Deontologische code voor de OCMW-personeelsleden

Transcriptie

1 Deontologische code voor de OCMW-personeelsleden Inleiding Er werken ongeveer 140 personeelsleden bij het OCMW Oostkamp. De burgers, de politici en de bezoekers: zij verwachten van ons allemaal een optimale bijdrage aan het bestuur en de werking van het OCMW. Het is daarom ook belangrijk dat we ons steeds van die verwachting bewust zijn en er dagelijks naar handelen. We komen vast wel eens in een situatie terecht waarvan we denken: wat moet ik nu precies doen, wat is verstandig en goed voor onze organisatie? Natuurlijk hebben we uiteindelijk onze eigen, individuele verantwoordelijkheid voor alles wat we doen of laten en moeten we daarover verantwoording kunnen afleggen. In deze code staan een aantal algemene richtlijnen die ons houvast geven; het geeft aan wat gewenst en niet-gewenst gedrag is. Deze richtlijnen zijn niet vrijblijvend. Van elk personeelslid wordt verwacht dat hij deze code respecteert en naleeft. Deze deontologische regels worden geformuleerd voor alle personeelsleden van het OCMW: zowel de vast benoemde als de contractuele personeelsleden. Deze code is opgebouwd rond vijf waarden: Loyauteit Klantgerichtheid Correctheid Objectiviteit Openheid Met vragen kan je in de eerste plaats terecht bij je diensthoofd. 1. Loyauteit Wij oefenen ons ambt loyaal uit. Dit betekent dat we onze opdrachten plichtsgetrouw uitvoeren, met respect voor wet- en regelgeving. We proberen onze opdrachten zo goed mogelijk voor te bereiden, uit te voeren en te evalueren. T.o.v. het bestuur (OCMW-raad): We proberen constructief mee te werken, we proberen elkaar te helpen bij onze opdrachten en proberen samen het best mogelijke resultaat af te leveren, ieders apart deel is belangrijk maar moet passen binnen het geheel; We proberen de krachtlijnen en doelstellingen van het algemeen beleidsplan ter harte te nemen en stemmen onze handelingen en activiteiten hierop af; Adviezen, opties en voorstellen worden op een duidelijke manier geformuleerd waarbij we misverstanden ten allen tijde trachten te vermijden; eenmaal de beleidsbeslissing genomen is, voeren we die snel, efficiënt en plichtbewust uit. Ook bij problemen en moeilijke situaties nemen we onze verantwoordelijkheid op; Bij de voorbereiding van een raad/beleidsnota heb ik soms het gevoel dat de inhoud volledig gestuurd wordt door de persoonlijke voorkeur van een OCMW raadslid. Heb ik dan geen eigen inbreng meer? In de fase van de beleidsvoorbereiding is het de taak van een ambtenaar om vanuit zijn expertise een objectief advies te formuleren, ook al wijkt dat af van de mening van het bevoegde raadslid. Eenmaal de beleidsbeslissing genomen is, moet je die wel loyaal uitvoeren.

2 T.o.v. collega s: we tonen initiatief, nemen verantwoordelijkheid en werken met kennis van zaken; we hebben het recht maar ook de plicht om onze kennis en vaardigheden via vorming bij te werken. Ons diensthoofd geeft ons hiervoor de nodige middelen en kansen; met de collega s binnen en buiten onze dienst werken we samen in een open dialoog en een opbouwende sfeer. We stellen het gezamenlijk belang boven het eigen belang; Wat moeten we doen als burgers of bewoners door een collega van het woonzorgcentrum bijzonder klantonvriendelijk behandeld wordt? We doen er goed aan om onze collega eerst aan te spreken over zijn gedrag. Indien dit geen resultaat heeft, kunnen we dit melden aan ons diensthoofd. Met deze beslissing nemen we geen onloyale houding aan ten opzichte van die collega. We handelen immers in het belang van de cliënt en in het belang van het OCMW. T.o.v. medewerkers: als diensthoofd zijn we aanspreekbaar en loyaal voor onze medewerkers. We doen inspanningen om een goede werksfeer te creëren; we schakelen de juiste persoon in op de juiste plaats zodat de capaciteiten van iedereen optimaal worden benut; we vertellen onze medewerkers op tijd, helder en volledig wat ze over hun werk en dienst moeten weten en wat we van hen verwachten; we geven onze medewerkers de nodige middelen om de doelstellingen te bereiken; we zorgen ervoor dat onze medewerkers een eerlijke evaluatie krijgen. Mijn medewerkers willen wel eens tegensputteren als ik een beslissing neem die in hun ogen niet goed is. Maar ik zal het toch zeker wel het beste weten? Het is niet omdat je diensthoofd bent, dat je medewerkers een bepaalde situatie soms niet beter kunnen inschatten. Overleg tussen diensthoofd en medewerkers leidt vaak tot (nog) betere beslissingen. Je moet jezelf ook af en toe in vraag stellen, samen weet je meer dan alleen. De mensen van de werkvloer kennen ook veel praktische zaken die men als diensthoofd niet altijd kan inschatten. Veel goede ideeën en voorstellen komen vaak van de werkvloer. T.o.v. ons diensthoofd: we werken loyaal, open en constructief samen met ons diensthoofd; meningsverschillen over de uitvoering van de opdracht worden open en eerlijk besproken. we voeren de bevelen van het diensthoofd loyaal uit, ook bij een meningsverschil. Ons diensthoofd nam onlangs enkele beslissingen die wij onbegrijpelijk vinden. We hadden moeite om die uit te voeren. Moeten we dat wel altijd doen? Wij moeten de beslissing van ons diensthoofd respecteren en zijn/haar opdrachten uitvoeren. We kunnen hem of haar er wel op wijzen dat we een beslissing niet begrijpen en waarom niet. Maar als het diensthoofd eraan vasthoudt voeren we die loyaal uit, tenzij het diensthoofd met zijn/haar beslissing manifest ingaat tegen wet- en regelgeving. In dat laatste geval neem je best contact op met de leidinggevende van jouw diensthoofd.

