- gelet op het bepaalde in artikel 15:1:15 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag;

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Ons kenmerk BSD/ RIS BEOORDELINGSREGELING HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, - gelet op het bepaalde in artikel 15:1:15 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag; - mede gelet op het gestelde in artikel 125 Ambtenarenwet juncto 160 Gemeentewet; - met instemming van de Commissie voor Georganiseerd Overleg; Besluit: vast te stellen de navolgende regeling: Beoordelingsregeling Definities Artikel 1:1 Deze regeling verstaat onder: a. ambtenaar: degene op wie de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag van toepassing is b. beoordeelde: de te beoordelen ambtenaar c. beoordelaar: functionaris die is aangewezen om de beoordeling op te maken d. beoordeling: oordeel over de functievervulling door de beoordeelde aan de hand van een door het college vastgesteld beoordelingsformulier e. personeelsadviseur: functionaris die belast is met het toezicht op een juiste interpretatie en hantering van deze regeling f. functie: samenstel van de door het bevoegd gezag opgedragen werkzaamheden waarmee de beoordeelde gedurende het beoordelingstijdvak in feite was belast Postadres: Postbus , 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: Internetadres:

2 BSD/ Beoordelingstijdvak Artikel 2:1 Een beoordeling heeft betrekking op een tijdvak dat tenminste zes maanden en ten hoogste een jaar omvat. Artikel 2:2 Het beoordelingstijdvak strekt zich niet uit over een periode waarover reeds een beoordeling is vastgesteld. 3 Beoordelingsmoment Artikel 3:1 Een beoordeling wordt opgemaakt a. voor het eerst zes maanden na het begin van het dienstverband en vervolgens om het jaar, zolang een eventuele inwerkperiode nog niet is verstreken; b. vervolgens, na voltooiing van de inwerkperiode tot het bereiken van de functionele salarisschaal, minstens eenmaal per drie jaar; c. na het bereiken van de functionele salarisschaal op verzoek van de ambtenaar of op initiatief van de directe of naasthogere chef, of van het hoofd van dienst; Artikel 3:2 Indien de ambtenaar overgaat naar een andere functie, en daarbij is vastgesteld dat een bepaalde inwerkperiode zal gelden, vindt het gestelde in het eerste lid onder a, overeenkomstige toepassing. Geeft een dergelijke functie uitzicht op een hogere functionele salarisschaal, dan geldt bovendien het gestelde in het eerste lid onder b. 4. Beoordelaars/informanten Artikel 4:1 Als beoordelaars treden tezamen op: de direct hiërarchische chef van beoordeelde en, indien mogelijk, de naast hogere chef. Artikel 4:2 Indien er geen naast hogere chef is, wijst het diensthoofd een andere functionaris aan die in de plaats van de in lid 1 genoemde functionaris als beoordelaar optreedt: mits deze voldoende zicht heeft op het functioneren van beoordeelde. Artikel 4:3 Het diensthoofd kan functionarissen aanwijzen die als informant relevante informatie kunnen verschaffen: mits deze voldoende zicht hebben op het functioneren van beoordeelde. Artikel 4:4 In afwijking tot artikel 4:1 tot en met 4:3 treedt de gemeentesecretaris op als beoordelaar van de diensthoofden.

3 BSD/ Artikel 4:5 In afwijking tot artikel 4:1 tot en met 4:4 treedt de burgemeester op als beoordelaar van de gemeentesecretaris. Artikel 4:6 In afwijking tot artikel 4:1 tot en met 4:4 treedt het diensthoofd op als beoordelaar van de onder hem ressorterende (sector) directeuren. 5 Beoordelingsformulier Artikel 5:1 Het schriftelijk vastleggen van de functie geschiedt met gebruikmaking van een van de onder 5:2 genoemde beoordelingsformulieren. Artikel 5:2 Het diensthoofd hanteert binnen zijn dienst één type beoordelingsformulier. Hij maakt een keuze tussen een van de onderstaande modelformulieren: a. modelformulier A: op functiebestanddelen; b. modelformulier B: op algemene gezichtspunten; Artikel 5:3 Aan beoordeelde wordt medegedeeld welke formulier bij het beoordelen zal worden gebruikt. Deze mededeling vindt de eerste keer plaats bij de indienstneming van de betrokken ambtenaar: vervolgens elke keer dat de ambtenaar van dienst verandert door het hoofd van zijn nieuwe dienst. Artikel 5:4 Voor aanvang van het beoordelingstijdvak worden de functiebestanddelen of competenties op grond waarvan beoordeeld wordt, aan de beoordeelde bekend gemaakt. 6 Opmaken voorlopige beoordeling Artikel 6:1 De beoordelaars maken een voorlopige beoordeling op. Hiertoe leggen zij het oordeel over de functievervulling vast op het beoordelingsformulier. Artikel 6:2 De beoordelaars maken de voorlopige beoordeling op tegen de achtergrond van functiebestanddelen of algemene gezichtspunten. Artikel 6:3 Bij het opmaken van de voorlopige beoordeling gaan de beoordelaars uit van de door het bevoegd gezag opgedragen werkzaamheden en de daaraan verbonden eisen. Eisen waarvan de beoordeelde buiten zijn schuld geen kennis droeg, blijven daarbij buiten beschouwing.

