Bestuursmedewerker Afdeling welzijn

Transcriptie

1 Bestuursmedewerker Afdeling welzijn Niveau B1-B2-B3 m/v contractueel voltijds opname in wervingsreserve 1. Publicatie 2. Functiebeschrijving 3. Selectieprogramma 4. Aanbod en verloning

2 1. Publicatie

3 2. Functiebeschrijving BESTUURSMEDEWERKER AFDELING WELZIJN (M/V) Niveau : B Weddeschaal : B1-B3 1. HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE Deze functie ondersteunt het afdelingshoofd welzijn in het bijzonder en de afdeling welzijn in het algemeen. Over de afdeling welzijn heen worden de administratieve processen opgevolgd en op elkaar afgestemd. Deze functie is tevens verantwoordelijk voor de implementatie van digitalisering en andere softwarematige processen. 2. EIGEN ACTIVITEITEN VAN DE FUNCTIE 1 : Coördinatie administratieve taken en processen controle. Uitvoeren, mee ondersteunen en uitdragen van de beleidsbeslissingen en doelstellingen Coördinatie van de administratieve processen om voor diensthoofden en hun teams een vlotte administratieve werking mogelijk te maken zowel intern als naar externe diensten. Opvolging van administratieve en digitale vernieuwingen. Afdelingshoofd en diensthoofden terzake adviseren en implementatie/opleiding coördineren. Instaan voor werkoverleg financiële dienst, zowel intern als extern (subsidiërende instanties) incl. opvolging. Gezamenlijke controle betaalverrichtingen. Opvolgen en analyseren wetgeving, tendensen en subsidiestromen en adviserend ondersteunen van medewerkers bij opvolging en de implementatie hiervan. Deelname aan teamhoofdenvergadering Coördinatie en ondersteuning administratie PSIP (Psycho Sociaal Interventieplan) Coördinatie administratie vrijetijdspas (of soortgelijke kansenpas) 2 : Implementatie van digitalisering en andere softwarematige processen Eerste aanspreekpunt inzake ICT-processen en hun implementatie (superuser en coördinator interne SPOC (Single Point Of Contact)) en coördinator van de programma s met specifieke gebruikers in samenspraak met de diensthoofden. Einddoel is steeds het zelfstandig functioneren van de teams. Uitwerken, coördineren en evalueren van procedures op vlak van digitalisering en software, vooral in functie van de subsidiëring sociale hulpverlening Toekenning en opvolging rechten informaticaprogramma s Instaan en organiseren werkoverleg met afdeling ICT en leveranciers: opvolgen, toelichten en behartigen dossiers. Begeleiden van de implementatie van software bij de eindgebruikers (verstrekken uitleg over programma s, opvolgen probleemsituaties, ) Coördineren en begeleiden van het digitaliseringsproces binnen de afdeling welzijn Regelmatig bijscholen, aanpassing programma's en opvolging. 3 : Secretariaat afdeling welzijn overkoepelende werking sociaal huis Functioneel leidinggevende schoonmaakteam sociaal huis Organisatie en beheer van archief volgens de richtlijnen en wetgeving van de overheid. In samenspraak met afdelingshoofd en diensthoofden opmaak begroting en begrotingswijzigingen en opvolging budget Eindredactie en -verantwoordelijkheid jaarverslag

4 Bijhouden, opzoeken en beheren van statistische gegevens voorvloeiend uit en ter ondersteuning van de werking van de afdeling. Secretariaat afdelingshoofd Welzijn. Coördinatie en organisatie van algemene personeelsactiviteiten (1 ste werkdag e.d.). Coördinatie groepsbezoeken en infosessies werking OCMW/Sociaal Huis/Welzijn. Opvolgen en initiatief nemen inzake algemene externe communicatie die de afdeling aanbelangt (infokrant, pers, folders, ). Contacten scholen en coördinatie administratieve stages. 4 : Specifieke administratieve taken Opmaak uniek jaarverslag POD MI ter verantwoording subsidies. Secretariaat adviesraden verbonden aan de afdeling Welzijn. Volgen van bijscholing en doorgeven opgedane kennis Taak m.b.t. veiligheid : signaleren, beveiligende acties opstarten, ontwikkelen, laten uitvoeren en doen naleven richtlijnen preventiebeleid 3. VERRUIMENDE BEPALINGEN Inspringen bij afwezigheid van medewerkers en bij werkoverlast. Deze takenlijst is niet limitatief. 4. PLAATS IN HET ORGANOGRAM Hiërarchische chef : afdelingshoofd welzijn Gedelegeerd leidinggeven aan administratieve medewerkers en assistenten afdeling welzijn bij afwezigheid van het teamhoofd. Functioneel leidinggevende van het schoonmaakteam van het sociaal huis Werkt samen met de financiële dienst en afdeling ICT. 5. FUNCTIEPROFIEL Specifieke kennis Vaardigheden kennis van de OCMW-wet, de bijstandswetgeving ruim inzicht in de kantoorautomatisatie en informatica goede kennis van de Microsoft- programma s goede kennis van de CEVI-programma s of over voldoende basisinzicht en aanleg beschikken om op korte termijn de nodige kennis te verwerven basiskennis organisatieleer kennis hebben van wetgeving en reglementering met betrekking tot de dienst of over voldoende basisinzicht en aanleg beschikken om op korte termijn de nodige kennis te verwerven Organisatorische vaardigheden organiseren en plannen dossierkennis bezitten en prioriteiten stellen doelgericht werken; taken correct, snel en verzorgd afwerken met respect voor timing rapporteren en dossiers verdedigen (zowel schriftelijk als mondeling)