3 2. Klantgerichtheid Als wij zelf ergens klant zijn willen we vriendelijk en professioneel behandeld worden. Dat verwachten burgers dus ook van het OCMW Oostkamp en als collega s verwachten we het van elkaar: we zijn hoffelijk; we verrichten onze diensten vlot en volledig; we handelen onze dossiers snel en efficiënt af; we zorgen ervoor dat onze diensten professioneel werken met de nodige kennis van zaken; we nemen initiatief als dat nodig is; verreweg de meeste zaken die blijven liggen, worden er alleen maar moeilijker op. We proberen dus altijd om ons werk zo snel mogelijk te doen, en in ieder geval binnen de afgesproken termijn of een termijn die onze klant als redelijk ervaart; we laten altijd aan onze klanten weten wie we zijn. We maken onszelf met naam, functie en adresgegevens bekend. We zijn goed bereikbaar voor onze klanten; we gebruiken onze naambadge, zodat de cliënt weet wie we zijn; we gebruiken een duidelijke en correcte taal en schrijven teksten die iedereen kan begrijpen; als we informatie geven, vertellen we alles wat ter zake doet, correct en objectief; we helpen mensen die moeite hebben met administratieve formaliteiten en verwijzen hen door naar de juiste persoon of dienst als we hen zelf niet kunnen helpen; we reageren snel en gepast op vragen en opmerkingen. Klachten nemen we correct op, we volgen de bestaande procedure rond klachtenbehandeling. Ook al is de ander geëmotioneerd, dan nog blijven we beleefd. en We hadden laatst een klant/een bewoner/ een familielid van een bewoner, die begon te tieren en te schelden. Moeten we zo iemand dan maar gelijk geven? Alleen als iemand gelijk heeft, moet hij of zij het krijgen. We behandelen een klant altijd correct en beleefd, zelfs als hij zich boos maakt. Misschien heeft de klant een reden om boos te zijn, al is dat niet jouw schuld of de schuld van het OCMW. Mensen zijn zelden over één ding gefrustreerd, meestal is een tegenslag de druppel die de emmer doet overlopen. Blijf dus zelf altijd rustig, probeer erachter te komen wat de klant precies dwars zit en kijk wat je daar binnen de regels aan kan doen. Geef ruimte om de ander te laten ventileren en luister actief. Toon begrip. Ik had een kwaad iemand aan de telefoon. Ik kon er niet meer tegen en heb de hoorn op de haak gegooid. Nu ben ik bang dat hij ruzie zal komen maken. Wat moet ik doen? Bespreek met je diensthoofd wat je gedragslijn moet zijn. Als je het telefoonnummer van die persoon hebt, kan je hem of haar bellen en je verontschuldigen dat je het gesprek beëindigde. Je licht ook best je collega s aan het onthaal in dat die persoon kan langskomen en dat jij hem of haar te woord zal staan.