4 BSD/ Artikel 6:4 Bij het opmaken van de voorlopige beoordeling blijven buiten beschouwing ook de werkzaamheden die beoordeelde door ziekte of door andere hem niet te verwijten omstandigheden niet heeft kunnen verrichten. Artikel 6:5 De beoordelaars ondertekenen de voorlopige beoordeling. Ook de personeelsadviseur ondertekent de voorlopige beoordeling, tenzij hij van mening is dat deze niet voldoende door argumenten wordt gestaafd en/of dat de beoordelaars deze regeling onjuist hebben gehanteerd. In dat geval maakt de personeelsadviseur daarvan schriftelijk en met redenen omkleed melding aan het diensthoofd. 7 Beoordelingsgesprek Artikel 7:1 De voorlopige beoordeling wordt minstens één week vóór het plaats vinden van het beoordelingsgesprek aan beoordeelde toegezonden. Artikel 7:2 De beoordelaars bespreken de voorlopige beoordeling met de beoordeelde. Artikel 7:3 Uiterlijk twee weken na het beoordelingsgesprek, leggen de beoordelaars hun standpunten definitief vast in de voorlopige beoordeling. 8 Vaststelling Artikel 8:1 Beoordeelde tekent de voorlopige beoordeling - als bedoeld in artikel 7:3 - uitsluitend voor gezien. Artikel 8:2 De beoordelaars leggen de voorlopige beoordeling zo spoedig mogelijk ter vaststelling voor aan het diensthoofd. Artikel 8:3 De beoordeelde kan binnen twee weken na ontvangst van de voorlopige beoordeling - als bedoeld in artikel 7 lid 3 - schriftelijk en gemotiveerd bedenkingen indienen bij het diensthoofd. Artikel 8:4 De beoordeelde die bedenkingen heeft ingediend, krijgt de gelegenheid om deze mondeling bij het diensthoofd toe te lichten. Artikel 8:5 Binnen vier weken na de ontvangst van de schriftelijke bedenkingen en/of de mondeling toelichting als bedoeld in artikel 8 lid 4, deelt het diensthoofd de beoordeelde schriftelijk mee of hij wijzigingen, en zo ja welke, in de voorlopige beoordeling heeft aangebracht. Daarbij vermeldt hij de redenen waarom hij niet, of niet volledig, aan de bedenkingen is tegemoetgekomen.

5 BSD/ Vervolgens stelt het diensthoofd de beoordeling vast. Artikel 8:6 Indien de beoordeelde geen gebruik maakt van de mogelijkheid om bedenkingen in te dienen, dan wel weigert de beoordeling voor gezien te ondertekenen, stelt het diensthoofd de beoordeling zo spoedig mogelijk vast. Artikel 8:7 De beoordeelde ontvangt een afschrift van de vastgestelde beoordeling. 9 Slot- en overgangsbepaling Artikel 9:1 Deze regeling kan worden aangehaald als "Beoordelingsregeling 2008" en treedt in werking op 1 mei Artikel 9:2 Met ingang van de in het eerste lid genoemde datum wordt de op 4 september 1984 vastgestelde Beoordelingsregeling 1984 (kenmerk: BSD/ )en alle bijbehorende aanhangsels/stukken ingetrokken. Den Haag, 22 april 2008 Het college van burgemeester en wethouders de secretaris, de burgemeester, mw. A.W.H. Bertram J.J. van Aartsen

