Besluit vast te stellen het navolgende Concernkader digitale personeelsdossiers.

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Ons kenmerk BSD/ RIS CONCERNKADER DIGITALE PERSONEELSDOSSIERS HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, - Gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens, de Archiefwet en artikel 27 1 e lid onder k van de Wet op de Ondernemingsraden; - Met instemming van de centrale ondernemingsraad van de gemeente Den Haag; Besluit vast te stellen het navolgende Concernkader digitale personeelsdossiers. 1. Begripsbepalingen In dit stuk wordt verstaan onder: a. Den Haag: de gemeente Den Haag; b. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; c. verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens; d. medewerker: degene die is aangesteld of is tewerkgesteld bij Den Haag en op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; e. diensthoofd: het diensthoofd als bedoeld in door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde organisatie- en mandaatbesluiten; f. beheerder: de algemeen directeur van het Intern Diensten Centrum; g. derde: ieder, niet zijnde de medewerker, het college van burgemeester en wethouders of enig persoon die onder het rechtstreeks gezag van het voornoemd college gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken; Postadres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: Internetadres:

2 h. ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt; j. personeelsdossier: de eenheid waarin rechtmatig verkregen en opgestelde gegevens van een medewerker in digitale vorm zijn vastgelegd. j. verantwoordelijke: degene die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, in dit geval het college van burgemeester en wethouders van Den Haag. 2. Doelstelling van de verwerking van persoonsgegevens De verwerking van persoonsgegevens van medewerkers in personeelsdossiers heeft ten doel een effectief, efficiënt en sociaal verantwoord personeelsbeleid en -beheer te kunnen voeren en te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. 3. Werkingssfeer Het concernkader geldt voor de verwerking van persoonsgegevens in personeelsdossiers ten behoeve van alle dienstonderdelen van Den Haag. 4. Verantwoordelijkheden en beheer 1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in dit concernkader. 2. De beheerder is namens de verantwoordelijke belast met de organisatie, uitvoering, controle en beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig de wettelijke voorschriften. 3. De beheerder draagt zorg voor een juiste en nauwkeurige verwerking van de persoonsgegevens en draagt zorg voor technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. 4. De beheerder is bevoegd te beslissen op een verzoek van de medewerker om persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen als bedoeld in artikel 36, eerste lid van de Wet bescherming persoonsgegevens. 5. Inzagebevoegdheid van gegevens in personeelsdossiers 1. De volgende personen kunnen de persoonsgegevens in personeelsdossiers raadplegen: a. de verantwoordelijke; b. de gemeentesecretaris; c. de beheerder; d. de betrokken personeelsadviseur; e. leidinggevenden, waaronder het diensthoofd, de directeur en de direct leidinggevende, voor zover het een medewerker betreft die onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende leidinggevende valt. 2. Raadpleging door een persoon als bedoeld in het eerste lid vindt uitsluitend plaats voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitoefening van de functie.

3 3. Het raadplegen van de persoonsgegevens in personeelsdossiers geschiedt door tussenkomst van de betrokken personeelsadviseur, met uitzondering van raadpleging door of namens de beheerder. 4. In het kader van klacht-, bezwaarschrift- en gerechtelijke procedures zijn medewerkers van de juridische afdelingen van de gemeente altijd bevoegd om reproducties van onderdelen van personeelsdossiers te maken met betrekking tot bij de procedures betrokken personen en instanties. 6. Inzagebevoegdheid van de medewerker zelf Ten aanzien van de uitoefening door de medewerkers van aan hen toegekende rechten is hoofdstuk 6 van de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing, met dien verstande dat: a. de (gewezen) medewerker slechts kennis kan krijgen of om wijziging van de persoonsgegevens kan vragen die op hemzelf betrekking hebben met inbegrip van van persoonsgegevens van zijn (gewezen) levenspartner en kinderen; b. de levenspartner en kinderen van de (gewezen) medewerker alleen kennis kunnen krijgen van de persoonsgegevens die op henzelf betrekking hebben; c. inzage in het personeelsdossier slechts plaatsvindt op afspraak, in aanwezigheid van de betreffende personeelsadviseur. Degene die om inzage verzoekt, dient zich desgevraagd te kunnen legitimeren; d. afschriften van documenten in het personeelsdossier uitsluitend op verzoek worden verstrekt tijdens de afspraak, bedoeld in onderdeel c, of op verzoek door middel van toezending per post naar het huisadres of het bij de gemeente geregistreerde adres van de verzoeker. 7. Bevoegdheid tot het verwerken van gegevens in personeelsdossiers 1. De beheerder kan functionarissen aanwijzen die bevoegd zijn tot het raadplegen, gebruiken of anderszins verwerken van persoonsgegevens in personeelsdossiers. 2. Het raadplegen, gebruiken en verwerken van persoonsgegevens, bedoeld in het eerste lid, vindt uitsluitend plaats voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitoefening van de functie en kan uitsluitend betrekking hebben op personeelsdossiers waarvoor dit noodzakelijk is. 8. Verstrekking van gegevens aan derden 1. Verstrekking van persoonsgegevens in personeelsdossiers aan derden is slechts toegestaan voor zover dat voortvloeit uit het doel van de verwerking van persoonsgegevens of uit een wettelijke verplichting. 2. In bijlage 1 van het concernkader worden personen en instellingen genoemd waaraan in ieder geval uit hoofde van een wettelijke verplichting persoonsgegevens worden verstrekt. Verstrekking van persoonsgegevens op grond van dit artikellid gaat niet verder dan vereist is op grond van de wettelijke verplichtingen. 3. De directeur Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorziening is bevoegd om de personen en instanties, genoemd in bijlage 1 van het concernkader, te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen.

