en selectiebeleid worden de beleidsuitgangspunten van onze organisatie weergegeven. In het tweede hoofdstuk de werving- en selectieprocedure beschrijven we op basis van het beleid stapsgewijs de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. De procedure is een belangrijk hulpmiddel om het doel te bereiken van de juiste mens op de goede plek. Om dit gestructureerd en effectief te doen is het nodig afspraken te maken. Daarmee laten we als organisatie één gezicht naar buiten zien en weten we zeker dat er door de drukte van de dag geen stappen worden overgeslagen. In de CAR/UWO is de formele grondslag te vinden voor deze nota. Op basis van artikel 1:4:1 lid 2 kan het college indien wenselijk instructies vaststellen ten aanzien van betrekkingen en bij de vervulling daarvan te volgen werkwijzen. In artikel 2:4:2 is vastgelegd hoe de vervulling dient te gebeuren: 1. De vervulling van een vacature geschiedt bij voorkeur uit het personeel van de gemeente, tenzij naar het oordeel van het tot aanstelling bevoegde bestuursorgaan het dienstbelang zich daartegen verzet. 2. Het bepaalde in het vorige lid van dit artikel is van overeenkomstige toepassing op degenen die een uitkering krachtens hoofdstuk 10a en 10d genieten ten laste van de gemeente. De inhoud van dit document is tot stand gekomen naar aanleiding van een evaluatie van het oude beleid met de personeelsadviseurs. Dit document is geschreven voor iedereen die binnen onze organisatie deelneemt aan werving- en selectieprocedures. Hoofstuk 1. Het werving- en selectiebeleid Paragraaf 1.1 Doel van werving en selectie Het doel van werving en selectie is om aan de hand van een functie- en bijbehorend competentieprofiel een zo geschikt mogelijke kandidaat te vinden voor een vacature. Als gemeentelijke organisatie willen we proactief samenwerken met de omgeving om met kwaliteit tot resultaten te komen. Medewerkers zijn resultaatgericht, klantgericht en beschikken over zelfinzicht. Bij het aantrekken van nieuwe medewerkers wordt gekeken of zij deze kwaliteiten in huis hebben. Naar aanleiding van Raalte 2.0 is een nieuwe set cultuurwaarden opgesteld. Deze set is nodig om de doelstellingen van Raalte 2.0 te halen. Voor (nieuwe) medewerkers zijn hieruit de volgende uitgangspunten te destilleren: - Verantwoordelijkheid; - Elkaar aanspreken; - Doen wat bij je past; - Resultaatgerichtheid. Intern wordt specifieke aandacht gegeven aan medewerkers in een kwetsbare positie. Daarmee bedoelen we vooral medewerkers met een herplaatsingindicatie en boventallige medewerkers. Door middel van competentiemanagement, loopbaanmanagement en mobiliteitsbeleid zorgen wij voor een duurzame 1

2 inzetbaarheid. Naast het sociale aspect en het verplichtende karakter van herplaatsing heeft de gemeente hier in financieel opzicht belang bij. Paragraaf 1.2 Taakverschuiving, vacature of tijdelijke invulling? Op het moment dat een vacature of andere formatieruimte ontstaat, zal de leidinggevende zich eerst af moeten vragen of deze vervuld moet worden. Het ontstaan van een vacature biedt de mogelijkheid om taakverdelingen te herzien. Wellicht hebben zich wijzigingen in de functie en/of de organisatie voorgedaan. Ook kan het exitinterview informatie opleveren dat leidt tot nieuwe inzichten over de vacature. Bij het bespreken van de vacature tussen de leidinggevende en P-adviseur heeft laatstgenoemde hier een adviserende rol in. Paragraaf 1.3 Interne mobiliteit, de positie van sollicitanten en de plaatsingsvolgorde Eén van de basisideeën vanuit competentiemanagement is het ontwikkelen van eigen personeel. Dit is uiteraard ook van belang binnen het werving- en selectiebeleid. Interne mobiliteit geniet daarom de voorkeur waarbij het belangrijk is of iemand in de beschikbare functie kan groeien. Dit uitgangspunt wordt vertaald in de volgorde waarop sollicitanten voor een functie aangenomen dienen te worden. Preferente kandidaten zullen als gevolg hiervan de voorkeur krijgen boven interne kandidaten die op hun beurt de voorkeur krijgen boven externe kandidaten. Daarbij