6 BSD/ Toelichting: Beoordeeld wordt de functievervulling van de ambtenaar. De beoordeling moet altijd gestaafd worden door concrete voorbeelden en aanwijzingen naar vorige stukken. Er wordt een oordeel uitgebracht over het feitelijk functioneren. Het gaat hierbij om de resultaten en prestaties, de wijze van aanpak en de voor het functioneren relevante werkomstandigheden. Indien een onderdeel van de functie gedurende het beoordelingstijdvak feitelijk niet is vervuld, is de beoordeling van dat onderdeel derhalve niet mogelijk. Dit dient wel op het beoordelingsformulier aangegeven te worden met - zo mogelijk - de oorzaak van het feitelijk niet functioneren. De bedoeling van beoordelen is om op zo objectief mogelijke wijze de functievervulling, zoals die in het recente verleden (het beoordelingstijdvak) feitelijk heeft plaatsgevonden, te meten en te waarderen. Hieronder wordt ingegaan op de beoordelingsprocedure. Bij de in artikel 3 genoemde inwerkperiode wordt er van uitgegaan dat deze is vastgesteld (eventueel met mogelijkheid van verlenging) bij aanstelling. Deze zal van geval tot geval kunnen verschillen. Beoordelaars zijn in de regel twee: de directe chef (eerste beoordelaar) en de naasthogere chef (tweede beoordelaar), bijgestaan door een personeelsfunctionaris.bepalend voor het antwoord op de vraag wie de directe chef is, is de hiërarchische verhouding in materiële zin op het moment van de beoordeling. Er kunnen zich soms gevallen voordoen waarin iemand de facto meer dan één directe chef heeft. In die gevallen bepaalt het diensthoofd wie als beoordelaar optreedt. Volgens vaste jurisprudentie mag slechts bij hoge uitzondering met een beoordelaar een beoordeling worden opgemaakt. Als uitzonderlijke geval wordt genoemd het geval dat de medebeoordelaar in het geheel geen zicht heeft op het functioneren van betrokkene. De hoogste rechter geeft de mogelijkheid om een informant als beoordelaar aan te merken. Er wordt beoordeeld op functiebestanddelen (formulier A) of op algemene gezichtspunten (formulier B) Bij het vaststellen van de functiebestanddelen wordt uitgegaan van de formele functiebeschrijving. Per functiebestanddeel wordt een geschreven oordeel uitgebracht. Men houdt hierbij rekening met resultaten en prestaties (doelen), de wijze van aanpak (middelen) en de werkomstandigheden die voor het functioneren van de ambtenaar relevant zijn. Indien bepaalde werkzaamheden (nog) niet zijn voorgekomen, wordt aangegeven dat daarop niet beoordeeld kan worden. Nadat per bestanddeel een geschreven oordeel is gegeven, wordt op basis hiervan de functievervulling in een totaal oordeel samengevat. Ter verduidelijking van het samenvattend oordeel dient een korte motivering gegeven te worden. Bij algemene gezichtspunten is ruimte gelaten voor een extra gezichtspunt betreffende specifieke eisen. De werkwijze bij formulier B, komt overeen met die bij formulier A. Het geschreven oordeel wordt echter per gezichtspunt uitgebracht. Vervolgens wordt een samenvattend oordeel gegeven, vergezeld van een korte motivering.

7 BSD/ Bij de bespreking van de beoordeling dienen zowel de chef als de ambtenaar de nodige zorgvuldigheid in acht te nemen. Een goede voorbereiding op het gesprek, waarbij op een rij gezet wordt welke punten aan de orde horen te komen, is belangrijk. Van de zijde van de chef mag in ieder geval verwacht worden dat hij de beoordeling naar behoren kan toelichten. Na het beoordelingsgesprek heeft de beoordeelde de mogelijkheid om bedenkingen te uiten. Het diensthoofd stelt de beoordeling al dan niet gewijzigd vast namens het college van burgemeester en wethouders. Het betreft hier een rechtspositioneel besluit, dat in werking treedt, nadat het aan de beoordeelde bekend is gemaakt. Tegen dit besluit staat de mogelijkheid van bezwaar (en beroep) open.

