gelet op de op grond van artikel 1, tweede lid van het Convenant OR-GO gemeente Diemen 2009 bereikte overeenstemming met de Ondernemingsraad;

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Diemen. Nr. CVDR113680_1 30 oktober 2018 Regeling Functioneringsgesprekken 2011 Burgemeester en wethouders van de gemeente Diemen; gelet op het bepaalde in de Ambtenarenwet; gelet op de op grond van artikel 1, tweede lid van het Convenant OR-GO gemeente Diemen 2009 bereikte overeenstemming met de Ondernemingsraad; BESLUITEN: vast te stellen de navolgende Regeling Functioneringsgesprekken 2011 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan: a. ambtenaar: degene die in vaste dienst is of in tijdelijke dienst is voor een periode van minimaal 12 maanden op grond van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling (CAR). b. leidinggevende: de gemeentesecretaris, de adjunct-gemeentesecretaris dan wel de manager van een afdeling, die met de dagelijkse leiding aan de ambtenaar is belast. c. functioneringsgesprek: het gesprek tussen de ambtenaar en de leidinggevende, waarin gezamenlijk afspraken worden gemaakt over de taakstelling voor een bepaalde periode, de wijze van functioneren en wederzijds samenwerken en aandacht wordt besteed aan de loopbaan van de betrokken ambtenaar met behulp van een Persoonlijk ontwikkel plan, al dan niet aan de hand van ter zake uitgebracht loopbaanadvies; d. agenda- en verslagformulier: het door het college van burgemeester en wethouders voor functioneringsgesprekken vastgestelde formulier. e. POP-formulier: het door het college van burgemeester en wethouders voor het opstellen van een Persoonlijk ontwikkel plan vastgestelde formulier. f. loopbaanadvies: het in artikel 17.2 CAR bedoelde loopbaanadvies. Artikel 2 In het functioneringsgesprek worden: a. de meningen van de ambtenaar en van de leidinggevende uitgewisseld betreffende: - de feitelijke functie-inhoud van betrokkene; - de wijze waarop de functie door de ambtenaar wordt uitgeoefend; - de feitelijke omstandigheden waaronder de functie wordt uitgeoefend; - de wijze waarop de leidinggevende zijn functie uitoefent voor zover dit betrekking heeft op het functioneren van de ambtenaar; - de inhoud van een over de ambtenaar uitgebracht loopbaanadvies; - de mogelijkheden met betrekking tot de loopbaan van de ambtenaar, zo nodig vast te leggen in een Persoonlijk ontwikkelplan (POP); - de nakoming van de in het vorige functioneringsgesprek gemaakte afspraken. b. afspraken gemaakt, waarmee gezamenlijk gewenste veranderingen worden beoogd. Artikel 3 eenmaal per jaar vindt een functioneringsgesprek plaats met de ambtenaar. in bijzondere situaties, waarbij het dienstbelang leidend is, kunnen in één jaar meerdere functioneringsgesprekken plaatsvinden. de leidinggevende is verantwoordelijk voor de planning van het functioneringsgesprek. a. de leidinggevende is verantwoordelijk voor het uitreiken van de formulieren welke in het gesprek aan de orde zullen komen. Dit geschiedt ten minste 1 dagen voorafgaand aan het gesprek. b. de leidinggevende informeert voorafgaand aan het functioneringsgesprek bij de coördinator van de ambtenaar of er onderwerpen zijn die besproken moeten worden. c. de leidinggevende en de ambtenaar dragen er gezamenlijk zorg voor dat de ter discussie te stellen punten uiterlijk 7 dagen voor het gesprek aan elkaar kenbaar worden gemaakt. d. de leidinggevende stelt aan de hand van de aangegeven punten de agenda vast; 5. het gesprek wordt eerst als afgerond beschouwd als alle vastgestelde agendapunten zijn besproken, ook indien dit meerdere bijeenkomsten vergt. 1