geldt wel dat zij over voldoende kennis en niveau moeten beschikken om de functie goed uit te oefenen. De ontwikkelingsruimte ligt dan meer op het vlak van de competenties. Samenvattend, sollicitanten worden wat voorkeur betreft als volgt ingedeeld: 1 Preferente kandidaten Er is sprake van een preferente kandidaat in één van de volgende situaties: - Herplaatsbare kandidaten (waarvan de functie binnen afzienbare tijd wordt opgeheven wegens bezuiniging, overcapaciteit, reorganisatie of als de ambtenaar niet meer kan voldoen aan de eisen van zijn huidige functie); - Langdurig zieke medewerkers die niet in hun oude functie terug kunnen keren; - Medewerkers boven de formatie; - Kandidaten met wie concrete, schriftelijke, loopbaanafspraken zijn gemaakt. 2 Interne kandidaten Er is sprake van een interne kandidaat in één van de volgende situaties: - Medewerkers in dienst bij een gemeente binnen de talentenregio met een aanstelling (CAR artikel 1:1 lid 1 sub a); - Kandidaten die op uitleen/detacheringbasis minimaal zes maanden en gemiddeld 20 uur per week, ononderbroken werkzaam zijn bij een gemeente van de talentenregio; - Stagiaires (inclusief BBL-ers) die bij de gemeente Raalte stage lopen, zijn voor een periode van 3 maanden na afronding van de (stage)overeenkomst interne kandidaat; - Medewerkers waar de gemeente Raalte financiële verplichtingen voor heeft (niet als gevolg van disfunctioneren). Hierbij kan onder andere gedacht worden aan medewerkers die recht hebben op een WW-uitkering, aanvullende uitkering en/of nawettelijke uitkering. 3 Bijzondere externe kandidaat - Burgers die een uitkering (WWB en vanaf 1 januari 2014 wajong en WsW) van de gemeente Raalte ontvangen; - Burgers die aan de quotumregeling gehandicapten voldoen. 4 Externe kandidaat -Iedere sollicitant die niet genoemd is onder punt 1, 2 en 3. Paragraaf 1.4 Werkwijze bij interne kandidaten Interne sollicitanten worden uitgenodigd voor een gesprek, als zij voldoen - of op korte termijn kunnen voldoen - aan de geformuleerde (harde) criteria. Er hoeft niet met alle interne kandidaten gesproken te worden. Afwijzing gebeurt schriftelijk met een mondelinge toelichting door de leidinggevende.wanneer interne kandidaten werkzaam bij de gemeente Raalte - worden afgewezen na brievenselectie kan de kandidaat om een loopbaan-/ontwikkelgesprek met eigen leidinggevende vragen. Dit eventueel in aanwezigheid van een p-adviseur. Paragraaf 1.5 Gelijktijdige interne- en externe werving Incidenteel kan in overleg met de voorzitter van de OR en gemeentesecretaris worden besloten gelijktijdig een externe wervingsprocedure te starten. Gedacht kan dan worden aan vacatures waar tijdsdruk een rol speelt, specifieke functies of wanneer men geen geschikte kandidaat verwacht te vinden. Wanneer direct extern wordt geworven en een interne of bijzondere externe kandidaat zich toch nog voor de vacature meldt, hebben deze bij gelijke geschiktheid voorrang op de externe kandidaten. Paragraaf 1.6 Evenwichtige opbouw personeelsbestand Bij ontstane vacatures wordt door de personeelsadviseur - zowel gekeken naar de samenstelling van het team als de samenstelling van de organisatie. Dit conform het diversiteitbeleid dat wordt gehanteerd. Leidinggevenden worden hierover bij iedere vacature goed geadviseerd en geïnformeerd door de p- adviseur. De leidinggevende heeft hierin een haalplicht. 2

3 Paragraaf 1.7 Integriteit en verklaring omtrent het gedrag (VOG) Integriteit van de overheid, en dus ook van de gemeenten, staat in het middelpunt van de belangstelling. Onze organisatie hecht grote waarde aan de integriteit van medewerkers en bestuur. Integriteit is in eerste instantie een kwestie van mentaliteit en bewustwording. Aan bewustwording wordt al direct bij het arbeidsvoorwaardengesprek met de nieuwe medewerker actief aandacht gegeven. Voordat de aanstelling plaatsvindt moet een schriftelijke verklaring over integriteit en integer handelen ondertekend worden. Dit is een voorwaarde voor de daadwerkelijke aanstelling. Daarnaast leggen nieuwe ambtenaren