8 BSD/ BEOORDELINGSFORMULIER A als bedoeld in de beoordelingsregeling BEOORDELING van functievervulling op functiebestanddelen. Naam en voorletters: M/V Geboortedatum: Salarisschaal: Beoordelingstijdvak van tot Vervulde functie: Functionele salarisschaal: Tak van dienst: Afdeling: Onderdeel: sinds: FUNCTIEBESTANDDELEN GESCHREVEN OORDEEL (in volgorde van belangrijkheid) Opmerkingen beoordeelde n.a.v. functiebestanddelen: Samenvattend oordeel: O onvoldoende O voldoende O goed O uitstekend

9 BSD/ Korte motivering van het samenvattend oordeel: De volgende beoordeling zal plaatsvinden d.d.: Naam Datum Handtekening 1e beoordelaar 2e beoordelaar personeelsfunctionaris Was de personeelsfunctionaris bij de bespreking van de beoordeling aanwezig? Ja/nee Commentaar 1e beoordelaar n.a.v. de bespreking van de beoordeling: (Datum) (Handtekening) Commentaar beoordeelde n.a.v. de bespreking van de beoordeling: (Datum) (Handtekening) Gezien, de beoordeelde (Datum) (Handtekening) Vaststelling; wel/geen wijzigingen Hoofd van dienst: (Naam) (Datum) (Handtekening) Bezwarenclausule opnemen aan het einde van het formulier

10 BSD/ BEOORDELINGSFORMULIER B als bedoeld in de beoordelingsregeling BEOORDELING van functievervulling op algemene gezichtspunten. Naam en voorletters: Tak van dienst: M/V Geboortedatum: Afdeling: Salarisschaal: Onderdeel: Beoordelingstijdvak van tot Vervulde functie: sinds: Functionele salarisschaal: Korte samenvatting van de werkzaamheden: GEZICHTSPUNT GESCHREVEN OORDEEL 1. Kennis en kunde. 2. Zelfstandigheid. 3. Houding t.o.v. het werk. 4. Kwantiteit. 5. Kwaliteit van het afgeleverde werk 6. Contact met anderen. 7. Uitdrukkingsvaardigheid. 8. Leidinggeven. 9 Opmerkingen beoordeelde n.a.v. algemene gezichtspunten:

11 BSD/ Samenvattend oordeel: O onvoldoende O voldoende O goed O uitstekend Korte motivering van het samenvattend oordeel: De volgende beoordeling zal plaatsvinden d.d.: Naam Datum Handtekening 1e beoordelaar 2e beoordelaar personeelsfunctionaris Was de personeelsfunctionaris bij de bespreking van de beoordeling aanwezig? Ja/nee Commentaar 1e beoordelaar n.a.v. de bespreking van de beoordeling: (Datum) (Handtekening) Commentaar beoordeelde n.a.v. de bespreking van de beoordeling: (Datum) (Handtekening) Gezien, de beoordeelde (Datum) (Handtekening) Hoofd van dienst: (Naam) (Datum) (Handtekening) Bezwarenclausule opnemen onderaan de pagina

12 BSD/ Handleiding behorende bij de formulieren voor de BEOORDELING van functievervulling op functiebestanddelen (formulier A) of algemene gezichtspunten (formulier B) als bedoeld in de beoordelingsregeling Begin van de beoordelingsprocedure Er wordt beoordeeld op functiebestanddelen (formulier A) of op algemene gezichtspunten (formulier B). Aan beoordeelde wordt medegedeeld welke formulier bij zijn beoordeling zal worden gebruikt. De mededeling van de keuze van het beoordelingsformulier geschiedt op het tijdstip van indienstneming: daarna elke keer wanneer de ambtenaar van dienst verandert. Beoordelaars zijn in de regel de directe chef (eerste beoordelaar) en de naast hogere chef (tweede beoordelaar). 2. Beoordelingstijdvak De beoordeling vindt plaats over een tijdvak van minimaal 6 maanden en maximaal een jaar voorafgaand aan de datum waarop wordt beoordeeld. Tijdvakken waarover beoordelingen worden opgemaakt mogen elkaar niet overlappen. 3. Vervulde functie Bij het vermelden van de functie mag worden volstaan met een korte omschrijving. Eventueel mag verwezen worden naar de officiële functiebeschrijving. 4a. Vaststelling van de functiebestanddelen (formulier A) Functiebestanddelen zijn hoofdonderdelen van de functie, die: a. behoorlijk observeerbaar zijn; b. tezamen het grootste deel van de functie-inhoud omvatten; c. zo weinig mogelijk overlapping vertonen. Bij het vaststellen van de functiebestanddelen wordt uitgegaan van de formele functiebeschrijving. Indien deze niet voorhanden is en niet alsnog kan worden opgesteld, dan wordt de bij de werving en selectie gebruikte taakomschrijving als uitgangspunt genomen. Zonodig wordt de formulering aangepast aan bovengenoemde richtlijnen (a, b, c,). Er worden maximaal acht bestanddelen vastgesteld die de medewerker ter kennis worden gebracht voorafgaande het beoordelingstijdvak. Op basis daarvan worden door chef(s) en personeelsfunctionaris de functiebestanddelen vastgesteld in volgorde van belangrijkheid voorde totale functie. 4b. Vaststelling van dealgemene gezichtspunten (formulier B) Deze zijn in het formulier opgesomd.