2 Artikel een samenvatting op hoofdlijnen van de conclusies en de afspraken uit het gesprek worden tijdens dan wel aan het eind van het gesprek door de leidinggevende en de ambtenaar in gezamenlijk overleg geformuleerd en schriftelijk vastgelegd in het daarvoor beschikbare verslagformulier en/of in een Persoonlijk ontwikkelplan. De leidinggevende is formeel verantwoordelijk voor het opstellen van het verslagformulier. Het verslag wordt opgemaakt en uitgereikt binnen een termijn van vier kalenderweken. de manager van de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning ontvangt een afschrift van het opgemaakte verslagformulier en, indien van toepassing, van het opgemaakte Persoonlijk ontwikkel plan en laat er voor zorg dragen dat de verkregen formulieren worden gearchiveerd in het personeeldossier van de ambtenaar. de in het personeeldossier opgenomen bescheiden van een voorgaand functioneringsgesprek worden na invoeging van de in het tweede lid van dit artikel bedoelde bescheiden door de hiervoor bedoelde ontvanger uit het personeeldossier verwijderd en vernietigd. inzage in deze stukken is slechts toegestaan aan de betrokken ambtenaar, de betrokken leidinggevende, de gemeentesecretaris en zijn vervanger en de medewerk(st)er van de afdeling Bestuursen managementondersteuning voor zover ambtshalve daartoe de noodzaak bestaat. Artikel 5 indien er een geschil ontstaat over de wijze waarop het functioneringsgesprek, alsmede het gesprek over het Persoonlijk ontwikkel plan, wordt gevoerd of over de onderdelen als genoemd in artikel 2 van deze regeling, kan op initiatief van één van beiden de managementadviseur Personeel en Organisatie van het team Personeel en organisatie bij het geschil worden betrokken met als doel het gerezen geschil tot een oplossing te brengen. komt het geschil dan niet tot een oplossing, dan wordt bovendien de naast hogere leidinggevende hierbij betrokken. in uiterste instantie neemt burgemeester en wethouders een beslissing in het geschil. Artikel 6 Vangnetbepaling In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, dan wel onduidelijkheid of onenigheid bestaat over de toepassing daarvan, beslissen burgemeester en wethouders. Artikel 7 Citeertitel en inwerkingtreding deze regeling wordt aangehaald als de Regeling Functioneringsgesprekken deze regeling treedt in werking op 1 oktober 201 met de inwerkingtreding van deze regeling wordt de Regeling functioneringsgesprekken 2011 vastgesteld op 15 maart 2011 ingetrokken. Diemen, 9 augustus 2011 Burgemeester en wethouders voornoemd, De secretaris, De burgemeester, Toelichting op de regeling Functioneringgesprekken gemeente Diemen: Artikel 3: Dienstbelang: Wat onder dienstbelang moet worden verstaan wordt telkens door Bevoegd gezag (college van Burgemeester en wethouders) situationeel bepaald. Er is dan ook geen eenduidige definitieve voor beschikbaar. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) moet bij de beoordeling van de vraag of het dienstbelang in het geding is de belangen van de ambtenaar worden meegewogen. De beslissing om het dienstbelang van toepassing te laten zijn moet aan de ambtenaar gemotiveerd worden meegedeeld. Er wordt dus altijd een schriftelijk besluit over uitgereikt aan de ambtenaar. Toetsing van de beslissing om dienstbelang toe te passen vindt plaats via bezwaar en beroep (Awb). Hogere frequentie: Een hogere frequentie bij het houden van functioneringgesprekken kan worden ingegeven door bijv. een ontwikkeltraject, waarin het noodzakelijk is de resultaten daarvan regelmatig te volgen. Een andere reden voor een hogere frequentie bij het houden van functioneringgesprekken is de situatie waarin een ambtenaar niet aan de gestelde functie-eisen voldoet en er een verbeterplan is afgesproken. Een verbeterplan wordt altijd ondersteund door het houden van een of meerdere functioneringgesprekken. Functioneringsgesprek: 2