de ambtseed of ambtsbelofte af. Bij iedere vervulling van een vacature is binnen de gemeente Raalte een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist (zie CAR/UWO 2:2, lid 3). Ook voor stagiaires en voor tijdelijk (ingehuurd) personeel geldt dat voor invulling van bepaalde taken of functies een VOG verplicht is. De aanstelling geschiedt daardoor altijd onder voorwaarde van het kunnen overleggen van een VOG. Dit bewijs kan alleen door de sollicitant zelf worden opgevraagd bij de gemeente waar de sollicitant woont. Het aanvraagformulier moeten werkgever en aanstaande medewerker samen invullen. Er wordt namelijk specifiek gevraagd welke zaken (handelingen en situaties) van toepassing zijn op de functie en juist daarom betrokken moeten worden in het onderzoek dat uitgevoerd wordt door het ministerie van Justitie. De gemeente Raalte neemt deze kosten voor haar rekening; deze komen ten laste van het werving- en selectiebudget. Paragraaf 1.8 Referenties Het is mogelijk (en aan te raden) de beoogde nieuwe medewerker naar referenties te vragen. Deze kunnen een belangrijke toegevoegde waarde hebben door het eigen beeld te bevestigen, of nieuwe gezichtspunten naar voren brengen. Tijdens het sollicitatiegesprek moet aan de sollicitant om toestemming gevraagd worden om inlichtingen in te winnen. De gevraagde informatie mag geen inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant. Hoofdstuk 2 De werving- en selectieprocedure De personeelsadviseur is procesadviseur en inhoudelijk deskundige bij ieder werving- en selectieproces. Paragraaf 2.1 De sollicitatiecommissie De sollicitatiecommissie bestaat tenminste uit de leidinggevende en een medewerker. De leidinggevende kan indien gewenst - een personeelsadviseur aan de commissie toevoegen. Deze commissie wordt samengesteld voordat met de daadwerkelijke werving begonnen wordt. Er kan worden afgeweken van bovenstaande. Incidenteel kan een tweede commissie worden samengesteld. Een lid van de ondernemingsraad heeft zitting in een commissie bij de selectie van een directielid. Paragraaf 2.2 Opstellen wervingstekst Eén van de eerste stappen in de werving- en selectieprocedure is het beschrijven van de eisen die aan de functie worden gesteld. Het functie- en competentieprofiel vormen hiervoor de basis. Daarnaast wordt gekeken naar toekomstige ontwikkelingen, gewenste levensfase, samenstelling team en organisatie etc. De kwalificaties (opleiding, ervaring en persoonseigenschappen), waaraan de kandidaat moet voldoen, worden geformuleerd om optimaal te kunnen functioneren in de betreffende functie en in de organisatie als geheel. De personeelsadviseur stelt in overleg met de leidinggevende de vacaturetekst op. De advertentie bevat tenminste gegevens over: De organisatie; De functienaam (vast of tijdelijk en aantal uren per week), taken, vereisten, competenties en plaats in de organisatie; Salarisindicatie (schaal en maximum bedrag); Sluitingstermijn; Naam en telefoonnummer contactpersoon voor verdere informatie; Vermelding of er een assessment of andersoortig onderzoek plaats zal vinden; Vermelding dat bij aanname een verklaring omtrent gedrag overlegd moet kunnen worden; Eventueel een vermelding dat de gemeente Raalte in verband met diversiteitbeleid voorkeur heeft voor een bepaalde doelgroep; Eventueel datum waarop de gesprekken plaatsvinden. Op de website van de gemeente Raalte is aanvullende informatie over team, functie- en competentieprofiel te vinden. Paragraaf 2.3 Ontvangstbevestiging Sollicitanten ontvangen binnen één week na binnenkomst een bevestiging van ontvangst van hun sollicitatie en verdere informatie over het verloop van de procedure. Te laat binnengekomen reacties worden niet betrokken in de selectie. Paragraaf 2.4 De interne procedure 1. De vacature wordt gedurende minimaal 10 werkdagen intern opengesteld. De vacature wordt zowel op intranet als op de site van de talentenregio geplaatst. 2. De sollicitaties komen binnen bij de PSA. 3