13 BSD/ a. Opmaken van de beoordeling (formulier A) Per functiebestanddeel wordt een geschreven oordeel uitgebracht. Men houdt hierbij rekening met resultaten en prestaties (doelen), de wijze van aanpak (middelen) en de werkomstandigheden die voor het functioneren van de medewerker relevant zijn. Indien bepaalde werkzaamheden (nog) niet zijn voorgekomen, wordt aangegeven dat daarop niet beoordeeld kan worden. Nadat per bestanddeel een geschreven oordeel is gegeven, wordt op basis hiervan de functievervulling in een totaal-oordeel samengevat. Hierbij wordt in aanmerking genomen in welke fase van de loopbaan de medewerker zich bevindt en afgewogen van hoeveel belang elk functiebestanddeel is voor het totale functioneren. Tijdens de inwerkperiode gelden lichtere eisen dan daarna. Ter verduidelijking van het samenvattend oordeel dient een korte motivering gegeven te worden. Bij het nemen van personele beslissingen wordt alleen gelet op het samenvattend oordeel. 5b. Opmaken van de beoordeling (formulier B) Op formulier B zijn acht algemene gezichtspunten gegeven en is ruimte gelaten voor een extra gezichtspunt betreffende specifieke eisen. De werkwijze bij formulier B, komt overeen met die bij formulier A. Het geschreven oordeel wordt echter per gezichtspunt uitgebracht. Vervolgens wordt een samenvattend oordeel gegeven, vergezeld van een korte motivering. 6. Beoordelingsgesprek Het beoordelingsgesprek wordt gehouden tussen de beoordelaars en de beoordeelde. De eerste beoordelaar en de beoordeelde kunnen het formulier van commentaar voorzien. Zowel de eerste beoordelaar als medewerker kunnen de personeelsfunctionaris verzoeken bij het gesprek aanwezig te zijn. 7. Vaststelling Binnen de regeling bestaat een zekere spanning tussen de eis om met de nodige voortvarendheid een beoordeling vast te stellen en de eis om de besluitvorming (met inbegrip van de voorprocedure) met de nodige zorgvuldigheid plaats te laten vinden. Het is derhalve van belang, dat de beoordeelde, indien deze kritiek heeft op de beoordeling, altijd gebruik maakt van de mogelijkheid om zijn commentaar op het beoordelingsformulier te vermelden. Indien immers het diensthoofd het beoordelingsformulier ongewijzigd overneemt en in het vaststellingsbesluit laat blijken, wat er met het commentaar gebeurd is, kan de voorprocedure overgeslagen worden. In dit verband dient nog gewezen te worden op het feit, dat de beoordeelde tekent voor zijn/haar commentaar en voor het gezien hebben van het concept-beoordelingsformulier, zoals dat aan het diensthoofd ter tekening aangeboden zal worden. De beoordeelde tekent dus niet voor akkoord. Indien het hoofd van dienst daartoe aanleiding ziet, kunnen wijzigingen worden aangebracht, waarvan de beoordeelde schriftelijk op de hoogte wordt gebracht. Indien de beoordeelde ten tijde van het leveren van zijn commentaar van eventuele negatieve wijzigingen niet op de hoogte was, zal deze alsnog in de gelegenheid gesteld moeten worden, hierop te reageren (voorprocedure). Pas daarna kan de beoordeling vastgesteld worden. Het hoofd van dienst stelt de beoordeling al dan niet gewijzigd vast namens burgemeester en wethouders.

14 BSD/ Het betreft hier dus een rechtspositioneel besluit, dat in werking treedt, nadat het aan de beoordeelde bekend is gemaakt. Dit besluit kan hoogstens nog in bezwaar en/of beroep aangevochten worden.