4 3. Correctheid en respect Het OCMW Oostkamp streeft naar een soepele en efficiënte werking en een professionele uitstraling. Correctheid is daarbij van het grootste belang. Dit houdt ook in dat we eerlijk en respectvol omgaan met anderen: tijdens de diensturen moeten we ons volledig aan onze job wijden. We maken geen ongeoorloofd gebruik van de werktijd. We vatten onmiddellijk onze taak aan zodra de arbeidstijd aanvangt of bij het inprikken. We beëindigen onze taak pas op de vastgestelde einduren of bij het uitprikken; we maken geen gebruik van werkmiddelen, die door de werkgever ter beschikking zijn gesteld voor de uitvoering van onze arbeidstaken, voor privédoeleinden (dienstvoertuig, GSM, , internet, werktuigen, werkkledij, ). Persoonlijke bezoeken en telefoongesprekken zijn niet toegestaan, behalve in dringende gevallen. Er worden geen persoonlijk werk en geen persoonlijke boodschappen verricht tijdens de diensturen; bij een vraag naar informatie bezorgen we de relevante informatie op een snelle en correcte manier. We houden geen gegevens achter de hand; we tonen respect in onze contacten met collega s, burgers of andere contactpersonen; we houden rekening met de waardigheid van andere personen; ongewenst seksueel gedrag is verboden; pestgedrag of intimidatie op welke manier ook wordt niet aanvaard. we roddelen niet en insinueren geen zaken over andere mensen (cliënt, collega, diensthoofd) als personeelslid kunnen we weet hebben van mogelijke toekomstige overheidsbeslissingen die de waarde van roerende of onroerende goederen beïnvloeden. Zolang die beslissingen niet bekend zijn gemaakt, mogen we hierover geen informatie geven aan derden. We gebruiken die voorkennis ook niet om onszelf materieel te verrijken. Ik passeer elke dag tijdens het werk voorbij een grootwarenhuis. Kan ik tijdens mijn werkuren ook boodschappen doen? Ik haal die tijd wel op een later tijdstip in. Mijn diensthoofd mag mij alles vragen; ik doe het, ook al moet ik daar soms voor overwerken. Nee, tijdens de werkuren kan dit niet!

5 4. Objectiviteit We trachten in elke situatie onze onafhankelijkheid te bewaren. We oefenen onze functie zonder vooringenomenheid uit. We onthouden ons van elke voorkeursbehandeling op welke grond ook: we laten ons bij de uitoefening van onze functie niet beïnvloeden door filosofische, politieke of religieuze overtuigingen, door seksuele geaardheid, geslacht, ras of herkomst; we staan ten dienste van elke burger of klant, zonder vooroordelen. Daarom stellen we ons neutraal op. We voeren tijdens de diensturen geen politieke, ideologische, religieuze of filosofische propaganda; we behandelen iedereen gelijkwaardig. Gelijke gevallen worden op identieke wijze beoordeeld; onze persoonlijke voorkeur of ons engagement in een vereniging mag geen weerslag hebben op de objectiviteit van ons werk; onze privé-belangen beïnvloeden geenszins de uitvoering van onze opdrachten. Ontstaat door een opdracht een link naar ons eigen belang, dan brengen we ons diensthoofd op de hoogte. Het dossier kan dan worden doorgegeven aan een collega; het is verboden geschenken of fooien van klanten te aanvaarden die hun persoonlijk belang willen bevorderen. Geschenken van leveranciers worden aan het diensthoofd gemeld en komen zoveel mogelijk ten goede aan al het personeel van de dienst. Indien naar jouw mening het geschenk meer dan 40,00 euro bedraagt, accepteer je het niet. Je mag geen geldbedragen of geschenken van derden, die iets van het OCMW nodig hebben (vergunning, opdracht, subsidie, beslissing, ), aanvaarden; iedere vorm van handel drijven gericht op persoonlijk winstbejag is strikt verboden op de werkplaats; bij tussenkomsten van raadsleden in een dossier, moet je objectief blijven; de normale administratieve procedure wordt gevolgd. Na het afronden van een bepaalde opdracht in het kader van mijn job, krijg ik een attentie aangeboden. Mag ik die aanvaarden? Er is geen bezwaar tegen het aanvaarden van een kleine attentie als bedankje, bijvoorbeeld een doos pralines. We melden dit wel aan ons diensthoofd en delen de pralines met de andere collega s van onze dienst. Een bewoonster geeft me 25 euro omdat ik haar kamer altijd zo goed poets. Mag ik dit aanvaarden? Neen, we aanvaarden geen geld van bewoners.