4 3. De sollicitaties worden vanuit de PSA naar de leidinggevende verzonden. 4. Na de sluitingsdatum van de interne vacature screent de leidinggevende de binnengekomen sollicitaties en onderzoekt in hoeverre de kandidaten geschikt zijn voor de vacature. Om de doorstroom te bevorderen zal ook gekeken worden naar de mogelijkheden om de interne medewerker d.m.v. opleiding en/of coaching op het gewenste functieniveau en competentieprofiel te brengen wanneer deze nog niet geheel aan de eisen voldoet. De personeelsadviseur zal in een dergelijk traject de leidinggevende adviseren over de mogelijkheden welke deze ter beschikking heeft, alsmede de rechtspositionele varianten hierin. 5. De leidinggevende zorgt dat de leden van de sollicitatiecommissie de benodigde informatie krijgen. 6. De leidinggevende bespreekt de aanpak en rolverdeling tijdens het sollicitatiegesprek. 7. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. Kandidaten die niet worden uitgenodigd voor een gesprek krijgen dit mondeling/telefonisch te horen van de leidinggevende waar de vacature openstaat. 8. Indien een geschikte kandidaat wordt gevonden ontvangt deze daar mondeling bericht van. Na eventuele tests en/of keuringen treedt de benoemingsprocedure in werking (zie 2.6). 9. De niet geselecteerde kandidaten worden afgewezen door de leidinggevende. Dit wordt gedaan middels een persoonlijk gesprek. In overleg kan hier een personeelsadviseur bij aanwezig zijn. Op verzoek van de kandidaat wordt een afwijzingsbrief gestuurd. 10. Indien na deze procedure geen geschikte kandidaat gevonden is, wordt door de personeelsadviseur contact opgenomen met het werkgeverspunt van de gemeente Raalte. Sub-paragraaf Werkgeverspunt Het werkgeverspunt van de gemeente Raalte scant bij een interne vacature van de gemeente Raalte automatisch of er geschikte kandidaten in hun bestand voorkomen. Afspraak is dat na de interne procedure, kandidaten die een uitkering van de gemeente Raalte ontvangen - bij de personeelsadviseur worden aangeboden. Indien geschikte kandidaten worden aangeboden dit ter beoordeling van de personeelsadviseur worden deze voorgelegd aan de leidinggevende en eventueel voor een gesprek uitgenodigd. Verder geldt voor deze kandidaten dezelfde procedure als van een externe kandidaat. Indien geen geschikte kandidaten worden aangeboden, wordt overgegaan op externe werving. Paragraaf 2.5 De externe procedure 1. In principe wordt de externe werving in eigen beheer gehouden. Hier kan incidenteel van afgeweken worden. 2. De personeelsadviseur bepaalt de mediumkeuze. Hierbij wordt gekeken naar de beoogde doelgroep. Social Media zal in toenemende mate ingezet worden. De vacature wordt in ieder geval op de website van de gemeente Raalte geplaatst. Ook kostenloze internetsites zoals werkenbijdeoverheid.nl en werk.nl zullen worden ingezet. 3. De sollicitaties komen binnen bij de PSA. 4. De PSA stuurt een ontvangstbevestiging naar de kandidaat. In deze ontvangstbevestiging staat de gehele procedure uitgelegd. 5. De sollicitaties worden vanuit de PSA naar de leidinggevende verzonden. 6. Na de sluitingsdatum van de externe vacature maakt de leidinggevende een eerste selectie op basis van de vooraf opgestelde selectiecriteria. 7. De leidinggevende zorgt ervoor dat de leden van de sollicitatiecommissie de benodigde informatie krijgen. 8. De sollicitatiecommissie besluit welke kandidaten definitief uitgenodigd worden voor een gesprek. 9. Na de selectie verstuurt de PSA op aanwijzing van de leidinggevende de brieven. Er worden drie verschillende brieven gehanteerd: a. Uitnodiging. De sollicitant voldoet aan het functie- en competentieprofiel en komt in aanmerking voor de functie; b. Reserve. De sollicitant voldoet minder aan het functieprofiel; de kandidaat krijgt bericht dat hij in eerste instantie niet tot de kandidaten behoort, maar mogelijk in een later stadium nog voor een gesprek in aanmerking komt, afhankelijk van de resultaten uit de eerste selectieronde; c. Afwijzing. De sollicitant voldoet niet aan het functie- en competentieprofiel en krijgt een afwijzing. 10. De leidinggevende bespreekt de aanpak en rolverdeling tijdens het sollicitatiegesprek. 11. Het eventueel houden van een assessment of andere aanvullende tests vindt na de gespreksronde plaats. Ook worden in dit stadium referenten benaderd door de leidinggevende. 12. Indien er een geschikte kandidaat gevonden wordt, wordt deze daar door de leidinggevende van op de hoogte gesteld. Indien eventuele tests en/of keuringen goed zijn doorlopen treedt de benoemingsprocedure in werking (zie 2.6). 4

