Verschillende sorteringsmogelijkheden

Transcriptie

1 Verschillende sorteringsmogelijkheden Er bestaan verschillende sorteringmogelijkheden. Ga hiervoor in de menu naar OPERATIES/DOCUMENTEN SORTEREN: Documenten sorteren op datum (per default) Tijdens de herkenning, wordt de datum van het document weerhouden. Het is deze datum die wordt gebruikt voor het sorteren van documenten. U kunt de te sorteren documenten kiezen, maar u kunt ook een tijdsinterval definiëren: Virtual Invoice zal u de documenten weergeven waarvan de datum buiten het tijdsinterval is. Natuurlijk kan Virtual Invoice geen mirakels doen: de documenten die geen datum hadden of waarvoor Virtual Invoice geen overeenkomende zone zou hebben gevonden, alsook de documenten buiten het tijdsinterval, bevinden zich bovenaan de lijst na het sorteren. In dit geval, volstaat het voor de gebruiker om deze te bekijken en een documentdatum aan te duiden, ofwel door deze te omkaderen in de factuur, ofwel door de datum in te vullen in het datumveld van het venster van de herkende velden. Eens dit gedaan is, volstaat het om de sortering opnieuw te starten. Gebruik de optie ' Schik de creditnota's in het begin van de lijst' wanneer u creditnota's in een speciaal hiervoor voorzien dagboek boekt. Hierdoor dient u niet van dagboek te veranderen tijdens de fase van het inboeken. De boekstukken moeten op chronologische wijze en zonder vertraging worden ingeboekt, chronologisch in oplopende volgorde. Indien uw documenten vervolgpagina's hebben, dan is het belangrijk om deze samen te groeperen. Per default, riskeert de sortering per datum de vervolgpagina's kwijt te raken: de vervolgpagina's met datum zullen op een andere plek gesorteerd worden en deze zonder datum zullen bovenaan de lijst worden geplaatst. Onmogelijk om u er zich in terug te vinden.

2 Voor meer informatie, raadpleeg de Discussie m.b.t. de nummering van gescande en ingeboekte facturen. Documenten sorteren op klasseringsnummer Virtual Invoice zal de documenten sorteren op basis van hun klasseringsnummer die gelinkt is aan de scheidingsstempel. Om deze functie te gebruiken, controleer of deze optie wel degelijk geactiveerd is in de lijst van de herkende velden Ga hiervoor naar Bestand/Instellingen/Herkende velden en vink het 'klasseringsnummer (VI stempel)' aan:

3 Om van deze mogelijkheid gebruik te kunnen maken, moet de optie Klasseringsnummer geactiveerd zijn in de lijst met herkende velden. Hiervoor gaat u naar Bestand / Instellingen / Herkende velden en vinkt u de veld "Klasseringsnummer (VI stempel)" aan: Van zodra deze optie geactiveerd is, zal het klasseringsnummer zichtbaar zijn in de kolom van de herkende velden, in het tabblad 'Factuur': Documenten sorteren op factuurnummer Virtual Invoice zal de facturen sorteren in functie van het op de factuur herkende factuurnummer. Net zoals bij het sorteren op datum, zal een document waarvan het nummer ontbreekt bovenaan de lijst worden geplaatst, zodat deze kan aangepast worden.

4 Documenten sorteren op bestandsnaam Virtual Invoice zal de facturen sorteren in functie van hun bestandsnaam zoals weergegeven in de kolom van de lijst van documenten. Mijn facturen sorteren en klasseren Deze optie is enkel beschikbaar via de rechtermuisklik op de directory READY. En wordt voornamelijk gebruikt in combinatie met WinBooks Connect. Zeer handig wanneer uw documenten zich in de directory READY bevinden, zonder dat deze gesorteerd en geklasseerd werden in de subdirectory's op basis van de dagboektypes. Vul uw verschillende subdirectory's in, alsook de manier waarop ze gesorteerd zullen worden na hun verplaatsing in de subdirectory's. Activeer de optie ' Klasseer automatisch na het downloaden' indien u wenst dat het klassement automatisch na elke download van documenten van het digitale platform van WinBooks plaatsvindt.

5