6 5. Openheid We geven op een duidelijke, begrijpelijke en objectieve manier informatie. We geven de informatie die relevant is en het inzicht van de betrokkene ten goede komt, dit binnen de wettelijke beperkingen. Tegelijk stellen we ons ook open op voor het ontvangen van informatie en zijn we bereikbaar voor iedereen die op onze diensten is aangewezen. T.o.v. de burger: we hebben het recht om burgers op eigen initiatief informatie te geven. Als de burger erom vraagt hebben wij ook de plicht om die informatie te geven en toe te lichten. We geven de informatie duidelijk, correct, neutraal en volledig weer in een begrijpelijke taal; we gebruiken altijd de OCMW huisstijl (century gothic 9,5) zodat het voor de burger duidelijk is van wie de informatie komt; we communiceren in correct, hedendaags Algemeen Nederlands; foute informatie wordt onmiddellijk rechtgezet; en Wat moet ik doen wanneer een klant een officieel document niet begrijpt en het niet mogelijk is om het in nog eenvoudiger taal te schrijven? Je kan voorstellen om een afspraak te maken voor een persoonlijk gesprek waarin je het document mondeling uitlegt. Bij verbouwingen aan de gebouwen van het OCMW ben ik aanwezig op de werf. Een bewoner vraagt mij of ik ook niet vind dat het langzaam gaat. Mag ik mijn eigen mening geven? Je kan eventueel zakelijk en beknopt uitleg geven over de voortgang van de werkzaamheden. Vanzelfsprekend bespreek je geen feiten die het OCMW of de samenwerking met externe partners in een slecht daglicht plaatsen. T.o.v. het bestuur en de collega s: met het bestuur en de collega s wisselen we informatie uit. We mogen ideeën formuleren en aftoetsen en daarbij een eigen standpunt verdedigen. We houden wel rekening met de wettelijke beperkingen en met de discretie; genomen beslissingen voeren we loyaal uit, ook al stroken zij niet met ons persoonlijk standpunt; wanneer we in de uitoefening van onze functie nalatigheden, misbruiken of misdrijven vaststellen, proberen we die onmiddellijk te doen stoppen en/of brengen we ons diensthoofd op de hoogte. Bij strafrechtelijke feiten moet het diensthoofd de OCMW- secretaris op de hoogte brengen die de nodige stappen onderneemt om het strafrechterlijk onderzoek te starten (verwittigen politie e.d.m.); we bezorgen uit eigen beweging of op vraag van onze collega s informatie die nuttig is voor de goede afhandeling van hun dossiers, mits het vertrouwelijk karakter van de informatie niet in het gedrang komt; soms hebben we door onze job weet van bepaalde vertrouwelijke gegevens, bijvoorbeeld in verband met personeel, cliënteel of bewoners. Dergelijke gegevens delen we enkel mee aan bevoegde collega s als het nodig is; we zorgen ervoor dat dit op een discrete manier gebeurt, met aandacht voor het privéleven van de betrokkene als we een persoonlijk standpunt of kritiek op het bestuur geven, maken we duidelijk dat we in eigen naam spreken. We doen dit op een gereserveerde of redelijke manier. Dit betekent dat we geen afbreuk doen aan de waardigheid van ons ambt en dat we het vertrouwen van het publiek in het gemeentebestuur niet schaden.

7 Ik heb een (tucht)dossier over een werknemer/bewoner op mijn bureau. Iemand vroeg mij hoe het daarmee stond. Wat mag ik er over vertellen? Niets! Tuchtdossiers zijn geheim, net als alle andere dossiers over personen. Je moet er ook voor zorgen dat niemand ze kan inzien als je even van je bureau weg bent. Ik heb het verslag van het evaluatiegesprek van een collega zien liggen op het bureau van het diensthoofd. Per ongeluk zie ik daar een negatieve beoordeling in staan. Spreek ik hierover met die collega? Je meldt aan het diensthoofd dat het verslag zichtbaar op het bureau ligt en vraagt om het weg te bergen. Het is aan het diensthoofd om de beoordeling aan de collega mee te delen. Als privé-persoon tegenover derden: we zijn volledig vrij om te publiceren, voordrachten te houden of op een andere manier als privé-persoon derden te informeren over de domeinen waarin we ervaring hebben; als privé-persoon hebben wij het volste recht om tegenover derden onze politieke overtuiging te uiten en kritiek te geven op de overheid. We doen dit wel op een gereserveerde manier. Bovendien moet het duidelijk zijn dat we in eigen naam spreken. T.o.v. de pers: als de pers ons om een interview vraagt dat werkgerelateerd is, stemmen we dat eerst af met de leidinggevende; als iemand van de pers contact opneemt rond concrete feiten, verwijzen we hem of haar door naar ons diensthoofd. ; dit belet uiteraard niet dat personeelsleden hun eigen standpunt meedelen wanneer zij dit gevraagd worden. Zij moeten in dat geval duidelijk meedelen dat dit om een persoonlijk standpunt gaat. Vertrouwelijke informatie: we onthouden ons tegenover de burger van eventuele eigen kritiek op het OCMW-bestuur of op andere diensten; vertrouwelijke informatie mogen wij niet meedelen zoals bijvoorbeeld: o gegevens over het interne beraad die een eindbeslissing voorafgaan; o medische, fiscale, sociale of andere gegevens uit de persoonlijke levenssfeer van collega s of burgers; o vertrouwelijke commerciële, industriële of intellectuele gegevens. Deze geheimhouding geldt ook na de uitdiensttreding.