4 4. Indien buiten de kaders, genoemd in het eerste en tweede lid, in personeelsdossiers opgenomen persoonsgegevens aan derden worden verstrekt, is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van de medewerker die het betreft. 9. Te verwerken gegevens De verwerking van persoonsgegevens in personeelsdossiers kan enkel gegevens omvatten die betrekking hebben op medewerkers en voormalige medewerkers, met inbegrip van (gewezen) levenspartner(s) en kinderen. 10. Herkomst persoonsgegevens 1. De in de personeelsdossiers opgenomen gegevens worden verkregen: a. van de medewerker; b. van de direct-leidinggevende; c. van personen en instanties die aan de medewerker redelijkerwijs bekend kunnen zijn; d. vanuit de gemeentelijke automatiseringssystemen. 2. In de personeelsdossiers kunnen voorts gegevens worden verwerkt die zijn samengesteld uit of afgeleid van gegevens die zijn verkregen van bovengenoemde personen en instanties. 11. Overdracht persoonsgegevens 1. Als de medewerker wordt tewerkgesteld onder het gezag van een ander diensthoofd, worden de op het personeelsdossier betrekking hebbende autorisaties uiterlijk op de dag van overgang aangepast. 2. Als bij overdracht van een dienstonderdeel aan een andere onderneming of bij het aangaan van duurzame samenwerking met een andere onderneming, medewerkers mee overgaan naar de andere onderneming, worden in overleg met de betrokken ondernemingsraad afspraken gemaakt met betrekking tot de overdracht van personeelsgegevens in personeelsdossiers aan de andere onderneming. In geval van gehele of gedeeltelijke overdracht worden de betrokken medewerkers daarvan voorafgaand in kennis gesteld. Daarbij wordt hen de gelegenheid geboden om overeenkomstig de wettelijke voorschriften persoonsgegevens te laten verwijderen of bezwaar aan te tekenen. De over te dragen personeelsgegevens betreffen uitsluitend gegevens die nodig zijn in verband met de administratie van de dienstbetrekking en wettelijke verplichtingen. 12. Bewaren en verwijderen van (gegevens in) personeelsdossiers 1. Nadat het dienstverband of de werkzaamheden van de medewerker ten behoeve van de verantwoordelijke zijn beëindigd, wordt diens personeelsdossier gearchiveerd met inachtneming van de voor de Nederlandse gemeenten respectievelijk de gemeente Den Haag geldende selectielijsten en bewaartermijn(en). 2. Het gearchiveerde personeelsdossier wordt na afloop van de bewaartermijn tijdig verwijderd uit de geautomatiseerde systemen.

5 3. Inzage in een in het personeelsdossier opgenomen verslag van een functioneringsgesprek is na het verstrijken van drie jaren na het opmaken van het verslag niet meer mogelijk. 13. Inwerkingtreding Het concernkader treedt in werking op 22 maart Citeertitel Het concernkader wordt aangehaald als: Concernkader digitale personeelsdossiers Den Haag. Den Haag, 22 maart 2011 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, mw. A.W.H. Bertram J.J. van Aartsen

6 Bijlage bij onderdeel 8 van het Concernkader digitale personeelsdossiers Den Haag Personen aan wie en instanties waaraan in ieder geval uit hoofde van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens worden verstrekt: - Gemeentelijke accountantsdienst; - Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen - Stichting Pensioenfonds ABP - Belastingdienst - Nationale ombudsman - Bedrijfsgeneeskundige dienst - Overige personen of instellingen aan wie uit hoofde van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens mogen worden verstrekt