5 Algemene relationele vaardigheden contactvaardig, luisterbereid en geduldig zijn werken in teamverband sociale ingesteldheid : hulpvaardig en cliëntvriendelijk zijn en beschikken over een inlevingsvermogen in staat zijn de medewerkers te stimuleren en te motiveren kunnen uitbouwen van een constructieve relatie met bestuur, leidinggevenden, collega s en medewerkers Algemene persoonlijkheidsvereisten en attitudes een positief opbouwende houding tonen t.a.v. de instelling in het geheel en t.a.v. elk onderdeel initiatief kunnen nemen, ondernemend en dynamisch zijn zelfstandig en in teamverband kunnen werken werk zien en kunnen organiseren hoog verantwoordelijkheidsgevoel opkomen voor kansarmen discreet zijn en beroepsgeheim hanteren correct voorkomen, houding en taalgebruik op economische manier omspringen met materieel en middelen stressbestendig zijn en omgaan met en verwerken van kritiek relativeren over goede communicatieve eigenschappen beschikken openstaan voor nieuwe technieken en vorming voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. 3. Selectieprogramma De eerste proef van de selectieprocedure zal plaatsvinden. Er wordt een eliminerende preselectieproef voorzien indien het aantal kandidaten dat aan de voorwaarden voldoet meer dan 40 bedraagt. Deze preselectieproef gaat de andere selectiegedeelten vooraf. De kandidaten worden gerangschikt in volgorde van de behaalde punten. De 30 kandidaten met de hoogste scores (op voorwaarde dat zij minimaal 50% behalen) worden toegelaten tot de eigenlijke selectieprocedure. Wanneer er meerdere kandidaten als 30ste gerangschikt worden, zullen zij allen toegelaten worden tot de eigenlijke selectie. 1. Schriftelijk gedeelte (40 punten) Kennisvragen en gevalstudies, waarbij de kandidaat wordt geconfronteerd met probleemsituaties en aspecten van het uitvoerend werk dat in de beoogde functie aan bod komt. 2. Mondeling gedeelte (60 punten) Gesprek waarbij het profiel van de kandidaat wordt geëvalueerd in overeenstemming met de specifieke vereisten van de functie, evenals zijn motivatie en zijn interesse voor het werkterrein. Dit gedeelte kan worden aangevuld met een aan het gesprek voorafgaande thuisopdracht. Het examen bestaat uit 2 gedeelten. Om als geslaagd te worden beschouwd, moeten de kandidaten zowel voor het 1 als voor het 2 selectiegedeelte zestig procent van de punten behalen.

6 4. Aanbod en verloning Loon Tewerkstellingen in overheidsdiensten worden volledig in aanmerking genomen voor de anciënniteit, evenals relevante privé-ervaring. Onderstaande tabel toont meer detail over de verloning. Naast het jaarlijks brutoloon, heb je ook recht op vakantiegeld en eindejaarspremie conform de regelgeving van de openbare sector. salarisschalen anciënniteit B1 B2 B3 Bruto Bruto Bruto Bruto Bruto Bruto Jaarsalaris Maandsalaris Jaarsalaris Maandsalaris Jaarsalaris Maandsalaris Extralegale voordelen - Maaltijdcheques - Fietsvergoeding - Hospitalisatieverzekering - Tussenkomst openbaar vervoer voor woon-werkverkeer - Aantrekkelijke verlofregeling: minimum 30 dagen (voltijdse prestaties) en 14 feestdagen - Extralegaal pensioen - Er wordt een wervingsreserve aangelegd voor de duur van één jaar (verlengbaar)