5 13. De kandidaten welke op basis van de gevoerde gesprekken niet verder gaan in de selectieprocedure ontvangen zo spoedig mogelijk telefonisch bericht over deze afwijzing. Dit gebeurt door de leidinggevende. Paragraaf 2.6 De benoemingsprocedure 1. Wanneer de selectieprocedure is afgerond en deze een geschikte kandidaat heeft opgeleverd vindt er een arbeidsvoorwaardengesprek plaats. De personeelsadviseur adviseert de leidinggevende omtrent de mogelijkheden. Samen stellen ze een arbeidsvoorwaardenaanbod op. Dit wordt in het arbeidsvoorwaardengesprek gepresenteerd door de leidinggevende. 2. De inschaling van de toekomstige medewerker vindt plaats conform het vastgestelde beloningsbeleid. Het arbeidsvoorwaardelijke aanbod is afgestemd op de (werk)ervaring en kennis van de kandidaat ten opzichte van de vacante functie, de huidige arbeidsvoorwaarden en de samenhang van de arbeidsvoorwaarden van dezelfde en soortgelijke functiehouders op de team en binnen de rest van de organisatie. 3. De afspraken die worden gemaakt tijdens het gesprek worden schriftelijk aan de kandidaat bevestigd. De kandidaat wordt gevraagd om akkoord te gaan met de afspraken in dit besluit. 4. De verklaring over integriteit en integer handelen wordt getekend. 5. Het aanvraagformulier voor de VOG wordt ingevuld. Paragraaf 2.7 Inwerkingtreding Deze procedure treedt in werking op 1 oktober Hiermee komt de procedure werving en selectie van personeel d.d. april 2008 te vervallen. 5

6 Bijlage Sollicitatiecode gemeente Raalte Wij committeren ons aan onderstaande punten: U krijgt een eerlijke kans op aanstelling. Wij discrimineren niet op godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, leeftijd, handicap of op welke grond dan ook. U wordt volledig geïnformeerd over de procedure, vacature en onze organisatie. Om een zo volledig mogelijk beeld relevant voor de functie te kunnen vormen verstrekken wij u naar waarheid de gevraagde informatie. Onze procedure in het kort: Ontvangst van uw sollicitatiebrief: Binnen één week ontvangt u een bevestiging. Sluitingsdatum van de vacature: Binnen drie weken ontvangt u een afwijzing, uitnodiging of het bericht dat uw sollicitatie als reserve wordt aangehouden. Na afloop van een sollicitatiegesprek wordt binnen één week telefonisch contact met u opgenomen om u over de uitslag te berichten. Wanneer gewenst wordt dit tevens schriftelijk aan u medegedeeld. Nader onderzoek: Na afloop van de gesprekken en een positieve uitslag, kan verzocht worden om referenties. Deze worden alleen benaderd wanneer u daar toestemming voor geeft. Een psychologisch onderzoek of een assessmentcenter kan van toepassing zijn wanneer hier melding van is gemaakt in de advertentie. Arbeidsvoorwaardengesprek: Wanneer voornoemde zaken een positieve uitslag kennen en beide partijen met elkaar verder willen, wordt een arbeidsvoorwaardengesprek gepland. In het arbeidsvoorwaardengesprek worden zakelijke afspraken gemaakt over uw aanstelling bij de Gemeente Raalte. Totale duur van de procedure: maximaal 3 maanden Wij vragen van u alleen informatie die nodig is voor het beoordelen van uw geschiktheid, zoals vakbekwaamheid (opleiding, kennis, ervaring en competenties). Wanneer wij inlichtingen van derden willen inwinnen zullen wij u vooraf om toestemming vragen. Alle informatie die u verstrekt wordt vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld. Wanneer wij niet met elkaar verder gaan, vernietigen wij uw schriftelijke gegevens. Wanneer u een klacht heeft over onze sollicitatieprocedure kunt u deze indienen bij het college van burgemeester en wethouders. 6