3 De medewerker kan gemotiveerd verzoeken om een meer dan een functioneringsgesprek per jaar. Slechts om redenen van dienstbelang kan dit gemotiveerd geweigerd worden. Artikel : Ambtshalve: De definitie van ambtshalve in het woordenboek is: Uit hoofde van of nopens het ambt dat men bekleedt. Dat wil zeggen dat inzage uitsluitend en alleen aan medewerkers van de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning is toegestaan als dit voor de uitvoering van de hen toegewezen werkzaamheden noodzakelijk is. Voorbeeld: een adviseur communicatie heeft geen inzage in verslagen van functioneringgesprekken van medewerkers van de gemeente, want dat is niet noodzakelijk voor het vervullen van de functie van adviseur communicatie. Artikel 6: Burgemeester en wethouders hebben de bevoegdheid besluiten te nemen over aangelegenheden die niet in de regeling zijn opgenomen. De grondslag daarvoor is onder andere terug te vinden in artikel 8 Awb. Artikel 9: Een functioneringgesprek wat met de ambtenaar wordt gehouden voor dat de regeling functioneringgesprekken gemeente Diemen van kracht is, vallen onder de werking van het reglement Functioneringgesprekken Het verslag van en de afspraken uit het functioneringgesprek dienen dan ook via de in het reglement Functioneringgesprekken 2010 opgenomen regelgeving te worden afgewikkeld. Rol coördinator: De coördinator is bij de functioneringsgesprekken uitsluitend aanwezig als informant, met uitzondering van het team wijkbeheer en het team sportbedrijf. Daar worden de functioneringsgesprekken gevoerd door respectievelijk de coördinator team wijkbeheer of de bedrijfsleider Sportbedrijf en vervult respectievelijk de opzichter wijkbeheer of de chef zwemzaal de rol van informant. Bijlage: Voorgeschreven formulier functioneringgesprek Functioneringgesprek gemeente Diemen dd. Naam medewerker : Functiebenaming : Afdeling : Naam leidinggevende : Dit formulier is bedoeld om je voor te bereiden op het functioneringgesprek. Je ontvangt dit formulier 1 dagen vóór het gesprek met jouw leidinggevende. Uiterlijk 7 dagen vóór dat gesprek ontvang je van de leidinggevende een ingevulde kopie van dit formulier en de leidinggevende ontvangt een ingevulde kopie van jou. Op deze formulieren staan de agendapunten waarover jij wilt praten. De leidinggevende stelt op basis van deze informatie de agenda op. Aan het begin van het gesprek kun je de agenda samen bekijken en deze eventueel bijstellen. De hieronder genoemde vragen en aandachtspunten zijn bedoeld als hulpmiddel om jouw agendapunten te formuleren en zijn facultatief. Vraagstelling medewerker (ambtenaar) Hoe is het gegaan met de afspraken die je in het vorige functionering- en een eventuele ander gesprek hebt gemaakt? Wat zijn naar jouw mening de belangrijkste taken in jouw functie? Hoe verloopt de samenwerking met jouw directe collega s? En daarbuiten? Hoe ervaar je jouw leidinggevende? Voel jij je door hem/ haar bij het werk betrokken? Delegeert hij/zij naar jouw mening voldoende? Wat gaat niet goed in de samenwerking? 5. In hoeverre heb je voldoening in jouw werk? 6. Heb je wel eens aan een andere functie gedacht en zie je mogelijkheden daartoe? 7. In hoeverre kun je jouw functie goed aan? 8. Heb je nog verdere scholing nodig? 9. Eventuele overige punten: Vraagstelling leidinggevende Hoe is het gegaan met de afspraken die tijdens het vorige functionering- en een eventueel ander gesprek zijn gemaakt? Wat zijn naar jouw mening de belangrijkste taken in de functie van de medewerker? Hoe verloopt de samenwerking met collega s en daarbuiten? Hoe ervaar je hem/ haar als medewerker. Op welke punten zijn er wel en op welke punten zijn er geen problemen? 5. In hoeverre vindt de medewerker voldoening in zijn/ haar werk? 3

4 6. Zou hij/ zij een andere functie ambiëren? Zijn daar mogelijkheden voor? 7. In hoeverre zijn de capaciteiten van de medewerker in overeenstemming met de eisen die er aan de functie gesteld worden? 8. Heeft de medewerker nog verdere scholing nodig? 9. Eventuele overige punten: Vaste agendapunten terugblik arbeidsomstandigheden integriteit competentieprofiel Agendapunten medewerker (in volgorde van belang) Agendapunten leidinggevende (in volgorde van belang) Naar aanleiding van het laatst gehouden planninggesprek Naar aanleiding van het laatst gehouden functioneringgesprek Gemaakte afspraken in dit functioneringgesprek Data eerstvolgende gesprekken (voor zover al bekend): Planninggesprek :.Functioneringsgesprek:.Beoordelingsgesprek: Akkoord medewerker: Akkoord leidinggevende: Bijlage: Voorgeschreven formulier Persoonlijk ontwikkel plan Persoonlijk Ontwikkel Plan gemeente Diemen: (in te vullen door de medewerker) Naam medewerker : Afdeling : Team : Functiebenaming : Functienummer : Terugblik afgelopen periode: Afspraken vorig ontwikkelplan Resultaten vorig ontwikkelplan

5 Welke conclusies trek ik hieruit? Vooruitblik komende periode: Wat wil ik dit jaar bereiken? / te ontwikkelen competenties en kernwaarden / overig Waarom wil ik dit bereiken of ontwikkelen, wat zijn mijn drijfveren? Hoe ga ik dat doen? (trainingen, seminars, opleiding, coaching, zelfstudie, loopbaanadvies) Wanneer ga ik dat doen? 5. Wat of wie heb ik daarbij nodig? Lange termijn planning (over 5 jaar) ontwikkeling in functie, loopbaanwensen: samenvatting: Datum eerstvolgend pop-gesprek (voor zover reeds bekend): Akkoord medewerker: Paraaf leidinggevende: In te vullen door leidinggevende: Benodigd budget: Aangemeld voor opleidingsplan: ja/nee jaar: akkoord: ja/nee Budget toegewezen: ja/nee : jaar: Rechtspositionele afhandeling: dd. Uitvoering vindt als volgt plaats: Overig: 5